客户服务手册内容.docx

1、客户服务手册内容第一章 客户服务部工作内容概述一、概述 客户服务部负责对客户的服务和公共地方的管理工作，是物业管理公司的窗口部门，承担着办理客户进驻及二次装修手续、进行日常感情沟通与常规服务、收集反馈客户意见与建议、督促与协调相关部门处理客户诉求、监督稽核其他职能部门服务质量、执行物业管理公司各项管理方案等多项重要工作。在客户服务方面，首要任务是推动客户的教育，使他们进驻项目后明白要遵守公共规则、爱护公物、维护客户合法权益及促进客户彼此间之睦邻关系。作为客户的代理人，有必要在客户入住时向客户解释有关设备设施的能量配比情况及供应情况，使客户有所了解，让客户明白水电费计算方法、电梯和手扶电梯的数量

2、及使用方法、空调设备及其供应时间，空调费及客户提供的物业基本设施。客户服务部有关人员负责解释有关签署租用合同的条款后，应将需要办理的各项手续（如入伙手续、装修手续）及退租程序等，编制成用户手册、装修手册提供给客户参考。 客户服务部应配合其他部门共同管理公共地方清洁、维护公共卫生及养护公共设施，使管理能发挥其应有之功能，从而达到为客户提供舒适、优雅、整洁、安全的生活、工作环境的最终目的。 二、主要工作内容 （一）保持物业管理公司同业户的联系，通过与客人接触和定期拜访收集、整理业户信息和需求，并及时传达给有关部门作为工作指导和决策依据。 （二）安排新入驻的业户办理入驻手续，领取钥匙、核验能源表底及

3、填写单元设施交接单，协助业户办理装修申请，负责安排业户的搬家事宜。在业户配合下，作好身份登记及制证工作。 （三）配合工程部、保安部对二次装修进行管理，及时纠正违章施工。 （四）核发及催缴物业管理费、能源费及其他相关费用。 （五）拟订部门总结、计划、班次安排，部门文件整理及归档工作，建立客户档案和二次装修施工管理档案。 （六）监督和提高安全管理、工程、环境等部门的服务质量和工作效率，并相应提出合理化建议。 （七）每日进行多次管理区域内全方位巡视。 （八）制作客户水牌并根据实际变化及时更换。三、基本要求（一）服务态度，文明礼貌； （二）服务行为，合理规范； （三）服务效率，及时快捷； （四）服务效

4、果，完好满意。第二章 客户服务部职责一、客户服务部工作职责（一）负责管理所辖物业的日常业务，纠正各种违章行为，为业户创造一个优美整洁、方便舒适、文明安全的工作和居住环境。（二）树立业户至上的观念，热情、及时地提供各种优质服务。（三）协助工程部对物业进行养护和维修，确保其正常使用。（四）负责在辖区开展各项工作。（五）负责收集、汇总业户提出的意见和建议，制订出合理化建议报公司实施。（六）处理业户对管理服务的投诉，重大问题报请公司领导解决。（七）完成上级领导交办的其他工作。二、客户服务部员工岗位职责（一）客户服务部主管岗位职责1、收取及审阅服务中心的巡查报告及每天的投诉记录，对重点内容进行归纳并处理

5、跟进。2、制定本部门的规章制度及员工守则，制订一般之文书通告表格等工作；3、每周召集部门所辖员工召开工作会议。4、熟悉服务中心各项管理制度、收费标准及其构成、客户情况，协助追收管理费之工作。5、准时安排客户服务助理向客户派发各种费用的交费通知单；6、负责办理客户的入住以及客户的退房手续，装修审查；7、负责定期对服务质量进行统计、分析，并提出整改方案；8、负责管理项目的公共钥匙和未入伙的住户或租户钥匙的管理工作；9、负责装修档案、客户档案、服务中心文书档案的管理；10、接受及处理客户投诉，并予记录，重要事件向上级报告。11、检查服务中心工作日志，跟进所列问题，跟进处理突发事件。12、督导外包单位

