工作流程资料组.docx

1、工作流程资料组资料组工作流程为了全面地做好资料组的各项工作，使其规范化、标准化，便于顺利地完成总公司下达的各项任务，资料组全体成员对各项工作流程进行了认真、细致地整理、归纳。第一部分：资料组工作概述主要是接收总公司资料中心下发的申报单、上画单，并及时完成申报、按要求完成上画，上画后及时提供客户的监测照片。其次是站亭的拆除、新建与迁移等要及时以站亭变更表、费用报告、站亭系统更新等形式上报总公司相关部门。第二部分：各工作流程的详细介绍一、 申报。接总公司下发的申报单，然后与相关部门及时沟通，符合申报条件、申报通过后及时反馈给资料中心，具体操作步骤如下：1. 资料中心以邮件形式将sb.rar压缩包（

2、申报单）发至；接单后读进u:new system import 文件夹；2. 进入u:new system import 文件夹将sb.rar解压缩；3. 进入售后管理系统-数据查询读入数据。4. 进售后管理系统中点查询申报工作单，查看申报单附件资料打印画稿，生成点位列表。5. 将画稿和生成的点位列表传至XXX根据画稿情况及时向资料中心索要资料。将资料收齐后及时传至XXXX。（往往客户都只是提供画稿，要根据公交的要求向资料中心索要所需提供的各种资料，然后将资料汇总酌情提供给公交。一般情况需要提供营业执照、卫生许可、模特协议、检验证明、商标注册、域名注册、活动细则等等，药品类需提供药监局的备案号

3、、烟类、酒类、医药类要慎重等等）6. 根据画稿和提供的资料填写户外广告样件。样件需要填写项目有：提交单位、提交日期、广告主情况（名称、地址、类型、法人代表、联系电话、营业执照编号）。其中广告主情况的营业执照编号必须依据营业执照如实填写。并在样件中粘贴画稿小样传至公交。7. 户外广告样件一份MSN给公交。另一份盖审批专用章后快递给公交。由公交公司统一报国家工商局。8. 报国家工商局后，及时与公交公司沟通申报结果，并叫快递将结果取回。9. 申报画稿须及时转发至XXXXXXXXXX;邮箱。10. 申报通过后在售后系统中做申报单完成回执，具体操作是进入售后系统申报工作单查询逐一核实申报是否通过，无误后

4、生成回执后到u:new systemexport当前日期文件夹sbdhzMILL给XXXXXXXX。11. 整理申报已通过的发布客户，核对无误后发给XXXXXXXX;邮箱12. 特殊制作的咨询及回复，对于特殊制作的站亭，根据对站亭改动的大小和难易程度回复是否可以操作。一般情况下对站亭内外部有改动的则不允许，冷光源及简单的安装闪光类制作原则的可以。具体的也要通过沟通商定，可以制作的需要运营部提供特殊事项申请单。二、上画。上画分为商业客户上画（接总公司资料中心工作通知单）和公益客户上画（接北京分公司销售部工作通知单）。下面分别介绍操作流程：、做商业画客户主要有三步骤：1、读单 2、做点位 3、调画

5、表1、首先介绍读单过程。1) 以下为流程图 2) 以下为具体操作过程：a) 接单指通过Outlook邮箱 接收总公司发送过来的上画单。如图：（即：资料中心以邮件形式将down load.rar压缩包（工作单）发至；） b) 接到单子后把附件保存到系统中。具体路径为： （即：接单后读进u:new system import 文件夹；）c) 单子按路径保存好后（U:new systemimport）.找到此文件夹。解压此文件：后 得到两.txt文档和。（即：进入u:new system import 文件夹将down load.rar解压缩；）d) 倒入系统：双击桌面此图标，看到系统界面。（即：进

