完整版Office基本操作教程.docx

1、完整版Office基本操作教程Office 基本操作第一章：基础知识1、美国徽软公司开发的办公集成软件Word 文字处理Excel 电子表格2、Word 的启动与退出（1）启动：方法一、双击桌面 Word 图标方法二、开始/程序方法三、选择 Word 图标，点击鼠标右键，在弹出的菜单中选择打开；（2）、退出方法一、Alt+F4方法二、双击系统图标； 方法三、单击关闭按钮； 3、Word xp 视窗（1）、标题栏作用：显示系统图标，文件名称等；操作：双击实现“最大化”与“还原”间切换，拖动实现窗口移动；（2）、菜单栏作用：包含应用程序所有功能；操作：1、打开菜单项方法一、鼠标单击 方法二、Alt

2、+对应字母2、自定义菜单项方法：选择工具/自定义，出现对话框 选择“命令”选项下的内置菜单，用鼠标拖拉菜单，即可添加/删除菜单；3、工具栏操作：1、拖动实现位置移动（可移动到作何位置）2、显示 隐藏工具栏方法一：“视图”/工具栏单击勾选相应项目；方法二：右击菜单栏/工具栏空白处4、标尺栏作用：段落缩进、边距调整、表格行/宽 高等调整；垂直 水平操作：1、度量单位的改变工具/选项/常规2、显示/隐藏方法一：视图/标尺5、工作区：用户编辑文档的地方；6、状态栏：显示当前操作状态，插入点位置信息等；7、任务窗格：及时提供操作需要的命令等，也可自得选择任务窗格内容；操作：1、显示和隐藏；选择“视图”菜

3、单，在弹出的菜单勾选任务窗格则显示，反之隐藏；2、切换窗格内容；点击任务窗格中的三角形，可弹出菜单，选择相应内容；8、文档的操作a、新建方法一：文件/新建方法二：Ctrl+N方法三：点击工具栏上的新建按钮；b、打开方法一、文件/打开 或 Ctrl+O 键方法二、点击工具栏上打开按钮；在打开对话框中 ，指定文件所在文件夹，指定文件名；指定打开形式，单击打开右边的向下三角形按钮，以只读方式打开，只能对文档进行查看，不能进行更改；以副本方式打开，在包含源文件的文件夹中创建文件的一个新副本；C、保存普通保存方法一：文件/保存 或 Ctrl+S方法二：点击工具栏上保存按钮；在保存对话框中，设定保存位置，

4、指定文件名，指定保存类型；注：以上保存执行首次后，现保存，对话框不现出现，如需另存或查看保存情况，须执行“文件”/“另存为”自动保存为了防止意外的死机或断电造成数据丢失，让计算机每隔一段时间自动执行保存命令；方法：工具/选项/保存选项卡勾选设置自动保存时间间隔多少分钟；安全性功能：设置打开权限密码：无密码则无法打开文档；设置修改权限密码：无密码将无法将修改文档保存在硬盘中；设置方法：1、工具/选项/安全性2、在保存文件对话框中，单击“工具”/安全选项9、文档常用编辑（1）、选中方法：鼠标任意区域拖动句：Ctrl+单击任意位置行：行前单击段：行前双击整篇：任意行前三击/Ctrl+任意行前单击Ct

5、rl+A 全选（2）、删除方法：a、选中b、Del/退格注：如欲删除已输入新文本内容，可直接选中，删除内容后输入，因为“工具”/“选项”/“编辑”选项卡中， 键入内容替换所选内容，处于自动选取状态；C、移动方法：1、拖动 2、剪贴板：剪切、定位、粘贴d、复制方法一：Ctrl+鼠标拖动方法二：剪切板：复制、定位、粘贴10、文本及特殊符号的输入文本默认方向：水平：由左而右 两端对齐 垂直：由上而下 靠上对齐段落“按 Enter 产生手动换行（不产生新段落）Shift+Enter Shift+4:中文状态下显示人民币符号； Shift+6:中文状态下显示省略号； “”：中文状态下显示顿号；“”：中文

6、状态下显示书名号；即点即输：工具/选项/编辑下选中即点即输（只有在页面视图 web 版式中有效）特殊符号 方法“插入/符号”插入公式方法：插入/对象/microsoft 公式 3.0第二章：字符格式化一、字符格式化的三种方法方法一、菜单选中文字内容，点击“格式”/“字体”弹出对话框；字体选项卡 中西字体 （默认宋体五号字）字型：加粗、倾斜、加粗倾斜；字号：磅值表示法；着重号：对应字符加下点；方法二、工具栏按钮；方法三、快捷键的使用；加粗 Ctrl+B 倾斜 Ctrl+I 下划线 Ctrl+U上标 Shift+Ctrl+= 下标 Ctrl+= 撤消 Ctrl+z二、字符大小写方法：选中字符 格式

