固定资产管理系统用户手册.docx

1、固定资产管理系统用户手册固定资产管理系统用户手册一.系统管理1.连接数据库注：仅网络版需要，单机版无需设置启动客户端软件时，软件会弹出连接数据库服务器对话框，请在本对话框中填列数据库服务器的连接参数：服务器名称：可以填列安装有SQL Server 2000或者更高版本的电脑的IP地址或者SQL server服务管理器中显示的名称：如图：用户名称：SQL Server中登记的数据库用户名称，一般可以填“sa”密 码：SQL Server中登记的数据库用户的访问密码，如果没有密码，请填空值。保存以上信息：选中后，客户会自动保存连接数据库服务器的参数，下次运行客户端软件时，软件会主动从保存的参数中读

2、取服务器名称、用户名称、密码来连接到数据库服务器，如果连接成功，将不再显示连接数据库服务器对话框。2.用户登录连接数据库服务器成功，进入软件用户登录界面：系统默认管理员用户密码为:8888，正式使用软件后，为数据安全起见，可以将密码修改为一个强密码。输入密码后，点确定，进入软件主界面：上方区域是软件工具栏，集成了软件用的快捷命令。右侧是资产档案列表，列示了当前条件下的资产档案列表。左侧是软件快捷导航树，双周导航树中的项目，可以按指定项目在右侧列表中列示符合条件的资产档案。3.增加用户增加一个系统用户。用户名称：操作员的名称。输入密码和密码确认：两次输入必须相同。管理部门：新增的操作员可以管理的

3、具体部门范围资产。如：组织机构中有以下部门：销售部销售部华南大区人事部财务部如果：管理部门设置为“销售部”，则此操作员的管理范围可以包括：“销售部”及其下属的“销售部华南大区”。新增操作员后，需要进行权限管理设置后，新增的操作员才有具体的权限。4.权限管理执行【系统管理】下【权限管理】后进入选择要设置操作员的界面：选择要设置权限的用户名后，执行【确定】进入权限设置界面：选中一个项目代表用户拥有此权限，否则为无此权限。设置权限后点【保存】保存此用户的权限，修改后的权限在用户下次登录软件后生效。5.口令设置执行【系统管理】下【口令设置】后进入口令设置界面：输入旧密码、新密码、新密码确认后，点【确定

4、】完成修改。如果原密码输入错误，则系统会提示错误。6.删除用户执行【系统管理】下【删除用户】后进入操作员删除界面：选择要删除的操作员，点【确定】后系统将删除选中操作员。7.退出系统执行【系统管理】下【退出系统】后，弹出对话框：点击【是】退出本软件。点击【否】返回软件主界面。二.视图视图菜单主要是动态设置资产表格的固定列和列的显示隐藏用，更方便的让用户查看表格中的数据。1.设置不滚动列执行【视图】下【设置不滚动列】后，进入设置界面：设置不滚动列可以在查询资产表数据时，指定左边指定列数不滚动（注：类似于Excel电子表格中的冻结窗格），设置不滚动列后，资产档案表的固定部分会显示一条黑线，代表黑线左

5、边的列不退数据滚动，如图：选择、登记日期、登记人员三列都被锁定。2.自定义表格列执行【视图】下【自定义表格列】后，进入设置界面：打钩的项目代表显示此列，不打钩的项目代表隐藏此列。隐藏的列在打印“固定资产档案表”时，会自动隐藏。设置完成后，点【保存】退出。三.基础数据1.计量单位执行【基础数据】下【计量单位】后，进入设置界面：本功能用于预登记在资产档案登记时选择填列的【计量单位】项目，在本模块中设置后，在资产档案登记时，可以直接选择填列。【新增】增加一个计量单位项目。【删除】删除选中的计量单位项目。【确定】保存输入的计量单位项目。【取消】放弃输入的计量单位项目。【关闭】离开本模块。【当前项目】用

