红头文件的制作标准和排版.docx

1、红头文件的制作标准和排版红头文件的制作标准和排版一、红头文件的制作标准1、 进行页面设置选择 文件”一一页面设置”选择 页边距”附签，上：3.7厘米 下：3.5厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。选择 版式”附签，将 页眉和页脚”设置成 奇偶页 不同”，在该选项前打“七”选择 文档网格”附签，字体设置”，中文字体”设置为 仿宋”；字号”设置成 三号”，单击 确定”按钮，选中 指定行网格和字符网格”; 将每行”设置成28”个字符；每页”设置成22 ”行。然后单击 确定”按钮，这样 就将版心设置成了以三号字为标准、每页 22行、每行28个汉字的国家标准。2、 插入页号选择 插入”一一页码”，位置

2、”设置为 页面底端（页脚）”，对齐方式”设 置为 外侧”。然后单击 格式”按钮，数字格式”设置为全角的显示格式，单击 确 定”按钮，再次单击 确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一 条全角方式的短线；并将页码字号设置成 四号”；字体任意；奇数页的页码设置 成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。3、 发文机关标识制作选择插入”一一文本框”一一横排”菜单项，鼠标将会变成“七”在Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识， 输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键一一设置文本框格式”，在这里来设 置红头的属性。选择 颜色和线条”附签，颜色

3、”设置成 无填充颜色”。选择 大小”附签，高 度”设置成2cm”；宽度设置成15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选 择版式”附签，单击 高级”按钮，水平对齐：对齐方式”设置成 居中”，度量依 据”设置成 页面”；垂直对齐： 绝对位置”设置成 页边距”， 下侧”设置成2.5cm” 一-行文标准，8.0cm；行文标准，注：用户可根据实际情况调 节尺寸。然后单击确定”选择文本框”附签，左、右、上、下都设置成 0cm”单击确定”完成。文 本框属性全部设置完成，单击 确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设 置成红色”，字体设置成 小标宋简体”字号根据文本框的大小设置成相应字号， 但要尽

4、量充满该文本框，这样，宽为155mm高为20mm距上25mn!勺红头制作完 成。4、 红线制作首先将 视图”一一工具栏”一一绘图”选中，单击 绘图”工具条的直线工具， 鼠标会变成 十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一 条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择 设置自选图形格式”红线的属性在这里进行设置。选择 颜色和线条”附签，颜色”设置为 红色”虚实”设置为 实 线”；粗线”设置为2.25磅”选择 大小”附签，宽度”设置为15.5cm”。选择 版 式”附签，单击 高级”按钮，水平对齐： 对齐方式”设置成 居中” 度量依据” 设置成页面”，垂直对齐：绝对位置”设置成页

5、边距”下侧”设置成7cm” 一一 平行文标准，13.5cm” 行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单 击确定。5、 文号制作平行文文号：文号 三号仿宋、居中显示。上行文文号：文号 三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人 三号仿宋字体；签发人姓名一一三号楷体、右空一个字的距离。注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择 插入”一一符号”一一符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击 插入” 按钮即可。6主题词制作选择 表格”一一插入”一一表格”，选中表格，单击鼠标右键 一一表格属性表格”附签，对齐方式”设置为 居中”；然后单击 边框和底纹”按钮，在预 览”窗口中将每

6、行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用 三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用 三号仿宋。7、保存成模板文件单击 文件”一一保存”，保存类型”：选择 文档模板（*.dot ） ”；文件名”: 给模板命名；保存位置”：模板所在路径（一般不做，默认即可）。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板， 直接进行公文正文的排版。要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择 文件”一一打开”, 找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的， 然后单击 打开”按钮调 出模板即可进行修改。二、公文正文排版1依据模板建立新公文选择

7、 文件”一一新建”一一常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模 板。2制作公文正文内容正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将 文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：标 题 二号小标宋字体，居中显示；主送机关一一三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；正 文 三号仿宋字体；成文日期一一三号仿宋字体，右空四个字的距离， “ G和六角符号的输入方 法一致，不能使用 字母O或数字0”代替。文号、签发人、主题词一一按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、 主题词的相互位置调整好。国家行政机关公文格式 GB/T9704-19

8、99国家行政机关公文格式 GB/T9704-19991范围本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷 要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关 可参照执行。使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按 有关规定执行。2引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用面成为本标准 的条文。本标准出版时，所标版本均为有效。所有标准都会 被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的 可能性。GB/T148- 1997印制、书写和绘图纸幅面尺寸3定义本标准米用下列定义3.1 字 word标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空

9、间。3.2 行 line标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以 3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。4公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用的纸张定量为 60g/m280g/ m2的胶版印 刷纸或复印纸。纸张白度为 85%90%，横向折度15次，不透明度85%, PH值为7.59.5。5公文用纸幅面及版面尺寸5.1公文用纸幅面尺寸公文用纸采用 GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mnX 297mm尺寸允许偏差见 GB/T148。5.2公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为： 37mn 1mm公文用纸订口（左白边）为： 28mn 1mm版心尺寸为：156mnX 2

