船代外勤操作手册最新版doc.docx

1、船代外勤操作手册最新版doc船务部外勤操作手册编 号： PCHS/WI/SD03版本号： 1305副本号：审核人： （质量经理）批准人： （总经理）发布日期： 2001 年 8 月 15 日批准页（共 18 页） 操作手册1.0 登轮准备工作1.1 接到外勤科科长分船通知后， 从计划调度处取出代理船舶的资料、函电，详细阅读单船计划和来往函电，了解船舶规范、来港任务、引水、靠泊安排以及其它委办事项，并填写单船作业卡 ( 函电阅后仍归回计划调度 ) 。并在单船计划上签知，不明事项询问计划调度或值班调度。签收由计划调度转来的交船方的函电、信件、邮件等。1.2 向值班调度了解船舶作业计划安排。 装货船

2、舶了解备货及通关情况。卸货船舶了解接货准备情况。1.3 向商务岗位了解船舶港口使费到帐情况， 特别应注意正常港口使费外的其它费用到帐情况。1.4 准备办理船舶进口手续所需的各种表格 （见 2.2 表 1），整理好转交船方的各类函电、信件、邮件及货物单证。1. 5 接受调度交办的事项。2.0 船舶进口岸手续2.0 办理船舶进口岸手续的几种情形 :2. 1.1 在检疫锚地办理进口岸手续卫检要求在检疫锚地实施进口岸检疫的船舶或特殊情形需在检疫锚地办理进口岸手续的船舶， 与卫检、边检等共同登轮，办理船舶进口岸手续。 外勤应了解卫检对从疫区来的船舶压舱水、生活用水及生活区检查消毒处理情况。2. 1.2

3、在港内泊位办理进口岸手续及时掌握船舶动态，陪同卫检、边检等登轮，办理船舶进口岸手续。2. 2 单证准备应协助船长填写下列单证 :表 1单证海关边防海事处国检合计备注总申报单11114货物申报单1113船用物品申报单112船员物品申报单112编号： PCHS/WI/SD03 版本号： 1305发布日期： 2001 年 8 月 15 日 修订次数： 3 页 码 ：2/18船员名单12115外代至少留底一份旅客名单12115外代至少留底一份船舶概况报告单11船舶吨税申报单11中国籍船舶或有效可免（外代留底一份）登陆申请书11外籍船员交通工具，枪支11在总申报单备注可免弹药申报表进口舱单( 包括22外

4、代至少留底一份无货 )航海健康申报书11从国内港口来船舶可免航次清单1113合计10867312.3在船舶抵港后应尽快向下列检查单位申报：2. 3.1海事局2.3.1.1 从境外港口 ( 含港澳台地区的港口 ) 来的船舶，向海事处递交表 1 海事处栏中所列单证、上港出港证及所需船舶证书。2.3.1.2从境内港口来的中国籍船舶，外勤协助船方携带下列单证,证件及证书到海事处签证室办理签证。1)船舶证书2)船员适任证书3)船舶签证薄2.3.1.3从境内港口来的外国籍船舶，同 2.3.1.1 。2. 3.2海关2.3.2.1外国籍船舶(1)来自境外 ( 含港澳台地区 ) 港口，向海关递交表 1 海关栏

5、内所列单证。(2)来自境内，除向海关递交表 1 海关栏内所列单证外，另附上港海关关封。2.3.2.2 中国籍船舶向海关递交表 1 海关栏内所列单证，以及“船舶进出境 ( 港)海关监管簿”。2. 3.3 卫检2.3.3.1 从境外 ( 含港澳台地区 ) 来的船舶， 通常卫检登轮办理，向卫检递交表 1 卫检栏内所列单证，并递交“压载水清单”检疫通过后，将卫检签发“船舶入境检疫证”交船上。2.3.3.2 从境内来的船舶也应递交表 1 卫检栏内所列单证。编号： PCHS/WI/SD03发布日期： 2001 年 8 月15 日修订次数：3版本号： 1305页 码 : 3/1823.5 边防2.3.5.1

