《让你的PPT会说话》.docx

1、让你的PPT会说话让你的PPT会说话第1章为什么要做PPT1.1关于PPT的那些事儿PowerPoint不是微软公司最初发明的，而是美国名校伯克利大学一位名叫Robert Gaskins的博士生发明的，但是微软公司最终通过收购的方式将PowerPoint收入麾下，并最终把它发扬光大。PowerPoint的缔造者Robert Gaskins给出了PPT命名的真是缘由：PPT并不是PowerPoint的缩写（acronym），而是其简称（abbreviation）。由于文件命名的时候遵循了微软公司当时的后缀名的命名规则后缀名不能超过3个字母。1.2人类是不是被糟糕的PPT害惨了现象：1、使用PPT

2、节约会议时间PPT是如此容易被复制，我们不得不做好随时忍受30120页的PPT轰炸。2、使用PPT提高演讲水平有了幻灯片，让很多不擅长演讲的人也能在30分钟内滔滔不绝，却不知所云。3、使用PPT清楚展示主题太多幻灯片把表达形式提升到比内容更重要地位，失去对主题逻辑思路把我。矛盾：1、幻灯片更多帮助那些无能的人无法提炼思路的人，缺乏表达能力的人，没有足够素材的人比我们更热爱PPT。2、幻灯片让我们大脑更不堪重负PPT已经演变成在最短时间内往你大脑灌输最多信息的凶器，而不是我们原来以为的可以让信息更简洁的工具（至少用Word你可以选择先阅读目录）。3、幻灯片凑个工作手段变成了目的我们总是在赶PPT

3、堆砌文字，堆集图表，堆积页面，并将其作为完成领导交代工作的重要里程碑。本质：犹如视觉垃圾一样的PPT的确“害人不浅”，视觉盛宴般的PPT却能让每个观众都“受益匪浅”。1.3真正认识PPT的作用 1、每天至少有3亿人在看PPT！2、美国社会科学家Rich Moran：PPT是21世纪新的世界语。白领做幻灯片三大理由：1、工作需要2、领导需要3、客户需要“逻辑化”和“视觉化”永远受欢迎。幻灯片的用途主流用途：用于公开演讲、商务沟通、经营分析、页面报告、培训课件等正式工作场合。非主流用途：用于个人相册、搞笑动画、自测题库等娱乐休闲场合。说服型的PPT使用目的：影响受众信念，促使听众行动；使听众接受、

4、支持某个观点听众接受度：多被动灌输，戒备心态，接受度低时间：相对进展沟通要点：简明扼要，逻辑清晰设计要求：金字塔结构，用图表说话培训型的PPT使用目的：中立立场，向听众传递信息；传递知识，解释、说明复杂事物听众接受度：多主动充电，空杯心态，接受度高时间：相对宽松沟通要点：系统全面，架构完整设计要求：内容要详尽，字略多无妨幻灯片的分类按功能分类，PPT可以大致分为：商业演示型与页面阅读型。按页面风格分类，PPT可以大致分为：全图型与半图型。“全图型PPT”就是真个页面由一张图片作为背景，配有少量文字或不配文字的PPT设计风格，这是PPT设计大师Garr Renolds极力推荐的一种风格。在实际应

5、有场合中，很多时候并不适合使用全图型PPT，那么我们就可以考虑折中下，采用半图型PPT。在幻灯片页面中适当增加图片，能使整个幻灯片视觉效果极大提升。制作商业PPT根本目的是为了能更有效的沟通！为什么商场上PPT是沟通的桥梁呢？1、客户永远是缺乏耐心的，所有他们没耐心看长篇大论的word稿子。2、老板永远是没有时间的，所有他们没空看你唠唠叨叨地讲个不停。3、听众永远是喜新厌旧的，所有他们不会喜欢满页的“项目符号+文字”的页面。如何是有效的沟通？愿意看：能抓眼球的PPT不一定是好的PPT，但连眼球都抓不住的PPT肯定不是好的PPT。能看懂：如果听众很难或发散理解PPT的内容，那么他们也不会有效理解