6、入售后管理系统-数据查询读入数据）e) 点击“查询”“查询工作单”，看到工作单界面。（即：进售后管理系统中点查询工作单，查看工作单）f) 打印。按每份单子打印出工作通知单和点位列表。(即：打印工作单，并将打印好的工作单传真至XXXX给XXXX，将生成的点位列表打印并另存；)g) 每个发布期收齐工作单后将所有点位发到：XXXXXXXX邮箱。2、做点位。所有点位均做在名为“各站画”的EXCLE表中。桌面图表为：。 各站画打开后看到画面如上图。标记到期客户（各站画日期列中标有发布截止日期）和所有公益客户（客户代码列中H-标记），筛选找到以上两主要部分后以任何数字或字母标记在上画列中。在所标记的点位中

7、做要发布客户的点位，对应各站画中的编号和站牌编号。a、有套装客户。以上可筛选套装列套装做点位，此方法做较快，但点位一般不固定有变化，套装中没有的点位需再找。b、散点客户。此类单子需要逐个找点位。做完每一份单子后按工作通知单中的客户上画要求再在上画列中输入所上的画面名字。每个客户都要在客户代码列和日期列中标实相应的代码，以便下次统计。3、调画表。1) 调画表界面如下：2) 先统计到期每个客户的每款画面数量（按片区统计，把数量填写在调画表下画列中。）3) 再统计要发布客户每款画面数量（按片区统计，把数量填写在调画表上画列中。）4) 调画总原则：同款画面按上画多下画少就从库房领；同款画面按上画少下画

8、多就交库房。5) 片区间的调画：a) 某一片区中同款画面上画数量比下画数量多的画就把多余画面给其他片区或交库房（具体看总体发布数量定）。b) 某一片区中同款画面上画数量比下画数量少的画就按缺多少画面从其他片区要或从库房领（具体看总体发布数量定）。c) 新发布的画面均从库房领，到期客户画面不再发布的均交库房。、公益画上画流程，主要由以下4个步骤完成：1. 公益画上画：根据分公司销售的上画通知单，在商业点位完成录入之后，在到期的商业点位（点位标记通常为X，称其为空点）中，按上画通知单要求发布的数量、要求发布的范围补齐发布数量；有个别客户需要调整发布区域的，则按上画通知单上的新发布区域进行调整；如在

9、空点范围内不能满足各款商业公益画的发布区域及发布数量的，则在纯公益客户的在刊点位里选择商业公益客户要求发布的区域，并在其中补齐发布点位数量。如补齐各款商业客户的发布数量后，已没有空点，则本期上画单制作完成；如还有空点没有被上画的，则把下掉的纯公益画上到空点中去，如还有空点，则查找库存表，用库房的纯公益画面把所省的空点上满（有时由于画面数量不够，需有的点位上单面，此情况视画面的库存数量而定）。总之，公益画的上画原则即为：按各个公益客户的要求上画，且保证路面无空板。2. 制作调画表：在完成公益画上画之后，统计本期上画中各款公益画所需下画的数量，然后统计本期所需上画的各款公益客户的上画数量，全部统计

10、完毕后逐一录入到调画表模板内，按照上多下少要、上少下多给、新上画领、不再上画交的原则，对各款公益客户逐一进行数量调整。全部调整完毕后，与商业客户的调画表统一到一起，表头详细注明各客户的上画要求，本期调画表制作完成。3. 制作上画单：将本期上画的所有点位（商业、公益）进行复制，然后粘贴在一个新建立的空白表格中，保留上画班长，片区，站亭情况，大小牌，编号，小编号，地址，下画栏和上画栏等9列，把其他列全部删掉，并在表头上注明上画日期，到此本期上画单制作完毕。4. 发送及核对：将本期调画表、上画单、总表以邮件（或者qq、MSN）的形式，发送给工程部XXXXX邮箱。（实际操作过程的发送程序为：、发送商业

11、调画表。商业调画表完成之后即给到XXXX，以便于片区利用杜洋做公益点的时间从库房领商业画。、发送总的调画表。公益点位做好之后，先做公益调画表，然后与商业调画表统一到一起给到刘伟平。、发送上下画工作单。完成调画表的发送之后，再整理上下画工作单给到刘伟平。、将保存无误的总表给到刘伟平。以便于刘伟平整理、核对拍照工作单。） 最后再与刘伟平核对一下本期上画的大牌数量和小牌数量，确保准确无误后，本期上画点位录入工作全部完成。、发布期后的第二天对上画情况跟进并反馈，在售后系统中做上画完成回执。具体操作是进入售后系统工作单查询逐一核实客户无误后生成回执后到u:new systemexport当前日期文件夹g