6、 从境外 ( 含港澳台地区 ) 来的船舶，通常边防登轮办理， 向边防递交表 1 边防栏内所列单证。2.3.5.2 从境内来的船舶外国籍船舶，交边防表 1 边防栏内所列单证及上港边防站的边封。3.0 登轮外勤应在每日的调度会上认真听取有关船舶的动态及货主或收货人对货物的要求， 并通报所负责船舶的修理或装卸等情况，根据实际情况安排登轮。3.1 首次登轮3.1.1 外勤在首次登轮时， 除办理船舶进口岸手续外，还应转交船方函电及邮件，在单船作业卡上作记录，重要函电，信件及邮件需船长签收； 告知船长与代理联系办法； 交船长港口注意事项。3.1.2 询问或核对船舶下列事项， 但不限于此，并在单船作业卡上作

7、记录：1)船名、国籍、航次、船舶总吨、净吨、载重吨、船长、船宽、呼号等；2)来港、去港；3)本港装卸货物名称、数量、重量、体积；4)抵港时间、吃水、剩油水；5)吨税有效期或吨税执照申请；6)船舶证书是否有效，如船舶证书过期，则应督促办理；7)是否需在本港排放压舱水。8)是否需在本港添加燃料、淡水、物料。9)是否需在本港换船员。3.1.3 外勤登轮后，应在联检结束后二小时内将船舶到港情况通报值班调度，内容至少为：抵靠时间、吃水、剩油水、预计开/完工时间和离港时间，船舶夜间靠泊除外。3.1.4 若船方申请排放压舱水，则由船方填写一式三份的“压舱水清单”，分别向卫检、海事处申报，经会签同意排放后通知

8、船方。如卫检、海事处需登轮检查处理，应确定他们登轮的时间后通知船方。3.2 船舶在港期间登轮1)船舶到港后，外勤应向船方了解以下事项 ( 视船舶实际情况) ：抵长江口下锚时间 , 海引水登轮时间，离长江口起锚时间，抵宝山锚地时间， 江引水登轮时间， 途中抛起锚时间，抵港时间 ( 靠泊，锚泊 ) ，船舶通过检疫或联检时间编号： PCHS/WI/SD03发布日期： 2001 年 8 月15 日修订次数：3版本号： 1305页 码 : 4/18等。2)船舶靠泊或锚地作业时， 每天至少登轮二次， 锚泊船舶每天定时用 VHF CHANNEL 20或其它通讯工具联系，必要时登轮掌握作业进度， 核对船舶作业

9、时间记录， 了解影响作业的各种情况，督促港口作业部门，加快装卸作业进度，并在单船作业卡上作记录。3)港方要求船舶移动或因装卸需要移泊时， 应向值班调度了解移泊的安排情况，通知船方提前作好准备，并在单船作业卡上作记录。3.3 应及时向计划调度报告以下事项，但不限于此：a）船员遣返、接班情况；b）借支；c）备件上船日期、备件出运情况；d）重大事件，如船员住院动手术、伤亡事故等；e）供油；f)其它委办事项。4.0船舶装卸业务4.1卸货船舶4. 1.1进口单证的核查认真核查船方或委托方或有关方提供的舱单记载内容是否完整、正确，包括装货港、卸货港、船舶航次号、提单号、货物名称、重量、数量等，若发现有错误

10、或不符处，应请船长更正，签字盖章后，将舱单两份交海关。4.1.2船方有随船单证转交收货人时， 应带回转交计划调度并与计划调度签收。委托方或船长坚持要求凭正本提单卸货时，应立即通知计划调度联系收货人或其代理人。 取得正本提单后立即交船长确认，再带回交计划调度。如船长要求保留正本提单， 应立即与计划调度联系并确认， 则请船长在正本提单的复印件上注明已收到正本提单日期， 并签字加盖船章，将复印件带回交计划调度并签收。4.1.3卸危险货物、液体化工品时，取得“准卸单”后通知船方/港方卸货。4.1.4船舶卸重大件货物或设备时，向装卸作业公司了解卸货安排，作好记录，并通知船方作好相应准备，掌握卸货情况,转

11、达港方、船方、收货方对卸货的要求。4.1.5卸货过程中发生货损、 货差，应立即通知委托方或部门经理，根据委托方或部门经理的指示办理，并作好记录。4.1.6卸货中，若发生混票、困难作业、熏蒸等特殊情况增加费用时，如需船方付费，则请船长写出委托，报告部门经理及值编号： PCHS/WI/SD03发布日期： 2001 年 8 月15 日修订次数：3版本号： 1305页 码 : 5/18班调度，并计算出额外费用，通知计划调度追索费用，作好记录。4.1.7 “理货单”，“货物残损单”和“货物溢短卸单”如卸货时有理货公司理货， 卸货结束后，应向理货公司索取“理货单”和“货物残损单” 、“货物溢短卸单”各一份

