物资管理作业指导书.docx

1、物资管理作业指导书中国移动通信集团新疆有限公司物资管理达标作业指导书（实物管理）2017年2月仓储物流部第1章仓储实物管理1.1入库管理目标：做好入库操作，确保物资入库及时、高效、准确，账实相符。（一）关键流程1、入库通知采购人员下达采购订单后，在物资到货前一周向库存及物资管理人员提交采购订单或由采购订单生成的入库通知单（包括无合同无订单采购的物资），并注明预计到货时间、物资规格、型号、数量、金额等。供应商发货前，向库存及物资管理人员提交发货通知。库存及物资管理人员接收供应商发货通知后，核对采购订单（或采购订单直接生成的入库通知单）和供应商到货计划，确认无误后，创建入库通知单（已由采购订单生成

2、的入库通知单不必再次创建，审批即可），并将入库通知单转达下达给仓库料帐管理人员。仓库料帐管理人员接到入库通知后，最好收货准备。2、接运仓库料帐管理人员在供应商（或物流商）实际送达货物后，认真核对供应商的到货清单（装箱单），确保到货清单（装箱单）和入库通知单内容一致，打印入库通知单并签字后提交仓库实物管理人员。仓库实物管理员在接到入库通知单后，根据到货信息准备货位，做好入库准备，及时进行物资接运。对未接到入库通知单，供应商已经送货的物资，仓库应暂拒收，及时与库存管理人员核对信息，做好相关单据补办后再接收。3、验收所有货物检验后方准入库。到货验收分为不开箱验收和开箱验收两种方式。对于包装完好、规格

3、统一易辨识的物资，可采用不开箱的验收方法，对于包装破损或有特殊要求的，可采用与供应商代表、使用部门共同开箱验收方法。（1）不开箱的外包装箱验收物资运抵仓库时，仓库实物管理员根据外包装箱与到货清单（装箱单）上的内容进行核对，检验核对箱号、数量以及外包装是否完整等情况。仓库实物管理员验收核对无误后，双方在到货签收单（到货清单或验收报告）上签字确认，并将相关的单据留底备查。（2）开箱验收设备物资运抵仓库时，如需开箱验收，由采购物流部门组织物资需求部门，依据到货清单（装箱单）等资料与供应商代表共同对到货物资进行开箱验收，并样品进行核对。验收核对无误后，双方参与验收人员在到货签收单（到货清单或验收报告）

4、上签字确认，并将相关的单据留底备查。对验收存在的问题，须登记在物资到货验收单异常情况内。出现无法正常进行验收的情况应及时上报主管部门，并与供应商、采购物流部门协商处理。对验收不符合要求的，应拒绝接收入库或单独临时存放并及时通知库存及物资管理人员。4、入库货物经验收无误后，仓库实物管理员完成入库作业。将签字确认的入库通知单和到货签收单（到货清单）返给仓库料帐管理人员，仓库料帐管理人员将实物签收信息与系统要求入库信息核实后，进行仓库台账登记。仓库料帐管理人员核实后，于当天（或24小时内）完成SCM（ERP）等信息系统入库操作。生成并打印入库单后，由仓库实物管理员完成入库单的签字确认。同时，将入库信

5、息提交库存及物资管理员进行确认或推送给库存及物资管理员知悉。需库存及物资管理员进行入库确认的，应于当天（或24小时内）完成入库确认。5、实物入库后应在3个工作日内通知使用部门或相关业务部门。6、对于无合同或无订单物资到货，仓库应建立专门台帐记录。库存及物资管理人员定期进行跟进，于每月底对该类物资进行暂估并提供暂估报表。订单补录后，库存及物资管理人员通知仓库料帐管理人员及时更改暂收信息，并完成相关系统入库确认。（二）控制要点1、入库通知采购人员下达采购订单后，提交库存及物资管理人员；库存及物资管理人员根据供应商送货前的发货通知，审核后生成入库通知单，下达给仓库料帐管理人员；供应商实际到货后，仓库

