k3ERP仓存管理作业指导书.docx

1、k3ERP仓存管理作业指导书ERP仓存管理作业指导书* Warehouse ERP Work Instruction受控状态Controlled status： 文件编号Document No.： 责任部门Dept. Owner： 生效日期Effective date： 2020 年 11月 1 制 定Compiled by 审 核Checked by 批 准Approved by 版次修改内容修改日期A1初版生效日期 Initial version effective dateYear-Month-Day2020-11-05分发部门Distributed Dept. 总经办GM 行政人事部H

2、R EHS部 EHS 财务部FD 业务部SS 采购部PU 生产部PR 仓库部WH 技术部TD 生管部PMC 开发部PD 品管部QA1、目的：为进一步完善ERP系统物料收、发、存的作业规范，保障ERP系统正常秩序性和连续性，使仓库作业合理化、标准化、程序化。 2、范围：适用于公司在ERP系统上运行仓存管理模块的物料管理。3、定义Definition3.1 物料代码：是产品差异性的标志性参数；3.2 物料名称及规格：对物料进行具体的描述；3.3 数量：发生相关出入库业务的数量；3.4 辅助属性：标志产品颜色的参数；3.5 单位：物料属性中的基本计量单位;3.6 批号：物料属性的批次号。4、金蝶K3

3、系统仓存管理功能及概念4.1 基本功能4.1.1 仓存管理系统的基本功能包括:业务单据的处理、批次管理、即时库存；4.1.2 该系统还与供应链其他子系统结合运用，提供订单跟踪管理、供应商供货信息管理等等；4.1.3 仓存管理系统具有供应链大部分公用的功能，包括业务流程自定义、常用计量单位管理、多级审核设置、下推式单据关联、业务资料全面连查、单据复制功能等等。4.2基本概念4.2.1 仓存管理所涉及到的相关单据定义：4.2.1.1外购入库单：包括蓝字外购入库单和红字外购入库单，红字外购入库单是蓝字外购入库单的反向单据，代表外购物料的退库，是采购付款、财务记账和核算成本的重要原始凭证；4.2.1.

4、2 产品入库单包括所有入库单据的蓝字和红字单据，红字入库单据是蓝字入库单据的反向单据，代表物料的退库。产品入库单是处理完工产品入库的单据, 产品入库单也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证；4.2.1.3 委外加工入库单委外加工入库单是处理委外加工产品入库的单据, 委外加工入库单也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证；4.2.1.4其他入库单是处理其他类型的产品入库的单据；4.2.1.5 销售出库单又称发货出库单，是确认产品出库的书面证明，是处理包括日常销售、销售出库业务的单据；4.2.1.6 生产领料单是确认物料出库的书面证明，是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证，与产品入

5、库单相对应；4.2.1.7 委外加工出库单是用于处理委外加工原材料的出库，与委外加工入库单相对应；4.2.1.8其他出库单是其他出库业务的书面证明，与其他入库单相对应；4.2.1.9仓库调拨单是确认货物在仓库之间流动的书面证明；4.2.1.10批次调整单是确认货物批次转换的书面证明；4.2.1.11 发料计算单是用于在系统中处理计算发料取整的单据，生成生产领料单及调拨单。5. 工作流程指导Handling instruction5.1 入库流程5.1.1 入库流程概述5.1.1.1 入库业务（包括外购入库、产品入库、委外加工入库、其他入库等）；5.1.1.2 入库单均有蓝字和红字两种，蓝字单为

6、正常正向入库单据，红字单为逆向单据，记录退货、退库等业务；5.1.1.3可以手工新增，也可以关联相关单新增，在*的公司业务中，按照业务流程通常都是采用关联生成，手工新增主要用于无源单单据的，如铁脚委外入库，其它入库单等；5.1.1.4 外购入库单，委外加工入库单，其他入库单采取审批流管理，由仓库ERP操作员员制单，仓库主管审核。产品（半成品）入库单采取审批流管理，由生产ERP操作员制单，审核，产品（成品）入库单采取审批流管理，生产ERP操作员制单，仓库ERP操作员审核。5.1.2外购入库单录入流程5.1.2.1注意事项业务单据都包括单据头和单据体两部分，单据头部分用来描述针对该业务处理过程共性