12、报委托方后留底。4.2装货船舶4.2.1从调度处取得装船单证（包括装货单、舱单等） ，重大件、危险品应单独列出，在办妥进口手续后交船方（船长或大副），并请船方估计装完货后的吃水，报值班调度。装货结束后，向船方要回签好的舱单（至少三份） 、大副收据一联，配载图一份。4.2.2船方申请安排铺垫、加固、绑扎、分隔物料等，应通知计划调度和值班调度，作好记录。4. 2.3水尺计算4.2.3.1 船舶到港后，如船方申请安排水尺计量 ( 公估 ) 、容量计重、货物损坏检验鉴定、 货舱封舱或开舱、取样、船舱清洁检验、干舱检验等项目时， 应由委托方或船方出具书面申请， 通知计划调度，在费用落实后通知检验单位检验

13、。4.2.3.2 检验结束后，应在开航前向检验部门索取证书交船长，并请船长签收。如在船舶开航前不能取得证书 , 应在取得证书后邮寄委托方或其指定的地址。4.2.4 船舶装动植物产品、 法定检验货物时， 应向检验单位了解检验结果。如动植检认为需对船舱进行熏蒸等特殊处理时， 应通知船长作相应准备和安排，并报告部门经理、值班调度 , 在单船作业卡上记录。4.2.5 装危险货物、液体化工品时，应先联系值班调度，取得“准装单”后通知船方 / 港方装货；如海事处要登轮检查，应请值班调度催促海事处尽早登轮检查，签发“准装单” 。4.2.6 向船方索取空白提单，若需使用外代无抬头提单，应由船长/委托方的书面申

14、请。将船方提供的空白提单或外代无抬头提单转交发货人或其代理人。4.2.7 积载图船舶装大宗散、杂货时，向理货公司索取完货后的积载图。4.2.8 提单向发货人或其代理人索取提单副本或正本提单复印件， 交船方或邮寄 / 传真委托方，一份留存。4.2.9 船长 / 委托方委托外代签发提单，应征得部门经理同意后才能接受，将委托书交计划调度并留底一份，作好记录。编号： PCHS/WI/SD03发布日期： 2001 年 8 月15 日修订次数：3版本号： 1305页 码 : 6/185.0 委办事项及其安排外勤应对委办事项及其办理结果在 单船作业卡上作记录。另外，证书的交接须船长签收，有关船方重要的“申请

15、书”留底一份。对于船方委办事项产生的额外费用， 应通知计划调度追索费用，会签计划调度的追索电 ( 船长付现金的除外) 。委办事项如由供方完成，应及时联系供方完成。5.1船舶吨税申请5.1.1协助船方填写“船舶吨税申报单” , 吨税有效期一般申请三十天，如船方申请九十天，则需征得计划调度确认。5.1.2持“船舶吨税申报单”到海关办理船舶吨税申请手续，领取船舶吨税执照交船方签收。将吨税税单交航次结算员。5.1.3船方持有效吨税执照，如为修理船，且船方要求，可在修理结束后，到海关延期。5.2淡水供应根据船方申请，通知值班调度供水数量、供应时间等，由值班调度安排。5.3伙食、船用物料的供应船方或委托方

16、申请我司安排伙食、船用物料，由部门经理指定供方，外勤负责具体实施。5.4燃油供应船方需供应燃油，通知值班调度，由其具体负责落实。协助船方填写 “加油申请表” 一式二份。到海事局办理手续。协助船方填写“上下物料申请单” 一式二份到海关办理手续，得到批准后通知船方。5.5邮件、信件及函电转发5.5.1船方若申请我司发送邮件 , 应由船长签署邮寄申请单(PCHS/SDF/029)，明确邮资承担方，将邮件寄出并作记录，将邮寄申请单交结算员。5.5.2若有电传、电报、传真需转发，则应及时发送，并在单船作业卡（PCHS/SDF/009）上记录。如船方需要发送结果，则将发送凭证交船长。5.6船舶航修委托方申

