中华人民共和国档案行业标准.docx

1、中华人民共和国档案行业标准中华人民共和国档案行业标准 DA/T 232000地质资料档案著录细则1 范围 本标准规定了地质资料档案的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录方法和规则。本标准适用于各类案卷级地质资料档案的著录。本标准不包括地质资料档案目录组织的方法。2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨、使用下列标准最新版本的可能性。GB/T 22601999 中华人民共和国行政区划代码GB/T 26592000 世界各国和地区名称代码GB/T 3792.11983 文

2、献著录总则GB/T 48801991 语种名称代码GB/T 71561987 文献保密等级代码GB/T 96491988 地质矿产术语分类代码GB/T 124621990 世界海洋名称代码GB/T 154181994 档案分类标引规则DA/T 181999 档案著录规则3 定义本标准采用下列定义。3.1 地质资料档案著录 在编制地质资料档案目录时，对地质资料档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。3.2 地质资料档案著录项目 揭示地质资料档案内容和形式特征的记录事项，是构成地质资料档案条目的最基本的数据单元。包括题名与责任说明项，类型、文种与语种项，密级与保管项，时间项，特殊细节项，载

3、体形态项，子目项，附注与提要项，排检与编号项。3.3 地质资料档案条目地质资料档案著录的结果，是反映地质资料档案内容和形式特征的著录项目的组合。3.4 地质资料档案著录格式 地质资料档案著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。3.5 地质资料档案目录按照一定的原则、次序和方法，编排组织成具有一定体系的地质资料档案条目组合，是地质资料档案管理、检索和报道的工具。3.6 地质资料档案载体指用以记录和储存地质科技信息的各种介质。4 著录项目地质资料档案著录项目共分9个大项，每项又分若干著录单元(小项)，共34个著录单元(小项)。4.1 题名与责任说明项4.1.1 题名4.1.1.1 正题名4.1.1

4、.2 并列题名*4.1.1.3 副题名及说明题名文字*4.1.1.4 文件材料编号*4.1.2 责任者4.1.2.1 形成(提交)单位4.1.2.2 编著者4.1.2.3 批准机构 4.1.3 附件*4.2 类型、文种与语种项4.2.1 类型4.2.2 文种*4.2.3 语种*4.3 密级与保管项4.3.1 密级4.3.2 保管期限*4.3.3 保护期*4.3.4 原本保存单位及地点4.3.5 实物保存单位及地点4.4 时间项4.4.1 形成(提交)时间4.4.2 起止日期* 4.4.3 批准时间* 4.4.4 汇交时间* 4.5 特殊细节项 4.5.1 投资主体 4.5.2 地理坐标 4.6

5、 载体形态项 4.6.1 载体类型* 4.6.2 数量及单位* 4.6.3 规格* 4.7 子目项* 4.8 附注与提要项 4.8.1 附注* 4.8.2 内容提要 4.9 排检与编号项 4.9.1 分类号 4.9.2 档案馆代号(名称)* 4.9.3 档号4.9.4 行政区划代码(名称) 4.9.5 电子文档号* 4.9.6 主题词或关键词 5 著录用标识符为识别各著录项目、单元(小项)及其内容，添加如下规定的标识符。5.1 地质资料档案著录用标识符规定如下：. 置于下列各著录项目之前：类型、文种与语种项，密级与保管项，时间项，特殊细节项，附注项。= 置于并列题名、合计数量及单位之前。： 置

6、于下列各著录单元之前：副题名及说明题名文字、文件材料编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。 置于第一个责任者之前及经、纬度之间。 置于批准机构、批准时间之前。 置于保护期之前。； 置于多个文件材料编号之间，除批准机构外的不同责任方式的责任者之间，除保护期外的多个保管单元之间，除批准时间外的多个时间单元之间及多个特殊细节项之间。， 置于相同方式的责任者之间、不同语种之间。 置于语种之前、外文缩写。、 置于多个电子文档号之间。+ 置于每一个附件之前、相同类别文件材料或实物资料的数量及单位之前。 置于下列著录内容的两端：自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。( ) 置于下列著录内

7、容的两端：责任者的职责、职务、职称或其他职别，外国责任者的国别及姓名原文或单位通用外文名称缩写，中国责任者的年代，非公元纪年转换后的公元纪年，与报告书合订成册的审议书、附图、附表、附件或其他附加材料的数量。 ? 用于不能确定的著录内容，一般与“ ”号配合使用。 用于下列著录内容之间：日期起止、坐标起止、编号各层次之间。 用于节略内容。 用于每一个残缺文字和未考证出的时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“”号，著录为“”。5.2 地质资料档案著录用标识符使用说明5.2.1 除“ ”符占两格并在回行时不应拆开外，其他符号占一格，前后均不再空格。5.2.2 除“题名与责任说明项

