费用管理办法04.docx

1、费用管理办法04xx公司关于印发费用管理办法的通知各部门： 为加强公司财务管理，明确费用管理相关规定，规范费用报销工作流程，有效管控公司费用成本，确保公司经营活动的有序运行，公司制定了费用管理办法，现印发给你们，请遵照执行。 特此通知 二0 年 月 日xx有限公司 费用管理办法第一章 总 则第一条 为加强费用管理，明确各项费用开支范围、审批、标准、流程、支付方式，确保公司日常经营正常运行，根据国家相关财税法规，特制订本办法。第二条 本办法所指的综合费用，是指公司经营发展中发生的各类费用、成本支出，包括流转税税金及附加、业务及管理费、利息支出、手续费及佣金支出等。第三条 根据费用性态分类，公司综

2、合费用分为变动费用、固定费用，变动费用是指公司发生的业务费用、融资费用、流转税税金及附加，业务费用包括业务部门的业务提成、营销费用，融资费用包括利息支出、中间费用等；固定费用是指公司运营中发生的管理费用，包括人事费用、职场费用、运行费用，人事费用包括员工工资、五险一金、补贴、其他福利等，职场费用包括租赁费、水电费、物管费、通讯费等，运行费用为除人事、职场以外的其他费用。第四条 本办法适用于公司各级机构、部门。第二章 费用管理模式第五条 公司费用管理实行“预算管理、分类控制、分级审批、集中支付”的管理模式。预算管理：公司每年根据经营发展规划，编制年度经营预算，经股东会审议通过后，综合费用预算目标

3、作为年度费用管控的基本规则，不得突破、超标。分类控制：在综合费用预算框架下，按不同的费用性质、类别分解下达，变动费用实行比例控制，固定费用实行额度控制，由相关责任部门实施管控。分级审批：各类费用应遵循事项审批在前、发生在后的原则，按照公司授权审批管理手册履行审批手续。集中支付：各级机构、各部门相关费用履行审核、审批手续后，统一由公司财务部门集中支付结算。第六条 年度经营预算审定后，财务部门应按照费用预算分解下达业务提成、营销费用、人事费用、职场费用、运行费用、融资费用等单项费用控制指标，经总经办核准后，作为相关责任部门的经营考核控制目标。公司财务部门为综合费用管控的总体责任部门，融资费用、营销

4、费用、营业税费的直接管控责任部门，人事部门为人事费用、业务提成的直接管控责任部门，行政部门为职场费用、运行费用的直接管控责任部门。第七条 公司可根据预算、经营管理的实际情况，经总经理办公会批准后，将部分费用比例、额度下达到相关部门，由部门负责人、分管领导在核准范围内自行管控，如：部门团队建设费、业务部门的营销费用等。下达部门费用应由财务部门填制费用核定审批表（附件1），经总经理审签后执行，财务部门负责已核定费用的相关日常控制。公司、部门相关费用预算、额度均在当年有效，一律不得结转次年。第八条 公司财务部门应对年度综合费用进度进行监控、分析、预警，按月将费用预算执行情况表反馈相关责任部门、总经办

5、，提出费用管控调整建议，确保综合费用控制在年度预算目标内。第三章 费用审批权限第九条 预算内各类费用的事前审批、支付审批，按照公司授权审批手册执行。除公司核定的部门费用和临时性的、零星杂费外，费用审批实行“事项审批在先，费用发生在后”的原则，未经有权人事前审批的费用，财务部门不得受理费用报销。第十条 超出董事会批准预算的各项费用开支，单笔金额在10万元以内且年度内合计金额在100万元以内的，由总经理办公会审批；单笔金额在10万元以上且年度内合计金额在100万元以内的，由董事长审批；100万元以上的超支方案报董事会批准后实施。第十一条 按公司章程、议事规则等规定，费用开支须公司董事会、股东会审议

6、的，则须履行相关审议程序，根据审议文件执行。第四章 费用报销流程第十二条 公司费用报销管理的基本处理流程:费用需求询价评估事项审批执行实施验收确认归集单据发起报销分级审签支付结算账务处理。第十三条 费用报销审签流程：报销人报销部门负责人分管领导费用审核岗财务部门负责人总经理董事长。公司授权审批手册中明确无须审签的，则自动取消该审签环节。（一）发起报销报销人整理报销原始凭证，按规定填制报销单发起报销流程。原始凭证整理、粘贴后作为报销单附件，各类小票、易损票据应粘贴于票据粘贴单。原始凭证是指费用开支产生的原始发票、非税收入凭证、审批文件、合同协议、验收文件以及其他应具备的文档等。出差费用填制差旅费

