研讨会操作手册223.docx

1、研讨会操作手册223公职考试研究院培训考核中心2011年8月_日引 言研讨会(Seminar)是相关领域人士专门针对某一行业领域或某一具体问题在集中场地进行研究、讨论交流的会议。它对于制定政策、发展战略、方法措施、统一思想以及产品开发都发挥着巨大作用。本操作流程，注重对操作过程的所有环节严格控制，以此来保证研讨会的效率和效果。例如，氛围决定基调，氛围的好坏直接影响研讨会参与者的思考程度，进而影响研讨会的目的，所以如何营造研讨会上的氛围尤为重要，这就要求在氛围营造中，做了一些相应的工作。又如，为了使研讨过程更具针对性，在开展讨论会前，会对该次研讨会的流程和该次议题进行解释和前期研究。本操作流程，

2、主要针对公司内部为解决实际问题而组织的研讨会，为了提高研讨会效率，达到预期目标，本流程避免了传统讨论会出现的一言堂或漫谈等弊端。本操作手册编写的初衷在于帮助同仁组织研讨会，希望各位同仁能在实际的组织过程中得到一点启发，参考者在实践中可根据实际情况自行删减或增加环节。同时，也希望参考者能给我们提出宝贵意见，让我们可以逐渐完善本流程，更好的发挥其应有的作用。目 录引 言 i第一章 研讨会目的 11.1 解决问题 11.2 完善方案 11.3 统一思想 1第二章 研讨会中的角色定位与分工 22.1 发起人 22.2 组织者 22.3 参与者 22.4 主持人 22.5 评议人 2第三章 研讨会形式

3、33.1 专题报告 33.1.1 工作汇报 33.1.2 专题讲座 33.2 分组阶段 33.3 总结评议 43.4 团队游戏 4第四章 研讨会操作流程 54.1 会前准备 54.1.1 确定议题： 54.1.2 准备相关资料 54.1.3 与会人员的确定与沟通 64.1.3.1 与会人员的确定 64.1.3.2 与会人员沟通 74.1.4 确定会场 74.1.5 与会人员的再次确认 84.1.6 确认分组及分组名单 84.1.7 资料打印 94.1.8 物品准备、会场布置及设备调适 94.2 会中流程 94.2.1 音乐暖场 94.2.2 主持人引导开始 94.2.3 研讨任务说明 94.2

4、.4 相关工作汇报 94.2.5 相关资料说明 104.2.6 主持人宣布研讨规则 104.2.7 分组分议题研讨 104.2.8 评议人子议题研讨成果 104.2.9 总结研讨成果 104.2.10 评奖 114.3 会后追踪 114.3.1 形成报告 114.3.2 成果反馈 114.3.3 完善成果 114.3.4 工作实施 11第五章 相关附件 12附件1：会议流程 12附件2：研讨会准备工作检查表 12附件3：会议通知 12附件4：会议预算表 12附件5：参会确认名单工具表 12附件6：参会二次确认工具表 12附件7：物品准备清单及工具表 12附件8：桌牌模板 12附件9：邀请函模板

5、 12第1章 研讨会目的1.1 解决问题对当前存在的问题进行深入分析，提出解决方案或思路。1.2 完善方案对已有方案进行研讨，发现问题，分析问题，解决问题，最终达到完善方案的目的。1.3 统一思想通过对较成熟方案的讨论和完善，增强团队成员对该方案的认同感以及明确方案的目标，统一思想。第2章 研讨会中的角色定位与分工2.1 发起人提出研讨议题者。2.2 组织者筹备研讨会的顺利开展，并控制研讨会的讨论流程，确保研讨会能够按照预期目标和流程开展的执行者。2.3 参与者研讨会进行过程中承担研讨任务，并执行研讨结果的人；2.4 主持人衔接整个研讨会进行的中间过程，引领、串词；2.5 评议人在相关领域具有

6、权威，在研讨过程中把握方向，防止研讨主题偏离，并作总结的人；（五种角色可以由一人担任多个职位，五种角色的定位是为了说明分工问题）第3章 研讨会形式研讨会主要由四个环节组成，分别是专题报告、分组研讨、总结评议、团队游戏等，具体介绍如下。3.1 专题报告专题报告主要目的是在研讨开始前做好铺垫，为研讨提供理论支撑，同时能起到抛砖引玉的引导作用。专题报告可以有以下两种形式：3.1.1 工作汇报工作汇报主要针对的是研讨会的议题，一方面汇报做过的工作尝试和得到的效果，另一方面汇报工作思路和下一步的计划安排。做工作汇报的好处在于可以给与会人员提供一定的借鉴，在已有模板的基础上展开讨论，能使研讨提高效率。需要