6、演讲者意图。1.4我的PPT为什么做不好视觉垃圾PPT的本质原因是：1、对幻灯片用途认识不清晰2、没有思路，没有逻辑3、对汇报材料不熟悉4、缺乏好的表达形式5、缺乏基本的美感1.5牛P是这样炼成的1.6关于PPT和Word的不同Word适合作为资料阅读，读者可以根据自己的需要，或快速浏览，或重点精读；PPT提供更丰富的视觉化表达方式。做好幻灯片，先切换你的思维方式1、单向思维逆向思维反向思考，从“是什么”到“为什么”，会使我们的幻灯片构思中出现“柳暗花明又一村”的灵感。2、理想思维感性思维感性地思维，而不是大段地推导，反而使我们有机会通过直接触动心灵的方式打动我们的听众。3、局部思维系统思维不

7、要一页一页先展示材料的细节，这会让我们丢失对整体的把握，应该想办法给听众一个全局性的脉络或概括。4、逻辑思维直觉思维一步一步的推导是必要的，但在构思幻灯片的时候，直接把你推导出来的结论用符合心理定势的方式展现。5、聚合思维联想思维他山之石，可以攻玉。不要局限于用自己的惯性思维去征服听众。世界缺少联想，那将会发生什么？6、文字思维视觉思维文不如字，字不如表，表不如图。能用图传递的信息就不要用文字。第2章这样的PPT好不好2.1没有站在观众的角度设计的PPT过多文字会给听众造成“看”的信息负担，反而影响“听”的效率。较少文字比大量文字的PPT更能够让听众有效地掌握和吸收内容。复杂对听众的理解能力是

8、一种挑战。简洁对制作者的提炼能力是一种挑战。2.2你看到的PPT是不是这样的1、密布文字型（不是文字多信息量就大）2、视力测试型（不是有项目编号就好看）3、五颜六色型（不是颜色多就让人欣赏）4、盲目闪烁型（不是到处闪就让人喊酷）5、错用图片型（不是有图片就能够加分）6、堆砌图表型（不是图表多内容就清晰）7、错用模板型（不是用了模板就变专业）8、风格混搭型（不是模仿大师风格就像）错误可能有许多种，但他们都有几个共同点：杂、乱、繁、过我们的目标：齐、整、简、适2.3新手制作幻灯片常犯的12个错误1、为了节约时间，直接把word素材复制到PPT上，没有提炼2、在幻灯片每个页面上堆积了大量图表，却没有

9、说明这些数据反映了什么趋势3、想用图表达自己的逻辑，但没有专业的模板，自己画出来的图非常业余4、看到自己非常喜欢的模板，用到幻灯片里，却没有考虑和自己的主题是否相符5、收藏了很多大公司的PPT，结果自己做出来的成了四不像风格6、想给幻灯片配图增加活力，却没费心找到合适的图，结果低劣的图降低了PPT档次7、滥用个人喜欢的美图，却没有考虑是否可以和主题呼应，让观众产生联想8、看到别的公司主题模板很漂亮，借用的时候没有考虑和自己公司VI的风格统一9、没有注意整个PPT的字体大小，段落排版，项目编码的统一，甚至故意求异为美10、刚刚学会了一些特效制作，总想用到PPT制作中，结果反而冲淡了主题11、觉得

10、自己的PPT颜色太单调，结果弄出的每个页面都花花绿绿12、没有注意投影和电脑显示的差异，很多文字的颜色和背景色用了看不清的近似色第3章好PPT应该是这样的3.1向广告和大师学习制作幻灯片向广告作品学习向其他作品学习向大师PPT学习向咨询公司作品学习3.2好幻灯片：逻辑化和视觉化听众的注意力是有限的，标题位置是多么宝贵啊！幻灯片上你应该突出你想强调的关键信息，并把这些信息放在眼球关注的位置，才能最大程度保证你的核心信息被传递出去。具体到人浏览幻灯片的眼球顺序：从上到下，从左到右先标题后段落，先图画后文本先突出强调的部分，再看没有强调的部分。如何是一个好的商业PPT？专业=高质量图片+专业的模板+

