办公室办公设备情况说明.docx

1、办公室办公设备情况说明办公室办公设备情况说明1.办公设备的管理工作 这个需要渐渐积累，我来提几个建议 1. 首先要对办公区内全部设备情况了解清晰 几个电话，谁在用，几台电脑。建议把状况以最具体的纪录统计一下，这也为定期检查作了预备。 2. 分类并编号 哪些属于固定使用，哪些不固定。不固定的要愈加严格的管理。 3. 使用说明的搜集。 本人整理一些使用说明，提示正确使用机器，防止恶意随坏的发生。 4. 信息反馈 从使用者那里了解有关使用要求，好的建议等等，最好事先作成表格让大家有时间填写，也要争得部门长的同意，大家可没时间做一些铺张时间的东西。 5.规定相应责任者 这么多设备，你一个人管不过来，需

2、要规定相应责任者分开管理 6. 资产费用取得，防止将来损坏更新的报价 办公设备说好管理也不好管理，要细心，有责任心才可以，有时间多体察下吧 2.求办公设备管理制度 转载以下材料供参考 公司办公设备管理制度 1.0、目的 为了更有效地管理和使用公司的计算机、传真机等办公设备，使现代办公设备在本公司生产和管理中充分发挥作用，并进一步提高员工的计算机应用水平，把企业计算机信息管理提到公司战略管理日程，特制定本制度。 2.0、范围 计算机等办公设备，包括计算机及附属设备、网络设备、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等公用于公司办公、开会及培训所用的资讯设备。 3.0、职责 3.1、计算机等

3、办公设备使用人担任计算机等办公设备的正确使用和日常维护与保养。 3.2、信息管理课担任计算机等办公设备的选购、修理与毛病排解、报废判定、日常管理等工作。 3.3、公司资材管理部担任计算机等办公设备的报废处理工作。 3.4、集团公司行政管理部为本制度的归口部门，担任本制度的编制、培训及落实执行工作。 3.5、集团公司企业管理委员会担任本制度的审议及授权主管人签核，总裁担任本制度的批准执行。 4.0、作业内容 4.1、相关作业流程图和责任人、协作人。（详见流程图） 4.2、流程图相关事项说明 4.2.1、办公设备请购 4.2.1.1、办公设备请购，由使用人提出申请，填写“计算机等办公设备请购单”，

4、经部门部长审核确认后提交信息管理课（若同一部门多个员工均须请购，则由部门汇总、部长签字，统一提交信息管理课）。 信息管理课依据详细状况进行审核，填写看法（包括估计费用），依照审批权限报主管领导审批。在信息管理课课长审核权限之内的，由课长确认签字直接支配选购（若有库存货，则直接按领用程序领用）；在信息管理课长审核权限之外的，报主管领导审批后，由信息管理课支配选购（若有库存货，则直接按领用程序领用）。 选购审批权限参照财务审批制度。 4.2.2、办公设备入库、验收 4.2.2.1、选购回来的办公设备须办理入库、验收手续，信息管理课担任设备质量的验收，验收合格后，保管员依据实际入库数量填写“计算机等

5、办公设备入库单”入库。 4.2.3、办公设备领用与配置 4.2.2.1、计算机等办公设备公用于员工办公使用，不得挪于非工作之外其它用途。员工领用、配置标准依照岗位职务说明书中办公设备配置要求，填写“计算机等办公设备领用单”，根据财务审批制度审批权限要求进行审批后，到信息管理课领用。 4.2.2.2、电话机、传真机的领用与配置，各部门依据实际工作需要，确定要安装、及须添加的电话机和传真机。安装内线电话须填写“电话、传真服务联系单”，由本部门部长签字后，提交到信息管理课直接支配人员安装。 安装长途电话、传真，须填写“电话、传真服务联系单”，由本部门部长、分管总监签字，提交人力资源总监审核，报总裁批