17、请我司安排船舶航修或临时修理，外勤应从调度处了解修理范围及项目，并负责落实。5.7船舶备件5.7.1接到计划调度转来的船舶备件及资料后，若需要则先办理海关、边防手续，再送上船，与船方作好交接记录。将船方签收的回执（若需要）交海关查验后一份交计划调度，一份留底。5.7.2船方或委托方要求将备件转运国外或国内其它港口或其它编号： PCHS/WI/SD03发布日期： 2001 年 8 月15 日修订次数：3版本号： 1305页 码 : 7/18船舶，应请船长出具书面申请，并提供发票和装箱单等，单证齐全且核对无误后交计划调度，由其办理海关转关手续。5.8污油水的处理船方申请处理污油水，外勤通知值班调度

18、，并负责落实。5.9绑扎、加固、扫舱本港装卸结束后若需要绑扎、 加固、扫舱，应提前落实费用，并根据船长的书面申请进行安排。5.10明火作业申请外勤协助船方填写“船舶明火作业申请书”一式两份，交海事局，批准后，交船方一份。若不批准，将原因通知船方。若船方需在机舱、 油舱及油气或爆炸性气体聚集处进行明火作业，必须由海事局认可的部门进行测爆， 海事处核准后通知船方。5.11检修主机船方申请主机等的吊缸检修，外勤应了解恢复动力时间，在征得港方同意后，向海事局申报 , 海事局核准后通知港方、值班调度、船方。5.12船员就医5.12.1船方要求安排船员就医，船长应提交船方申请或填写就医申请一式两份，一份交

19、航次结算员，一份存档，并陪同就医( 指定的供方 ) ，将医生诊断书交船方。5.12.2船员因病需特殊治疗或住院治疗，外勤应通知船长、值班调度，经船方同意并落实费用后安排 （特殊情况经部门经理同意），并办理相应的边防手续，住院期间每星期至少探视一次或电话与医院联系，并将住院情况报告船方。5.12.3船员需要接受手术治疗时，应通知船长/ 委托方。手术前医院要求签字，应由病人本人或船长签字。5.12.4船舶抵港前或尚未办妥进口检疫手续时，如船上有病员需抢救，应经卫检和边防同意，方可接病员离船。5.12.5病员病情影响船舶开航，应报告船长和委托方，同时报告部门经理。5.13船员死亡及善后处理5.13.

20、1接到委托方 / 船长发来的船舶在来港途中或在港口发生船员死亡的通知后，立即报告部门经理，向船方索取死亡原因 ( 病死、意外死亡 ) 的书面报告，并通知卫检，意外死亡应通知边防、公安局。根据有关当局要求或船长/ 委托方申请，安排法医鉴定死亡原因。 船员死亡的情况， 都应报告其国家的驻华使 / 领馆，以及外代总公司船务部。5.13.2根据委托方的指示和有关当局规定， 安排死亡船员遗体火化或运回故国，注意尊重死者国家的民族习惯。编号： PCHS/WI/SD03发布日期： 2001 年 8 月15 日修订次数：3版本号： 1305页 码 : 8/185.13.3 遗体的转运回国与骨灰的邮寄a) 遗体

21、转运，一般委托分承包方办理，需备妥下列文件 :1)法医鉴定证明书；2)公证书或使 / 领馆证明；3)卫检出具的灵柩转运证明；4)海关关封 ( 异地转运出境的 ) ；5) 死亡船员海员证 / 护照。b)骨灰的邮寄：交办公室用 EMS或 DHL邮寄。5.14 船员遣返及船员交接班安排5.14.1 船员遣返接到委托方 / 船长关于船员遣返的申请后， 索取被遣返船员护照或海员证， 备妥“签证申请书”，填妥“签证申请表” , 整理好后交值班调度（互免签证除外） 。收到办妥签证的护照或海员证后，到边防办理遣返船员入境手续。根据委托方/ 船长遣返的具体安排情况，由值班调度安排。5.14.2船员交接班5.14

