建设工程项目管理档案与影像资料.docx

1、建设工程项目管理档案与影像资料1目的 为规范在项目管理过程中形成各类信息档案和影像资料，具有真实性，完整性和有效性，并符合公司管理体系运行的相关规定，满足工程竣工备案和城建档案的归档要求，特制定本作业指导书。2适用范围 适用于本公司承接的项目管理项目，在实施服务过程中项目部的档案和影像管理工作。本作业指导书以上海市档案相关规定为主要编制依据，外省市项目按当地档案规定要求可作相应调整。3术语与定义3.1项目管理信息资料项目管理信息资料是指在项目管理工作之中所形成的反映项目管理工作情况的信息，具体包括文字、图表、影（声）像、计算机软件、光盘等。3.2建设项目（工程）文件指建设项目在建设过程中形成的

2、各种形式的信息记录，包括前期文件、设计文件、施工文件、科研文件、竣工文件和竣工图。3.3前期文件在建设项目（工程）开工以前的立项、审批、征地、招投标等过程中形成的文件。3.4 设计文件在建设项目（工程）勘察设计过程中形成的文件，包括勘察报告、方案设计、初步设计、扩初设计、复杂过程的技术设计、施工图设计等文件。3.5 施工文件在建设项目（工程）施工过程中形成的文件，包括施工技术文件、设备文件、监理文件。3.6 科研文件在建设项目（工程）建设过程中与本项目配套的科研课题研究中形成的文件。3.7 竣工文件在建设项目（工程）竣工验收活动中形成的文件。4引用文件4.1城市建设档案管理规定 建设部令第号4

3、.2建设工程文件归档整理规范 GB/T50328-20014.3建设项目（工程）竣工档案编制技术规程 DG/TJ08-2046-20084.4建设工程项目管理规范 GB/T 50326-20064.5管理手册 4.6文件控制程序 4.7记录控制程序 4.8工程项目管理服务质量控制程序 5职责5.1公司技术负责人 批准发布项目管理档案与影像资料管理作业指导书，负责重点项目档案资料交付审核。5.2事业部/子公司技术负责人 对项目部影像档案资料管理工作监督， 对一般项目档案资料交付审核。5.3项目经理 项目信息资料管理的第一责任人，负责对项目信息资料管理的组织策划，落实专管人员，明确各专业监理人员的

4、相关职责和要求，配置管理设备，并对项目部的信息资料工作负责指导、检查和验证。5.4专业工程师 各专业项目管理人员负责本专业范围相关项目管理信息资料的记录、收集、整理和编制等工作。5.5信息管理员/资料员负责项目管理信息资料的分类编目、存储传递、立卷归档、有序管理和档案移交等工作。6工作内容及实施6.1信息资料管理步骤：收集存储传递反馈。6.1.1信息资料的收集6.1.1.1项目部对本项目服务过程中产生的各类信息资料，按照项目管理规范、文件归档整理规范和地方档案管理规定等有关规定要求进行收集。6.1.1.2对于公司知识管理需要的信息，按公司相关管理规定进行收集；6.1.1.3对于公司业绩管理需要

5、的信息按公司相关管理规定进行收集。6.1.2信息资料的存储6.1.2.1信息资料可采用书面文件、影像、电子媒介等方式存储；6.1.2.2信息资料应完善目录体系，合理分类编目，有序存放；6.1.2.3对反映顾客满意度、咨询服务质量需进行统计分析的结果性资料应形成书面文件。6.1.2.4信息资料存储按公司和国家管理规定，分为长期、短期、永久保存期限。6.1.3信息资料的传递6.1.3.1各类信息资料可以会议或传阅方式进行传递，并留下记录；6.1.3.2项目管理服务的阶段性成果可以专题性报告和月报形式向上一级有关部门报告；6.1.3.3通过管理网络发布和传递相关信息应履行公司规定批准手续，以密码授权

6、形式实施，确保文件传递的保密性；6.1.3.4信息资料的发出或借阅应建立发文或借阅登记手续。6.1.4信息资料的反馈6.1.4.1对发出需要反馈的信息资料均应有封闭处置和归档的要求；6.1.4.2对涉及不合格服务纠正、预防措施和实施效果，应按公司控制程序进行处理和反馈。6.2信息资料的管理要求6.2.1各类资料应按分类存放在资料文件夹（盒、袋）中，对号入“座”；6.2.2各文件夹（盒、袋）应按分类编号醒目标出资料类别及名称；6.2.3每个文件夹（盒、袋）内应对放置的资料建立有清单目录；6.2.4信息资料应按相关规定内容填写，责任人签字手续完善；6.2.5信息资料的书面文件应为打印或碳素墨水形成

