校友会年会工作方案.doc

1、.学院.校友会.年会工作方案经.年.月.日校友会会长办公会议决定，定于.年.月.日举办.学院.校友会.年会。为做好本次年会有关工作，确保会议及相关活动的顺利进行，特制定本方案。一、会议目的通过校友年会，加强校友之间及校友和母校之间的联系，为校友在.发展创业搭建一个资源共享、团结互助的交流平台。二、会议名称.学院.校友会.年会。三、会议时间.年.月.日（星期六）下午报到：15：00-17：00大会：17：00-18：00晚宴：18：00-21：00四、会议地点.2楼宴会厅详细地址：.交通指引： 五、举办形式大会+晚宴六、参会人员1、母校领导；2、.校友会顾问；3、兄弟校友会领导；4、.地区校友；

2、5、其他人员。七、组织机构成立.学院.校友会.年会筹备工作领导小组，由.会长任组长，具体组成人员及会务工作安排如下：（一）参会人员邀请联络工作总联络人：（校友会秘书长）各院系联络人：（详见附后名单）工作内容：负责邀请母校领导及校友会顾问，各院系联络人发动、联系和组织本院系校友参加大会并具体负责修订本院系校友通讯录，于.年.月.日前将确认参会校友人数及修订后的本院系校友通信录汇总后发送到.（二）经费来源校友会以会员缴纳会费为主，标准如下：会员.元以上（不设上限），已经缴纳了会费的校友可不需要再缴费；没有缴纳会费校友及新入会校友请于会议报到时缴纳；热诚欢迎广大校友积极赞助支持校友会！校友会已经建立

3、了严格的财务制度，保证每一笔捐助、赞助费用公开透明。财务审批：.。（三）会务文件编制1、大会工作执行方案及邀请函（，.前完成）；2、校友会年度工作报告（负责，.前完成）；3、年度财务工作报告（负责，.前完成）；4、会议指南（议程及节目单）（负责，.前完成）；5、捐赠赞助（负责，.前完成）；6、文艺节目（负责，.前完成）；7、主持人台词大会主持词（负责，.前完成） 晚宴主持词（负责，.前完成）；8、会务物品清单（负责，.完成）；9、会务工作安排及人员分工（负责，秘书处人员及研究生为主，.前完成）；10、主持人：大会： 晚宴： 12、会务具体负责人： 13、会场设计、布置： （四）参会礼品1、礼品

4、袋1个（负责设计制作，.前完成）；2、.校友会通讯录（负责汇总制作电子版本，.前完成）；3、年度工作报告及财务报告1份（负责，.前完成）；4、会议指南（负责，.前完成）。（五）奖品、礼品1、 领导和顾问礼品:每人一份,由校友企业赞助（负责，.前完成）；2、 抽奖奖品：由校友企业提供赞助，负责，配合，.前完成）。八、会务用品1、入会申请表、参会人数统计表一份（负责，.前完成）；2、校友会建设问卷调查表1份（.负责，.前完成并发放）；3、 特邀嘉宾接待及住宿安排表（.负责， .前完成）；4、 签字笔6支（签到用）（.负责：.前完成）；5、 会场背景墙1幅（.负责，.日前完成），大堂报到处签到册3本

5、及通讯录修订本1本（.负责，.日前完成）；6、 会标条幅1幅（酒店大门，视酒店情况确定，.负责，.日前完成）；7、 酒店及参会导引牌2幅（酒店制作提供，.日前完成）；8、 人员就席水牌60个（.负责提供名单，.负责实施，酒店配合，.前完成）；9、 抽奖券500份（.负责，.前完成）；10、 抽奖箱一个（.负责，酒店提供，.日前完成）；11、 小剪刀、装订机等办公用品（.负责，.前完成）；12、 晚餐：菜单：.负责，.20日前完成；白酒、红酒、啤酒饮料采购：负责，.25日前完成。13、 收据20本（负责，.28日前完成），收缴会费（负责，.30日），开具票据（负责，.30日），收支结算（、负责）

6、；14、 A4打印纸一包（现场用，.负责，.30日上午前完成）；15、 笔记本电脑、打印机一套（现场用，.负责，.30日上午前完成）；16、 计算器两个（现场用，提供，.30日上午完成）；17、 报到区域标识牌3张（参会人员报到处、特邀嘉宾报到处、礼品领取处）。参会流程牌1张（.负责，酒店提供，.30日完成）；18、 摄影：负责；20、礼仪小姐：礼仪人员女6，男4人，由在穗在校研究生组成，.落实（.20日完成确认提交名单），礼仪服装6套（.提供，.30日完成）。九、议程及时间安排第一阶段：会务准备及培训 .30日上午 10：00-12：00第二阶段：报到.30日下午 15：00-17：00 第三阶段：大会.30日下午 17：0018：00；会议议程另行制定第四阶段：晚宴.30日晚上 18：0021：00；晚宴节目单另行制定 十、车辆安排1、参会人员自行驾车，车辆停放酒店停车场； 2、乘公共交通工具参会人员按路线指引直接到达酒店； 3、参会嘉宾使用车辆由秘书处.统一安排调度。 附：.学院.校友会各院系联络人员 .学院.校友会5