秘书工作科目问答总汇.docx

1、秘书工作科目问答总汇一、 绪论(1)简析我国当代秘书学产生的条件。答：我国当代秘书学诞生于20世纪80年代初期。党的十一届三中全会之后，国内较为宽松的政治环境和较为自由的学术氛围，是当代秘书学诞生的环境条件；以经济建设为中心和改革开放的新形势，对各级各类社会组织的管理活动提出了更加科学、规范的要求，这是催生当代秘书学客观而迫切的要求；该研究领域中学科带头人的出现，秘书院校和秘书专业的设置，研究者群体的日益壮大，是秘书学得以诞生并迅速发展的人力支撑。(2)在狭义上，秘书学研究的内容与范围是什么？答：狭义上的秘书学就是广义秘书学中的理论秘书学。理论秘书学的基本框架，包括秘书职业、秘书部门、秘书工作

2、、秘书职能环境等主要方面。(3)秘书职业与秘书资格的含义。参考答：研究秘书职业，主要是研究秘书职业主体(即秘书)的内涵、分类、秘书职业的性质和特点、职业的现状与发展趋势。由秘书职业的领域或层次分类，进而界定其相应的职业素养，即秘书资格。(4)理解秘书学的学科归属。答：秘书学属于管理科学的范畴，是公共管理学科的分支。这样的学科性质，是由秘书工作本质上的辅助管理性所决定的。(5)简析秘书学的性质和特点。答：、综合性、政治性、应用性(6)秘书学研究有何重要意义？答：、秘书学研究，丰富了我国政治与管理类学科的内函。、秘书学研究，有效地推动了秘书工作的科学化、制度化和规范化。、秘书学研究，可以促进各社会

3、组织管理方式的改善和管理能力的提高。、秘书学研究,极大地推动了秘书专业教育和秘书人才的培养。(7)说明秘书学研究的主要方法。答：秘书学的研究的具体方法，可以归纳为两大类:一、传统的研究方法科学的抽象方法归内和演绎的方法分析与综合的方法比较的方法二、 秘书与秘书工作(1)中国古代秘书的含义。答：由秦代到清代的封建王朝中央集权模式内，”秘书”一词有三方面的涵义：一指宫禁中秘藏之书。二指用隐语来预决吉凶，对未来做出预言的谶纬图录等书。三指官职名称，如秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等。(2)中国当代秘书的含义。参考答：在我国当代，秘书一般是指为党政机关、企事业单位、社会团体乃至为私人服务的、或辅助领导

4、决策、或从事文字工作、或从事行政工作和日常事务、或集多项工作于一身的人员。(3)你对中国当代秘书的含义作何评价? 参考答：尽管我们说官方和学术界大体认同狭义和广义两种表述，但这两种定义还都是存在某些瑕疵的。狭义的秘书定义，是就秘书职业而言的，其内涵对领导机关的秘书长、办公厅主任等部分高级秘书则不完全适用；广义的秘书定义，虽说突出强调了秘书位居领导者“近身”、组织“中枢”的特殊位置，强调了其作为领导者“助手”的职能，也有较广泛的涵盖度，但表述较为繁琐，对问题本质的揭示仍不够简括。不过，随着我国秘书学研究的日益深入，我们相信，学术界对秘书定义的界定将会日臻成熟。(4)理解秘书分类中“按对领导工作的

5、辅助作用划分”和“型”的分类。答：按秘书工作对领导工作辅助作用的大小和影响的深浅，把秘书划分为深层、中层、浅层三个层次，并依此又把秘书划分为高级、中级、初级三个层次。秘书人员大体上可分为参谋型、文字型、公关事务型、技术型和综合型等。(5)简述秘书部门的基本职能?答：1、办理文书的职能。2、信息管理的职能。3、督促检查的职能。4、综合协调的职能。5、参谋辅助的职能。6、后勤保障的职能。7、“不管部”的职能。(6)怎样理解秘书部门“不管部”的职能?答：秘书部门为领导工作拾遗补阙，消灭领导及机关管理工作中的空白点，是“不管部”职能的集中体现。秘书部门工作的全面性、综合性和相对超脱性，决定了它可以成为