6、准后，交信息管理课担任办理。 4.2.3、办公设备使用与维护 4.2.3.1、计算机及附属设备的使用与维护 4.2.3.1.1、计算机及附属设备由使用人担任保管，除电脑工程师外，任何人不得私自拆开计算机及附属设备、更换配置、随便搬离办公地点。 若消失人事变动（调岗、离职等），办公设备交接参照公司员工异动、移交管理制度执行。 4.2.3.1.2、计算机使用人要担任所使用的计算机及相关设备一直处于干净、无灰尘的形态。 4.2.3.1.3、规定在工作时间内不得做与工作无关事情，禁止在计算机上安装各种嬉戏。违反者按公司奖惩管理制度执行，信息管理课对上述违纪现象须作定期或不定期抽查，并对违纪行为作出惩罚

7、建议，交主管部门执行。 4.2.3.1.4、接收E-MAIL的时，须使用宰毒软件彻底查收邮件无病毒后，才能打开邮件以免带入病毒影响公司计算机网络。 4.2.3.1.5、禁止私自更改计算机的IP地址，以免影响网络上其他计算机的正常工作。 4.2.3.1.6、电脑使用人在利用网络给其他员工共享文件须设置密码，以免被他人给破坏。 4.2.3.1.7、电脑使用人须恪守公司的保密规定，电脑信息属公司机密，不得向公司外部人员泄露。 4.2.3.1.8、电脑使用人不得有意破坏电脑硬件设备，若经发觉、核实后，照原价3倍进行赔偿。 4.2.3.1.9、电脑使用人在关机时，不得强行切断电源进行关机，应按操作规范进

8、行关机。 4.2.3.1.10、电脑使用人须经信息管理课确认上岗资级，不具备操作资历者，须经事先培训上岗（参见员工培训管理制度）。非计算机使用人不得上机操作，如有发觉或形成计算机无法正常使用者，按制度惩罚外，一切后果自傲。 4.2.3.1.11、计算机使用人要做好日常数据备份工作，坚持做到数据双备份，重要文件材料可以备份到软盘。如有特别要求，可以把季度或年度的材料汇总做成光盘作永久性保存。 4.2.3.1.12、打印机的日常使用中，色带、墨合用完需准时更换，更换时须严格按操作说明操作。 4.2.3.2、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等办公设备的使用与维护 4.2.3.2.1、以

9、上办公设备操作，详见使用说明书，消失毛病须叫专业人员修理。 4.2.3.2.2、若使用过程中消失人为损坏，经发觉、核实后，照原价3倍进行赔偿。 4.2.4、办公设备的修理 4.2.4.1、计算机及附设备的修理：计算机使用者在使用过程中消失软、硬件。 3.如何做好办公室设备维护 办公设备维护无非就几点，一个是设备的使用能否按正常操作进行，一个设备摆放的位置，关于操作方面，每个办公设备都有说明书说明留意事项的，平常操作只需留意一点，不要操作不当即可。 其次点是设备摆放的位置，办公设备有许多种，但都不能放置在阳光暴晒的位置，也不建议放置于潮湿的环境下，针对不同的设备，摆放位置自然不同。 就拿复印机而

10、言，复印机平常运转会有辐射产生，虽然对人体影响不大，但也不建议放置在离个人办公桌太近的位置，此外还要留意通风，由于复印机在运转时会有耗材的粉尘颗粒飘飞，这对人体是有致癌的风险的。而且复印机也不能放置在简单受潮的地方，会影响到纸张，复印机摆放的位置要时辰保持干燥。 我们不是专业的修理师傅，所以平常时留意好操作，设备的摆放位置这两点就可以了，也建议可以询问一下专业的修理师傅，他们会告知你一些日常维护的小技巧，可以省去你许多的麻烦，大幅提高工作效率。 4.简述常用办公设备使用规划 第三章设备管理第十条设备信息化管理建立公司设备管理信息系统，采纳现代化的信息管理技术，对设备实行全寿命精益化管理。 利用