8、”、“排检与编号项”外，各项目连续著录时，其前均冠以“.”。如遇回行不可省略该标识符。但各项目另起段落著录时则可省略该标识符。5.2.3 如某个项目缺少第一单元(小项)时，应将现位于首位的单元原规定的标识符改为“.”。5.2.4 凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。5.2.5 不著录的项目或单元，其标识符应连同该项目或单元一并省略。6 著录条目格式根据地质资料档案内容和形式特征及管理和利用工作的需要，地质资料档案著录条目格式一般应采用段落符号式条目格式或表格式条目格式。6.1 段落符号式条目格式分类号 档案馆代号(名称)档号 电子文档号 行政区划代码(名称)正题名=并列题名：副题名及

9、说明题名文字：文件材料编号形成(提交)单位：编著者批准机构+附件.类型：文种语种.密级：保管期限保护期；原本保存单位及地点；实物保存单位及地点；形成（提交）时间；起止日期批准时间；汇交时间.投资主体；地理坐标.附注载体类型：数量及单位=合计数量及单位：规格子目 内容提要主题词或关键词地质资料档案段落符号式条目格式将著录项目划分为六个段落。 第一段落中将分类号、 档号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号(名称)、行政区划代码(名称)分别置于右上角第一、二行，电子文档号置于第二行的中间位置。 第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项，类型、文种与语种项， 密级与保管项，时间项，特

10、殊细节项，附注项，回行时齐头著录。第三段落另起一行齐头著录载体形态项。第四段落另起一行齐头著录子目项。 第五段落另起一行空两格著录提要项，回行时与一、二、三、四段落齐头。第六段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。6.2 表格式条目格式根据地质资料档案管理和利用工作实际需要采用表格式条目时， 其著录项目应与6.1相同，其排列顺序可参照6.1。6.3 无论地质资料档案著录对象为单个案卷还是一组案卷，均按6.1或6.2的格式依次著录。6.4 地质资料档案著录条目的形式为卡片式时， 卡片尺寸一般为12.5cm7.5cm， 著录时卡片四周均留lcm空隙。一卡著录不完，可接背面著录或续卡著录

11、，如图示。例：“23”表示共3卡，此卡为第2卡。图1 卡片图示 单位：cm7 著录用文字7.1 地质资料档案著录用文字必须规范化。7.2 汉字必须是规范化的简化汉字，少数民族文字与外文应依其书写规则。7.3 文件材料编号项、时间项、地理坐标项、载体形态项、排检与编号项中的数字应使用阿拉伯数字。凡涉及计量单位的著录项目一律使用统一的国家计量标准。7.4 图形及符号应照录，无法照录的可改为能反映原意的其他形式的相应内容，并加“”号。7.5 多种文字对照的地质资料档案，采用汉字著录或按档案馆的需要和目录制度的规定等确定著录用文字。8 著录信息源8.1 地质资料档案著录信息来源于被著录的地质资料档案，

12、主要依据构成地质资料档案的科技文件材料及案卷进行著录。8.2 单份或一组文件材料著录时主要依据文头、文尾。8.3 一个或一组案卷著录时主要依据案卷的封面、内封面、目录、提要或前言、封底、备考表等。8.4 图表主要依据图头、表头、图签、责任栏、说明等。8.5 声像材料及光盘、磁盘，依据带、盘、盒、片上的标识，以及所录存的科技文件材料的名称、类别代字及顺序编号等。8.6 地质实物资料主要依据原始编录、记录、样品登记表、岩矿鉴定报告及实物等进行著录。8.7 被著录资料档案本身信息不足时，参考其他有关的档案资料进行著录。9 著录项目细则9.1 题名与责任说明9.1.1 题名题名又称标题、题目，是直接表

