秘书学概论重点.docx

1、秘书学概论重点秘书学概论重点秘书学概论 重点绪论秘书学：一门新兴的、现代横向、交叉的边缘学科，它是以秘书、秘书工作、秘书机构、秘书智能、秘书队伍建设和秘书实务的本质、特征、发展及其规律为研究对象的学科。我国秘书学产生的标志：1982年2月18日光明日报载文，提出建设新兴学科“秘书学”(20世纪80年代初期)秘书学的研究对象：1秘书“人”（内在、性格、品质、情感、意志；外在、言行举止、工作艺术方法）2秘书工作“事”3秘书和秘书工作4秘书活动5秘书工作与秘书活动规律6辅助管理说7多元说秘书工作：指为领导中枢与领导者的工作运转和决策服务为目的，由秘书完成的一系列综合性、辅助性的服务工作的统称。广义秘

2、书部门工作：文书管理 文书拟写 文书制作 档案管理 会议管理 调查研究 信息工作 接待工作 日程安排 事务工作 印章管理 值班工作狭义秘书业务工作：文书拟写 会议组织 调查研究 信息收集 日程安排 印章管理秘书工作服务对象：1.领导主要的2.领导工作：秘书的直接领导、秘书的间接领导、秘书接触到的普通群众演变：主体方面的演变：官员职员 数量方面的演变：几百人成千上万的 年龄结构的演变：30岁25岁 性别结构的演变：以男为主以女为主 性质方面：从特殊一般 对象方面：官方领导各种领导 内容上：简单复杂 操作方面：落后先进（三）发展趋势日益普遍化、社会化事务型向智能性发展专业化和永业化 秘书的大致概念

3、：趋向性共识。秘书是以领导为主要服务对象以发挥参谋、助手作用为主要的服务形式以处理信息为主要服务内容的服务性职业。秘书工作的纷杂与反差1.秘书含义差别大服务层次差别大： 纵向 中央地方 集体个人 横向：党政机关、事业单位3.秘书与领导者之间的关系差别很大1隶属关系 人格关系 情感关系4.秘书工作既要到位又要防止越位到位：不能有漏洞2要在规定时间内完成3必须严谨For instance:“杨修之死”曹操的谋士道理：聪明过人，太爱表现，遭致杀身之祸到位与越位的掌握1要看什么样的单位？若等级森严的单位，只要到位即可。2要看什么样的领导？3要看什么样的自己？5.秘书工作要“三化四转变四强化”“三化”：

4、组织机构设置规范化 “四转变”：秀才型智囊型 工作准则制度化 常规型开拓型 择策程序科学化 经验型科学思维型 被动型主动型“四强化”：在秘书的工作内容上强化辅助择策 在秘书的工作内容上强化信息工作 在秘书的工作内容上强化协调工作 在秘书的工作内容上强化督察工作6.秘书工作”六忌”一、发挥参谋作用时切忌，自以为是，多嘴多舌。二、发挥助手作用时切忌，跟者沾光，喧宾夺主。三、发挥耳目作用时切忌，道听途说，粗疏亲恶。四、发挥门面作用时切忌，口大气粗，漫不经心。五、与首长感情深厚时切忌，滥用感情，胆子变大。六、当领导成员有矛盾时切忌，家丑外扬，搬弄是非。7秘书工作主要特征中介性特征从横向上看=信息融合，

5、集散从纵向上看=决策与执行，转换之间，是一个纽带秘书工作=瓶颈说扫帚说=从组织内外看：起门面作用，还起到内外信息的中枢隐匿性特征综合性特征 多活动随机性特征（灵活） 多运动8秘书工作的辩证范畴（哲学问题）1.被动性与主动性的对立统一2.综合性与专业性的对立统一3.常规性与随机性的对立统一 A不能没有自己的主见，不能只吸取别人的观点，不吐出自己的观点，应有自己的主度 见，但不是偏见，要恰到好处。B要以被动性服务为主，不能过于主动在“专才”的基础上兼顾“通才”9.我国涉外秘书的主要特征1.服务对象个人化和直接性倾向明显2.操作过程西式化3.工作用语国际化4.工作人员女性化 女性优势A温情B耐心C遵

