办公小秘诀word和excel.docx

1、办公小秘诀word和excel办公小秘诀Word及Excel105、设置表格中的数值按小数点对齐：1）单击选中需要进行对齐设置的单元格；2）单击菜单栏上的“格式制表位”命令；3）接着将打开“制表位”对话框，在“制表位位置”文本框中输入值，可激活“设置”命令按钮，否则“设置”按钮显示为灰色。在“对齐方式”区域中选择“小数点对齐”选项按钮，设置“前导符”为“无”，最后单击“设置”按钮；4）系统将我们添加的制表位位置“4字符”添加到“制表位位置”列表中，单击“确定”按钮，将该制表符添加到文档中；5）此时，在程度标尺对应的位置，您会看到插入了“小数点对齐式制表符”；6）在表格中输入数据，该列表中的所有

2、数据会自动按小数点对齐；7）这里需要特殊注意的是，对于需要设置“按小数点对齐”的单元格，其对齐方式必需设置为“左对齐”，否则无效。97、制造图章：1）单击“绘图”工具栏上的“椭圆”按钮,热血江湖sf家族群，按住shift键，在页而上拖出一个圆形至需要的大小；2）右键单击圆形，在右键菜单中选择“设置自选图形格式”“颜色和线条”标签，在“填充”区域中将“颜色”设为“无填充颜色”，在“线条”中，颜色设为红色，线型设为实线，粗细设为3磅；3）单击“绘图”工具栏上的“插入艺术字”按钮，打开“艺术字库”对话框，插入第一排右数第四个的艺术字形状（由于制作图章需要的是实心并且不带有暗影的文字）；4）在“编辑艺

3、术字文字”对话框中，输入图章所要表现的公司名称，单击“确定”按钮可插入艺术字；5）右键单击艺术字，在右键菜单中选择“设置自选图形格式”，在“颜色与线条”选项卡的“填充”区域中，将“颜色”和“线条”都设为红色，这时艺术字默认版式为“嵌入型”，不便于调整和组合，在“版式”选项卡中把它设为“浮于文字上方”，这样就可任意调整它的位置和形状了；6）单击艺术字，显示“艺术字”工具栏，再单击“艺术字”工具栏上的“艺术字形状”按钮，从形状列表中选择“细上弯弧”；7）拖动艺术字某一角上的圆形手柄，把它调整为圆弧形，再拖动艺术字左边的黄色菱形手柄，调整好艺术字围绕的弧度。如果文字有些拥挤，可以单击“艺术字”工具栏

4、“艺术字字符间距”按钮，选择“稀少”，这样文字就可分得稍微开一些。调整合适后，将艺术字拖到圆形上方恰当的位置；8）单击“绘图”工具栏上的“自选图形星与旗号”命令，选择“五角星”按钮，拖动鼠标，在屏幕上绘制出恰当大小的五角星形，然后将五角星移至图章的中心位置；9）按住键盘上的Shift键，依次单击选中圆形、艺术字及五角星形后，鼠标右键单击，从弹出的菜单中选择“组合组合”命令；10）至此，图章的制作过程就完成了，选中组合后的图像，将它复制至文章的题名位置，为了使效果更接近真实，还可以旋转到必定的角度。101、为折页添加自动页码：1）在新建的文档中，单击“格局分栏”，在弹出的分栏框中选择三栏，并将“

5、栏宽相等”前的勾往除，分辨输入三栏的列宽尺寸；2）输入相应的文档后，开端添加每栏的页码；3）单击“插入页码”命令，打开“页码”对话框，在“对齐方法”列表中选择“居中”，选择“首页显示页码”复选框后，单击“断定”按钮；4）选定插入的页码，此时，可主动切换至“页眉和页脚”视图，同时，屏幕上会自动显示“页眉和页脚”工具栏；5）坚持当前视图为“页眉和页脚”视图，然后单击“插入书签”菜单命令，在“书签”对话框中的“书签名”文本框中输入名称“PAGENUM”，它可是是正当的任意字符，然后单击“添加”命令按钮；6）返回到“页眉和页脚”视图中，单击“插入域”命令；7）体系将打开“域”对话框，在“域名”列表中选

