会计档案管理规定.docx

1、会计档案管理规定1.会计档案管理相关制度1.1.会计档案归档制度档案归档制度一、凡是公司经营、建设、管理等活动中形成的具有保存价值的文件资料都必须按照相关会计档案管理制度进行管理。二、各部门将文件资料的形成、积累、整理和归档工作，纳入各项工作计划和管理工作程序中，纳入部门和人员职责范围，纳入绩效考核。三、各类档案需按照会计档案各类型整理规范及装订要求立卷归档。四、各部门工作人员因公外出或离职等原因，如有查阅未归档资料和需移交资料，请在外出前将相关资料及时向档案部门归档。五、归档资料应内容完整，字迹清晰可见，装订整齐美观，符合规范和标准等要求。传真件需复印后归档。六、对于光盘、磁盘等资料应按照特

2、定存放条件去归档。七、所有归档的文件材料应编制移交目录一式两份，交接时双方应在移交目录上签字，各存一份备查。八、档案工作必须按照本公司会计档案管理规定及会计档案装订要求，将档案资料认真分类、整理、归档入库，无特殊情况不得延误档案的整理和归档时间。九、档案人员应及时跟进档案资料的外借情况，对超出规定时间的未归还档案，应告知借阅人走续借流程，如无续借应及时将档案归档入库。十、档案整理是档案管理工作的重要环节，档案人员在档案整理工作中，必须按照会计档案管理办法的规定，贯彻落实企业档案管理规定，认真执行公司的档案分类细则、严格要求的进行档案的整理和加工，确保归档质量。1.2.会计档案保管制度档案保管制

3、度一、集团总部是保存企业档案的中心，在各分公司及财务服务中心保存的档案在规定的保管期限到期后，按规定向集团总部移交。任何人不得私自保留企业档案。二、保存档案必须有符合要求的专用库房，确保档案的安全。三、存放档案必须具备专用柜、架，排列方法科学有序；各类档案必须按类别、按公司排架，柜、架应注明标识，方便利用，便于存取。四、档案人员需熟悉档案库存情况，每年对库藏档案进行核对，做到帐物相符。如发现有误，应立即更正。对破损和变质档案，要及时进行修补和复制。五、电子档案、声像档案等按照各自的管理办法执行。六、库藏档案遇有移交、销毁等情况时需注明原因，并保存依据。1.3.会计档案借阅制度档案借阅、借用暂行

4、规定根据集团财务有关管理制度、档案管理的相关要求，在财务共享模式下，对有关财务档案资料的借阅、复印、借用及归还等方面制定以下操作规范： 一、会计档案的密级分类：1、秘密文档是指在一定时期内形成的所有财务资料。如各类会计凭证、对账资料等。2、机密指涉及的内容在一定时期内不能为众多人所知，如果泄露将给公司的正常经营造成一定影响和损失的财务资料。如合同、纳税申报表等。3、绝密指涉及的内容在一定的时期内只能为相关的少数人所知，如果泄露将给公司造成严重影响和损失的财务资料。如公司的对外投资报告、未经正式披露的合并财务报表等。二、会计档案的查阅范围：参照档案分类和关键字段信息三、会计档案查阅、借用的基本规

5、则：1、总部各部门只能查阅、复印、借用本部门归档的秘密文档资料；需要查阅、借用其他中心（公司）资料的，需经中心总监审批、财务总部同意方可。2、分、子公司可以查阅、复印、借用属于本单位归档的秘密文档资料。3、任何中心（公司）或部门查阅、复印、外借机密文档资料的，必需经财务规划中心会计管理部审批。4、任何中心（公司）或部门查阅、复印、外借绝密文档资料的，必需经财务总部负责人审批。5、外单位查阅、复印归档资料，除按上述要求办理手续外，需要出具相关证明（身份证、委托证明、介绍信等）、同时还必须有我司陪同人员。四、会计档案的查阅、利用：1、借阅申请（1）本公司人员需要查阅会计档案的，需在SOA内填写“档