7、的业务信息，需手工指定收料仓库及物料的基本信息；5.1.2.2 外购入库单的录入可以通过新增外购入库单和采购订单下推生成外购入库单的两种方式，两种方式最终生成外购入库单的结果一致，可根据自己习惯选择不同的方式生成外购入库单，新增外购入库单步骤如下：5.1.2.2.1 登陆：打开金蝶K3系统的登陆界面，选择组织机构01|* Main FDB,当前账套01.01|Actona Seating Limited，录入用户名及密码，确定即可进入主业务操作界面；图1.15.1.2.2.2 选择供应链-仓存管理-验收入库-外购入库单-新增，双击外购入库单-新增即可，如下图，图1.2中蓝色阿拉伯数字为操作顺序

8、号；图1.25.1.2.2.3 进入外购入库单操作界面，如图1.3；图1.35.1.2.2.4 我们以原材料面料的物料为例，录入外购入库单；1录入供应商信息，可手工录入代码或按F7查找；2根据物料类别指定收料仓库，可按F7键或点击工具栏中的“查看”按钮进行指定；3源单类型选择为采购订单，直接输入采购单号或按F7选取相对应的采购订单号；4在物料编码列选择需要录入的物料。如手工新增外购入库单，则直接手工录入物料编码，也可按F7键或工具栏中的查看按钮，从基础资料中选取相对应的物料编码（注意：此操作的前提是此物料编码必须已维护到系统中）；5依次录入产品批号（除布料以为外，其他物料暂无批次管理）、实收数

9、量等信息；6最后在单据下方依次录入相应的验收人、保管人姓名（也可直接录入员工号码或按F7查找）；7点击保存，即产生了外购入库单凭证。图1.4中红色阿拉伯数字为对应的操作步骤序号。图1.4 5.1.2.2.5 下推生成外购入库单的操作步骤 选择供应链-采购管理-采购订单维护，条件过滤出需要下推外购入库单的采购订单，点击菜单栏中的下推，点击外购入库单，如图1.6，生成外购入库单，参考步骤5.1.2.2.4 图1.5图1.65.1.2.2.6 外购入库单的审核1选择供应链-仓存管理-验收入库-外购入库单-维护，双击外购入库单-维护，如图1.7；图1.72在图1.5中可根据所要审核的单据信息进行条件设

10、置，系统会按条件进行筛选，方便我们查找和操作，点击确定后进入图1.8界面；图1.83选定上述所产生的外购入库单，点击工具栏审核按钮即可。如果想审阅此外购入库单的具体信息，可双击此单，系统会弹出图1.8的入库单界面，审阅后直接点击审核按钮至此，我们已完成了外购入库单的采购订单关联录入过程。5.1.2.3 外购入库单的反审核、修改、查询与删除5.1.2.3.1 如果对已审核的外购入库单进行修改、删除、作废时，需要先以原审核人（仓库主管）的身份反审核（退出审核），即审核人和反审核人一致，仓库录入员方可对单据上的信息进行相应的操作，以反审核为例，其它操作类同，不再赘述；对单据进行删除、作废时请慎重！如

11、果已经产生了向下的关联单据，将无法进行此操作。如篮字外购入库单生成了红字外购入库单，则蓝字外购入库单将无法反审核，必须先反审核红字外购入库单后才可反审蓝字外购入库单；5.1.2.3.2步骤如下：按图1.9中选择需要进行反审核的单据，点击菜单栏编辑，点击反审核，点击功能区的修改或删除按钮可执行修改，删除操作。图1.95.1.2.4 红字外购入库单的生成5.1.2.4.1红字外购入库单是蓝字外购入库单（即上述业务产生的单据）的反向单据，代表物料的退货；5.1.2.4.2红字外购入库单与蓝字单的内容是完全一致的，只有数量上相反；5.1.2.4.3操作步骤：1先登陆到图1.10的外购入库单界面，按图中