7、/更改大小写；小写：选中字符都以小写显示；词首字母大写：每个单词首字母大写；三、中文版式格式/中文版式；1、拼音指南 2、带圈字符 3、纵横混排 4、双行合一 5、合并字符；四、查找与替换；查找：用于查找文档中指定字符或指定格式的字符；替换：用于以指定字符替换文档中符合条件的字符，或以指定格式替换文档中符合特定条件的字符的格式；方法：查找编辑/查找（Ctrl+F)指定查找字符查找指定查找字符格式：单击高级/格式查找下一处符合条件的字符：查找下一处；指定查找范围：单击高级/全部/向上/向下；替换（Ctrl+H)编辑/替换 指定替换对象指定替换结果字符；指定替换结果字符的格式：单击高级/格式；五、

8、字符格式的查看和复制1、查看格式/显示格式2、复制方法：格式刷双击格式刷：多次复制，按 ESC 键退出格式刷状态；单击格式刷：单击复制后光标自动恢复原状；第三节：段落格式化一、段落格式化1、缩进：段落各行与页左、右边距之间的距离；方法一：标尺首行缩进：光标所在或选中各段的首行缩进控制；悬挂缩进：光标所在或选中各段的首得之外各行缩进；左缩进：光标所在或选中各段的所在行左端缩进；右缩进：光标所在或选中各段的所有行右端缩进；方法二：对话框格式/段落/缩进与间距左缩进右缩进特殊格式：首行缩进 悬挂缩进方法三：工具栏按钮视图/工具栏/格式点击增加缩进量：减少缩进量按钮间距段间距 格式/段落/缩进与间距段

9、前距 段后距行距格式/段落/缩进与间距 单倍 1.5 倍 2 倍 最小值 固定值固定值与最小值的区别行距指定为一定宽度的最小值时，当行中学符增大时，行距随之变化，而设为固定值时，行距值永远不因行中字符的变化而调整；3、对齐方式（1）、对齐方式的类型左对齐：段落中各行沿页面左边距处向右分布；两端对齐：段落中各行两端与页面左右距对齐；居中：段落中各行沿页面边距中点线对齐；右对齐：段落中各行从页面右边距处向左分布；（2）、设置方法一、工具栏按钮，点击对应按钮；方法二、快捷键Ctrl+L 左对齐 Ctrl+E 居中 Ctrl+J 两端对齐Ctrl+R 右对齐 Ctrl+Shift+D 分散对齐方法三、

10、对话框格式/段落/缩进与间距/对齐方式二、项目符号和编号（1）、自动项目符号使用方法一、* 空格/输入文字 （退格消除或再击回车）方法二、格式/项目符号和编号方法三、点击工具栏中的对应按钮；（2）、自动编号使用方法、“1、文字”回车或 1.文字注：以上两项功能的前提为：工具/自动更正选项/键入时自动勾选自动项目符号；勾选自动编号列表；（3）、编号的自定义格式/项目符号和编号/编号选择已有编号类型或单击自定义设置符号/编号类型设置位置 文字位置设置确定三、首字下沉作用：使选中段落中首字放大并下沉或悬挂段前；操作：选中段落或光标定位于段中格式/首字下沉设置下沉类型：下沉或悬挂下沉行数设置 下沉字符

11、字体设置 注：大纲视图不可以设首字下沉；四、边框和底纹1、边框方法一、对话框（1）、选中段落（2）、格式/边框和底纹（3）、对话框边框类型设置 框线线型设置 框线粗细设置 框线类型：上、下、左右应用范围：段落、文字方法二、工具栏按钮（视图/工具栏/表格和边框）（1）、选中段落（2）、在工具栏选择线型（3）、设置线条粗细（4）、在工具栏上选择线条颜色；（5）、在工具栏上选择外框线；2、底纹方法一、对话框选中段落格式/边框和底纹/底纹选择底纹色及灰度应用范围：段落文字方法二、工具栏按钮选中文字对象单击底纹颜色按钮（表格和边框工具栏）五、分栏1、分栏方法选中栏段落或节格式/分栏设置分栏数目设置栏宽与