7、报销单，其他费用、资产购置等填制费用报销单，申请预付款、个人借款、支应付款、保证金等填制付款审批单。同一报销单上报销2类以上费用项目，须按报销费用的项目、性质分别填列。（二）费用审签报销人应将填制完整的报销单，按照报销流程提交相关审核、审批人员，各级审核、审批人员须认真履行费用审签职责。费用审核岗为费用审核的直接责任人，应按规定审核报销单据，对不符合规定的报销事项，应向报销人解释说明，提出修正要求或予以退回。费用审核要点：1.合规性：费用开支范围、标准是否符合公司相关规定；审批权限、审签手续是否正确；原始发票及文件是否真实、完整，符合正常逻辑；支付方式及对象是否正确；分期支付是否符合支付条件等

8、。2.规范性：报销单填制、报销金额是否正确；原始发票的抬头、日期、金额等要素是否正确；原始单据及文件整理、粘贴是否规范。（三）费用支付报销人将审签完善的报销凭证提交出纳岗，出纳岗应审核报销凭证的审签手续、凭证要件、支付对象是否正确。核对无误后，通过网上银行、银行结算凭证等发起支付，经会计岗复核后完成支付结算。 （四）出纳岗对支付完成的报销凭证，应加盖“付讫”章，当日内在财务系统完成制单，并将报销凭证提交会计岗，会计岗在次日内完成财务系统的复核、过账处理。第五章 费用报销规定第十四条 差旅费管理差旅费是指公司员工因工作需要，接受上级指派外出工作发生的费用开支，具体包括出差人员发生的住宿费、交通费

9、、伙食费以及其他必须费用开支等。（一）员工出差应按照公司出差管理制度完善审批手续，完成审签的出差申请单须作为差旅费报销的依据。（二）差旅费标准按照“分项核定、限额控制、据实报销、超支自负”的原则管理。 主城区范围外出差，相关交通费、住宿费、餐饮费在规定标准内凭票据实报销；超标准差旅费不得报销，特殊情况须专项说明，经总经理审批后方可报销。1.交通费标准职级飞机火车轮船备注高管人员商务舱软席/软卧/1等座头等舱商务舱不超过50%部门负责人经济舱软席/软卧/1等座二等舱其他员工经济舱硬座/硬卧/2等座二等舱2.住宿费标准（元/人/天）职级直辖/省会城市其他地区港澳台/境外备注高管人员800500据实

10、报销部门负责人400300600其他员工300200500其他员工与高管人员一同出差，须同住同行可就住同一酒店，但住宿费标准应靠自身标准执行。3.伙食及杂费标准（元/人/天）职级直辖/省会城市其他地区港澳台/境外备注高管人员250200300部门负责人200150250其他员工150130200（1）伙食及杂费包括出差期间的伙食费、当地交通费、其他杂费等，如公司派车出差，伙食及杂费标准：员工50元/天、部门负责人70元/天、公司领导100元/天。（2）监章人员、项目经理、风控人员因公外出现场驻守、实地考察，对方单位承担了市内交通、伙食或住宿费用的，公司不再报销相关出差费用；监章人员异地现场驻守

11、15天以上，对方单位承担了伙食、住宿费用的，公司给予驻外津贴50元/天。（三）公司委派员工外出参加培训、会议、考察、参观、宣传等活动，如交通、伙食、住宿由组织单位或接待单位承担的，不报销相关费用；若交通、伙食、住宿等费用自行承担的，按本办法标准执行。（四）员工境外出差，如交通、伙食由代表团或邀请单位统一支付的，不报销相关费用；若交通、伙食由代表团或邀请单位统一安排而费用自理的，按出国人员费用标准执行。（五） 主城区域外自驾车出差的员工，交通费可报销路桥费、燃油费，燃油费按0.8元/公里计算，相关里程数、燃油费按出差燃油费核定表（附件2）执行，未涵盖区域以官方发表的里程数为准。（六） 主城区范围

12、内的出差按公司规定的交通费标准在限额内报销，原则上不单独报销差旅费，特殊情况须专项说明，经总经理审批后方可报销；员工出差原则上不予借款，特殊情况办理需借款，须报总经理审批。（七）根据费用谁发生、谁负责、谁报销的原则，出差人员应按个人、部门归属报销差旅费，如多人共同发生、费用须分割的，应提供费用明细清单，列明相关人员及部门承担的各项费用。（八）差旅费须在出差结束后10个工作日内报销，节假日顺延。报销差旅费须提供以下报销要件：1.原始发票；2.出差申请单；3.参会、参训应附相关通知。第十五条 招待费管理 业务招待费是指分公司因经营管理、业务拓展活动发生的招待性质费用开支，包括餐饮费、娱乐费、礼品费

