公文拟写的步骤与方法.docx

1、公文拟写的步骤与方法 公文拟写的步骤与方法 公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作相似，但是由于公文在性质、作用及其写作要求上不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。 公文的拟写通常按以下步骤进行。 一、明确发文主旨任何一份公文都是根据机关工作的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即公文的主题和发文的目的，包括以下几项内容：1、文件的中心内容是什么？比如布置工作，提出主要抓哪些问题，主要成绩及存在问题，下一步的打算；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决什么问题等。2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级机关来文所反映

2、的问题，是写一个指示或复函，还是写一个带有规定性质的通知等。3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，是向上级领导机关汇报，还是向下级所属单位介绍和推广工作经验；是给领导干部、有关部门工作人员阅读，还是向全体干部或人民群众进行传达等。4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方机关了解，还是要求对方机关答复，是要求各收文机关贯彻执行，还是供对方参照执行、研究参考、征求意见等。总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有首先对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草文件。二、收集有关材料，进行调查研究发文的目的和主题明确以后，就可以围绕这个主题收集材料和进行一定的调查研究，当然

3、，这也要根据具体情况，并不是拟写每份文件都要专门进行这一步工作。例如，拟写一个简短的命令、通知，写一封内容比较简单的公函，呈报一项请示等，一般来说不需要专门做收集材料和调查研究的工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但是对于问题比较复杂，或虽有领导人对问题处理的原则意见，但还没有形成具体有观点和材料，还要进行具体分析和归纳；或拟写篇幅较长的文件，拟定工作计划、进行工作总结，起草规章、条例，拟写工作指示和领导人讲话等，往往都需要收集有关材料和进行一些调查研究工作，因为概念的形成过程，判断的形成过程，推理的过程，就是调查和研究的过程，就是思维的过程。人脑是能够反映客观世界的，但是要反

4、映得正确很不容易。要经过反复的考察，才能反映得比较正确，比较接近客观实际。写出的文件要符合实际，也必须经过这样一个过程。怎样为拟写文件收集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中收集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅党和国家有关的方针政策和指示精神，上级机关布置的任务，本部门去年的工作计划和工作总结，以及参考兄弟单位的有关工作计划等。还要认真研究本部门今年面临的形势，今年的中心任务，上级要求；本部门当前的工作状况，存在的有利条件和不利因素，有什么潜力；研究针对实际情况应当提出哪些具体指标，需要采取什么保证措施等。再如，拟写一个全面的工作总结，需要查

5、阅原订的工作计划，上级机关颁发的主要的领导性文件，这一时期本机关制发的主要文件、下属机关报送的主要文件，有关的重要会议文件，本机关的大事记等；请本机关各个部门的同志开个座谈会，了解各部门的工作情况和工作体会，召集有关人员酝酿讨论总结提纲等。在全面调查和收集了有关材料的基础上，分析研究主要进行哪几项工作，取得的主要成绩及其原因，工作中的主要经验教训等。总之，收集材料和调查研究，是一个充分酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材，了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识上的飞跃，从感性认识上升到理性认识。三、拟出提纲，安排结构在收集材料调查研究的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写文

6、件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。 提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题、依次再写什么问题，主要分作几层意思等。篇幅较长的比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲又当别论了。拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点、可以召集一定的会议进行

7、集体讨论研究和修改，使提纲益臻完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。四、落笔起草，拟写正文结构安排好后，要按照提纲所列顺序，开宗明义，紧扣主题，拟写正文。写作中要注意两点。1、要观点鲜明、用材得当。也就是说要用观点统帅材料，使材料为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点一致。行文当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可，或词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云，无所适从，或者容易产生误解，造成歧义，便会贻误工作和造成不应有的损失。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞，缺乏根据，不易信服。而只罗列材

8、料没有鲜明的观点，则会使人弄不清楚要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是工作报告和情况汇报、经济情况介绍等一类的文件，需要既有观点，又有材料。观点和材料的关系，如同骨头和肉的关系一样，有骨有肉才显得丰满、生动、有力。例如，阐明某项方针、政策的指示和意见、往往要指出工作中的主要成绩、存在的问题、值得注意的倾向，指明怎样去做会有什么好处，指明不应当怎样做，做了容易产生什么后果，会有什么不利等。总之，要向对方晓以利害，使之深刻理解自己的意图的可行性和必要性，就有必要恰当地运用一些具体材料来说明一定的道理。再如，写一份工作简报、调查报告、通报或经验介绍，都要选用一定的典型事例和典型人物的材料，以达到