12、阿拉伯数字顺序依次填写信息；图1.102选择红字；3录入供应商信息，可手工录入代码或按F7查找；4根据物料类别指定收料仓库，可按F7键或点击工具栏中的“查看”按钮进行指定；5源单类型选择为外购入库单，直接输入外购入库单号或按F7选取相对应的外购入库单号；6在物料编码列选取需要退料的物料。如手工新增外购入库单，则直接手工录入物料编码，也可按F7键或工具栏中的查看按钮，从基础资料中选取相对应的物料编码（注意：此操作的前提是此物料编码必须已维护到系统中）；依次录入产品批号（除面料以为外，其他物料暂无批次管理）、实收数量等信息；7最后在单据下方依次录入相应的验收人、保管人姓名（也可直接录入员工号码或按

13、F7查找）；8点击保存，即产生了红字外购入库单凭证。5.1.3 产品入库5.1.3.1 产品入库分为半成品入库和成品入库；5.1.3.2 半成品入库由生产ERP操作员制单及审核，制单人及审核人可为同一人。成品入库由生产ERP操作员制单，仓库ERP操作员审核；5.1.3.3 产品入库单的录入也可以通过新增产品入库单和采购订单下推生成产品入库单的两种方式，两种方式最终生成产品入库单的结果一致，可根据自己习惯选择不同的方式生成产品入库单。5.1.3.4 新增产品入库单步骤如下：1选择供应链-仓存管理-验收入库-产品入库-新增，双击产品入库-新增，按图2.1中阿拉伯数字顺序依次填写信息；图2.12录入

14、交货单位，可手工录入代码或按F7查找；3根据物料类别指定收料仓库，可按F7键或点击工具栏中的“查看”按钮进行指定；4源单类型选择为生产任务单，直接输入生产任务单号或按F7选取相对应的生产任务单；5依次录入产品批号（除缝套，成品以外，其他半成品暂无批次管理）、实收数量等信息；6最后在单据下方依次录入相应的验收人、保管人姓名（也可直接录入员工号码或按F7查找）；7点击保存，即生成了产品入库单凭证。5.1.3.5 下推生成产品入库单的操作步骤请参考5.1.2.2.5；5.1.3.6 系统中不允许生成红字产品入库单。5.1.4 委外加工入库5.1.4.1 委外加工入库单由仓库ERP操作员制单，仓库主管

15、审核；5.1.4.2 委外加工入库单不允许生成红字委外加工入库单；5.1.4.3 委外加工入库单的录入也可以通过新增委外加工入库单和委外订单下推生成委外加工入库单的两种方式，两种方式最终生成委外加工入库单的结果一致，可根据自己习惯选择不同的方式生成产品入库单；5.1.4.4 新增录入委外加工入库单步骤如下：选择供应链-仓存管理-验收入库-委外加工入库-新增，双击委外加工入库-新增，按图2.2中阿拉伯数字顺序依次填写信息，选好可手工填写或按F7查询选单，根据*业务状态，源单类型为可选状态，单号可为空。例如在*的业务类型中，编织袋的委外订单入库，源单号必须为委外订单单号，若其他产品的委外产品入库，

16、则源单号为空。图2.25.1.4.5 通过委外订单可下推生成委外加工入库单； 选择供应链-委外加工-委外订单-委外订单-维护，双击委外订单-维护，过滤出所需要的订单，选中需要下推的订单，点击菜单栏中的下推，点击委外加工入库单如图2.3，单据操作参考图2.2。图2.35.1.5 其他入库单流程5.1.5.1 其他入库单由仓库ERP操作员制单，仓库主管审核；5.1.5.2 其他入库单的单据类型分为非生产领料，库存转换。非生产领料入库类型为用于非生产所用物料的单据的入库（如低值易耗品）。库存转换类型为用于调整物料库存业务类型；5.1.5.3 对于赠品等业务可采用其他入库方式；5.1.5.3 操作步骤