11、设备形态监测和自动预警手段，实现设备的预防性修理；利用网络化传输手段，实现设备疑问毛病的专家近程指点修理；利用自动数据采集和智能统计分析手段，实现设备投入产出的经济分析与正确决策。第十一条设备更新改造一、更新改造资金管理1.设备折旧资金，专款公用，用于设备的改造和更新。 2.设备更新改造资金来源：一是上年度节余设备折旧资金；二是本年度应提取的设备折旧资金；三是依据生产需要新增投资资金。根据上述更新改造资金来源，下达本年度设备更新改造财务预算。 二、更新改造方案管理1.场站、分公司依据实际需要，逐级提报设备更新改造建议方案。2.公司设备主管部门审核分公司提报的设备更新改造建议方案，结合公司进展需

12、要编制公司更新改造方案，经公司领导审批后，纳入公司的年度更新改造方案。 3.年度内需调整或新增的更改项目，仍按更新改造项目流程审批，以设备更新改造项目调整单（见附表1）下达执行。年末，公司设备主管部门汇总、审查当年已下达的更改方案，将本年度内调整或新增更改项目纳入公司年度更新改造方案项目件名，予以公布下达。 第十二条设备选型一、设备规划、选型、购置要符合生产运营进展需要，应进行技术经济和投入产出分析。二、设备选型要从以下4个方面进行技术经济论证：1.设备的适用性、牢靠性、经济性、先进性、修理性以及零部件的通用性。 2.设备的标准化、系列化、专业化程度。3.设备的价格、交货期、信誉、售后服务及使

13、用单位的评价。 4.符合国家有关劳动爱护、环境爱护、节省能源等规定。第十三条设备选购、安装、调试和验收一、设备选购或工程项目施工，要根据中铁集装箱运输有限责任公司物资设备选购管理暂行法的规定执行。 二、设备到达后，应准时进行外观和开箱检查，尽快安装使用。质量问题要处理在索赔期内。 三、设备安装调试要根据验收、试验标准和设计要求进行。四、设备安装、施工结束后，施工单位应依据相关标准和平安技术规范要求进行自检达到验收条件后，将技术材料准时移交给设备使用单位。 设备主管部门组织验收组对设备进行验收，验收合格后填写设备安装试运转验收交接单（附表2）。1.新建、改建、扩建工程竣工验收后，设备使用单位必需

14、按能够构成单个固定资产的名称、金额填写新建（购置）固定资产验收交接记录（财固-5）一式六份（公司、分公司、场站财务及设备主管部门各一份），分公司审核后报公司审批。 建立固定资产卡片（财固-1）。2.新购设备，应由设备主管部门进行试运转鉴定，达到设计要求的，按全部造价填写新建（购置）固定资产验收交接记录（财固-5）上报审批。 建立固定资产卡片（财固-1）。3.安装记录和设备技术文件（包括说明书、合格证、图纸、装箱单等），由使用单位的设备管理部门收集归档保管。 第十四条设备基础管理一、公司、分公司、场站应按设备管理制度、台帐、报表名目（附件一）要求，建立制度、台帐、填报报表，并做好技术档案管理工作

15、。二、场站应依据设备编号规章（附件二）的规定，对设备进行分类编号，并喷涂或粘贴于设备明显位置。 建立单台设备履历簿（附件三）和设备管理台账（附表3），做到账、卡、物相符。三、场站应按设备技术形态评定表（附表4）的要求，每年对设备进行一次技术形态评定。 四、场站依据装卸机械管理次要经济技术目标计算说明（附件四）的规定进行统计、计算和分析，提出改进措施。五、场站每年对设备进行一次清查核对工作，对设备固定资产进行盘盈、盘亏处理，填写固定资产盘盈、盘亏报告表（财固-9）一式六份，经分公司审核后报公司批准。 1.固定资产盘盈，应进行技术鉴定，填写固定资产盘盈、盘亏理由书（财固10），建立设备台账、设备履