10、25mm（不含页码）6文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。7排版规格与印刷装订要求7.1排版规格正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字7.2制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm7.3印制要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过 2mm黑色油墨应达到色谱所标 BL100 %，红色油墨应达到色谱所标丫80%, M80%。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断 划。7.4装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱 落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过 4mm骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各 1/4处，

11、允许误差土 4mm平订钉锯与书脊间的距离为 3mm5mm无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切 成品尺寸误差土 1mm四角成90o,无毛茬或缺损。8公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三 部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即 156mm以上的各要素统称训眉首；置于红色反线（不含）以下至主题 词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记8.1.1公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺 序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1行。8.1.2秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用 3号黑体字，顶格标识

12、在版心右 上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保 密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1行，秘密等级各保密期限之间用“”隔开。8.1.3紧急程度如需标识紧急程度，用 3号黑体字，顶格标识在版心右 上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧 急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2行。8.1.4 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一 些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机 关标识上边缘至版心上边缘为 25mm对于上报的公文，发文 机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm发文机关标识推荐使

13、用小标宋体字，用红色标识。字号 由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大 于 22mnK 15mm联合行文时应使用主办机关名称在前， “文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多， 保证公文首页显示正文。8.1.5发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机 关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号 用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号”括入; 序号不编虚位（即1不编为001）,不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。8.1.6签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发

14、人姓名居右空 1字；签发人 后标全角冒号，冒号后用 2号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文 机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一 个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为 4mm8.2主体821 公文标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多 行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰 当。8.2.2 主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时 仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关 名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称

15、移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。8.2.3 公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空 2字，回行顶格。数字、年份不能回行。824附件公文如有附件，在正文下空 1行左空2字用3号仿宋体 字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用 阿拉伯数码（如：“附件：1. XXXX”）；附件名称后不加 标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名 称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在 附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附 件（或带序号）。825成文时间用汉字将年、月、日标全； “零”写为

16、“ O;成文时间的标识位置见8.2.6。826公文生效标识8.2.6.1 单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只 标识成文时间。成文时间右空 4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在 成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压 在成文时间上。8.262 联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左 右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间， 印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列 整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过 3mm当联合

17、行文需加盖 3个以上印章时，为防止出现空白印 章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文 之间。主办机关印章在前，每排最多 3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章 之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空 2字标识成文时间。8.263 特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取 调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面， 不得采取标识“此页无正文”的方法解决。8.2.7 附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空 2字加圆括号 标识在成文时间下一行。8.3版记8.3.1主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角

18、冒 号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。8.3.2抄送公文如有抄送，在主题词下 1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开， 回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句 号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。833印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占 1行 位置；用3号仿宋体字。印发机关左空 1字，印发时间右空 1字。印发时间以公文付印的日期为准， 用阿拉伯数码标识。8.3.4版记中的反线版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。8.3.5版记的位置版记应置于公文最后一页（封四） ，版记的最后一个要素置于最后

19、一行。9页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下 一行，数码左右各放一条 4号一字线，一字线距版心下边缘 7mm单页码居右空1字，双页码居左空 1字。空白页和空 白以后的页不标识页码。10公文中的表格公文如需附表，对横排 A4纸型表格，应将页码放在横 表的左侧，单页码置于表的左下角， 双页码置于表的左上角， 单页码表头在订口一边，双贾码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为 A3纸型表格 时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将 A3纸型表格贴在圭寸三前，不应贴在文件最后一页（圭寸四）上。11公文的特定格式11.1信函式格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为

20、 30mm推荐使用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下 4mn处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条武文线 （上细下粗），两条线长均为170mm每行距中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法 从本标准相应要素说明。11.2命令格式命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用 红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距 版心上边缘20mm下边缘空2行居中标识令号；令号下空 2 行标识正文；正文下一行右空 4字标识签发人名章，签名章 左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职 务应标识全称。在签发人名章下一行右空 2字标识成

21、文时间。 分送机关标识方法同抄送机关。其他从本标准相关要素说 明。11.3会议纪要格式会议纪要标识由“XXXX会议纪要”组成。其标识位 置同8.1.4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会 议纪要不加盖印章。其他要素从本标准规定。12式样A4型公文用纸页边及版心尺寸见图 1 ;公文首页版式见图2;上报公文首页版式见图 3;公文末页版式见图4;联合 行文公文末页版式见图 5;联合行文公文末页版式见图 6。注：图片尺寸已缩成 1: 2。（完）附：新国家行政机关公文格式简要介绍一、新格式的几个主要特点1、改变了名称，确定了适用范围原公文格式（98版）称为国家机关公文格式，而 新公文格式（99版）

