办展流程模板.docx

1、办展流程模板办展流程一、展会申办在展会申办前，请如实提供以下资料：(一)有效的工商营业执照、组织机构代码证及法人身份证；(二)展会批文；(三)组织策划方案（含宣传促销方案）；(四)往届展会资料；(五)展会其他相关资料。二、业务洽谈（一）依据展馆统一排期洽谈确定展会场地、时间；（二）依据展会情况洽谈确定基本服务项目；（三）依据展会相关报价资料洽谈确定场地和服务费用；（四）依据展馆提供资料熟知展馆相关规章制度及办展要求。三、合同签订(一)依据双方洽谈内容，我公司将以合同文本形式确定您组织举办本次展会的各项内容，并经双方签字、盖章后生效。(二)严禁未签订合同即招展的行为，产生的一切后果由组委会自行承

2、担。【注：以上条款最终解释权属于合肥政文国际会展管理有限公司】展览会服务流程【接展期间】一、进馆前30天：请展会组织机构确认提交以下内容：（一）提交展会相关批文及往届展会资料；（二）提交展会平面图；（三）提交特装图纸、特装结构图、包路图、如：尺寸不能超高，超宽；（四）将展馆有关管理规定、参展须知及各收费项目告知参展商及展台搭建商，要求他们严格执行展馆管理制度。二、进馆前10-7天：请展会组织机构确认提交以下内容：（一）确定展位搭建平面图并确认签字，确保搭建符合展馆的消防安全；（二）参展企业名录及编号；（三）物品租赁及水、电、气预定；（四）指示牌的内容及摆放要求；（五）票样、证件样张；（六）开幕

3、式方案并签字确认；（七）与展馆签订消防安全责任书；三、进馆前21天（一）提供公安、消防批复；（二）对标准展位搭建进行验收；（三）按合同规定时间支付相应款项。【布展期间】（一）配合接展项目经理进行现场的协调工作；（二）配合接展项目经理督促参展商办理各项手续及缴纳各项费用；（三）监督参展商遵守展馆布展秩序；（四）如需加班，加班手续须于当日15:00前在客户服务中心办理完毕。【开展期间】(一)配合接展项目经理对开幕式的现场进行协调工作；(二)配合接展项目经理对现场的违章现象进行管理；(三)配合接展项目经理对展场秩序进行管理；(四)与展馆市场部、展览部、财务部对展位的数量及自增展位的情况进行核对并签字

4、确认。【撤展期间】（一）配合接展项目经理对展场撤展秩序进行协调；（二）在展会结束前对现场发生费用签字确认并结清各项费用。展场现场及施工管理的有关规定参展须知为保障展会的顺利进行和维护展场的秩序及安全，请将以下参展须知告知参展商并加强监督管理。出入管理：请您凭有效参展证进馆，非我公司的特装搭建公司人员交纳特装管理费和特装清洁押金后，需统一着装凭主办单位下发的布展证进馆搭建，无证人员谢绝入场。消防安全：展区内禁止吸烟，严禁携带易燃、易爆和腐蚀性强的物品进馆，如确有使用危险品作为参展样品的必要，必须提前将其品种及注意事项告知我公司，并提供详细资料报有关部门审查，获准后方可进入展馆，放置在指定地点，参

5、展单位必须切实采取安全防护措施。如因保管和使用不当所造成的一切损失应由参展单位负责。噪音控制：参展企业开展的宣传活动，产生的声响以适宜性为准则，其音响分贝不得超过70分贝。在展厅现场有重要活动（如签约仪式等）和多功能厅有重要会议的情况下，展商音响不得超过60分贝，否则我公司有权根据相应情况给予断电处理。包装箱皮：请勿随意堆放包装箱皮，本公司将为您有偿提供指定的存放地点。粉尘管理：粉尘作业企业和一些文艺演出、体育赛事、大型展会、群众娱乐等重点活动中可能使用可燃性粉尘场所。特装作业：特装木制材料进馆前须涂防火涂料，进馆的电缆均须包上蛇皮管；严禁在馆内进行粉刷涂料（如喷漆、油漆）、电焊等施工作业；如