13、等。（一）各部门办理接待事项，原则上应在事前填制公务接待审批单，按规定审签后方可安排接待事宜。A类接待由接待人申请，部门负责人及分管领导审核，总经理审批；B类接待由接待人申请，部门负责人审核，分管领导审批；C类接待由接待部门负责人审批。各部门办理重要、临时接待难以事前完成公务接待审批单审签的，可先向相关领导微信、短信请示、确认，接待事项结束后一天内完善公务接待审批单。副总经理及以上人员负责的接待无需提前报批。（二）餐饮、娱乐等接待按照以下标准执行，特殊情况费用超支，应在报销单据中予以说明，经总经理审批后报销。用餐接待标准接待规格接待对象接待地区标准（含烟酒）A类接待（高格接待）政府职能部门（含

14、事业单位）副厅级（含）以上；县级市市长、副市长；区长、副区长；银行分行副行长（含）以上、分行信贷处及营销处处长；总行处长（含）以上；重要合作单位副总经理（含）以上的接待。一线城市1200元/人/餐二线城市900元/人/餐三、四线城市700元人/餐B类接待（对等接待）政府职能部门（含事业单位）处级、副处级；银行分行处级、副处级、银行支行副行长级；重要合作单位部门负责人级别的接待。一线城市900元/人/餐二线城市700元/人/餐三、四线城市500元/人/餐C类接待（低格接待）除A类、B类以外客人的接待。一线城市450元/人/餐二线城市350元/人/餐三、四线城市250元/人/餐娱乐活动接待标准接待

15、规格一线城市二、三线城市其他城市A类客人、高消费标准、（歌舞厅、豪华娱乐场所）1000元/人/次800元/人/次600元/人/次B类客人、高消费标准、（歌舞厅、豪华娱乐场所）800元/人/次600元/人/次400元/人/次C类客人低消费标准（一般娱乐场所、茶楼等）300元/人/次200元/人/次80元/人/次（三）发生烟、酒、礼品等招待性质费用，应按照公司授权手册相关规定，完善事前审批手续。（四）招待费相关事项完成后5个工作日内，经办人应完成招待费报销工作，报销招待费须提供以下报销要件：1.原始发票；2.公务接待审批单。第十六条 会议费管理会议费是指公司各级机构因经营管理和业务需要，召开各类会

16、议发生的各项费用开支，包括会场租金、会场布置费、伙食费、住宿费、交通费、资料费等。（一）会议承办部门应在开会前编制会议/培训费预算表（附件3），根据会议的规格、参会人员、参会人数、会议地点、会议内容，分项编制会场租金、布置费、伙食费、住宿费、交通费、资料费等预算，会议费预算应提交行政部门、分管领导、总经理审批后方可实施。（二）会议结束后10个工作日内，承办会议的单位、人员应完成会议费报销，报销会务费须提交以下要件：1.原始发票；2.会议/培训费预算申请表；3.会议通知，临时性紧急会议，可在报销时书面说明，经总经理审签确认；4.委托外部办会，提交相关合同复印件；5.签到名册。第十七条 培训费管理

17、培训费是指公司为提升员工综合素质、技能，自办、委托外部举办或指派专人参加各类培训活动所发生的费用开支，包括场地租金、伙食费、住宿费、交通费、资料费、外部培训费等。 （一）自办、委托外部举办培训，承办部门应在培训前编制会议（培训）费预算申请表，根据培训方式、参训人数、培训地点、培训内容等分项编制费用预算；参加外部培训，参训人应提交培训主办单位的培训通知。会议/培训费预算申请表、参训通知等应报公司人事部门、分管领导、总经理审签。 （二）培训结束后10个工作日内，培训承办单位或参训人员应完成培训费用的报销，报销培训费用应提交以下要件：1.原始发票；2.会议/培训费预算申请表；3.委托外部培训，提交培

18、训合同复印件；4.参加外部培训，提交培训通知、审签文件；5.签到名册。第十八条 租赁费管理租赁费是指公司因经营管理、业务拓展活动须租赁外部资产、物品发生费用支出，主要包括办公用房租赁、非办公用房租赁等。（一）租赁需求部门应填制事项审批表（附件4），说明租赁需求、标的、价款、期限的要点，经公司行政部门、分管领导、总经理审签后，方可实施，不得擅自租赁资产、物品。（二）公司发生租赁事项，原则上应与出租方签订租赁合同，明确标的、价款、权利义务等。租赁事项产生的相关税费由出租方承担，承办部门应与出租方在合同中明确约定，出租方如要求租赁费税后净额的，应将租赁费换算为含税价，即含税租赁费=租赁费净额/（1-

