活动策划准备注意事项指南.xls

1、活活动动策策划划准准备备/注注意意事事项项指指南南绿圃国际空间站阶段准备工作/善后工作活动前活动策划方案内容，重点包含以下：1.1.活活动动通通知知：活动通知、邀请函并确认活动参加人员人数、领导层级等情况；2.2.编编制制会会议议或或活活动动预预算算（耗材费、场地租用费用、宣传板横幅、食宿等）；3.3.场场地地申申请请、勘勘察察规规划划、检检测测场场地地相关设施设备情况、卫生情况（包括场内外环境及位置信息）；4.4.列列出出活活动动需需要要物物资资清清单单并并准准备备（如横幅宣传板报等提前一天制作好并核对）；5.5.会会场场座座次次平平面面引引导导图图：要制作打印会场座次平面引导图；6.6.食

2、食宿宿安安排排规规划划。活动中1、由多个机构共同举办的活动，要事事先先明明确确各各自自职职责责分分工工，避免出现混乱。2、预预留留一一个个对对整整个个活活动动较较熟熟悉悉的的工工作作人人员员作作为为机机动动人人员员，随时应对应急处理。新闻新闻稿可提前写好，活动过程中根据具体情况，进行稍微调整，一般会议/活动有模版或套路可参考活动后1、费用结算报销；2、借物归还；3、物资清点；4、活动结束后主动将新闻稿、照片和活动总结发送给相关负责人，新闻当天发布；5.活动当天记录、总结经验。备注1 1、活活动动人人员员、资资料料包包装装：活动人员的服装、工作牌或活动标记等准备；会议资料：会议用到的水、手提袋、

3、礼品等可做成一系列常平国际创新港的专属的产品，起到良好的品牌推广和营销目的。2 2、分分工工执执行行：专人专事，执行到位；3 3、领领导导职职务务：领导名字、职务要确认好，并交由阿熙审核，发出；4 4、就就餐餐座座位位：领导就餐座位牌、工作人员分散座位，与嘉宾交流认识等5 5、座座次次安安排排：就坐人员数量为奇数，居中为至尊，至尊左手边为上位，右手边为下位（如在观众席下面向上看，右边为上位，左边为下位）；就坐人员数量为偶数，【注意：偶数座次摆放争论较多，实践中，可查看各部委的会议照片，大多以“左为上”，即第一种，1号领导位置在中间位置左方，2号领导在1号领导右手，3号在1号领导左手，其他依次左

4、右排列。】（具体待定）明确出席领导的姓名务必要书写准确，提前做好会议（台）牌并指定专人负责摆放，由专人负责或者请租用场地服务人员摆放，摆放后务必审查是否妥当。2018年3月会场外会场内（主席台）1.1.提提前前一一天天悬悬挂挂好好横横幅幅等等，会前半天检查悬挂完好情况，如有异样，第一时间进行修正。2.2.交交通通疏疏导导、车车辆辆清清场场和和通通行行：会场内外车辆车位应提前规划好，做好车位预留，会议前安排专人进行车辆有序进场。3.3.会会议议用用电电保保障障工工作作：尽量选择有应急供电设施的场地进行会议会务及活动。4.4.会会场场外外整整洁洁工工作作：与场地租用方协议好，或安排专人负责，及时跟

5、踪检查，确保整洁的会场环境。5.5.结结合合现现场场情情况况在在门门路路、楼楼梯梯等等显显眼眼位位置置放放置置活活动动宣宣传传板板、活活动动指指示示牌牌等等。6.6.签签到到处处：签到表（本）、名片盒、签字笔（数量以活动情况而定）7.7.设设置置签签到到问问讯讯处处：参会人员进入会场后，在映入眼帘处设置签到问讯处【制作统一的签到问询牌】。8.8.座座次次安安排排，会会议议摆摆放放物物资资核核对对，领导姓名不得出错（见备注）。（以以上上工工作作，在在活活动动前前完完成成）1 1、迎迎宾宾：（按出席嘉宾的情况，安排迎宾工作人员）；2 2、领领导导出出席席：（确认领导出席情况、制作台牌、发言稿、休息

6、室等）3 3、会会议议接接待待：（会议资料、矿泉水与茶水，摆放位置需统一）；4 4、会会议议台台牌牌：（明确出席领导的姓名务必要书写准确，提前做好会议（台）牌并指定专人负责摆放，由专人负责或者请租用场地服务人员摆放，摆放后务必审查是否妥当)；5 5、话话筒筒、司司仪仪台台和和音音响响等等（需要确定准备几个话筒【备用话筒】；明确是否需要司仪台；是座式、无线还是站式话筒等）；6 6、领领导导嘉嘉宾宾需需要要事事先先联联系系好好小小的的会会议议室室，提前到者先引导到小会议室休息，活动正式开始时再引导入会场。保持会场外环境，禁止噪音污染。1 1、会会议议期期间间，安安排排专专人人做做好好拍拍照照工工作