6、料帐管理人员审核到货信息，打印入库通知单签字，通知仓库实物管理人员收货。2、签收入库过程仓库实物管理人员验收无误收货后，在入库通知单上签字，返给仓库料帐管理人员；仓库料帐管理人员核对实物签收和系统要求入库的信息，完成系统入库和台账登记，实物签收时间和系统入库时间不超过一个工作日；打印入库单，仓库实物管理人员签字确认。保证仓库料帐管理人员系统上入库的信息和仓库实物管理人员签收的实物信息一致。仓库料帐管理人员完成系统入库后，提交库存及物资管理人员进行入库确认，或将入库信息推送给库存及物资管理人员知悉；3、入库环节的信息匹配任何一笔正常入库，均要保证采购订单/入库通知单、发货通知单/到货签收单、入库

7、单三类单据的信息匹配；4、非正常入库的控制物资入库应根据库存及物资管理人员的通知执行，未接收到通知的到货物资不予以接收；所有货物检验后方准入库；对验收不符合要求的，应拒绝接收入库或单独临时存放，并及时通知库存及物资管理人员。5、入库信息反馈按照项目需求采购的物资，接收实物入库后，应在3个工作日内通知使用部门或相关业务部门。6、无合同或无订单物资管理对于无合同或无订单物资到货，应建立专门台帐记录，并定期进行跟进，于每月底对该类物资进行暂估并提供暂估报表。1.2出库管理目标：做好出库操作，确保物资出库及时、准确、高效、账实相符。（一）关键流程1、领料申请需求部门申领人创建领料申请单，列明所需物资信

8、息，经适当授权的管理层审批后交给物资管理部门，库存及物资管理人员审核领料申请单的审批流程，对符合要求的领料申请单进行确认。2、出库通知库存及物资管理员对出库申请确认后，将将经审批的领料申请单下达给仓库料帐管理员。3、备货仓库料帐管理人员在接到领料人的领料申请时，认真核对领料人的领料申请，打印领料申请单并签字后提交仓库实物管理人员。仓库实物管理人员收到仓库料帐管理人员的领料申请单后，根据领用物资，到各存储区拣选货物，做好出库准备。4、出库仓库实物管理人员在将货物点交给配送商或实物领取人之前要进行复核，即检查出库货物的品名、规格、包装、数量等是否与领料申请单一致；复核无误后，仓库实物管理员向配送商

9、或实物领取人当面点交，双方在出库通知单（领料申请单）上签字确认（如实际领料人不是申领人本人时，实际领料人必须有申领人出具的委托函）。仓库实物管理人员完成实物出库后，将签字的出库通知单（领料申请单）返还给仓库料帐管理人员，仓库料帐管理人员将实物出库信息与系统要求出库信息核实后，进行仓库台账登记。仓库料帐管理人员核实后，完成SCM（ERP）等信息系统出库操作。生成并打印出库单后，由仓库实物管理员完成出库单的签字确认。同时，将出库信息提交库存及物资管理员进行确认或推送给库存及物资管理员知悉。需库存及物资管理员进行出库确认的，应于当天（或24小时内）完成入库确认。5、分批出库对于需求部门一次申领，但是

10、实际使用时是分批出库的物资，仓库应按照实际领料人的领料量进行分批出库操作，即仓库料帐管理人员根据领用人的领用量分批开具出库通知单，通知仓库实物管理人员按需出库，直至一次申领单的需求分批领用完为止，确保账实相符。不可将物资一次性从账务上批量出库，而实物仍存放在仓库。（二）控制要点1、领料申请需求部门申领人创建领料申请单，需经需求部门管理人员审批，必要时经公司相关领导审批。经审批后，领料申请最终提交采购物流部门库存及物资管理人员审核。2、出库通知库存及物资管理员对出库申请确认后，将经审批的领料申请单下达给仓库料帐管理员。仓库料帐管理人员在接到领料人的领料申请时，认真核对领料人的领料申请，打印领料申

11、请单并签字后提交仓库实物管理人员。3、出库前物资核对“两不”：未经审批不备货，未经复核不出库。核对单据（领料申请单、出库单）、核对库存物资信息、核对实物；“四检查”：依据领料单对实物进行品名检查、规格检查、包装检查、数量检查。4、出库过程仓库实物管理人员完成实物出库交接后，在出库通知单（领料申请单）上签字，返给仓库料帐管理人员；仓库料帐管理人员核对实物出库和系统要求出库的信息，完成系统出库和台账登记，实物出库时间和系统出库时间不超过一个工作日；打印出库单，仓库实物管理人员签字确认。保证仓库料帐管理人员系统上出库的信息和仓库实物管理人员出库的实物信息一致。仓库料帐管理人员完成系统出库后，提交库存

