关于OA系统的建议.docx

1、关于OA系统的建议关于部门OA系统的建议 一、系统存在作用组织的核心竞争力源自组织对内外部资源的有效利用，而OA系统存在的主要作用有下面几点：1、内部通信平台。2、信息发布平台。3、文档管理自动化。4、工作流程自动化。5、行政日常事务处理。6、安全机制的可靠性。系统应利用先进的计算机信息技术，将传统的手工模式向数字化、网络化、科学化的方向转变，实现整个组织的协同办公，提高办公效率和办公质量，降低管理和办公成本，改善办公环境和条件。加速组织信息化进程，利用计算机和现代通讯手段面向组织服务，建立信息交流通道，以共享信息资源，强化部门业务管理，加强各部门之间的交流。实现信息的快速上传下达，提高办公效

2、率。二、系统设计原则系统应以实用、易用、好用为出发点，考虑实际需要和使用习惯。满足用户的现实需要，为后续升级和扩展留有余地：实用性：满足用户需要，做细核心功能，兼顾辅助功能，实现快捷、可靠地布署和使用，并节省投资。易用性：各项功能一目了然，满足用户的使用习惯，易使用、易维护、易升级，实现傻瓜式的操作。先进性：采用先进的技术架构，结构化程度高，扩展性、升级性好。稳定性：数据库稳定，功能顺畅，能在不同的硬件环境中长期平稳运行。安全性：能有效防止外部各种病毒的攻击，内部数据具有多种备份方式，通过权限控制，具有严格、细致的访问控制，保证内部数据安全。3、技术与功能架构3.1技术结构建议我单位使用的系统

3、的底层结构、中间件、应用模块、界面是独立封装和相对独立的，要有灵活性、开放性、拓展性和稳定性。可以任意的更换、升级其中任何一个部分，而不影响整个系统的正常使用。大体思路如下图：3.2功能列表个人建议的功能列表如下图，除此外还需要预留可继续开发的开放性接口：系统模块功能列表公共办公系统实用系统下载中心规章制度归档中心网络硬盘后台管理部门设置岗位设置档案管理权限管理系统日志基础数据设置后台数据设置个人办公系统个人应用系统公务处理文件传输文件归档电子邮件即时通讯领导信箱文件检索通讯录工作任务系统任务记录我的工作日程窗口工作日程部门工作日程工作日记工作计划任务管理工作提示批量完成工作查询我的工作绩效统

4、计工作督办任务管理公文管理系统发文系统发文拟稿发文审批领导签发发文登记发文打印发文盖章文件分发发文监控收文系统收文登记收文拟办领导批示收文分发收文阅读承办结果收文监控信息发布系统信息发布公告通知图片新闻综合行政系统考勤管理系统工作时间个人签到请假销假补签登记外出申请出差登记预约服务登记加班登记考勤查看请假查询外出查询出差查询加班查询预约服务查询会议管理系统会议申请会议查询会议提醒已参加会议会议纪要会议室查询车辆管理系统用车申请派车管理申请记录车辆状态车辆档案办公用品管理系统新建物品登记购买领用登记在库查询领用查询固定资产管理系统资产登记资产查询资产折旧资产类别折旧类别四、功能详细阐述1.下载中

5、心：可将文摘、工具等各种资源有序的存放在这里进行统一管理，便于需要的时候及时下载。2.规章制度：政策法规、管理制度等各种制度文件的在线存放、查阅。3.归档中心：各种知识和资源的共享中心，可将各种资料存放在此，便于查阅。4.网络硬盘：单位工作人员可任意上传需要共享的大型文件。中心服务器按每个文件存放3个月设置，到期自动删除。以上模块中，均可以对文档进行按权限的全文检索。包括Word/Excel/PPT/HTML/PDF/RTF等格式。可以对目录夹设定候修改和访问的权限，只有有权限的员才可以修改目录夹及相关文件，在设定权限时，可以按人来设定，也可以按部门来设定。可以通过设定，对每个人的上传附件的大

6、小进行限制。5.部门设置：可自由设置进驻部门窗口，对窗口和进驻部门进行管理。6.岗位设置：可自由设置进驻工作人员，对进驻的人员进行管理。7.档案管理：对进驻部门、窗口、人员的治疗档案进行管理，方便查阅。8.权限管理：对进驻部门、窗口、人员进行权限设置。可阅览、可修改、可录入等。9.系统日志：记录对系统的各项操作的情况，可导出，不可修改。10.基础数据设置、后台数据设置：对整个OA系统的数据的项目、内容设置。11.公务处理：单位分发到个人的公务的处理情况等。12.文件传输：支持点对点、点对多等传输方式，灵活方便。13.文件归档：对自己的文件进行归档管理，方便查阅使用。14.电子邮件：可使用邮件发

7、送内部通等。15.即时通讯：工作人员可以更加直接的与同事交流，建立良好的通讯平台。16.领导信箱：方便工作人员对领导汇报思想，提出建议。17.文件检索：对各单位历史文件进行检索，包含关键字和全文、标题等。18.通讯录：包括单位通讯录、个人通讯录和公共通讯录。用户可以创建属于自己的名片信息，对联系人资料分类记录、查询、管理。19.我的工作日程：可以自行规划自己的工作内容，直观的查看未完成、要完成、待完成的各项任务的内容、状态和时间，确保各项工作的顺利完成。20.窗口工作日程：由窗口负责人对窗口所有人员规划工作内容，确保各项工作的顺利完成。20.部门工作日程：由部门管理人对部门所有人员规划工作内容

