配送中心标准化.docx

1、配送中心标准化2、配送采购标准化乌镇旅游股份有限公司采购管理制度 （乌旅 201137 号）1、采购主体界定（ 乌旅 2011.37 ）根据不同物资采购需求，公司共分五大采购主体：1) 固定资产采购：综合保障部、配送中心、配套建设公司；2) 非固定资产采购：综合保障部、配送中心、配套建设公司、 农业公司 、经营公司。3) 各采购主体权限划分及采购物资分类标准见附件部门采购物资划分名录 。（表）2、配送中心采购物资分类：1）食材 A 类：酒店餐饮直采食材 B 类：酒店餐饮库存食材2）物资 C 类：酒店易耗品 D 类：能源（煤炭、柴油、瓶装液化气、工业盐、 安全热源、煤饼煤球 ）E 类：固定资产

2、1、单件估价在 2000 元以上，使用年限在一年以上 2、单价估计 2000 元以下，但是使用期限较长的如：家具、机器设备、灯具等。3、申购发起主体：1) ABCD 类由厨师长或酒店二级库根据需求发起申购。2) E 类由酒店填写固定资产申购单按申批流程发起申购。4、申购审批权限：采购（审批）权限分酒店管理中心销售公司领导分管副总裁总裁明细类配送中心金额 3000 元3000 元金额10000 元金额金额 20000备注 10000 元 20000 元元直采原材料当班报单员审核粮油类配送中心经理审核食酒水饮料类配送中心经理审核材干货调料 冻品类配送中心经理审核烟草类配送中心经理审核中药材类配送中

3、心经理审核高品常备非常备 需线状经理审批非常备 总仓补货除直采原材料外，仓储部按物流系统申报采购部，属于常规产品，有固定供货商、当班报单员审核年度合同及定价。物酒店管理中心分管副总裁总裁明细驻店经理配送中心备注资 金额 3000 元 金额 3000 元 金额 20000 元20000 元酒店易耗品能源类能源特殊类液化气由固定供货商（煤气公司）定期上门收取-以空换满）需线状经理审批按金额逐级审批固定资产类需填固定资产申购表报相关采购主体，逐级审批（参考公司采购管理制度文件）需审批至总裁总仓补货大宗需走事务汇报单5、具体申购流程：1) 直采：每日直采由各酒店厨房负责人或厨师长确认申购后， 酒店报菜

4、员 按规定时间 输入系统，流转配送中心采购部当（值）班报单员，报单员审核单据是否符合申购要求 （审核品名、数量、规格、单位是否正确 ）并选择相应供应商；不符合规范的申购，报单员有权删除 相关明细 ，但需第一时间电话告知酒店厨房报菜员做相应修改；2) 高品：（燕鲍翅参虫草） ：高品全部归口配送中心总仓备货， 酒店厨房向酒店二级库领用，酒店二级库向总仓领用。 补货申购由总仓发起。 总仓常备高品补货由总仓记账员发起申购，总仓经理确认， 报配送中心经理审核。 审核同意后交采购部执行采购； 对不属于总仓常规备货的高品， 则需酒店二级库发起申购， 驻店经理确认， 报线状经理审核后交配送中心经理审核，按申购

5、金额逐级上报审批，同意后流转配送中心采购部，执行采购。3) 常规预算储备（配送中心仓储备货：粮油、酒水饮料、干货调料冻品、烟草、药材等有固定供应商及报价的物资） 仓储部实物保管员根据总仓常规库存量，向仓储部记账员提交书面补货单，记账员与系统存量复核（ 主要复核最低库存量及保质期情况 ），符合补货要求则录入系统生成报货申请单（总仓食材报货） 。总仓报货单流转采购部当（值）班报单员审核确认， 确认后生成采购订单向供应商订货； 记账员在复核实物保管员书面补货单时对存在偏差或异议的， 有权修正并请示仓储部经理； 仓储部经理对总仓报货单有权修正或删除并请示配送中心经理， 采购部经理对已生成的采购单有权修