19、税率）。特殊情况承租方必须承担税费且必须租赁的，应在审签文件中说明、在租赁合同中明确约定税费承担对象。（三）租赁事项完成后5个工作日内，承办部门应完成租赁费的报销，报销租赁费应提交以下要件：1.原始发票；2.事项审批表；3.租赁合同复印件；4.其他必要文件。第十九条 印刷费管理印刷费是指公司在经营活动中需印制各类宣传资料、业务单证、文件资料等印刷品发生的各类费用支出。（一）印刷品需求部门应填制事项审批表，说明印刷品名称、规格、尺寸、单价、数量、总价款等（可附印刷品样张、样品），由行政部门、财务部门、分管领导、总经理审签后实施。（二）印刷需求部门应对印刷品样稿进行认真校对，确保印刷品质量，凡因需

20、求部门校对失误导致的重新印刷产生的费用，须予以说明并经总经理审签后方可报销。（三）印刷需求部门应对供应商提交的印刷品进行验收，填制验收单（附件5），经其部门负责人审签确认。（四）承办部门报销印刷费应提交以下要件：1.原始发票；2.事项审批表；3.印刷合同复印件；4.验收单；5.其他必要书面文件。第二十条 物品购置管理（一）固定资产公司固定资产资产是指原则上单位价值5000元，使用寿命超过一个会计年度，并在使用过程中保持原有实物形态的资产。1.公司固定资产实行预算管理，由行政部门统一采购，各部门发生固定资产需求须填制事项审批表，说明购置资产的用途、品名型号、价款、数量等，经行政部门、财务部门、分

21、管领导、总经理审签后方可购置，严禁擅自购置固定资产。2.财务部门应根据固定资产预算建立固定资产控制表，对新增固定资产进行动态登记、控制，确保固定资产购置控制在年度预算范围内。3.固定资产采购部门应对供应商提交的固定资产进行验收，填制验收单，经其部门负责人审签确认。4.承办部门报销固定资产购置支出应提交以下要件：1）原始发票、完税凭证；2）事项审批表；3）合同复印件；4）验收单；5）其他必要书面文件。5.其他固定资产管理规定按公司固定资产管理办法执行。（二）办公物品公司办公物品是指除固定资产以外的，保障公司正常运营所使用、消耗的各类办公文具、耗材、设施、用具等有形物品。1.公司办公物品原则上由公

22、司行政部门统一采购管理，批量、持续性、大额的物品采购应建立入围供应商机制，定向采购相关办公物品。2.办公文具、耗材、用具等常备办公物品，行政部门根据常规用量、库存数量等，填制物品购置审批单（附件6），经其部门负责人审签后采购；非常备物品，经行政部门负责人、分管领导审签后采购；其他部门特殊的办公物品需求，经行政部门、总经理审签后，可由需求部门自行采购3.物品采购部门应对供应商送交的各类物品进行验收，常备办公物品有送货单的，承办人应在送货单上签字确认；常备办公物品无送货单的、非常备办公物品、需求部门自行采购的特殊物品等，应填制验收单，经其部门负责人审签确认。4.物品采购事项完成后5个工作日内，承办

23、部门应完成费用报销，报销办公物品费用应提交以下要件：1）原始发票；2）物品购置审批单；3）送货单、验收单；4）非常备物品、特殊采购，应提交工作签报、购货合同；5）其他必要书面文件。（三）批量购置物品、资产等的报销事项，如原始发票未开具明细项目的，应提供应商出具的销货明细清单。第二十一条 车辆使用费管理车辆使用费是指公司因经营管理、业务拓展活动，使用公司自有、租赁、借用车辆发生的相关费用开支，包括燃油费、停车费、路桥费、洗车费、年检费等。（一）公司应统一购买燃油费充值卡，承办人应根据燃油充值卡的存量情况、按照2个月的用量合理充值，充值前填制事项审批表，说明存量、购置数量等情况，经其部门负责人、分

24、管领导审签后实施。车辆管理部门应建立燃油充值卡使用登记簿，登记簿应详细登记车牌号、使用人、充值前的里程数、充值金额及数量、加油次数及数量等要素，并定期对购油数量、加油数量、车辆里程数进行核对。（二）行政部门负责人因根据公司车辆使用、安排情况，对公司车辆相关费用进行审核。（三）公司员工私车公用发生的车辆使用费，应与公司签订用车租赁合同，明确核定每月车辆使用费限额，员工在协议约定额度内凭票报销相关车辆费用；员工因公自驾车到主城区外出差，按照差旅费相关规定处理。报销车辆使用费应提交以下要件：1.原始发票；2.燃油卡充值，提交事项审批表；3.其他必要书面文件。第二十二条 其他费用管理（一）公司职场发生