7、，利于长期保存；6.2.6信息资料中的各类用表应采用有统一规定的表式，特殊表式可根据要求自行编制。6.2.7信息储存在硬盘、光盘及其它存储媒体的，也应参照纸质材料分类管理的规定进行管理。6.3信息资料管理工作的质量标准6.3.1及时性：各类相关信息资料的收集、编制、存贮、传递均应在相应规定的时间段内完成。6.3.2完整性：各类信息资料应按相应规定和要求，保证其完整性，不得有缺漏情况发生。6.3.3真实性：各类信息资料应真实反映客观实际情况，不得形成无效的信息资料。6.3.4符合性：各类信息资料应按相关规范、标准、规定进行加工整理，其格式、内容、审批签字手续等均应符合要求，形成有效的信息资料。6

8、.3.5有序性：各类信息资料应做到合理分类编目，有序管理，方便检索。6.4项目部信息资料的分类编目 应根据本工程的特点和信息资料内容的具体情况合理分类编目，见项目部信息资料台帐一览表。6.5项目管理收文、发文管理6.5.1项目管理收文、发文应在收文、发文登记表上予以登记；6.5.2项目管理收文登记后，应及时呈交项目部相关责任人进行处理，并留下处理记录，并按信息资料分类存放。6.5.3项目管理发文内容应描述准确、文理通顺无误并经项目部相关责任人审定和签发；6.5.4项目管理发文按规定要求完善相应签字手续，并留存原件归档。6.6项目部各类工作台帐的建立与要求6.6.1项目管理部信息资料台帐 该台帐

9、是反映本项目所有信息资料的分类编目及归档情况的检索目录索引，做到分类目录与实际归档情况相吻合，卷内建立目录清单，合理有序，方便查询。6.6.2建设项目政府报批资料管理台帐 该台帐是反映本项目从项目建议书、可行性研究、立项、建设用地规划、建设工程许可、施工许可证的办理到竣工验收及竣工备案证得取得，所有资料的目录。该台帐只要求相关资料齐全，目录清晰，方便查询。该台帐具体内容见项目管理部资料台帐中B类文件中的前期立项、行政许可及竣工验收文档。6.6.3建设项目专项审核管理台帐 该台帐反映项目管理对消防、环保、民防、绿化、职业卫生、卫生防疫、抗震及防雷等项目的审核资料的汇总。该台帐具体内容项目管理部资

10、料台帐中B类文件中的专项审核文档。6.6.4 建设项目配套手续管理台账 该台帐反映项目管理对供水、供电、燃气、电信、技防及临水临电的报批审核资料的汇总。该台帐具体内容见项目管理部资料台帐中B类文件中的配套审核及备案手续文档。6.6.5项目管理影像资料目录台帐 该台帐反映本项目管理咨询服务全过程中，各个工程阶段拍摄的工程照片（录像）资料，应按项目部编制的影像资料拍摄工作计划，见影像拍摄计划。各单位工程开工前、施工阶段及竣工验收后的有效影像资料目录，每幅归档照片应按项目内容标注齐全，存在计算机中的影像资料编号应与目录相对应。6.6.6项目施工管理工作台帐 项目管理部在施工阶段应对安全与质量控制建立

11、施工管理工作台帐。台帐的具体要求见施工管理与竣工交付作业指导书。6.7项目部影像资料管理工作6.7.1项目管理影像资料管理工作的必要性 为体现上海市城市建设档案馆编制的建设项目（工程）竣工档案编制技术规范（DG/TJ08-2046-2008）的要求，为此，项目部必须按规定要求做好影像资料管理工作。6.7.2工程声影像拍摄留置的内容6.7.2.1开工前应拍摄以下内容： 原址、原貌、原重要地物 重要纪念物6.7.2.2地基及基础应拍摄以下内容 建（构）筑物基础类型及施工技术工艺制作 建（构）筑物的位移、沉降、变形及处理6.7.2.3主体工程施工应拍摄以下内容 主体工程设计模型 施工现场整体施工情况

