OA系统电子公文归档操作规范.docx

1、OA系统电子公文归档操作规范OA系统电子公文归档操作规范为规范全校办公自动化系统（简称“OA系统”，下同）电子公文的归档，保证归档电子公文的完整性、真实性与安全性，根据国家档案局2018年第14号令电子公文归档管理暂行办法、国家标准电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2016），结合我校OA系统电子公文流转的实际情况，针对全校各部门电子公文的归档工作，特制定本规范。一、归档要求1.各部门需设OA公文归档员（原则上应为各部门兼职档案员），OA公文归档员负责归档本部门的OA公文；2.办结公文（流程结束并提交）超过5个月，将自动推送到数字档案馆系统的预立卷库中。3.经OA系统授权，部门OA公

2、文归档员有权查阅OA系统“文档中心”中的本部门公文，有权将OA系统“文档中心”中的本部门公文归档到数字档案馆系统的预立卷库中(OA系统的“文档中心”提供OA公文“归档至档案系统”操作按钮)。4.OA系统电子公文归档采取双套制，即OA电子公文和OA公文的纸质打印版（加盖公文发起部门公章）需同时归档。二、归档流程三、操作步骤1.进入档案系统（数字北语 系统直通车 档案系统 或 系统帐号登录）登入档案系统，选择左侧菜单：预立卷 OA归档收发文部门 卷内目录。以“对外汉语研究中心”帐户为例：2.在档案系统对OA公文进行组卷OA公文组卷需要对文档按照: 分年度 分问题 分保管期限 分密级，进行分类。可点

3、击“文件日期”，对文件年度进行排序。（注：档案整理方法具体参见以2016年OA公文归档为例：勾选同年、同类文件后，点击“组卷” 组卷（高级规则）：“归档单位”选择“对外汉语研究中心”后，将自动生成档号，检查“年度”，如不正确，请更正；填写“题名”，排序 按默认设置即可，然后点击“归卷”，操作成功。归卷完成（点击“案卷目录，查看归档完成情况）：提交档案馆审核：勾选案卷，选择“移交归档” 移交；填写“说明”后，点击“保存”，等待档案馆审核，案卷状态为黄色“在申请”状态；档案馆审核通过后，状态为绿色的“已归档”。3.打印OA公文并加盖公文发起部门公章打印OA公文，包括：文单、正文、附件,每份OA文件

4、加盖单位公章（盖章位置：首页、骑缝）。打印案卷目录打印备考表，并有主管档案的部门领导的签章。4.将打印盖章的档案材料移交至档案馆四.特殊情况如发现数字档案馆系统中本部门预立卷库OA文件不全，则可能是文件发起人没有及时结束流程或结束流程未超过五个月，导致OA文件不能在档案系统组卷前自动流转至档案系统，此时需要OA文件发起人及时进行归档操作，具体步骤为：1.OA文件发起人将流程结束的文件在OA系统归档选择归档的目标文件夹：文档中心 公文档案 部门归档 选择所在单位2.OA公文归档员将OA系统“文档中心”的公文归档到档案系统OA公文归档员登入OA系统，点击“知识社区”（最左侧紫色菜单条的） 文档中心 公文档案 部门归档。本部门文档中心的文件：对文档中心的OA公文进行筛选，将符合本部门归档范围的公文勾选后，点击“归档到档案系统”按钮，一至两秒后，系统会显示“归档成功！”。然后，参照本文档“三、操作步骤”的说明完成后续OA文件组卷归档工作。