分销系统管理.docx

1、分销系统管理分销系统管控目 录第1部分：业务关系 中间商定义 义务第2部分：交易条款 第3部分：控管中间商 中间商标准第4部分：分销目标 任务 分销 重点第5部分：区域队伍 责任 参考架构 区域沟通第6部分：关键职能 销售经理职能第7部分：业务信息 信息内容 中间商办公文档第8部分：库存控制 第9部分：订单制定 第10部分：日报管理 第11部分：退换货政策 第1部分：业务关系中间商定义中间商是产品经销/代理的承销方，而制造商是产品经销/代理的授权委托方。中间商是制造商的经销/代理合作伙伴。中间商是当地一家国有/合伙/私有商业机构。中间商应全权专营制造商产品，不应销售、促销、推广同类竞品。中间商

2、应买卖制造商所有单品系列。中间商应提供面积充足、干净、干燥、通风良好的仓库用于储备库存。中间商应在制造商指定的地理范围内销售制造商产品。中间商应严格遵守制造商统一的价格政策，以避免市场价格波动。 中间商应投入足够的资金以保证业务的正常运作。中间商应提供在指定地区分销制造商产品所需的运输车辆。中间商应按每四周1次向制造商后勤人员传发确认的四周订货单。中间商应指定专人全权负责制造商所有销售业务的管理。中间商应与制造商销售人员共同商定分销计划，如网点数、拜访频率等。中间商应雇佣充足的人员，根据双方商定的分销计划在指定区域深入分销制造商产品。中间商应向制造商销售经理提供日、周、四周的进、销、存销售信息

3、，以便管理。中间商应遵循双方商定的分销目标达成指定区域内所有零售和批发网点铺市率。中间商雇佣的销售代表应根据共同商定的分销计划拜访终端。中间商应定期及时处理即期品、破损品。中间商应根据制造商有关支持文件，定期向制造商书面申报支持费用。中间商应将制造商投入的支持费用100%全面推进各销售通路，开展所有促销活动。中间商应通过周会形式定期与制造商销售人员沟通有关销售、促销、推广运作状况。中间商不应随意将制造商商标用于广告或其他商业活动。 中间商不应向任何第三方泄漏制造商商业机密。中间商将从制造商获得充分的利润扣率，作为其提供上述服务的回报。制造商义务 制造商通过与中间商建立合作关系使制造商产品随时随

4、地满足任何消费者的需求。制造商以统一价格及分销折扣供货，确保中间商获得最具竞争力的稳健投资回报。制造商持续创新开发与消费者有关的新品，提供高质量的产品用于中间商销售。制造商提供专营区域供中间商开展制造商业务。制造商提供推广促销支持，以增加中间商销量和市场份额。制造商提供销售所需的基础培训, 传递专业知识，提高作业水平。制造商配备销售人员协助中间商改进销售及作业效率。制造商销售人员协助中间商有效管理专营区内制造商市场与销售业务。第2部分：交易条款 制造商确保中间商获得良好的利润和稳健的投资回报。 制造商和合作伙伴应共同维护中国大陆范围内统一的批发和零售价格。制造商严禁中间商低价跨区抛售，特殊情况

5、跨区调货须征得制造商书面同意。制造商依据产品市场定位定价，且将确定后的统一价目表向全国中间商公布。制造商提供中间商建议批发价，以使产品可转售至批发市场。制造商在出厂价基础上提供给中间商固定折扣作为分销利润。制造商依据不同品项制定不同的分销折扣。提前付款奖励：下订单后7日内付款的中间商享有1%的奖励。运费补贴：视单次运输成本，制造商向中间商提供最高3%的运费补贴。铺市奖励：半年累计覆盖网点达到1000家的中间商享有累计进货额1%的奖励。周期达标奖励：四周累计完成15万元进货额的中间商享有进货额1%的奖励。累计达标奖励：年累计完成180万元进货额的中间商享有累计进货额1.5%的奖励。制造商坚持款到