6、搭建商违反规定现场喷刷，我公司将对其按照特装展台面积加收500元/平方米的特装管理费。特装高度不得超过6米。展场管理：请您爱护展馆各项设施，展位装饰请使用布质双面胶或黑色电工胶带（馆内有售）；禁止使用纸质、泡沫双面胶及黄色透明胶带等，避免损坏展具。凡与展馆相同的展具及物品禁止进馆。请勿在展厅通道、展馆墙面、玻璃幕墙面、展场天棚私自悬挂或粘贴广告、标语和宣传品；参展商应爱护本馆设施，不得损坏或拆改。门、窗、柱、墙和地面等不得钉钉、打孔或张贴涂写，若有损害按照赔偿；展馆内的展台装置、展品重量不得超过甲方规定，标准为：安徽国际会展中心：一号展厅载荷不超过5吨/平方米，二号展厅载荷不超过1吨/平方米，

7、三、四号展厅载荷不超过5吨/平方米，室外展场不超过5吨/平方米；滨湖国际会展中心：主展馆、标准馆及室外展场载荷不超过5吨/平方米（具体位置经乙方展览部现场确认后方可使用）。如不按规定布置展品而造成地面下沉等事故的，必须负责维修并赔偿经济损失；乙方展览部对布展不协调部分有权要求其做修改，并处以罚款；禁止在展馆进行一切非授权的经营活动。 （1）负责对施工人员进行安全生产进场教育，督促施工人员遵守施工安全操作规程，按照规定采取必要的安全防护措施和消防措施，负责日常的安全检查、监督工作。 （2）严格按审定的搭建方案作业，自觉接受会展中心对搭建过程的监督检查。 （3）装修施工期间严格遵守展馆的各项安全、

8、防火管理制度，如有违反承担因此产生的一切后果。 （4）高空作业时，施工人员需具备登高作业许可证或相应的资格证书，并采取安全措施。如发生问题，施工单位必须承担一切责任，并承担由此产生的一切后果。 （5）施工期间应确保展厅公共设施的清洁、完好，不得在地面钻孔，不得使地面沾染油污、化学剂品或有机胶等。如有损坏，将照价赔偿，情节严重将承担刑事责任。 （6）所有展台结构单元的加工制作不得在展馆内进行。高温焊接、高温切割、电锯、烘干、喷漆、大型压缩机等设备不得在展馆内使用。施工时不得占用消防疏散通道，保证消防通道顺畅。（7）禁止使用国家明令淘汰的建筑装修材料和设施。（8）施工单位进场时应及时交纳相关费用（

9、清洁押金、特装管理费、水电费等）；逾期未交者，会展中心有权拒绝其入场施工，由此造成的一切后果由施工单位自行承担。（9）严禁在场馆内进行粉刷涂料、喷漆、打磨、电焊、电锯（包括手工电锯）等施工作业，如违反规定现场喷刷，中心有权对其进行处罚。（10）为保证场馆卫生及安全，馆内禁止吸烟，违者每人罚款50元。（11）请按规定时间布、撤展。如确需加班，请提前到客服中心办理手续，并按场馆规定交纳加班费用。车辆管理：车辆一律不准进馆，布展车辆于物流门外卸货完毕后立刻离开，禁止占用物流通道。展场服务：展场内有客户服务中心，可以为您提供现场咨询及各种手续的办理。押金管理： 1、为保障以上条例的顺利实行，进场前甲方

10、需向乙方现场缴纳管理押金人民币贰万元整（ 20000.00元），甲乙双方共同对场地进行展前清查签字，展后场地验收签字。若未违规，全额退还押金；若违规造成损失，根据损失估价，从押金内扣除。2、举办消费类展会，甲方要对招商对象的资质优劣负责，并于进场前向乙方现场另行交纳质保金人民币叁万元整（ 30000.00元），否则不予进馆布展。若招商对象在展会中销售假冒伪劣商品引起消费者投诉，甲方在五个工作日内未能妥善解决则视甲方违约，与乙方无关。甲方必须对此全权负责并承担由此引起的一切法律及经济责任，否则乙方有权终止合同并没收质保金。3、非乙方制作的开幕式，乙方将按照甲方的开幕式占地面积收取场地租赁费、电费