6、处理“不管”事务的最佳部门。(7)秘书部门如何优化其运转机制?答：对秘书部门能否正常运转产生影响和制约的因素很多。从秘书部门自身的角度，要优化其运转机制，需特别注意:1.优化组织结构，增加整体功能。2.优化工作目标，明确辅助重点。3.优化工作环境，力争主动服务。(8)理解秘书工作的性质。答:秘书部门的地位和职能，决定了秘书工作是一种为领导者提供综合服务的辅助性管理活动，其性质与特点可概括为：、政策性；、从属性；、辅助性；、机要性；、综合性；、被动性；潜隐性(9)简述秘书工作的内容。答:、日常程序化工作。、领导临时交办的工作。、为领导出主意，当参谋。(10)新形势下对秘书工作的新要求对你有何启示

7、？参考答:随着世界多极化和经济全球化的发展，国与国之间的联系更为密切，综合国力竞争日趋激烈。加入世贸组织后，我国将在更大范围、更深程度上参与国际合作与竞争。在这种情况下，如何学会用开阔的视野和世界的眼光敏锐观察国际上发生的各种变化，正确把握世界大势；如何进一步增强政治敏锐性和政治鉴别力，深刻理解中央为应对复杂的国际局势所采取的战略决策和部署；如何在发挥好我们的政治优势的同时，不断提高按国际通行规则办事的能力。这些都对各级各类秘书机构提出了新的更高的要求。(11)怎样理解我国今后秘书工作的发展趋势？我国秘书工作未来的发展趋势，核心问题就是实现全面现代化的问题。具体反映在以下四个方面： (一)秘书

8、社会职业化 (二)劳动成果商品化 (三)秘书队伍女性化 (四)工作手段现代化(12)简述秘书工作管理理念更新的内涵。答：更新秘书工作管理理念，必须建立在对领导活动的深刻理解、对秘书工作性质的准确把握和对管理方法的科学认识的基础之上。为了充分实现秘书工作参谋助手的辅助功能，必须更新秘啪工作的管理理念。这些新的理念主要包括：主动服务意识，创新意识，参谋意识。信息意识，系统观念，效能观念等。(13)秘书工作对领导工作的价值体现在哪些方面?1为领导工作做铺垫2为领导工作代劳3为领导工作拓展延伸 4为领导工作拾遗补阙(14)理解秘书工作与领导决策的关系。参考答:辅助领导决策.三、 秘书的职能环境(1)简

9、述秘书职能环境的层次结构。答：秘书职能环境分三个层次，即秘书机构内部环境、秘书所在组织内部环境和秘书所在组织外部环境。三个层次的环境相互联系、对秘书工作有着重要的影响。(2)理解秘书职能环境要素关系的内涵。答：秘书职能环境要素关系，主要指的是秘书职能活动中与各有关方面的关系。要素关系，对秘书职能环境及秘书职能活动都有着不同程度的影响。(3)秘书职能环境对秘书工作有何作用?答：1.职能环境内外对秘书工作的规定性；.职能环境对秘书工作的导向性；.职能环境对秘书工作的促动性；.职能环境对秘书工作的机遇性和风险性；(4)怎样理解秘书职能环境资源的开发?答:秘书在工作中开发职能环境资源要注意以下方面：第

10、一，要合理开发领导机关及领导人的影响力资源。第二，要注重开发职能环境中的信息智能资源。 第三，要注重从协调和加强各方面关系中开发职能环境中的能量资源。开发职能环境资源的途径十分广泛，上述三个方面是主要的。秘书有效地开发职能环境资源，有利于增强职能工作的活力和有效性，对领导工作和组织管理也能起到积极的支持作用。(5)怎样优化秘书职能环境?参考答：(一)优化职能环境的立足点:一是必须从客观实际出发，以现实中已经存在的职能环境为立足点，正确地面对职能环境。既要看到消极的一面，又要看到积极的一面，增强适应和改造环境的热情和勇气。二是必须立足于本职工作，在本职岗位上积极发挥作用。三是必须立足于现实需要，