12、 隐蔽工程的工艺制作及处理 钢筋制作工程的钢筋布局，型号及节点焊接 反映主体工程的拉结筋布局，混凝土灌注质量 管道及设备工程、安装工程的管沟类型6.7.2.4工程施工组织及工程质量应拍摄以下内容 工程开、竣工仪式 工程施工中主要的质量检查、验收 6.7.2.5工程竣工验收应拍摄以下内容 工程竣工后整体全貌 重点单项工程外形及室内功能6.7.3工程声像资料的质量要求 1）工程照片应图像清晰，同一拍摄对象应能提供不同角度（阶段）的照片； 2）以传统感光材料为载体的工程照片应报送7寸光面照片、底片和文字说明； 3）使用数码相机拍摄，其影像不得进行后期加工，必须用专业照相纸打印出7寸光面照片，与刻录光

13、盘一并移交。数码照片图像分辨率必须达到1024*768像素以上，宜使用RAW格式拍摄。 4）工程照片文字说明内容应包括拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。工程录像档案应图像清晰，解说正确。工程录像档案规格应为PAL制式专业带。录像带记录格式应为Betacam SP、DigitalBetacam、SX、IMX、HDCAM等以上格式的机器拍摄。工程录像档案盒上应标有简要说明，内容应包括工程名称、录制人、审核人及批准人。6.7.4项目部在启动时应按工程声影像拍摄留置的内容要求编制影像拍摄计划。6.8公司归档的档案管理要求6.8.1档案编制内容与分卷要求 工程项目完成并通过竣工验收后，应将

14、项目部的信息资料进行整理归档、分卷装订成册报项目管理公司核验。归档范围及内容为： 项目管理合同； 项目管理大纲； 项目管理规划； 项目经理任命书； 项目管理专项实施方案； 项目管理部向业主、施工单位、监理、政府等有关部门发出的联系单； 项目管理指令； 项目管理各类工作会议纪要； 项目管理月报、日记； 项目管理工作总结； 工程项目竣工验收报告及竣工备案资料。6.8.2档案的编制要求6.8.2.1规格尺寸：卷内文件资料的幅面规格尺寸为16开或4号图纸（297210mm），左边与上边平齐，左边留2.5cm装订距离。6.8.2.2立卷与装订：每卷立卷厚度不得超过4cm；每卷页码编号从“1”开始，正面在

15、右下较，背面在左上角（注：封面、卷内目录页、备考表及空白页不编号）；一律用线装订（注：三孔左侧装订法）。6.8.2.3案卷编号：档案盒封面档案号由档案接受单位编制。6.8.2.4卷内目录编制，见卷内目录表式。6.8.3档案的报送6.8.3.1一级工程项目或项目管理费取费在100万元以上的项目，竣工后三个月之内，由公司向归口档案管理部门归档；100万元以下的项目向公司报送。6.8.3.2档案移交手续：按项目档案移交要求，见项目档案移交清单，办理移交手续。6.9 项目部建设项目（工程）竣工档案管理工作6.9.1项目部进驻现场后应向所在地档案部门征询建设项目档案编制及归档要求。6.9.2同业主协商确

16、定竣工档案编制单位，如果委托第三方（一般为所在地档案馆）编制，应尽早签订委托合同，便于尽快开展档案管理工作。6.9.3 如果竣工档案的编制由业主、项目管理方、设计、施工、监理共同完成，应当在开工前请所在地城建档案部门向参加单位进行档案编制要求交底，并形成会议纪要。6.9.4 根据档案部门对档案编制及报送要求，项目管理部应组织参加单位项目经理、项目工程师及项目部资料员召开会议，明确各参建单位的档案工作的职责、编制范围、编制要求、编制时间、编制套数等要求，并形成书面文件，发至各参建单位。6.9.5 建设项目竣工验收合格后，在规定的时间内参建单位按所在地档案部门要求完成竣工档案的编制工作后，项目管理

17、部根据项目管理单位与建设单位签订的合同中有关竣工档案管理工作要求，责成竣工档案主办单位完成竣工档案的报送与验收，取得档案合格证。6.9.6项目竣工档案移交手续：项目部按项目档案移交要求，将竣工档案向所在地档案部门及建设单位移交竣工档案。7记录7.1项目管理资料台帐 作业指导书-024-0017.2影像资料拍摄计划 作业指导书-024-0027.3卷内目录 作业指导书-024-0037.4 项目档案移交清单 作业指导书-024-004记录号： 作业指导书-024-001 项目管理资料台帐类别类名编号文件名称卷内文件目录A类综合管理文件内部资源管理文件A1A101项目管理单位资质文件企业法人营业执

