Word常用操作正确使用方法.docx

1、Word常用操作正确使用方法Word常用操作正确使用方法启动与退出1 启动要启动Word，应首先启动中文Windows。在Window的主窗口中，按以下步骤操作：1. 单击“开始“按钮”，打开“开始”菜单。将鼠标器指针指向“程序”菜单项，打开“程序”菜单再单击Microsoft Word”。2. 如果桌面上生成了Word 的快捷方式，则在Windows的桌面上直接双击Microsoft Word图标。2 退出要退出Word，只需在Word主窗口中，选择“文件”菜单中的“退出”命令；或单击主窗口标题栏右边的关闭按钮；或双击主窗口标题栏左边的控制按钮；便将退出Word，回到 Window的主窗口或

2、其它应用程序窗口。如果存在没有存盘的文件，在关闭Word时，将出现对话框，询问用户是否保存其修改的内容。单击“是”按钮，便将当前文件的修改结果存盘；单击“全是”按钮，便将打开的全部文件的修改结果存盘；单击“否”按钮，不保存文件的修改结果；单击“取消”按钮，便退出Word。Excel主窗口启动Word后就可以看到图4-1所示的Word窗口，该窗口由以下几个主要部分组成。标题栏Word 2000主窗口最上面的一栏叫标题栏，用鼠标拖动标题栏可在屏幕上移动窗口菜单栏菜单栏位于标题栏之下，其中包含文件（F）、编辑（E）、视图（V）、插入（I）、格式（O）、工具（T）、表格（A）、窗口（W）和帮助（H）等

3、9个菜单项。各菜单中包含一组相关的命令，选择命令可完成某种操作。括号中的带下划线的字母表示：当按下Alt键不放，再同时按与该字母键时，即打开该菜单。与单击菜单效果一样。常用工具栏常用工具栏位于菜单栏下方，其中包含许多按钮，用鼠标单击某一按钮，便执行该按钮所对应的功能。例如，要打开一个文档，只需用鼠标单击“打开”按钮（ ），选择指定的文档即可打开。使用工具栏命令按钮，可以使操作更便捷。格式工具栏格式工具栏位于常用工具栏下方，利用格式工具栏中的按钮，可以设置字符的字体、大小及其修饰，设置段落的对齐格式，建立项目符号和编号等。格式工具栏中按钮的用法同常用工具栏。标尺有垂直标尺和水平标尺，位于“格式”

4、工具栏下方的是水平标尺。利用标尺可快速设置段落缩进、调整页边距及设置制表位等。标尺既可以显示在屏幕上，也可以被隐藏，其方法是选择菜单项：视图 | 标尺。文本区窗口中间大部分的空白区域叫做文本区，用户创建文档、编辑文档和查看文档，都是在文本区中完成的。文本区中有一个闪烁的垂直线称为插入点，插入点表明当前输入字符的位置，即当前输入的字符出现在插入点位置。选定栏选定栏是位于文本区左端的一个隐含栏，即不可见的栏。鼠标指针在该区时变为指向右上方的箭头。利用选定栏可对文本进行大范围的选择。滚动条在窗口的右边沿和下边沿各有一个滚动条，分别称为垂直滚动条和水平滚动条，滚动条上的矩形块称为滚动块。通过拖动滚动条

5、内的滚动块或单击箭头按钮，可以浏览查看整个文档内容。状态栏状态栏位于屏幕底部，状态栏显示插入点所在的节号、页号，行号、列号、文档中总页数 、操作步骤等信息。创建新文档创建创建文档是使用Word 2000 开始工作的第一步。Word 2000中文版可以用不同的创建方各种各样的文档。 1创建一个空白文档在刚启动Word 2000中文版时，系统会自动建立一个空文档让你输入文本，并自动以“文档1”作为此文档的文件名。此时若需要再建立一个新文档，可使用如下操作： 选择菜单项：文件 | 新建，打开如图4-2所示的新建对话框。 选择“常用”选项卡。 在列表框中双击“空白文档”图标，或先选中空白文档图标，再单

6、击“确定”按钮。 图4-2 新建对话框还可以单击常用工具栏中“新建空白文档”按钮（）或按Ctrl+N组合键可快速创建一个新文档。2使用模板创建文档 Word 2000还提供了一些预先设计的模板供选用。模板就是文档的基本框架和套用的样板。使用模板可以快速地生成一种类型文档的基本框架。在Word中，把模板按照不同的类别分放在相应的标签中。这些模板可以用来创建信件，还可以快速地创建标准的传真、简历等专业文档。我们只需将精力集中于文档中的内容，而不必在文档的设计方案或格式上花费太多的时间。保存文档建立文档之后，应将文档保存到磁盘上供以后使用。1保存新文档当第一次保存某个文档时，（即文档名暂被命名为“文

