文件编号原则.docx

1、文件编号原则文件编号原则一般公司这样编号：一层文件：质量手册 公司英文缩写+QM+序列号 /版本号二层文件：程序文件 公司英文缩写+QP+序列号 /版本号三层文件：作业指导书 公司英文缩写+WI+部门编号+序列号 /版本号四层文件：记录表单 公司英文缩写+QR+部门编号+序列号 /版本号一般开头是以公司名称拼音第一个字母组成：例三星 SXQM-001QM质量手册文件QP程序文件WI三级文件 WI-SOP产品作业指导书WI-SIP检验类作业指导书QF四级文件 记录表单类写文件要根据贵公司的流程来编写，下面有些例子？如何编写质量体系文件一. 质量体系文件的作用1. 质量体系文件确定了职责的分配和活

2、动的程序，是企业内部的“法规”。2. 质量体系文件是质量体系审核的依据。3. 质量体系文件是企业开展内部培训的依据。4. 质量体系文件使质量体系改进有一个基础。二. 质量体系文件的层次第一层:质量手册第二层:程序文件第三层:作业指导文件，通常又可分为:第四层:质量记录表格三. 编写质量体系文件的基本要求a） 系统性 b） 符合性c） 协调性四. 编写质量体系文件的文字要求a） 职责分明，语气肯定b） 结构清晰、文字简明、文风一致。；c） 遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；五. 文件的通用内容a） 文件名称、编号；b） 受控状态、版本号、分发号c） 编制、审核、批准；d） 生效日期；六.

3、质量手册的编制a) 质量手册的常见结构:l 封面公司的名称； 手册标题； 文件编号、手册版本、受控章及分发号； 起草人、批准人签名、生效日期；l 颁布令 以简练的文字说明本公司质量手册已按选定的标准编制完毕，并予以批准发布和实施。颁布令必须以公司最高管理者的身份叙述，并予亲笔手签姓名、日期。l 手册说明（适用范围）适用的产品； 生产该产品的组织领域或区域； 手册依据的标准；l 手册目录列出手册所含各章节入题目。l 修订页用修订记录表的形式说明手册中各部分的修改情况。l 定义部分（如需要）首先使用国家标准中的术语定义； 对特有术语和概念进行定义。l 组织概况（前言页）公司名称，主要产品； 业务情

4、况、主要背景、历史和规模等； 地点及通讯方法。组织结构图l 组织的质量方针和目标组织的质量方针与质量目标； 最高领导签名。l 支持性资料附录如:程序文件一览表其编号方式为附录A、附录B，以此顺延。l 质量体系要素描述 质量体系要素描述的原则； 1.符合所选定的标准的要求； 2.符合实际运作的需要。 3.职责落实 4.满足相关法规要求、合同要求。 质量体系要素描述各章的结构和内容 目 的阐明实施要素要求的目的。 适用范围阐明实施要素要求适用的活动。 职责阐明实施要素要求过程中所涉及到的部门或人员的责任。 实施概要阐明实施要素要求的全部活动原则和要求。 相关文件列出实施要素要求所需的各类文件。包括

5、:程序文件、作业程序、技术标准及管理标准； 七. 程序文件的编制1. 程序文件描述的内容往往包括5W1H:开展活动的目的（Why）、范围；做什么（What）、何时（When）何地（Where）谁（Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（How）等。2. 程序文件结构（参考）:-封面-正文部分:-1.目的-2.范围-3.职责-4.程序内容-5.质量记录-6.支持性文件-7.附录3. 程序文件内容概述n 封面:程序文件封面格式类同质量手册。n 正文: -目的:说明为什么开展该项活动。-范围:说明活动涉及的（产品、项目、过程、活动.）范围。-职责:说明活动的管理和执行、验