18、照、企业资质等级证书、工程项目登记证A102项目管理人员资质文件项目管理各类人员的岗位及资质证书（含学历、职称证书）；项目经理任命书、专业工程师及管理人员授权书、责任书。A103项目管理人员考勤表监理人员考勤表A104项目部员工培训记录员工培训档案A105项目部设备管理文件设备清单目录关键过程管理文件A2A201项目管理实施规划项目管理实施规划申报表A202项目启动项目启动报审表（附件：项目启动交底记录）A203项目开工项目开工备案表（附件：行政审批、招标活动、综合配套等系列文件）A203项目重大招标采购项目重大事件报审表（承包单位采购额超过300万，咨询单位采购额超过100万，可结合项目实际

19、情况调整）A205项目重大控制目标调整项目重大事件报审表（项目投资额、项目进度里程碑等控制性目标发生实质性的变更）A206竣工验收备案竣工验收备案表A207项目移交备案项目移交备案表（附件：竣工验收备案表、档案验收合格证明、移交清单、移交手续等）依据性文件A3A301项目部规范标准文件规范、标准清单目录A302公司文件发送到项目部的公司质量体系文件，各类技术、法规性、管理性文件清单A303项目管理合同、业主授权项目管理工作范围之前政府相关批准文件政府批文A304安全与质量监督方案安全与质量监督方案项目工作文件A4A401项目管理实施规划规划报审表及项目管理实施规划A402专项项目管理实施细则各

20、类实施细则A404工作总结项目管理工作总结纪要函件A5A501会议纪要各期项目管理例会纪要，专题会议纪要，其它会议纪要A502来往函件参建各方来往函件上级部门检查记录A6A601公司内部检查记录公司，子公司检查记录A602外部检查记录政府主管部门检查记录工作报告文件A7A701项目管理周报各期项目管理周报A702项目管理月报各期项目管理月报A703项目管理工作专题报告有关项目管理工作专题报告B类前期立项专项审核配套审核、竣工验收文件立项文件B1B101项目建议书审批可行性研究报告审批投资项目备案或核准项目建议书审批可行性研究报告审批投资项目备案或核准文件B102建设项目报建（IC卡取得）建设项

21、目列入年度计划的申报文件及批复文件、列项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文件、建设项目信息卡（IC卡）建设用地、征地、拆迁文件B2B201项目选址意见书审核项目选址申请、选址规划意见通知书B202建设用地规划许可证审核建设用地规划许可证B203建设用地的取得用地申请报告、建设用地批准书、拆迁安置意见协议方案、土地出让或转让合同及附件、土地招拍文件及拍卖文件、土地中标通知书、土地勘察定界报告、国有土地使用证建设工程规划许可、施工许可文件B3B301建设工程规划许可（市政管线工程规划许可、道路桥梁工程规划许可）建设工程规划许可证（市政管线工程规划许可证、道路桥梁工程规划许可证）B302灰线复验开

22、工放样复验测绘成果报告B303合同登记备案勘察、设计、监理、施工总包、专业分包、劳务分包B304安全、质量监督报监建设工程安全质量监督申请表、建设人员从业资格审查表B305施工许可证申办施工许可证建设项目专项审核文件B4B401环境保护送审环境保护行政许可受理通知书、建设项目环境影响报告或登记表（项目建议书阶段）、环境影响评价报告及审批意见、初步设计环保篇章审查意见（初步设计阶段）、环境保护审核意见（施工图）、建设项目环境保护“三同时”审核通知单B402卫生防疫审查建设项目预防性卫生审核申请登记表（方案、扩初、施工图）、方案设计卫生审核意见书、扩初设计卫生审核意见书、施工图设计卫生审核意见B4

23、03消防审核消防方案设计阶段审核意见、消防扩初审核意见书、消防施工图阶段审核意见、消防内装修审核意见B404民防设施审查民防工程建设意见征询单、民防工程（方案阶段）审核意见、民防工程初步设计审核意见书、人防工程建设费核定单、人防施工图审核意见B405绿化设置审查园林方案设计审查意见书、园林初步设计审核意见书、园林施工图审核意见B406劳动安全卫生监察职业卫生预评价报告、职业卫生审核意见单B407道路交通审查、门牌申请方案设计交通项目审批意见、初步设计交通项目审批意见、施工图交通项目审批意见B408市容环境卫生建设项目环卫专业意见征询表、建设项目环卫专业审核送审表、建设项目环卫专业审核意见书B4

