公文格式规范.docx

1、公文格式规范公文格式标准公文格式是指公文的规格样式及其组成要素。党政机关的公文必须保持庄重、大方的形象，统一、标准的格式。国家行政机关公文格式。公文用纸，从2001年1月1日起采用国际标准A4型纸。幅面尺寸为210297mm。公文页边：天头上边口37mm，地脚35mm，订口左边口28mm，右边口26mm。版心尺寸：156225mm不含页码。公文可以分成三部分：眉首、主体、版记。一、眉首部分公文的眉首亦称公文版头，指首面红色反线以上部分。包括发文机关标识、发文字号、秘密等级、份数序号、紧急程度、签发人等6项要素。(一)发文机关标识。由发文机关全称或标准化简称后加文件组成。通常用较大型号字居中套红

2、印在公文首页上端，字体用小标宋，4纸上缘至版心上缘为25mm，上报公文为80mm。常见问题有：政府文件横线中间嵌五角星。(二)发文字号。亦称文号，是公文制发机关按发文顺序编列的公文代号，主要作用是便于对公文的统计、查询和引用。发文字号包括机关代字、年份、顺序号，如国发200012号。标在发文机关标识下空行，用号仿宋体字居中排布在红色反线上mm。常见问题：年号不全、括弧不对。应用六角括号。位置不当。上行文与签发人位置不对称。增添要素。第、编虚位001、文种。多个文号。联合行文时只标明主办机关的发文字号。(三)签发人。上行文即请示、报告和意见部分，要标注签发人，平行排列于发文字号右侧，发文字号居左

3、空一字，签发人居右空一字。“签发人”用号仿宋体标注，后用全角冒号，用号楷体标注。联合行文有多个签发人，其他从第行起依次排列，红线下移，文号始终在线上mm处。常见问题：缺签发人。签发人不当。单位副职签发。如遇主要负责人离职或外出学习、考察等特殊情况，可由主持工作的负责人签发，但发文单位须随文以书面形式说明情况。字体不对。没有用楷体。(四)秘密等级。涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定标明秘密等级和保密期限。分为绝密、机密、秘密三个等级。保密期在1年及1年以上的标注为X密X年；保密期限在1年以内的,标注为X密X个月，保密期限为长期的，标注为X密长期，保密期未标明确的，其保密期限

4、按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。用号黑体顶格标在版心右上角第行。常见问题：该标不标或不该标的标上；位置不当，政府机关的文件密级标在右上角；党的机关均标注在左上角。五份数序号。绝密、机密级公文应当在版心左上角第1行顶格标注份数序号，份数序号位数根据公文的份数确定，一般6位，使用阿拉伯数字，从000001起编。(六)紧急程度。要紧急送达和办理的公文应注明紧急程度。分为特急、急件两种，用号黑体顶格标在右上角第行，两字之间空字。党的机关公文标在左上角。先标秘密等级，再标紧急程度。紧急电报应标特提、特急、加急、平急。公文标题中已出现紧急字样的如浙江省人民政府关于做好抗台防风

5、工作的紧急通知，紧急程度可不标注。二、主体部分主体部分包括公文标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注等项要素。(一)公文标题。一般由发文机关、发文主题和文种三部分构成。用号小标宋标注。公文标题有四种：1发文机关事由公文主题文种。如中共中央关于整党的决定。2事由文种。关于的通知3发文机关文种。如中华人民共和国外交部公告。4文种。如公告。“批转、转发、印发”的使用批转上级机关转发下级机关公文。转发转发上级机关、平行机关、不相隶属机关的公文。印发下发自己的公文如管理方法、工作方案等。草拟公文标题要注意的几种情况：1公文标题一般不用标点符号。2防止“通知”接龙。如转发通知的通知。3关于对问题

6、的批复。关于、对都是介词，不能重复使用。4标题要准确简要地概括公文的主要内容。5正确使用文种。标题常见的问题：要素不全或不准确(少发文机关、文种、乱造文种，如有的部门向市政府的请示用“建议”，该用函的用请示，请示与报告不分)；标点符号不标准(滥用书名号)。一般不用标点符号，但标题中的法规、报刊名称等要加书名号。联合行文单位之间空一格。3介词、文种重叠。(二)主送机关。文件抬头，是公文的主要行文对象，是文件的主办单位，负责受文的执行、办理或答复。标题下空一行左侧顶格，回行时仍顶格，最后机关名称后用冒号。注意：命令、决定、会议纪要等，受文单位一般放在版记部分。常见问题：主送机关位置出错未顶格，上下