6、案借阅申请”，并由查阅方提出查阅申请，写清查阅内容的用途、档案的种类、所属公司和档案的年度、查阅的时间（日期），经部门负责人、公司第一负责人或中心第一负责人，档案管理部负责人批准后，凭本人工作证在档案管理部档案阅览室查阅。（2）外单位人员因公需要查阅会计档案，由对口接待部门负责发起SOA申请，经审批后，由我司对口接待部门人员陪同，方能由档案管理人员接待查阅。原则上，查阅申请应提前一天予以申请，以便工作安排。档案管理部管理人员需核对身份证明。2、借阅服务：（1）档案管理人员根据借阅人提供的有效借阅申请表提供借阅服务，查阅人在档案管理部档案阅览室进行档案查阅，未经批准不得进入档案库房。（2）查阅档

7、案资料需要复印的，一般由档案管理人员负责复印、移交复印件并登记。（3）档案管理部人员应根据“会计档案查阅、复印申请单”，定期（一月一次）建立会计档案查阅台帐，填写档案查阅情况及利用效果。（4）阅览室内必须保持安静，不得大声喧哗、抽烟。（5）档案管理人员必须有专人全程陪同在档案阅览室。（6）正常情况下，档案借阅时间规定如下： 星期一至星期五，上午9：3011：40，下午：1：406：00 星期六、星期天，上午10：0011：30，下午：2：005：003、档案利用(1)一般档案的利用需经部门负责人审批，利用与本部门业务无关的档案需经本部门负责人和相关部门负责人共同审批。(2)密级档案利用需经总裁

8、办签字审批。(3)会计档案的利用按照以下程序进行办理：（一）公司内部财务人员、结算人员只能利用与本工作职责相关的会计档案内容。（二）公司内部其他部门人员利用会计档案，应在SOA系统内填写“档案借阅申请单”并经申请部门负责人和财务部门负责人共同审批后办理借阅手续。（具体见档案借阅审批流程。）如外单位人员（例如监管机构、审计人员、法律部门、第三方顾问）因公需要查阅会计档案，由对口接待部门发起申请。在系统调阅申请中应选择调阅方式：在线查阅、现场查阅、复印/扫描查阅以及原件外借查阅。原则上电子档案（公文、影印资料）应选用在线查阅方式，实物档案可选择现场查阅、复印/扫描查阅。除非特殊情况（例如监管机构要

9、求查看档案原件），一般不原件外借查阅。如为原件外借查询，档案管理系统中应设置借阅声明，内容包括借阅人为借出的档案原件的直接责任人，有义务对档案原件进行妥善保管，对其完整负责等。此声明要求借阅人员在系统中签认。系统中应选择为内部借阅或外部借阅。(4)实物档案只提供电子档案利用，一般不提供原件使用，如特殊需要，需经总裁办审批后办理利用手续。 (5)利用档案一般只限在阅览室查阅，因特殊情况确需外借者，应妥善保管，用毕后立即归还。各中心各部门借阅档案期限一般为一周，最长不得超过两周。 各分子公司需要利用档案期限一般为一个月，最长不得超过两个月。如在两个月内不能归还，需在SOA内从新提交档案借阅申请并注

10、明特殊原因，为保证档案完整性，利用人只可续约一次。(6)档案利用者对档案不得擅自转借，不得折叠、剪贴或抽取、拆散，严禁在档案上勾画、涂抹、填注、加字、改字等。如发现上述问题，档案管理人员应及时追查当事人的责任。(7)档案利用者退还档案时，档案管理人员应当面核点，确认无误后方可注销登记，如发现有缺页、缺卷等现象，应立即追查处理。(8)利用者借阅档案后，应办理退还手续，并认真填写档案利用效果登记表。(9)凡外出工作和调离本单位的人员，外出和调离前须归还所借档案，否则不予办理有关手续。(10)档案管理人员应根据档案利用效果登记表，每年对档案利用情况进行一次统计分析。4、借阅使用规范： （1）查阅和复

