工地财务报销制度.docx

1、工地财务报销制度工地财务管理制度为了更好的履行会计人员在现场工作中对资金管理、监督和控制的基本职责，使工地上的资金能及时、合理、有效的正常运作，清楚的反映资金来源及流向，规范工地上财务部门与各部门之间的业务往来手续，根据公司各项目管理规定和工地的实际情况，特制定工地财务管理制度，望工地各部门紧密配合，认真执行： 一、工程项目进场初期：（一）工地银行账号的建立:1.工地进场后，财务人员应及时在工程项目附近当地银行开设正式公家银行账户；因特殊原因不能开设正式公家账户的工地，工地出纳应开设私人银行账号，私人账号应开通电话银行业务，电话银行查询密码只能告诉工地项目经理、会计，方便对银行账上余额查询及实

2、时监督，私人银行账号禁止出纳存取私人款项，以便查询。2开设公家账号的工地，“私章”“支票”由出纳保管，“财务专用章”由会计保管，每笔业务发生时出纳应作好票据领用登记簿并及时收取银行回单并以此入账，登好“银行日记账”，月底及时作好“银行余额调节表”，交会计审核，作到账账相符。（二） 对新进工地进行财产清查：财务人员需配合工地项目经理、机械主管、设物部门对工地的新进设备及其他工地的调拔设备及材料进行盘点，作好盘点清单,并及时和公司总部设物部负责人进行核对及评估，然后分类入账,其中：1.金额在两万元以上的设备入固定资产，根据公司设物部统一的计提标准逐月提取并上缴公司指定账号。2.金额在三百元至两万元

3、以内的生产机具列机械费中的“小型机械”科目；后勤用的电脑、空调、蒸饭车等列科目管理费用中的“低值易耗品摊销”科目。3.调拔的材料经整理好清单后由总经理，设物部经理、公司财务经理和双方工地项目经理确认好评估单价及金额后，由双方工地会计核对并上报公司财务部备查方能入帐，借方列入库存材料，贷方列“内部往来*工地”科目。如双方未达成协议，暂不入帐，但每月报表附注栏上应备注清楚。（三）投资款的确定：出纳、项目经理、总经理需协助会计人员核实新工点投资款金额及投资人，并及时列入实收资本科目。（四）人员清查：财务人员需对工地上进场人员进行清查，作好人员增减统计，确认其工种并拟定“员工花名册”（附表），每月月底

4、再对工地员工进行一次清查，作好“员工统计表”（附表），并及时抄送项目经理、生产主管、设物部、食堂各一份;作好“电话通讯录”.方便各部门工作上的联系并电脑备份。（五）考勤制度的建立：工地财务部必须建立考勤制度，根据情况，保底人员工资考勤日期以每月初一至当月月底进行考勤，不能随意更改。“考勤表”（附表）出纳应及时发放给工地指定的考勤人员，其中各班组的考勤由班组长负责每日考勤，考勤表放生产主管处，生产主管负责监督，月底由生产主管及工班负责人签字有效；后勤人员也由生产主管负责考勤；由公司代付工资的外派人员考勤表可由财务人员考勤，月底项目经理签字确认后上传回公司，所有考勤月底由出纳统一收集，并进行核实，

5、核实标准如下：1.负责核实考勤人员是否准确填写考勤月份、员工的姓名、职务及工天，考勤表严禁任意涂改或字迹潦草，如有发现，会计人员有权让考勤员重抄一份。2.负责核实每名员工当月工天、工时和每一页的员工工天或工时汇总是否相符，考勤表上考勤员、班组负责人、生产主管及项目经理是否签字确认。如有缺勤应有请假条并有项目经量及请假人签字有效，作为缺勤扣除工资的依据。3.核实无误后，出纳根据考勤表拟定一份员工当月“员工考勤汇总表(附件)，及时粘贴在食堂外或显眼处以备员工核实。4.每月考勤表作为填制“工资支付书”及“分包队员工工资”的依据，工资发放以后，考勤表及请假条作为附件紧随“工资支付书”或“分包队结算单”