7、档1”、“文档2”等），我们至少要考虑两件事情：一件是给这个新文档起名字，另一件是把这个文档存放在某个位置，以便以后查找。选择菜单项：文件 | 保存，或者单击常用工具栏中的“保存”按钮。打开“另存为”对话框。（如图4-3）。 图4-3 另存为对话框 在“文件名”文本框中，Word根据文档第一行的内容，自动给出文件名。我们可以输入一个便于记忆的新名字来取代它。比如：example单击“保存位置”列表框的下箭头，从下拉列表中选择所需驱动器，比如C：盘，该驱动器中的所有文件夹和Word 2000文档名会显示在列表框中。双击文档列表框中要使用的文件夹图标，比如：My documents，然后单击“保存

8、”按钮，该文档就以 example为文件名，被保存在C:盘的My documents文件夹中。2保存已有文档 对于已命名并保存过的文档，只需要随时单击常用工具栏中的“保存”按钮，或单击文件菜单中的保存命令来保存当前文档。系统将自动将当前文档的内容保存在同名的文档中。不再显示“另存为”对话框。视图介绍用户是通过屏幕查看文档中的文本及其格式效果的。为了方便用户进行文字编辑及格式编排，Word 2000提供了多种显示模式，也称为视图。1 普通现图普通视图是用户进行文字输入、编辑及格式编排时，Word 2000所默认的视图。普通视图简化了版面布局，以方便用户输入、编辑文字及进行格式编排，但是用户看不到

9、页边距、页眉、页脚等效果。 如果用户已在其它视图下操作，要回到普通视图，可采用下列两种方法中的一种： 选择菜单项：视图 | 普通。 单击水平滚动条左边的“普通视图”按钮，即左边的第一个按钮（ ）。2 页面视图在页面视图下，用户可以看到文档的真实打印效果，包括页边距、页眉、页脚及脚注等在页面上的位置及图文框中各项目的确切位置，如不满意可及时修改。单击水平滚动条左边的“页面视图”按钮（ ），可切换到页面视图。3 大纲视图在大纲视图下，用户可以创建或修改文档的大纲，组织文档结构。可以只显示标题，将标题下的文本内容隐藏，也可以将标题的层次提升或降低。单击水平滚动条左边的“大纲视图”按钮（ ），可切换到

10、大纲视图。4 主控文档视图在主控文档视图下，可方便地将长文档分成若干个子文档进行编辑，也可将多个Word 文档组合成一个文档，然后可对该文档进行更改（例如添加索引或目录）而不用打开单个的文档。这样就解决了因文件过大而工作速度慢的问题，同时又能将多个文档当作一个文件进行目录制作。 要切换到主控文档视图，首先将视图方式切换到大纲视图方式下，然后在“大纲”工具栏上单击“主控文档视图”按钮（ ）。5全屏视图全屏视图将屏幕上的标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、标尺、滚动条及状态栏全部隐藏，用整个屏幕显示文档内容。要进入全屏视图，只需选择菜单项：视图 | 全屏视图。在全屏视图下，屏幕上出现一个“全屏

11、显示”菜单，单击“关闭全屏显示”按钮，便返回到全屏视图前的视图。6Web版式视图Web版式视图的最大优点是：在屏幕上阅读和显示文档时效果极佳，它的正文显示得更大，并且自动换行以适应窗口，而不是显示实际打印的形式。也就是说，不管Word的窗口大小如何改变，在文档编辑区中，每一行文本都会随着窗口缩小而适当地自动换行以适应窗口的大小，始终显示文档的所有文本内容。此外，在Web版式视图方式下，还可以设置文档的背景颜色，进行浏览和制作网页等。 单击水平滚动条左边的“Web版式视图”按钮，即左边的第二个按钮（ ）。在文档中输入文本1输入文字Word 2000可以支持五笔、标准、区位、郑码、全拼和双拼等多种

12、汉字输入法，按组合键Ctrl+Shift可以在不同的输入法之间切换。在文档中输入文字时，文本将在一行的最右端自动换行。如果要结束一个段落，按回车键即可。可以选择在插入或者改写状态下输入文本。在插入状态下，字符在插入点处写入，其后的字符顺序后移；在改写状态下，输入的字符将替换鼠标指针所到处的字符。切换插入或改写状态的方法有两种，一种是按Insert键，一种是用鼠标双击状态栏上的“插入/改写”按钮（ ）。 2即点即输使用即点即输功能可以在文档的空白区域中快速插入文字、图形、表格或其它容。在页面视图和Web版视图下，文档中的大部分空白区域都可以插入内容。例如，可用即点即输功能在文档未尾的下面插入图形