9、交流情况，具体反映问题，或有生动的事实表彰、宣传或教育、警戒的目的。这样写的文件，有理有据，才能使人感到生动真实，乐于信服。我们在调查研究中收集到的材料是多种多样的，使用材料时必须经过选择与剪裁，使材料能够说明观点，并具有典型性。也就是说要下一番去粗取精、去伪存真的功夫。选材要恰当，要为表达发文的意图服务。运用材料紧密围绕观点，这就是我们所说的用观点统帅材料。材料用得不当，不说明问题，就会出现材料与主题脱节的现象。这样的文件，会显得结构松散而杂乱，是缺乏说明力的。因此，不能说明问题的材料，宁可不用，不可滥用，材料堆砌、生搬硬套，都是要不得的。拟写文件要保持严肃性，要求用材料说明观点，用观点统帅

10、材料，是说观点必要有实际材料加以说明，运用材料必须紧密结合观点；绝不是说可以事先主观地划出一个思想框框，然后去拼凑材料，没有材料就去编造、移花接木、渲染拔高，用一些偶然性的、非本质的虚假的东西作为表达某种观点和意图依据。这样来写文件，是违背实事求是的根本原则，是决不容许的，必须严加禁止。还需要说明的是，拟写文件要有观点和材料，也并不是说任何文件都必须具有这两个方面。例如，一封介绍信、一个具体问题通知、一个简要的批复、一项法规、法令等，一般都不需要引用什么材料来阐明观点，而主要是说明具体意见、要求和规定，交代有关事项和做法等。2、要文句简练、交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺

11、，又要注意交代问题清楚明了。如果为了说清楚问题，就写得啰嗦冗长，是不可取的；而为了简便省事，交代不清，使人莫名其妙，也是不符合要求的。正确的写法，应该是宜简则简，宜详则详，详略得当。叙述的文字力求简练；需交代的重点，如文中涉及的人名、地名、机关名称、或者使用规范化简称，简称必须是人所共知的，并且要注意不与其它机关发生重复和不至于误解，不得随意乱用简称。如将××省委组织部、宣传部简作×省组宣会使人看不用代称沪、渝。县以下不为人们熟知的地名，前面应冠上所属的省名、地区名、县名等。某些事物的全称很长，可以使用已为人们所熟悉的省略叫法，如两个文明、实现四化等。不得随

12、意创造使人难以理解的叫法。文中引用的有关论述，应注明出处。引用其它文件时，应写明它的发文机关、发文日期、发文号或文件的全标题；引用的语句，应加引号标明。文中提及的人名，如果不为对方所熟悉，在第一次出现时，应当写明他的职务、身份和全名，以下可以简称。文中遇有特别生僻的词语，应加以注释。总之，不能认为自己清楚的事，对方也必然会了解。要从对方考虑别人读了这份文件是否清楚明确。 一般来说，拟写文件不仅要注意文具通顺、遵守文法规则、正确使用标点符号，还要注意是否交代清楚了什么机关、什么时间、什么地点、什么问题、什么情况、什么原因、自己有什么处理意见、对对方有什么要求等。为使文件的主题鲜明、眉目清楚，除了

13、简短的文件外，一般均应开宗明义，首先交代全文的目的或结论，作为导语，然后再分几层意思说明，在全篇的结尾部分，还可以对全篇的要旨作一个适当的概括，并表明对收文机关的要求。例如要求这份文件在什么时间、什么范围传达，什么时间开始执行，请示答复或仅是上报备案等。 五、反复检查，认真修改 初稿写出后，要认真进行修改。写文章，须要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的。写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能成熟。拟写文件时，自己起草以后，一定要反复阅读几遍，仔细地逐字逐句斟酌修改，连标点符号也不要放过。 1、关于主题的修改。看主题思想是否正确，主题的论述是否集中，主题挖掘得是否深刻。只有主

14、题改好了，其他方面的修改才会有所依据。 2、关于观点的修改。修改公文要考虑观点是否正确，表达有无问题。凡属思想感情不健康，看法不够全面，提法不够妥当，概念模糊，以及推理、论证不合逻辑的地方，都要进行修改。3、关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来，如果文件只有观点而无材料，或者有了材料而不能说明观点，或者材料过多而湮没了观点，就要对材料进行适当的修改。4、关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，起承转合的调整，层次位置的改变，以及详略的更动等等。目的在于使文件更加严谨、畅达、匀称和完整。5、关于语言的修改。主要是修改不通顺的字句，不规范的字