12、及物资管理人员进行出库确认，或将出库信息推送给库存及物资管理人员知悉；5、紧急领用对于确实因特殊情况暂时无法办理审批的紧急申领，要求领用人员必须在3个工作日内补办审批手续。6、一次申请分批出库的管理对于一次申请分批出库的物资，应根据每批次实际出库完成账务操作，不可将物资一次性从账务上批量出库，而实物仍存放在仓库。1.3退库管理目标：剩余物资按照流程及时退库，做到退库物资账实相符。（一）关键流程1、退库物资的范围含市场营销、工程等任务完成后剩余物资；工作计划改变，不需要已领出的物资；规格、质量不符或错发的物资以及其它应退库的物资。2、已领用物资需要退库时，物资领用部门向物流部门提交经过审批的退库

13、申请，列明物资数量、型号等信息；项目竣工余料退库时，经办人还需将项目余料交接清单，由领用部门负责人或其授权人员审批后办理物资退库。3、所有货物，需核对该批退货物资的退库单、实物信息，核对无误后方可办理退库物资的实物接收。对验收不符合要求的，应写明状态、原因，拒绝接收入库或单独临时存放并及时通知相关管理人员和主管部门。4、退库物资验收无误后，仓储实物管理人员应及时完成退库物资接收并将确认的退库清单传递给仓库料帐管理人员，仓库料帐管理人员在确认无误后应限时完成系统入库，并提交库存及物资管理人员审核，保证帐实相符。5、需退库的物资如已办理转资或固定资产暂估，应先调整工程决算及其账务，然后办理物资退库

14、。（二）控制要点1、退库审批已领用物资需要退库时，物资领用部门向物流部门提交退库申请，列明物资数量、型号等信息，项目竣工余料退库时，经办人还需将项目余料交接清单，由领用部门负责人或其授权人员审批后办理物资退库。2、验收入库核对物资的退库单、实物信息无误后方可办理退库物资的实物接收。对验收不符合要求的，应写明状态、原因，拒绝接收入库或单独临时存放并及时通知相关管理人员和主管部门。3、账务处理物资验收无误后，仓储实物管理人员应及时完成退库物资接收并将确认的退库清单传递给仓库料帐管理人员，仓库料帐管理人员在确认无误后应限时完成系统入库，并提交库存及物资管理人员审核，保证帐实相符。4、退库物资资产调整

15、需退库的物资如已办理转资或固定资产暂估，应先调整工程决算及其账务，然后办理物资退库。1.4盘点管理目标：通过规定程序的定期盘点，保证库存物资账实相符，账账相符。（一）关键流程1、编制盘点计划盘点工作应由采购物流部门牵头组织，财务部和相关管理部门协助。盘点前，采购物流部门应编制盘点计划对盘点的方式（如盲盘、明盘）、盘点对象、时间和盘点的进度等内容进行明确。盘点对象为所有在库物资。明盘的盘点计划：采购物流部门根据供应链系统、ERP等信息系统中的记录制定盘点计划，逐一核对实物进行盘点。盲盘的盘点计划：采购物流部门编制空白盘点表计划，盘点表内只有物资名称、型号等主要信息，不包含数量。由盘点人员根据实际

16、清查到的物资种类和数量，登记物资盘点记录，并与相关信息系统中的记录逐一核对。2、盘点盘点人员由库存及物资管理人员、仓库料帐管理人员、仓库实物管理人员主要负责执行，盘点过程中，应确保有独立于上述人员的其他人员（如财务人员）进行监盘。盘点过程中，应确保有独立于仓库实物管理的人员参加监盘。盘点人员严格遵循盘点的要求，根据盘点表对仓库内的实物进行盘点，并按规定填写相应的盘点表，已完成的盘点记录必须经盘点人员和监盘人员签字确认。3、对账无论采用何种方式，盘点人员须将清查结果（盘点表）和供应链系统、ERP等系统中的记录逐一核对，检查两者数据是否一致。4、盘点报告盘点人员根据对账结果生成盘点报告或盘点差异报