13、，而不必先按Enter键添加空行，或者在图片右边输入文字，而不必手动加入制表位。在使用即点即输功能时，不能在以下区域内使用：多栏、项目符号和编号列表、浮动对象旁边、具有上下型文字环绕方式的图片左边或右边、缩进的左边或右边。 要使用即点即输功能插入文本，必须首先确认已经启用了即点即输功能：选择菜单项：工具| 选项菜单项打开“选项”对话框选择“编辑”选项卡选中“启用即点即输”复选框，然后单击“确定”按钮。设置完毕，切换到页面视图或Web版式视图。在文档中，将鼠标指针移到要插入文本的位置，然后单击页面，以启用即点即输指针。指针的形状表明了对要插入的内容将对应哪种格式。例如，如果指向页面中间，指针形状

14、为I，表示内容将居中放置。双击页面，然后照常输入文本或插入内容。如果不想在双击的位置插入内容，只需双击其它区域，即可撤消插入状态。 3输入标点符号和特殊符号可以输入像书名号“”和温度单位“”之类的标点符号和特殊符号。在Word 2000中，将标点符号和特殊符号分成两大类：符号和特殊字符。将符号类又分成标点符号、特殊符号、数学符号、单位符号、希腊字母、旧体拼音、日语符号和俄语等几种。特殊字符类中包括长划线、短划线、不间断连字符、省略号等字符。 输入符号的操作步骤如下： 选择菜单项：插入| 符号，出现如图4-5所示的符号对话框。移动和复制1剪贴板 剪贴板是内存中的一块存贮区域。在进行复制或移动操作

15、时，先把选定的内容“复制”或“剪切”到剪贴板上，然后再将其粘贴到插入点所在位置。例如：可以先在Microsoft Excel 中复制一个图形对象，然后切换到Microsoft PowerPoint 中复制项目符号列表，再切换到另一个Word 文档复制一段文字，最后切换至正在编辑的Word文档并粘贴复制的内容。 所有被复制或剪切的内容都将自动置于Office剪贴板之中。收集到的内容将保留在 “Office剪贴板”上，直到关闭了计算机上的所有运行程序。选择菜单项：视图 | 工具栏 | 剪贴板，即可打开如图4-8所示的“剪贴板”工具栏。但是，剪贴板工具栏可能会被隐藏。例如，在切换到其他Office程

16、序时，剪贴板工具栏可见，但在复制、剪切和粘贴命令无效的视图中，或在非Office 程序中工作时，工具栏将消失。Office剪贴板最多可容纳 12 项内容。在 Microsoft Office程序中，当用户试图复制第13项内容时，将会出现一条信息，询问用户是否要放弃Office剪贴板上的第一项内容并将新内容添加到剪贴板的尾部。用户可以查看Office剪贴板中的前 50个文字字符，只需将鼠标指针停留在该项目的图标之上，即可出现一个消息框。如果项目是图形对象或图片，或不包含文字的项目，Word将显示标签(如“图片2”)，表示项目复制的顺序；对于图形对象和图片的编号标签，只表示图形对象和图片的复制顺序

17、；对于不包含文字项目的编号标签，则表示所有项目的复制顺序。与其它的 Windows工具栏一样，剪贴板工具栏也是一个活动的工具栏。它既可以悬浮于窗口中，也可以固定在工具栏区域或者窗口左侧或右侧。固定剪贴板工具栏的方法很简单，只要用鼠标指向剪贴板工具栏的标题栏，然后将其拖动到合适的位置就可以了。如果剪贴板中的项目不再有用，可以清空Office剪贴板中的所有项目；以备容纳新的内容。清空剪贴板的方法是：单击剪贴板工具栏上的“清空剪贴板”按钮（ ）。 2移动文本或图形移动文本或图形。将文本或图形从一个位置移到另一个位置，可按如下步骤操作： 选定要移动的文本或图形。 选择菜单项。编辑 | 剪切，或单击常用

18、工具栏中的“剪切”按钮（ ），或按Ctrl + X组合键将要移动的文本或图形移到剪贴板中。 选择菜单项。编辑 | 粘贴，或单击常用工具栏中的“粘贴”按钮（ ），或按Ctrl +V组合键将要移动的文本或图形移到插入点所在位置，插入点位置处原来内容向后移动。也可以用鼠标拖动选定的文本或图形移动文本或图形。当用鼠标拖动选定的文本或图形时，鼠标指针变成一个带有虚竖直线和虚方框的箭头。松开鼠标左键时，虚竖直线的位置就是被拖动内容移到的目标位置。3复制文本或图形：要将文本或图形在另一位置进行复制，可按如下步骤操作： 选定要复制的文本或图形。 选择菜单项：编辑 | 复制，或单击常用工具栏中的“复制”按钮 （