6、于填列新增的计量单位项目的值。2.资产来源执行【基础数据】下【资产来源】后，进入设置界面：本功能用于预登记在资产档案登记时选择填列的【资产来源】项目，在本模块中设置后，在资产档案登记时，可以直接选择填列。命令说明参照【计量单位】3.使用情况执行【基础数据】下【使用情况】后，进入设置界面：本功能用于预登记在资产档案登记时选择填列的【使用情况】项目，在本模块中设置后，在资产档案登记时，可以直接选择填列。命令说明参照【计量单位】4.存放地点执行【基础数据】下【存放地点】后，进入设置界面：本功能用于预登记在资产档案登记时选择填列的【存放地点】项目，在本模块中设置后，在资产档案登记时，可以直接选择填列。

7、命令说明参照【计量单位】5.类别设置用于设置固定资产分类。执行【基础数据】下【类别设置】后，进入设置界面：本功能用于预登记在资产档案登记时选择填列的【资产类别】项目，在本模块中设置后，在资产档案登记时，可以直接选择填列。【新增】增加一个类别。增加类别以当前选中的类别做为上级资产分类。如：选中“固定资产”后，点新增，则增加一类别以“固定资产”做为上级资产分类。如图：【资产分类编码的定义要求】每级分类编码长度为3个字符，下级编码的前缀必须包括上级编码，资产分类编码不能重复。如：我们给 001 电脑套机 增加一个下级分类 联想电脑，则下级编码的前缀必须包括 001 ，按则规则下级编码可以为：0010

8、01 。（注：与财务软件中会计科目编码的定义要求类似）【删除】删除当前选中资产分类【修改】修改当前选中资产分类【退出】退出本模块6.自定义字段自定义字段是供用户自行增加固定资产登记卡中登记项目的功能模块，如果系统中现有的登记项目不能满足您的需要，可以在自定义字段中添加。执行【基础数据】下【自定义字段】后，进入设置界面：【新建】添加一个自定义字段。如图：我们添加一个名称为“系列号”的文本字段，输入完成后点【确定】保存。然后我们执行【资产管理】下的【资产登记】命令，进入资产登记界面：切换到【自定义项目】活页夹：可以看到，我们定义的字段“自定义项目”已经出现在资产登记档案资料中。【编辑】编辑自定义字

9、段。【删除】删除自定义字段【离开】离开本模块7.职务设置本功能用于预登记在员工档案登记时选择填列的【职务】项目，在本模块中设置后，部门员工模块中登记员工档案时，可以直接选择填列。命令说明参照【计量单位】8.部门员工本功能用于预登记在固定资产登记时选择填列的【使用人】和【使用部门】项目，在本模块中设置后，固定资产管理模块中登记资产档案时，可以直接选择填列。执行【基础数据】下【部门员工】后，进入设置界面：部门员工模块包括【部门管理】和【员工档案管理】两方面的内容。【部门管理】包括： 【增加同级部门】添加当前选中部门节点的同级别部门。 如：要给总裁室添加一个同级别的部门，可以先选中“总裁室”，然后执

10、行部门管理下拉菜单，执行【添加同级部门】后弹出对话框：输入要新建的部门名称后，点【确认输入】后保存新建的部门。【增加下级部门】添加当前选中部门节点的下级部门。如：要给总裁室添加一个下级的部门，可以先选中“总裁室”，然后执行部门管理下拉菜单，执行【添加下级部门】后弹出对话框：输入要新建的部门名称后，点【确认输入】后保存新建的部门。【修改部门】修改不前选中部门节点。【删除部门】删除当前选中部门节点。【新建员工】新增一名员工。【编辑员工】编辑选中员工。【删除员工】删除选中员工。【查找员工】按指定条件查询员工。【打印】打印员工档案表。【导入员工】从电子表格导入员工档案。执行本命令后，系统弹出对话框：选