7、排，标点不标准；主送机关不当(党政不分，部门XX对下级政府行文)，行文关系混乱(越级行文，特殊情况除外)；请示件多头主送；4、缺主送机关。(三)正文。用3号仿宋体字标注。常见问题：序号不标准；一、一、1、1。年份省略，04年应写2004年。引用文件格式不标准。(四)附件。正文之下空一行，空两格，用号仿宋体字标注，先标“附件”，全角冒号后标附件名称，多个附件的，序号用阿拉伯数字，并对齐，附件名称后不加标点。常见问题：与标题或正文重复，或与标题不一致。如关于印发机构改革方案的通知、关于印发十五计划纲要的通知，正文中已写明附件名称，可以不标。2位置不对。(五)印章。即发文机关标识。一单一机关制发公文

8、，不署发文机关名称，只标成文时间。印章上缘距正文2-4mm，端正居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当下弧有文字时，采用中套方式，即印章中线压在成文时间上。二当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空字；主办机关印章在前，均压成文时间，排列整齐。两章互不相交或相切，相距不超过3mm。当加盖个以上印章时，为防止出现空白印章，应将发文机关名称排上，每排最多排个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或二个印章，均居中排布；在最后一排印章之下右空字标识成文时间。不执行骑年盖月。当所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务

9、使印章与正文同处一面，不得用标识此页无正文方法解决。常见问题：使用不标准简称；文字与印章不一致，如市经委。(六)成文时间。成文时间指公文的生效日期，一般用领导人最后批准的日期。联合行文的，以最后签发机关领导人的签发日期为准。成文时间用汉字书写，用号仿宋体右空字标注。党的机关公文用阿拉伯数字书写。存在问题：将拟稿、打印时间作为成文时间；年份中O写成0。3、用阿拉伯数字书写。(七)附注。指公文中需要附加说明的事项。如用于表示公文的传达范围、使用方法等。用号仿宋体在成文时间下空一行空两格位置开始标注，加圆括号，如此件发至县团级，此件不公开报道，请示件标联系人：， ：等，未标的要退回。三、版记部分公文

10、双面印刷，版记应置于公文最后一面偶数页，版记最后一个要素置于最后一行，每个要素之下加一条横线宽同版心。如果主体之后的空白容不下版记位置时，应在另起页的最后一面标识版记。版记由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素组成。(一)主题词。主题词是由于公文电脑管理的需要，根据公文的中心内容概括的标准化的名词或名词性词组，以便以后按公文的主题进行检索。标注主题词应注意：1主题词应当准确地反映公文的内容特征和归属类别，不要与标题混同。2标引次序应根据主题词的含义从大到小，从内容到形式，最多不超过5个词组。第一层是类别词，即明确属于哪个类别；第二层是类属词，是反映公文具体内容的词；第三层是文种，如通知、

11、批复。3当词表中找不出准确反映文件内容的类属词时，可只标引类别词。也可以用主题词表以外合适的词标引，并在该词的右边加上。4上报的公文，应标注上报机关主题词表所规定的主题词。主题词3个字用号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用号小标宋，词目之间空字。常见问题：不标、漏标主题词；任意生造。未加。标引不准确、不全面。二)抄送机关。指除主送机关以外的需要告知公文内容的其他上级、下级和不相隶属机关。这里应注意几个问题：1特殊情况越级行文，应当抄送越过的上级机关。2请示不得抄送下级机关。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。3抄送机关排列顺序

12、为：党委部门、人大部门、政府部门、政协部门，军分区，法院、检察院，人民团体，事业单位，企业单位。4抄送机关不分上级或下级，一律用抄送，不分“抄报”、“抄送”。5不要自己给自己行文。领导代表本机关签署发出文件，然后自己又成为接受者，这就是自己给自己行文。标在主题词下一行，左空一字用号仿宋体字标抄送，后标全角冒号，抄送机关回行时对齐，结束句号。决定、会议纪要等的主送机关放在抄送机关之上，用主送：，标注方法同抄送一样。常见问题：仍用抄报；主次不分。需执行的放前，知照性的放后。抄送机关不分类，标点符号不标准。(三)印发机关和印发时间。设在文件末页最后一行，印发机关通常为发文机关的办公室或文秘部门；印发

