历史档案整理及数字化专项方案.docx

1、历史档案整理及数字化专项方案 历史档案整理及数字化方案第1章 质量确保1.1 ISO9002质量体系规范在档案整理和数字化加工部门，*实施ISO9002 质量体系 生产、安装和服务质量确保模式，为用户提供操作规范、质量优异服务。根据ISO9002要求，不仅仅实施质量管理、管理控制，而且提供从整理到扫描加工、售后服务等一系列紧密相扣各个步骤中受到监测、控制，进而进行深入改善和优化。1.2 PMBOK项目管理知识体系指南对于用户档案整理和数字化加工项目，*将参考PMBOK对项目实施管理。从项目综合管理、项目范围管理、项目时间管理、项目费用成本管理、项目质量管理、项目人力资源管理、项目沟通管理、项目

2、风险管理、项目采购管理9个方面实施。1.3 专业化、流水化作业*档案整理加工部，实施专业化和步骤化作业规范。将档案服务分为档案整理和数字化加工两个组。档案整理划分为：承接登记、档案入库、拆分编号、档案判定、托裱修补、填写卷皮、装订还原、质量检验、移交入库等9个工位；数字化加工划分为：扫描、扫描质检、图像处理、图像质检、著录、著录质检、制作目录、批量挂接、数据检验验收（总质检）、数据备份、结果管理等11个工位；每个工位全部实施项目组长负责制。专业化作业：全部工人全部分配唯一工位，并为每个工位工人实施标转化作业培训，以确保工人技能专业化，从而能够更大程度确保项目进度和项目质量。流水化作业：让每个步

3、骤点愈加轻易被监控，质量更轻易被评定。每一个工人目前任务完成后，组长进行检验后，才能移交到下一个工位，这么确保每个工位在本步骤点做工作符合品质要求，降低反复步骤。1.4 软件全程管理、监控*采取专用软件对档案数字化加工过程实施全方面管理。数字化加工软件：提供专业图像获取、处理和管理技术，将档案数字化加工从扫描、图像处理、图像质检、统计监控等进行全程管理和控制，多种自动化技术（自动图像倾斜校正、批量图像清理）能够确保图像标准、规范、整齐，并完全符适用户要求。档案著录挂接软件：符适用户档案著录规范要求，而且能够进行著录扩展，能够同时满足用户依据本身特点特殊要求。软件含有自动生成序号、继承著录、档号

4、自动生成等快速著录设置，并能够进行反复性、一致性、唯一性、必填性等多个校验方法，能够正确、快捷完成档案条目标录入，并确保质量；挂接功效能够自动实现著录条目和扫描图像之间匹配关系，并确保100正确率。1.5 文档和报表贯穿项目日报制度：每个工人天天全部要向组长汇报本人工作进度情况、存在问题、和计划存在差异等；组长要把本小组每日情况进行汇总，并汇报给项目经理；项目经理经过日报和抽查手段，了解项目标进度并实现质量控制。周报制度：每个周周一，项目经理将上一周情况进行汇总和统计，把项目完成多种数量、完成总项目标百分率、下周工作安排、本周碰到问题、需要用户帮助事项等信息，以书面形式汇报用户项目责任人，让用

5、户定时了解项目标进展。第2章 工作前准备2.1 签署保密协议、制订保密方法在项目开始前，首先要签署保密协议。*首先同用户签署保密协议，确保档案和档案信息安全和保密，同时，*同企业项目标工作人员签署保密协议，从制度和法制上约束职员工作行为。在制度上，对工作环境和工作设备进行严格要求，非工作设备不许可带入工作场所，任何和工作相关物品出库全部需用户检验确定，电子存放相关设备（硬盘、U盘、光盘等）在工作完成后进行分区格式化和物理销毁。2.2 档案情况调研在项目开始前，首先要进行档案情况调研。调研关键目标是对档案纸质情况（纸张大小、纸质、新旧、破损程度）、整理情况进行了解，然后依据用户预定工期，对项目所

6、需各类人员配给、项目实施工期等做出合理安排，并提交调研汇报。2.3 明确项目工作范围根据用户对移交档案判定具体要求，并结合档案整理要求，对哪些需要整理、哪些需要复印、哪些需要扫描、要著录哪些额外字段等情况进行明确。2.4 制订项目实施计划经过档案情况调研和明确工作范围后，便能够依据用户项目工期，确定本项目标人员配给、设备投入、岗位设置、服务计划、服务期限等实施计划。第3章 档案整理3.1 遵照标准档案修裱技术规范 DA/T 25-文书档案案卷格式 GB/T 9705-1988照片档案管理规范 GB/T 11821-档案分类标引规则 GB/T 15418-1994归档文件整理规则 DA/T 22