11、处理好现实与长远发展的关系。 (二)优化职能环境的着力点: 秘书优化职能环境的着力点，主要是优化开发具体工作的环境，其关键是优化与领导主辅配合关系，与领导主辅配合在领导身边发挥综合辅助作用，是秘书发挥职能作用的基本形式。(三)优化职能环境的主要途径:秘书优化具体工作的职能环境，主要途径是在其具体的职能工作中，与各有关方面建立、维护和加强相互理解、信任和合作的和谐关系，而不是要在职能工作以外去寻找优化职能环境的途径。(6)秘书职能环境障碍一般有哪些?如何排除这些障碍?参考答：1.信任障碍2.理解障碍3.沟通障碍.略(7)简述秘书处理与领导关系的基础。答：(一)秘书必须精通领导决策的基本知识(二)

12、秘书必须了解领导战略(三)秘书必须懂得政策(8)简述秘书处理与领导关系的方法。答：(一)摆正位置，自觉服务；（二）正确领会，贯彻意图；（三）加强与领导思想沟通;(四)自觉与领导联络个人感情；(9)秘书为领导班子服务要把握和处理哪些关系?答：(一)为主要领导人服务与为领导班子服务；（二）为中心工作服务与为日常工作服务；（三）处理好多头指示，避免酿成矛盾;(四)对口请示避免交叉请求；(五)逐级请示，避免越级请示；（六）加强沟通，避免产生误会；(七)筛选信息，避免说是道非(10)简述秘书人际交往的原则和方法。答：原则：1.关系对等原则2.互利互惠原则3.诚实守信原则4.宽容忍耐原则。方法:1.加强感

13、情投资2.坚持求同存异3.注意换位思考(11)简述秘书与部门关系的形态及处理与部门关系的方法。答：形态:1辅助形态2协调形态,处理方法：强化部门观念。体谅部门实情。促进部门协调(12)理解秘书与新闻媒介的关系。答：新闻媒介不同于一般的公众，而是具有双重人格的特殊公众。对于秘书来说，一方面新闻媒介是社会组织赖以实现公共关系目标的重要媒介；另一方面，新闻媒介又是各种社会组织，是秘书人员必须费力去争取的重要公众。四、秘书工作方法与规律1怎样理解组织管理方法对秘书工作的适用性?答：虽然秘书工作有着自身的特殊性，但组织管理的方法，同样适用于秘书工作。一是组织管理的方法同样要用于对秘书工作的管理。二是秘书

14、工作实务中要运用组织管理方法。三是秘书要适应和配合有关组织管理方法的实施，服务于组织管理。秘书工作属于组织管理系统不可分割的一部分，秘书工作方法必须与组织目标、组织规范、组织需要相契合，必须与组织管理方法有机地融合在一起。2理解秘书工作进程的调度方法。答：1.ABC分类处理方法2.集中办理与分段进行相结合的方法3.统筹计划法3理解海外的几种秘书时间管理方法。答：1.时间表2.统计时间法3.目标时间法4理解秘书工作一般规律及其内涵。答：秘书工作一般规律，即秘书主辅配合近身综合辅助与适应领导对秘书工作公务活动需要的规律，揭示了领导对秘书公务服务需要、秘书工作效果、秘书与领导主辅配合有效程度、秘书工

15、作投入等要素间的关系和联系。5如何运用秘书工作的一般规律?答：秘书工作的一般规律适用于秘书工作的一切领域，对领导如何发挥秘书的职能作用也具有指导意义。1.从目标把握坚持主辅配合的正确方向。2.从主辅加深理解提高辅助有效性。3.从主辅配合协调提高综合辅助的效率。4.从主辅增强素质提高综合辅助的效能6何谓秘书工作的特殊规律?答：秘书工作的特殊规律，是指秘书工作发展和运作实践中，不同领域所特有的规律，它是不同领域里固有的、本质的、稳定的关系和联系。7理解秘书专项职能活动规律及其意义。答：秘书专项职能活动规律，是秘书工作一般规律在各项职能活动中的具体体现在各项秘书职能活动的特定领域起作用。1经常性工作

