MRO资材采购业务指南.docx

1、MRO资材采购业务指南标准名MRO器材采购业务指南修订号码页数01/19第一章 总则第1条 (目的)本指南明确规定了海外法人(以下简称“法人”)所发生的与各种MRO器材购买业务相关的业务标准和工作程序及方法，旨在最大限度地提高工作效率。第2条 (适用范围)本指南规定了法人在进行MRO器材采购申请、采购、库存管理及货款支付等相关业务时的工作程序。第3条 (用语定义)1.MRO(Maintenance Repair Operating)器材虽然不是进行生产时直接需要的物资，但是使公司得以顺利运转所需的物资，包括除了原材料以外的所有器材，本公司将其分为Spare Parts、一般消耗品和定期消耗品。

2、(参照附件1MRO器材品目分类表)2Spare Parts作为设备维护所需物资，由法人的设备维护部门进行总管。3一般消耗品(非库存管理品目)根据特定部门的购买申请而进行购买的物资。4定期消耗品(库存管理品目)有2个以上的部门共同使用，采购部门对总需要量进行统计，事前购买后在MRO共同仓库进行管理，根据部门要求进行出库的物资。第二章 责任与权限第4条 (采购申请主管部门)采购申请主管部门是决定MRO器材规格和预算的部门，S/P及测量仪由法人设备维护部门，消耗品由法人所有部门负责。第5条 (采购主管部门)是决定MRO器材价格及购买企业的部门，由法人采购部门负责。第6条 (货款支付主管部门)根据MR

3、O器材入库凭证向企业支付货款的部门，由法人财会部门负责。第三章 业务程序第7条 (执行审议及P/R作业)1执行审议1.1. 采购申请负责人应进行以下工作。1)了解库存情况采购申请负责人根据各部门各器材适当库存标准，对于不足部分取得内部批准后申请采购。 2)起草执行审议书1根据规定样式，起草执行审议书，按照报批规定获得内部批准和管理部门负责人的同意。但，定期消耗品以“定期消耗品申请书”代替。2在执行审议书上必须写明产品名称、规格、数量、品牌、预算金额，如为新购买产品，要附上产品说明书和用途说明书。3对于采购部门要求增加预算的在修改了执行审议书上的金额后重新报批并取得同意。3)采购申请在执行审议书

4、上追加记录获审批者批准的P/R号码后，将执行审议书全部复印，交给采购负责人。4)在申请部门管理台帐上进行登记对于被通知采购的采购件一定要在管理台帐上进行登记，在从仓库领收之前一并管理。1.2. 申请部门审批者应进行以下工作。1)审批执行审议在批准执行审议(以下包括“定期消耗品申请书”)前一定要先了解申请购买的器材的现况，确认是否适当后再进行批准。1.3 管理部门负责人应进行以下工作。1)对执行审议进行协议对于已由申请部门审批者批准的执行审议书，确认审议书上预算的适当性，决定是否给予批准，进行协议。1.4. 紧急申请 由于发生紧急情况，不可能按正常步骤起草执行审议书时，必须由申请部门审批者向采购

5、部门审批者进行通报，在达成口头协议后再进行采购，并在第二天内填写执行审议书并报批法人长批准后，向采购部门通报。1.5. 文件保存期限执行审议书及附件需保存5年。2. P/R作业2.1. 申请负责人应进行以下工作。1)确认器材编码并进行申请1执行审议书获得批准后，根据产品规格，在SAP R/3中确认是否存在该器材的编码。2如果不存在，通过MRO编码赋予系统(SPARE PARTS为PIMS，消耗品为BCS)，申请新编码。(必须输入事项：产品名称、规格、数量、单位、品牌)2)生成P/R1申请负责人利用该产品的编码在SAP R/3填写P/R。* P/R管理项目i) 非库存品目(在处理GR时GI也同时

6、进行的品目) 消耗性：在Account assignment category中指定为“K” 成本中心选择与申请者所在部门相关的内容。资产性/投资性： 在Account assignment category中指定为“A，M”。通过事前生成资产号码，进行部门资产登记。ii) 库存品目(GR与GI分别进行的品目)消耗性、资产性/投资性：指定为MRO器材用Storage Location。iii) 共同输入事项预算：获得批准和已达成协议的执行审议书上的预算金额Plant：申请者所属部门Plant申请者：按照“申请者姓名(内线电话)”形式输入。iv) P/R按照采购部门制定的各器材采购负责人所属采购