17、告，报告存货盘盈、盘亏、毁损、呆滞等情况；盘点报告在盘点人员和监盘人员签字确认后，需经库存管理部门和财务部会签。对于出现盘亏或盘盈的情况，应由独立于仓库实物管理员的人员调查差异产生的原因。5、盘亏盘盈审批盘点人员根据盘点情况报告物资盘盈、盘亏、毁损、呆滞等情况。对于出现盘亏或盘盈的情况，应由独立于仓库实物管理员的人员调查差异产生的原因。差异报告在盘点人员和监盘人员签字确认后，需经相关部门和授权管理人员会签、审核。根据盘盈、盘亏涉及金额的不同，需经适当授权的管理层对盘盈、盘亏结果进行审批并签字确认。6、盘亏盘盈处理根据经批准的盘点差异报告，独立于仓库实物管理员的经授权人员在ERP和供应链系统中调

18、整存货数量，记录盘盈盘亏，并将相关的盘点报告留底备查。（二）控制要点1、盘点计划盘点前，采购物流部门应编制盘点计划，对盘点的方式（如盲盘、明盘）、盘点对象、盘点时间和盘点的进度等内容进行明确。2、盘点人员盘点人员由库存及物资管理人员、仓库料帐管理人员、仓库实物管理人员主要负责执行，盘点过程中，应确保有独立于上述人员的其他人员（如财务人员）进行监盘。3、盘点时间仓库料帐管理人员和实物管理人员应对当日出入库单据进行复核。仓库至少每季度进行一次明盘，每半年组织一次盲盘，每次对全部库存物资进行盘点。4、盘亏盘盈审批及处理独立于仓库实物管理员的经授权人员在ERP和供应链系统中调整数量，及时记录盘盈盘亏，

19、并将相关的盘点报告留底备查,根据盘盈、盘亏涉及金额的不同，需经适当授权的管理层对盘盈、盘亏结果进行审批并签字确认。5、盘点报告盘点时做好记录核对与底稿留存。盘点表连续编号，盘点记录必须经盘点人员和监盘人员签字确认。盘点人员根据对账结果生成盘点报告或盘点差异报告，报告存货盘盈、盘亏、毁损、呆滞等情况；盘点报告在盘点人员和监盘人员签字确认后，需经库存管理部门和财务部会签。1.5报废物资管理目标：遵照公司的相关管理规定，按时清查、监控库存情况，开展报废物资处置，保证已报废物资得到及时的清理。（一）关键流程1、物资管理部门至少每半年组织废旧物资的盘点工作，根据盘点结果，填写废旧物资清单，自行或督促相关

20、部门拟定处置方案、发起废旧物资处置申请；报废物资应按要求单独存放。2、物资处置方式分为报废销毁和销价处理，结合具体物资情况选择使用。报废销毁：根据管理层审批的处置意见和待处置清单，采购物流部门应于批准后的一个月内组织完成报废物资的销毁工作。销毁必须有独立于仓库实物管理的人员进行过程监督，销毁工作遵循绿色环保理念，避免造成潜在环境污染和资源浪费。销价处理：根据管理层审批的处置意见和待处置清单，采购物流部门应遵循效益原则，合理估值，采取邀标、竞标、拍卖等竞争性方式进行销价处理，充分挖掘价值潜力，切实保障企业利益。3、省公司采购物流部门汇总所有需要回收处置的废旧物资清单和处置方案后，牵头组织废旧物资

21、的竞争性商务谈判，签订结算合同，明确回收供应商负责回收的区域，并将结算合同下发给相关的物资管理部门。4、待收到财务部到款信息或付款信息通知后，省公司采购管理部门发起废旧物资出库操作，并将废旧物资提货通知单下发给回收供应商和相关的物资管理部门。5、根据废旧物资出库操作，库存及物资管理人员或授权人员应做好系统出库处理。回收供应商凭废旧物资提中货通知单到指定的仓库现场提货。仓库实物管理员办理废旧物资的出库操作，仓库料帐在物流信息管理系统确认实物出库，并登记台帐。6、仓库实物管理员、回收供应商和监交方（分公司废旧物资处置时由分公司安排，省公司废旧物资处置时由省公司采购管理中心安排）清点核对数量后，在废