16、规范化、制度化、科学化2.秘书知识能力素质与其职能要求相适应规律3.领导立意与秘书忠实完整准确表达相一致的写作规律8理解秘书工作中的对立统一规律。答：在秘书工作实践中，对立统普遍存在，从工作内容到运作方式，从主辅关系到工作要求，从工作投入到客观效果等，普遍存在着对立统一关系。遵循对立统一规律，正确处理秘书工作中各要素、各相关方面的联系和关系，在主辅配合近身辅助的实务中就能提高工作效率，优化工作效果。9秘书工作一般性准则的内容是什么?答：秘书工作中的一般性准则，指的是全部秘书职能活动中都应遵守的准则。它是秘书工作一般规律的具体体现，是秘书工作对秘书工作行为的客观要求，也是评价秘书职能活动的重要准

17、则。 (一)正面效益准则(二)以领导工作为核记的准则(三)具体工作流程闭环运作原理10理解具体工作流程闭环运作原理及其对秘书工作的价值。答：具体工作流程闭环运作原理，是指各项业务活动中，各秘书岗位的分工、各工作环节必须有序衔接，首尾相连，形成闭合回路和连续运作的环流，维护工作进程的有序性、稳定性和连续性，充分发挥整体功能。遵从这一原理，秘书工作的辅助决策、会务组织、文书档案工作、受权办事、信访工作、信息处理、督促检查工作、接待工作等，都可按具体工作目标的分解、流程设计、环节衔接，构成首尾相连、有序地连续运作的闭环流程。这样就可避免迷失方向或出现差错，并有助于提高工作效率。11秘书工作专门性准则

18、的内容是什么?答：1.受权理事双重角色准则2.综合协调强化整体功能准则3.有效信息沟通准则五、秘书的综合素养1对秘书部门建设和秘书人员素养的总要求是什么?答：根据国际国内形势的发展变化，结合领导管理工作的需要以及秘书工作的作用与特点，对秘书部门自身建设和秘书人员的基本素养，综合提出以下要求：第一，忠诚坚定，经得起政治考验，始终把政治素质作为自身的第一素质。第二，甘于奉献，耐得住艰苦磨炼，要有一种不图名、不图利、默默无闻、忘我工作的精神境界。第三，廉洁自律，抗得住各种诱惑。第四，业务精湛，担得起服务重任。2理解秘书思想政治修养的内涵。答：1.树立高尚的世界观2.树立法制观念3.树立严格遵守保密纪

19、律的思想4.树立政策观念3理解秘书职业道德修养的内涵。答：1.忠于职守，服务领导2.埋头苦干，甘居幕后3.谦虚谨慎，办事公道4.遵纪守法，廉洁奉公5.属守信用，严守机密4秘书的心理品质有哪些构成要素?答：1.情感口品质.意志品质3.性格品质5何谓秘书的角色意识?答：秘书的角色意识，是指秘书人员在从事秘书工作的实践活动中，经常用秘书工作者的标准衡量其心理、言行，自觉地认识、评价与调节其心理活动的心理状态。6秘书人员怎样培养良好的心理品质?答：1.进入角色，形成并强化秘书的角色意识。2.加强自我修养，形成正确的自我意识。3.在实践中不断总结经验，加强必理品质修养。7简述秘书人员所需知识结构的基本框

20、架。答：1.马克思主义理论知识2.基础知识3.辅助管理知识4.专业知识8简述秘书人员所需能力结构的基本框架。答：表达能力、管理能力、信息处理能国、协调能力、应变能力9理解秘书人员应有的主要技能。答：现代办公机具的打操作。速记与速读。掌握“双语言”。六、秘书部门的信息调研工作1理解并能够应用信息收集的几种主要方法。答：观察法、询访法、问卷法、量表法、购买法、检索法、交换法2信息有哪些表现形态? 答：文字形态、声像形态、记忆形态3理解并能够应用信息分类的方法。答：按对像分类、按主题分类、按形式分类、按来源分类、按内容分类、按“图书资料分类法”或“档案分类法”分类4简述秘书部门收集信息的范围。答：管