7、注意的是，在汇报过程中，要尽量减少主观的判断，尽量以客观事实说话，以免对与会人员产生误导；3.1.2 专题讲座专题讲座指的是为了提高解决议题中问题的能力，或者是涉及议题的一些专业知识，专题讲座的内容既可以有较大的知识覆盖面，也可以是对某一问题深入研究成果的分享，专题讲座的目的是可以解决研讨会议题中的一部分或者全部问题，与会人员在过程中产生疑问，可以直接由报告人提问来解决问题。无论是什么规模的研讨会，专题报告这一环节都必不可少，它是能展开研讨的前提，是能进行充分讨论的必要条件，内容主要包括对现状的描述，对背景的介绍，对过去工作的总结，比如已经做过哪些工作尝试，取得了什么样的效果。当然，也可以直接

8、提出议题，引发更具针对性的研讨。这一环节力求真实客观，避免引发歧义，尽可能做到用语严谨，内容论证充分。3.2 分组阶段为防止众口难调争执不下甚至跑题，保证与会者的发言积极性，能够进行充分交流和尽快达成一致意见，同时，也为保证会议的主持者能更好掌握好研讨的方向和针对性。空间的分布上，对于人数较多的研讨会，都建议能分组进行探讨。可以将与会者分成几个讨论小组。为了更好达到这一目的，分组也并非简单将人群划分成几块，还要参考专业性、管理级别、素质差异等因素。如果简单的将一个专业人士和一个非专业人士划分在一个组，很明显相互之间理解就有障碍，难以达到交流的目的。时间的分布上，建议以分阶段的方式进行。这就要求

9、我们在确定最终探讨主题的同时，还能下意识的能将大议题按一定标准拆分细化成一些小议题，通过对这些小议题的逐步探讨能实现最终问题的解答。这样做一方面可以在时间的使用上更有规划，保障效率，另一方面，在每一个阶段确定一个讨论主题，会让参与者更集中精神，实现对问题的逐个击破。3.3 总结评议总结评议设置在分组研讨阶段，在各小组讨论结果阶段发表之后，由发起人或评议人进行的归纳总结。归纳总结重要意义在于可以帮助参与者确定方向，保证下一阶段的研讨不发生偏差。注：深度的评议会引导研讨方向更加严谨，参与者的思路受到一定约束，能较好地控制研讨方向；浅度的评议能更好的解放参与者的思想，在研讨结束之后有可能得到意外收获

10、，但可能导致研讨结果不是我们所需要的。3.4 团队游戏为了使参与者在研讨过程中能够更充分地表达，更好的促进思想碰撞，营造积极的研讨氛围必不可少。打造良好的研讨氛围最好的手段就是适当加入一些小型团队游戏，团队游戏可以迅速拉近参与者之间的距离，减少在研讨会开始时的陌生感。第4章 研讨会操作流程（本流程“以2012年国家公务员考试培训申论讲义的编写”为例进行）4.1 会前准备4.1.1 确定议题：按会议目的确定议题，除了确定主议题之外，还要按的前面介绍，确定每个阶段的小议题。小议题的确定方式可以按照提出问题，分析问题，解决问题的基本思路。值得注意的是，确定议题时要充分考虑到每一个议题讨论所需花费的时

11、间，时间过长会影响到参与者的参与热情。例：（2012年国考申论讲义编写的研讨应该包括两方面内容，一方面为过去讲义存在哪些问题，如何解决；另一方面为2012年的讲义较之以往应该做那些变化；）（1）以往申论国考讲义存在哪些问题；（2）产生这些问题的原因是什么；（3）这些问题将给我们带来哪些影响；（4）对于这些问题，要如何解决；（5）2012年的国考申论趋势是什么；（6）如何应对2012年的这种变化趋势；（7）当前哪些热点可以用在讲义中；4.1.2 准备相关资料与研讨会相关的资料要在会前准备充实，这些资料主要是希望能够为讨论提供数据支持，事实论证，所以资料的准备过程中，搜集的范围应该尽量扩大，使内容

12、覆盖面尽量全面。这一工作主要由会议的发起人来完成。除了做到资料准备之外，也要做好资料的下发，使每一个参与者在会前就能充分接触研讨内容，形成初步观点，避免正式研讨会的时候浪费时间，效率低下。例：（资料准备应该主要从以下几个方面进行，一、历年讲义编写者的编写思路，对以往讲义进行更改的更改理由及想法；二、讲义使用者，包括授课老师和学生，他们在具体使用过程中发现的问题；三、一些需要与时俱进的需要在讲义中更新的资料，例如最近的社会热点，最新的国考真题等。）（8）以往申论讲义编写者的思路及想法；（9）授课教师在使用讲义授课的过程中出现了哪些问题；（10）学员在受训过程中提出的问题；（11）历年国考真题；（