13、时间，一般为送往打印的日期，用阿拉伯数字标注。左右两头各空一格。问题：打印日期早于签发日期。四页码。用号半角阿拉伯数码标注，置于版心之下7mm，数码左右各放一条号一字线，单页码居右空一字，双页左空一字。空白页起不印页码。此外，在文尾增加印刷份数、打字人、校对人等要素，也是不标准的。根据经验，拟订一个打印标准，将格式、字体、字号、行长、页长等以书面形式标准起来，有利于统一格式。字体、字号归纳为：标题为2号小标宋；秘密等级、紧急程度、主题词为3号黑体；主题词词目为3号小标宋；为3号楷体，其它均为3号仿宋体。正文每面22行，每行28字。谈谈公文写作当中应该注意的几个问题公文是具有法定效力和标准体式的

14、文书，是进行公务活动的重要工具。1.公文是一种工具。2.它是一个部门、单位的门面，代表部门、单位的形象。一、遵守公文的行文原则5个原则行文原则-党政机关之间互相行文的有关规定和原则。它是根据行文机关各自的隶属关系和职权范围决定的。1.依法行政的原则。1必须使用法定文种。国家行政机关公文处理方法将公文标准为13种。2必须遵守公文格式标准。相对其他文体而言，公文具有特定的标准化要求很高的外观形式，这是公文的法定权威性和行政约束力在形式上的表达。3必须遵循行文规则。政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文；如需行文，应报经本级政府批转或由本级政府办公室

15、转发。因特殊情况确需向下一级政府行文的，应当报经本级政府批准并在文中注明。属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。属部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中注明经市政府同意。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见、报告。4必须符合法律法规。一是行政机关公文中不得设置行政处罚，行政处罚只能由法律、法规、规章设定。二是地方政府机关不得设定行政许可。法规性文件的制定权限：1法律全国人大及其常委会2法规国务院3规章国务院各部门、省、自治区、直辖市政府4地方性法规省会城市及经国务院

16、批准的较大的市的人大及其常委会。如杭州、宁波市。5标准性文件一般县级以上政府均可制定。2.职权相符的原则。只能在自己的职权范围内行文，超越权限的行文是无效的。部门内设机构除办公厅室外不得对外正式行文。3.党政分开的原则。行政事务应该向政府请示报告，不能向党委请示报告。行政机关公文中不能对党组织交任务、提要求。党组不能直接任命干部，包括下级党组织的干部。行政干部经党组研究，以行政文件任命。党组织干部应由上级党委任免或者审批。政府机关也不得任免党组织的干部。4.请示一文一事一头的原则。1请示应当一文一事，不能将多项请示合在一个文件中。2请示应当一文一头，只报一个主送机关。3请示与报告要分开。5.逐

17、级行文的原则。下级机关应当向直接的上级机关请示报告工作，不得越级请示报告。因特殊情况需越级请示报告的，应当抄送被越过的上级机关。同样，上级机关一般应向直接的下级机关行文，一般不越级向下行文。市政府一般不向乡政府、街道办事处行文。二、公文的文种文种就是公文的种类，它是公文的名称。如何确定公文文种？1根据发文机关的权限确定。2看发文机关与收文机关之间的行文关系。3看发文目的要求。“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示与报告的不同之处：1行文目的不同。一在请求指示、批准；一在汇报工作。所以，请示是要批复的，报告一般不答复。2行文时

18、间不同。事先请示，事后报告。3行文内容不同。请示件要在附注处注明联系人、联系 。报告则不需要。4结尾写法不同。请示一般写“以上请示当否，请批复”，报告一般写“以上报告如有不当，请指示”。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。1知照性公告。用于公布重大事项，如银行调息。2发布性公告。用于发布法律、法规。3事项性公告。用于公布需要社会和公众周知的公务事项。如注册商标公告。4强制性公告。如房屋拆迁公告。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。公告不可滥用。如招生公告、分红公告、开业公告、更名通告、迁址通告、招聘通告、拍卖通告，都应该用启事。3.通知“通知”适用于批转下级机关的公文，

19、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知的事项，任免人员。4通报“通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。“通报”可分为三类：1表彰性通报。内容包括先进事迹经验、表彰决定、希望和要求。2批评性通报。内容包括错误事实、处理决定、希望和要求。3情况通报。这类通报是领导机关向一定范围知照重要情况、动向和信息，便于下级机关了解情况，统一思想，推开工作。“意见”适用于对重要问题提出见解和处理方法。“意见”可以作为上行文、下行文、平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关要做出处理和答复；作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应当遵