6、的各项工作。13、负责策划、拟订并落实服务中心社区活动的月工作计划和年工作计划。14、负责制定节假日装饰花坛的摆放方案。15、对管理项目维修、保养工作进行跟踪处理。16、坚守岗位，按时上班，着装整齐，佩戴工作牌，热情接待业主住户或租户投诉，妥善及时处理投诉。17、坚持每天上、下午巡查管辖区域，检查公共设施、设备、车辆、卫生、绿化、治安、装修等情况，发现问题及时处理与汇报。18、向业主住户或租户宣传公司的有关决议，定期回访，密切服务中心于住户或租户之间的关系。19、完成上级领导交办的其它工作。（二）客户服务助理岗位职责1、遇有紧急事故，协助处理善后工作；2、接受及处理客户投诉，并予记录，及向上级

7、报告；3、为客户办理车位手续；4、记录服务中心工作日志，跟进所列问题；5、定时巡视检查服务中心公共设施情况；6、迎送客户，主动问候，站立服务；7、熟悉各公司入住情况，物业管理公司各部门的职能；8、接受客户询问，保持办公室清洁；9、认真做好交接班记录；10、协助安全部对出入管理项目的人员进行检查，如发现可疑人员，立即报告安全部。11、必须按时上、下班，礼貌待客，准时优质完成领导所要求完成的文档编写及保存工作；12、记录每天之维修投诉记录，并了解处理进度。收集投诉信息后将资料整理汇报客户服务经理；13、积极地学习并提高本职技能，不但操作熟练，还需懂得日常维护、保养。14、定期对办公设施设备进行维护

8、，做到每日一清查，每月大检查。15、追收物业管理费及其它费用；16、定期整理管理项目之客户资料；17、培养得体的言行举止，树立良好的企业形象。18、为客户提供传真、复印、打印等有偿服务。19、完成上级领导交办的其它工作。三、客户服务工作人员道德行为规范“规范管理，营造文明祥和环境”是我公司的方针，“全心全意为用户服务”是我公司的工作宗旨，“敬业、服务、创新”是我公司的企业精神。为实现创建一流水平物业管理公司的目标，迅速提高员工素质是当务之急。为此，制定客户服务部员工礼仪共十个方面的规范准则。（一）总则遵纪守法、遵守社会公德、文明礼貌是我们礼仪规范的基础；提倡真诚周到的服务，是我们礼仪规范的灵魂

9、，理解、宽容、自尊、自信是我们礼仪规范的成功保证。（二）职业道德在工作岗位上，个人的语言行动代表着公司形象，为恪守职业道德，必须做到：骂不还口、打不还手、尊重业主、真诚服务。（三）衣饰1、衣着规范：衣着统一，制服整洁挺括，准确佩带证章。男性：工作制服是西装时a) 不能过长过短，一般以刚盖住臀部为宜，不露臀；b) 袖子不能过肥，一般袖口最多到手腕1厘米；c) 衬衫袖口要露出西服袖口35厘米，扣上纽扣；d) 西服扣子一般两个，但只须扣上面一个；e) 穿西服应穿皮鞋，不要穿运动鞋、旅游鞋、凉鞋、布鞋；f) 西服上衣口袋原则上不应装东西；g) 西服与衬衫、领带搭配协调。女性：西服并穿西装裙时a) 不宜

10、穿花袜子，袜口不要露在裤子（裙子）之外；b) 皮鞋：干净、光亮。2、饰物规范：员工一般不可佩带耳环、手镯、项链等饰物；不可浓装艳抹；掌握科学的仪容修饰的基本知识；3、头发规范：发型大方规范、清洁整齐，没有头垢、头屑；色泽统一，发干和发尾不应有两种颜色。4、修饰避人的规范：维护自我形象，全部工作应在幕后进行，忌在岗亭或宾客面前打领带、提裤子、整理内衣、照镜子、抹口红、修指甲、抠鼻孔、剪鼻毛、剔牙缝。应检查裤裙拉链是否拉好，女性避免长统丝袜下滑、抽丝、破损等不雅的现象出现。（四）仪态1、站姿规范：挺拔自信，精神饱满，举止大方；直立端正，身体重心无偏移，双脚分开位置基本与肩同宽，腹部肌肉自然收缩，腰