11、择预先准备好的导入表格后，点【执行导入】，将电子表格中的数据导入到软件中。导入过程中，如果数据有误，导入失败，软件界面会给予友好的提示。如果你在导入过程中有问题，请及时联系昆明灵豚科技有限公司的在线客服人员。 系统支持导入的员工电子表格必须符合以下格式：编号：员工编号必须是唯一的。出生年月：必须是合法的日期值。如果没有，请填任意一个合法的日期值，如：2011-01-01。部门名称：员工的所在部门。这里的部门格式必须为“上级部门”+“”+“本级部门”。如：员工所在部门为“集团公司”下属的“财务部”，就应该填为“集团公司财务部”。录用时间：必须是合法的日期值。如果没有，请填任意一个合法的日期值，如

12、：2011-01-01。四.资产管理1.资产增加【资产增加】用于添加固定资产档案。每一项资产下都可以添加主资产和附属资产。执行【资产管理】菜单下的【资产增加】进入固定资产增加界面：本模块功能界面说明：【资产明细】活页夹，填列系统定义的资产登记项目信息。【自定义项目】填列自定义的字段信息。【照片】当前资产的照片管理。资产档案必须保存后才能添加资产照片。【连续增加】是否连接增加资产。选中本项目后，保存一条资产后不退出本界面，可以继续添加资产。【复制记录】连续添加资产时，添加新资产是，是否复制上一条资产的信息到新资产。【打印条码时显示预览】打印固定资产条码时，是否显示打印预览界面。固定资产登记项目中

13、主资产说明：【资产编码】固定资产的编码，本项目是唯一的，不允许重复项目出现 。【资产名称】固定资产的名称。【规格型号】固定资产的规格和型号。【资产类别】固定资产的分类类别，选择填列 。【生产厂家】填列资产的厂家，品牌等信息。【出厂日期】填列资产的出厂日期。【资产来源】填列资产的形成渠道。【使用部门】填列资产的使用部门，选择填列。【使用情况】填列资产的使用情况。【存放地点】填列资产存放在什么地方。【入帐日期】填列资产会计学意义上的入帐日期。如果本软件不是会计部门使用，入帐日期可以用于代表购买日期。【使用人员】填列资产的使用人或者责任人。【使用年限】填列会计学意义上的预计可使用年限。【净残值率】填

14、列会计学意义上的预计净残值率。【计量单位】填列资产的计量单位。【数量】填列资产的数量。如果要使用条形码管理，每一项资产的数量建议统一为1，即一个条码代表一项资产。【资产单价】固定资产的单价。【资产总价】固定资产的总价值。【备注】资产的备注信息。固定资产登记项目中附属资产说明：附属资产必须在主资产保存后才能添加。【新增附属资产】增加一个附属资产。【编辑选定记录】编辑选中的附属资产。【删除选定记录】删除选中的附属资产。【打印附属设备条码】打印附属资产的条码标签。资产照片说明：资产照片必须在主资产保存后才能添加。资产照片中可以添加照片、删除照片。资产照片的显示方式可以有：图片居中 、缩放图片、图片居

15、左上三种显示方式。【添加照片】给当前编辑的资产添加一张照片。照片格式请尽量为JPG格式，由于图片比较占空间，为了节约储存容量，请在添加到软件之前，用相关软件把软件压缩处理。【删除照片】删除当前显示的照片。【上一张】显示上一张照片。【下一张】显示下一张照片。2.复制资产在固定资产管理软件主界面中选中一项资产后，执行【资产管理】菜单下的【复制资产】命令，系统会弹出对话框：点击【是】后，系统会打开固定资产增加界面，同时把选中资产的相关信息复制到资产登记界面（注：复制资产只复制主资产的除资产编码外的数据，资产复制包括附属资产和资产照片）。3.分拆资产如果一项资产的资产数量大于等于2，通过分拆资产功能就