6、择“=（Formula）”，然后单击右侧的“域属性”区域中的“公式”按钮；8）接着在打开的“公式”对话框中的“公式”下的文本框中输入公式“=3*PAGENUM- (3-1) ”，然后单击“确定”按钮，返回文档的“页眉和页脚”视图中，系统将自动盘算所得的成果，值“1”会插入到页脚区域中；8）键入空格将光标指针移到页面中第二栏内容的下方，再次单击“插入域”命令，然后在“域”对话框中单击“公式”按钮，在“公式”对话框中输入公式：“=3*PAGENUM- (3-2) ”；9）反复上一步操作进程，为第三栏页码输入“=3*PAGENUM- (3-3) ”；10）至此，将一个Word页面中的三个折页页码都添

7、加完毕了，这里需要注意的是，Word原来的页码此时也显示在屏幕上，但是尽对不能将其删除，只能将其的色彩设置为白色。104、Word表格的复制与粘贴：1）单击选择需要复制的单元格区域；2）要把复制的对象参加到某一表格内部，可以先将插入点置于插入位置的下一行，单击右键，选择快捷键菜单中的“粘贴行”命令。如果粘贴的位置正好是被复制行之后，可以选中被复制的内容，直接右键单击，从弹出的菜单中选择“粘贴行”命令；3）将插入点置于表格下面的一行，单击右键，选择“通过追加表粘贴”命令，复制的表格将以和上表等列宽的方式追加在下面，通常，采取这种方式粘贴的表格框线格式都会丧失；4）如果仅需要粘贴某个单元格的内容，

8、可以首先选择该单元格，单击“复制”命令，然后再单击选项中目的单元格，右键单击，从弹出的菜单中选择“粘贴单元格”；5）还有一种粘贴方式，就是在快捷菜单中选择“粘贴为嵌套表格”命令。109、插图自动编号和交叉引用题注：在编辑长文档时，经常会碰到插入很多图片的情形。插入图片后，随之而来的就是插入图片的编号，在Word中，针对图片、表格、公式一类的对象，为它们树立的带有编号的阐明段落，即称之为“题注”。为插图编号后，还要在正文中设置引用说明，比如正文中会呈现“如图1”等相似的文字。很显然，引用说明文字和图片是相对应的，我们称这一引用关系为“交叉引用”。清楚概念后，接下来先容如何让Word自动为插入图编

9、号，以及应用“交叉引用”功效在文档正文中为插图设置引用的解释文字，即“交叉引用题注”。1）单击菜单栏中的“插入图片来自文件”命令；2）接着体系会打开“插入图片”对话框，从“素材图片”文件夹中选择“图1”，然后单击“插入”命令；3）选定插入的图片，用鼠标右键单击，从弹出的快捷菜单中选择“题注”命令；4）接着打开“题注”对话框，在对话框中的“题注”标签下的文本框中默认的题注为“图表1”，默认的“标签”为“图表”，可以单击其旁边的下拉箭头，从下拉列表中选择其他的标签样式，如果没有适合的，请单击“新建标签”按钮来新建标签；5）在“新建标签”对话框中的“标签”文本框中输入“图”，注意不要输入任何的数字，

10、实际编号Word会自动处置，输入完毕后，单击“肯定”按钮返回“题注”对话框；6）此时在“题注”对话框中，“题注”已自动更改为“图1”。由于我们盼望每次插入图片后Word都可以自动为插图编号，所以请单击“自动插入题注”命令按钮；7）在打开的“自动插入题注”对话框中的“插入时添加题注”列表中，勾选“Microsoft Word图片”复选框，然后在“选项”区域的“使用标签”下接列表中选择“图”。如果想要对图片的编号样式做出修正，请单击“编号”按钮；8）接着系统打开“题注编号”对话框，单击格式下拉列表，可以从中选择合适的编号格式，这里保存默认的选项，即阿拉伯数字1、2、3的编号格式；9）单击“确定”按