11、、开幕式管理费及施工清洁抵押金（面积216，5000元/展期；面积216，10000元/展期）。4、非经乙方承做的广告须向乙方交纳广告发布费及施工抵押金（10000元/展期），否则不得在上述区域空间悬挂或摆放各类彩旗、牌匾、条幅等广告宣传物。有关展览会现场安全的规定一、承揽施工单位应严格遵守消防安全管理规定、大型群众性活动安全管理条例、安徽国际会展中心布展须知/合肥滨湖国际会展中心布展须知及其它规章制度，服从安徽国际会展中心/合肥滨湖国际会展中心及主办单位和相关部门的管理和监督检查，确保展台及人身安全。出现任何施工安全责任由承揽施工单位负责。 二、施工方应按要求备齐企业营业执照复印件及施工效果

12、图后至展馆服务台办理特装展位施工手续，并交纳特装管理费，清场押金，电费等相关费用，领取特装施工许可证后方可进入展馆施工。三、施工人员须受过安全培训，且须佩带本届展会布撤展施工证件入场。在展馆施工期间，施工人员应配戴安全帽，高空作业应系好安全带。展馆对不符合要求的人员，随时有权将其清出馆外。四、施工单位搭建的展台结构必须牢固、安全。布展、展览及撤展期间出现展台倒塌、损坏、伤及他人或造成展馆建筑物损坏等安全事故，由承揽施工单位负全部责任，并承担全部由此给合肥政文国际会展管理有限公司造成的直接或间接的经济损失。展出期间，施工单位必须留守专业工人值班，发现问题及时处理。五、施工现场的施工安全、展位用电

13、安全和防火工作由承揽施工单位负全责：1、必须使用防火、禁燃或经阻燃处理合格的搭建材料，所有木质结构必须粉刷防火涂料且必须符合环保要求。严禁使用带有挥发刺激性气味的超标布展材料。承揽施工单位及参展单位必须给所搭建展台配备至少2个手提灭火器。2、禁止使用绷布、弹力布等布制易燃材料制作和搭建展台。铺设通道地毯的单位，须提供地毯消防检测证明，并办理其它手续。3、承揽施工单位不得擅自动用展馆配电箱、水源、气源等固定设施；不得拆除、搬移和损坏展馆的任何设备、设施。4、展馆内严禁喷漆作业，展台施工不得使用电锯、电刨、电切割、电焊等加工工具，不得使用易燃、易爆物品，严禁明火作业。5、严禁任何人任何时间在展馆内

14、吸烟！6、严禁在展馆地面、墙体（含展板）、柱体（含八棱柱）等各种专用管线或建筑物上钉钉、捆绑；严禁使用万能胶、双面胶、泡沫胶、即时贴等粘贴地面、展板、桌椅、八棱柱及其它各种展具。7、搭建展台结构应和展台自身主体结构连接，并应严格按照展馆限高搭建展台（最高不得超过6米）。搭建展台须距建筑物墙体60厘米以上。8、严禁私自在展厅围栏、顶部张贴或悬挂广告或宣传品，严禁在展位后堆放物品（例如：搭建工具、包装物、包装箱、展品等）。9、未经允许严禁利用展馆顶部钢梁作为吊装展台结构的工具。10、严禁在防火卷帘门下搭建展台及堆放物品，严禁遮挡展馆红外线对射、监控器探头、消火栓。严禁占用监控器探头的旋转调节空间，

15、严禁遮挡场馆内的任何消防安全设备设施。11、照明灯具、布展电动工具等各种用电设施及材料应具有国家专业安全认证，应按照电气规程标准施工、安装和使用。电路、电气的安装人员必须持有国家劳动部门颁发有效的电工专业证件。12、展馆内严禁使用镇流器，不得使用花线、绞织线、铝线、绝缘老化的电源导线及与电器不相配的导线。必须使用标准的与用电器相匹配的阻燃导线链接电器设备。展厅内严禁使用霓虹灯、高温碘钨灯，禁止直接在展馆柱子上安装灯具作为灯箱。当日展会工作结束时，施工单位需关闭展位电源开关后方可离开，以免发生危险。13、使用水点的展台，应指定负责人在清馆前关闭水点总闸及分闸口。任何由水点引发的事故和损失，由使用