6、发货、银货两讫的原则进行结算。制造商提供促销员基本工资，中间商应承担促销员销售提成。制造商向中间商提供的每份价目表都需有制造商公章。中间商应采用支票、电汇、汇票、通存通兑等非现金方式向制造商支付货款。中间商应于到货当日在送货回执单上由收货人签字并加盖收货章提货。中间商应承担市内提货产生的费用。中间商提货后贰个工作日内无书面异议，制造商视为已按合同约定供货。中间商应在接单后48小时内送货，确保各销售网点不缺货，不断货。中间商应严格依照制造商价目表(针对不同通路的建议价格)销售制造商产品。中间商有义务协助制造商销售人员对其专营区内制造商市场价盘实施监控。中间商不应以任何理由停止向制造商已支付费用的

7、任何卖场供货。第3部分：控管中间商中间商标准只要拥有充足人员并有兴趣扩大经营范围的人，都可通过培训成为优秀中间商。强烈的事业经营动力，愿意亲自参与日常的业务运营。商业道德与信誉。一般纳税人资格，能够提供增值税票。年营业额20万以上、3名以上业务人员、200 平米以上仓库、1辆以上送货机动车。优先考虑曾经从事过副食品分销的中间商。在当地经销渠道拥有70%以上零售网络，拥有良好的零售业态客情关系。备有相当于2周制造商业务销售的运作资金，足以承担终端账期压力。认可制造商公司制定的销售目标。不能是竞争对手的中间商，竞争对手为：A、B、C。告知细节企业：制造商规模、产品结构、品牌文化、作业风格、商业准则

8、。业务：预期的销售量和销售额。客情：丰富的通路经验，良好的业务关系。评估：制造商业务占其所有业务的份额。专营：排除其他竞品。评定首批例：某区人口20万，人均消费量15元，则该区年销售额是：15元x20万=300万元。首批投资：中间商投资相当于15天销售额的资金，即12.5万元。保证金一周销售额，例，6.25万元。保证金须于首批发货前汇入制造商帐户。制造商按年度向中间商提供保证金奖励。地理范围：中间商指定的地理专营范围，须共同商定，并在地图上标明具体方位。车辆：车辆种类取决于销量，路程远近、城/镇性质，应选择合适经济的车辆。 仓库：中间商必须提供相对独立的仓储空间。通路信用：中间商应给予零售及批

9、发通路相应的信用额度，承担帐期压力。人员需求：人员需求取决于网点数、类型、期望达到的拜访频率。申请：沟通妥当后，区域销售经理向总部提出申请，核准后，签署中间商合同。供货：只有当中间商销售代表、仓库、车辆准备就绪，制造商才会对中间商供货。 法人变更：如中间商法人变更，制造商应立即停止对原中间商供货。复选：进一步甄选，禁止与为竞争对手服务的中间商合作。区域销售主管初谈了解其副食品行业背景，对行业的看法及个人的经营兴趣。核查其经济实力，信誉及资源情况。介绍制造商品牌及产品。清晰阐明所需资金。清晰阐明所需人力资源。清晰阐明所需仓库要求。清晰阐明网点覆盖要求。清晰阐明拜访频率要求。清晰阐明遵守制造商价格

10、政策，折扣奖励。明确指定所负责的地区范围。明确中间商的投资回报率。区域销售经理拜访：销售代表将满意的候选者名单尽快推荐给区域经理。总部访谈：若推荐地区人口大于100万，应尽快访谈，作出决定。 达成共识：讨论合同，确定开始运作日期收集复印件：营业执照、税务登记证、企业代码证、其他书面协议。建档：制造商系统中建立客户档案。保证金在接受定单之前，确认保证金金额已被认可，并已汇入制造商帐号。制造商按保证金总额的10%向中间商提供保证金年度奖励。供货条件中间商所有实施设备已就绪。所需人力资源已到位。有独立的办公场所。分销车辆配备就绪。已建立办公室档案系统。已商定销售代表固定路线拜访计划。已提供给中间商制