17、1选择供应链-仓存管理-验收入库-其他入库-新增，双击其他入库-新增，按图2.4中阿拉伯数字顺序依次填写信息；2录入入库类型，可手工录入代码或按F7查找；3选中供应商或部门信息，2选1为必填项；4根据物料类别指定收料仓库，可按F7键或点击工具栏中的“查看”按钮进行指定；5依次录入产品批号（除面料以外，其他原材料暂无批次管理）、实收数量等信息；6最后在单据下方依次录入相应的验收人、保管人姓名（也可直接录入员工号码或按F7查找）；7点击保存，即生成了其他入库单凭证。图2.45.1.5.4 审核、查询、修改、删除、作废的方法及流程参照外购入库单操作，在此不再赘述。5.2 出库流程5.2.1 出库流程

18、概述5.2.1.1出库单是确认货物出库的书面证明。是体现库存业务的重要单据，是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证。包括蓝字出库单和红字出库单，红字出库单是蓝字出库单的反向单据，代表物料的反向流动。 两者数量相反，但内容一致；5.2.1.2出库单有两种新增方式，手工新增和关联生成；其中关联生成包括：生产领料单通过关联生产任务单生成、红字生产领料单通过关联蓝字生产领料单生成；手工新增方式通常用于其他出库单、无委外订单的委外加工出库单、没有BOM中的物料的领料单等其他无源单单据的新增5.2.1.3 办理出库业务时，所出库的产品各项属性信息必须与库存信息相一致，包括批次、所属仓库等，否则单据将无

19、法保存；5.2.1.4 出库单按正常的业务关联性，一般由生产任务单和销售发货通知单关联生成；5.2.1.5 原材料生产领料单采取审批流审核，由仓库ERP操作员制单，车间ERP操作员审核，半成品生产领料单由车间ERP操作员制单及审核，销售出库单由车间ERP操作员制单，仓库ERP操作员审核。5.2.2 生产领料单录入流程5.2.2.1 生产领料概述生产车间依据PMC安排的生产计划及打印的生产投料单（原材料领料单）到仓库办理生产领料，生产领料单一般由生产任务单关联生成，只有对没有正式订单或BOM的物料的出库时才采取手工生成；5.2.2.2 注意事项如果通过关联生产任务单生成生产领料单，生产任务单必须

20、是已下达、尚未关闭且尚未领料完毕的单据；5.2.2.3手工新增生成生产领料步骤：5.2.2.3.1按图2.5登陆到生产领料单录入界面；图2.55.2.2.3.2按图2.6中红色阿拉伯数字顺序进行操作；1录入领料部门，可手工录入代码或按F7查找；2根据物料类别指定收料仓库，可按F7键或点击工具栏中的“查看”按钮进行指定；3依次录入产品批号（除面料以外，其他原材料暂无批次管理）、实发数量等信息；4最后在单据下方依次录入相应的验收人、保管人姓名（也可直接录入员工号码或按F7查找）；5点击保存，即生成了生产领料单凭证。图2.65.2.2.4关联生成生产领料步骤：5.2.2.4.1 登陆到生产领料单录入

21、界面，参考5.2.2.3.1；5.2.2.4.2按图2.7中红色阿拉伯数字顺序进行操作； 图2.71录入领料部门，可手工录入代码或按F7查找；2源单类型为生产任务单，可手工录入生产任务单号，或按F7选取单号，带出原材料相关信息；3根据物料类别指定收料仓库，可按F7键或点击工具栏中的“查看”按钮进行指定；4依次录入产品批号（除面料以外，其他原材料暂无批次管理）、实发数量等信息；5最后在单据下方依次录入相应的验收人、保管人姓名（也可直接录入员工号码或按F7查找）；6点击保存，即生成了生产领料单凭证。5.2.2.5 通过生产任务单可下推生成生产领料单；5.2.2.5.1 按图2.8中阿拉伯数字顺序，