15、以及标点符号，以达到语言准确、鲜明、精炼、生动的要求。修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。通过修改，不仅可以提高文件质量，为审核、签发打好基础，也可从中提高写作能力。 (一)含义、功用和性质函，是适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文文体。这里的函，指公函，是商洽性公文，又称询答性公文，多用于平行或不相隶属机关之间，作询问、答复、商洽、联系以至请求批准之用，不具呈报与指示作用。但又是郑重的公务，所以才称公函，是正式文件，要单编发函号、按程序制发、归档；与日常事务中的便函，像介绍信、慰问信、表扬信、批评信、贺信等不同，与私人信函也不同。

16、(二)类别1商洽、询问、请求批准的。2知照性的，即主动告知一件事，不需要答复。3答复问题、回复请求的。前两种是主动发出的，叫发函，后一种是受动答复的，叫复函。(三)格式和写法函的写法和书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻，粗暴的语气。1函头：印有名头的发函纸，单编发函号，发文字号中加函字。2标题：写发函机关，涉及事项，文种要写明是函还是复函。3上款：受函机关或领导人。4正文：发函大体是开头提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。结尾，要求何时答复及得体的礼貌用语，如请大力

17、协助为盼，望准予×x是荷，望能同意；请即函复，盼复，望早日函告等等。有附件要写明，为送物品材料的附函，主体上写了，函尾可不再写。复函开头说明针对的来函，如×月×日××号来函收悉，有时有必要概括函的内容写进去。主体写对来函所谈事项的态度主张。结尾，如同意可写希望，不同意可提供另外的办法，也要用礼貌语词。5下款：发函机关，年月日，公章。6函尾：抄送机关。(四)草拟公函应注意的问题1中心明确，不绕圈子。 2因由清楚，不讲空话。3讲究礼貌，不来客套。(五)例文简析例文1：关于拟派×××同志赴香港培训的函&t

18、imes;×工委：我部上海海运局海员医院，于一九八五年订购了一台美产高效液相色谱仪。现应卖方香港贝克曼仪器公司的邀请，拟派上海海员医院药剂师×××赴香港接受为期一周的培训。按订货合同规定，自广州至香港往返旅费及在港培训期间的交通、宿、膳费用，均由该公司提供。妥否，请函示。附贝克曼仪器公司邀请信、签报一份(复印件)××部一九八六年×月×日简析：例文l是商洽工作请求批准的发函，因为不相隶属而又是主管单位，所以用函。正文只四句话。前三句为一段，说明原委及条件，后一句另起，很有礼貌地提出，要求批准。写请函示

19、请电示皆可，因为是不相隶属的关系。下面是附件备查。写得明白利落。 在校学生没什么可写，结果罗列起了自己上过的课程，看到这种情形，你先不要发笑，因为搞不好你也犯有同样的错误哦！别看很多人已经工作有些年了，可是做起简历来，一样会理不清头绪，没法用清晰的语言证明自己。对于不少工作三四年的职场人来说，他们简历中最为常见的毛病便是语言抽象、表述笼统，工作经历一栏一不小心就变成了岗位描述、工作职责。他会向我们解释那份工作是做什么的，却根本看不出他自己做过什么、做得怎么样。比如这份简历：简历标题：张某某应聘人力资源职位简历正文：2018/01-现在 人力资源主管    工作地点

20、：宁波市工作职责和业绩：主要是负责酒店的招聘考核、人事培训、质检，协调酒店各个部门之间的关系。XX/11-XX/12 大堂副理    工作地点：义乌市工作职责和业绩：处理酒店的投诉，保持与客户之间的良好关系，协调员工之间、酒店部门之间的关系，所做出的工作一致得到客户的好评。像这份简历就是这样，应聘者先是向我们描述了大堂经理是干什么的，然后解释了一下酒店的人力资源主管是干什么。至于工作量大不大、他做得出不出色，通通不知道！如果大家都这么做，那么简历就会陷入这样一种怪圈：越是工作零零碎碎的人，越有东西可写；越是专业人才，写出来的内容越单一。所以有经验的hr就知道，有些

21、人的工作经历看上去挺丰富的，实际上形同打杂。关键点：工作内容杂而不精，只会让人怀疑你是否一直在打杂。我们再来看这一份简历：工作经历：北京*印刷有限公司印务  2018.7-2018.5  北京•协助整理印前标准化图文信息的管理流程，并获得公司好评。•深刻理解印刷品印刷工作相关模式，以及如何处理与印刷成本间关系。北京*房地产开发有限公司物业管理分公司实习  XX.6-XX.9  北京•参与公司业务网站创建设计，负责网站各功能协调安排•协助财务账目管理lg电子集团(中国)兼职  XX.1-XX.6 