11、正确的使用清晰=统一的的排版+有力的逻辑+新颖的转场简洁=合适的母版+逻辑化、视觉化的构思很多商业PPT其实是这样的：目标不清，逻辑混乱，表达不力商业幻灯片上把你应该突出你想强调的关键信息，并把这些信息放在眼球关注的位置，才能最大程度保证你的核心信息被传递出去，具体点就是。1、make it simple:越简单越好2、Psychological:要符合阅读心理期望，例如内容的显示顺序是从左到右和从上到下3、make it easy to follow:不要让观众去猜想你接下来要讲什么内容4、Attractive:要吸引人这些都要求你的幻灯片满足“逻辑化”和“视觉化”的设计要求。3.3让幻灯片

12、逻辑化的最核心方法逻辑化的最核心办法就是“金字塔原理” ！要让你的逻辑看的到。在PPT中选择用图表达逻辑就会迫使我们做新的思考：如何表达更准确，更结构化，更精炼。用图说话就必须改变自己的思维模式，用全新的视觉看世界。PPT中展示逻辑有什么不同？Word中更多是利用垂直思考法（左脑）：强调连贯性，总在利用逻辑思维去推导：什么是对的？PPT中更多是利用水平思考法（右脑）。富有跳跃性，对要陈述的结论寻找更好的表达方案：啊，原来是这样的！在演示幻灯片的场合不仅仅要讲出你的逻辑，而且要让别人“看”到你的逻辑，这样你的幻灯片才具备强大的说服力。仅靠逻辑思维有时候无法很好地完成对右脑的刺激，这个时候会就必须

13、利用直觉思维（视觉化的方式）传递你的逻辑。3.4让幻灯片一目了然的5个方法方法一：少就是多请记住魔法七原则：一页PPT中不超过7个词，每张幻灯片传达5个词效果最好，7个词恰好，超过9个词大脑负担太重了。关于魔法七原则的一些细节：幻灯片是辅助传达演讲信息的，只列出要点即可。一段话最好不要换行。标题最好只有59个字。正文内容不要超过1012行，控制在56行以内。只要不影响理解，可省略标点符号和连接词。慎用听众不理解的英文缩写。方法二：突出关键当文字很难压缩的时候，你可以选择一些手段来突出全文中的关键字，让听众对这些核心的内容留下深刻的印象。当然我们介绍的方法不仅仅是文字排版，在表格、图形中只要有机

14、会，你也可以采用。单一文字强调方法效果有限，我们可以结合文字提炼、减少换行、加粗、变色、加大字号几张方法，综合运用，取得更好的一目了然的效果。方法三：化简为繁如果幻灯片一页上的内容很纷繁复杂，那么，你把它们分散到几张幻灯片上去。给听众讲一页复杂的幻灯片所花费的时间并不比分解成五页花费的时间少，而对听众理解和记忆你的内容效果却可以相差五倍以上，下面选择一种你喜欢的方法吧。方案1：充分利用备注方案2：拆成多个页面方案3：要点一条条显示方案4：要点显示后变暗方法四：保持一致对策建议：不要过度使用换页动画；如果无助展示主题，不推荐使用动画；统一设计PPT的设计模板，体现企业CI；统一标题文字字号、字体

15、、色彩；统一正文文字字号、字体、色彩；统一正文的项目编号大小，色彩和图案；统一正文一致的字体；统一整套PPT主色调；使用风格统一的模板库方法五：少用特效建议少用过于艺术化的字体或动画，因为不专业的动画或艺术字只能让你的幻灯片减分。如果你想用艺术字，记住，好的艺术字效果往往是一个一个字设计出来的。3.5为幻灯片配上绝妙好图70%的人是视觉思维。好图胜千言，越是抽象的概念越适合用图说话Visual原则（视觉化原则）Visual（可视性）：采用的字体要足够大，让每个人都能清晰看到。Interest（兴趣）：要使用图表、图案和色彩等方式增强幻灯片趣味性。Simple（简单）：内容简单明了，突出关键概念