22、.2.1 根据委托方关于接班船员的抵达通知， 仔细核对船员名单和注意事项。5.14.2.2 根据值班调度的安排，外籍船员由外勤带领去边防办理出境手续，中国籍的外派船员接班，应持有外派授权单位介绍信，边防出境证明及有效证件，由外勤协助办理边防，海关手续，并安排上船。5.15去美国港口的船员签证船方或委托方申请我司代办去美国港口登陆的船员签证,应取得船方提供的船员名单及申请书，委托外代总公司到美国驻北京大使馆办理，或委托上海外代到美国驻上海领事馆办理，若所需费用较大，则应通知备用金索汇员追索费用。5.16船长借支借支款到帐后，根据船长申请及委托方指示，通知财务部到银行取款。外勤从财务部领取款项及借

23、据并签收后交船长时，请船长在一式四份的借据上签名并加盖船章，交船长一联。借据一联交财务部，一联交航次结算员，一联存档。5.17船方申办或更新“卫生证书”和“除鼠 / 免于除鼠证书”，应请船长填写“ ( 卫生检疫 ) 申请书”，签字盖章后交卫检，并与卫检商定登轮检查时间，报告船长做好准备，船舶开航前去卫检取得证书，交船长并签收（卫检现场签发的除外）。编号： PCHS/WI/SD03发布日期： 2001 年 8 月15 日修订次数：3版本号： 1305页 码 : 9/185.18船员体检和预防接种外勤应了解船员具体人数和接种的项目，通知调度，明确费用。及时联系卫检登轮办理或安排船员去卫检体检和接种

24、。请船长填写“( 卫生检疫 ) 申请书”，签字盖章后交卫检。5.19船舶证书的年检或更新一般由委托方直接通过船级社安排船检。若委托我司办理则在费用落实的情况下安排船检上船检验，在开航前取得证书交船长签收 ( 船检现场签发证书的除外 ) 。5.20期租船的交船及还船5.20.1根据委托方的委托，联系安排船检上船进行测量油水或船舶状况检验。5.20.2根据船舶的检验报告缮制交船证书或还船证书一式六份，内容至少包括 :(1) 船名； (2) 国籍；(3) 船东名称；(4)租船人全称； (5) 交/ 还船时间； (6) 交/ 还船地点； (7) 交/ 还船时剩油数量。 如有要求，可加上船方提供的剩水数

25、量；交 / 还船时的状况。5.20.3交船证书 / 还船证书应准确，清楚，无涂改，并与租船方、船长确认在长江口还是在宝山交船。检查无误后( 代表租船方 ) 与船长 ( 代表船东 ) 共同签署 , 并加盖船章，留船两份，带回邮寄或传真给委托方，并留底两份。5.21船员旅游外籍船员旅游，首先征求公安局、边防意见，经公安局、边防同意后准备相应单证，交值班调度到公安局签证。签证后到边防办理入境手续，旅游结束后再到边防办理出境手续。5.22签证延期船方或委托方申请我司办理签证延期，首先登轮核对签证有效期，询问需在境内逗留时间，确需签证延期的，由船长提出申请，填写“外国人签证证件延期申请表” , 连同护照

26、/ 海员证复印件装订成两份交值班调度办理。5.23机票若船方或委托方申请购买机票，则通知值班调度，由其负责落实。5.24电话记录及租借移动电话若船方要求使用我司电话机，则在其填妥长途电话计算单后 , 即可使用， 通话结束后，填上通话时间。若船方要求租借移动电话，则需经过委托方同意，且船长或机务书面申请，方可租给其使用。6.0 海事处理编号： PCHS/WI/SD03发布日期： 2001 年 8 月15 日修订次数： 3版本号： 1305页 码: 10/186.1一旦接到船方、港方、海事局和调度等船舶发生海事的信息，应查明下列情况。(1)海事发生的地点；(2)是否有人员伤亡；(3)是否因碰撞而使船舶搁浅或触礁出现油污染；(4)是否因碰撞而使船舶、码头、货物损坏及其大致情况；(5)是否需要修理人员登轮抢修。6.2将查明的情况向部门经理直至总经理汇报， 并报告委托方。如有人员伤亡，应立即组织有关方抢救。6.3接受船长递交的救助委托和海事处理报告。6.4若有关方要求提供现金 / 银行 / 信用担保时，则立即报告委托方，并协助处理担保事宜。6.5应委托方的书面要求，参与事故有关方的协商和海事处主持的调解，并将协商情况和调解结果告船长和委托方。6.6海事处理的全过程应在单船作业卡上作好详细记录。6.