7、-国家档案局中央档案馆相关移交进馆档案质量检验措施 国档发8号3.2 整理标准3.2.1 安全性档案整理首要标准是要确保档案实体安全和档案信息安全。档案从用户库房运出开始，经过整理和数字化，最终归还用户档案库房，这整个过程要确保档案不损坏、不丢失、不泄密。*企业经过同甲方和为甲方服务人员签署保密协议、严格规范工人操作方法、整理和数字化房间分离、限制危害性工具（水杯、墨水等）带入工作场地、安全监督员时时巡检等方法和手段加强安全管理、杜绝安全隐患。3.2.2 完整性在档案整理和数字化过程中，需要对原来装盒组卷档案拆分和重新装订，*对这些档案将尽可能确保其完整性，假如特殊原因不能确保原来完整性，我们

8、将会提前以书面形式向用户提请申请。3.2.3 原始性在整理加工过程中，*将确保档案信息原始性，确保档案中任何有效信息保持原样，不覆盖、不损失档案任何原始信息。3.3 整理步骤3.3.1 承接登记项目开始后，首先是要将档案从用户档案库房中转移到加工现场临时库房。在转移之前，甲乙双方共同在现场完成档案逐卷庆典工作，并登记承接时间、总共卷数、每卷档号、页数等信息，并有双方责任人在清单上签字。清点交接工作必需认真仔细，逐笔查对，不许可出现任何差错。这些信息作为档案归还时检验参考依据。 本步骤完成后，将会形成承接清单。3.3.2 档案入库在档案正式入库到档案整理和数字化工作之前，需要将承接登记（接收）档

9、案存放到临时库房，由*库房管理人员对承接清单进行查对、签字后入库；然后将档案进行分类上架，并依据进馆档案标准对档案以年度问题期限进行排序编号，建立加工批次。本步骤完成后，将会形成档案入库清单和加工批次清单。3.3.3 拆分编号拆分是档案整理中必需过程。拆分就是把档案装订线、装订针等拆除（全部金属物全部必需拆除），使档案纸张变为离散状态，为后期整理、修补等工序做好准备。拆分时要谨慎小心，避免撕毁、遗落或损坏档案。在拆分以后，要首先根据用户对移交档案判定具体要求对编号进行处理，修改其中漏编、多编、错编等问题。重新编号一律采取铅笔，在纸张空白之处（装订线对上角，字大小不超出2平方厘米）编写，号码字迹

10、必需工整、清楚。重新编号目标关键是：其一，以确保在其后整理和数字化加工过程中避免实体和数字化文件不符；其二，对于在承接登记过程中登记每卷页数进行核查，以确定是否于登记页数相符。拆分编号后，对比承接清单，完成承接登记和拆分重编号页数对照表，对于同承接清单登记有偏差之处，立即通知用户相关人员。3.3.4 档案判定根据用户对移交档案判定具体要求，对其中描述多种情况进行判定整理，这个步骤是本项目最关键部分，在开展本项现在，*将组织全部判定相关人员认真学习具体要求，把判定工作作为整个项目标关键。另外依据*对多家进馆档案整理经验，对以下常常出现问题进行判定：标题有问题：根据三要素标准对标题进行完善；分件有

11、误：分件不符合要求，如：请示应该在批复之前，实际归档可能把批复放在了请示之前；文件次序错误：上一件内容在分件时分到了下一件中；文件混合：多个不相关事由分为一件。档案判定完成后，数字化著录工作能够开始进行了。档案判定后，对用户结果交付物为档案判定清单。3.3.5 托裱修补档案破损或纸张大小不符合要求，需要进行托裱修补；对于粘贴太紧影响档案原貌，要用药棉或毛笔蘸水进行无损浸泡，然后取开，无法揭开保留原貌；对于折皱不平影响扫描质量原件优异行压平或烫平处理。托裱修补将会严格根据中国人民共和国档案行业标准DA/T 25-档案修裱技术规范实施，采取专用防腐淀粉、宣纸。经过托裱修补，使破损档案得到挽救，延长

12、档案寿命。修补以后，将形成档案修补情况表提交给用户立案，该表具体登记了所属案卷案卷号、页次、破损情况、修补情况、修补时间等。3.3.6 填写卷皮根据中央档案馆要求，不许可采取打印后贴纸方法填写卷皮，需要手工填写。*有专业填写卷皮工作人员，能够确保各项内容写工整、完整，不出现错别字。3.3.7 装订还原恢复装订时，我们将尽可能做到根据原孔装订，并保持档案整理时排列次序不变，严格控制装订质量，做到装订线下齐、安全、无遗漏、次序无颠倒、无掉页和卷皮和卷内目录和原文相符等。3.3.8 质量检验在每一个整理步骤、天天对整理档案严格根据用户具体要求和中央档案馆对进馆档案整理要求进行检验，有3个专门检验人，