16、。Use（实用）：帮助演示者和听众保持介绍主题的同步。Accurate（准确）：演示PPT要和听众使用材料内容吻合。Long（持久性）：让人们对演示内容产生深刻的记忆。使用视觉化的图片7个好处1、给版面视觉冲击力2、有故事性3、让你有身临其境感觉4、更好理解主题传递的信息5、直接感动你的内心6、更容易地记住一件事情7、促使行动什么图片是好图片？1、生物类图片的视觉度高于静物类图片2、真实高清图片的视觉度高于虚假图片3、创意型图片的视觉度高于平淡型图片4、能联想主题内涵的图片高于漂亮图片如何找到好图？1、到微软网络间贴图库中用关键词搜索。2、在谷歌或XX图片中用中文关键词搜索。3、如果中文关键词

17、搜索质量不高，请翻译成英文关键词搜索。4、如果英文关键词搜索质量不高，请用英文同义词搜索。5、如果中文谷歌搜索质量不高，请用英文谷歌图片搜索。6、联想哪些特别能表达你概念的场景或比喻，然后用这些词去搜索。7、当年发现好图随时保存，建立私人图库。逻辑化和视觉化两大设计原则加（加上图片）、减（减些文字）、乘（乘点逻辑）、除（除掉特效）第4章如何构思PPT4.1菜鸟与高手PPT的本质区别通常版本：仅听命令熬夜苦战彻底崩溃高手版本：问清缘由构思脉络轻松应对4.2商业PPT的构思步骤幻灯片构思必须站在整个商业演示和汇报角度去规划考虑，才能做出好的设计，例如1、演示辅助，那么不妨考虑多用好图片刺激听众的思

18、维跟上演讲者思路2、页面阅读，那么要认真选择封面，版式，文字风格还有各种图表说话3、会场播放，那么就要设计精美的多媒体动画、背景音乐盒配声来强调4、教学课件，那么对VBA功能利用，超级链接、导航目录设计是侧重点第一步：情景分析基础分析，听众类型分析，简报场景分析第二步：结构设计结构设计的几种典型大纲1、月度工作总结2、岗位竞聘报告3、立项报告4、培训课件5、学习汇报6、公司介绍7、启动大会8、解决方案9、同行对比结构设计的小技巧之一很多场合你没有现成的可用大纲，或者只能从一个很粗的大纲开始，每个章节的细节还需要进行构思。那么我们建议你这个时候不要直接开始就制作PPT，先在一张白纸上逐步完成你的

19、大纲，把你的思路先完整的写出框架，在开始做幻灯片。你可以按如下步骤进行：1、写出你的演示或汇报目标示范：我希望王总批准我提出的预算；向总经理汇报前期工作过程、取得的成果和下一步工作计划，获得批准；动员公司全体人员行动起来，积极配合当前变革项目的开展；让客户体会到本公司产品在服务和速度上的独特优势；我希望客户了解我们的方案/我希望客户相信我们的能力/我希望客户选择我们的方案2、分析你的听众，找到他们感兴趣的叙述结构3.、写出支撑演示目标的核心要点，展开思维导图4、为每个核心要点寻找听众有说服力的子要点和论据材料，细化思维导图5、如果想到每个要点好的表达形式，把灵感写在要点边上大纲完成后1、把大纲

20、转化成PPT的小标题页2、为每一个小标题页创建一个PPT页面3、把现成素材对应到对应的页面上4、构思合适形式去表达页面主题5、结合素材和构思设计页面6、美化你的页面直到满意结构设计的小技巧之二完整的PPT文件要包含：封面页、摘要页、目录页、转场页、内容页、总结页、结束页。PPT可以没有摘要页、转场页和总结页为什么要制作转场页在公开演讲时，较长的PPT建议设置转场页（转场页也叫过渡页）。在PPT中设置转场页是为了从一个完整讲解单元切入到下一个完整讲解单元时，通过转场页设置引导性标题和画面，让听众能对新的单元有清晰认识，并自然从上一个单元内容中过渡到新的单元，便于演讲者与听众互动。相比于目录页，转