6、一起粘贴。5.考勤表每月一式两份，财务一份作账的依据，生产主管一份备查。 （六）工资基数及承包协议的确定：工地财务部协助项目经理及总经理制定“员工工资基数表”（附表），收集工程内部“承包合同”或“承包单价”（必须要有公司经开部经理、项目部经理、承包人签字确认）以此作为以后人工费及分包结算的依据。否则会计人员有权不予结算。如有工资基数或分包单价变动，项目经理必须要以书面的形式通知会计人员，以此作为结算的标准。（七）食堂管理及监督：1.食堂采购报账手续：每次食堂采购后，炊事员必须轮流过称核对采购清单，无误后，食堂采购应把当天采购的发票重新工整，认真的抄写一式三份，并且由食堂点收人员、采购人员签字确

7、认，一份及时送交财务冲销食堂采购借支，一份粘贴在食堂外以备员工监督，食堂采购人员自己留底一份备查。2采购借款时作账方式：借：其他应收款-食堂采购 贷：现金，月底冲账时作账方式：借：其他应收款-未扣生活费 贷：其他应收款-食堂采购，月底，食堂采购无余额；根据大小食堂的不同，或各工班食堂的不同，“未扣员工生活费”应该列明细科目，不能混在一起。3.工地员工食堂以刷卡形式就餐的，财务人员要定期维护，保证电脑能正常运行，每日备份、每月备份并及时打印有效数据，要做到电脑里随时都能查询每一员工的就餐数据并打印，方便结算。月底所有就餐人员就餐数据必须打印一份以作备查。4.工地员工食堂以“平摊”形式就餐的，会计

8、人员应对食堂“就餐人员考勤表”进行实时监督。根据当月的“其他应收款员工未扣生活费”和各食堂的“就餐考勤表”平摊员工当月生活费，拟定“员工未扣生活费清单”（附表），食堂负责人及采购签字确认，一式两份，并且电脑备份，一份作为员工工资发放或人工费结算时扣回的依据，一份粘贴在食堂外以备员工核实。二、工程项目施工期间：（一）账务基本处理：1.个人借支程序（参考借支流程 附件）：项目经理同意借支时，在会计人员的指导下员工应认真、清楚的填写借支单，具体内容为“日期、职务、承包班组、姓名、事由、大小写金额” 会计在借支前应该确定该员工是否超支，如果超支，会计有权不予借支，并通知项目经理及出纳，否则，超支金额由

9、会计一人承担。如正常借支，会计必须签字证明。特殊情况，超支仍要借支的行为，必须经总经理同意后才能予以借支，项目经理没有审批权。会计监督并交项目经理审批，项目经理审批时应签上“同意借支、名字及年月日”，审批金额应和借支金额相符借款人将项目经理审批好的借支单交出纳处在借支单“领款人签章”上再次签字确认后领取现金。借款人交现金冲销借支时，出纳必须开收据由经手人及会计签字确认。借支单填写必须清楚整洁，严禁涂改，如有发现一律退回重新填写。2.报账程序（参考报账流程 附件）：经手人在财务室领取单据粘贴薄（附件）在会计的指导下分类整齐的粘贴好经手人在粘贴薄上“经手人栏”签字确认，填写好报销日期、大小写金额、

10、报销单据张数，并在每张发票背面签字确认其姓名及职务，依照实际情况注明清楚用途、事由或使用人。（其中采购员报销时，材料采购的发票后面应紧跟入库单，入库单上要有采购人员和库管员、材料主管、会计的签字）由会计人员核实好金额、日期、摘要及单据张数后，填写好记账凭证，并在粘贴薄备注栏签字复核。经手人将会计人员审核好的票据交项目经理审核，项目经理必须要在每张发票后面清楚的签上自己的名字（或名字缩写）及日期，审核情况是否属实，手续是否完备，如果属实即在粘贴薄的审批栏上签上“同意报销金额，名字及年月日”。（如有疑问退回重新按报账程序来执行）。经手人将项目经理审核好的票据交出纳处报销现金；若是冲销以前借支会计必

11、须开收据由经手人签字确认，经手人留底一份。票据报销完后，根据业务性质，应在原始发票上面加盖“现金收讫、现金付讫、转账”章，如有发票清单、入库单、应盖“附件”章。（二）项目经理在财务管理上的权限及职责：1.各项目工地上所有经济业务实行项目经理一支笔审批制度，一切收支合同、协议、发生的所有收入、费用，必须经项目经理审批签字后才能生效。2各项目经理应监督并配合财务人员严格遵守公司颁发的会计制度工地财务管理实施条例，如有特殊情况应及时向分公司财务部长反映，经公司总经理及财务经理同意并签审后才能按新制度执行，项目经理不得对驻地会计施加压力并擅自修订相关财务制度。3.项目经理应积极配合公司下派的会计稽查人