11、要挺直，胸部微挺，两肩放平，不能驼背；头部保持端正，双目平视，双臂自然下垂。忌：东倒西歪，左摆右晃，双手不要环抱胸前，也不叉腰或插入口袋。2、坐姿规范：入座时，轻而稳；女子入座时，应用手将裙稍微向前拢一下，不要落座后再起来整理；坐下后，头部端正、面带微笑，双目平视，嘴唇微闭、下颌微收、双肩平正放松、挺胸、立腰、双脚自然放置。坐在椅子上，应至少坐满椅子三分之二。忌：不要前俯后仰，更不许将脚放在椅子或沙发扶手或茶几上，不翘二郎腿，尤其不要跷着二郎腿还上下踮脚晃腿，两手不要漫不经心地拍打扶手。3、走姿规范：行走时：上体正直、身体重心微向前，头部端正，双目平视，肩部放松、挺胸、立腰；腰部略微上提，两臂

12、自然摆动，步伐轻稳、雄健，能给人以信心。行走路线，靠右行走，若遇宾客，慢行表示礼让，不要与宾客抢道而行；取低处物品时，不要撅臀部、弯上身、低垂头，而是借助蹲和屈膝动作，以一膝微做支撑点，将身体重心移此，另一腿曲膝，将腰慢慢直下取物品。忌：摇头晃脑、扭来扭去、踢里沓拉蹭着走，不要拖泥带水。（五）语言1、语言规范：谈吐文雅、音量适中，语句流畅、有问必答、百问不厌、口齿清楚、用词得当、节时高效。文明礼貌用语：“你好”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“再见”；服务五声：问好：你好、早上好、晚上好；迎客：欢迎光临、请坐、请用茶；致谢：谢谢等；致歉：打扰了等；送别：再见、再会、回头见、告辞了、欢迎下次再来

13、；禁绝四语：蔑视语、烦躁语、否定语、斗气语。2、语音规范：语音：从容镇定，不要急促含糊；语调：自然亲切，不阴阳怪调；语气：平和得体，不要变化无常语音。（六）集体宿舍住宿1、集体宿舍内不许容留外来人员住宿；2、遵守社会公德，遵守公共作息时间，不影响他人；3、个人被褥、物品摆放整齐，并要保持整洁；4、禁用电炉、“热得快”等器具烧水、煮饭。（七）接待1、握手规范：起立：热情主动，微笑相迎先致问候，握手寒暄；站距：与对方身体距离约一步左右；握手要求：伸出右手，四指齐并、拇指张开；时间：1-3秒，摇动1-3次；若和女士握手：不要满手掌接触，轻握女士手指部位即可；多人握手应讲究先后顺序：不可交叉握手，由主

14、人、年长者、身份高者、女士先伸手；双目安然注视对方，并示以微笑致意。忌：心神不安、游移不定；2、出访规范：拜访、会客或邀他人商谈工作时，要实现预约，不守时是很不礼貌的。3、介绍规范：在介绍相识过程中，最简单方式是报出姓名就行了；另外，递上名片作为介绍媒介也是讲究礼仪的表现，递名片时应站起来双手递上，接名片时，也应站起来双手接过，接过之后，郑重看一看，表示礼貌，并很好地存放起来，千万不要当着客人的面顺便乱扔或折叠起来。（八）会议纪律：1、员工接到会议通知后必须准时到会，不得缺席，不得迟到早退；2、与会期间不得看书报、干私活、开小会；与会期间关掉BB机、手提3、电话，以免干扰会场气氛。（九）接听电

15、话1、待铃声第一次响过之后，立即拿起话筒，电话铃响尽可能不超过三遍； 2、使用敬语，自报家门：你好，服务中心（或公司）请问有什么事需要帮助和服务吗？3、电话交谈，聚精会神，愉快而有耐心。对于查询，用“对不起，请稍等”礼貌语；4、如电话需留言时，应准确记下日期、时间、姓名、电话号码，并重复核实；5、声音不要太小，免对方听不清楚，不要太大，免对方听起来象吵架，不要太快，免对方跟不上你的速度；6、讲到最后时，应让对方自己结束电话，道声“再见”，再轻轻地把电话筒放回原处；（十）处理投诉的态度1、热情接待、礼貌倾听；2、态度积极、详细询问、心平气和；3、当场记录、尊重对方、忍耐克制。（十一）员工在工作岗