7、小组分类填写。2采购部门要求增加预算的采购件也必须以被批准的价格对P/R进行修改后再执行。2.2. 申请部门审批者应进行以下工作。1) 批准P/R 确认是否与执行审议书的内容一致后，在SAP R/3进行批准。2.3. 采购负责人应进行以下工作。1)批准器材编码并通告采购负责人每天通过MRO编码赋予系统(消耗性器材为BCS)确认新申请的编码是否有重复，并确认必须填写事项后，迅速判断是否予以批准，并将结果用Single通知申请者。但，根据法人情况，采购负责人也可根据申请部门的编码生成申请直接申请编码。* SPARE PARTS由总部的PIMS管理负责人决定是否批准。第8条 (执行审议书的接收与报价

8、工作)1. 执行审议书的接收1.1. 采购负责人应进行以下工作。1)管理接收明细单在接收审议书时一定要在执行审议书上标明接收日期，并在管理台帐上进行登记。2. 报价工作2.1. 采购负责人应进行以下工作。1)要求报价 参与企业数原则上应以明确均等的条件向2家以上企业提出报价请求，但以下情况为例外。* 作为单一报价处理i) 专利产品、试用新产品等购买处为特定企业时ii) 与本公司共同开发，需要对外保密时iii) 为了保证质量或因技术研究关系，必须依赖供货企业的技术时* 省略报价单 签订单价合同的产品在合同期内进行采购时。 按产品特性的参与企业选择基准i) 签订单价合同的产品a. 为了决定合同单价

9、，需以法人所在地供货商和其他地区供货商为对象同时进行。但，如果其他地区供货商所报价格比本地供货商所报价格低时，可以以此价格为根据，对本地供货商的价格进行诱导。b. 即使单价合同期限为1年，也应在每个季度调查、了解市场情况。ii) 未签订单价合同的产品基本上以本地供货商为对象进行，但如属以下情况必须与其他地区的供货商报价相比较。a. 在4个月期间价格无变动时b. 所报价格被提高时3在选择报价企业时的优先顺序i) 产品品牌(调查是否有直接交易可能性和出库价)ii) 营业所及总代理店iii) 各地代理店及销售店iv) 本公司客户中可以供货的企业2)接收报价报价单必须是封印好且在截止日期前收到的文件。

10、3）要求二次报价 报价单拆封后如果审批者有进行二次报价的指示，或负责人判断有协商的必要时，必须在当天内向该企业提出提交第二次报价单的要求。 此时的报价单提交截止日和最初提交截止日期相同，但如果属于协商报价，则可以提示新的截止日。4）管理报价 如是为了进行市场调查，马上开封也无妨，如是为了决定个别价格和选择供货企业，需交给采购部门审批者开封。 已提出的报价单不能返还或作废，要附在相关合同审议书或报告书后，不管是否中标都不得泄露报价内容。2.2. 采购部门审批者应进行以下工作。1)对报价进行开封及确认每日业务开始和结束时将从采购负责人处接收的报价单一并开封并确认。2)决定是否进行二次报价报价单开封

11、后发现内容和提出的基本条件不同，或没有比执行审议书上的预算更低的企业时，指示进行二次报价。此时参考第一次报价单决定二次报价提交公司。2.3. 文件保存期限报价单和单价合同产品清单等相关文件须保存5年。第9条 (决定报价及选择供货企业)1. 决定价格1.1. 采购负责人应进行以下工作。1) 决定内定价 以从前购买价格和(非)定期市场调查为依据决定，不能对外泄露。 在决定内定价时，需考虑购买数量的多少、交货的难易度、交货期的长短、运输等交易条件。 内定价不得超过申请部门拟定的预算，如果预算不够，需提出计算内定价的依据，向申请部门提出增加预算的要求。2) 合同及价格协商在将报价单开封后，即使最低报价

12、低于内定价，根据采购负责人或采购部门审批者的判断，也可以进行价格协商。但，货款支付基准和交货期须符合要求报价时提出的条件。1.2. 采购部门审批者应进行以下工作。1) 对于以下产品直接参与合同及价格协商。 需签订单价合同的产品 有必要事前进行储备的产品 虽然单价很低但总金额很高 其他以相关公司为对象的购买2. 选择供货企业为了使依据价格决定入选的企业成为最终供货企业，必须符合以下“交易企业基本条件及资格”2.1. 交易企业基本条件及资格1)根据本公司评估标准，被登记为可交易企业的企业。2)对于定购产品可以保证稳定的供货量和质量的企业。3)拥有或租赁了履行供货所需设施的企业。4)根据相关法令的规