11、钮返回“自动插入题注”对话框，单击“选项”区域的“位置”下拉列表，“题注”有两种位置，一种是在“项目下方”，另一种是在“项目上方”，请选择“项目上方”，然后单击“确定”按钮；10）自动插入到图片的题注，Word将题注作为文本插入，但是将题注的编号作为域插入的；11）在自动插入的是题注后添加图片的文字标题，然后选择题注行文字，单击“格式”工具栏上的“居中”按钮使其居中排列；12）把其余的图片都插入到文档中，并添加标题；13）在正文中需要添加插图1引用说明的位置输入文字（），为了差别，将该段文字字体设置为“蓝色”，然后将光标置于小括号中；14）单击“插入引用交叉引用”命令；15）接着打开“交叉引用

12、”对话框，在“引用类型”下拉列表中选择“图”；16）在该对话框的“引用内容”下拉列表中选择“只有标签和编号”；17）此时，文档中所有题注会自动添加到“交叉引用”对话框中的“引用哪一个题注”列表中，此时，请从该列表中选择“图1”，然后单击“插入”按钮；18）这里，“交叉引用”对话框并没有关闭，可以移动插入点到引用图2的位置，然后从“引用到哪一个题注”列表中选择“图2”，单击“插入”按钮。重复该步骤，为文档中所有的图片添加“交叉引用”题注解释。插入到文档中的“交叉引用”是以域的方式插入的，如果您的电脑设置了“始终显示”域底纹，您就会很轻易知道这一点的。注：使用“交叉引用”和“题注”的一个最大的长处

13、是，如果其中的某幅图片需要删除，只需要选中全部文档，按下键盘上的F9键，Word就可以自动更新域，让后面的题注和引用说明自动更新。112、设置两种不同的页码样式：1）我们希看正文部分的奇数页能从“第一章 概述”标题所在的页开始，由于文档中插入的目录页数共5页，该页排在了偶数页，所以在该页之前插入一空白页；2）将插入点置于新插入的空白页的最后一行，单击“插入分隔符”命令，然后在“分隔符”对话框中的“分节符类型”框中选择“连续”选项按包；3）单击“确定”按钮，插入文档中空白页的分节符；4）此时，从分节符的位置开始，分节符之前的为第1节，分节符之后的为第2节，切换到页眉页脚视图中可以看到；5）切换到

14、第1节中的页脚视图中，单击“插入页码”命令，在打开的“页码”对话框中单击“格式”命令，在弹出的“页码格式”对话框，在“数字格式”下拉列表中选择“a、b、c，”格式，在“页码编排”区域中选择“起始页码”选项按钮，并设置起始页码为“a”；6）第2节中的页码将依照本来设置的格式从第2页开始编号，章标题“第一章 概述”所在页的正分部分的首页，在该页中不会显示页眉和页脚，直到还原到和插入目录前的后果一致为止。110、利用大纲视图创建纲目结构：文档的纲目构造是评价一篇文档好坏的主要尺度之一。同时，若要高效力地完成一篇长文档，文档的纲目结构应当是首先完成的工作，大纲视图是构建文档纲目构造的最佳道路。在大纲视

15、图中创建文档纲目构造的操作步骤如下：1）启动Word2003，新建一空白文档“文档1”，单击菜单栏中的“视图大纲”视图命令切换到大纲视图；2）接着，屏幕上将显示大纲的方式，同时，还将打开“大纲”工具栏；3）在文档开始的插入点输入内容，首先输入一级标题，您会发现输入的文字在“大纲”工作栏中被自动默以为是“1级”，而且所输入的文字被自动应用了内建样式“标题1”。可以单击“格式样式和格式”命令打开“样式和格式”义务窗格，以便更明白地看到当前文字所应用的样式确切是“标题1”。这是为什么呢？为什么会Word会自动应用样式“标题1”呢？这正是大纲视图的特色，它节俭了我们用常规方法处理文档时手动设置标题样式