25、的水电、物管、通讯、绿化等费用，行政部门应按照相关标准、合同约定核实用量和价款，及时完善费用报销手续。水、电费等由物业公司统一代收的费用，应同时提交物业公司收据和水电供应商的总额发票复印件。（二）公司非经常性发生的费用，包括业务宣传费、广告费、信息系统维护及建设、咨询费、中介机构费、装修费、修理费等，各部门均按照“审批在先、发生在后”的原则，填制事项审批表履行审签手续，签订相关合同并跟踪合同执行，报销时根据实际情况提交原始发票、审批文件、购置或服务清单、验收文件、合同协议以及其他必要资料。第二十三条 各部门涉及必须发生的预付款、借支款、支应付款等费用款项，按以下规定办理：（一）提供商品、服务的

26、供应商与公司签订了经济合同或提供了付款通知、工作签报等付款依据的，承办部门、人员应填制付款审批单，按资金支付审批流程逐级审签后支付。属预付款项的，承办部门负责人为责任人，须及时督促完成相关预付款报账、核销工作。（二）其他因公借支的费用款项，承办部门、人员应填制付款审批单，按资金支付审批流程逐级审签后支付；差旅费和小额费用（3000元）开支，按照“先垫付、后报销”的原则不予借款，鼓励员工使用信用卡结算、及时报销归垫。借款人及其部门负责人为借款归还责任人，应在借款事项办结后5个工作日内归还、冲销借款。借款人如无故未结清的欠款，财务部有权在其薪酬中扣回。第六章 费用报销基础规范第二十四条 各类费用报

27、销须严格遵循真实性原则，报销部门、报销人须对报销费用事项的真实性、原始单据取得的合法性负责，财务部门须对费用列支项目、支付方式、支付对象、原始凭证等的合规性负责。 第二十五条 原始发票的日期、金额、发票抬头等重点要素不得有任何涂改，原始发票金额大小写须相符，发票抬头应规范为公司全称。 第二十六条 各类财务报销单据应使用黑色、蓝黑色签字笔或钢笔填制，不得使用圆珠笔或铅笔填写，不得在报销单据进行涂改，否则，视为无效单据。财务报销单据应完整、详细写报销部门、日期、金额、收款人、附件张数、用途等要素。第二十七条 各类费用报销须遵循及时性原则，原始发票出具日期起，超过3个月的，原则上不予报销，特殊情况应

28、说明原因，经其部门负责人、财务部门负责人审签后报销；当年费用开支应在当年完成报销，年末确因特殊原因未能及时报销的费用，应在报销单据上说明原因，经报销部门负责人审签后，在次年1月份之内完成报销。第二十八条 原始单据面积小于报销单据或易于损坏的，应规范粘贴于票据粘贴单上，不同类型原始单据应分类粘贴，票据粘贴后应做到粘贴单基本平整。费用报销单应填列附件张数（含粘贴单），粘贴单应注明粘贴原始单据张数。第二十九条 凡原始单据取得和报销单据填制不合规、不正确、不完整的，以及费用项目审批手续不全、费用真实性和逻辑性存在问题的，财务部门不得受理。报销人如未能按本办法规定提交相关审批、验收等表单，但能够提供其他

29、充分的、具备同样效力支持性文件，财务部门应予以受理。第七章 附 则第三十条 为确保财务整体工作顺利运行，费用报销的受理时间为每周一、三、五，月末最后两天、月初前两天原则上不受理费用报销。第三十一条 本办法由公司财务部门部负责解释、修订，未尽事宜按国家相关财税法规执行。第三十二条 本办法自印发之日起执行。附件 费用核定审批表填制日期： 年 月 日费用项目使用部门费用用途计算基础费用标准费用有效期核定说明承办部门协办部门分管领导总经理附件 会议/培训费用预算审批表填制日期： 年 月 日类别会议 培训 主办部门协办部门项目名称主要内容时间 年 月 日至 年 月 日 共计 天参会/训对象预计人数地点培训方式内训 外训讲师来源 费用预算租赁费餐费 元； 元/人/天场地布置费住 宿 费 元； 元/人/天资 料 费交 通 费宣传用品讲 师 费外部培训费其他合 计总经理： 分管领导： 部门负责人： 经办人：事 项 审 批 表 编号： 主送领导 请示事项要点报 送 部 门经办人及电话具体请示事项（可后附）：报送部门协办部门分管领导公司领导