6、正或删除并请示配送中心经理，确认后采购员执行采购；4) 按高档原材料采购权限模式： 食材类申购前各酒店二级库库管员必须先在总仓物品中查询，是否有备货。如有备货或可通用的物料，则从总仓调拨，无需上报另行申购。5) 易耗品：细分为二级明细： 1、前厅餐具器皿类 2、 后厨餐具器皿类 3、前厅金属制品与用具类 4、后厨金属制品与用具类 5、PA 保洁类药剂与用具类 6、客房一次性用品类 7、包装物与印刷品类 8、酒店小家电类 9、布草类 10、工服类 11、销售商品类 12、纸巾类 13、软装类 14、对客易耗品类申购前各驻店库管员必须先在总仓物品中查询， 是否有备货。 如有备货或可通用的物料，则从

7、总仓调拨，无需上报另行申购。配送中心采购制度1、采购总则： 为规范配送中心采购工作，特制定本制度。本制度适用于公司内各酒店 /部门 /分公司的各项采购活动。2、 采购原则： 酒店直采原材料按供货商月度或半月度定价采购，定价前严格执行询价程序；招标必须有三家以上供货商参与，通过招标程序，在权衡资质、质量、价格、交货时间、 、供货及时性、售后服务、客户群、市场占有率等因素的基础上进行综合评标议标。并与中标供应商进一步议价，确定最终价格；日常采购做到货比三家，临时性应急采购物品除外。 询价方式：1） 固定与不固定相结合。2） 固定询价：每月 2 次，时间当月 10-12 日其中一天， 25-27 日

8、其中一天，效避开双休日。3） 询价范畴： 按配送中心直采原材料涉及类别进行询价， 重点为水产类、 果蔬类、 鲜肉类、同品牌同规格冻品、腌制品、调料、各类辅料。4） 定价人员： 当期询价人员即为当期定价人员， 定价参考市场询价及供货商报价。 由于市场询价为产品不含发票、 人力、运输等费用， 价格一般称为裸价。而且不同时间段询的价格也有 15%左右的上下浮动，建议在询价基础上上调 20%为基准。5） 询价为酒店管理中心整体工作， 不是配送中心单部门工作， 相关部门必须积极参与。 通知到位后不参加询价人员不得参与定价， 每期定价会议纪要汇总定价单、 质量反馈单上报领导。6） 非固定询价： 非固定询价

9、主要针对采购与酒店厨房人员去市场采购时， 非固定的询价模式。同时蔬菜、 水果配送中心每天前往市场自购批发， 对行情每天掌握，由配送中心编制半月度价格走势图，以便有效控制零星添加补货供货商定价。3、有申购才有采购： 任何采购都必须以有申购为前提。1）大宗采购、特殊采购或技术要求比较复杂的采购，必须经过酒店中心及相关部门商讨，调研汇总各方意见，上报公司领导审核批准方可实施采购。2）采购部应根据合同要求及相关约定监督供应商按时保质保量完成供货。采购人员必须全程关注跟进订购物资或食材的采购进度，到货后参与验收。及时处理采购货物质量、数量、交货期等问题。3） .采购人员采购的物资或原材料必须与采购申购单

10、所列要求规格、型号、数量等信息相一致。 在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时将信息反馈给申购部门。必要时逐级汇报领导。达成统一意见或有明确指示后再执行采购。4）所有采购人员必须做到以下廉洁制度：自觉维护公司利益，努力提高采购质量，降低采购成本。加强学习，提高认识，增强法治观念，廉洁自律。不向供应商伸手索要财物，不得勾结供货商太高价格或虚开发票报销牟取回扣。严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。酒店管理中心招标管理办法 （ 2012.9 ）1、适用范围：凡酒店中心配送采购主体业务所涉及的各类物资， 由配送中心根据酒店物资

11、申购情况编制预算， 按类别按金额向酒店管理中心提出申请启动招标流程， 上报分管副总裁审批。 其范围如下：1)主要类别包括但不限于固定资产类（家具、设备、家电等）、布草类（棉制品、工作服等）、酒店用品类（客房一次性用品及其他客房、餐饮易耗品等）、PA 及保洁卫生用品类、软装类、印刷及宣传品类等。2)已经通过招标签订框架协议的采购项目，可按照合同操作。3)单笔采购 金额达到 10 万元及以上，年度单项合作金额达到5 万元及以上，即适用招标流程。4) 如项目比较特殊或时间仓促，无法组织招标，应制定预算，逐级上报审批。5) 招标审批层级：招标发起部门 / 审批层级 酒店中心层级 分管副总裁 总裁配送中