12、员开展工作，如有任何会计业务上的问题可向会计主管反映并及时沟通。4.对于工地上有人对财务人员因执行制度而发生的打击报复行为，项目经理应予阻止并对打击报复的人员给予相应的行政处罚或经济处罚。5.各项目经理对公司下派的财务人员无解退权，如发现财务人员品行及工作有任何问题应及时向会计主管或公司财务经理反映，共同协商解决。6.在财务审批过程中的注意事项如下：（1）项目经理在审批工程款、其他收入时，应签上“同意列收*金额姓名及年月日”字样；（2）在审批个人借支业务时，应签上“同意借支*金额、姓名及年月日”字样；（3）项目经理在审批费用报销的业务时应签上“同意报销*金额、姓名及年月日”字样；（4）项目经理

13、在审批货已验收入库，款未付的报销发票等，财务挂应付账款的业务时，应签上“同意挂帐*金额、姓名及年月日”字样，以后还相应款项时签“同意还款*金额、姓名及年月日”字样；会计负责监督并照此执行。7各项目工地与信通公司其他工地的往来款项必须通过总经理同意，项目经理无权擅自调用，各项目会计有此现象必须及时向分公司会计部长或片区会计主管及时汇报。8除招待费、特开款、项目经理自己的差费，工地上发生的其他费用项目经理应指定其经手人，（例所有材料及设备采购必须要由采购人员经手）由经手人统一报销，项目经理和财务人员负责监督。9工地上设备、材料采购一律按物设部相关制度条例执行，项目经理严禁亲自采购并报销。10项目经

14、理应监督所有工地上的营业外收入，如处理废旧物资、经理部工程进度奖金等应如实在财务室入账，不得在工地上私自处理。11工地上承包班组结算应要有承包协议，协议由项目经理、生产主管、技术主管、会计、物设主管、共同拟定，由项目经理与承包人及公司经开部负责人三方签字后才能生效，会计以此执行工程结算，没有承包协议会计有权不予结算。12.外欠款项项目经理应监督设物部采购人员当月对清当月入账并在财务挂应付账，在当月会计报表入实反映，有特殊原因应监督会计在当月成本分析表注明其原因，不得隐瞒或跨月反映。13.工地上项目工程款或其他收支应由出纳亲自经手办理入账及转账手续，并存入出纳专用的私人银行卡，出纳每收一笔工程款

15、、投资款或营业外收入款项时，项目经理、会计应监督出纳填写“当月工地收入明细账”（附表）一月一份，由项目经理保存，项目经理当月汇总金额应和会计报表上的资金收入相符。14.项目经理在报销招待费时应注明清楚每一笔的事由及招待部门，发票每张应签字确认。15.工地上所有发生的特开款项，金额在5000元以内的应详细注明原由；金额在5000元以上包括5000元，会计需得到公司总经理同意后（注：各片区负责经理也有审批权）方能报销，并以例“付*设备租赁费”等形式给予报销，列入管理费用-招待费，事后会计应及时交总经理补签。否则先由项目经理以个人借支的形式进行支付，事后总经理签字同意后报销，冲减项目经理借支，会计应

16、依此审核为标准。项目经理招待费借支应随时保持在5000元以内，以作备用。16.项目经理的私人借支不能超支（以工资为基础），如有特殊情况应由总经理同意或电话通知会计后出纳才能予以借支，事后由会计及时找总经理补办手续。17.出纳人员应每天编制一份“资金日报表”（附表）每一项目应列出明细,例“报销现金”下分列“张强报销钢材采购费用”等，并由会计复核后交项目经理，以便项目经理能随时了解工地上资金情况，保证库存留有一定数量的备用金，以备工地急用，项目经理及会计有权随时抽查出纳的金库是否和现金日记账相符，进行监督。18.工地会计协助项目经理对每一笔收到的项目工程款制定“资金计划表”（附表），会计、项目经理