16、能将资产分拆为多项资产。我们在资产主界面表格中选中一项需要分析的资产后，点击【资产管理】菜单下的【分拆资产】命令后，进入资产拆分设置界面：在拆分数量处填写要拆分的数量后，点【生成预拆分资产档案】命令后，可以在下方表格中生成拆分的资产明细，下面的拆分表格可以编辑，编辑完成后， 点击【保存拆分结果】后可以保存拆分结果。（注：资产拆分后，系统会提示是否删除被拆分资产，如果确定要删除，则系统会删除与被拆分资产相关的附属资产、借出、调拨、照片等数据，并且不可以恢复）4.资产查询资产查询提示了多条件组合查询固定资产档案的功能。点击【资产管理】菜单下的【资产查询】命令进入资产查询界面：每个查询项目前面都有一

17、个选择框，选择这个框代表将以这个项目做为查询条件。不选中的项目代表不参与查询条件的构成。如：要查询使用部门为“董事会”，资产类别为“001 电脑主机的资产”，按以下示意设置后点“确定”即可。5.自定义字段查询自定义字段查询，用于以自定义字段的值做为条件来查询资产。点击【资产管理】菜单下的【自定义字段查询】命令进入界面：设置要查询的项目，输入查询值后，点【确定】完成查询。6.资产修改修改软件中登记的资产档案信息。在主界面固定资产列表中选择一个资产后，点击【资产管理】菜单下【资产修改】命令进入资产编辑界面：资产编辑界面与资产增加界面功能类似，仅增加了【条码打印】和【卡片打印】两个命令。【条码打印】

18、打印当前资产的条形码标签。【卡片打印】打印当前资产的固定资产档案卡。其他命令请参阅【资产增加】中的说明。7.资产删除删除一项选中的资产。在主界面固定资产列表中选择要删除的资产后，点击【资产管理】菜单下【资产删除】命令，系统会弹出确认对话框：点击【确定】完成本次删除。8.资产批量删除资产删除功能只能一次删除一项资产。而资产批量删除功能可以同时删除多项资产。首先，在主界面固定资产列表中，钩选上要批量删除的资产，然后执行【资产管理】菜单下【资产批量删除】命令，在弹出的确认对话框中，点【确定】完成本次批量删除。9.资产清理如果资产已到使用年限，需要做报废等处理进，可以使用资产清理功能。资产清理后，可以

19、在资产清理查询中看到已清理资产的情况。与资产删除不同的是，资产删除后将无法查询到删除资产的任何数据。在主界面固定资产列表中，选上要清理的资产，然后执行【资产管理】菜单下【资产清理】命令，在弹出的确认对话框中输入清理方式后，点【确定】完成本次操作。10.资产清理查询资产清理查询用于管理查询已清理资产的信息。点击【资产管理】菜单下的【资产清理查询】命令进入界面：资产清理查询包括以下命令：【查询】指定查询条件查询清理资产。【全部】显示全部已清理的固定资产。【恢复】恢复选中的资产到正常资产档案中，恢复后，资产清理库中将删除被恢复的资产数据。【打印】打印列表中显示的资产清理数据。【配置】配置要显示的表格

20、列。【退出】退出本模块。11.资产借出本模块用于登记借出的资产，只允许一项资产一个借出单。在主界面资产表格中选择要借出的资产后，点击【资产管理】菜单下的【资产借出】命令进入界面：填列借用数量、借用人、借用部门后点【确定】保存借出单。资产借出后，借出资产的使用情况自动设置为“出借中”。12.资产归还本模块用于借出的资产归还时，通过本功能销帐。点击【资产管理】菜单下的【借出归还】命令进入界面：功能命令说明：【归还方式】可以选择单项归还和批量归还。如果设置为批量归还，则下方的列表会显示选择框，所有选中的借出记录都会被归还。【归还】将选中的借出记录做归还登记。【查询】查询出需要归还的借出记录。【打印归

21、还凭证】打印出归还单据。14.资产借出归还查询功能命令说明：【查询】按条件查询符合要求的借出记录。【显示全部】显示全部借出归还记录。【显示过期】显示已超过拟还日期，但仍没有归还的借出记录。【查看】查看归还单据.【显示归还】只显示已归还的单据。【删除】删除选中记录。【撤消】取消资产归还记录。取消资产归还记录后，借出记录状态修改为未归还。【打印】打印列表中显示的数据。【配置】设置列表中列的显示与隐藏。【离开】退出本模块。15.资产调拨本模块用于将资产从一个部门调拨另一个部门。如果您不需要保存调拨记录的话，可以直接用资产编辑功能修改使用部门更为快捷。在主界面资产表格中选择要调拨的资产后，点击【资产管