22、旧物资出库及交接单上签字盖章，料帐员将签字盖章后的废旧物资出库及交接单上传至物流信息管理系统。（二）控制要点1、申请对于在库的存货、废旧物资，物资管理部门定期（至少每半年）通过报废申请报告，向公司管理层汇报由于毁损、过期、业务变更、技术落后等原因造成无法使用而需报废的库存物资情况和处置方案。2、鉴定对于由于毁损、过期、业务变更、技术落后等原因造成无法使用而需报废的物资和资产，应由专业主管部门组织进行技术鉴定，并提出技术鉴定意见并说明鉴定依据。报废物资单独存放。3、审批根据涉及的金额不同，处置报告由经授权的管理层审批。4、处置对于公司已经批复报废的资产、存货等，根据管理层审批的处置意见和待处置清

23、单，采购物流部门应结合物资实际情况并遵循效益原则，选择采用报废销毁或销价处理的处置方式，应限时完成实物处置以及出库操作。5、报废销毁根据管理层审批的处置意见和待处置清单，需做报废销毁的，采购物流部门应于批准后的一个月内组织完成报废物资的销毁工作。销毁必须有独立于仓库实物管理的人员进行过程监督，销毁工作遵循绿色环保理念，避免造成潜在环境污染和资源浪费。6、销价处理根据管理层审批的处置意见和待处置清单，需进行销价处理的，采购物流部门应遵循效益原则，合理估值，采取邀标、竞标、拍卖等竞争性方式进行销价处理，充分挖掘价值潜力，切实保障企业利益。7、付款付款时收购方应将处置收入转帐至财务部门，仓库实物管理

24、员不得直接接收现金。废旧物资处置产生收入的，各级公司需按规定入帐并开具发票。1.6物资暂存点管理目标：加强暂存点物资的管理，确保暂存点的物资规范管理、高效流转。（一）标准要求1、暂存点定义物资实现由采购物流部门集中归口管理后，物资交付至新疆移动后存放主要有仓库、施工维护或营销现场、物资暂存点等几种场景。仓库包括省级仓库和地市级仓库，是指由省、地市采购物流部门自行或委托第三方管理、具有永久性、长期使用的仓储用房，在仓库存放的物资具有“库存”的功能，用于周转和支撑企业运营。暂存点是临时设置在仓库和最终施工或营销现场之间的快速中转站，物资从仓库出库后由于某些特殊原因导致不能一次性配送至最终需求点、且

25、退回仓库成本较高时，将该批物资在暂存点暂时存放。2、暂存点的形成暂存点的形成过程是被动的，理论上讲物资从仓库出库后，应一次性配送至最终施工或营销现场，不存在物资主动发往暂存点二次存储后再最终配送至需求现场。物资按照具体项目、营销活动等确定的需求配送、领用出库或由供应商直发后，由于天气原因、施工营销现场协调原因不能一次配送至需求点时，原则上已领用物资应退回仓库。若由于运输条件、运输成本等客观因素导致退回仓库的管理成本、时间成本较高时，该批物资可在公司或施工代维网优等合作单位设置的暂存点进行暂存。3、暂存点的物资属性暂存点存放的物资已经具有明确的项目属性，有了确定的用途，不得用于其他项目。暂存的物

26、资不具备“库存”的功能，经暂时存放，待现场具备条件后，应一次性配送至需求点。4、暂存点的种类（1）公司内部设置的暂存点。公司除省库、地市库之外，根据实际情况在地市级以下可设置临时暂存点，作为特殊情况下地市库和最终需求点之间的中转站。（2）合作单位暂存点。施工、代维、网优等合作单位从我方仓库按照一体化配送要求将物资领用实施配送时，由于特殊原因可设置暂存点，将退回我方仓库较为困难的物资存放在自行设置的暂存点。5、暂存点的管理要求暂存点只是用于临时中转，暂存点的物资存放周期最长不能超过15天。（1）公司内部设置的暂存点原则上只能在地市级以下设置临时暂存点；暂存点面积要有效控制，原则上一个县公司只能设