13、达地质资料档案中心内容、形式特征的名称。9.1.1.1 正题名正题名是地质资料档案的主要题名，一般指地质资料档案文件材料文首的题目或位于案卷封面上方显著部位的题目。正题名照原文著录，其中起语法、标点作用的空格应予保留。a. 单纯题名是指题名前后没有附加文字的题名，照原文著录；b. 分卷(册)次是正题名的组成部分，与正题名间空一格，著录为：“第一卷”、“上册”、“第一期”等或“共五卷”、“上下册”、“一二期”等；示例见附录A中A4；c. 不同题名合卷(册)装订者，属同一责任者的合订题名依序著录两个，在第二个题名前用“；”号，不属同一责任者的合订题名只著录第一个题名及责任者，必要时将其他题名及责任

14、者著录于附注项；d. 交替题名是指同一地质资料档案的题名页上有两个或两个以上交替使用的不同题名，依次著录两个(其余必要时著录于附注项)，中间用“又名”连接。不载于题名页上的不同题名，不能视为交替题名，必要时可著录于附注项；e. 无中文译名的外文地质资料档案，照原文著录，必要时可在外文题名后著录中文译名并加“”号；f. 没有题名的文件材料应依据其内容拟写题名著录，并加“”号；g. 原题名含混不清，不能揭示其内容时，应根据其内容另拟题名附后，并加“”号；h. 题名过于冗长，在不丢失重要信息和不损伤原意的情况下，删去冗余部分，节略内容用“”号表示。9.1.1.2 并列题名并列题名是以第二种语言文字书

15、写的与正题名对照并列的题名，必要时并列题名与正题名一并著录，并列题名前加“=”号。 例：坦桑尼亚联合共和国依太威铁矿地质勘探报告=REPORTON GEOLOGICAL EXPLORATION OF THE ITEWE IRON ORE DEPOSITS OF THE UNITED REPUBLIC OF TANZANIA.示例见附录A中A10；汉语题名后所对应的汉语拼音题名，不能视为并列题名，不予著录。9.1.1.3 副题名及说明题名文字9.1.1.3.1 副题名副题名是解释和从属于正题名的另一题名，副题名照原文著录，并在其前加“：”号。正题名能反映地质资料档案内容时，副题名不必著录。9.1

16、.1.3.2 说明题名文字说明题名文字是指在题名前后用于补充、说明、限定档案内容、范围、用途等的说明文字。必要时说明题名文字照原文著录，其前加“：”号。示例见附录A中A1、A6、A12。9.1.1.4 文件材料编号9.1.1.4.1 文件材料编号指地质资料档案文件材料在制发过程中，由制发机关、团体或个人赋予该文件材料的顺序编号。地质资料档案文件材料编号包括任务书、批复、审议书、鉴定证书、评审文件等的发文字号，试验、测试、分析、鉴定报告的编号，合同书、协议书的编号，图件编号及系列文件材料的统编号等，适用于由单份文件材料组成的案卷著录。示例见附录A中A2。9.1.1.4.2 文件材料编号照原文字符

17、号著录，其前加“：”号。9.1.1.4.3 联合发文上有多个文件材料编号时，一般只著录一个文件材料编号。若需要著录多个文件材料编号，必须先著录立档单位的文件材料编号，再依序著录其他文件材料编号，多个文件材料编号之间用“；”号隔开。9.1.2 责任说明责任说明项著录责任者，依序著录地质资料档案的形成(提交)单位、编著者及批准机构。责任说明项的第一责任者之前加“”号。各不同责任者之间除批准机构之前加“”号外，均以 “；”号相隔，相同方式的责任者之间以“，”号相隔。被省略的责任者用“”号或“等”表示，责任者的职责或身份必要时著录于“()”号内。9.1.2.1 形成(提交)单位指直接从事地质生产、科研

18、活动，依法向有关机关或依照合同等要约向有关单位提交地质资料档案，并对所形成(提交)的地质资料档案负有主要责任的单位。单位名称只著录至具法人资格的队、所、院或公司等。两个或两个以上的单位合(协)作承担完成的项目，依序著录主办(牵头)单位、合(协)作单位,最多著录三个单位，其间以“，”号隔开，必要时其余合(协)作单位可著录于附注项。示例见附录A中A8、A9。形成单位与提交单位不同时，只著录形成单位，必要时提交单位可著录于附注项。9.1.2.2 编著者指形成地质资料档案的主要编制人员。依序最多著录3个编著者的姓名，超过3个编著者应在最末一个编著者之后加“”或“等”字。必要时其余编著者可著录于附注项。