12、栏间距栏宽相等，若不选中，可分别设置各栏分隔线，选中则栏间出现一竖线；2、平衡栏高度方法一、强制截栏定位于截断处插入/分隔符/分栏符方法二、在文档最后插入空段落符号选取该符号之处的文档，执行分栏命令第四讲 图文混排一、文本框1、文本框的创建（1）、方法一：插入/文本框/横排/竖排方法二：单击绘图工具栏中的横排/竖排按钮；（2）、单击文档区，或在文档区拖拉绘制；（3）、输入文字2、文本框的编辑（1）、大小方法一：拖动八个控制点（2）、位置方法一、拖动文本框（3）、形状：选中文本框（单击框线）点击绘图按钮/改变自选图形/选择新的形状；（4）、填充及线条色方法一、点击填充颜色按钮（绘图/工具栏中）点

13、击线条颜色按钮方法二、“文本框格式”对话框3、文本框格式对话框选中文本框格式/文本框颜色与线条选项卡填充：选择颜色及透明度；线条:设置线条颜色、虚实、线型、粗细；大小选项卡尺寸和旋转：高、宽、精确设定及旋转角度；缩放：按百分比对高、宽缩放不影响其中文字；锁定纵横比：选中该项，上述缩放及尺寸将保持不变的高宽比例；“版式”选项环绕方式：五种基本环绕方式嵌入型：文本框或图形以插入点处一个字符的位置出现，可用鼠标直接拖动但影响行高。四周型：文本框图片的边界框外，允许文字环绕；紧密型：文字环绕在文本框或图片的轮廓四周；衬于文字下方：文本框或图片放在文字下方，选取时要使“绘图”工具栏中斜向箭头按钮处于按下

14、状态，单击浮于文字上方：是最适于编辑文本框或图片的版式；水平对齐方式水平左对齐 右对齐 居中 其他高级“图片位置”选项卡水平、垂直、对齐方式选项：图片随文字移动“文字环绕”选项卡增加两种文字环绕方式：穿越型、上下型环绕文字：距正文、设图片或文本框与环绕文字的间距“文本框”选项卡内部边距：设置内部文字与文本框上下左右距离；勾选 Word 在自选图形中自动换行；勾选自动调整自选图形以适应文本；自选图形1、创建方法一：插入/图片/自选图形方法二：单击绘图工具栏“自选图形”按钮在文档区拖动或单击2、添加文字右击/添加文字/编辑文字3、格式设置选中自选图形，用鼠标右键点击外框，在弹出的对话框中选择设置自

15、选图形格式；4、美化阴影：单击阴影样式按钮，然后选择阴影样式；三维效果：单击三维效果样式按钮，然后再选择三维效果样式；图片、艺术字艺术字：插入/图片/艺术字选择艺术字类型图片：插入/图片/来自文件文档中的特殊的输入一、超级链接（有颜色和下划线的文字或图形，单击后可转向另一个位置）1、创建（1）、链接到其他文档选中链接文字或图形插入/超链接（Ctrl+K)对话框：选择链接目标文件单击屏幕提示：设置屏幕提示文字；（2）、链接到本文档在文档中设置书签插入/书签选中链接文字或图形插入/超链接对话框：选择“本文档中位置”单击书签按钮，在书签列表中选择；设置屏幕提示；2、编辑超链接选中链接文字或图片右击/

16、编辑超链接：重置超链接目标；右击/删除超链接：去除链接属性；二、自动更正1、作用：对单词、符号、中文文本或图形进行指定的更正，省去大量重复性的操作；2、自动更正项目的创建工具/自动更正项目/自动更正选项卡；3、自动更正项目的创建；（1）、停止自动更正方法一：单击自动更正智能标记按钮，在弹出的菜单中选择停止，自动更正方法二：打开自动更正对话框；选择目标项目；点击删除按钮；（2）、改回原输入文本方法一：单击智能标记按钮，弹出对话框，选择改回至；方法二：Ctrl+Z方法三：单击工具栏上的撤消按钮；三、拼写和语法1、作用：对文档中英语单词，汉字的拼写与语法进行检查减少错误率；2、设置：方法一、工具/选