20、照执行，无明确要求的，可参照执行；作为平行文，提出的意见供对方参考。“批复”适用于答复下级机关的请示事项。“批复”具有以下特点：1针对性。针对下级机关请示的问题进行答复，提出意见。2指示性。对上级机关的处理意见，下级机关必须贯彻执行，具有指挥的权威性。3简要性。“批复”要求简明扼要，只需作原则性、结论性的答复，不必作具体的阐述。“函”适用于机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。答复用“复函”“函”作为主要的正式文种之一，与其他法定文种同样具有由发文机关权限决定的法定效力。不能说，用“函”就不重视或者不尊重。“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。具体写法：1会议纪

21、要标题通常由“会议名称纪要”构成，一般不用“关于”起头。2会议纪要既要全面反映会议情况，特别是领导人的重要讲话精神，又要注意概括提炼，不能等同于会议记录。3会议纪要应该表达议定事项，不能反映不同意见。4会议纪要多用“会议认为”、“会议指出”、“会议要求”、“会议强调”等作为连接词。5会议纪要不加盖公章。三、公文的词语公文词语的选用，具有以下六个方面的要求和限制：1.选用标准化的书面词语。公文词语一般要求运用书面语词，而很少运用口语词、方言词及土俗俚语，只是在调查报告、工作总结之类公文中，为了增添文章的生动性，才适当运用一些群众口头语言及“谚语”等，使内容形象化一些。但在“请示”、“报告”、“通

22、知”、“通告”一类公文中，特别是一些法规性文件中则一般不宜运用口语词、方言词。2.大量选用专用词语。如“任免”、“如下”、“务须”、“审核”、“特此函复”等等。这些专用词语是人们在长期的实践中逐渐形成的，已约定俗成，不能任意改动。贯彻执行多用于工作部署，如贯彻党的路线、方针、政策。按照执行多用于规定之类，照此办理的意思。研究执行介于两者之间。3.多用更具概括意义的词语。有一些法规性文件中更有概括意义的词语的运用是经常而普遍的。如：“凡进入或者经过中国领陆、领水、领空的外国人和外国的航空器、船舶、车辆、物资、生物等，必须遵守本法和其他有关环境条例规定。”4.忌用文学语言。公文用词讲究平实，反对追

23、求华美的辞藻。“清水出芙蓉，天然去雕饰”。于平淡之中见功力，是公文用词应当追求的目标。当然，公文中也允许使用一些模糊语言，如“根据有关文件规定”，“经过大量工作”中的“有关”、“大量”都是模糊语言，是必要的，也是得体的。5.注意修辞。修辞手法分为积极修辞与消极修辞两种。消极修辞以明确、平匀、稳密为标志。公文主要采用消极修辞手法。6.多用全称，慎用简称。文件当中涉及的人名、地点、单位名称、事物名称、年月日等都要用全称，不得随便“乱简乱称”。如2007年不能写成07年，“人大常委会办公室”不能写成“人大办公室”。金华电业局不能写成市电业局、金华出入境检验检疫局不能写成商检局、财政局不能写成财税局、

24、金华开发区管委会不能写成金华开发区、电信局不能写成邮电局等。公文不是不允许运用简称，但简称必须是人所共知的，为大家所公认的。如“中顾委中央参谋委员会”、“离休离职休养”等等，这些简称略语来源于日常用语，经过标准，进入书面语，并已成为书面语的一部分。但未被广泛运用的简称，最好要注明“以下简称”。“行话”、“术语”写进公文。“隔行如隔山”，要照顾到更多的非本行业的读者对象，可用可不用的“行话”、“术语”，尽量不用；因此，公文中行业用语的使用就要求少而浅。一些非用不可又不为广阔读者所熟悉的“行话”、“术语”要加注释，以利于读者正确领会。也可用其他通俗词语代替的，尽量使用通俗词语。四、公文修改的技巧公

25、文修改是对公文文稿进行推敲、删补、订正的过程，是对文稿的深化和完善。它是文秘人员的一项经常性工作，也是应该具备的一项基本功。掌握修改公文的技巧，可以收到事半功倍的效用。一梳理层次。从写作的角度说，层次清楚是十分重要的。层次清楚也是准确表达意思的关键。首先是从大处着眼，把握全局性问题。写文章是从一个标题衍生成一篇文章，修改文章是从一篇文章回归到标题，就是中心思想。这是一个收与放的辩证统一。写公文也一样。下笔修改之前，要先通读一遍，对整篇文章有个大致的了解和把握。通过这个过程，就可以把层次脉络梳理清楚，就可以分清楚哪些是与主题无关的内容，就要把这些无关的内容删除。其次是段落内部的层次。要搞清这一段