13、项目经理天天抽查。3.3.9 移交入库将经过判定、整理，并完成数字化后档案，移交归还到用户档案库房，并根据承接登记清单和承接登记和拆分重编号页数对照表，核查入库档案数量。移交入库后，形成移交清册。第4章 数字化加工4.1 遵照标准纸质档案数字化技术规范 DA/T 31-档案著录规则 DA/T 1819994.2 定义纸质档案数字化就是采取扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存放在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别数字图像或数字文本处理过程。4.3 加工标准4.3.1 保护档案实体档案数字化加工首先要确保档案实体在加工过程中不被损坏。鉴于用户此次加工档案纸质较差，

14、*将采取平板扫描仪扫描档案。4.3.2 保密档案信息除了和档案加工人员签署保密协议外，对于多种存放介质不许可带出加工现场。对于磁介质设备，在加工任务完成后，采取分区和格式化手段抹除全部信息；对于CD、DVD等存放介质，采取用户监督下物理销毁方法，以加强对档案信息保密。4.4 加工步骤4.4.1 扫描经过扫描，纸质档案数字化为电子档案。本步骤是档案数字化关键和基础，直接影响对于纸质档案获取数字化信息好坏。扫描过程对扫描后文件质量影响关键参数是：扫描分辨率（DPI）、色彩（黑白、灰度、彩色）、存放格式（JPG、TIFF）、明暗度和对比度。根据用户历史档案整理及数字化需求方案、用户对移交档案著录、扫

15、描、刻录光盘和原件整理装订具体要求，黑白扫描采取300DPI、灰度彩色采取200DPI，字迹清楚档案采取黑白扫描、字迹模糊或纸张质量差使用灰度扫描、有中央领导指示原件、名人名家手迹、套红头页及加盖公章页采取彩色扫描，存放格式采取TIFF（采取标准CCITT Group 4算法压缩）和PDF格式。*采取拥有独立知识产权扫描软件，该软件含有缓存和多线程机制，能够很好配合高速扫描仪，以确保图像不丢失；同时，软件有自动分析扫描纸张纸质情况功效，能够经过采样分析，自动调解对比度、明暗度等参数，从而达成很好扫描效果。考虑到用户进馆档案年代较远、纸质较差、档案珍贵，*将尽可能采取平板扫描仪扫描，以保护档案。

16、4.4.2 扫描质检在扫描完成后，对扫描图像进行第一次质检（一校），一校关键是检验图像是否漏扫、重扫、图像是否根据要求要求扫描、是否清楚等。4.4.3 图像处理在档案扫描完后，因为多种原因（纸质、装订孔、摆放不齐等）会造成扫描后图像有倾斜、黑边、黑孔等问题。*图像处理软件含有自动倾斜校正、字迹加深、手工修图、批量压缩等功效，还集成了OCR功效，能够将最细小黑点同文件正文（如“、”“，”“。”等）标点符号等区分开，从而使档案图像清楚、整齐。4.4.4 图像质检图像质检也是对扫描工序第二次校验（二校），关键对两方面情况进行检验：图像数量：对处理图像数量是否同拆分编号数量一致、图像是否存在重扫、漏扫

17、情况进行检验。图像质量：对图像是否清楚、可阅读，是否字迹断连、字迹过深，是否达成扫描要求分辨率和色彩等情况进行检验。对于图像质检关键由图像组项目组长以人工方法进行检验。4.4.5 条目著录在整理、核准以后，将标题、文件编号、责任者、附件、稿本、文种、密级、保管期限等著录项著录到用户现行档案管理系统中。4.4.6 著录质检第二天由著录质检组对前一天著录内容进行全部质检，以确保著录质量达成万分之三错误率控制。4.4.7 制作目录根据用户和中央档案馆对目录要求，制作符合标准目录，打印出来，然后进行装订。此工作完成后，形成结果是档案卷内目录、备考表等。4.4.8 批量挂接批量挂接将扫描图像和著录条目经

18、过规则进行匹配，并自动将图像上传到用户专用服务器上。4.4.9 数据检验验收在完成了扫描、图像处理、著录、批量挂接以后，能够对数字化加工结果进行整体检验和验收。这一步就是数字化加工总质量抽查，由项目管理员做，抽检率20以上。检验验收采取两种手段：计算机自动检验：计算机经过对档案目录查找，依据档案电子文件存放路径，自动寻求目录和电子档案对应关系。这种检验手段，能够检验出那些目录没有挂接电子文件和哪些电子文件没有被挂接到档案目录上，不过对于挂接错误无法查出。人工手动抽样：质检组天天对已数字化完成档案进行手工抽样检验，抽检率不少于20。另外，依据计算机自动检验结果，对有问题条目或图像进行人工检验。4