17、项/拼写和语法选项卡；方法二、工具/拼写和语法或按 F7 键，弹出对话框；注：红色波浪线表示拼写的错误；绿色表示语法错误；若要跳过检查可点击忽略按钮 ；样式一、样式一组预先设定的格式集合，使用时可直接套用到文字段落上，用户可以定义自已的样式，以节省设定各种文档格式的时间；1、样式的分类字符 段落2、样式的创建方法一：1、格式/样式2、单击新样式对话框（任务窗格）3、样式的应用方法一：选中文本或光标定位于文本中格式/样式与格式/选择样式名方法二：选中文本，单击工具栏中格式窗格4、样式的编辑格式/样式与格式，在任务窗格中找到样式名单击样式名后的三角形按钮在对话框中修改样式相关信息；表格一、表格的创

18、建方法一：“表格”菜单表格/插入/表格在对话框中输入行列数固定列宽：列宽不随内容窗口变化随内容变化：列宽随内容变化；随窗口变化：列宽随页边距变化（不是显示窗口） 确定方法二：“插入表格”按钮单击工具栏上插入表格按钮在模拟框中拖动鼠标选择行列数；方法三：手动绘制“表格和边框”工具栏二、表格的编辑（1）、选择方法一：“表格/选择/表格/行/列/单元格方法二：鼠标整行：在行前空白处单击；整列：在列上方空白处单击；单元格：在单元格左框线上单击（单个）直接拖动多个单元格（多个）整个表格：单击单元格左上角（2）、插入行在表格中插入光标定位插入位置表格/插入/行/在上方/在下方在表格底部插入方法一：光标置于

19、右下角单元格按 Tab 键；方法二：光标置于下侧插入点/表格/插入/行列（1）、在表格中插入光标定位插入位置表格/插入/列/在左/在右（2）、在表格右部插入方法：光标置于右侧段落之前/插入/列/在左3、单元格（1）、光标定位插入位置（2）、表格/插入/单元格注：多行、多列、多个单元格的插入操作；选中插入位置相邻的同数量行、列、单元格后，再执行“表格”/插入三、删除（1）、行/列选定行/列（单行或多行）表格/删除/行/列（2）、单元格选定 表格/删除/单元格（3）、表格表格/删除/表格选中表格，击退格键四、移动（1）行/列方法一：选中/拖动方法二：剪切；粘贴（2）、单元格方法一：选中、整个单元格

20、五、复制方法一：Ctrl+拖动方法二：复制+粘贴表格调整一、调整大小：拖动右下角方框二、移动位置：拖动左上角三、表格的折分及合并1、折分方法一：选中一个或多个单元格单击工具栏上折分单元格按钮方法二：选中一个或多个单元格表格/折分单元格2、合并方法一：选中两个或单元格；单击合并单元格按钮；方法二：选中两个或多个单元格表格/合并单元格行高和列宽1、行高方法一、拖动行线方法二、拖动垂直标尺方法三、“表格属性”对话框表格/表格属性/行选项卡注：最小值：行高将会随内容调整变化；固定值：行高值不会随行内容变化；2、列宽方法一：拖动列标志（水平标尺）方法二：“表格属性”对话框表格/表格属性/“列”选项卡表格

21、/表格属性/列选项卡绘制斜线表头方法：（1）光标置于表格中；（2）表格/绘制斜线表头指定斜线头样式表格框线1、表格框线（1）、选中表格区域（2）、格式/边框和底纹/边框选择线型 选择线色设置线条粗细 设置外框（上/下/左/右/外/内）注：也可以通过工具栏按钮设置2、表格内文字对齐方式选中单元格区域的文字3、单击工具栏按钮，选择对齐方式注：水平对齐方式的调整可以用文本对齐按钮，或”表格/表格属性/单元格4、表格自动套用格式（1）选中表格“表格/表格自动套用格式或单击按扭（表格和边框工具栏中）选择样式 指定样式应用范围首行 首列 末行 末列表格中公式与运算1、排序方法一：选中列，单击升序或降序按钮

22、（表格和边框工具栏）方法二：选中列，“表格/排序”2、求和方法一：点击自动求和按钮注：“自动求和按扭”可自动求其左侧（Left)或上侧（Above)单元格内数值求和，当上侧，左侧单元格都有数值时，以上方单元格为求和对象，所以在实际应用中，若一列中每个单元格都要求相应左侧单元格之和时，则应从最下方单元格依次向上求。方法二：公式（1）定位列目标单元格（2）“表格/公式”输入以“=”开头的公式（行列分别以数字，字母表达）“粘贴函数”单击下拉按扭选择函数常用函数如下：SUM（求和） MAX（最大值） MIN（最小值）AVERAGE（求平均值） COUNT（计数）注：在 Word 表格中的行和列分别可以