6、证人员的职责。-程序内容:详细阐述活动开展的内容及要求。-支持性文件:列出支持本程序的第三层文件。-质量记录:列出活动用到或产生的记录。-附录:本程序文件涉及之附录均放于此，其编号方式为附录A、附录B，以此顺延。4. ISO9001:2000明确要求的程序文件:l 文件控制程序l 质量记录控制程序l 内审控制程序l 不合品控制程序l 纠正措施控制程序l 预防措施控制程序5. 程序文件示例内部质量审核控制程序1.目的通过实施内部质量审核来确认质量体系的符合性和有效性，以便持续改进体系。2.适用范围适用于本公司质量体系所覆盖的所有部门工作审核。3.职责3.1管理者代表负责策划内审活动并任命审核组长

7、3.2审核组长负责制定内部质量审核计划并负责组织相关人员组成审核小组实施审核活动。3.3各部门负责配合审核小组对本部门质量活动进行审核。4.工作程序4.1 内部质量审核活动是本企业一项定期举行的、正式的质量管理体系审核活动，每年举行两次，上下半年各一次。管理者代表可视下列情况增加审核次数:l 质量方针、质量目标变更l 管理机构变更l 客户有较严重投诉l 质量体系运作中有较严重的异常情况4.2 审核对象为本公司质量体系所覆盖的所有部门，审核小组成员由内部质量审核培训合格取得资格的人员组成，审核员与被审核的质量活动不得有直接的责任关系。4.3审核前准备4.3.1管理者代表策划内审时机，任命审核组长

8、组织内审组实施审核活动。 4.3.2审核小组责在审核之前一个月提出内部质量审核计划报管理者代表审批。获得批准后，审核组在审核前两周将审核计划正式递交有关部门准备。 4.3.3审核组根据审核计划制定检查清单，必要时对体系文件进行审核。4.4审核实施4.3.1见面会:现场审核活动开始前由审核组与各相关部门主管开一个简短的见面会，对本次审核的事项进行交代和再次确认。4.3.2现场审核4.3.2.1现场审核应在被审核部门负责人在场情况下进行，审核应尽可能不影响被审核部门工作的原则进行。4.3.2.2审核员通过提问、观察、抽查记录、检查或检测产品等方法对体系4.3.2.3审核员应以下述规则判断不符合项:

9、A:严重不符合项质量活动严重不符合ISO9002标准要求或可能导致系统失效。B:轻微不符合项与质量体系标准要求轻微不符合。C:观察项程序文件实施没能取得预期效果和需引起注意的某项活动。 4.3.2.4现场审核结束后审核组开一个小结会对审核情况进行交流和汇总。4.4总结会: 现场审核结束，审核组长负责召集审核组成员及被审核部门负责人召开审核总结会。a.审核组长报告本次审核情况；b.被审核部门确认不符合项及观察项c.双方确认纠正不符合项所需的时间。4.5实施纠正及跟踪验证4.5.1不符合项报告中所指出的存在问题，由责任部门主管负责依据纠正和预防措施控制程序组织制定相应纠正和预防措施并记入不符合项报

10、告中。4.5.3审核组成员按期对纠正措施的实施情况跟踪验证其有效性。发现问题应及时与部门主管进行沟通处理。4.5.4跟踪验证结束后，审核组组长整理资料完成内部质量审核报告，审核报告应包括完整的不符合项报告和观察项报告记录。并将其提交给管理者代表审批。4.4.5审批后，审核组长将本次内审的所有文件、资料汇总交文控室存档。5.相关文件5.1纠正和预防措施控制程序6.质量记录6.1内部质量审核计划6.2内部质量审核报告6.3不符合项报告6.4观察项报告6.5内审核查表6.6不符合项分布表6.7会议签到表八. 第三层文件的编制要求1.应符合“三”、“四”、“五”条款要求；2.正文格式随文件性质不同而采