24、09抗震设防审查地震安全性评价报告、初步设计抗震审核意见书B410防雷审核防雷装置初步设计审核意见、防雷装置施工图设计审核意见、防雷工程检测登记表B411河道管理管理范围内建设项目审核河道管理范围内建设项目申请书、河道管理范围内建设项目审核同意书、河道管理范围内建设项目施工同意书配套审核文件B5B501供电申请用电征询申请（立项依据之一）、客户用电申请单、初步设计供电征询意见的回复B502上水申请初步设计内部征询上水系统意见回复B503排水申请初步设计内部征询雨污水系统意见回复B504燃气申请初步设计内部征询燃气意见回复B505道路管线掘路申请道路管线工程掘路施工计划申报书、计划外工程项目申请

25、表、城市道路掘路执照、道路施工许可证B506技防审核技防审核资料B507住宅专业配套住宅专业配套资料B509智能建筑等级评估智能建筑等级评估资料B510施工临时用水、施工临时用电申请、施工临时排水申请施工临时用水、施工临时用电申请、施工临时排水申请备案手续B6B601上海墙体材料登记上海建设工程墙体材料使用情况核定表、上海建设工程使用墙体材料登记表、墙体部分设计说明、项目投标预算书B602上海散装水泥预交上海散装水泥专项资金缴款书、上海散装水泥专项资金预缴款表、上海散装水泥专项资金结算申请表、建设工程土建部分结算书B603节能备案登记民用建筑节能工程情况一览表、民用建筑节能审查备案登记表竣工验

26、收B7B701竣工预验收报告（施工、勘察、设计、监理竣工检查评估报告）施工单位验收报告、勘察、设计竣工检查报告、监理评估报告B702消防验收报告建筑工程消防验收申请表（内装修）、消防设备与材料检测报告、钢结构防火处理施工记录报告、消防系统第三方检测报告B703特种设备验收报告（电梯、行车、锅炉、压力容器、）特种设备验收报告（电梯、行车、锅炉、压力容器、）B704防雷验收报告防雷验收合格证、防雷工程检测登记表、防雷工程检测报告、防雷产品测试报告B705环保认可文件（环境监测报告或调查报告、试生产批文、污水接管证明）环保认可文件（环境监测报告或调查报告、试生产批文、污水接管证明）、“三同时”竣工验

27、收登记表B706散装水泥专项资金结算报告上海散装水泥专项资金结算申请表、散装水泥专项资金结算报告B707墙体专项资金核定施工单位及监理对墙体材料使用情况说明、购买粘土制品、非粘土制品交易凭证及现场验证单B708技防安保验收报告技防安保验收报告B709绿化竣工验收报告绿化竣工验收报告、绿化竣工备案证B710竣工规划验收合格证（竣工测量成果报告）竣工规划验收合格证、竣工测量成果报告B711档案验收证明档案验收合格证B712质监站验收证明质监站验收证明B713测绘、竣工测绘规划道路红线定界测量，水准，平面控制点成果报告、开工放样复验测绘成果报告0.0测绘成果报告、竣工测量成果报告B714竣工验收报告

28、、合同备案核销竣工验收报告B715竣工验收备案证明竣工验收备案证C类设计管理文件规划设计C1C101规划设计文件规划设计文件C102控制性详细规划设计控制性详细规划设计C103修建性详细规划设计修建性详细规划设计方案设计C2C201设计方案任务书设计方案任务书C202方案设计文件方案设计文件C203方案设计专家评审意见方案设计专家评审意见C204方案设计的专项评审、配套审查意见书方案设计的专项评审、配套审查意见书扩初设计C3C301扩初设计任务书扩初设计任务书C302扩初设计文件扩初设计文件C303扩初设计专家评审意见扩初设计专家评审意见C304扩初设计专项评审、配套审查意见书、扩初设计批准文

29、件扩初设计专项评审、配套审查意见书、扩初设计批准文件施工图设计C4C401施工图设计文件施工图设计文件C402C403施工图审核意见、审图合格证施工图审核意见、审图合格证用于招标设计文件C5C501总包招标设计文件总包招标设计文件C502各专业分包设计文件各专业分包设计文件设计变更、技术核定C6C601设计变更文件设计变更文件C602技术核定单技术核定单深化设计文件C7C701各专业深化设计文件各专业深化设计文件设计协调文件C8C801设计协调会议纪要设计协调会议纪要C802设计联系单设计联系单C803设计专题报告设计专题报告设计文件收发放记录C9C901设计文件目录总台账设计文件目录总台账C902设计文件接收记录设计文件接收记录C902设计文件发放记录设计文件发放记录C903设计文件回收、销毁记录设计文件回收、销毁记录D类质量管理文件开工前质量管理工作D1D101水准点、坐标控制点移交总包水准点、坐标控制点报告D102设计交底