22、理】菜单下的【资产调拨】命令进入界面：填列相应的调拨日期，批准人，调出部门，存放地点，使用人等信息后点【确定】完成调拨登记。如要打印调拨单据，请执行【打印调拨凭证】命令。16.资产调拨查询本模块用于查询资产调拨历史档案。在主界面点击【资产管理】菜单下的【资产调拨查询】命令进入界面：功能说明：【查询】按条件查询调拨记录。【全部】显示全部调拨记录。【删除】删除选中的调拨记录。【打印】打印调拨表格中的数据。【配置】设置要显示或者隐藏的表格列。17.资产维修用于登记资产的维修信息。在主界面资产表格中选择要维修的资产后，点击【资产管理】菜单下的【资产维修】命令进入界面：资产编号和资产名称自动根据选择的资

23、产生成，用户填列修理日期、修理原因、维修状况、维修费用、备注后点【确定】完成维修登记。18.资产维修查询本模块用于查询资产调拨历史档案。在主界面点击【资产管理】菜单下的【资产维修查询】命令进入界面：功能说明：【查询】按条件查询维修记录。【全部】显示全部维修记录。【删除】删除选中的维修记录。【打印】打印维修表格中的数据。19.固定资产折旧计提固定资产折旧计提是进行固定资产折旧计算的模块。本模块是动态根据条件生成固定资产折旧表，但不保存固定资产折旧数据。在主界面点击【资产管理】菜单下的【固定资产折旧计提】命令进入界面：功能说明：【折旧会计期间】：指定一个要进行折旧计算的会计期间。例如:要计算201

24、1年8月的折旧，只需选定一个2011年8月的任意日期就可以。【生成模式】：生成模式可以设置要生成的折旧表的风格，包括：折旧明细表、折旧部门汇总表、折旧分类汇总表三种方式，可以根据需要选择填列。计提折旧：定义好折旧会计期间和生成模式后，点【计提折旧】软件将自动计算固定资产折旧并展现出来。【打印】打印固定资产折旧表。五.低值易耗品管理低值易耗品管理是用于管理非固定资产的物品的专用模块，本模块可以进行低耗品的分类、档案管理、低耗品入库、低耗品领用、低耗品盘盈、低耗品盘亏、单据查询、汇总统计等功能。1.低耗品分类在进行低耗品管理之前，首先要定义低耗品分类，定义低耗品分类之后，再进行物品管理。在主界面点

25、击【低值易耗品管理】菜单下的【低耗品分类】命令进入界面：本功能用于预登记在物品管理登记时选择填列的【物品分类】项目，在本模块中设置后，在物品登记时，可以直接选择填列。命令说明参照【计量单位】2.物品管理登记要管理的低值易耗品档案。在主界面点击【低值易耗品管理】菜单下的【物品管理】命令进入界面：【分类列表】列示当前定义的物品分类。点击相应的分类名称，可以在右侧表格中显示指定分类的物品列表。【新建】新建一个物品档案。【编辑】编辑选中的物品档案【删除】删除选中的物品档案。如果物品已经有过业务单据，则软件禁止删除。【导入】从Excel电子表格导入物品档案。如图：点击【选择电子表格】选择一个要导入的物品

26、档案表格，然后点【执行导入】完成导入。注意：物品编号不能为空值。软件内部定义的Excel格式如图：3.入库低值易耗品入库时，通过填制入库单入帐。在主界面点击【低值易耗品管理】菜单下的【入库】命令进入界面：命令说明：【新单】新增一个入库单。单据编号系统自动生成。点击编号列的按钮选择入库物品。【修改】修改当前入库单。【保存】保存新增或者修改后的入库单。【取消】取消修改或者新增。【增行】给单据增加一个明细行。【删行】给单据删除一个明细行。【首条】移动单据到第一条。【前条】移动单据到前一条。【后条】移动单据到后一条。【末条】移动单据到最后一条。【打印】打印入库单。4.领用低值易耗品领用时，通过填制领用