16、历簿和固定资产卡片。2.固定资产盘亏，应查明缘由，分清责任，填写固定资产盘盈、盘亏理由书（财固10），并附有关证明材料（如被盗、火灾损失需附公安机关证明）列销固定资产。 第十五条设备调拨1.公司设备主管部门担任公司范围内设备调拨。使用单位填写设备调拨申请单（附表5）一式六份，经分公司审核后报公司审批。 2.依据公司设备调拨通知单（附表6），由调出单位填写固定资产接收、移交记录（财固-6）一式六份，并和固定资产卡片原件、有关技术材料一并移交给调入单位。经交接双方单位签章后，调入和调出单位应按固定资产接收、移交记录（财固-6）规定的时间进行列账和销帐。 第十六条设备封存（启封）1.估计连续停用3个

17、月以上的设备，应封存。设备封存期间严禁使用和租赁。 设备封存（启封）由分公司担任审批，报总公司备案。封存一年以上的设备，应调剂使用或有偿转让。 2.设备封存（启封），由设备使用单位填写设备封存（启封）申请表（附表7）一式六份，报分公司设备主管部门审批，并调整固定资产账项。3.设备封存当年有效。 5.请简述一般办公室如何确保办公设备平安用电 1、妥当接地 (1)沟通地与直流地不能短接或混接，否则会形成严峻干扰。 (2)平安地系统也需要与沟通、直流地分开，单独与大地相连。 2、有关供电系统 (1)对电压的要求如下： A 电源电压为沟通电压220V10%，电源频率为50HZ。 B 电压要相对稳定，由

18、于电压波动将影响计算机的牢靠运转。 C 不能突然掉电。 (2)为防止电源毛病而影响计算机系统或其他设备的牢靠性，通常实行以下措施： A 供电功率留有足够的余量。 B 采纳噪扰抑制器对电器噪扰进行衰减，提高抗干扰力量。 C 电源插座公用，不要与其他电器共用电源插座。电源插座最好配有5A的保险，防止电源短路而损坏计算机内部器件。 D 若没有UPS不间断电源而突然掉电，应马上关闭电源，等电源稳定后防能开机。 6.办公用品清单 A、办公设备 保险柜、白板、标签机、传真机、打印机、电话机、复印机、考勤机、 收银机、碎纸机、装订机、塑封机、热熔机、带膜机、支票打印机、钥匙箱、点验钞机、 电子白板、投影机、

19、幻灯机、打字机、一体机、铁柜、空气净化器、胶装机 B、电脑耗材 各种原装以及品牌硒鼓、墨盒、打印机填充墨水、软盘、刻录盘、鼠标鼠标垫、健盘、电脑清洁用品、耳机 ） C、数码系列 U盘、MP3播放器、数码录音笔、移动硬盘、数码摄像头 D、办公用纸 复印纸、打印纸、传真纸、相片纸、收银纸、彩喷纸、信纸/稿纸、包装纸、 卡纸、海报纸、皮纹纸、宣纸、名片纸、其他纸品 E、办公用笔 白板笔、钢笔、记号笔、毛笔、签字笔、荧光笔、圆珠笔、中性笔、台笔、笔芯、 铅笔、铅芯、激光笔、绘图笔、油漆笔、光盘笔、粉笔 F、财务用品 点验钞机、号码机、手提金库、印章箱、凭单凭证、表格单据、档案用品、复写纸， 财务附件、

20、账皮帐芯、账簿账册、印台、印油、原子印章、转轮印章、组合印章、信封信纸 G、本、簿类 记事簿、日记簿、万用手册、来宾签到册、地址簿、电话簿、活页簿 H、桌面用品 笔筒、笔座、打孔器、地球仪、放大镜、日历座、湿指器、书立、文稿架、写字板、 告示贴、标签系列、便条纸、订书机、起钉器、胶带/双面胶、修正液、修正带、胶水/胶棒、 名片盒、名片册、削笔器、转笔刀、笔盒、笔袋、板擦、壁纸刀、剪刀、垫板、三针一钉 I、材料管理 文件柜、文件筐、文件盘、报刊架、杂志架、展现架、公文篮、档案盒 J、文件夹册 板夹、公事包、证件卡、材料册、弹簧夹、打孔夹、抽杆夹、文件套、像册、名片册、 票据夹、拉链袋、按扣袋、档