13、定，获得了许可、认可、执照或符合相关资格条件的企业。5)如为需对安全进行检测的企业时，需通过相关机构的检测。6)未被发现有贿赂集团内职员的行为，不是由有过受贿经历的退职人员经营的企业。7)在价格、质量、交货期等方面信誉良好的企业。8)具有适当水平的技术实力、管理能力、竞争力、信息提供能力、合作可能性的企业。9)财务结构及经营者意识结构良好的企业。2.2. 交易企业基本条件及资格的例外情况以下情况即使不能满足交易企业基本条件及资格，在得到部门负责人的批准后可作为例外处理。1)由于紧急情况无法事前对企业进行评价的新交易企业。2)专利产品或试用新产品所有企业。但在这种情况，采购负责人得在最初进行交易

14、后1年内对该产品的一般化和发掘代替品做出努力，并将结果报告给审批者，保存记录。3) 需要保密的产品、共同开发产品或需要利用交易企业所拥有技术时。第10条 (合同审议书)1. 合同审议书1.1. 采购负责人应进行以下工作。1）起草合同审议书根据规定样式起草合同审议书，附上执行审议书副本、报价单、个别合同书（已标明合同条件的），并依据报批规定获得批准。 追加附件 如从前有过购买记录 须附上相关合同审议书的副本(包括P/O号码,最终选定企业，支付价格等)。 如为单价合同品目 须附上单价合同清单中相关部分的复印件2）在管理台帐上登记对于已获批准的审议件将其登记在管理台帐上，在产品入库及付款前进行一并管

15、理。3)记录P/O号码P/O获得批准后，在合同审议书上追加记录获批的P/O号码。1.2. 采购部门审批者应进行以下工作。1)批准合同审议书 与执行审议书的内容相比较，审查合同审议书的内容是否适当后批准。 利用SAP R/3确认是否有过购买纪录 利用SAP R/3了解该器材的库存情况，避免发生库存过多的情况。2) 单价合同书的管理 如属签订单价合同的产品，同时检查相关个别单价合同书的管理状态。1.3. 文件保存期限合同审议书及附件须保存5年。第11条 (P/O)1. P/O1.1. 采购负责人应进行以下工作。1) 在P/O生成前确认必备事项A.已被批准的合同审议书B.由申请部门生成并被批准的P/

16、R2)Purchasing Master Data作业 合同(Contract)管理所有器材都通过合同功能加以管理。 ) 新品目 合同审议书完成后，如该品目的供货商为新交易企业，先在Vendor Master登记后，再生成合同, 如为有过交易的企业，按增加合同项目进行。 ) 旧品目 对于事前已签订单价合同的品目，仍使用原有合同， 如不是，按照前一项新品目的规定处理。 Source List管理 Source List的期间设定与合同相同。 3) 生成P/O 确认执行审议书上记录的P/R号码，并利用其生成P/O。 P/O必须与合同审议书上记录的内容和条件相一致， 如果在生成P/O前，发生了变动事

17、项，必须在修改合同审议书并再次获得批准后 再以此为依据生成P/O. 但，如果价格发生变动，必须根据申请部门的要求，对P/R进行变更后， 依据变更后的P/R生成P/O. 在P/O Sheet上得标明以下文字,实物必须与Invoice一起发送，在Invoice上必须标明 产品P/O号码、P/O Item号码、器材编码、Description、数量. 为了使用以入库基准为根据的ERS处理I/V(生成凭单)，在P/O中需选择GR-Based I/V, ERS, GR功能。但，即使是采用分件生成凭单的法人也得采用以入库为基准的货款支付规定，因此得选择GR-Based I/V功能。4) 发送P/O1向企业

18、发送将已获得审批者批准的P/O Sheet打印并获得管理者签字后，将其发送给企业。2向仓库管理者发送将已获得批准的P/O Sheet复印件2份在当日内发送给仓库负责人，在入库时作确认用。2.2. 采购部门审批者应进行以下工作。1) 批准P/O确认是否与合同审议书内容一致后予以批准。2.3. 仓库管理负责人负责以下内容。1)在接到的2份P/O Sheet上盖上印有“企业负责人、仓库负责人、采购负责人、采购部门管理者”确认栏的图章后另做保管，以备入库时确认用。2)将接到的P/O Sheet的内容登记在仓库管理台帐上。2.4. 文件保管期限P/O须保管5年。第12条 (入库及出库(器材管理)1.入库