16、位上应注意的礼貌礼仪1、员工在工作岗位应精神饱满、勤恳工作；2、不做与工作无关的事，不在岗位吃东西、开玩笑；3、在办公场地和有禁烟标识的区域禁止吸烟。第三章 客户入伙管理一、客户入伙管理规程为规范入伙办理程序，确保住（用）户顺利办理入住（入伙）手续。本规程适用于本公司各物业服务中心为住（用）户办理入住（入伙）手续；由服务中心客户服务部主管及其授权人负责审批入伙、退伙手续；由客户服务部负责入（退）伙手续的具体办理，将顾客资料录入计算机，整理、保存顾客资料；由收费组负责向顾客收取各项入（退）伙的费用；服务中心工程部负责陪同顾客验收物业。入住：根据物业管理条例所称入住是指业主收到入住（入伙）通知，并

17、办理完相应手续；业主收到入住（入伙）通知后在限定期限不办理相应手续的视为入住。（一）顾客办理入伙手续时，事务组负责查验顾客资料，并留存复印件。包括：1、入伙通知书、购房合同书、发展商签署同意入伙的证明文件。2、顾客身份证或营业执照复印件。3、指定银行存折（委托银行代收费协议和工商银行存折，帐号扉页复印件）；4、代理入伙委托证明以及代理人身份证。5、发展商要求应具备的其他资料。6、业主及同住人的照片。（二）收费组打印入伙收费清单，向顾客收取入伙费用。（三）事务组发给顾客以下文件，顾客根据入伙文件签署发放确认表签收以下文件：1、住户或租户手册、业主公约、精神文明公约2、装修管理规定、装修须知、装修

18、审批表3、住宅使用说明书4、住宅质量保证书（四）资料发放签署组请顾客在以下文件签字或填写相关内容：1、入伙文件签署发放确认表2、业主卡申请表3、业主情况登记表4、业主公约确认书5、消防安全责任书6、住房交验表7、有线电视开户申请表。（五）交房组收取完相关资料，验房工程人员陪同顾客进行验楼，验楼结果填写在收楼书上，并将其中一联交给顾客。（六）服务中心客户服务部工作人员负责具体办理住（用）户入住手续，负责按住房交验表在限定时间内跟进施工整改单位完成整改项目。（七）费用收取：收费员在办理住（用）户入住（入伙）手续时，按住户或租户入住缴费一览表收取相关费用。对“视为入住”类业主，在入住（入伙）通知所限

19、定期限届满之日起即时列表收取有关费用。（八）验房：在住（用）户缴清费用后，对楼宇进行验收，并填写住房交验单，验收后，发放钥匙；验收不合格的，在住（用）户要求的限期内整改。发放钥匙之后，客户服务人员应负责给住用户办理出入证。（九）住（用）户出入证（限于封闭式管理的高层住宅）是用户进出大厦的有效凭证，不得随意涂改、转借、伪造。（十）客户服务人员在办理出入证前，应查验住（用）户身份证。（十一）客户服务人员在办理住（用）户出入证时，应实施一户一证，并收取出入证工本费，出租屋居住人、写字楼员工及业主非直系亲属办证时还应收取出入证押金。二、客户入伙工作流程发展商发放入伙通知书 接待、审核组服务中心验收住户

20、或租户提供的付款凭证、入伙通知书原件、购房合同书（原件、复印件）、身份证（原件、复印件）；开发公司财务收取相关的代收代缴费用收据、入伙手续办理签章表 收费组凭已签字的入伙手续办理签章表，交清各项入伙费用。 签约组发放入伙资料，包括业主公约、住户或租户手册、业主/住户或租户情况登记表、紧急情况联系方式、居民精神文明建设公约等并指导填写事项。（如委托他人办理，需提供业主本人签名的委托书和业主身份证原件；如产权人是公司，需提供公司营业执照、法人授权委托书并加盖公司印章。）凭入伙手续办理签章表到资料组由其指导填写并回收业主填写和签署的业主公约、业主/住户或租户登记表、紧急情况联系方式、业主防火责任书、