11、用不同格式。可行时，可适当参考程序文件格式；九. 质量记录表格1. 对标准提到的21处记录要评审是否必须采用；2. 表格应规范，统一风格3. 表格内容应充实，填写的内容有针对性十. 质量体系文件的编号（示例）: 1. 体系文件根据发放分数进行编号分发号:在受控章里标注分发序号，用01、02、 标注，并在文件分发记录中记录。2. 修改状态手 册:“修改次数版本号”， 其中:版本号用“0、1、2.”表示，修改次数用“19”表示，如01表示为0版第一次修订。修改到第9次时换版（有重大修改可提前换版）程序文件:修改、版本号用直接用“0、1、2.”表示。写文件要根据贵公司的流程来编写，下面有些例子希望能

12、帮到您？如何编写质量体系文件一. 质量体系文件的作用1. 质量体系文件确定了职责的分配和活动的程序，是企业内部的“法规”。2. 质量体系文件是质量体系审核的依据。3. 质量体系文件是企业开展内部培训的依据。4. 质量体系文件使质量体系改进有一个基础。二. 质量体系文件的层次第一层：质量手册第二层：程序文件第三层：作业指导文件，通常又可分为：第四层：质量记录表格三. 编写质量体系文件的基本要求a） 系统性b） 符合性c） 协调性四. 编写质量体系文件的文字要求a） 职责分明，语气肯定b） 结构清晰、文字简明、文风一致。；c） 遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；五. 文件的通用内容a） 文件

13、名称、编号；b） 受控状态、版本号、分发号c） 编制、审核、批准；d） 生效日期；六. 质量手册的编制a) 质量手册的常见结构：l 封面公司的名称；手册标题；文件编号、手册版本、受控章及分发号；起草人、批准人签名、生效日期；l 颁布令以简练的文字说明本公司质量手册已按选定的标准编制完毕,并予以批准发布和实施。颁布令必须以公司最高管理者的身份叙述,并予亲笔手签姓名、日期。l 手册说明（适用范围）适用的产品；生产该产品的组织领域或区域；手册依据的标准；l 手册目录列出手册所含各章节入题目。l 修订页用修订记录表的形式说明手册中各部分的修改情况。l 定义部分（如需要）首先使用国家标准中的术语定义；对

14、特有术语和概念进行定义。l 组织概况（前言页）公司名称，主要产品；业务情况、主要背景、历史和规模等；地点及通讯方法。组织结构图l 组织的质量方针和目标组织的质量方针与质量目标；最高领导签名。l 支持性资料附录如:程序文件一览表其编号方式为附录A、附录B,以此顺延。l 质量体系要素描述质量体系要素描述的原则；1.符合所选定的标准的要求；2.符合实际运作的需要。3.职责落实4.满足相关法规要求、合同要求。质量体系要素描述各章的结构和内容目 的阐明实施要素要求的目的。适用范围阐明实施要素要求适用的活动。职责阐明实施要素要求过程中所涉及到的部门或人员的责任。实施概要阐明实施要素要求的全部活动原则和要求

15、。相关文件列出实施要素要求所需的各类文件。包括:程序文件、作业程序、技术标准及管理标准；七. 程序文件的编制1. 程序文件描述的内容往往包括5W1H：开展活动的目的（Why）、范围；做什么（What）、何时（When）何地（Where）谁（Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（How）等。2. 程序文件结构（参考）：-封面-正文部分：-1.目的-2.范围-3.职责-4.程序内容-5.质量记录-6.支持性文件-7.附录3. 程序文件内容概述n 封面：程序文件封面格式类同质量手册。n 正文：-目的：说明为什么开展该项活动。-范围：说明活动涉及的（产品、项目、过程、活动

16、）范围。-职责：说明活动的管理和执行、验证人员的职责。-程序内容：详细阐述活动开展的内容及要求。-支持性文件：列出支持本程序的第三层文件。-质量记录：列出活动用到或产生的记录。-附录：本程序文件涉及之附录均放于此，其编号方式为附录A、附录B，以此顺延。4. ISO9001:2000明确要求的程序文件:l 文件控制程序l 质量记录控制程序l 内审控制程序l 不合品控制程序l 纠正措施控制程序l 预防措施控制程序5. 程序文件示例内部质量审核控制程序1.目的通过实施内部质量审核来确认质量体系的符合性和有效性，以便持续改进体系。2.适用范围适用于本公司质量体系所覆盖的所有部门工作审核。3.职责3.1