16、水点的展台施工单位及施工人共同负全部责任。14、凡有使用10兆以前网线、电话线、电子屏需求的参展企业，必须在本届展会开幕前5天告知展馆负责人及服务台。六、现场施工中，施工材料应放置本展台内，搭建过程中的废弃物料，请随时装入展厅内的垃圾箱。如有物品阻塞通道，展馆将视其为废弃物料处理。七、展台布、撤展时，须将搭建的特装展台结构及时、安全地安装、拆卸平放，严禁强行推拉展台。施工单位需重复使用的特装材料凭出门证明及时运回，其余的搭建废弃物料由施工单位负责清理，不得遗弃在展馆的任何地方。八、禁止承揽施工单位私自以任何理由和形式将展台出售给他人。九、承揽施工单位在搭建、拆除展台过程中，或者其组织搭建的展台

17、、悬挂的标牌、彩旗广告等造成第三方名誉或者人身损害的，承揽施工单位应当按照过错程度承担赔偿责任。第三方依法向场馆方请求赔偿的，场馆方在承担赔偿后可以向承揽施工单位进行追偿，承揽施工单位应当按照场馆方的赔偿数额承担责任，造成场馆方损失的，须承担赔偿损失的责任。特装展位布展须知本规定适用于所有进入安徽国际会展中心及合肥滨湖国际会展中心的特装布展施工企业。其中未尽事宜，由合肥政文国际会展管理有限公司展览部负责解释。1、安徽国际会展中心及合肥滨湖会展中心布展期的开闭馆时间为8：0018：00。每日17：30时开始清场，18:00准时闭馆。如需加班布展，应在当日16：30前到服务台办理相关手续并交纳费用

18、。2、布展人员进出展馆必须佩戴证件，自觉接受展馆保卫人员的检查，证件不得转借，丢失及时补办。3、特装展位施工企业，须在入场前到服务台办理特装管理费及施工押金等手续后方可进场施工。4、布展施工必须在自有展台范围内进行，不得超范围跨区布展，不得在布展现场进行初加工，对擅自使用电锯、切割机及进行油漆施工者，我中心有权制止并处罚。5、布展施工企业必须严格遵守公安消防部门的相关规定和安徽国际会展中心及合肥滨湖会展中心的有关规定，禁止破坏展馆的一切设施及改变其用途和位置。严禁在展厅的墙面、地面、立柱、门窗、展具上钉钉、打孔、涂油漆等。如确有特殊要求，应提前向服务台申请并获得书面许可方能施工。如对展馆设施造

19、成损坏，施工企业负责恢复或赔偿。6、布展施工企业如需改动、拆除标准展位、包立柱、设置广告宣传品等，应到服务台办理相关手续并交纳费用，擅自施工者予以罚款。7、特装展位布展及展会期间如需用电应向服务台申请并交纳相关费用。 8、特装展位的电源必须由特装搭建企业组织持证电工进行接驳，我场馆提供所申报电源负荷的接驳点，参展企业自备符合质量安全标准的插座、线缆、电源线缆的敷设、防护与两端的接驳均由特装搭建企业自行负责，布展施工企业不得使用镇流器，不得使用不符合质量安全规定的电器设备、线缆、开关插座等，对违规使用者，我中心有权要求其改正；如引发事故，我中心有权追究其责任。9、安徽国际会展中心及合肥滨湖会展中

20、心对标准展位的装饰限高为3米，特装展位限高为6米。如特装展位需超高搭建，参展单位必须在进场施工前十五天将展台设计图、施工图交我中心审核，获得书面准许后方可进场施工。10、特装展台的安全由布展施工企业负责，高空作业必须采取安全防护措施。展会期间，施工企业必须留有专人负责展台的安全管理和维护。11、布展期间，工具物品等由布展施工企业自行看管。布展期间，工具物品均不得出馆，如确实需要，须持主办方开具的出门证，并经展馆保卫查验后方可出馆。12、展厅内严禁吸烟。施工过程中严禁使用汽油、香蕉水、油漆等易燃易爆物品，禁止电、气焊等明火作业。如确实需要，应提前向服务台申报并获得书面许可，在采取防护措施后方可进