19、示例见附录A中A5、A7。9.1.2.3 批准机构指负责对地质工作成果资料档案审查批准或认定、验收、鉴定和最终评估确认的机关、机构和单位，著录批准机构的名称。当有两个或两个以上批准机构时，著录最高级别或终审的批准机构名称，其前加“”号。9.1.2.4 机关团体单位责任者a.机关团体单位责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称；例：中国地质科学研究院地科院b.历代机关团体单位责任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加“()”号；c.外国机关团体单位责任者，名称前应著录各历史时期易于识别的国名简称，其后著录统一的中文名称译名，必要时著录通用的外文名称缩写。国别及通用的外文名称缩写均加“()”号。

20、9.1.2.5 个人责任者a.个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称、职责或其他职别，并加“()”号。示例见附录A中A2;b.个人责任者有多种职别时，只著录与形成文件材料相应的职别；c.清代及其以前的个人责任者应冠以朝代名称并加“()”号；d.少数民族个人责任者的称谓应依照各少数民族的署名习惯著录；e.外国个人责任者姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称，其后著录统一的中文姓氏译名，必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加“()”号。9.1.2.6 未署责任者的地质资料档案，应著录依据其内容、形式特征考证出的责任者，并加“”号;考证无结果时，以三个“”号代之

21、，著录为“”。9.1.2.7 所署责任者不完整或有误，仍照原文著录，但应将考证出的完整的或真实的责任者附后，并加“”号。9.1.2.8 考证出的责任者依据不足时，其后加“ ”号，一并著录于“”号内。9.1.3 附件9.1.3.1 附件是指地质资料档案正文的附加材料、附图、附表等，只著录附件题名，其前冠“+”号。 示例见附录A中A1。9.1.3.2 正文有多个附件，必要时逐一著录各附件题名，各附件题名前均冠以“+”号。如附件题名过长，也可简略，其节略内容用“”表示，自拟附件题名加“”号。9.1.3.3 正文附件较多时，可选其三个主要的附件著录，其后加“等”字。示例见附录A中A3、A4。9.1.3

22、.4 若附件具有独立检索意义时，亦可另行著录条目，但应在附注项中加以说明。9.2 类型、文种与语种项9.2.1 类型类型是地质资料档案存在的形式，分原始地质资料、成果地质资料和实物地质资料三种类型，分别著录为原始、成果及实物，其前加“.”号。9.2.1.1 原始地质资料指地质勘查、科学研究和其他有关生产技术活动过程中所形成的具有保存价值的原始科技文件材料，包括按一定归档制度集中保存起来的地质档案原本和未列入档案保存的资料。著录时简称原始，示例见附录A中A13A17。9.2.1.2 成果地质资料指依据地质档案原本编制并正式复制或印刷出版的地质成果资料。著录时简称成果，示例见附录A中A1A12。9

23、.2.1.3 实物地质资料指地质勘查、科学研究和其他有关生产技术活动中所采取并按有关规定留存的岩矿心、标本、样品、光薄片等实物及其有关资料。著录时简称实物，示例见附录A中A18、A19。9.2.2 文种文种是指地质资料档案案卷种类的名称。文种项依据实际情况著录为报告、说明书、年鉴、通报、总结、汇编、图、表、志、史、年报等。由单份文件材料组成的案卷，也可著录任务书、设计书、合同书、协议书、审议书、鉴定书、评审意见及请示、批复、会议纪要、方案、建议、卡片、记录本、计算材料等，其前加“：”号。9.2.3 语种应按照GBT 4880著录中文名称或代码。单一语种的地质资料档案汉语可不著录，由多种语言文字

24、形成的地质资料档案语种应全部著录。其前加“”号，不同语种之间用“，”号隔开。示例见附录A中A10。9.3 密级与保管项9.3.1 密级密级是指地质资料档案的保密等级。9.3.1.1 地质资料档案的密级地质资料档案的密级依据GBT 7156划分的保密级别著录汉字或拼音或数字代码。密级前加“.”号，示例见附录A中A5、A6。保密等级的名称与代码见表1：表1 文献保密等级代码保密等级数字代码汉语拼音代码汉字代码公开级国内级内部级秘密级机密级绝密级012345GKGNNBMMJMUM公开国内内部秘密机密绝密9.3.1.2 地质资料档案密级标定及调整密级一般按地质资料档案形成时所定密级著录。公开级、国内