11、制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封、抽换、污染、撕毁。（2）查阅的档案资料必须妥善保管、不得带出档案查阅室。五、会计档案的借用流程（具体参照档案借阅流程）（1）原则上会计档案不得借出，如有特殊原因需在SOA内填写“档案借阅申请”，经部门负责人、公司第一负责人或中心第一负责人批准，并报请集团财务总部审核批准后，可提供复印件。（2）公司以外人员一律不得借出公司档案。（3）对于各分子公司因外部原因，需要借用各类原件的，应当提前两天SOA申请，档案管理部负责整理并寄出查询资料，必要时，档案管理部可以派专人送达。六、会计档案的归还流程： （1）原则上原件内部借阅期限为两周，如两周结束后仍未使用

12、完毕，应携带档案原件前往档案管理部申请续借。续借期为两周。内部部借阅的续借不得超过一次。（2）如果为外部借阅（例如监管机构查阅），借阅期限为一个月，如一个月结束后仍未使用完毕，应由外部机构开具证明进行续借。续借期为一个月。外部借阅的续借不得超过一次。如发生特殊情况（例如法律诉讼、税务纠纷），在续借期满后仍需使用的，需由总裁办审批。（3）档案管理部档案管理专员对归还、外借的档案资料要对照清单进行验收，填写回执单并回传。（4）对于档案在外借期间时间较长的，档案管理员应每隔2周与借用相关部门负责人或经办人以邮件的形式确认一次，重点确认归还时间、资料完整性、经办人是否在职。（5）借用档案责任人或部门发

13、生借用档案丢失的，当事人必须在第一时间内及时提交丢失报告并告知本部门负责人、中心负责人及财务服务中心档案管理部。在丢失资料为解决前，除财务总部特批外，不再受理丢失部门或公司办理档案借阅、借用手续。 1.4.会计档案保密制度档案保密制度一、档案工作人员要遵守职业道德，严守企业秘密，不准向外泄露有关机密性内容，不该说的绝对不说，不该借的绝对不借，不该复制的绝对不复制。二、经常进行保密教育，不断提高档案人员的保密意识。三、档案库房除库房管理员外，其他人不得擅自入内。四、借阅档案人员要在指定的地点查阅档案。五、利用企业重要档案，应严守企业秘密，不得擅自抄录，复制和对外公布。六、凡因违反档案保密制度，造

14、成失、泄密制度，应视情节轻重，给预批评教育及相应的罚款，直至追究法律责任。1.5.会计档案库房管理制度档案库房管理暂行规定第一章总则第一条为了确保档案的安全，最大限度的延长档案的寿命，加强档案库房的科学管理，有效地提供档案信息为社会主义现代化建设服务，结合集团实际，特制定本规定。第二条档案是指集团在各项工作、活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。第三条加强对档案工作的领导，明确档案管理机构，配备档案管理人员，为档案工作提供必备的条件。第四条档案工作的基本原则：集中统一地管理集团全部档案，维护档案的完整与安全，便于各项工作的利用。第五条档案库房管理应贯

15、彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好档案库房内的各项管理，防治有害生物、防尘、防火、防盗、照明管理和档案保管状况检查等方面的工作。第一章基本要求第六条档案库房管理工作，应有专人负责，建立健全档案库房管理规章制度。第七条档案库房钥匙需由专人（库房管理员）妥善保管，休息时交接本组值班人员，其他人员不允许私拿钥匙进出档案库房，非档案工作人员未经许可，谢绝入内，如有特殊情况入内需得到中心负责人同意方可入内。第八条档案库房内应设置库房“进出登记本”，凡进出档案库房人员必需办理登记手续，注明进出人姓名、日期、时间、目的等相关信息内容。第九条严格执行档案进出库登记制度，维护档案管理系统内进出库数据信息。