23、用数字和字母来表示，若要求不连续单元格的值时，各个单元格之间用“，”分隔；若是连续单元格则用“：”分隔如：A1 B1 C1 D1A2 B2 C2 D2A3 B3 C3 D3页面设置一：页面设置对话框方法一：“文件/页面设置”方法二：双击标尺空白处1、“页边距”选项卡上/下/左/右边距 装订线位置及尺寸 纸张方向：横向/纵向2、“纸张”选项卡纸张大小设置或自定义3、“版式”选项卡页眉和页脚（奇偶页不同、首页不同、页眉页脚高度）垂直对齐方式：顶端、底端、居中、两端二、页眉和页脚作用：重复出现在文档每一个页面的页眉、页脚位置可以文字、图片，自动图文集等还可设置奇偶页不同与首页不同。1、设置方法：“视

24、图/页眉与页脚” 插入各种内容奇偶页不同：打开“页面设置”对话框，在“版式”选项卡中勾选2、切换（1）页眉与页脚方法一：点击在页眉页脚之间切换按钮方法二：上下方向键（2）页眉/页脚与文档方法一：双击页眉/页脚方法二：点击页眉/页脚面板上的关闭按扭三、打印预览方法一：文件/打印预览方法二：点击工具栏上“打印预览”按钮注：在打印预览状态中，也可以进行正常编辑，但需要注意的是，要把放大镜状态处于取消状态；打印设置方法一：文件/打印 方法二：Ctrl+P 方法三：点击工具栏上的“打印”按钮Excel 基本操作1、Excel 功能2、启动与退出3、相关概念（1）、工作薄：一个 Excel 文件，扩展名为

25、 XLS，默认名为 Book1；（2）、工作表：工作薄中相对独对区域，一个工作薄最多可包含 255 个工作表（通常为 3 个）；一个工作表中有 256 列 AIV一个工作表中有 65536 行 165536（3）、单元格：用来写数据信息，是构成工作表的基本单位；4、认识 Excel 窗口（1）、标题栏 （2）、菜单栏（3）、工具栏 （4）、编辑栏名称框：显示活动单元格名称；编辑框：用来显示输入和编辑活动单元格的数据；5、工作区行、列标志网络线（工具/选项/视图/网络线、勾选显示、反之隐藏）6、状态栏二、编辑（一）、选取方法一：鼠标单个：单击连续：拖动或 Shift 键辅助选择；不连续：按 Ct

26、rl 键辅助选择 ；整行：单击行标志；整列：单击列标志；方法二：键盘1、活动单元格上下左右用方向键；方法三：使用名称框1、连续引用：以冒号连接首尾单元格 如：A1：B42、不连续引用：以逗号连接首尾单元格 如：A1，B4（二）、移动和复制单元格数据（三）、插入和删除单元格，整行或整列（四）、合并单元格（工具栏上合并及居中按钮）三、输入内容每个单元格容量：0255 个字符文本溢出：隐藏数字溢出：#（输入数值位数大于所在列的宽度）对齐方式：文本靠左 数字靠右1、文本输入中文字符 英文字符 字符与数字组合字符型数字：方法一：前面加单引号“ ”方法二：格式/单元格/数字/文本2、数字09 负数：以“”

27、开头或以括号表示分数：以分数前加一个零和空格3、日期与时间日期格式：年/月/日或年月日默认当前日期：CTRL+；时间： 分为 24 小时（22：00）和 12 小时制（10：00）默认当前时间：CTRL+SHIFT+；4、批注（提示信息）（1）方法：光标定位于单元格中“插入/批注”（2）批注显示方式“工具/选项/视图”（3）改变批注形状（同文本框）（4）编辑批注方法：右击/编辑批注（5）删除批注方法一：右击/删除批注方法二：“编辑/清除/批除”工作薄和工作表的相关操作一、工作薄1、新建（菜单、任务窗格、工具按扭）CTRL+N打开（CTRL+O）保存（CTRL+S）加密何保存：文件/另存为，弹出对话框，点击工具/常规选项，设置打开与修改权限密码，或在工具/选项/安全性选项中设置二、工作表1、插入工作表方法一：使用菜单，选择一个工作表，新的工作表将会添加到选中工作表之前，选择“插入/工作表”方法二：使用工作表标签，在工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“插入”，从列表框中选择“工作表”图标2、工作表改名方法一：双击“工作表标签”中要重命名的工作表，输入新名称方法二：在要重命名的工