12、心 酒店管理中心 特殊招标 2、招标小组组成：酒店中心意见邀请参加领导签署 发标小组人员样品 / 方案归口部门与责任人招标参与人员评标议标人员开标人员酒店中心意见分管副总裁批示招标过程中可按标的或标的物的性质，由招标直接管理部门 -酒店管理中心领导确定相关人员、专业技术人员、外聘专家负责参与各个环节，并上报分管副总裁批示。a. 评标议标过程必须有四人以上 (含四人 )参与，否则评标议标结果无效。评标议标后，由配送中心按评标意见汇总以事务汇报单形式， 上报酒店中心、 分管副总裁审批。 特殊情况及中标金额 200 万以上，需报总裁审批。b. 分管副总裁、总裁有绝对否决权。c. 配送中心作为发起组织

13、部门，主持招标各环节会议，但不参与评标。4、招标小组工作职责：1) 为招标工作的决策机构， 对定标过程起集体决策作用。 起草招标项目对外公告， 上报审批。审批后拟定招标项目内部汇报， 由招标直接管理部门 - 酒店管理中心填写相关事项，并上报分管副总裁批示。2) 审核确定招标文件。3) 决定重大、特殊招标事项的技术要求和商务要求。4) 听取考察人员及样品 /方案归口部门与责任人意见汇报，确定竞标单位名单。5) 确定投标单位商务标排名。6) 根据标的性质评标议标，商务洽谈负责人及成员。7) 评选意向中标单位，上报领导审批，审批后确认最终中标单位。8) 通知中标单位约谈，按流程进一步约谈，签订中标确

14、认书、交纳质保金、起草合同、签订合同。9) 协调解决招标各环节间存在的矛盾或问题。5、招标纪律与回避制度：1) 凡参与招标采购项目的所有人员， 均应严格约束自己的行为， 遵守招标投标的各项法律、法规；2) 参加招标工作的所有人员必须做到秉公办事、廉洁自律，不准收取任何形式的好处费，不许参加与招标工作有关的宴请，与供应商有利害关系的应主动提出回避；3) 参与招标工作的所有人员要严守秘密， 严禁在招标评标过程中泄露任何与招标有关的信息；6、投标人的条件和要求：4) 投标人必须是在工商行政管理局注册登记的企业或组织，且注册资金达到招标要求；5) 投标人应当具有独立承担民事责任的能力；6)投标人应当具

15、有良好的商业信誉和健全的财务制度, 有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；7)投标人应当具有履行合同所必需的生产和专业技术能力，产品质量可靠， 符合相关生产使用安全要求， 价格合理公道 （参加投标的产品必须是成熟的产品，未经考验的新产品、试制品不能参加投标） ；8)参加投标活动前三年内在经营活动中没有重大违法记录；9)投标人应当按照乌镇旅游股份有限公司发放的招标文件要求编制投标文件，投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应；10) 所有涉及招标费用， 投标方一律自行承担； 招标方视情况对标书获得采取收费 （人民币500 元）或不收费两种模式。标书发放采用纸质或电子版（邮件、优盘拷

16、贝模式） ；无论中标与否，获得标书涉及的费用，招标方一律不予退还。11) 招标方案或产品涉及知识产权的，中标与未招标一律归招标方所有。7、招标工作程序：1) 物资使用部门书面提出物资申请，提出所需物资的要求和条件，由配送中心编制预算，按物品申购流程逐级上报审批。通过审批后，满足招标原则及范围则进入招标流程；2) 由配送中心编写招标文件，并发布招标信息；3) 由酒店管理中心组织评标议标，配送中心做好招标书面记录（ 开标程序见附件） ；4) 招标小组成员根据招标文件所规定的具体内容和技术要求，对投标文件进行商务评审、技术评审及经济标评审。最后，根据评审结果进行投票表决，确定中标人；5) 评标议标结