16、的时光；4）接着输入完所有的一级标题；5）持续向文档中添加二级标题，但Word仍然把它当作一级标题，单击“大纲”工具栏中的“大纲级别”框中显示为“2级”，该段落前的段落掌握符向右移动一位，表现该标题降了一级，先前输入的内容所应用的样式也自动更改为“标题2”，按下键盘上的Tab键，也可以起到下降级别的作用；6）输入所有的节标题，并将它们设置为“二级”，公司章程的纲目结构制造完成了。100、电脑节促销宣扬海报：1）执行菜单栏上的“插入文本框”命令，或者单击“绘图”工具栏上的“文本框”命令按钮，利用文本框创建海报框架；2）单击“格式背景填充效果”命令，在接着打开的“填充效果”对话框中单击“纹理”选项

17、卡标签，从“纹理”列表框中选择“蓝色面巾纸”，最后，单击“确定”按钮；3）单击“绘图”工具栏上的“自选图形基础外形圆角矩形”命令，在文档的上方绘制一圆角矩形，然后设置该圆角矩形填充色为“酸橙色”，线条为“浅橙色”，线型为3磅；4）单击“绘图”工具栏中的“插入艺术字”命令按钮，打开“艺术字库”对话框，在“请选择一种艺术字样式”列表中选择第三排最后一个的样式后，单击“确定”按钮；5）接着，系统弹出“编辑艺术字文字”对话框，在“文字”文本框中输入“到三味书屋配电脑了！”，输入完毕后，单击“确定”按钮；6）此时，需要注意的是，如果自选图形的版式设置不准确的话，很难调整它们之间的位置，所以请右键单击圆角

18、矩形，从弹出的快捷菜单中选择“设置自选图形格式”命令，在“设置自选图形格式”对话框中单击“版式”选项卡标签，选择“衬于文字下方”围绕方式；7）拖动艺术字到自选图形的上方，艺术字的四周会出现小方块的控点，同时屏幕上还将显示“艺术字”工具栏，如果您此时对艺术字的样式或者颜色等不满足，还可以通过该工具栏上的相应命令对其进行调整；8）单击“插入文本框横排”命令，在标题的右侧下插入一个横式文本框，然后在其中添加文字，也就是本次电脑促销节促销运动的具体内容，并且将文本框设置为无填充色；9）单击“绘图”工具栏上的“自选图形星与旗号爆炸形1”命令；10）拖曳鼠标在屏幕上的恰当位置绘制出选定的图形，并将图形填充

19、为“黄色”，在该图形中添加文字“促销”，设置字体魄式为“华文琥珀”、字号“小一”；11）单击选中插入的星形，单击“绘图”工具栏上的“暗影样式”按钮，打开下拉菜单，并在其中选择“暗影样式16”；12）单击“绘图”工具栏上的“矩形”按钮，绘制矩形，并将该矩形的填充颜色设置为“浅橙色”，这框颜色设置为“玄色”；然后为该矩形添加文字，矩形中的文字格式为“华文行楷”、“一号”；13）单击“插入文本框横排”命令，在文档的空白处插入相干文字，同样也将文本框设置为透明效果；14）单击选中该文本框，单击“常用”工具栏上的“更改文字方向”按钮，将文本框中的文本方向设置为竖式；15）用同样的方法，在文档中插入文本框

20、的图片，同样主要的一点是，在图文并茂的编排方式中，为了机动调整移位对象，请不要将对象的围绕方向设置为“嵌入型”；16）该文档终极效果如下。72、巧用“单色打印”如果将运用了彩色格式的Excel工作表通过黑白打印机打印，会发现效果欠佳。本来，在黑白打印机上，Excel是以不同的灰度来打印彩色效果。那么怎样用黑白打印机打印彩色格式的工作表呢？点选“文件/页面设置/工作表”，勾选“单色打印”复选框。73、奇妙计算公式中的部分值在使用Excel计算数据的过程中，经常会使用一些比拟复杂的公式，比如“D7*E7*D8+D9/E9*E10+E11”，如果需要计算公式中的部分结果，可以单击公式所在的单元格，然