16、第十条档案管理人员严格遵循安全和保密制度，定期检查档案柜、库，排查隐患，发现问题及时报告上级领导。第十一条档案库房不得接待亲朋好友和阅档人员，档案库房管理员每天上下班都要严格检查门窗柜锁。档案管理人员应保持库房的清洁卫生，离开库房要及时关门上锁，每日下班前要进行安全检查，切断电源，关好门窗。第十二条 档案库房内不准存放与档案无关的纸张和其它易燃品，严禁在档案室内抽烟点火、打牌；禁止喝饮料及吃零食。第十三条 档案管理系统根据档案类型，对每册档案生成特定条码记录，做好系统内条码管理，实物需对应系统条码信息，维护实物册上条码标签， 标签上不能有划痕、折皱、污渍等污迹，影响条码枪的正常使用。第十四条

17、档案库房内应定期打扫，贮存库房应保持整齐、清洁，应有严格的使用和存放规则，做到防尘工作。第十五条 档案库房管理专员从货架内借出或归还档案时，应将货架回复到原有状态，保持库房内货架整齐。第二章各类档案入库保管第十六条 档案库房管理人员应根据档案类别和档案系统(PDE)自动生成的库位号、货架号等信息，将实物文档整理，按照对应信息排序上架。(参照档案分类和档案库位、货架号生成规则)。第十七条 以集团全部档案为对象，依据本集团职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，现将财务档案分为：凭证类、税务资料类、供应商对账和结算类、合同以及招标类、主数据类、会计报表账册类、公司工商资料、董事会资

18、料、内部审计/稽核资料、银行资料、辅助台帐类和历史电子备份文档12类。第十八条 会计档案遵循苏宁会计档案管理制度，按“卷”整理，按年度类别，或类别年度，全宗（即公司代码），之后月份，保管期限按照长短分别排架。第十九条 底片、照片应在能关闭的装具中保存，如储柜、抽屉、有门的书架或文件架等。贮存柜架应采用不可燃、耐腐蚀的材料，避免使用木制及类似材料。木制材料易燃烧、易腐蚀，还可能挥发出某些有害气体，促使底片、照片老化或褪色。贮存柜架的喷涂用料应稳定耐用且对贮存的底片、照片无有害影响。第二十条 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。归档电子文件存在其他载体形式的

19、文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。电子文件归档将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。第二十一条 归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年应对电子文件的读取，处理设备的 更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。第二十二条 磁性载体文件系指以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或

20、检测，云装正常，无病毒。清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。磁性载体文件的保管形式应以盒、盘为单位。磁带（软磁盘）套、盒上需标注带（盘）编号、档号、软件名称、版本号、文件数、密级、编制人、编制日期等标识。第三章档案保密规定第二十三条 档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行档案法和保密法，共同保守档案机密。第二十四条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，保守秘密；应当具备档案专业知识和相关专业知识，接受专业知识的继续教育和培训。第二十五条 档案人员应严格执行档案保密规定，做到不失密、不泄密，不损害集团利益，确保档案的安全和完整，档案工作人员应签订保密协议。第二十六条 对各类档案

21、均应按规定的范围进行查阅、外借，严格履行调阅手续。查阅、外借机密档案要经总裁办及相关人员批准。第二十七条 因工作需要，凡经批准允许摘录、复制的档案材料的，须经档案管理员核对无误，登记备案后方能生效。第二十八条 对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。第二十九条 凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话和私人通信中暴露档案机密。第三十条 利用者对所借档案文件、图纸等必须妥善保管，及时在规定期限内归还，不得转借他人，不准携带档案资料探亲访友、出入公共场所。第三十一条 对保管期满、失去保

22、存价值的档案文件要按规定流程进行销毁，不得以废纸出售。第三十二条 发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。第四章湿温度控制第三十三条 档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在1424，有设备的库房日变化幅度不超过正负2，相对湿度应控制在45%60%，有设备的库房日变化幅度不超过正负5%。第三十四条 库房内外湿温度应定时测记，一般每天两次，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节。注意积累库房温度变化的资料，每年进行一次而综合分析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制定综合管理计划。第三十五条 档案柜