27、单入帐。在主界面点击【低值易耗品管理】菜单下的【领用】命令进入界面：命令说明：【新单】新增一个领用单。【修改】修改当前领用单。【保存】保存新增或者修改后的领用单。【取消】取消修改或者新增。【增行】给单据增加一个明细行。【删行】给单据删除一个明细行。【首条】移动单据到第一条。【前条】移动单据到前一条。【后条】移动单据到后一条。【末条】移动单据到最后一条。【打印】打印领用单。5.盘盈低值易耗品盘盈时，通过填制盘盈单入帐。命令说明：【新单】新增一个盘盈单。【修改】修改当前盘盈单。【保存】保存新增或者修改后的盘盈单。【取消】取消修改或者新增。【增行】给单据增加一个明细行。【删行】给单据删除一个明细行。

28、【首条】移动单据到第一条。【前条】移动单据到前一条。【后条】移动单据到后一条。【末条】移动单据到最后一条。【打印】打印盘盈单。6.盘亏低值易耗品盘亏时，通过填制盘亏单入帐。命令说明：【新单】新增一个盘亏单。【修改】修改当前盘亏单。【保存】保存新增或者修改后的盘亏单。【取消】取消修改或者新增。【增行】给单据增加一个明细行。【删行】给单据删除一个明细行。【首条】移动单据到第一条。【前条】移动单据到前一条。【后条】移动单据到后一条。【末条】移动单据到最后一条。【打印】打印盘亏单。7.单据查询通过设定条件查询历史单据。可以设置查询日期范围期间、单据类别后，点开始统计将按条件查询出历史单据。如图：双击任

29、意一个数据行，可以查看单据明细数据。8.领用汇总领用汇总提供了按日期范围和领用部门组合查询低值易耗品领用情况。选中一个单据行后，点【查看单据】可以查看单据明细数据。9.库存统计库存统计可以实时查询当前低值易耗品的库存数量。在分类列表中，点击相应的分类名，可以查询指定分类的库存情况。点击【Excel】按钮，可以导出为Excel文件。10.进销存统计进存存统计可以查询指定期间内的低值易耗品的入库、领用、结存情况。设置好统计期间和分类后，点开始统计可以统计出每个物品在查询期间内的其初数量、入库数量、出库数量、结存数量。选中一行数据后，点【查看明细】可以查看当前物品的领用存流水帐：六.数据管理1.导出

30、资产数据导出资产数据可以将固定资产数据导出。导入的格式可驎Excel文件、Txt文本文件、CSV逗号分隔文件导出时可以设置要导入的列。可以设置要导出的条件。如果没有设置导出条件，将导出全部资产数据。2.导入外部数据软件支持从电子表格导入资产档案数据到软件中。执行本命令后，系统弹出导入数据对话框，正确设置数据库字段名与Excel列的对应关系后，点【开始导入】命令执行导入。软件支持的导入Excel格式详见软件安装目录下的文件【导入数据格式.xls】,填制导入表格时，需注意以下事项：（1）资产编号不能重复，如果系统中存在相同的资产编号，则相同编号的数据不能导入。（2）出厂日期、入帐日期、登记日期必须填合法的日期值，如果没有合理的值，请填任意一个合法日期值，例如：2011-1-4（3）资产数量、资产单价、资产总价、预计使用年限、残值率必须填数字。如果没有值，请填“0”。（3）资产类别列必须按照【类别设置】中登记的类别填列，格式为：类别编码+1个空格+类别名称（4）使用部门列必须按照【部门员工】中登记的部门填列，格式为：上级部门+“”+本级部门，例如：北京分公司销售部3.数据初始化首次安装软件时，软件自带少量演示数据，如果