6、从D人际关系敏感性男性 A果敢B应变能力10.涉外秘书工作方法对领导个人负责中外利益兼顾随机的方法要掌握 秘书工作的主体秘书区分：（职业、职位、职务)我是做秘书的-职业 张是secretary-职务 你明天去应聘秘书么？-职位二、分类：国内A.经济支取和服务对象：私人秘书（私人出钱雇聘）和公务秘书（行政部门：企事业单位或社会团体中从事工作，工资由上属部门支付，服务对象是集体）从事工作、工资由上属部门支付。服务对象为集体B. 纵向：高、中、初级秘书 横向：行政秘书、机要秘书、生活秘书、会录秘书C.行业分类：党政秘书、企业秘书、文教秘书、医学秘书、法律秘书等等D.类型：参谋智囊型、秀才型、办事精明

7、型、公关型、技能能手型、综合型三、秘书层级（1）组织级别：中央-地方-基层（2）领导中枢和领导的辅助功能上划分：辅助决策层、行政执行层、技术操作层（3）根据秘书工作职位分：高级-中级-初级第三章 秘书的认知资格第一节：秘书的角色认定以及定型一：角色定义一个人在社会中的地位以及与地位相适应的行为模式。二：秘书角色（一）：往往以主配角来形容秘书角色1.秘书往往只是配角-配角论 2.秘书应该是主角-主角论3.两者都是-角色组论（二）：秘书角色的认定前提1.以什么参照物来谈角色2.秘书工作性质来划分认定：在一定条件下，秘书可以成为潜在的主角或主角的影像显现（三）：争议的核心秘书与领导的关系 秘书的社会

8、角色1.在管理层的角色：领导下属领导的参谋领导之间的媒介2.在组织内的角色：一般职工秘书管理层秘书上下间媒介3.在组织内的角色：一般劳动者 作为组织代表秘书 作为企业职工秘书秘书角色的实现（四阶段）1.自我否定：（1）.自我身份否定.（2）自我个性的否定.（3）个人潜能的否定.（4）成果的否定（5）权利的否定2.自我超越：生理需要安全需要爱的需要尊重的需要3.自我完善4.自我实现秘书的任职资格任职资格：职位的设置有根据职位所需要的一定需求任职者所承担的职责因素。秘书任职的非技术资格：（一）：一般资质 1.语言 驾驶语言能力应人应景语种（多国多地域） 2.仪表仪态（外貌）体面，使人愉悦 3.身心

9、健康 4.性别 5.视力 6.听力 7.生活习惯 8.年龄 表面观察 观察力 敏锐的洞察力以知识、阅历为主 集中（保持冷静）（二）智力水平：认识论模式： 注意力 分散 记忆力 有意识 无意识识记保持和遗忘再认和回忆想象力度思维力争辩力学习力可靠性兴趣（三）个性气质1.气质-心里气质粘液质：胆小，温顺，文雅，随机，犹豫不决多血质：热情，开朗，活泼，多变，缺乏毅力胆汁质：勇敢，果断，顽强，粗心，暴躁抑郁质：冷静，细心，固执，一旦爆发不可收拾气质是人的心理活动强度、速度、灵敏度的典型的心理特征 感受性 耐受性 敏捷性 可塑性 兴奋性 倾向性粘液质 小 弱 慢 大 弱 内向多血质 大 弱 快 大 强

10、外向胆汁质 大 强 快 小 强 外向抑郁质 小 强 慢 小 弱 内向2.秘书具备的性格忠诚谨慎遵从随和自制力：情绪和权利勤快守时3.任职的技术资格知识结构：中文管理（本位）商务1.专业知识1模式（管理模式） 心理学 写作 法律 会议会展 文档管理8电脑 接待2.岗位知识3.公共基础知识2文化程度只有受过一定的文化教育往往是担任秘书的必要条件3经历 第四节 秘书群体优化一、不同层次秘书的需要，秘书任职资格高层次：较高的理论修养和政策修养4较广泛的和深厚的法律、经济、心理学和社会学等知识5较强的管理能力、协调能力、决策能力、文字表达能力低层次：较扎实的基础知识1较熟练的文书能力2较熟练的办公设备操