11、造商价目表及所有信息表格。符合标准的干净的仓库。如未满足上述要求，不要急于给中间商发货。 面对面培训向中间商及其雇佣的销售人员阐明业务目标、分销计划。价格，促销，费用核销的程序和方法。发票，货物签收单及库存控制。应收帐款的支付，贷记凭证，奖励折扣。过期，破损产品处理和退货原则。固定路线拜访计划，销售目标及达标控制。介绍制造商产品及传授其他邻近地区的销售经验。制造商常规报表的使用。制造商业务操作及维护。促销小姐，理货员职能、职责和管理。团购处理。介绍制造商商业准则、现金处理政策。初始阶段集中于人力资源就绪，销售记录，中间商办公室员工,业务员和助手的培训。在中间商办公室记录业务员和助手的个人档案。

12、介绍制造商产品介绍终端固定拜访要求。介绍正确的销售记录方法。向中间商业务员解释制造商的要求及奖惩制度。 设定目标和标准：销售额、拜访率、固定路线、陈列质量。路线拜访制造商销售经理首次协同中间商业务员对固定路线进行拜访，实地指导。 介绍制造商中间商应提供给固定拜访路线上各网点的服务内容。中间商信息系统协助中间商建立制造商销售及库存信息的台帐统计系统。初始阶段与中间商经理探讨信息资源的准确性。利润管理投资回报率体现了中间商经营的健康状况。制造商必须确保中间商的投资回报率，不间断分析，并在其低于期望值时采取行动。区域经理必须于每周期对中间商的投资回报率进行评估，并制定改进计划。中间商总收入：产品毛利

13、 + 折扣奖励。 中间商总投资：库存金额 + 帐期放贷。中间商库存金额：过去12周的平均库存金额。中间商市场放贷：过去12周的平均终端帐期放贷金额。中间商应收帐款：过去12周在终端对制造商的平均应收帐款。中间商净投资：总投资 应收帐款。中间商折扣：可随机对一年中任意12周的数据加以分析。中间商其它费用：与制造商分销业务直接相关的实际发生费用（租金、贷款利息）。中间商职员薪酬：根据其他品牌和制造商销售额的销售比重来分摊实际费用。 中间商固定资产：如仓库，房产，车辆及其折旧，不纳入计算范围内。中间商增值税：投资回报率的评估分为税前及税后。改进投资回报率：中间商库存维持在2周以内。改进投资回报率：市

14、场放贷平均保持在30天。改进投资回报率：总投资保持在10天。改进投资回报率：确保中间商按制造商要求回款，以获得折扣奖励。改进投资回报率：发挥销售代表最大效能，全面执行固定拜访计划。 改进投资回报率：尽量做到不降价销售，严格执行制造商的销售价格改进投资回报率：控制中间商总成本在一定比例之内，越低越好。仓储管理有足够的仓储面积与经营规模相匹配，预留30%的空间以备销售增长使用。仓库照明、通风良好。仓库必须加强安全检查，并根据地方法规的要求配置灭火器材。仓库必须无鼠、蟑、蚁，每季度一次虫害检查。仓库必须保持清洁干燥，无尘土和蜘蛛网。仓库内不得停放摩托车，助动车等车辆。仓库内不得堆放空外箱。仓库一角专

15、放助销品、退换货、破损品、不可销售产品。遵循制造商的最高堆放限度：8层。堆放物的顶层与天花板必须至少保持1米间距。产品离墙20厘米起堆放。保持螺旋蜂窝式堆放，以便搬运。必须遵循“先进先出”原则。不同产品放置在不同的库区并用标牌识别。 库区之间必须有走道隔开。不准将产品扔在地上或卡车上。必须将箱子正确的一面向上放置。仓库管理员记录货品进出。项目核查总部不定期针对中间商及区域销售队伍进行重点事项检查，以帮助中间商优化运作。库存水平：是否有2周销售额的库存?市场放贷：放贷金额维持在10天销售额左右?仓库：是否有足够的面积、正确的堆高、干净、整洁、通风? 送货工具：车辆的数量、车型、装载量是否与分销计