19、(G/R)1.1. 仓库负责人应进行以下工作。1) 负责所有MRO的接收工作2) 在从企业接收实物时，将一起接收的发货清单与P/O内容进行比较，确认是否有问题。3) 如果没有问题，企业负责人及仓库负责人在接收的2张P/O Sheet上写上接收日期并签名。4) 在SAP R/3中以P/O号码为基准，对所接收的数量做入库处理。此时将系统生成的Material Document号码登记在仓库管理台帐上。5) 将货物按产品分类分别放在事前指定的位置，以便查找。6) 通过Single及电话通知采购申请负责人货物已到，让其马上来收领。7) 将接收的发货清单与企业负责人、仓库负责人已确认过的1张P/O Sh

20、eet在第二天早上9点之前交给采购负责人。1.2. 采购负责人应进行以下工作。1)按发行的P/O的交货期，确认货物入库状态，避免发生交货延迟。2)以从仓库负责人处接收的发货清单和签过字的P/O Sheet为根据，确认系统是否已做G/R处理。确认发货清单上的交货日期与入库处理日期，避免发生入库迟延。3)签过字的P/O Sheet和发货清单将作为核查和支付货款的凭证，所以应另加保管。但在生成个别凭单时，将其交给当日I/V主管部门财会部门。4)每周六以仓库管理台帐和SAP R/3的G/R清单、库存数据为依据实施实物核查作业。1.3. 文件保管期限 与入库相关的文件及仓库管理台帐须保管5年。2. 出库

21、(G/I)2.1. 采购申请负责人应进行以下工作。1) 接收货物1如为一般消耗品和S/P，在得到仓库负责人入库结束的通知后马上接收货物。此时，申请负责人在仓库管理台帐上签字后，由仓库负责人在申请部门管理台帐上签字。2如为定期消耗品，针对所需数量填写“定期消耗品申请书”，获得审批者批准后，在申请部门管理台帐上登记后，将“定期消耗品申请书”复印件交给仓库负责人，收领货物。此时，申请负责人在仓库管理台帐上签字后，由仓库负责人在申请部门管理台帐上签字。2) 货物管理对于收领的货物，在部门内指定地点保管、使用，使用时对日期、数量及使用者进行登记、管理。2.2. 仓库负责人应进行以下工作。1) 转交货物1

22、如为一般消耗品和S/P，在转交货物时，让申请负责人在仓库管理台帐上签字，仓库负责人则在申请部门管理台帐上签字。但，实物转交数量要与P/R申请数量一致。2如为定期消耗品，必须接收“定期消耗品申请书”并以其为依据转交货物，“定期消耗品申请书”另行保管。此时，申请负责人在仓库管理台帐上签字，仓库负责人则在申请部门管理台帐上签字。3实物必须以先入先出原则管理。2) 出库管理 如为定期消耗品，在转交货物后马上在系统中做出库处理，其内容必须与仓库管理台帐的内容相一致。2.3. 采购负责人应进行以下工作。1)如为定期消耗品，确认每日的库存情况，不发生库存低于规定数量的现象。2)每周六以仓库管理台帐和SAP

23、R/3的G/I清单、库存数据为依据实施实物核查作业。2.4. 文件保管期限 与出库相关的文件须保管5年。3. 器材管理3.1. 仓库库存管理采购负责人和仓库负责人每周六须以以下内容为依据核查仓库库存，如有出入，分析发生出入的原因，向采购部门管理者报告。* 相关记录1) 发送给仓库的P/O Sheet、有入库签名的P/O Sheet2) 系统入、出库现况3) 定期消耗品申请书4) 仓库管理台帐5) 申请部门管理台帐3.2. 工程库存管理采购负责人和现场负责人每周六须以以下内容为依据核查仓库库存，如有出入，分析发生出入的原因，向相关部门管理者报告。* 相关记录1) 申请部门管理台帐2) 各部门使用

24、日记3) 仓库管理台帐第13条 (生成凭单和支付货款)1.生成凭单1.1. 采购负责人应进行以下工作。1) 生成凭单(A/P)根据各法人的货款支付规定，在规定日期以系统入库现况为基准，使用ERS生成凭单并打印，附上凭证报批。但，采用分件个别生成凭单的法人，在生成凭单前要先确认以下凭证，以在接收Invoice的当天支付为原则。* 凭证 合同审议书复印件 有入库签名的P/O Sheet Invoice1.2. 采购部门审批者应进行以下工作。1)确认是否有入库疏漏先确认SAP R/3 G/R清单，检查是否有入库或I/V疏漏。2)凭单批准 确认打印出来的凭单和附上的凭证是否有问题。 获得批准的凭证应马