12、zdhzMILL给XXXXXXXXX至此，本期的上画工作全部完成。三、监测照片。总体来说相片录入分3个程序：1、把摄相人员拍回来的照片导入到系统，2、在系统里把照片按对应的编号输入进去，3、把输入完的照片在系统里导出来，以邮件形式发给资料中心。这三个程序的详细操作过程如下：(一) 把摄相人员拍回来的照片导入到系统。步骤一每期上画结束后拍照人员就开始了照片的拍摄，工程部的照片负责人刘维平会按时把拍摄回来的照片打包后用QQ传送过来，（由于邮件传送的比较慢）建一个文件夹存放当天传送过来的照片，以当天的日期为标题，比如，今天是11月10日，就建一个文件夹命名为“11-10”，以此类推。步骤二打开当天建

13、的文件夹，可以看到工程部传送过来的照片都是WinRAR 压缩文件，首先要解压缩，解压缩后，再打开单个的以英文字母命名的文件夹100CANON 、CANONMSC这两个文件夹把他们一起复制到移动磁盘I盘里，中间会出现一个是否需要全部覆盖的选项，选择“是”。步骤三再打开桌面上photo售后支持程序，输入用户名和密码进入系统，选择菜单栏上的第一个菜单-“数据处理”下的“导入相片”项，在选择数码照片存放目录中选择移动磁盘，然后点击导入，导入成功后在目标存放路径中将回显示导入信息，其中包括导入照片后系统默认的目录编号，系统默认从2000开始，现在编号已经到达2639，以后目录还将会自动递增。把编号记录下

14、来，以后核对照片的时候用。(二) 在系统里把照片按对应的编号输入进去首先，把照片导入到系统后，点“退出”键，退到售后支持系统界面，选择第二个菜单-“照片处理”下的“数码相机输入”，就进入到数码相机照片处理界面，在左上方选择要输入照片的目录，在下面就出现此目录的照片，按工程部传过来的摄影单，找出对应的客户，在右边找到对应的编号，点击“保存”，注意日夜照。按照此方法把所有的照片输入到系统。另外一个很重要的环节就是照片的核对，等把照片全部输入到系统后、导出之前要先核对，根据工作单的不同客户的上画要求审查一遍，具体有三个方面需要审查：1. 款式。比如有的客户要求正背画面不一致，交叉上画；有些是正背一致

15、；有些客户还会有三款或者更多款画面。2. 检查质量问题。看有没有画面皱的，脏的，破损的，或者是牌子上有小广告的，遮挡的，都算不合格的照片，把编号和点位记录下来，并且在数码相机照片处理界面选择住此点位，再点击“清除”把照片清除掉，让拍照人员重新拍摄此点位的照片。3. 统计缺少的照片。按客户检查照片空缺的点位，同样记录下来。空缺的点位一部分是已经拍摄过，但写错编号而没有输入 ；一部分是漏拍，已经拍摄的照片输入到系统，漏拍的照片需要补拍。等把所有有问题的照片和缺少的照片都记录下来后就把单子以传真形式传给刘维平（传真：63578601），等拍照人员核对完单子后再把传真传过来，漏拍的点位后面会写“补”，

16、有照片的点位就会在后面写上照片所在位置，这个时候就要按导入照片时生成的目录来查找，比如说，MOTO 点位1789-04日照， C275，意思是此照片在C2上的第75张，那就在单子上查找C2对应的目录（事先都记录在一张纸上了），C2对应的目录为7622，那就在照片输入系统里找到7622的目录，再找第75张照片。如果此照片还没有被用过，那就输入到1789-04日照的位置。如果此照片被用过，记下用次照片的点位，再让拍照人员核实是什么原因。比如C2的第75张照片已经输入到1798-01位置，那就再让拍照人员找一个1798-01的照片在什么位置。出现照片被用过的情况，一种情况是输入人员看错编号，输入错误