26、落要表达哪几个层次的意思？层次之间关联性如何？要层层推进。有否节外生枝的内容？等等。二邀请撰稿人员一起修改。文稿原撰稿人员对相关业务比较熟悉，邀请一起修改，可以共同探讨，少走弯路，防止由于业务不熟悉而产生过失。同时，共同修改，也是一个共同学习的时机，相互启发，共同提高。有的人喜欢将文件写得很长，不长就水平不高。把他删了他还不高兴，惜字如金。反问这些废话不要会怎么样，说也没关系。与其长长的文章让人看半天看不出说什么，不如用最少的文字把问题讲清楚。一字入公文，九牛拉不出。一篇不怎么样的文章经修改，可以变成好文章。三注意修辞。1结构匀称。段落之间，字数不要过于悬殊，大致匀称。2句式整齐。尤其是标题，

27、要做到大致一样，排列整齐。四反复阅读文稿。有的文件粗粗一看很通顺，发现不了问题。但仔细一读问题就来了。如词语搭配不当，前后矛盾等问题，都可以通过仔细阅读，从中发现很多问题。通过阅读，边读边想，发现问题进行修改。文章中的某些毛病如逻辑问题、语法问题、偷换主语常省略等，光凭眼看不易发现，一读就会感到别扭不自然。要十分注意内容的逻辑关系，是并列的关系，还是包含的关系。五熟悉相关业务。有些年轻秘书人员，往往拿到一个要修改的文稿，分不清哪些是重要的内容，哪些是多余的内容，不敢轻易下手。问题原因就是对相关业务不熟悉，心中无数。所以，要从学习业务着手，要对文稿的背景、法律、政策依据要有所了解。这样就不会被文

28、稿起草者牵着鼻子走。有的部门考虑本部门利益，从他的立场写，修改人的必须站在全局的高度、政府的高度去思考去修改。五、提高公文写作水平的体会一、认真学习国家行政机关公文处理方法。是公文处理法规、准则，起码看3遍以上，领会其要义，很多平时模糊不清的问题，就迎刃而解。也可带着问题去学，工作中遇到问题，对照学习效果也很好。二、研读国办文件。是范文，找不出毛病。找几个文件剖析一下，怎么开头、结尾、段落层次安排，段与段之间关系，过渡，语言的运用，大标题、小标题怎么制作。公文是八股文，长期的运用已形成了约定俗成的格式，按套路写八九不离十。如“现就提出如下意见”，“现就作如下通知”，“以上请示当否，请批复”，“

29、特此报告”等。创新可能出错。三、研读法律条文、标准性文件。法律条文经反复推敲，征求意见，文字精辟简约，对内涵和外延界定非常清楚，不容易产生歧义，对公文语言的运用很有启发。秘书工作注意事项1讲究效率，当日事当日毕。随身携带记事本，对领导交办事项随时记录，马上就办，并及时反馈。2对领导重大活动要事先拟制活动方案，并做好相关事项的衔接工作。3跟随领导活动，应提前10分钟到达。4进入领导办公室前应先敲门。5如实传达领导意见，不能打着领导的旗号办私事。6打 、对外接洽，要态度谦和，用语准确，不自恃特殊，时刻维护市政府形象。7接发 通知，应记录对方、 号码，重要的应复诵核对。8接到情况汇报应及时向领导报告

30、，不得随意处置。报告情况应客观公正，不得夹带个人色彩。9接待领导客人，要弄清来人身份，问明来意。接待要热情、礼貌，对有些来访者则应当“挡驾”。10起草、修改公文不能使用铅笔或圆珠笔。11校对文件认真仔细，应两人同时进行，一人读打印稿，一人看底稿。12校对人员不得随意改动原稿。发现疑问，应向负责审核或签发的人提出，经同意后方能改动。13文件不得横传，夹内文件不得随意抽出。14文件资料放置有序，办公桌上不得随意堆放文件，文件办毕及时退回收发室。15对领导同志阅办完毕的文件，应当认真细致地查看，如有批示，应及时处理。16代领导拆信时，要保留来信人的、地址及 号码。写明由领导同志亲启的信件，除领导同志授权的以外，不能代拆。17承办会议要提前三十分钟到达会场，检查会场布置情况，包括主席台的安排、座位牌、会标、会议资料、扩音系统、录音准备等，发现不妥立即弥补。18做好会议签到，清点核对人数，并向领导报告到会情况或将签到单呈送领导。19会议期间应坐在领导视线范围内，保持与领导联系，随时听从领导调遣。20认真做好会议记录，必要时要进行录音，会后及时整理纪要或备忘录，并做好督查落实。21会议结束时要清理会场，检查有无与会人员落下的文件、笔记本或其他