19、.4.10 数据备份除了根据用户要求，天天在用户专用服务器上备份外，*每七天在活动硬盘上进行一次增量备份和一次DVD备份，并要求每个数字化加工人员加工数据最少在本机上存放2周。对全部*自行备份数据，坚持安全保密标准，不携带任何存放介质离开加工场地。4.4.11 结果管理*能够无偿提供对档案数字化结果管理档案系统，以供用户临时对电子档案管理需要。第5章 结果交付5.1 交付内容结果交付不仅包含整理和数字化结果，而且包含加工过程中产生全部和档案数据相关材料及存放介质，在结果交付后，数字加工中心不许可留存任何和加工数据相关材料和数据。其中硬盘及移动介质中数据在用户监督下全部重新分区格式化，光盘及步骤

20、单据全部移交用户或物理销毁。在结果交付后，整理和数字加工中心不许可留存任何数据及相关单据。5.1.1 步骤处理单将步骤处理单及质量控制单、各工序质量抽检单根据类别及产生日期分别装订成册移交。5.1.2 档案还原将已经达成整理和数字化标准档案，根据档案交接时提供承接登记清单装箱，为便于上架还原，装箱时要求装箱分类和装箱次序和承接登记清单保持一致，同时提供承接登记和拆分重编号页数对照表，清点无误后帮助用户还原上架。5.1.3 光盘数据提供完整光盘数据，每张光盘要求有清楚标注说明，同时提供光盘清单，并装订成册，清单内容包含每张数据光盘包含内容，每张光盘具体目录结构及文件结构表及数据光盘具体统计报表。

21、统计报表包含统计不一样档案类别和全部类别档案著录条目（案卷、卷内）、扫描页数、图像大小（MB）、图像色度信息。5.1.4 光盘介质要求作为最原始数据，需要提供长久存档光盘，所以光盘介质本身必需满足长久存档要求。采取正品盒装SONY、Maxcell(万盛)、VERBATIM（威宝）等DVD介质，严禁使用廉价散装无名产品，刻录内容不应超出4.2GB。档案影像文件必需存放在同一张光盘上，不许可分拆。在光盘表面用油性软笔醒目标注光盘编号、刻录日期。严禁在光盘上粘贴标签，或用可能划伤光盘反射层硬笔在光盘表面进行书写。双方交接时需要在介质交接单上登记交接光盘编号。光盘介质上提供影像文件、编目文件必需单独存

22、放，不能打包成zip/rar或其它格式存放。5.1.5 数据上载在用户相关信息人员帮助下，将著录文件数据库及影像文件上载服务器指定位置，提供利用。5.2 交付标准以用户对移交档案判定具体要求和国家档案局中央档案馆相关移交进馆档案质量检验措施（档发8号）为验收标准。5.3 交付形式采取双方当面清点交接，由相关责任人根据交接结果填写结果交付单完成交接。5.4 交付步骤在验收经过后，双方协商具体交付时间，组织结果交付，在结果交付完成后双方填写结果交付单，*整理加工人员帮助用户库房管理人员将交付实体档案归库上架，帮助用户信息中心相关人员将数据及扫描文件布署服务器后完成结果交付。第6章 实施和服务6.1

23、 人员组织项目管理层组织结构项目实施服务层组织结构6.2 工程进度计划整个工程为期以工作日为基础单位。期间扣除周日及法定节假日。数字化具体进度以下（以100万页计算）：类 别阶 段阶段名称工作天数备 注第一阶段前期准备工作7个工作日把需要扫描档案进行整理、同时进行人员组织第二阶段档案整理90个工作日根据具体要求和中央馆对进馆档案要求进行判定和整理。第三阶段数字化过程90个工作日扫描、图像处理、著录、质检、批量挂接等数字化工作第四阶段验收715个工作日整理和数字化加工结果验收第五阶段还卷7个工作日按手续还卷总 计120个工作日6.3 服务6.3.1 服务步骤6.3.2 服务内容序号内容描述1无偿现场服务对本项目所提供服务，验收后十二个月内2响应时间2小时响应，44小时抵达现场3用户参观学习为用户档案部门提供到其它我企业用户处参观学习机会4热线技术服务每个月会有售后服务部主动打电话咨询使用情况，主动处理用户使用中碰到问题，无偿提供7X二十四小时多种热线技术指导（热线电话/FAX/E-Mail/网站）5技术咨询服务为用户提供系统技术咨询服务，关键包含存放提议、网络流量及控制提议、判定整理技术咨询、扫描加工技术咨询、我企业档案软件技术咨询等6配套设备服务协调第三方软、硬件提供厂商进行服务承诺中售后服务。确保我方为用户相关由我方提供全部产品单一服务负责商。