宣传物料管理办法.docx

1、宣传物料管理办法公司企划物料管理办法第一章 总则第一条 为规范公司企划部宣传物料用品的计划、 购买、 领用、 维护、报废等管理，特制定本办法。第二条 公司行政人事部为管理部门， 负责审查及监控企划部宣传物料的申购及使用情况，负责企划物料的验收、发放和管理等工作。第三条 财务部负责企划物料费用的监控。第四条 使用部门和个人负责企划物料的日常保养、维护及管理。第五条 本办法所指企划物料包括：1 耐用品：桌椅板凳、音响、展板、条幅、指示牌、桌布、警戒栏、笔记本、无线信号发射器等。2低值易耗品：单页、手册、刊物、各类登记表、资料袋、文化衫等。第二章 企划物料的日常管理流程与工作标准为明确职责分工，梳理

2、、规范企划部宣传物料日常操作步骤，有效管理和使用公司的宣传物料；规范公司宣传物料的采购、保管、发放、使用等工作，合理控制宣传物料的使用、消耗和费用支出，降低公司宣传物料的费用和经营成本；逐步实现公司管理的规范化、标准化和程序第一条 宣传物料日常管理流程图阶段节点工作执行标准宣传 物料 管理 制度 建设1(1)行政人员调查、收集相关企业或优秀企业的宣传物料日常管理制度(2)结合本企业的文化和实际情况， 拟定适合本企业的宣传物料日常管理制度宣传 物料 采购2(1)汇总企划部或其他部门的宣传物料需求(2)盘点宣传物料库存、填写宣传物料采购单3宣传物料申购管理流程参照第三章“宣传物料申购管理流程与工作

3、标 准”4(1)宣传物料采购流程参照第四章“宣传物料管理流程与工作标准(2)宣传物料比价管理流程参照第五章” 宣传物料比价管理流程与工作标准”5宣传物料验收入库流程参照第六章“宣传物料验收入库流程与工作标 准”领用 与 使用6(1)行政人员对宣传物料领用申请进行审查(2)宣传物料领用管理流程参照第七章 “宣传物料领用管理流程及工作标准”7(1)明确公共办公用品的保管人与责任人(2)监督、调查的内容包括宣传物料领用单与宣传物料台帐、宣传物 料申请书与宣传物料实际使用情况、宣传物料领用登记表与实际用品 登记表等企划 物料 报废8(1)核对宣传物料报废申请表填写是否正确，是否已经主管审批(2)调查报

4、废申请情况是否属实9(1)检查宣传物料报废申请单是否已经分管副总及总经理审批(2)对经过报废申请审批的宣传物料进行出售或销毁处理(3)登记已作报废处理的宣传物料的名称、编号、报废日期、处理方 式等第一条 宣传物料申购管理流程图编写人 签发人 签发日期根据公司目前现状，宣传物料的使用部门主要是企划部，且企划部正直组建初期。建议采购清单费用预算审批均需总经理批复。试行三个月后，分管副总可直接审批费用预算在 1000元以下（含1000元）采购清单。费用预算超过1000元除分管副总审查后另需总经理审批后方可借 支、采购。费用借支环节参照公司费用借支制度执行阶段节点工作执行标准宣传1企划部填写并提交宣传

5、物料需求单物料需求2(1)行政人员统计宣传物料米购需求统计(2)对库存物料统计，结合需求，确定需米购物料的类别、数量采购3(1)根据米购需求统计结果，填写宣传物料米购清单申请(2)将采购清单递交至分管副总及总经理审批(1)根据分管副总和总经理审批确认的宣传物料采购清单， 对各类宣费用 预算4传物料进行市场询价(2)至少确定3家供应商，对供应商的价格进行对比分析5(1)根据供应商报价统叱用预算(2)编制详细的宣传物料预算表进行审核，确认数据无误审批6(1)财务部核对各项宣传物料的数量与单价是否符合实际(2)对行政部提交的预算表进行审核，确认数据无误宣传(1)行政人员根据审核通过的宣传物料米购清单

6、及预算表， 将米购任物料7务分配给相应的采购人员采购(2)米购流程参照第四章“宣传物料米购管理流程与工作标准”物料采购需求单申请日期：2014年 月 日 申请部门： 申请人：申请人手机：需求内谷规格说明数量单位用途单价费用小计供应商资料付款说明备注（必须详细注明规格、尺寸、重量、 颜色、材质等）（联系人、电话）合计填表说明：申请部门请认真详细填写表格白色部分（如不明细将可能造成延误） ；采购部门（专员）负责填写表格灰色部分内容;申请部门负责人签字:分管副总审批:行政人事部核价:总经理审批:第一条宣传物料采购管理流程图主办部门行政人事部流程名宣传物料采购管理流程指定采购计划审批选购宣传物料划 洽