13、12）当前社会热点；4.1.3 与会人员的确定与沟通4.1.3.1 与会人员的确定与会人员的确定应该遵循以下几个原则，第一，参与者的邀请必须针对议题有较为全面的覆盖，考虑的因素包括专业性，管理层级，地方差异等，可能需要一些跨部门间的合作。例如对于申论讲义的编写，除了需要申论教研室的老师之外，最好还能邀请编辑部的申论编辑，甚至可以邀请地方分校的负责人，他们对于地方学生的需求，学生特点有更为深刻的认识；第二，需要在有较高管理层的人员的参与，而且必须是此专业领域的权威人士，这样做是为了能对现场做好控制，尤其是观点冲突比较激烈时。在确定与会人员之后应该立即确定会议大概的时间范围，会议时间范围的确定首先

14、要满足发起人的需求，同时尽量考虑与会人员的时间问题，这个时间的确定应该是可调整的。例：（参与者：研究院骨干师资、申论讲义主要编写者、教务老师、分校负责人、编辑部申论编辑；评议人：张永生老师、吴红民老师。为防止邀请工作出现遗漏现象，建议使用表格逐一统计。）与会人员邀请工作检查表姓名部门联系方式身份参会确认备注张永生研发委员会139xxxxxxxx评议人是作为嘉宾研讨会任务说明吴红民职业培训事业部139xxxxxxxx评议人是作为嘉宾原讲义编写说明及新讲义若干想法张晗研发委员会139xxxxxxxx发起人是相关资料说明宋媛媛研发委员会139xxxxxxxx主持人是边耀楠研发委员会139xxxxxx

15、xx参与者是张宏伟研发委员会139xxxxxxxx参与者是张丽雨研究院139xxxxxxxx参与者是陈老师图书申论编辑部139xxxxxxxx参与者是张老师山东教务主管139xxxxxxxx参与者是李老师全国客服139xxxxxxxx参与者是何有立浙江分校负责人139xxxxxxxx参与者是孙粼东北地区负责人139xxxxxxxx参与者电话未通王学军天津分校负责人139xxxxxxxx参与者否4.1.3.2 与会人员沟通在确认过成中，有四件事需要说清楚，第一，研讨会的目的和意义；第二，研讨会召开的时间；第三，在确定时间和地点后发详细通知和资料，需要确认反馈；第四，在研讨会前务必阅读相关资料，做

16、好会前准备。沟通之后应立即确定会议时间，并将请柬和通知发到与会人员邮箱中，同时发短信请求回执。发送的资料包括会议通知，与会人员名单，议程安排，和相关会议内容。4.1.4 确定会场会场外的选择也会一定程度上对研讨效果造成影响，所以为了更好的达到目的，我们最好能按下面几个方向来确定我们的会场，一、尽量足够大，有较大的空间来实现分组讨论；二、环境良好，相对比较封闭，避免受到外界干扰。这些条件公司的大型会议室一般都能满足，但也需要做到事前做好桌椅的摆设，如果公司会议室不能满足的时候，可以选择外租会议室。会场的确定一般有三种选择：（13）公司有较大空间的会议室：使用公司会议室能发挥公司资源优势，但容易收

17、到客观条件限制，比如与其他会议撞车，比如会议室内桌椅无法重新摆设；（14）外租会议室：环境良好，相对较封闭，不易受到外界干扰，但是成本较高。（15）公司的小会议室：在时间较紧张或者撞车出现的情况下，小会议室能解决一定的燃眉之急，但是条件相对艰苦，可能会影响研讨效果。4.1.5 与会人员的再次确认在研讨会开始前两天，再次与与会人员确认其是否能到会，是否对材料进行了了解，同时提醒会议时间和地点。4.1.6 确认分组及分组名单根据人数和部门的差别，对与会人员进行分组，分组应充分考虑对议题的针对性，还需要考虑领域范围，不能把专业性相差太远的人在进同一个组别中。分好组后打印桌牌。例：2012国考申论讲义

18、编写研讨会分组名单姓名部门分组备注张永生研发委员会评议组吴红民职业培训事业部评议组宋媛媛研发委员会主持人张晗研发委员会讨论组1边耀楠研发委员会讨论组1张宏伟研发委员会讨论组1张丽雨研究院讨论组1陈老师图书申论编辑部讨论组1张老师山东教务主管讨论组2李老师全国客服讨论组2何有立浙江分校负责人讨论组2孙粼东北地区负责人讨论组24.1.7 资料打印会议中用到的资料需要提前打印，做好分类并根据议程排序，方便与会人员翻阅。4.1.8 物品准备、会场布置及设备调适（16）物品准备：茶点、条幅、音响等（详见附件）（17）会场布置：包括桌椅摆放，条幅悬挂，桌牌摆放（详见附件）（18）设备调适：主要包括音响、麦