22、选择生产管理-生产任务管理-生产任务-生产任务单-维护，双击生产任务单-维护，过滤出所需要的订单；图2.85.2.2.5.2选中需要下推的订单，点击菜单栏中的下推，点击生成生产领料单如图2.9，单据操作参考图2.7；图2.95.2.2.6 通过发料计算单生成生产领料单，在*的业务操作中，此操作方法仅限于切胶部海绵、木工部木方以及扪皮部枪钉的发料。 5.2.2.6.1 按图2.10 按照阿拉伯数字序号登录到发料计算单界面；图2.105.2.2.6.2 按图2.11阿拉伯数字顺序所示导入所需要发料的销售订单，步骤如下：1录入发料仓库，可手工录入代码或按F7查找；2录入余料仓库，可手工录入代码或按F

23、7查找；3选取所需发料的销售订单的生产任务单；4最后在单据下方依次录入相应的验收人、保管人姓名（也可直接录入员工号码或按F7查找）；5点击保存，进行第下一步 。5.2.2.6.3 计算发料汇总信息，生成生产领料单及调拨单。如图2.12中所示步骤;1勾选暂不发料的物料；2点击计算；3点击查看计算过程中仓库库存，余料仓库存；4点击发料审核，打印发料计算单。图2.11图2.125.2.2.7 生产领料单的反审核、修改、查询与删除；5.2.2.7.1 生产领料单、销售出库单、其他出库单等单据的修改、删除、审核反审核与查询的操作基本相同，在此以生产领料单为例一并介绍；5.2.2.7.2 在反审核、修改、

24、删除单据时，原单据必须为未下推关联的单据；5.2.2.7.3 操作步骤如下：1如图3.1中“1、2、3”为准备进行出库单据相应操作的公共步骤，“4、5、6、7”四个步骤视具体业务单据类型进入操作界面，此处以生产领料单为例；图3.12进入如图3.2中的过滤界面，设置条件过滤；图3.23点击确认，进入序时簿界面，选中需要审核，修改，删除，反审核的单据，点击功能区相对应的功能即可完成相关操作。如图3.3。图3.35.2.3 销售出库流程5.2.3.1 销售出库单一般根据发货通知单关联生成；5.2.3.2 参照生产领料出库操作步骤，登陆到图4.1；按图4.1中红色阿拉伯数字的顺序进行操作，源单类型一般

25、为“发货通知单”；1录入购货单位，可手工录入代码或按F7查找；2录入销售方式为发出商品；3录入发料仓库；4源单类型为发货通知单，选取对应的单号及款式；5依次录入产品批次，实发数量等；6最后在单据下方依次录入相应的验收人、保管人姓名（也可直接录入员工号码或按F7查找）；7点击保存，进行第下一步。 图4.15.2.4 委外加工出库单5.2.4.1、参照生产领用出库单的登陆方法，进入到图4.2的委外加工出库单界面；5.2.4.2 按图4.2中红色阿拉伯数字的顺序进行操作，源单类型一般为“委外订单”1录入加工单位，可手工录入代码或按F7查找；2录入源单类型为委外订单；3委外订单为普通订单，选取对应的单

26、号；4录入发料仓库；5依次录入产品批次，实发数量等；6最后在单据下方依次录入相应的验收人、保管人姓名（也可直接录入员工号码或按F7查找）；7点击保存，进行第下一步。 图4.25.2.5 其他出库单5.2.5.1 主要用于生产领用出库、销售发货出库、委外加工出库以外的其他出库作业，如库存物料的转换、物料报废，非生产领料，物料等级批号编码的调整等；5.2.5.2 出库单录入界面如图4.3；1录入出库类型，可手工录入代码或按F7查找；2录入领料部门或客户；3录入发料仓库；4依次录入产品批次，实发数量等；5最后在单据下方依次录入相应的验收人、保管人姓名（也可直接录入员工号码或按F7查找）；6点击保存，