21、行。 13、布展单位施工完毕后应及时将剩余材料、工具等物品清理出场馆，不得在展位外堆放展品、工具、包装箱等，对在通道、展位外堆放的物品，我中心有权予以清理。14、展会（活动）结束后，由特装施工企业负责清除各自遗留的装修材料及垃圾，清除完毕后到项目经理处申请确认，确认合格后领取施工押金。15、特装施工许可证不得转借、涂改，撕毁丢失无效。16、特装施工许可证须加盖合肥政文国际会展管理有限公司特装施工专用章方可生效。标准展位布展须知本规定适用于所有进入安徽国际会展中心及合肥滨湖会展中心布展的标准展位参展企业。其中未尽事宜，由合肥政文国际会展管理有限公司展览部负责解释。1、安徽国际会展中心、合肥滨湖会

22、展中心布展期的开闭馆时间为：8：3018：00，每日17：30开始清场；18：00准时闭馆。如需加班布展，应在当日16：30前到展馆服务台办理加班手续并交纳加班费。2、布展人员进出展馆必须佩戴相关证件，自觉接受展馆保卫人员的检查，证件不得转借，丢失应及时补办。3、布展施工必须在自有展台范围内进行，不得超范围跨区域布展，不得占用通道，不得在展馆内使用电锯、切割机，及进行喷漆作业。4、展馆内严禁使用汽油、香蕉水、油漆等易燃易爆物品，禁止电、气焊等明火作业。如确实需要，应提前在展馆服务台申报并获得书面许可，并租用至少2个灭火器后方可进行。5、布展企业不得以任何方式破坏展馆的一切设施及改变其用途和位置

23、。严禁在展厅的墙面、地面、立柱、门窗、展具上钉钉、打孔、涂油漆等。如确有特殊要求，应提前向客户服务台申请并获得书面许可方能施工。6、布展企业严禁使用泡沫胶、双面胶、透明胶、即时贴、写真背胶、粘钩及万能胶粘贴展具，严禁使用图钉、铁钉、订书机等悬挂展品。7、布展企业如需改动、拆除标准展位、包立柱、设置广告宣传品等，必须提前到展馆服务台申请，经同意后办理相关手续并交纳费用。标准展位的拆除和改动须由展馆人员进行。8、标准展位基本用电量0.5KW，严禁超负荷用电。布展及展会期间如需超负荷用电，应在展馆服务台办理实际负荷用电的接电手续，并交纳费用，我场馆提供所申报电源负荷的接驳点。参展企业自备符合质量安全

24、标准的插座、线缆，并安排持证人员完成接驳及防护工作。9、标准展位的装饰限高为3米。如有特殊需要，应在展会开幕前3天在展馆服务台申请。10、布展期间，工具物品及参展物品等由布展企业自行看管，闭馆后的安全保卫由展馆保卫部负责。布展期间，工具物品、参展物品均不得出馆，如确实需要，须持主办方开具的出门证，并经保卫查验后方可出馆。11、本展馆无烟展馆，任何人任何时间严禁在展馆内吸烟。12、在展览会开幕前，所有布展企业必须接受由公安、消防部门组织的安全检查，对检查出的问题必须无条件予以改正。13、参展企业布展完毕后应及时将剩余材料、工具等废弃物品清理出场馆，不得在展位外堆放展品、工具、包装箱等，如需寄存可

25、到展馆服务台办理相关手续。对在通道、展位外堆放的物品，展馆则视为垃圾丢弃，并对参展企业予以处罚。14、展览会（活动）结束后，由参展企业负责清除各自遗留的参展物品及垃圾。开、闭幕式管理规定 为了创造一个良好的对外形象，保证展会质量，安徽国际会展中心、合肥滨湖国际会展中心对展会开、闭幕式进行统一管理，规定如下： 1、凡在我中心举办各种展览、会议等活动的开、闭幕式均由合肥政文国际会展管理有限公司展览部承办。 2、展会组织机构位在开、闭幕式前5-7天明确所需硬件设施的名称和规格、所需劳务服务及相关配套服务。 3、展馆将根据展会组织机构的要求提供相应的开、闭幕式使用设备以及各项配套服务。 4、展馆将根据