19、克风，笔记本电脑与投影仪的连接，PPT的播放。4.2 会中流程4.2.1 音乐暖场在会议开始前20分钟开始播放音乐，根据会议主题的氛围选择音乐，如果是相对大型，隆重的研讨，可以选择节奏激昂的音乐作为团场，提前调动参与者积极性；如果是较小型的，可以选择一些欢快的音乐，舒缓参与者的情绪，让参与者进入一种放松的状态中。音乐能对氛围营造起到一定的影响，在会中研讨时、茶歇时都需要音乐来烘托整体氛围。4.2.2 主持人引导开始主持人在开始阶段内容很简单，简单的寒暄，介绍嘉宾，介绍会议议程。4.2.3 研讨任务说明说明研讨任务是必要的，他能让与会人员了解目标，在整个研讨过程中有一定的指向性，更能明确方向。这

20、部分内容可以由研讨会的发起人来做，也可以由其他的嘉宾来做，比如评议人。主要介绍研讨会的主要任务目标，说明目标的重要性，提出一些具体的问题，作为研讨的主线。4.2.4 相关工作汇报工作汇报的意义主要在于，能传递给与会人员一定量的信息，让与会人员了解我们正在做的工作和未来的工作计划，防止参与者在讨论过程中，再次讨论已经做好的工作或者提出已经解决的问题。4.2.5 相关资料说明由资料的收集者用一点时间跟与会人员一起熟悉资料，说明在各个研讨阶段可能会用到的内容。4.2.6 主持人宣布研讨规则研讨的规则决定了研讨中氛围的好坏，可以从以下四个方面指定规则：（19）限定研讨时间：限制每个议题的研讨时间，并在

21、过程中不断提醒时间进度，帮助参与者整体把握时间。当参与者的研讨被时间限制，参与者的紧迫感会上升，刺激参与者迅速思考，提出看法。（20）要求整理结果：要求参与者在研讨时间结束前，将研讨结果归纳总结，用来做小组发表的提纲，建议给小组发1开白纸，以及各种颜色的马克笔，这可以使参与者在研讨过程中及时梳理思路，同时增加趣味性，提高参与程度。（21）评选优秀小组：建议以有限的时间内研讨成果相对全面以及成果的美观度为评优标准，颁发奖品。评选优秀小组可以使参与者发表看法时，是为了团队的评优，多数参与者在这样的环境下更容易发表自己的见解。（22）不批评原则：在研讨过程中，所有发表的意见不能予以批评，避免打击参与

22、者发表意见的积极性。4.2.7 分组分议题研讨在研讨过程中，为了控制时间，可以在每过一段时间，提醒一次时间问题，在研讨的时候可以放一些音乐，增加紧迫感。4.2.8 评议人子议题研讨成果评议人对阶段研讨成果的评议可深可浅，如果时间充足，可以选择评议深入一点。作为研讨的发起人，小编认为更多的应该是搜集想法与思路，所以如何更好的控制参与者的研讨方向，同时又最大限度的解放参与者的思想，是值得研究的。如果议题很多，需要重复上个环节和本环节。4.2.9 总结研讨成果所有议题研讨结束后，快速将研讨成果整理汇总，由评议人将最后结果进行简单梳理。一方面可以在此过程中理清思路，另一方面可以查漏补缺，及时补充。如果

23、在研讨成果总结中或者总结后，有具体工作任务，可以现场制定工作计划，分配工作任务。4.2.10 评奖根据研讨前宣布的评奖规则进行颁奖。在研讨结束时告知参与者，会后会把研讨成果总结成文字发到邮箱中，请查收，并确认内容是否有遗漏。4.3 会后追踪4.3.1 形成报告在研讨会结束后，将研讨成果进一步梳理，形成文字报告。4.3.2 成果反馈把整理好的成果发给所有与会人员，要求对文案进行审查，以免遗漏。4.3.3 完善成果根据反馈意见，对研讨成果进一步修缮，形成最终文案。4.3.4 工作实施按照成功制定工作计划进一步追踪，发挥成果价值。第5章 相关附件附件1：会议流程附件2：研讨会准备工作检查表附件3：会议通知附件4：会议预算表附件5：参会确认名单工具表附件6：参会二次确认工具表附件7：物品准备清单及工具表附件8：桌牌模板附件9：邀请函模板公职考试研究院培训考核中心pxkhzx