16、划相一致？记录维护：是否所有数据及时更新并有序维护?是否准确? 固定拜访计划：中间商是否执行固定拜访计划?是否修改?是否提高覆盖率？中间商销售代表：是否合格？受过全面培训?是否完成销售目标?陈列是否达标?产品系列：产品是否全系列销售?退货及破损品：是否有破损品等待处理?是否定期处理此类产品?费用申请：是否及时申请?中间商是否收到贷项清单?是否有支持文件?促销：中间商是否及时收到促销通知?是否按时执行?是否在通路完全执行?竞争：中间商是否经营竞争对手的产品?是否愿意成为制造商专营中间商?销售趋势：哪个品牌增长，萎缩?产品包装或客户是否存在任何问题?库存发运：中间商是否按计划发运产品? 市场价格：

17、中间商专营区内的市场价格是否稳定?是否按制造商建议价售卖产品? 投资回报率：投资回报率是否令人满意?中间商资金困境裁员或减少拜访频率。市场上时间过长和过多的帐款。过少的库存及过少的产品规格。定单无规律。不断增加无“充分”支持文件的费用申请。频繁降价。拖欠其销售人员的工资。终止中间商制造商提出足够的书面证据证明中间商有违反中间商协议条款。中间商出现财务状况不稳定面临破产。 中间商业务多样化提出退出。制造商销售经理是获得中间商财务状况和有效分销等重要信息的第一线人员。制造商销售经理需提高警惕避免中间商因资金问题不得不突发终止合同。终止准备若中间商违反相关协议，区域经理应立即签发“书面警告”致中间商

18、。当中间商未提出书面退约文件时，制造商须发一份中止协议信给中间商。区域经理必须亲自核实清算产品、费用往来明细，以确保制造商利益。 区域经理须保存所有相关中间商聘用及终止文件的复印件。 所有书面协议须有中间商签字。终止行动所有退货均按制造商退换货政策执行核销。整个处理过程无现金操作。区域经理须取回制造商所有相关书面文件。区域经理须亲眼目睹中间商销毁所有含制造商标识的物品。第4部分：分销目标 任务以低成本实现制造商在中国随时随地满足任何消费者需求的销售目标。分销不断改进中间商的利润，以便其能将资金用于对基础设施再投资,提高业务量。 不断提高分销质量，借助显著的陈列、广告来提高覆盖率。不断提高对主要

19、网点的有效分销。不断改善在终端内有效的促销执行促进产品销售。重点衡量区域销售人员的业绩标准具体包括：终端覆盖率陈列位置货架位置陈列面永久行程计划中间商投资回报率区域价盘控制促销执行辅助销售材料的使用有竞争力的卖场特价卖场堆头次数第5部分：区域队伍责任各区域经理负责其区域内销售管理与运作，汇报给上级主管领导。达成业务增长。达成利润。管理分销。争创能征善战的销售队伍。提供一流的客户服务，达成中间商投资回报率。执行促销推广活动计划。掌控业务风险。参考架构区域销售经理 渠道销售主管 KA销售主管 销售代表 销售代表区域沟通区域销售运作以4周为周期，定期召开会议，将业务计划传递给每一成员。区域会议之目的

20、是使制造商和市场信息得到有效的双向沟通。区域市场竞争情况。区域销售回顾及设定目标计划。区域通路业绩回顾及设定目标计划。区域促销活动回顾及设定目标计划。区域陈列回顾及设定目标计划。区域分销(路线/中间商/网点) 回顾及设定目标计划。区域客户发展活动与计划。区域上市回顾与重新上市计划。区域客户服务(送货/定单/投诉)管理。区域人员发展与培训。区域不可售产品核销与退换货。区域差旅费用回顾及预算。区域中间商费用支持回顾及预算。区域风险管理与控制。会议有选择性涵括以上内容。第6部分：关键职能销售经理职能销售经理是地区销售队伍的领导者。具备目标分析能力。具备市场导向指导销售工作的能力。具备企业家精神。具备