21、居民精神文明建设公约。 交房组凭已签字的入伙手续办理签章表，由管理员、工程人员与业主共同验房，填写业主/住户或租户入住验房表，抄水、电表底数，记录业主维修要求。 钥匙发放组凭已签字的入伙手续办理签章表，发放钥匙，并让业主在钥匙发放登记表上签收，并回收入伙手续办理签章表、业主办理入伙应提交/应回收资料清单 业主入住或准备装修注：1、有利于业主办理手续的快捷、高效；2、有利于华强地产与物业入伙手续的衔接；3、便于入住后的工作开展。4、对入住期临时借用钥匙的情况制定有效措施进行管理，保障业主利益和避免投诉发生。三、客户搬迁的管理（一）当顾客搬迁时，需由服务中心客户服务部事务组核实顾客身份证及搬迁物品

22、（非业主搬迁需征得业主书面意见方可放行）。1、当顾客入住时，需由服务中心客户服务部事务组核实顾客身份证以及是否办理入伙手续等情况后填写入住放行条，并将下联交顾客。2、顾客入住、搬迁完毕，护卫队员收回入住放行条、搬迁放行条（下联）于当日交还事务组。3、服务中心客户服务部事务组将入住放行条、搬迁放行条下联归档。（二）退伙1、退伙时顾客需向服务中心客户服务部提交书面申请。经服务部负责人同意后，由客户工作人员查验产权移交证明（如：转让合同、公证书等）并保留其复印件。与业主进行房屋交接验收，并填写物业交接验收表。2、在顾客出示的转让合同等资料中未明确管理费等费用结算事宜，应要求顾客出示相关书面说明，以防

23、止日后不必要的纠纷。3、以上资料备齐后，客户服务部负责建档，并办理顾客搬迁事宜。第四章 客户装修管理对房屋装修依法管理，以维护房屋的安全和整体形象及住用户权益，确保房屋的安全使用。（一）客户服务人员负责办理住用户装修申请手续，并对住用户装修过程进行监督。（二）收费员负责核收装修各项费用及押金。（三）维修组负责对装修水电线路、用电设备进行检查、监督。（四）安全部协助客户服务人员对装修过程中的治安巡查、监督和报告。（五）服务中心经理负责装修申请的审批。（六）客户服务人员对二次装修户每周一次监督检查，发现问题发出违章通知单并限期整改。（七）客户服务人员负责对装修进行验收；10天后复审，无问题者由收费

24、员办理退还装修押金手续。一、办理装修须知（一）装修申请。如果您办理好有关入伙手续，并开始着手装修，请您先把您的装修方案和图纸拟定好，定下装修公司，然后带着装修公司的营业执照、施工资质证书（原件、复印件）、装修人员的身份证（原件、复印件）、照片1寸（每人2张）、您的装修方案和图纸来服务中心填写装修申请表，领取装修管理规定、装修施工现场管理及违章处罚规定等资料。（二）装修审批。将填好的装修申请表及装修方案和图纸交服务中心经理审批，同时签订装修管理协议、装修承诺书。（三）交费。第三步是您到服务中心收款室交纳装修的有关费用。（四）办证。第四步是您凭审批后的装修申请表、装修管理协议、装修承诺书及交费证明

25、去服务中心办理如下记件：1、施工许可证2、装修人员登记表3、临时出入证4、动火许可证（五）进场开工到此为止，您的装修手续已全部办妥，可以开始装修了。在装修期间，所有装修人员应服从现场管理人员的监督和核查，将已办好的临时出入证挂在胸前。二、装修应提交/回收的资料序号项目内容备注1提交清单1、装修单位的营业执照；2、装修企业的施工资质证书；3、装修方案和图纸；4、所有装修人员的身份证原件和复印件；5、装修人员提供1寸照片（2张/人）。2签署文件1、装修管理协议；2、装修承诺书；3、装修申请书。3回收清单1、装修申请表；2、营业执照（留复印件）3、施工资质证书（留复印件）；4、装修方案和图纸（留复印