7、作。会场全局照、市、县、镇主要领导讲话等关键重要时刻、完整的会标（注意角度，能同时拍到讲话人最好）；2、安安排排专专人人做做好好详详细细会会议议纪纪录录，纸纸质质版版录录音音版版会会后后交交给给主主要要负负责责人人。活活动动策策划划准准备备/注注意意事事项项指指南南新闻稿可提前写好，活动过程中根据具体情况，进行稍微调整，一般会议/活动有模版或套路可参考1、如活动结束后有餐饮安排，则分工指引领导、嘉宾以及观众入座就餐；2、安排专人搞好会场内卫生清洁工作；如果是租用的无需；3、安排专人摘下会标和会场外横幅工作；如果是租用的无需；4、安排专人将签到处、问讯处的桌凳归放原位；如果是租用的无需。1 1、

8、活活动动人人员员、资资料料包包装装：活动人员的服装、工作牌或活动标记等准备；会议资料：会议用到的水、手提袋、礼品等可做成一系列常平国际创新港的专属的产品，起到良好的品牌推广和营销目的。2 2、分分工工执执行行：专人专事，执行到位；3 3、领领导导职职务务：领导名字、职务要确认好，并交由阿熙审核，发出；4 4、就就餐餐座座位位：领导就餐座位牌、工作人员分散座位，与嘉宾交流认识等5 5、座座次次安安排排：就坐人员数量为奇数，居中为至尊，至尊左手边为上位，右手边为下位（如在观众席下面向上看，右边为上位，左边为下位）；就坐人员数量为偶数，【注意：偶数座次摆放争论较多，实践中，可查看各部委的会议照片，大

9、多以“左为上”，即第一种，1号领导位置在中间位置左方，2号领导在1号领导右手，3号在1号领导左手，其他依次左右排列。】（具体待定）明确出席领导的姓名务必要书写准确，提前做好会议（台）牌并指定专人负责摆放，由专人负责或者请租用场地服务人员摆放，摆放后务必审查是否妥当。会场内（音响播音室）会场内（观众席）1.1.音音响响调调试试（至少提前一天调试好音响设备，会前三小时内检查音响设备是否完好，能否正常使用；所借的音响设备必须事先调试，确保万无一失，还要准备录音笔、mp3等现场录音设备（也须调试），并安排专人负责）；2.2.主主持持人人彩彩排排：活动负责人与主持人核对主持稿并进行彩排；3.ppt3.p

10、pt准准备备（如果现场需要播放ppt，需事先将所有需播放PPT拷入笔记本电脑，放至桌面文件夹，并按次序加前缀，需要事先调试投影仪位置，调试好分辨率等）；4.4.乐乐曲曲准准备备。（根据会议内容好议程安排，安排专人提前准备好有关音乐（欢迎词、曲，欢快的轻音乐等），会议期间，适时播放与停止，提前将会议议程安排表或会议主持词送播音控制人一份，预先了解情况）1 1、会会场场整整洁洁工工作作（与场地方协调）；2 2、参参会会人人员员安安置置（统计好人数，备好桌椅，准备备用桌椅，如天气炎热需准备足够饮用水及备用风扇）；3 3、会会议议材材料料准准备备工工作作（会会议议流流程程表表、演演讲讲稿稿等等资资料料

11、）；4 4、会会议议签签到到、会会议议材材料料及及礼礼品品等等发发放放工工作作。(工作人员至少需要提前2小时进入会场，留足布置会场的时间，与会人员需要提前半小时开始入场。会议内容和议程等材料，务必要提前准备好。会议签到需安排专人负责，最好是熟悉参会领导的人负责）协调好音响广播室，根据会议议程，适时播放和终止乐曲。安安排排专专人人负负责责接接替替话话筒筒：嘉宾与观众的互动，提前预留话筒（话筒数量，以活动大小而调整）。新闻稿可提前写好，活动过程中根据具体情况，进行稍微调整，一般会议/活动有模版或套路可参考2018年3月1 1、活活动动人人员员、资资料料包包装装：活动人员的服装、工作牌或活动标记等准

12、备；会议资料：会议用到的水、手提袋、礼品等可做成一系列常平国际创新港的专属的产品，起到良好的品牌推广和营销目的。2 2、分分工工执执行行：专人专事，执行到位；3 3、领领导导职职务务：领导名字、职务要确认好，并交由阿熙审核，发出；4 4、就就餐餐座座位位：领导就餐座位牌、工作人员分散座位，与嘉宾交流认识等5 5、座座次次安安排排：就坐人员数量为奇数，居中为至尊，至尊左手边为上位，右手边为下位（如在观众席下面向上看，右边为上位，左边为下位）；就坐人员数量为偶数，【注意：偶数座次摆放争论较多，实践中，可查看各部委的会议照片，大多以“左为上”，即第一种，1号领导位置在中间位置左方，2号领导在1号领导右手，3号在1号领导左手，其他依次左右排列。】（具体待定）明确出席领导的姓名务必要书写准确，提前做好会议（台）牌并指定专人负责摆放，由专人负责或者请租用场地服务人员摆放，摆放后务必审查是否妥当。