7、谈价格审批宣传物料验收入库行政人事部开始1.统计宣传物料采购需求2.制定宣传物料采购计划3.比价及筛选供应商. 选购物品4.洽谈价格5.提货6.验收宣传物料 W 7.入库登记结束支付货款编写人签发人签发日期阶段节点工作执行标准制定 采购 计划1(1)根据企划部的宣传物料需求表，统计宣传物料米购需求(2)编制宣传物料米购需求表2(1)根据宣传物料米购需求表，制定宣传物料米购计划(2)采购计划的内容包括供应商信息调查、 采购时间、采购人员、采购方式、采购预算等选购 宣传 物料3(1)根据审批通过的米购计划，参与比价与筛选供应商(2)比价管理流程参照第五章“宣传物料比价管理流程匕工作标准”洽谈 价格

8、4(1)根据供应商报价，结合以往采购价格，进行价格洽谈(2)确定各项需米购宣传物料的价格宣传 物料 验收 入库5(1)在规定时间内提货(2)保证宣传物料及时送达6(1)检查所采购宣传物料的质量，及时发现质量问题(2)对无质量问题的宣传物料进行统计(3)宣传物料验收入库可参照第六章“宣传物料验收入库流程与 工作标准”7(1)核对确认待入库办公物品的数量、种类、及时记录多购或少 购的情况，并进行处理(2)登记宣传物料的实际入库数量、入库时间、入库经办人等信 息第一条宣传物料比价管理流程图主办部门行政人事部流程名宣传物料比价管理流程分管副总 行政人事部 采购人员开始阶段节点工作执行标准收集 价格 信

9、息1(1)收集供应商价格信息(2)确定供应商的资质与信誉2根据所收集供应商的信息及米购人员提供的信息，初步筛选信誉良 好、价格合理的供应商产品3对初步筛选的供应商的产品进行质量、规格方面的比较，如将今及价格范围的办公用品的质量进行比较价格4对不同供应商一质量或规格的办公用品进行价格对比,将各供应比较商按价格高低顺序进行排列洽谈5根据各供应商的信誉、质量与报价，结合企业米购预算，在米购人并员的协助配合卜与供应商洽谈价格确定6(1)根据洽谈结果，确定物美价廉的候选供应商价格(2)将候选供应商及报价交分管副总审批与供7经分管副总审批，确定采购供应商应司第一条宣传物料验收入库流程图主办部门行政人事部流

10、程名宣传物料验收入库流程分管副总 行政人事部 采购人员编写人 签发人 签发日期公司目前入库环节并未有审批流程，建议开设入库审批流程。入库登记宣传物料收入、支出、结余明细表。入库人员严格按照入库凭证及物料领用单出、入库。不定时有总经办抽查。宣传物料出入库明细表:XXXXXX有限公司1月份宣传物料品出入库 明细表编号物料名称规格型号单位期初库存本期入库本期出库结余库存数量单价金额数量单价金额数量单价金额数量单价金额1只23456789101112131415合计阶段节点工作执行标准验收 宣传 物料1(1)对多采购宣传物料进行验收，检查质量，及时发现问题(2)检查所米购宣传物料的数量，确定数量无误2

11、(1)如检查发现质量不合格的宣传物料，相关米购人员应与供应商 进行联系(2)采购人员与供应商确定商品不合格品的退换货处理办法。 若退货，则采购人员需重新进行采购；若换货，则采购人员根据公司换 货制度进行操作宣传 物料 入库3(1)确定质量合格的宣传物料的类别、数量等(2)清点完毕后将宣传物料入库(3)填写宣传物料入库登记表4:经分管副总确认后，行政人事部开具宣传物料入库凭证5(1)检查入库登记及审批手续是否已办理完毕(2)确认后，在宣传物料入库登记表上签字并填写日期报销 宣传 物料 费用6(1)确认宣传物料入库手续已办理完毕(2)根据实际情况计算需报销的实际费用(3)到财务部报销费用物料入库单:公司材料物资入库单品 名规格型号单位数量单价金额税率备注