17、管理者代表负责策划内审活动并任命审核组长3.2审核组长负责制定内部质量审核计划并负责组织相关人员组成审核小组实施审核活动。3.3各部门负责配合审核小组对本部门质量活动进行审核。4.工作程序4.1 内部质量审核活动是本企业一项定期举行的、正式的质量管理体系审核活动，每年举行两次，上下半年各一次。管理者代表可视下列情况增加审核次数：l 质量方针、质量目标变更l 管理机构变更l 客户有较严重投诉l 质量体系运作中有较严重的异常情况4.2 审核对象为本公司质量体系所覆盖的所有部门，审核小组成员由内部质量审核培训合格取得资格的人员组成，审核员与被审核的质量活动不得有直接的责任关系。4.3审核前准备4.3

18、.1管理者代表策划内审时机，任命审核组长组织内审组实施审核活动。4.3.2审核小组责在审核之前一个月提出内部质量审核计划报管理者代表审批。获得批准后，审核组在审核前两周将审核计划正式递交有关部门准备。4.3.3审核组根据审核计划制定检查清单，必要时对体系文件进行审核。4.4审核实施4.3.1见面会:现场审核活动开始前由审核组与各相关部门主管开一个简短的见面会，对本次审核的事项进行交代和再次确认。4.3.2现场审核4.3.2.1现场审核应在被审核部门负责人在场情况下进行，审核应尽可能不影响被审核部门工作的原则进行。4.3.2.2审核员通过提问、观察、抽查记录、检查或检测产品等方法对体系4.3.2

19、.3审核员应以下述规则判断不符合项：A：严重不符合项质量活动严重不符合ISO9002标准要求或可能导致系统失效。B：轻微不符合项与质量体系标准要求轻微不符合。C：观察项程序文件实施没能取得预期效果和需引起注意的某项活动。4.3.2.4现场审核结束后审核组开一个小结会对审核情况进行交流和汇总。4.4总结会：现场审核结束，审核组长负责召集审核组成员及被审核部门负责人召开审核总结会。a.审核组长报告本次审核情况；b.被审核部门确认不符合项及观察项c.双方确认纠正不符合项所需的时间。4.5实施纠正及跟踪验证4.5.1不符合项报告中所指出的存在问题，由责任部门主管负责依据纠正和预防措施控制程序组织制定相

20、应纠正和预防措施并记入不符合项报告中。4.5.3审核组成员按期对纠正措施的实施情况跟踪验证其有效性。发现问题应及时与部门主管进行沟通处理。4.5.4跟踪验证结束后，审核组组长整理资料完成内部质量审核报告，审核报告应包括完整的不符合项报告和观察项报告记录。并将其提交给管理者代表审批。4.4.5审批后，审核组长将本次内审的所有文件、资料汇总交文控室存档。5.相关文件5.1纠正和预防措施控制程序6.质量记录6.1内部质量审核计划6.2内部质量审核报告6.3不符合项报告6.4观察项报告6.5内审核查表6.6不符合项分布表6.7会议签到表八. 第三层文件的编制要求1.应符合“三”、“四”、“五”条款要求；2.正文格式随文件性质不同而采用不同格式。可行时，可适当参考程序文件格式；九. 质量记录表格1. 对标准提到的21处记录要评审是否必须采用；2. 表格应规范,统一风格3. 表格内容应充实,填写的内容有针对性十. 质量体系文件的编号（示例）：1. 体系文件根据发放分数进行编号分发号:在受控章里标注分发序号，用01、02、标注，并在文件分发记录中记录。2. 修改状态手 册：“修改次数版本号”, 其中：版本号用“0、1、2.”表示，修改次数用“19”表示，如01表示为0版第一次修订。修改到第9次时换版（有重大修改可提前换版）程序文件：修改、版本号用直接用“0、1、2.”表示