17、；另一种情况是拍照人员写错单子，等核实后再输入正确的照片。等把所有缺少照片的点位输入完成后，再把需要补拍的照片跟刘维平核实一下，拍照人员会在第二天把漏拍和重拍的照片提供过来，再把照片导入进系统，根据摄影单按编号输入进去。此期照片输入工作全部完成。(三) 把输入完的照片在系统里导出来，以邮件形式发给资料中心步骤一 等把本期所有的照片都输入进系统后，就开始了导出的程序。把系统退到售后支持系统界面，选择第一个菜单-“数据处理”下的“数据输出”项，进入到“数据输出”界面，点击“上传图片数据”前面的小方框，显示出对钩，在左边可以选择要导出的工作单的照片。一般都是一个客户导出一份文件，以便好整理，选择一个

18、客户的名称，点击右边的“生成上传文件”。另外，需要补拍的照片跟刘维平核实后输入系统，导出、生成上传文件过程同上。步骤二上传后的照片会保存在P盘上的“new system”文件夹下面的“export”的子文件夹里，export里面保存着所有导出的文件，都以日期为文件命保存，比如今天是20006年11月10日，那导出的文件会自动生成一个名为“20061110”的文件夹，打开当天导出的文件夹，里面有“photo”和一个名为tp文本文档的两个文件，把它们剪切，并保存到E盘“上传照片”的文件夹，里面的文件也都是以日期命名，如果今天是2006年11月10日，那就再新建立一个文件夹以“11-10”命名，再建

19、子文件夹命名为“11-10（1）”、“11-10（2）”，每个文件夹里面都是一个客户的全部照片和tp文本。把本期导出的文件，比如“11-10（1）”、“11-10（2）”逐份打包用邮件形式发送到资料中心XXXXXX处（包括核对后补拍的照片）。等全部照片上传后，此期照片提供工作算全部完成。XXXX再审查一遍照片，如有问题会电话联系。四、站亭变更。站亭的拆除、新建与迁移，需做站亭变更表、地图套装管理系统更新及费用报告。具体步骤如下：(一) 站亭变更表。分为站亭变更情况表和新建站亭通知单。1) 站亭变更情况表。站亭拆除、迁移、通断电、新通电等做此变更表。依据：工程部传真的拆除、迁移工作单、工程部每日

20、工作报表报的临时通停电情况（停电超过3天报断电，恢复通电第二天报恢复）。2) 新建站亭通知单。新建、加建站亭填写此单；迁移站亭如不用原来站名，视拆除后新建填写此单，即在站亭变更情况表中填写拆除、在新建站亭通知单中填写新建；拆除站亭一个月之内原点恢复即在站亭变更情况中填写原点恢复，若超过一个月恢复的站亭必须填写新建站亭通知单，并必须在备注中注明原什么时候拆除。3) XXXXXXX4) 将拆除站亭、新建站亭、通停电及新通电站亭做详细记录。5) 站亭变更表所涉及另外四个报表：套装通电报告、点通电报告、月对数表、每月片区站亭数量统计表。 套装通电报告。每个发布期后三天内将客户的所有点位做核实，长期停电

21、及临时停电做标注，最后整理至套装通电报告中以邮件形式传至XXXXXXXXXX 散点通电报告。每个月3号前将本月所发布所有散点客户点位逐一核实，长期停电及临时停电做标注，最后整理至散点通电报告以邮件形式传至XXXXXXX 月对数表。站亭的拆除、新建、通电、停电逐一记载后与上月对数相加减，得出本月站亭最新数据。XXXXXXXXXXX 每月片区站亭数量统计表。依据月对数表的站亭总数量、从未通电站亭数量、临时断电站亭数量计算四个片区对应的站亭总座数与未通电站亭数量。核对无误后给到姚嘉邮箱XXXXXXXX，作为片区费用核拨的依据。(二) 地图套装管理系统更新。站亭新建、拆除、新通电、临时停电做完变更表后