23、架应与墙壁保持一定距离（一般柜背与墙不小于10厘米，柜侧间不小于60厘米），成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降湿。档案柜架排列应避免阳光直射。柜架间的通道间距不少于80cm，柜架间的通道应为可迂回式。档案排架应按照从左至右、自上而下的方法，系统反映档案类目设置的具体顺序。第五章虫霉防治与除尘第三十六条 会计档案做到防水渍、防潮、防暴晒、防虫蛀、防鼠咬。建立定期虫霉检查制度啊，发现虫霉及时处理。第三十七条 配备吸尘器，加密封门或过渡门，除尘与防尘相结合。有条件的档案库房可设置空气过滤装置，防止污染气体进入库房。第三十八条 新进档案库的档案应除尘后方能入库。第七章 防火与防盗第三十九条 档案库

24、区必须配备适合档案用的消防器材，并按设备要求定期检查、更换。档案工作人员应掌握消防相关知识，会使用消防器材，定期对库房管理人员进行消防知识的培训。第四十条 安全使用电器设备，定期检查电器线路。库内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品。第四十一条 档案库房宜安装火警及防盗报警装置，并有切实可行的防盗措施。第八章照明管理第四十二条 档案库房宜选用白炽灯做人工照明光源，如采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤。第四十三条 档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施。第四十四条 档案在任何情况下均应避免阳光直射。第九章 档案保管状况检查第四十五条 在档案库房入口处统一设置库房档案存放索引

25、（平面示意图），档案橱柜应有统一的反映存放档案内容的标牌第四十六条 对档案库房各类档案应经常进行检查，发现问题，及时报告，并采取措施予以处理。第四十七条 每年定期对档案库房内档案进行一次抽样检查，掌握档案保管情况，为科学管理积累资料，维护档案的完整与安全，便于集团内各项工作的利用。第四十八条 档案利用者或档案管理人员因某种原因造成档案遗失、档案污染及档案毁损等危害公司利益的行为，视危害程度给以相应处罚。第四十九条 档案管理人员需对受污染及损害的档案，进行档案的修复、复制等工作。保证档案后期正常查阅。第十章 档案统计规定第五十条 严格执行中华人民共和国统计法认真做好档案的统计工作，及时准确地填报

26、本单位档案工作基本情况统计表。第五十一条 及时对档案的收进、移出、销毁和实存数量进行统计。第五十二条 认真做好档案的整理、鉴定、保管和利用等业务工作情况的统计。第五十三条 做好档案的统计分析，及时掌握档案和档案工作情况，进一步提高档案工作的管理水平。第十一章 各中心、部门兼职档案员工作职责第五十四条 兼职档案员业务上受集团办档案室指导、监督与检查，行政上受本部门领导；第五十五条 认真执行档案工作的各项法律、法规及相关制度；第五十六条 负责本中心、部门各类文件材料的收集、整理和归档工作，做到归档文件材料完整、准确、及时、规范；第五十七条 参加本单位组织的业务培训及其他有关档案工作的各项活动；第五

27、十八条 兼职档案员离岗、离职时，须严格履行交接手续；并及时将变更的兼职档案员名单上报至档案室备案。第五十九条 完成档案室交办的其他工作，对不按规定收集、整理、移交档案的，将给予通报批评。第十二章 分公司档案室日常管理规定第六十条 各分公司档案室可参照以上各规定档案库房相关管理规定。第六十一条 分公司应根据档案类型及分类标准将归档电子数据导入档案管理系统，根据档案系统内自动生成的库位号、货架号等信息，对应实物档案整理存放分公司档案柜内。按从左至右，从上至下顺序排列档案归档。加盟分公司、注销公司相关会计档案资料按照相关规定整理统一收回总部归档。第六十二条 分公司应指定专人（综合会计）负责档案的收集