26、件）；5、装修管理协议（留原件）；6、装修人员登记表7、装修承诺书三、装修手续办理流程申请装修 审批装修交相关费用 领取施工许可证进场施工装修验收注：每晚服务中心客服部收集整理当天装修审批及办理各项证照的资料，内容有：1、装修申请表2、装修管理协议3、装修施工现场管理及处罚规定4、装修承诺书5、装修人员登记表6、营业执照7、装修企业资质证书四、装修管理规定为维护 物业（以下简称本物业）楼宇结构的安全、外观的整洁和美观，确保公用设备、设施的完好使用，保障广大业主的合法权益和根本利益，我们依据国家地方有关装修的法律法规，特制定本管理规定。（一）装修资质要求：凡在本物业从事装饰、装修活动的单位，必须

27、携带行政主管部门颁发的承建资格证书、企业营业执照，任何个体从业者一律不得进入本物业从事装修、装饰活动。特殊工种的从业人员必须持相应的上岗证书，方可作业。（二）装修申请：业主或受业主委托人（持委托书）对自有物业进行装修前，必须同施工单位到服务中心领取装修申请表，对在装修中需使用易燃材料或改动管路、线路的须特别申请备案。（三）装修审批：1、施工单位到服务中心审批时提交企业营业执照、建筑企业资质证书原件验证及加盖有效公章的复印件留存、委托书、装修申请表及施工图纸等。服务中心相关部门对上述资料进行审核交服务中心经理审批后，施工单位到收款室交纳相关费用。2、施工单位凭交费证明到服务中心客服部领取装修管理

28、规定，签订装修承诺书，填写装修施工人员登记表，办理施工人员临时出入证、施工许可证，施工队方可进场施工。（四）装修施工管理：1、装修施工单位必须严格执行本装修管理规定，按审批施工方案、施工地点进行施工，不得随意更改装修内容。2、装修施工单位必须自愿接受服务中心及业主对装修内容、装修质量的监督和管理，接受对施工人员、材料进出的检查。3、装修施工期限：服务中心审批之日起30天内完成，需延期的，到服务中心办理延期手续。每天装修时间：8：0012：00，14：0018：00（节假日高噪音施工必须控制在9：0011：30，14：3017：30之间），在入伙初期服务中心可根据具体情况允许适当放宽施工时间。（

29、五）装修禁止内容：1、住宅装修，不得擅自改变或损坏原有房屋的结构、外貌及公共设施，不得擅自改变房屋及配套设施的使用功能。2、允许对住宅楼地面、内墙面、天花板进行表面装修。住宅楼地面不准凿除原水泥水磨石面层，只允许凿毛。地面装修材料不得超过10毫米，不得铺设大理石等超重材料。3、绝对禁止拆改房屋主体和承重结构，禁止在楼宇外墙、承重墙、梁柱上穿、开孔或设固定支架、基础，禁止改变门窗结构位置、尺寸。4、禁止在外墙、门、窗、玻璃、阳台喷涂与主体结构、自身设施不同的异色涂料，禁止室外接拉晒衣架杆、绳等。5、禁止使用任何方式、任何材料封闭阳台（隐形防护网除外），禁止门、窗、阳台加装防盗门、网，禁止在阳台安

30、装任何设备设施、储物装饰柜、雨蓬等，不得拆动阳台护栏。6、禁止在外墙及玻璃上安装、张贴广告类的霓虹灯、招牌、条幅、字画等。7、禁止在卫生间安装使用直排式热水器，每栋、每层小卫生间建议使用电热水器。8、厨房禁止使用2千瓦以上电饭锅、微波炉、烤箱、电加热等电器设备，避免超负荷使用引起事故。9、禁止改动移设电路开关（配电箱），不得在装修室内乱拉电源，重新布线要事先申请，对埋设暗线或天花吊顶穿线必须使用PVC套管。10、禁止在木质或非阻燃材料制作的墙、柜、厨等设施上安装灯具及插座。11、禁止破坏或拆除原室内一切防漏涂层或防水胶带，如须重新做地面或墙体的装修，必须先做好防水、补漏工作。12、动火作业需报服务中心审批。使用可燃或有毒及刺激性气雾材料，应按有关规定处理，不得向公共走道排放。13、禁止间隔使用8CM以上射钉、钢钉固定装修材料。14、以上禁止装修内容，业主或装修单位，必需严格遵照执行。否则，对发