22、 北京•提供cdma手机游戏系统设计改进方案•移动电话销售业务是不是看后依然不知道这位应聘者有多好，或者多不好？虽然简历上也有获得公司好评、深刻理解这些字眼，但是基本上属于套话，很难打动人。这就是语言笼统的结果。我之所以不建议大家在简历上写自我评价，也是因为这部分内容不好把握，一不小心就会变成套话连篇。什么叫积极主动？什么叫吃苦耐劳？什么叫富有团队精神？这些东西都是没法量化，没法证明给人看的。一个hr一天通常要扫几十份简历，这种话还看得少吗？与其写一大堆这种套话，还不如盘点一下你都干过哪些活儿呢！就像应届毕业生写课程一样，你可以写诸如岗位职责一类的东西，但是必须加以说明，说

23、明你做了哪些具体的东西，做得怎么样，把它们尽可能地量化，这样它才能转化成工作经历。平时工作比较细心的人就知道，工作总结、报表等也是如此，越精确越能反映事实真相，也越有利于领导或客户与你沟通。关键点：汇报工作时也要尽量量化，这样才能让领导了解准确情况，以便及时发现问题、调整计划。像这份简历就写得有血有肉：工作经验：2018/8-至今：北京*文化交流中心策划部编辑负责单位分配的各项策划项目，写出方案流程并负责后期实施，先后参与2018*杯残疾人轮椅大赛、指优创业残疾人速录培训活动、红旗飘飘迎国庆大型系列演出等6场大型活动，设计流程方案并制作活动所需的各种文案、表格； 其中，优秀残疾人企业家表彰大会

24、和新农村建设十大领军人物表彰大会两场活动受到广泛好评，独立撰写的个人专访那……发表在*月刊上，并被30多家媒体转载；与关心下一代工作委员会合作，策划成立大爱*基金，负责申请、发起并组织活动的进行；完成领导分配的其他工作，如协助其他部门做活动预算，协助市场专员开展活动，联系招商活动。其实，他还可以再细化一下，比如说这个基金会规模有多大，做过哪些事情，协助市场专员开展活动一事做得怎么样，招商方面又有哪些成就，先后受到哪些表彰……这样一来，一个勤奋、优秀的员工形象就呼之欲出了。怎么样，现在知道工作经验(或叫工作经历)这一部分应该怎么写了吧？简历

25、之所以简洁但不简单，就在于量化，可以用数字证明你自己！聪明的人做起简历来，能够像设计邮票一样，在方寸之间展示出万千气象。如果平时不注意这个问题，那就不止是求职不利那么简单了，工作后还会遇到很多困难。像有些员工做简历时表达笼统，那他入职以后也会带有这种习惯，比如说你问他某件事情做得怎么样了。他会回答说：做了。你追问道：那做多少了？他会说：做一部分了。总之，你永远得不到准确的答案，更不用说等他主动汇报、积极解决问题了。关键点：说话笼统的人难免讨人嫌，会让人觉得跟他说话像是在挤牙膏，挤一下，出来一点。如果你平时犯有这样的毛病，那么尽快更改，否则别怪领导喜欢找你的茬，也别怪别人升职升得比你快，加薪加得

26、比你多。只怕有一天你终于也熬到中层管理干部的时候，也会对这种人深恶痛绝。现在回头想想简历看能力这句话，是不是觉得很有道理呢？思考题：仔细看看这份简历，你觉得它可以从哪些地方加以改进：工作经验：XX/10-2018/8：北京市东方*公司(50-150人) 所属行业：文字媒体/出版市场部市场/营销/拓展经理参与选题策划、组稿，联络版权、组织书稿的翻译校审，营销推广以及媒介发布、对外合作等工作。-XX/8-XX/9：乌鲁*北京分公司(500人以上) 所属行业：快速消费品(食品,饮料,化妆品) 市场部市场/营销/拓展主管负责相关的生活及消费类资讯的收集与整理工作，与家乐福等北京客户的沟通联络事宜，参加展览展示活动等营销推广活动，及时做好与媒体、商家及相关机构的接洽维护等工作。-XX/7-XX/8：新疆*出版社(50-150人) 所属行业：文字媒体/出版编辑部助理编辑根据单位整体战略目标，协助搜集分析图书市场的各种反馈和需求，参与选题策划、组稿、编辑加工及宣传活动等。