28、、整理、统计、鉴定、保管及利用工作，具体细则参见总部档案类型的各种规范要求。第六十三条 分公司档案室应保持室内整洁，防治虫霉，除负责档案专员外，严禁外人进出入档案室，档案室内应设立“进出登记簿”，注明进出人姓名、日期、原因等相关信息。第六十四条 利用者对所借档案文件、图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，严禁携带档案资料探亲访友、出入公共场所，严禁在档案资料内勾画、涂抹、填注、加字、改字等，不得折叠、剪贴或抽取、拆散档案资料，保证档案资料的完整性。如发现上述问题，档案管理人员应及时追查当事人的责任，并及时上报总部档案负责人。第六十五条 查阅人不能在档案室进行档案查阅，只能在阅览室查阅，未

29、经批准不得进入档案室。借阅人归还档案资料时，负责档案人员应及时将借阅档案摆放回原处。第六十六条 凡外出工作和调离本单位的人员，外出和调离前须归还所借档案，否则不予办理相关手续。档案利用者退还档案时，档案管理人员应当面核点，确认无误后方可注销登记，如发现有缺页、缺卷等现象，应立即追查处理。第六十七条 分公司兼职档案员离岗、离职时，须严格履行交接手续；并及时将变更的兼职档案员名单上报至档案室备案。第六十八条 总部应定时对分公司档案室状况进行检查，可以通过拍照扫描上传的方式检查，检查档案室档案是否按照档案类型进行摆放，是否符合档案管理规定。检查档案的装订是否符合要求等。第六十九条 分公司档案室应严格

30、按照档案库房管理相关规定执行。第十三章 罚 则 第七十条 有下列情况和行为的，按照集团公司有关规定对责任人员实行经济、行政处罚，情节严重者依法追究法律责任。1、会计档案管理不符合要求，管理混乱的。2、未按规定移交、保管会计资料，致使会计资料损坏、灭失的。3、伪造会计凭证、账簿，隐藏、故意销毁会计资料的。4、借阅、复印会计资料时涂画、拆封、抽换和篡改会计资料的。5、泄露财务秘密，对公司造成重大损失的。附件1、会计档案管理规定2、会计档案保管期限3、档案分类和关键字段1.6.会计档案鉴定销毁制度档案鉴定销毁制度一、档案鉴定工作是关系档案存毁政策性很强的工作，要十分认真谨慎，任何人不得随意销毁任何档

31、案资料。二、成立由本单位专管领导、专业人员和档案人员的鉴定领导小组。三、鉴定要从档案形成实际出发，认真分析档案的价值。四、凡经鉴定提出失去利用价值和超出保管期限的档案要登记造册，写出书面销毁报告。五、将销毁清册和报告提交鉴定小组审批，经主管领导签字后方可销毁。六、销毁档案要指定两人（专员人员、档案人员）监销，监销人员要在销毁清册上签字确认以示负责。七、不得私自留存、转让或出售待销毁的档案。八、为防止丢失泄密，应派专人送往指定档案销毁部门销毁。1.7.会计档案统计制度档案统计制度一、建立健全统计工作，统计数据以原始数据为依据。二、档案统计需有专人负责，实事求是填报各种数据。三、统计工作要坚持准确性、及时性和科学性的要求，要做好档案管理基本情况统计、档案库藏量统计、档案提供利用统计及其他统计工作。四、必须如实、准确、及时填报各种统计数字，不得虚报、瞒报、拒报各类统计报表。五、各种统计材料及有关数字均应有情况分析，并留存以备考查。1.8.分子公司兼职档案人员工作制度兼职档案人员是我司档案管理工作中的一个重要组成部分，为加强和改进档案管理工作，结合我司档案管理的具体情况，特制定兼职档案人员工作制度。一、设立分子公司综合会计为档案兼职人员。二、工作内容：根据总部规定的会计档案管