17、签审，每一项目应列出明细,例“还应付账款”下分列“五金店-王光宇”,出纳应按“资金计划表”金额进行支付，会计监督。如有变动，会计及项目经理应重新签审。资金计划表必须及时上传分公司及总公司财务部。19.项目经理月初五日内应配合好会计对工资支付书及分包结算进行审核，及时入财务账。验工计价应以技术员、生产主管提供的资料及时进行内部估验和项目说明，协助会计作好当月“成本分析表”。20.按公司最新管理要求，各项目必须每月按时上缴当月管理费及公司代付各项目外派人员工资，每月公司管理费提取标准：（当月甲方验工计价+未计价内部估验验工计价）*1%，一个季度对实际验工计价与内部验工计价的差额部份进行调帐，管理费

18、提取必须以最终甲方验工计价为准。（三）工地项目上会计的职责及权限：1会计的权限及职能：（1）会计人员必须对工地上所有财务信息严格保密，这是会计人员最基本的职责。（2）会计人员必须严格按照公司拟定的信通公司会计制度工地财务管理实施条例处理会计业务，对每一笔业务的来龙去脉，会计人员有权了解清楚，手续齐备后分类作账，如有特殊情况应及时向片区会计主管反映，经公司财务部经理及总经理同意后方能执行。（3）会计应严格监督：当月票据当月报，如因特殊原因跨月报销，需经手人说明其原因经项目经理同意后才能报销。（4）协助项目经理对每一笔收入的工程项目款项制定“资金计划表”并及时通知公司会计总监及总经理。（5）监督好

19、每一笔资金的流向是否符合手续，定期对出纳员进行查库，检查是否账实相符。（6）工地上所有的合同书、协议等均由会计存档保管，以便查阅。（7）只要一发生调帐业务，财务人员必须及时取得与分公司财务部长或片区会计主管的同意，才能进行调帐处理。（8）项目部财务人员必须无条件服从分公司财务部长或片区会计主管的工作安排和监督，并完成其交待的其他工作。2会计业务处理：（1）出纳与会计的交账手续：a.出纳首先根据手续齐备的报销票据及支付款项进行现金支付，并登好相应的现金日记账、银行日记账。b.然后将已入账的相关票据及填制好的“出纳报告单”（附件）交会计审核，会计审核好双方签字确认，“出纳报告单”一式两份，会计出纳

20、各留一份，报销凭证由会计保管。c.当天凭证当天交清，因特殊情况最迟不能超过第二天。d.交接好的票据会计应及时登账，原则上当天凭证当天登账，严禁月底才一次性登账。（2）会计科目的分类参考“财务收支报表科目说明表”（附表）“会计科目余额表” （附件）三栏式明细账分类可参考“内部往来、其他应收款、应付账说明”（附表）；会计核算参考“会计核算制度”（附表）。现金银行日记帐、三栏式明细帐必须手工登帐，多栏式费用明细帐及库存材料多栏式明细帐（附件）按公司会计制度里面规定表格形式由电脑登帐处理。（3）“职工借支备查簿”是 “其他应收款-职工借支”科目的明细，反映各个工人每一笔借支及还款明细，备查簿的借支余额

21、合计应等于三栏式明细账中“职工借支”余额。账本格式一律采用“三栏式明细账”。（4）承包班组承包结算账务处理：A.承包班组当月应进行验工结算并及时入账。B.由工程技术部对承包班组当月施工量进行验工。C.会计根据承包协议及验工计价单填制“承包工程结算单”。 （附件） D.由生产主管、技术主管、项目经理、会计审签后交承包人签字确认后，会计以此作为原始凭证入账E.支付方式：根据签认好的“分包工程结算单”的实际结算金额进行支付，由分包人根据分包班员工考勤表拟定各员工工资表，统一由财务部负责发放至每一个分包班员工。如有代领应有该员工的身份证复印件及亲笔的“委托书”。*补充说明： “承包工程结算单”中的各种