21、场页设计可以更具匠心，又避免了目录页的单调。第三步：提炼美化正确做法：读懂文章提炼观点构思页面要做出好PPT，必须充分理解材料，先读懂文章，再提炼文档，然后构思页面，最后制作PPT，而大多数人的最大问题是缺少提炼。提炼观点的基本原则易懂：提炼出来的文字必须让观众看得明白，或者在看了解释之后能明白该观点的意思。简洁：文字必须简洁、精炼，最好是同样的词性组合，例如：动词+名词。适度：观点必须与会议的主题和听众的级别吻合。例如，都是领导之间的汇报，观点要相对温和，尽量少用“必须”、“不得不”等词汇。4.3在PPT中建立逻辑金字塔原理在PPT中的应用：1、我要表达什么？2、我表达得怎么样？金字塔法则一

22、：学会从结论说起金字塔法则二：利用分类的方法组织你的素材不是建立了金字塔就是成功金字塔结构中任一级别的内容都必须是下级内容的总结金字塔结构中每一组中的内容都必须是属于相同类型金字塔结构中每一组中的内容都必须按逻辑进行组织逻辑树的常用三种结构：推论型、假设型、问题型阐述问题的两种结构演绎结构：论正式说明（陈述事实分析原因推导结论建议方案）归纳结构：组合式说明（建议方案行动/步骤/理由事实/分析）金字塔原理确定逻辑结构的3种顺序时间顺序：确定前因后果关系结构顺序：将整体分割为部分重要性顺序：将类似事物归为一组建立金字塔的两种途径1、自上而下法：如果你对业务很熟悉快速列出中心思想列出分析问题的经典框

23、架分析可能获得的素材，将素材放进对应的框架下完成金字塔2、自下而上法：你对业务还不太熟悉零星的素材，想办法搜集更多构建初步的框架结构，不断发现新的素材材料框架结构逐步完善，调整素材材料分类，给框架补充新的内容形成完整的框架结构和完整的内容支撑，好的金字塔结构可以不断重复使用你必须把和你核心主题没有直接关系的子问题、素材毫不犹豫的删除掉，即使这些材料很吸引人，但只要和你整个PPT的主题无关，你就必须进行删除。每次做完你的PPT，请思考三个问题1、哪些信息你很关注而别人未必关心？2、哪些话可以一笔带过而不需要强调？3、哪些话不讲可以让核心主题更突出？明托说：如何在幻灯片中应用金字塔原理1、先亮出你

24、的结论2、幻灯片只传递最重要的信息3、所有的信息必须经过分类4、每张幻灯片只演示和说明一个论点5、论点应该用陈述性语言，别用标题性语言6、学会讲故事（利用各种SCQA结构）7、提高幻灯片的趣味性（趣味性取决于布局，字号选择和颜色应用，并非动画）8、降低幻灯片的复杂性（可以采取“搭积木”的动画方式逐步展示幻灯片）4.4PPT中常用的商业陈述逻辑SCQA结构（situation背景，complication冲突，question疑问，answer答案）是金字塔原理推荐的有效的讲故事结构。SCAQ结构建议商务演示和汇报通过听众已经熟知的事实或信息来引入，然后逐步过渡到希望引出或者需要回答的问题上去。

25、SCQA在幻灯片情景设计中的应用：1、标准式（情境冲突解决方案）2、开门见山式（解决方案冲突情境）3、突出忧虑式（冲突情境解决方案）4、突出信心式（疑问情境冲突）商业幻灯片常用逻辑大部分刚开始做幻灯片的朋友往往都关注功能的掌握、美工的提升，其实这些方面加以培训都是很容易快速掌握的。对专业人士来说，好的幻灯片要让听众能清楚把握整个幻灯片的内容。这就要求在制作者在构思幻灯片之前对全部的演讲内容要有一个合乎商业逻辑的组织。其实掌握一种结构，就是掌握了一种讲故事的办法，这样的结构其实有很多，不断总结积累，就会成为那个最会讲故事的人。1、价值交换法合作方的目的和核心价值是什么？我们如何才能满足客户目的和