21、领导力。具备自信正直的性格特点。具备从经验中学习的能力。在指定地区负责管理销售、分销、客户、促销活动的执行达成。区域销售人数由该地区的地理特征、通路结构、管理幅度决定。分配其销售队伍的销售目标，根据计划管理实际操作。收集市场情报及销售渠道发展趋势。视察市场工作质量并采取措施使其达到制造商标准。核准及控制区域市场销售费用，费率总额度不超过中间商进货总额的15%。提高分销质量和中间商业绩，合理控制该地区中间商的数量。有规律地组织周期会议以确保制造商和市场信息得到有效的双向沟通。严格控制销售纪律，遵守制造商的行为准则，提高员工个人业绩，鼓舞销售士气。计划和控制地区市场执行资源，包括人员，促销/活动支

22、持。控制业务及财务风险。管理直供客户的销售和客户发展计划的实施。期望达到的技能 (指个人发展计划中的专业技能):销售主管职能 具备熟练的销售技巧，懂得谈判。具备预见能力，能应对客户异议，有效地引导客户的支持。具备清晰的思辩及表达能力。具备在团队中充分发挥人际交往的能力，适应团队变化，是团队的忠实成员。具备计划、实施及回顾所有任务的能力。具备将数据转换为合理信息的分析技能。 具备处理个人实际能力与目标之间差距的平衡能力。具备与制造商相应的“商业准则”的价值观。和中间商业务员一起（拜访路线计划）运作市场和销售产品。为中间商业务员设定覆盖、分销、固定路线拜访计划。协助中间商管理营运资金的投资回报率，

23、做季度报告。最大限度提高中间商的库存周转及现金周转率（毛利、成本、库存、帐期）。设定销售代表的销售目标通知促销和活动提交通路销售分析报告收集市场情报维护、控制、管理终端库存预定周期定单核实核销费用申请核实破损、过期及不可销售产品申报检查仓库依据制造商计划执行陈列活动。确保促销活动在各网点中快速有效执行。确保主要网点的客户满意度，与不同层次客户有效地沟通。培训中间商业务员的销售技能以提高其业绩（销售额、拜访率、路线、陈列质量）。 选聘中间商固定拜访计划固定拜访计划是一个中间商分销计划的最基本单位。固定拜访计划是为中间商销售代表事先制定的固定网点拜访计划。一条固定拜访路线由同一地方的一系列网点组成

24、。一条固定拜访路线可包括一条或以上的街道。一条固定拜访路线应包含810家KA。一条固定拜访路线应包含2030家批发网点。一条固定拜访路线应包含3040家BC类网点。一个销售代表一周应覆盖5条固定拜访路线。一个销售代表一周拜访每家KA的次数要两次以上。一个销售代表一周拜访批发、BC类网点应每周拜访一次。固定拜访计划中，网点的拜访时间是固定的。KA网点：每周同一时间或每周两次拜访。BC类网点：每周同一天同一时间拜访。批发网点：每周同一时间或每周两次拜访。固定拜访计划应显著地张贴在中间商办公室内，如有变更，及时更新。按每1000人拥有2家网点的比率来预测一个城市的固定拜访路线数。实地拜访来规划拜访路

25、线是更精确可靠的方法。确定固定拜访路线的原则是低成本分销。固定拜访内容销售代表负责确保拜访路线的销售额高于保本点，考虑保本点时包括所有可变成本。根据成本最优化和各城镇有效运作的原则选择货物的运输方法。提前预售订单，分开送货。带货销售、提高商品陈列质量、根据订单上货配货、。清楚记录每条路线的月销售额和成本，以便制定改进计划。计划拜访网点的时间和任务，优化拜访时间。计划通过业务回顾增加双方合作，还必须维护最新终端客户名单。批发市场的固定拜访采取提前订单和拜访当天送货的方法。 批发市场的固定拜访必须覆盖批发市场内的所有网点。批发市场的控制要点在于以统一的价格销售给同一批发市场的每个批发商。中间商雇佣