21、理系统内部信息、管理系统外部信息5何谓信息处理?其基本要求是什么? 答：信息处理，就是对收集到的信息进行加工、整理、传输、存贮与检索利用的系列活动。信息处理必须及时、准确、系统、适用、经济。6简述信息加工及其主要步骤。答：（一）初级加工1.分类排序2.选择(二)高级加工1.综合分析2.预测分析3.对策研究7选择信息的一般标准是什么? 答：目的需求、完整情况、准确程度8理解信息高级加工对秘书工作的重要意义。答：从信息加工的角度来看，秘书部门的参谋作用具体体现在：协助领导者通过现象来把握本质，抓住工作中的主要矛盾，分辨主流和支流，权衡利弊得失，提出中肯意见；通过收集、研究信息，判断出事物的因果关系

22、，协助领导者预见事物发展的趋势；将丰富的第一手资料提供给领导者，协助领导者在现实可行的基础上，形成新目标、新方案，使领导者的“风险性决策”有更可靠的现实基础。9理解信息存贮与检索的基本要求。答：（一）存贮要求：1.便于查找、提取和利用2.利于机要信息的保密3.要设专人负责信息材料的管理(二)检索要求:1.尽量缩短完成检索过程的时间2.查找需要的信息要全面，尽量避免不相关信息3.查出信息要合乎目的要求，尽量避免不相关的信息。10秘书部门的调查研究有何特点? 答：机关秘书部门作为各级各类党政机关的综合部门，具有接触并处理各类信息的独特优势；但同时又客观地存在着与具体业务的方位差距，工作面宽，综合性

23、强，针对性差，不可能花费集中成块的时间全力以赴开展调查研究工作，这就形成了秘书部门调查研究工作的基本特点。11简述秘书部门调查研究的内容和范围。答：基本情况调查、战略性调查、专题性调查、经验性调查、突发事件调查、12秘书部门开展调研应做哪些准备工作? 答：确定调查研究的目的和对象、学习并准备有关资料、制订调查计划，拟写调查提纲13理解并能够运用调查研究的多种方法。答：(一)从调查对象的确定看调查的方法:1.典型调查2.抽样调查3.重点调查4.普查(二)从如何获取材料看调查的方法1.个别访问2.开调查会3.现场观察4.收集书面材料(三)几种新型调查研究方法:头脑风暴法、对演法、德尔菲法、列名小组

24、法七、秘书部门的公文工作1理解公文及其基本含义。答：概括而言，公文(文件)是法定机关和组织在公务活动中按照规定的格式，经过一定的处理程序制成的书面文字材料，是各级各类机关和组织处理工作的一种工具。公文的这一基本含义，可以从以下几个方面来理解：1，公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。2，公文形成的条件是行使职权和实施管理。3，公文是具有法定效力与规范格式的文件材料。4，公文是办理公务的重要工具之一。2公文有何特点与作用? 答：特点：公文有法定的作者，公文有法定的权威，公文有特定的效用，公文有规范的体式，公文有规定的处理程序。作用： 1领导与指导作用2行为规范作用3传递信息作用4公务联系作用5

25、凭据记载作用3理解公文的一般分类。答：按公文的来源划分:对外文件、收来文件和内部文件。按公文的行文关系划分：上行文、平行文和下行文。按公文的秘密程度和阅读范围分：秘密文件、普通文件和公布文件。按公文制发机关的性质和作用分：法规文件、行政文件和党的文件。按公文内容的性质和特点分：指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等到。4理解公文的文体特征及其构成要素。参考答：特征：实用性、严肃性、程序性。要素略.秘密等级、保密期、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等5理解公文的文稿、文

26、本及其作用。答：公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一内容和形式的文件，在撰写印刷过程中，以及根据使用时的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。 同一份文件，根据它们的不同用途，可分为正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试行本、暂行本等形式；同一内容的文件使用不同的文字就又称为不同文字文本。作用略。6何谓公文的行文和行文关系? 答：公文的行文，是指一份文件从拟制到运转的整个过程。在这里，主要是指文件由发文机关向收文机关的运转。公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。具体来说，行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。7理解公文的行文方