17、束后，由配送中心汇总上报意向中标单位，副总裁、总裁审批。6) 最终确定中标单位后， 进入开标环节， 约谈招标单位签订中标确认书，缴纳质保金， 最终签订合同；7) 由配送中心拟定合作细节， 并编制合同。 合同审批按公司文件规定层级报批， 所有合同均由战略法律部审核，战略法律部盖公司合同章，其余盖章一律无效，公司不予承认。8) 合同签订后，由配送中心及物资使用部门负责监督合同的实施，确保合同的正常履行，由酒店管理中心及财务资产部对合同执行情况进行检查、 监督，对不能按合同条款执行的采购项目提出处理意见；9) 物资到达时，由配送中心办理相关物资的验收、入账和项目结算，并交接至使用部门，使用部门负责该

18、类物资的日常监控管理；10) 费用结算时，由中标单位持正式发票及入库证明（有需要的需附采购合同） ，根据合同约定条款办理结算签字手续。8、开标流程：1) 投标人身份确认 （签到）2) 投标人依序递交投标书3) 主持人（招标人）宣布投标截止和开标开始4) 开标程序：1. 商务标：包括各项投标资质，投标方对自身优势介绍阐述，一般不得超过 10 分钟，内容必须与投标文件相符，不得虚假。2. 技术标：由投标方自行阐述，形式不限，一般不得超过 10 分钟，内容必须与投标文件相符，不得虚假。3. 经济标：按照各投标单位标书价格，招标方自行比价。4. 投标方退场，招标小组成员集合讨论，进行评标议标，达成统一

19、意见，初步确定意向中标单位，由配送中心负责汇总评标议标小组成员意见，形成书面材料，上报领导审批。7. 开标结束 2 日内通知中标单位，发放中标通知书并公示。酒店管理中心招标程序流程 （ 2013.5 ）酒店管理中心招标程序流程文件编号 ： JDZX-PSZX-CCB-编号 001部门：酒店管理中心定稿日期 :2013 年 3 月 28 日 修改日期 : 实施日期 :编 制:周洁 审 核: 批 准:流程说明：适用于符合招标的物资类与食材类项目。序号123456发起招标意向 拟定招标公告 审核公告内容流程图 发布招标公告 发标说明会 样品选送对口部门试样 竞标 议标 开标步骤预期结果 /质量标准1

20、、 配送中心发起；发起招标意向2、 酒店管理中心成本线督查，符合招标，要求配送中心发起；配送中心作为招标公告拟定部门；1、 招标公告等同意招标信息，包括对外公告与对内公告；2、 对外公告内容：招标方（单位）介绍、公告有效时间；招标项目、投标方拟定招标公告参与要求；3、 对内公告内容：招标项目、发标会议时间及参与人员、竞标会议时间及参与人员、评标议标时间与参与人员、招标项目样品试用或初选对口部门/ 负责人、招标项目介绍与情况分析；1、 公告内容等同于公告信息，需对外发布。审核公告为对外公告；审核公告内容2、 审核程序：配送中心 - 酒店中心成本线 - 酒店中心负责人 - 法律部 -分管副总裁 -

21、 法律部 - 配送中心与酒店成本线1、 网络、电话、传真；发布招标公告2、 邀标模式；3、 成本线与配送中心均可通过合法途径下发招标公告（信息）；1、 参与投标厂商在统一时间段前往招标方指定地点，提取发标现场说明及取得标书（招标方提供图纸 / 方案的招标，每份标书按500 元人民币缴纳竞标发标说明会费用）；2、 招标方现场做本次招标项目讲解说明，投标方可对不明确之处提出疑问，招标方现场解答说明；1、样品分实样与方案两种；2、按招标方要求， 参与投标方提供实样或方案， 并在规定时间内送达招标方指* 样品选送定地点；3、未按时送达实样或方案则不再具备投标资格；4、样品需免费提供， （对家具、灯具、