26、价值？满足价值，置换价值，转移价值2、5w2h法What：工作的内容和达成的目标。Why：做这项工作的原因。Who：参加这项工作的具体人员，以及负责人。When：在什么时间、什么时间段进行工作。Where：工作发生的地点。How：用什么方法进行。How much：需要多少成本。3、搭桥法对方的建议是要解决哪些关键点我的建议是想要解决哪些关键点在这些关键点中双方优先选择是什么？怎样才能满足双方的优先选择。4、减轻代价法传统的方式造成哪些风险和代价？如何降低风险，减少成本？我们是如何做到的报告的时间。5、寻找短板法考虑点：双方如何各得所需。我们合作是否存在瓶颈资源。如何扩大关键性资源达成合作。最经

27、典的三段法what？why？how？三段法适应的场合非常多，很多解决方案都是类似讲述结构。把整个PPT用三段法组织，是很轻松的一种讲述结构，在why的阶段，建议尝试下“连问5个为什么？”，这样你就可以挖掘到深层的原因。对比分析法将A公司和B公司进行对比，关键是透过现象分析背后的差距实质。合理总结对比项是总结出高质量的分析结论关键。SWOT分析方法（strength优势，weakness劣势，opportunity机会，threat威胁）是一种企业内部分析方法，即根据企业自身的既定内在条件进行分析，找出企业的优势、劣势及核心竞争力之所在。S、W是内部因素，O、T是外部因素。第5章在PPT中用图说

28、话5.1结构化思考，用图表说话“大化小，小化图”是用图说话，是制作PPT的诀窍所在。除了图片外，PPT中用的图表可分概念类图表和数据类图表两类。成功的图表是这样的好的图表可以代替一千句话，而不是你用一千句话去解释图表。不要总想着把表格数据都塞到图表中，图表要比表格更简单，有时候强调关键信息用文本更好。5.2制作一流图表的步骤了解人看图表的特点，我们就可以有针对性地在图表上突出我们想突出的信息。先上后下，先左后右。一般人习惯是从左上角向右下角看。先看强调，后看常规如果表格有明显和其他部分不同的标志，例如字体大小，颜色不同，还有加符号突出，会被优先看。先大后小，先粗后细。人最后注意到的是图表底部的

29、小字内容。把素材变成图表的步骤1、确定主题商业报告中总是充满了大量的图表，可是图表仅仅漂亮是不够的，这就引出了问题：你想用数据图表表达什么观点？2、分析逻辑：是哪种表达方式（字、图、表）更有效？哪种图更能启发读者思考主题？3、构思草图：哪种图表更适合你的目的（所要表达的观点）？4、设计制作：检查图表是否真实、有效地展示了数据。5、色彩匹配：检查图表是否突出了重点，不制造视觉失焦。5.3这些概念图你用过吗1、并列型并列型的图形化模板非常多，有水平并列和垂直并列两种主要形式。2、递进型 递进型图形化模板习惯用箭头表示不同内容之间推进关系。3、对比型对比是一种很有用的逻辑。在商务演示中合理利用对比图

30、形可以更简明突出你的观点。4、交叉型交叉型常常用于反映交集并集的关系，也可以表达共鸣共振的关系。5、趋势型经营业绩，发展历程很多关系都可以用上升图表来表达。上升图表设计往往和构思精巧的箭头相关，其实下降也是一种负“上升型”。6、阶梯型一步一个台阶的图形往往是领导喜爱的模式。阶梯型可以在列表、递进、趋势型基础上衍生。7、环绕型环绕型很多时候是并列或分类关系的一种视觉化表达手段。环绕型一旦使用得当会让PPT很有特点。8、矩阵型矩阵型的用途非常广泛，很多管理咨询理论都用矩阵来表达。除了二维矩阵，像GE矩阵可以是多维的。9、循环型循环图往往用来表达业务流。10、甘特图项目管理中的计划和里程碑很适合用甘特图来表达。不过甘特图的美化是很考验人的。11、总分型总分型在资讯类PPT中是一种非常常见的格式，例如景点的波特竞争力模型。12、支撑型支撑型显示比例、连接、层次推进的关系