22、名称改为国家行政机关公文格式。 确定了国家行政机关公文格式的适用范围。保证了公文 的统一性，名称的变化不影响非国家机关的单位和部门采用该标准。2、 改变了公文用纸幅面尺寸公文用纸的幅百尺寸是这次修订主要调整的内容。原标准中，用纸采用 16开型(260 mmx 184mn)。新修订的标准中 规定一般采用 A4型(297mnX 210mm这是公文新标准的最 大特点。3、 实行了新的定位方法在新修订的标准中，为使公文制作者能够比较方便清楚 地掌握标准。采用了比较通俗易懂的形式来确定公文中各要 素的定位，即采用了“字“和“行“的概念 ，然后按定义的字和行确定公文中各要素的具体位置。同时，新标准将公文

23、分为眉头、主题、版记三部分。并把各要素进行了归类。4、 缩小了图文区新修订的标准时，将左右白边增加 19mm ”天头地角增加了 45mm这样的版心制作公文一方面为领导阅示发文留有 相对宽余的批示空间，另一方面也使公文更加美观。5、 增加了内容新修订的标准在原标准的基础土增加了一些内容，主要有：公文的排版规格、印刷要求、装订要求、公文中表格的处理。 还增加了公文的特定格式，即信函式公文格式、命令格式、 会议纪要格式。增加新内容的出发点就是从开始制作到最后形式公文的全过程能够有统一的依据。使公文制作的水平和质量有较大提高。6、 提高了公文的防伪性公文具有法定效力，目前社会上伪造公文招摇撞骗的犯罪活

24、 动时有发生。新标准对公文防伪性做了一些硬性规定。 例如：不得出现空白印章；不得再使用“此页无正文“、空白页不 标识页码等等。这样不给别有用心伪造公文可乘之机，从格 式上维护了法律地位，是新标准最显著的特点之一，也是掌 握和执行新标准时特别注意的一个重点。7、 有利于计算机的处理新标准主要目的有两个，一个是行政机关公文格式达到规范 和统一，提高公文制作的水平和质量，二是有利于办公自动 化的实现。二、“文件式“公文的格式变化1、 尺寸的变化上行文：凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm也就是说发文机关红头上边缘至上页边为 37十80=117mm下行文：凡用于平行文或下行文的公文发文

25、机关标识上 边缘至版心上边缘为 25mm也就是说发文机关红头上边缘至 上页边为37+25=62mm2、 各标识中部分要素变化发文字号：凡是上报的公文，发文字号一律在红线上方左侧， 左空1个字，签发人右空1个字，发文字号与签发人同处在 红反线上同一行。3、 增加的要素标识1新标准中增加了发文的保密期限，按照国家保密局的要 求，在密级后标注保密期限，中问用“实心五角星“隔开。如“绝密空一个字实心五角星 6个月“。根据国家机密保密 期限规定，如不标识保密期限，就等同于“绝密“为三十年，“机密“为二十年，“秘密“为十年。2上行文应当注明签发人、会签人姓名，其中“请示“性公 文在“附注“处注明联系人姓名

26、和电话。4、 公文格式中应注意的几个问题上行文的标识位置及文头。2上报公文必须注明签发人或会签人姓名。3除“会议纪要“和以电报形式发出的外都应加盖印章。4联合上报公文，主办机关加盖印章，联合下发的公文， 发文机关都应加盖印章。5除两个以上机关联合行文外，任何公文的落款处不落 发文机关名称，下发的公文标题一般冠发文机关名称。6公文中不得出现空白印章（指三个以上联合行文）。7印章要与正文同处一版面 ，如不处在同正文一百，应采用缩短或加宽行距、字距办法解决 ，不得使习“此页无正文“字样。8公文如有空白页，不标页码。三、特定公文的格式变化1、 信函式公文格式发文机关标识用全称，但不加“文件“二字，发文

27、机关名称上边缘距土页边的距离为 30mm用红色小标宋体字（20mnmX 14mm,发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗 下细），距下页边 20mm处，为一条文武红（上细下粗） ，两 条线均为170 mm每页排22行，每行居中排28个字,首页不 显页码。其他各要素的标识方法均同“文件式“公文格式标 识（发文文号、秘密等级和紧急程度标识在红线下右或左项 格标识）。2、 命令格式发文机关名称加“令“组成，不能用简称，用红色标识。命令标识上边缘距版心边缘为 20mnm下边缘空2行居中标识 令号用黑体字，令号下空2行标识正文；正文下空1行右 空4字标识签发人签名章，签名章右空2字标识签发人职务。 签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。其他要素均 同“文件式“公文格式相同。3、 会议纪要格式发文机关用红色小标宋体字，位置用“文件式“发文机关标识方法一样，即距版心上边缘 25m m不加盖印章