26、的销售代表只负责销售制造商的产品并受制造商主管的监管。拜访路线销售、利润最大化、控制成本是一项持续改进的任务。销售主管应具备良好的外貌仪表、销售经验、分析能力、表达能力和谈判技巧。永久行程计划行程周期：1年52周，4周1周期，每周期从周一开始至周五结束。永久行程计划是事先制定的4周工作时间表，重复执行。在执行永久行程计划时，监督、培训中间商销售，完成销售任务。在去下一城镇前，应先与当地的中间商经理会面探讨分销及运作管理。永久行程计划由销售经理制定，区域经理批准，若有改变时应及时更新。永久行程计划的变更必须经总部批准。永久行程计划包含每4周拜访客户的每日行程、每日所在城市。销售经理必须在一个行程

27、周期（4周）内拜访完所有负责的城市。销售经理必须在一个行程周期（8周）内拜访完所有销售代表固定路线一次。销售经理必须将附近的城镇按最低差旅成本和时间来制定路线。销售经理必须避免来回重复的拜访路线。销售经理必须制定合理的会议计划，避免干扰永久行程计划的执行。销售经理必须提供有效的销售代表业务信息。销售经理必须在周六晚能回到办公室或居住地所在城市。销售经理必须向其上级领导提供更新中间商分销覆盖率信息。销售经理必须向其上级领导提供批发市场价格和货架零售价信息。销售经理必须向其上级领导提供竞争对手活动信息。协同拜访报告协同拜访报告是评定销售主管、代表个人状况的计分式评分表。区域销售经理以书面考核评语来

28、支持销售主管在协同拜访报告上的得分结果。销售主管以书面考核评语来支持销售代表在协同拜访报告上的得分结果。考评标准-形象：穿着得体，可代表制造商树立专业形象。考评标准-沟通：能够清晰、自信地与顾客、同事沟通，并让对方了解。考评标准-产品：对制造商所有产品功能、用途、市场占有率及规格等有充分了解。考评标准-心态：乐观进取的心态，与客户间有更多一致的话题。考评标准-拜访计划：随身携带行程计划、拜访计划，按计划拜访客户。考评标准-客户资料卡：随身携带资料卡，详细记录客户库存、订单、承诺事项等信息。考评标准-活动计划：每次拜访前，明确活动的优先顺序，整理相应的销售资料。考评标准-回顾：上次拜访记录中遗留

29、问题，应在此次拜访中有所行动。考评标准-额外推销：向客户额外推销的产品、活动注记在客户资料卡上。考评标准-目标：每次拜访都必须设定清楚的目标。考评标准-解答：针对要达成的目标，要做到自信地回答客户提出的、未提出的问题。考评标准-助销工具：准备好拜访所需的一切工具,如陈列辅助物、样品等。考评标准-客户关系：熟悉每一网点的关键人员，如经理、采购、资深员工等。考评标准-有效简报：引导客户对产品、活动产生兴趣，说服客户达成目标的能力。考评标准-坚持原则：对客户提出要求，使制造商和客户之间的利益达到一个平衡点。考评标准-机智应变：懂得在适当的时候让步并适可而止。考评标准-目标达成：销售额、陈列、货架调整

30、、铺市率指标。考评标准-店内品项：确保单店品项完整性。考评标准-店内缺货：两次拜访间不能有缺断货现象。考评标准-店内库存：确保单店有安全库存。考评标准-店内陈列：将产品陈列在店内人流量高的适当位置。考评标准-货架排面：排面的大小、数量应陈列在最适当的位置。考评标准-特殊陈列：正确运用端头、堆头陈列，干净、货量充裕，价格清楚。考评标准-时间控制：有效平衡花在客户沟通、店头陈列及交通上的时间以提高效率。考评标准-竞品信息：随时提供竞品促销、新品、业务重点、价格信息给主管。考评标准-品质控制：确保制造商产品在货架上保持清洁、卖相良好。考评标准-车辆：确保车辆保持良好的运行状态。考评标准-书面报告：内容清楚、简洁、内容有事实根据。考评标准-报告订单：及时汇报、正确填写。协同拜访书面报告由区域销售经理陪同销售主管拜访后完成。协同拜访书面报告内容包括优异表现的评价，及有待重点改进的地方。区域销售经理应详