11、作二、秘书人际关系的意义：群体优化前提：群体科学组合原则：异质结合 不同的学历、年龄、性格等科学分工，密切合作 原则：职才相适三、处理的原则与方法（一）影响秘书人际关系的因素正面因素：1.空间距离因素 44cm 私密 45cm-1.2m个人 1.2m3.7m社交 3.7m以上 公共 （1）文化背景、民族差异 （2）社会地位和年龄空间距离的因素 （3）性格差异 （4）性别差异 （5）情绪状态与交往场合2.接触范围频率3.共同类似因素4.互需互补 秘书人际关系处理应具备的能力：1理解和领会能力 学会说话 应变能力 学习能力 控制自我情绪的能力秘书人际关系的处理应遵循的原则：1平等对待，尊重他人 谦

12、虚谨慎，赞美他人 实事求是，办事公正 有自知之明 6对人宽容 讲信用守诺言 善于自我控制和调节 不感情用事以理服人秘书与领导的关系概述：协调的、默契的、高效的领导状态分歧的、失调的、低效的领导状态领导人的状况：政治素养 思想水准 领导能力 知识涵养 秘书与领导关系的处理原则：适时 场合 适人 掌握语言表达策略，正确使用非语言策略秘书人员与领导集体交往的原则：忠实体现领导意图 取得领导信赖，与领导产生协正或共同类事 有效辅助领导工作 帮助领导参谋政务，给以意见，建议要切合领导需要 忠于职守，坚持正确批评，力戒迁就伏仰 严以律己，增强适应能力，避免因小失大有节有度 贯以精明，讲究弥补效补，避免适得

13、其反 热情坦诚，建立诤友关系，避免若即若离关系特征：被动型 主动型与同事相处的原则：强化服务观念 有效沟通上下，积极排解疑难 善于处理人际关系，营造亲密家庭氛围秘书人际关系 和谐型：默契合作步调一致，水乳交融类型 淡漠型：缺乏沟通，平淡如水，主动积极性不高 紧张型：配合失调，是非多 待人以度，即讲究原则和分寸 待人以诚，既讲究诚实和恳切秘书创建良好关系注意 待人以信，既讲究信用和守诺 待人以厚，既讲究自律和宽厚秘书活动的特征和原理一、综合辅助（主要的活动特征，指导秘书活动的基本原理）体现：（个体辅助领导，秘书团体辅助领导）1）辅助领导决策并优化决策方案形成前（综合资料信息辅助）决策过程（决策方

14、案优化）决策实施中（综合反馈信息，修正完善决策）决策方案结束后（总结经验为下次参考依托）2）职能管理综合协调3）上下综合沟通协调原理运用：1）信息综合辅助效应 2）利益综合辅助效应 3）能量综合辅助效应系统中介体现：1.即参与决策又参与执行2.即辅助领导又联系群众 3.即把握内情又洞察外部环境原理运用：1.系统中介的兼顾效应2.系统中介的凝聚效应3.系统中介的协调效益4.系统中介的监测效应5.系统中介的缓冲效应（“挡驾”作用）间接效益体现：1.基本职能的间接效益 2.日常工作的间接效益原理运用：1.铺垫性效应 2.传播效应 3.督策效应（代替领导监督鞭策） 4.职能协调效应（各部门协调）对立统

15、一体现：1.事务与政务的对立统一（日常生活做好，随机参与政务） 2.被动与主动的对立统一 3.综合性和专业性的对立统一 4.维持与适变的对立统一 5.听命与劝诫的对立统一 6.宣传与保密的对立统一原理运用：1.随机参与 2.务实与超前 3.“T”型能量 4.同步与异步（跟随领导，提建议） 5.开放与控制秘书基本职能参谋咨询:特点：1.随机性 2.全面性 3.应变性方法：1.预测性（由已知到未知，定性到定量，把握事物变化层次；发展动态眼光） 2.跟踪性 3.进阶式（类比法。他山之石可以攻玉）补充完善式，比较法 4.提供资料式辅助决策特点：1.全面和随机辅助相结合 2.决策和实施辅助相结合 3.超脱性与参与性辅助相结合沟通协调特点：1.非权利支配性 2.非职责限定性 3.非确定地位性 4.认同输导性管理事务特点：1.机动性 2.层次性 检查督办特点：1.目的明确性 2.内容系统性 3.态度谦和性