25、级可不予著录，对已升、降、解密的，应著录新的密级。9.3.2 保管期限保管期限是指根据各类地质资料档案价值所确定的该资料档案应该保存的时间。一般按永久、长期、短期三种保管期限著录，其前加“：”号。保管期限已调整的应著录新的保管期限。9.3.3 保护期指为保护地质资料汇交义务人合法权益而制定的保护期限。著录保护期截止到年、月，其前加“”号。保护期已调整的，应著录新的保护期。地质资料馆藏机构必须著录。9.3.4 原本保存单位及地点著录地质档案原本保存单位的全称或通用简称，其前加“;”号，并在单位名称后的“()”号内著录原本保存单位的地点，应著录省、市、县的名称或通用简称。示例见附录A中A1、A2、

26、A3。9.3.5 实物保存单位及地点著录地质实物资料保存单位的全称或通用简称，其前加“;”号，并在单位名称后的“()”号内著录实物保存单位的地点，应著录省、市、县的名称或通用简称。示例见附录A中A10。实物保存单位及地点与原本保存单位及地点相同时，该项可不予重复著录。示例见附录A中A13、 A17。9.4 时间项时间项依不同的著录对象分为地质资料档案形成(提交)时间、地质工作或地质档案卷内文件材料起止时间、地质报告批准时间、成果地质资料汇交时间等。除形成(提交)时间前加“.”号、批准时间之前用“”号外，其他时间单元之前用“；”号隔开。a.各时间项一律用八位数字表示法，第1-4位表示年；第5-6

27、位表示月；第7-8位表示日(可视情况只著录至月)。例：19880828 (1988年8月28日)b.非公元纪年的地质资料档案，应照原文著录，同时将换算好的公元纪年附后，并加“()”号。例:清乾隆十年九月二十六日(17451021)c.没有时间记载的地质资料档案或文件材料，应根据其内容、形式特征等考证出的时间进行著录，并加“”号。示例见附录A中A10。d.时间记载有误或有疑义时，仍照原时间著录，原时间中缺少或字迹不清未考证出的数字以“”号补之，再将考证出的时间附后，并加“”号。例:1208 (19681208)e.时间考证不出时，每个数字用“”号表示，著录为“”。f.考证出的时间依据不足时，在其

28、后加“？”号，一并著录于“”号内。g.部分历史地质资料档案的各时间项的定义与现在解释的定义不同，又确无法查考更正，仍依据原时间著录于相应的时间项中，必要时可在附注项中注明。h.有的地质资料档案由于历史或其他原因，造成各时间项不能反映地质勘查、科研工作的正常程序，必要时应在附注项中简要说明，但各时间项仍应如实著录。9.4.1 形成(提交)时间著录地质资料档案编制完成(形成)的日期或提交的日期。9.4.2 起止日期著录地质工作项目从开始至完成的起止日期，其间用“”号连接。均不能省略年度。例：19880316198912089.4.3 批准时间著录批准机构正式下发给完成地质成果报告单位的批准文据的时

29、间，其前加“”号。9.4.4 汇交时间著录按照国家有关规定，汇交人向国家汇交地质资料时，由地质资料管理机关签发有关汇交证明文件的日期。没有签发地质资料汇交证明的，著录馆藏机构验收合格的日期。9.5 特殊细节项著录地质资料档案的特殊记载事项。其前加“.”号。其间用“;”号隔开。9.5.1 投资主体指投入地质工作项目的主要资金来源，按国家财政拨款、地方财政拨款、国内企事业投入、港澳台商投入、外商投入和其他投入六项，著录国家、地方、企事业、港澳台、外商和其他。多元投资主体的地质工作项目，按投资比例大小依序著录，其间以“，”号隔开。例： 1. .国家2. .企事业，外商3. .其他9.5.2 地理坐标

30、指地质工作区所处的地理坐标，以经纬度表示，经度间或纬度间用“”号连接，经、纬度之间用“”号隔开。例：东经10114501011730/北纬252024253320。9.6 载体形态项指地质资料档案载体类型标识及地质资料档案的物质形态特征。著录地质资料档案载体类型的名称、数量及单位、规格，凡两种以上不同载体类型的应按大项重复著录。示例见附录A中A7、A11、A12。9.6.1 载体类型构成地质资料档案的主要载体有纸、聚酯薄膜、录音带、录像带、胶片(卷)、磁盘、光盘、岩矿芯、标本、样品、光薄片等。以纸张为载体的地质资料档案一般不予著录，其他载体类型据实著录。9.6.2数量及单位数量用阿拉伯数字，单位用地质资料档案的统计单位，页、卷、册(本)、张、片、盘、盒(袋)、米、孔、箱、块等，其前加“：”号。例1：文：1册201页例