8、，确保各项工作的顺利完成。21.工作日记：可以记录下当天工作的内容和心得，便于日后查阅和总结。可以设置不同的权限查看同事或者下属的日记，以在线监督指导。可以将自己的日记导出系统作为工作档案永久保存下来。22.工作计划：做出本周、本月、本季度或本年等的工作计划，任务目标等，在目标的指导下开展工作。23.工作提示：对未完成、要完成、待完成的各项任务进行提示，避免超期。24.批量完成：批量对任务进行处理，适用于大批量通性质工作。25.工作查询：对未完成、要完成、待完成、已完成的各项工作进行查询。26.我的工作：查询单位、部门、窗口分发给自己的工作任务。27.绩效统计：对工作完成情况、进度等进行统计。

9、28.工作督办：各单位、部门、窗口对工作人员完成情况进行督察督办。29.任务管理：管理者可以在线查看项目进度。30.发文系统（发文拟稿、发文审批、领导签发、发文登记、发文打印、发文盖章、文件分发、发文监控）：拟稿人根据需要选择行文类别（行文用笺，处理流程，正文模版）起草公文，送交相关人员进行审核，复核，会签、签发、校对等工作，然后由办公室进行发文登记、编号、套头，盖章后进行文件的发放（分发、下发、办结）等工作，对办结公文进行归档。提供督办、催办功能。在审批中，按照角色进行审批的流转，可以通过相对路径找到相应的岗位，如审批者的上级领导，当前审批者的上级领导。流程中可以支持退文的功能，可以退到以前

10、的任何一级，也可以退回到发起人。在审批过程中，支持痕迹保留，电子印章，手写签名、全文批注。31.收文系统（收文登记、收文拟办、领导批示、收文分发、收文阅读、承办结果、收文监控）：收文系统是公文到达后,收文登记人选择公文类别，登记公文，送交相关人员进行拟办，根据公文类别的设定流程，送交相关人员进行批示、承办、传阅等工作，也可以自定义下一步相关处理人员。并且在流转过程中，只有待办人员才有权打开批办，其他人都不能打开。最后公文进行归档。归档时，可采用自动归档和手工归档。要求支持扫描输入、原文引入、手写笔输入、手工录入、从电子邮件中直接转入多种录入方式。32.公告：用户可以选择对某人、某窗口、某部门或

11、全体人员发送各种通告、制度、会议等消息，并可以随时查看自己已发和已收的公告。可设置自动回复以确认指定接收人员是否收到。可以对重要的公告进行置顶。有回执以及查阅时间。33.通知：对指定人员发送通知，并可以随时查阅自己已发和已收的通知，对需要留存的通知进行归档。34.图片新闻：可以发送各种业务、行政、人事等单位的相关新闻，被指定接收的用户可以随时查看。支持新闻评论，可以置顶，有回执及查阅时间。35.工作时间：可设置工作时间，时段，考勤时间等。36.个人签到：必须专人、专机，密码、数字证书、硬件加密锁一起才算有效签到。37.请假销假：请假申请后，直接发送到相关管理人员，初审、复核后才准假；同样，销假

12、也要在系统中提出。38.补签登记：某些特殊情况（如小时假），未能按时签到（退），可在此登录并填写说明。39.外出申请：因各种原因外出的，在此填写外出事由、时间等，直接发送到相关管理人员，初审、复核后可外出。40.出差登记：出差人员在出差前将出差情况登记入内。41.预约服务登记：非工作日（时），有群众预约服务的，在此登记。42.加班登记：在此登记的加班人员，在考勤中自动汇总。43.考勤查看：按权限查看某人、某窗口、某部门、全部的考勤记录。44.请假查询：按权限查看某人、某窗口、某部门、全部的请假记录。45.外出查询：按权限查看某人、某窗口、某部门、全部的外出记录。46.出差查询：按权限查看某人、

13、某窗口、某部门、全部的出差记录。47.加班查询：按权限查看某人、某窗口、某部门、全部的加班记录。48.预约服务查询：按权限查看某人、某窗口、某部门、全部的预约服务记录。49.会议申请：在此提出需要进行会议的申请，申请后流转到相关管理人员，按需分配会议室。50.会议查询：查询全部的会议记录。51.会议提醒：提醒相关人、窗口、部门、或相应人员参加会议。52.已参加会议：查询自己参加的会议项目。53.会议纪要：查询自己参加的会议的纪要。54.会议室查询：查询某阶段会议室的使用情况。55.车辆管理系统（用车申请、派车管理、申请记录、车辆状态、车辆档案）：对车辆进行管理的系统。56.办公用品管理系统（新建物品、登记购买、领用登记、在库查询、领用查询）：对办公用品进行管理的系统。57.固定资产管理系统（资产登记、资产查询、资产折旧、资产类别、折旧类别）：对固定资产管理的系统。利用OA公文交换系统能减少工作人员的工作量，提高工作效率，重点考虑OA中考勤管理系统怎么杜绝人为代签现象。几种常见解决办法但是都不能完全杜绝：1、绑定MAC地址和IP地址。因OA交换系统可设置在局域网和互联网上运行，绑定后只能个人使用该计算机才能登陆，防止在其他电脑上登陆。2、