22、，要对应变更表更新站亭管理系统。具体操作如下：1) 新建站亭。进入站亭管理系统后，点新建按钮，进入站亭信息界面。按要求输入新的站亭编号、站名、路名、地址、站点方位、行政区、验收日期、通电状态等点保存即完成站亭新建；点站牌信息进入站牌信息界面，填写所需各项点保存完成每块站牌的新建。至此系统新建完成。若是在原有点位上加建站牌，则在进入系统之后输入原站亭编号，点查询、站亭信息、站牌信息、新建，然后填写界面中的各项内容、点保存，系统加建站牌完成。2) 站亭若有施工等不能正常上画的情况，要在地图套装系统中做变更。输入站亭编号查询站亭信息在地址后面注明不能上画 后点保存（若只是站牌后面施工，则在地址后注明

23、只上正面），然后点保存即可。3) 拆除站亭则在输入编号查询后，站亭信息中直接点拆除；拆除站牌则在输入编号查询后，针对小编号进行逐一拆除后保存。4) 新通电则需进入系统查询站亭信息，选中已通电、填写通电日期后点保存，然后进入站牌信息逐一完成站牌通电点保存即可。临时通停电的则进入系统查询站亭信息站牌信息选中所要更新的站牌编号通/停电变更后确定。5) 系统新建站亭完成之后，还要在地图中标注其所在位置。进入地图套装管理系统地图选加建按钮，在所显示的地图中找到新站亭所在的位置点一下鼠标，出现一个对话框，输入新站亭编号确定。然后上传地图，并将上传的地图文件（在C盘有一个地图输出文件夹，打开后选 以当天日期

24、命名的文件夹）以邮件的形式给XXXX。(三) 费用报告。1) 日常站亭费用报告在接到工程部的工作单后根据站亭变更情况分为： 站亭迁移：确认站亭点位、编号、站名、施工单位及变更原因后打迁移报告催工程部曹师傅审核报价单并签字收到报价单核实价格请领导审批签字签字后报告传真给运营部XXXXXXX并发邮件给运营部XXXXXX。 站亭拆除：确认站亭点位、编号、站名、施工单位及变更原因后打拆除报告催工程部曹师傅审核报价单并签字收到报价单核实价格请领导审批签字签字后报告传真给运营部XXXXXX并发邮件给运营部XXXXX。 站亭恢复安装：确认站亭点位、编号、站名、施工单位后打恢复安装报告催工程部XXXXX审核报

25、价单并签字收到报价单核实价格请领导审批签字签字后报告传真给运营部XXXXXXX并发邮件给运营部XXXX。站亭被撞分为三个阶段（撞损、维修报价、恢复）： 撞损：由工程部XXXXXX提供站亭撞损照片确认站亭点位、编号、站名、施工单位及损坏程度后打站亭被撞报告请领导审批签字签字后报告传真给运营部XXXXXXX并发邮件给运营部XXXXX（含撞损照片）。 维修报价单：必须在站亭恢复前把报价上报总公司催工程部XXXXXXXX审核报价单并签字收到报价单核实价格打维修费用报告请领导审批签字签字后报告传真给运营部XXXXXX并发邮件给运营部XXXXXXX。 恢复：收到工程部工作单站亭点位、编号、站名、施工单位由

26、工程部XXXXXX提供站亭恢复照片打站亭恢复报告如果涉及被撞站亭有拆除、安装费用的，还要催工程部XXXX审核报价单并签字收到报价单核实价格请领导审批签字签字后报告传真给运营部XXXXX并发邮件给运营部XXXXXXXX（含恢复照片）。2) 季度电费、通电工程费报告每季度初合作单位将上季度电费及通电工程费的通知单送来交给工程部王宝印核对站亭点位及费用是否正确确认无误后打季度电费和通电工程费报告请领导审批签字电费报告传运营部XXXXX，通电工程费报告传工程部XXXXXX等待运营部和工程部拨款收到两个部门的拨款通知单通知合作单位核查款是否到帐，并督促合作单位把发票送来如果核实款已到帐，将填写好的拨款通知单回传给运营部和工程部收到发票后留复印件存档叫快递公司把发票原件寄到XX。另外，合作单位中的光环公司涉及每年支付站亭管理费，管理费每半年一付，费用固定，程序和上述报告相同。XXXXXXXXXXXXX年XX月XX日