21、后在编辑栏中，选中公式中的某个部分，比如“D9/E9*E10”，按下“F9”键即可显示部分公式计算结果“2733”，需要退出时，按下“Ctrl+Z”键即可回到本来的公式状况。74、快速选定“空白”和“数据”单元格打开Excel，选择“编辑/定位”，在“定位”窗口中，按下“定位条件”按钮，选择“定位条件”中的“空值”，是理选择“常量”，这样就可以将所有的空白或者含有数据的单元格选定了。75、让字符站起来在Word文档中，如果有竖排文字，其中非汉字的字母、数字和其他字符都是“躺”着的，如何让它们站起来呢？选中字符，然后打开“格式/中文版式”，单击“纵横混排”，选中“适应行宽”，单击“确定”按钮，现

22、在，选中的字符就站起来了。76、只给文字加下划线在Word文档中，有一段带着空格键的文本，现在你只想给该段文本中的文字加高低划线，而疏忽其中的空格，此时，请选中该段文本，然后按下“Ctrl+Shift+W”键就OK了。77、Excel中打消0值在Excel中当单元格计算成果为0时，默认会显示0，这看起来显示有点碍眼。如果你也和我一样盼望单元格为0时显示为空白，那么你可以试试下面的办法。打开“工具/选项/视图”，撤消“0值”复选项前的，确定后，当前工作表中的值为0的单元格将全部是空白。78、快速输入间隔号在Word中输入国外人名时，经常需要输入人名间隔号“”，只要按下“Shift+”即可。79、

23、巧用特别符号绘制分隔线持续输入3个以上的“*”、“=”、“”、“_”、“#”、“-”等回车就会呈现不同式样的分隔线，你试试！80、用“Alt+Enter”快速重输在用Word编辑文稿时，常会碰到刚输入的文字或图画内容接着又要反复输入。此时用复制方法当然可行，但不够快捷，实在，此时只要再同时按下“Alt+Enter”组合键，那么刚才输入的内容会被自动重新输入一遍，若再按会再重复。81、文字旋转轻松做在Word中可以通过“文字方向”命令来改变文字的方向，但我发现如果要将文字逆时针旋转90度的话，还可以用下面简捷的方法来做。选中要设置的文字内容，只要把字体设置成“字体”或“黑体”就可使这些文字逆时针

24、旋转90度了。82、用分节符设置混杂版面有一个Word文档，只想对其中的一页文本竖排设置，其余则坚持原有格式，如果先选择这部分文字再执行“格式”菜单下的“文字方向”命令，结果是全部文档都被竖排了。这时我们可以应用参加“分节符”来到达目标。将光标移到这页文字的开头，执行“插入”菜单下的“分隔符”命令，在弹出窗口中选“分节符类型”下的“下一页”或“持续”，用同样方法在这页结尾处也插入一个分节符，最后选择这页文字（结尾的分节符不能选入）改为竖排即可。83、Excel中插入持续空白行假如想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动自此行开端选择相应的行数，然后单击右键，选择插入，如果在每一行上面均插入

25、一空缺行，按住Ctrl键，依次单击要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插进即可。84、Excel快速输入大写中文数字将光标移至需要输入大写数字的单元格中。利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字（如123.45）。右击该单元格，点击“设置单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡，再从“分类”列表框中选择“中文大写数字”选项。最后单击“确定”按钮，这时用户输入的123.45就自动变为“壹佰贰拾叁点肆伍”。85、多个工作表的页眉和页脚同时设置我们有时要把一个Excel文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚，分辨对一张张工作表往设置感到很烦琐，假如用下面的措施就可以一次将多个工作表中的页眉和页脚同

26、时设置好。具体做法是：把鼠标移到工作表的名称处，然后点击右键，在弹出的菜单中选择“选择全体工作表”的菜单项，这时再进行页眉和页脚设置是针对全部工作表了。86、断定成就等级和统计各分数段人数在H5：H24中输入从50至100的不同数字，单击I5单元格，输入公式=IF(H5=85,优,IF(H5=70,良,IF(H5=85”)”，统计大于85分的学生人数；在D29单元格中输入公式“=countif(I5:I24,“=70”)-D29”，这个公式是将大于70分的学生人数统计出来，减往大于即是85分的学生，从而得到成就在70到85之间的人数。87、快速拜访经常使用的文档在Word中最近用过的文档会出现