27、进行第下一步。 图4.35.2.6 仓库调拨5.2.6.1 主要用于不同仓库间的物料调整，如从原材料库拨到开发样品仓；5.2.6.2 调拨单的录入界面如图4.4,此类型业务单据主要包括三个内容，即从何仓调出、调入何仓、调拨何种物料，如图中的阿拉伯数字顺序的操作步骤；图4.45.3 盘点5.3.1 为保证库存物料的账物相符，提高仓库管理水平，各库负责人应该对所辖物料进行各种形式账目、实物数量的核对；5.3.2盘点类型主要包括定期盘点和不定期盘点两大类，目前K3系统中可提供即时库存盘点和选定截止日期的期间盘点两种，根据公司的业务方式，一般采用即使库存盘点方式。5.3.3 仓库部的盘点，由仓库ERP

28、操作员建立盘点方案，仓管员盘点数据录入，编制盘点报告，财务部审核，各生产车间的盘点，由PMC操作员建立盘点方案，各车间ERP操作员录入盘点数据，编制盘点报告，财务部审核；5.3.4 盘点步骤如下：库存数据备份，按图5.1中红色阿拉伯数字的顺序进行操作，新建盘点方案；图5.11勾选需要进行盘点的仓库，对盘点对象进行定义。可选择要盘点的库别和仓位（如果有进行仓位管理）。点击确定后，系统将对相应的对象进行数据备份，如图5.2；图5.22盘点数据录入，依图5.3中阿拉伯数字顺序打开盘点数据录入界面图5.4；图5.3图5.43实物盘点后，需要在系统中录入物料数据，如图5.4，在操作步骤1的位置选取相对应

29、的盘点方案，录入盘点数量结果及确认调整数量，点击保存及审核； 4编制盘点报告，生成盘盈盘亏单。依据图5.5中阿拉伯数字顺序打开物料盘点报告单，选取盘点方案，点击编制盘点报告生成盘盈单、盘亏单，图5.6中录入保管人，保存，财务审核。图5.5图5.65.4 库存查询5.4.1在即时库存查询中，财务部、仓库部、采购部、PMC可对某个所关心的物料进行查询现有库存情况，也可查看全部物料全部仓库的现有库存情况，也可查看某个仓库中存在有多少种物料，每种物料的数量。即时库存数量，系统按【核算参数】中设置的“库存更新控制”来随时更新当前库存数量，库存更新控制分为保存后更新库存和审核后更新库存。5.4.1.1按仓

30、库分类查询即时库存查询按仓库分类查询，主要是实现按仓库进行汇总查询的功能；此时即时库存查询界面是按仓库分级显示。5.4.1.2按物料分类查询即时库存查询按物料分类查询，主要是实现按物料进行汇总查询的功能；此时即时库存查询界面是按物料分级显示。5.4.1 即时库存查询，依据图6.1中阿拉伯数字顺序打开即时库存查询；图6.15.4.2 如图6.2中点击相对应的仓库，可查询相对应仓库所有物料的即时库存，点击过滤，录入物料代码可以查询指定物料的即时库存；图6.25.4.3 物料收发明细查询5.4.3.1 物料收发明细表，是统计各仓库存货的明细收发存情况的报表，也是最常用的报表之一。进入物料收发明细表界面后，用户可以查询到当前根据过滤条件筛选出的数据，就此可以反映物料收发业务的明细情况； 5.4.3.2 物料收发明细表是按期间统计所有物料的期初结存、本期收入、本期发出、期末结存的一张报表。先根据过滤条件取出物料的基本信息，如果没有物料的过滤条件则是基础资料表中的所有物料；5.4.3.3 如果未选择“无发生额不显示”则会根据物料信息去查找发生额信息，如果无发生额则匹配空行；如果选择了该选项，匹配发生