22、补贴、扣款项如材料费、油料、劳保、生活费等应要有附件，上面有相关负责人的签字证明。（5）与设物部的账务处理：A.账务处理：a.所有采购的材料应按设物部的规章制度办理入库手续，严禁未办理入库手续就在财务室直接审核报销的行为，会计监督并在入库上签字审核。自购材料的账务处理：借：库存材料-（明细） 贷：现金或（其他应收款采购员)（应付账款-*公司）等；甲供材料的账务处理：借：库存材料-（明细） 贷：预收工程款-材料 。月底根据设物部开出的出库单及材料动态报表一次性分类汇总分摊进成本，账务处理：借工程费用-相关科目 贷：库存材料。b.如当月的甲供料我方点收入库后甲方项目部单价及金额尚未确定，根据设物部

23、的预点单价及金额进行帐务处理，与甲方财务核实后再进行调账处理，并由设物部制定“甲供料调账清单”，会计、物设主管及库管员签字后以此调账。c. 每月出库单应和当月材料动态报表核对清楚，经会计、材料主管、库管员三方签字后，以此材料动态报表作为原始凭证进行帐务处理，出库单由财务人员装订成册另行保管。会计科目中的“库存材料”月底余额应与设物部材料当月库存余额一致，作到账账相符。并定期协助设物部进行材料盘点，作到账实相符，如账实不符应查明原因。d.设物部每月月底应及时将员工劳保领用清单、各承包班领用材料等资料交财务部，作为工资及承包结算的依据，财务负责监收。B物资采购的账务处理：a.采购人员的备用金应保证

24、在3000元，如有采购借支会计必须参考设物部当天计划的“材料采购计划表”上预计采购金额审核借支单，办理借支手续，采购人员必须专款专用，当天采购当天报，并及时冲平借支。如外欠款采购，应根据欠款对象分类粘贴，单独报销，不能和其他无相关业务的发票一起报销，会计挂应付款项。b.采购人员如果入库单发现遗失，应及时通知项目经理、会计人员、和设物部主管对此事进行核实，证明情况属实后，设物部才能补开入库单，并注明其原由，经项目经理同意后方能报销，会计必须监督。c.入库以后，因特殊原因需要退货，会计业务处理：库管员应先开“退料单”，注明退货原因，物设主管、会计、采购人员签字，采购人员退货完毕后以此为据上交出纳退

25、货款，出纳开收据。会计以此作账。不得将退款金额和采购金额对抵后进行报销。d.工地与公司其他工地发生材料借用或机具租用的业务，设物部应开“内部材料调拔单”，四联单，收料方、调出方、各一份，财务室两份（一份作附件连同通知单转对方财务室一份），月底双方设物部主管及时签认核对清楚后由项目经理审签，然后交财务部进行账务处理，明确债权、债务关系，并及时清账。 D.废旧物资处理的程序：a.应按设物部“废旧物资管理条例”认真执行，必须由设物部主管、生产主管、财务主管共同组成的处理小组进行废旧物资处理并签章证明后，项目经理最后审批，方能在出纳处予以列收，出纳开收据一式三联，设物部一联，处理废旧物资负责人一联，财

26、务记账一联。b.出纳不得参于废旧物资的处理。（6）机动车辆的会计业务处理：A.工地上有条件的应办理“加油卡”，统一管理，预交的加油费挂“其他应收款-加油费”，司机每次加油时的回单作为报销原始凭证,月底由司机一次性报销冲账，其他加油发票一律不能报销，特殊情况需注明原因。B.司机外出时造成的违章罚款应自己一人承担，一律不能在财务处报销，特殊原因必须注明原因经项目经理签字同意后才能报销。C.司机外出的过桥过路费必须跟办事经过的路线和时间相符才能报销，过桥过路费和加油票应分类按日期顺序整齐的在单据粘贴薄上粘贴。非本地区发生费用一律注明原由。D.汽车维修必须先经过机械主管，由项目经理同意后才能进行维修。

27、（7）固定资产帐务处理程序，所有的固定资产（指金额2万元以上）产权原则上应归属信通公司，统一由公司物设部调拔：a) 设备调入、调出工地帐务处理程序：根据公司物设部开据的调拔单经工地物设部签收确认后作为原始凭证进行帐务处理。设备调入分录：借：固定资产，贷：上级拔入资金。设备调出分录：借：上级拔入资金，贷：固定资产。折旧费提取标准以公司物设部每月下发的“折旧费提取清单”为准。b) 工地自购设备转公司所有帐务处理：经公司物设部同意后方可购买，购入后发票原件及时寄回公司财务部，以便公司入帐。用发票复印件作为原始凭证进行帐务处理，会计分录：借：内部往来，贷：现金，再依据公司物设部开据的调拔单经工地物设部