27、在“文件”菜单中，不过它只保留在最后的四个，其实我们可以使用“工作”来为所欲为地定制需要经常打开的文档。首先，须要将“工作”菜单添加到菜单栏或工具栏中：在“工具”菜单中，点击“自定义”，然后点击“命令”选项卡，在“种别”方框中，点击“内置菜单”，点击“命令”方框中的“工作”，把它拖动到菜单栏或工具栏中。以后，如果要将当前的文档添加到“工作”菜单中，只要点击“工作”菜单，选择“添加到工作菜单”命令即可，如果要在“工作”菜单中删除一个文档，可以按CTRL+ALT+-（破折号键），此时指针将变成为粗体下划线，在“工作”菜单中，点击愿望删除的文档就可以了。88、打造整洁的Word公式使用Word的公式

28、编辑器创建公式后，你如果觉得其中的公式不整洁（特殊是矩阵情势的公式），那么你可以通过下列方式进行微调：双击该公式使之进入编辑状况，再选中需要调整的项；按下Ctrl键后，利用光标上下左右移动对该项进行微调，重复上述步骤，直到将公式位置调整到满足为止。89、快速准确调剂表格宽度在一篇Word文档中，绘制一表格，为了调整单元格宽度，可将鼠标移至单元格缝隙处按左键，当双向光标出现时则可调节单元格宽度，但有时却总是差那么一点点无法与其它单元格对齐，这时可同时按下右键，则可方便的进行精确的调整啦！（记住位置对好后，应先松鼠标左键，再松右键）；当然也可按下Alt+鼠标左键进行精确调整，不过也应先松鼠标左键，

29、再松Alt键。90、改变文本框的外形可以插入一个自选图形，右键单击选择“添加文字”，则此时这个自选图形就像一个文本框一样，不仅可以输入文字，还可以和其它文本框衔接。91、制止Word中图形随段落移动选中文档中需要制止移动的图片，用鼠标右键单击它打开快捷菜单，选择“设置图片格式”命令，再单击“版式”选项卡中的“高级”按钮，打开“高等版式”对话框中的“图片位置”选项卡。将其中的“对象随文字移动”选项前的勾去掉。单击“确定”即可。92、三种好学有用的Excel函数应用1）随机编排考号：学校在组织考试时，常需要将学号（报名号）次序打乱，并随机编排考号，使用随机函数（RAND）即可实现。方法：先在B列和

30、C列输入学号及考生姓名，然后再在D2单元格内输入公式“=rand()”并向下填充，这样在D列的每个单元格就发生了一个01之间的随机数；然后将光标放入D列，点击工具栏上的“升序排列”按钮或“降序排列”按钮，都将重新随机排列一次；最后在A2单元格输入第一个考号，并按序列向下填充，再将D列删除或数据清空即可。2）打消计算误差在用Excel为学校编制工资表时，在E3单元格中输入公式“=（C3+D3）*3%”并向下填充，则在E7中的合计结果“125.04”却与实际结果“125.05”不符，究其原因，原来是单元格中的显示值与寄存值不一致造成的，例如E4单元格显示的值是“32.06”,而实际寄存的值是“32

31、.55”,计算时采用的是寄存值而非显示值，所以造成计算误差。要解决上面的问题，只要利用四舍五入函数(ROUND)将E3单元格中的公式改成“=round(C3+D3)*3%,2)”并向下填充即可。3）为测验成就排名在统计学生成绩时，一般要对总分进行排名，只要利用排序函数（RANK）在G2单元格输入公式“=rank(F2,$F$2:$F$6,0)即可。93、接收公式标记，简化公式输入常见的公式都是“C2=A2+B2”等等模式，一般人看了不能立即懂得，能否把公式写成“合计=工资+资金”？方法：把表格的第一行设置成字段名称，然后在“工具/选项/重新计算”中选定“接收公式标记”，输入上述公式即可。94、字体大小任我调在Word中有几种方式可以任意改变文字的大小。逐渐缩放：选中要调剂的文字后，按下“Ctrl+”可逐渐放大文字，而按下“Ct