19、 ），或按Ctrl +C组合键将要移动的文本或图形复制到剪贴板中。 选择菜单项：编辑| 粘贴，或单击常用工具栏中的“粘贴”按钮，或按Ctrl +V组合键便将要复制的文本或图形复制到插入点所在位置，插入点位置处原来内容向后移动。 可以用一种十分简便的方式来进行文本的复制，那就是使用鼠标拖动的方法。在移动或复制文字和图形时，用鼠标右健拖动选定内容，在释放鼠标右键时，将出现一个快捷菜单，其中将显示移动和复制的有效选项。选择“复制到此位置”命令，即可实现复制操作。 上面介绍的移动或复制的操作，既可以在一个文档中进行，也可以在不同文档之间或不同的应用程序之间进行。如果需要复制的项目在其它程序或文档中，需

20、要切换到该程序或文档，在其中选择需要复制的项目。然后，单击剪贴板工具栏上的“复制”按钮，如果视图或程序中没有显示剪贴板工具栏，可选择菜单项：编辑 | 复制。重复该操作，直到复制了所有需要复制的项目，但不能超过12项。复制完毕，切换到要粘贴项目的Word文档中，单击需要粘贴项目的位置。用户可以选择粘贴全部项目还是只粘贴某些特定项目。如果需要粘贴所有项目，可单击剪贴板工具栏上的“全部粘贴”按钮：如果不需要粘贴所有项目，则可以粘贴特定项目。删除文本若想删除一段文本，首先要选定这段文本，然后，对这段文本进行剪切操作，将文本暂存在剪贴板中，也可以将该文本永久地删除。对一段文本进行剪切操作，也就是从当前文

21、档中将该文本删除，只不过暂时还保留在Office 剪贴板中，如果没有打开剪贴板工具栏，则在下一次使用剪切操作时，新的剪切内容就会剪贴板中原有内容。1 除插入点左右的文本按Backspace键一次，删除插入点左边的一个字符或汉字，插入点及其后边的内容向前移动一个字符或汉字位置。按Delete键一次，删除插入点右边的一个字符或汉字，插入点不动，其后面内容向前移动一个字符或汉字位置。2 删除选定的文本用下面3种方法可以删除选定的文本。 按Delete键或Backspace键； 选择菜单项：编辑 | 清除； 选择菜单项：编辑| 剪切，或单击常用工具栏中的“剪切”按钮，便将被选定的文本移入剪贴板，而从原

22、位置删除。 用这3种方法也可以删除选定的公式、图形或其它对象。字符格式化Word字型、字体和字号的缺省设置值是常规字形、宋体、5号字。字符格式设置方法：方法一：先选择文字，后用字符格式化命令，设置所选文字格式；方法二：不选择文字，先用字符格式化命令，则设置插入点位置输入的文字格式。1、设置字型、字体和字号等：使用格式工具栏设置；或单击鼠标右键，单击快捷菜单中的“字体”命令；或选择“格式”菜单的“字体”命令，在“字体”选项卡中设置。2、设置字符间距：在“字体对话框”的“字符间距”选项卡可以调整字间距。3、设置字符效果：在在“字体对话框”的“ “文字效果”选项卡中设置。4、格式刷：用于快速复制格式

23、。选择要复制的对象A，单击格式刷可将格式复制到一个对象上；双击格式刷则可以将格式复制到多个对象上，鼠标每拖动一次，都会复制一次格式，直到再次单击格式刷按钮或按Esc键或修改或插入文档的内容。5、查看字体、字形、字号选择文字后，格式工具栏上显示这段文字的字体、字形和字号。如选择了有不同字体或字号格式的文字，则工具栏的对应框不显示任何信息，即为空白。设置纸张大小、页面方向及纸张来源在打印文档之前首先需要设置纸张大小、纸张使用的方向及纸张来源。我们经常使用的纸张大小有A4，A3，B5，16开等。纸张使用的方向是指纵向打印或横向打印，纵向指纸张的高度大于宽度，横向指高度小于宽度。纸张来源指打印所用的纸

24、是由手动送纸、送纸盒送纸还是其它方式送纸。Word 2000默认的纸张大小是A4，纸张使用的方向是纵向。纸张来源依据打印机的不同而有所不同。设置纸张大小及页面方向的操作步骤如下： 选择菜单项：文件| 页面设置，出现页面设置对话框，如图4-17所示。也可以双击水平标尺打开页面设置对话框。 图4-17页面设置对话框 选择“纸型”选项卡，在“纸型”的下拉列表框中选择纸张大小，默认设置为A4纸，也可以在“宽度”和“高度”文本框中键入或选择用户自定义纸张的大小。通过选择“纵向”或“横向”单选按钮来选择页面打印方向。 选择“页边距”选项卡，在“上”、“下”、“左”和“右”文本框中分别键入或选择上页边距、下页边距、左页边距和右页边距，页眉、页脚与边界的距离。 单击“确定”按钮，完成设置。