27、置一个暂存点；物资需求部门、建设单位不能设置仓库、暂存点，均应归口采购物流部门统一管理；县公司暂存点要求制定相应管理要求，应指定负责人进行管理，有严格的出入库审批流程，做好出入库物资的实物交接，定期组织盘点，确保暂存点物资账实相符。同时应加强暂存点的现场管理，物资摆放整齐，做好防潮、防火、防盗等安全保障措施，确保物资存储安全。（2）合作单位暂存点要求合作单位暂存点做好入库、出库、库存台帐记录，并定期上报上级工程建设、网络维护等主管部门审查；反馈采购物流部门备案；合作单位要做好暂存现场管理，确保物资安全；严格控制合作单位暂存点的物资存有量，合作单位每次按照一体化配送要求进行物资领用，一次性配送至

28、需求现场；如因客观原因（满足暂存点形成原因）物资进入暂存点存放的，暂存的物资量不能多于两个站点的物资；对于需要现场确认实际使用量的线缆类物资，原则上不能存放超过7天的使用量。已经领用的物资应在15天内使用完毕。（二）控制要点1、暂存点的物资属性暂存点的物资已经明确了使用目的，物资不具有库存和周转的属性；2、暂存物资的存储周期暂存点只是设置在仓库和最终需求点直接的临时中转点，暂存点的物资存放周期最长不能超过15天；3、暂存点物资的量同一批次暂存的物资不能超过2个站点的物资量；需要现场确认实际使用量的线缆类物资，原则上不能存放超过7天的使用量；4、公司内部设置的暂存点（1）省公司或地市公司应制定相

29、应管理办法；（2）暂存点物资出入库应该有审批流程，严格登记入库、出库；（3）定期对暂存点物资进行盘点，做到账实相符；（4）建立台账，上级物流部门应掌握暂存物资的信息；5、合作单位暂存点（1）合作单位暂存点具备入库、出库、库存台帐记录；1.7物资直发现场管理目标：做好直发现场物资的到货接收与帐务管理，确保账务处理及时、准确，做到帐实相符。同时避免现场物资积压，加快直发现场物资的利用。（一）关键流程1、现场是指真正的施工现场或营销现场，而非需求部门、建设单位、施工代维网优等合作方指定的仓储点、暂存点或其他地点。核心网设备、大型油机、大型UPS、铁塔等局址、数量确定，以及从管理上更适合直发现场的大型

30、设备、促销品等，经省、市采购物流部门（机构或专职人员）协调需求单位、供应商后，可安排直发施工或营销现场。2、供应商根据采购订单或库存及物资管理员发送的备货通知单进行备货。供应商发货前，提交库存及物资管理员发货通知，库存及物资管理员核对采购订单与供应商发货计划，确认货物名称、数量、体积、送达时间、配送方式等信息，在供应链系统中生成到货通知单通知需求部门项目经理。供应商在实际物资到货前联系库存及物资管理人员或项目经理（或经授权的现场接收人员）。3、直发现场物资量应由物资使用部门根据安装条件、施工、营销进度等因素确定，对于不合理的量，采购物流人员可安排供应商分批发货，不能在现场形成积压，应及时完成安

31、装。原则上，不具备安装或营销条件的、物资量超过施工进度的，将不安排供应商发货。同时，不能将物资存放在现场之外的各类暂存点形成二次库存和二次领用。4、在物资达到现场后，由于天气原因、施工营销现场协调原因导致物资入场有困难的，原则上直发物资应发往采购物流部门指定的仓库。若由于运输条件、运输成本、仓储条件等客观因素导致发往仓库的管理成本、时间成本较高时，该批物资可在公司或施工代维网优等合作单位设置的暂存点进行暂存，暂存期间遵循暂存点管理要求，现场条件具备后，应一次性发往现场，不得形成二次库存和二次领用。5、直发现场的物资，实物接收人员（公司人员或经过授权的第三方人员）必须签字确认，同时应在规定的时间内将签字确认后的到货签收单反馈给采购物流部门，形成直发现场物资的闭环管理，未形成闭环管控的，视为未实现物流归口管理。采购物流部门对直发现场物资签收单确认后，由公司相关人员依据货物签收单在ERP系统中做接收直发处理。6、对于直发现场的采购订单，在每季度末，采购物流部门应协调物资使用部门对已到货但尚未提交收货确认的物资进行汇总并跟进相关接收工作。对于无合同无订单到货物资建立台帐管理，并定期暂估入帐。7、对于需开箱验收的物资，由供应商、物资使用部门、采购物流人员等相关方共同进行开箱验货。检查核对无误后，各方需在到货签收单上签字确认