26、展会组织机构的要求制作开、闭幕式方案。 5、展会组织机构应服从安徽国际会展中心、合肥滨湖国际会展中心对开、闭幕式过程的统一管理。合肥滨湖国际会展中心 展厅技术参数名称面积容量备注总占地面积* M2总建筑面积* M2展厅主展馆23000 M21265个标摊净高15-18米158M*143M，南北向设置人流出入口，东西两侧为货运出入口物流口5.5M*4.4M 人流通道2.37M*1.57M （一组对开门）荷载5吨/平方米标准馆10000 M2550个标摊净高15-18米143M*68M，南北向设置人流出入口，东西两侧为货运出入口物流口5.5M*4.4M人流通道2.37M*1.57M荷载5吨/平方米

27、登陆大厅一层大厅8082 主要为大厅、检录、贵宾接待功能，净高29米，荷载5吨/平方米；南、北侧设置主要出入口，连通会展广场、会展长廊，东、西两侧设置贵宾接待出入口北门：2.8M*3.6M、南门：1.45M*2.2M二层大厅1502主要为接待、小型会议功能三层大厅844为设备用房；广场5#6#北广场10000荷载5吨/平方米登陆大厅广场3500荷载5吨/平方米连廊2000（87M*22M)注：商业长廊货车限高4.5M。会议区技术参数地点会议室面积（）容纳人数（人）课桌式剧院式一层101#143（11*13）90人102#143（11*13）90人二层201#8030人202#240（15*16

28、）150人200人203#（可分隔）177（17*11）100人150人204#357（17*21）200人350人205#（可分隔）177（17*11）100人150人206#240（15*16）150人200人三层304#80 扇形 306#（可分隔）177（17*11）100人150人311#（可分隔）177（17*11）100人150人313#80 扇形 注：1、三层另外拥有12间30-70平方米小洽谈室。2、卸货电梯尺寸宽0.9M*深1.4M*高2.8M，大件可从安全通道进入。展馆服务项目及收费标准（一）展馆租赁收费标准展馆位置面积（平方米）单价(元/平方米/天）备注登录大厅8000

29、91、从布展之日起至撤展日计算租金，室内展厅价格含公共照明；空调展位电费另计。2、 布展使用时间8:00-17:00开展使用时间8:30-16:30撤展使用时间14:30-20:30其余时段使用,按小时收取加班费。主展馆2300095号标准馆1000096号标准馆1000097号标准馆1000098号标准馆1000099号标准馆10000910号标准馆100009登录大厅广场35004北广场100004 注：4000平方米起租，租用时间不少于半天；半天以4小时计，全天以8小时计，超出4小时不足8小时仍以全天计。（二）展会服务项目及收费标准1、空调使用收费标准展馆位置制冷价格（元/天）制热价格（

30、元/天）备注登录大厅3000040000提前2小时开，最低为半天。 （上午 8：30-12：00） （下午12：00-16：30）主展馆3600060000标准展馆30000400002、提前进场及延时加班收费标准序号服务类别价格（元）/小时（18:00-21:00）价格（元）/小时（21:00-24:00）单位1延时加班【216（含）以上】1200.001500.00展台2延时加班【216以上】1800.002000.00展台3提前进场/延时加班/组委会5000.00展厅小时注：1、主办单位在展馆租赁合同规定时间外需延时加班使用展馆，应向展览部提出申请，经同意办理相关手续后，展馆才会予以安排。 2、提前进场须经展馆及主办方同意后方可进场，计费方式自行选择。 3、需延时加班服务的展商请于当曰15:00时前填写延时加班申请表并缴费，给予30% 的优惠。 4、以上费用含公共区域清洁、照明及必要的保安服务等。 5、以上费用的计费时间是：每天18:00-24:00，.办理加班以1个小时为单位。 6、原则上不接受24:00以后的加班，确定加班的