22、软装方案等费用高、技术含量高的样品或方案，费用则由中标单位支付） ；1、由样品归口 / 使用部门负责，组织试样或确认，并在规定时间内给出评价，评价将作为评标议标有效依据；2、投标厂商在试样环节，一律由成本线按ABCD等字母编号，字母对应厂商信7* 试样与确认息由成本线保管；评价结果一律提交成本线备案；3、样品归口 / 使用部门对不符合要求的，有权作出剔除，剔除后，该英文字母编号对应的厂商不再具备竞标资格；1、 厂商在规定时间前往招标方约定地点，进行投标；82、 招标方主持竞标会议；竞标、经济标（报价单） 、技3、 投标方在竞标会议上，提交标书：商务标（资质）术标（主要售后服务方面） ，并在竞标

23、会议上接受招标方询问与回答；91、 招标方组织评标小组对投标方标书进行议标；议标2、 评标议标分现场直接公布中标单位与三个工作日内确定中标单位两种；1、投标结果由酒店配送中心通过书面、电话、传真、网络等渠道，通知中标单位，中标单位在 2 个工作日内前往配送中心签订中标确认书，常规按中标金额的 10%缴纳中标确认保证金，合同签订后保证金转为质保金，为期一年；年度10 开标 框架协议的则按年度合作金额 10%比例缴纳，为期一年；家具类、灯具类单项批量招标采购，则按中标金额 5%比例缴纳，为期一年；艺术品软装按中标金额5%缴纳，为期二年。2、未中标单位投标方不再另行通知；备注：打星号步骤按实际招标需

24、要，灵活机动。附件一：对外招标公告招标单位 招标项目 公告有效时间招标方联系信息一、招标方介绍公告内容二、招标项目概况三、投标方资质要求四、发标投标竞标开标时间审批部门配送中心酒店管理中心意见分管副总裁批示法律部审核意见签署A 四纸大小附件二：对内招标公告又称招标请示汇报，需在对外招标公告审批同意后操作。招标请示汇报（内部）招标发起部门招标项目发起时间公告信息有效期大致标的招投标地点发标时间竞标时间开标时间发起部门填写，酒店中心可以补充：招标项目说明酒店中心意见签署邀请参加领导发标小组人员发标小组人员样品 / 方案归口部门与责任人招标参与人员评标议标人员开标人员酒店中心意见分管副总裁批示供货商

25、管理条例（ 2010.1 ）1、供货商资质：应选择具有良好的质保能力和商业信誉的单位或个人作为本中心提供物资的供货商， 具体按以下标准选择：1) 供货商应有合法的经营许可证，应有必要的资金周转、垫付能力。2） 对于酒店用的关键物资原料， 应对供应商的生产能力与质量保证体系进行考查， 其中包括下列五个方面的要求： 1. 进料的检验是否严格（对于鲜肉品供货商必须有相关检役证明，按照卫生防疫站要求，每批次送货，相关检役证明随货同行） 。 2. 生产过程的质量保证体系是否完善； 3. 物品出厂的检验是否符合我方要求 （客房一次性易耗品的具有完善有效的检验检测报告）生产的配套设施、生产环境、生产设备是否

26、完好；5. 考察供货商的历史业绩；4.及主要客户，其产品质量应长期稳定、合格、信誉较高。3）能急用户之所急，紧急订单能紧急处理。4）有具体的售后服务措施，且令人满意。5）样品通过试用且符合我方质量标准。6）能提供合法的销货凭证及合法正规发票。2、供货商备案：1）由中心采购部及相关部门视酒店实际经营的需求寻找适合的供货商，同时收集有关供货商的多方面的资料，如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，要求已经合作或有合作意的供应商填写供应商基本资料。基本资料包括：供货商单位名称、地址、联系电话 / 传真、业务联系人、主要负责人、资质状况、主要供应产品等。2）酒店管理中心经理、厨房线、房务线、配送中心共同组成评定小组，对供货商的资质进行现场评定。3）供货商现场评定：1.资质审定，要求供货商提供相关资质证明材料。2.样品审定，如酒店有查看样品需求，由采购人员通知供货商送交样品，并对样品提出详细的质量要求。样品应为供货商在正常生产情况下的代表性产品，数量应多于两件。3.对符合要求的供货商，纳入公司供货商采购名录，录入电脑，进行档案管理。3、签订供货商合作协议 /合同：合同协议 /合同一式三份，经各级审批后法律部审核盖章后生效，需方执二份，供方