28、签收确认后作为原始凭证进行帐务处理，会计分录：借：固定资产，贷：上级拔入资金。折旧费提取标准以公司物设部每月下发的“折旧费提取清单”为准。c) 特殊情况，如经公司物设部同意，工地可以允许自购设备，并产权归工地所有，帐务处理如下：借：固定资产-自购设备 贷：现金（应付帐） 折旧提取标准，待定。d) 固定资产清理：工地上未经物设部书面同意后不得擅自作主进行固定资产处理，经同意后变卖的收入应及时上缴回公司。（8）工地投资款的账务处理：A.工地投资款列实收资本科目，因投资人的不同需列明细科目。B.“实收资本”如有公司财务部通知，每月月底应计提利息，利息标准备按:实收资本当月余额1.5%的标准每月提取，

29、列“应付账款*投资款利息”，返还投资款时先返还应付利息，再冲减实收资本。（9）信通公司管理费及公司代付外派人员工资的账务处理：A.信通公司管理费的提取标准：按（甲方项目经理部验工计价+项目内部估验计价）的1%提取，如甲方验工计价推迟，可根据我方工程技术员及生产主管估验的验工计价提取管理费，一个季度根据实际的验工计价调账一次。B.当月管理费下月必须及时上缴汇回公司指定账号。C.财务处理，计提时：借：管理费用-信通公司管理费 贷：应付账款-信通公司管理费。汇回公司：借：应付账款-信通公司管理费 贷：现金或银行存款D公司代付外派人员的工资，每月由公司财务部将工资支付书下传给各项目，各项目会计人员必须

30、监督并执行及时将上月公司代付工资上缴回公司，连同管理费。 3其他会计业务处理：（1）所有借支单会计已经入账，工资发放或结算扣除后一律不予退还，如有现金上缴冲销借支，出纳必须开据收据，经会计、交款人签字确认后记账联作为冲销借支的原始凭证，交款人一联。（2）“成本分析表”（附表）是每月会计报表中的一部份，是对整个工地的成本进行一次性分析和说明，以我们实际入账的“财务收支报表”为基础，力求真实的体现出工地的实际成本，未入账或估验的部分必须要在备注栏清楚的注明。 （3）“派工单”统一由生产主管保管，临时性的指派杂工会计业务处理，需按“派工单”（附表）格式认真填写，经项目经理同意后予以报销.（4）工地上

31、奖/罚业务的会计业务处理，按“奖/罚单”（附表）的格式认真填写，经项目经理同意后予以入账。（5）工地上各部门电话费每月按“员工工资基数表”上的补贴标准，以“管理人员话费补贴报销单”（附件）的格式统一报销。特殊情况需实报实销的话费账务处理，月底汇总一次性报销。（6）如因特殊原因没有发票的业务处理，或票据遗失，一律使用“费用报销单”并在上面工整填写日期、经手人、事由、原因、大小写金额、经项目经理同意后报销。（7）设备及材料运费的会计业务处理：发票必须注明清楚往返城市，托运物品名称，运费大小写金额、车牌号、采购人员签字，设物部点收人员及主管签字证明，方可进行报销处理。（8）由信通公司派驻工地的员工工

32、资基数及补贴一律由公司人事部拟定,当月派驻人员考勤表必须在次月五日内及时传回公司，每月工资一律由信通公司进行代付。实习生工资由公司承担。（9）所有在工地上由公司代付工资的人员不得在工地财务部进行私人借支.如有特殊情况应及时与公司联系，如有违规，会计及借款人每人罚款两百并从工资中扣回；当月发生的生活费必须当月上缴现金结清，会计负责监督。（10）装卸水泥费等每月经常发生的业务应指定经手人先借支月底一次性报销入账。（11）早退人员的工资按“工资支付书”的形式结算，结算余额作为借支的依据，该支付书作为借支的附件，早退人员应在支付书上签字确认并注明工资已结清.工资结算：日工资=工资基数/30天，如未满月人员工资按30天减实际缺勤天数为准乘以日工资。 （12）所有工地上报销单据粘贴簿以A4大小并按格式进行报销，月底统一装订。4工地上福利待遇的审核标准：（1）出差人员报销标准