25、上交给财会负责人。1.3.财会负责人应进行以下工作。1)解除A/P凭单的Block确认从采购部门接收的凭单后，在SAP R/3中将该凭单的Block解除。2)报批结算将标有Block已被解除的确认用清单打印出来，附上凭单向财会部门审批者报批。1.4. 财会部门审批者应进行以下工作。确认报批凭单的附件和A/P Block解除是否有问题后予以批准。1.5. 文件报告期限凭单与凭证等附件须保管5年。2. 货款支付2.1. 财会负责人应进行以下工作。1) 支付货款根据针对各企业规定的货款支付条件在支付当日通过银行转帐支付。但如不能通过银行支付，需支付现金时，一定由采购部门管理者确认入库和I/V内容后直

26、接交给企业代表。2.2. 财会部门审批者应进行以下工作。1) 随时以SAP R/3为依据检查财会负责人的货款支付现况。第14条 (合同) 1.1. 合同的原则1) 合同须在双方平等的立场，根据当事人的协议而签订，依据信用和诚实的原则加以履行。1.2. 合同的种类1)基本交易合同对交易的一般事项做了定义，根据规定的样式，须在企业登记时签订，以所有企业为对象。2)定期单价合同 购买者和供货者约好进行交易，双方就物价在一定期间不变达成协议。 当器材为反复使用物资、使用量大、供应不稳定时，为了保证器材的稳定供应而签订。a. 1年合同：合同期为1年合同b. 半年合同：合同期为6个月的合同 单价合同在合同

27、审议书批准后签订，将单价合同产品清单附在合同审议书后一起管理。1.3.个别合同1)基本交易合同原则上为1年。2)定期单价合同虽然原则上也为1年，但也可以考虑器材的性质和市场情况定为1年以下。3)个别合同根据器材需要时期，与交易企业相互协商签订。1.4. 货款支付标准1) 根据法人的货款支付条件支付。1.5. 合同书保管所有合同书均一式两份，双方签字后各保管一份。1.6. 文件保管期限合同书须保管5年。第15条 (市场调查)1.1. 定义不仅调查单纯形成市价的市场，同时还调查、分析对形成价格具有影响的所有内部、外部因素。1.2. 一般原则1)计划性原则由于器材很多样，因此需在事前树立何时进行市场

28、调查的分期市场调查计划，使市场调查具有一贯性和持续性。2)及时原则市场调查需在规定日程内完成。3)选择调查时间的原则由于市场的供求状况和价格随时变化，需注意选择调查时间。4)准确性原则由于市场调查的准确性会直接反映到采购政策的决定，必须准确。1.3. 种类1) 基础调查1为了预测一般经济动向而实施。2调查基础器材的市价、供求变化、相关企业的动向等。2) 分产品调查1调查现在正在采购的器材的供求及价格动向。2作为结算和决定价格的资料使用。3作为决定购买时机和数量的资料使用。3) 调查流通途径1调查产品从出厂到购入公司的流通过程。2可以在今后追加发掘供货商等政策决定时使用。4) 调查企业动向1调查

29、目前正在供货的企业的事业扩大、转移、企业员工等变动事项。2有助于获得稳定的供货商和管理。1.4. 方法1) 资料调查 根据第三机构发行的相关资料进行调查 (经济报纸、统计资料、产品介绍、定期刊物等)2) 当地访问调查 直接访问工厂、产地、代理店、特约店、专卖店等收集信息和资料。3) 其他1参照相关公司及其他公司的类似事例进行调查。2根据对比报价调查。1.5. 形态1) 定期市场调查1每年3月实施，以所有产品为对象。2每季度为检查签订单价合同的产品的价格而实施。2) 临时市场调查 在需要检验个别产品价格时实施。但，在所有情况下，原则上都要对法人所在地和其他地区同时实施调查，相关文件需与市场调查报

30、告一起保管。1.6. 文件保管期限 与市场调查相关的问题须保管5年。第16条 (新交易企业登记)1. 采购负责人应进行以下工作。1.1. 确定对象企业1) 在选择供货商时，比从前的供货商提出的报价低，在合同审议书上被决定为最终供货商的新交易企业。2) 在进行市场调查时，由于比从前的客户报价低而获得的新交易企业。但在这种情况，需要在选择供货商和选择单价合同企业时再次比较报价，在被选为最终供货商后才能成为新交易企业。在所有情况下，原则上只有符合“交易企业基本条件和资格”的企业才能登记。1.2. 准备需要文件1) 企业注册证2) 客户管理卡3) 企业登记申请书(标明选择该企业的根据)4) 企业货款收取存折复印件1.3. 申请供货商编码将已获批准的企业登记申请书复印件交给供货商编码赋予负责人，申请供货商编码。1.4. 转交企业货款收取存折复印件交给货款支付主管部门，可以输入与货款支付相关的企业信息。2. 采购部门审批者应进行以下工作2.1.