27、向、方式及行文规则答：下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的行文。平行文是指同级机关。或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。行文规则是指机关行文必须遵守的具体规定或准则。下略8何谓公文处理工作? 答：围绕着公文的撰制、收发、办理与管理所做的工作就是公文处理工作。9怎样理解公文处理工作的特点与作用? 答：特点：政治性、时限性、机要性、规范性。作用:助手作用、纽带作用、查考作用。l0公文处理工作的原则与要求是什么? 答：机关公文处理工作的基本原则是：公文处理必须准确、及时、

28、安全、保密，集中统一管理，实事求是，严格遵循行文机关要求和公文处理规定。公文处理工作的具体要求1公文处理必须准确而周密，确保质量 2公文处理必须迅速而及时，注重时效3公文处理必须做到安全可靠，切实保密 4公文处理工作必须加强集中统一管理5公文处理工作必须实事求是，遵规守纪6精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义11收文处理有哪些主要程序? 答：签收、拆封、登记、分发、传阅、拟办、批办、承办、催办、查办、注办12发文处理有哪些主要程序? 答：拟稿、审核、签发、核发、缮印、校对、用印、发文登记、封发13理解公文写作的规程与注意事项。答：规程：1.领导交代发文意图2.确定发文的主旨和应当使用的文

29、种3.收集和选择所需的材料4.拟写提纲，安排结构5.落笔起草，拟写正文6.修改润色，确定初稿。注意问题：1公文拟稿要符合党和国家的方针、政策、法律、法规及有关规定；2拟写的文稿要达到如下要求：情况要确实，观点要明确，条理要清楚，文字要简练，书写要工整，标点要准确，篇幅力求简短；3文稿中的人名、地名、数字、引文要准确，日期应写明具体年、月、日； 4文稿中如引用某份公文，应当先引标题，后引发文字号； 5文稿中涉及计量单位时，必须使用国家法定的标准计量单位； 6拟写文稿，用词要准确，用字要规范。7公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须

30、使用汉字外，其他应当使用阿拉伯数字14对公文写作人员的修养有哪些要求? 答：1.必须具备较好的政治品质2.有一定的政策理论水平3.熟悉业务和机关工作情况4.有较宽的知识面5.有扎实的语言文字功底。八、秘书部门与会务工作1理解会议的构成要素。答：从形式上看，会议要由会议名称、会议时间、会议地点、会议主持者、与会人员、会议的主题、会议的方式方法、会议的结果等八个要素构成。从会议内容上看，会议要由会议的指导思想、会议的任务、会议的目的、会议的作用、实现会议目的的手段等五个要素构成。从人员上看，会议都有出席人员、主持人员。较大的会议还要有秘书人员和服务人员等。2会议有哪些主要类型? 答：按规模划分，则

31、有特大型会议、大型会议、中型会议、小型和微型会议。按照性质和内容划分，则有法定会议、决策性会议、专门性会议、学术性会议、动员性会议、纪念性会议、外事性会议、协商性会议、布置或总结工作会议、国际性会议、综合性会议等。按方式划分，则有代表大会、协商会议、联席会议、座谈会、现场会、观摩会、电话会、有线广播会、电视会等多种。其中有集中进行的会议，有分散进行的会议，或集中、分散结合进行的会议按社会领域划分，有政治领域、经济领域、文化领域和其他社会领域各级各部门的各类会议。3理解会议的积极作用和消极作用。答：1会议的积极作用:会议对于发扬民主，交流思想，通达情况，协调意见、行动，促进团结，进行决策，贯彻政策，加快工作节奏，加速问题的解决，实现集中统一领导，具有重要作用。2会议的消极作用:那些过多过滥、质量低劣的会议，极易造成信息重复，加大人力、物力和财力的浪费，并不断助长官僚主义、形式主义和吃喝馈赠等不良风气。4简述会议的一般进程。答：1.会议的准备附段2.会议的进行阶段3.会议形成意见的传达、催办阶段5说明会议预案的主要内容。答：会议预案的内容一般涉及以下方面：会议名称、会议主题、会议的时间和地点、会议规模、与会人员、会议日程和议