21、案袋 K、测绘用品 绘图笔、绘图橡皮、绘图模板、绘图圆规、测绘用尺 L、装订用品 装订胶片、装订夹片、装订胶圈、热熔封套、封面纸、装订机、热熔机、凭证装订机、塑封膜 M、日用劳保 日化清洁用品、劳保用品、食品/饮品、生活用纸、纸杯、灯泡灯管、证书奖状、胶卷、 指示牌、电源插座、电池 N、商务礼品 案头摆设 服务类（电脑、打印机、传真机修理，名片、胸卡、布标、铜牌制造，数码彩印， 文本装订，文字录入 7.你所了解的现代办公设备有哪些 一、计算机：计算机（computer）俗称电脑，是一种用于高速计算的电子计算机器，可以进行数值计算，又可以进行规律计算，还具有存储记忆功能。是能够根据程序运转，自动

22、、高速处理海量数据的现代化智能电子设备。由硬件系统和软件系统所组成，没有安装任何软件的计算机称为裸机。可分为超级计算机、工业掌握计算机、网络计算机、个人计算机、嵌入式计算机五类，较先进的计算机有生物计算机、光子计算机、量子计算机等。 二、打印机：打印机（Printer） 是计算机的输出设备之一，用于将计算机处理结果打印在相关介质上。衡量打印机好坏的目标有三项：打印辨别率，打印速度和噪声。 打印机的品种许多，按打印元件对纸能否有击打动作，分击打式打印机与非击打式打印机。按打印字符结构，分全形字打印机和点阵字符打印机。按一行字在纸上构成的方式，分串式打印机与行式打印机。按所采纳的技术，分柱形、球形

23、、喷墨式、热敏式、激光式、静电式、磁式、发光二极管式等打印机。 三、扫描仪：扫描仪（scanner），是利用光电技术和数字处理技术，以扫描方式将图形或图像信息转换为数字信号的安装。 扫描仪通常被用于计算机外部仪器设备，通过捕获图像并将之转换成计算机可以显示、编辑、存储和输出的数字化输入设备。扫描仪对比片、文本页面、图纸、美术图画、照相底片、菲林软片，甚至纺织品、标牌面板、印制板样品等三维对象都可作为扫描对象，提取和将原始的线条、图形、文字、照片、平面实物转换成可以编辑及加入文件中的安装。扫描仪中属于计算机帮助设计（CAD）中的输入系统，通过计算机软件和计算机，输出设备（激光打印机、激光绘图机）

24、接口，组成网印前计算机处理系统，而适用于办公自动化（OA），广泛应用在标牌面板、印制板、印刷行业等。 四、复印机：复印机是指静电复印机，它是一种利用静电技术进行文书复制的设备。复印机属模仿方式，只能照实进行文献的复印。 数字式复印机将使图像的存储、传输以及编辑排版（图像合成、信息追加或删减、局部放大或缩小、改错）等成为可能。它可以通过接口与计算机、文字处理机和其他微处理机相连，成为地区网络的重要组成部分。 五、传真机：传真机是应用扫描和光电变换技术，把文件、图表、照片等静止图像转换成电信号，传送到接收端，以记录形式进行复制的通信设备。 8.办公用品专刊说明是什么 办公用品，指人们在日常工作中所使用的帮助用品，办公用品次要被应用于企业单位，它涵盖的品种特别广泛，包括：文件档案用品、桌面用品、办公设备、财务用品、耗材等一系列与工作相关的用品。 办公设备，泛指与办公室相关的设备。办公设备有广义概念和狭义概念的区分。 狭义概念指多用于办公室处理文件的设备。例如，人们熟识的传真机、打印机、复印机、投影仪、碎纸机、扫描仪等，还有台式计算机、笔记本、考勤机、装订机等。 广义概念则泛指全部可以用于办公室工作的设备和器具，这些设备和器具在其他领域也被广泛应用。包括电话、程控交换机、小型服务器、计算器等。 办公设备与办公耗材不同，可以说，买办公设备是购房，买办公耗材是装修。