档案管理办法.docx

1、档案管理办法档案工作管理办法第一章 总则第一条 为科学地管理好*集团企业档案，充分发挥档案在企业管理中的作用，按照中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法以及*省档案条例的有关规定，制定本办法。第二条 企业档案主要指本企业在各项管理过程中直接形成的，有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条 档案工作管理列入年度目标管理进行考核。第二章 机构职责第四条 企业档案实行集中统一管理，公司建立综合档案室，业务工作接受济南市建管局和济南市档案局的监督、指导和检查。设专职档案员一名，各科室设兼职档案员一名，形成集团公司档案管理网络，一名集团公司分管领导、负责。（档案管理网络图附

2、后）第五条 专职档案人员要学习、宣传、贯彻档案法忠于职守，遵守纪律，按照上级关于档案工作的方针政策，制定本单位档案工作计划、管理制度、办法，确保档案的机密和安全。负责本公司各种档案的收集、分类、整理、归档、保管、利用，统计工作。指导、帮助各科室兼职档案人员按照档案工作要求做好文件材料的收集、保管、整理、移交工作。归档的档案材料力求做到收集齐全、完整，组卷科学合理，保管方便利用科学，查找准确。积极开发档案信息资源，主动做好提供利用工作。努力实现档案工作的标准化、规范化、科学化。第六条 兼职档案员负责收集、保管、整理本科室在日常工作中形成的而已办理完毕的文件材料，按照立卷归档范围，要求时间将本科室

3、具有保存价值的文件材料移交综合档案室归档。第三章 管理制度第七条 档案材料的形成和归档制度，1、公司集团一切工作人员在反映本单位各项工作中所形成的，应当立卷归档的文件材料，是业务活动的记录，必须近期由办公室或各科（室）专（兼）职档案员整理、立卷、移交归档，任何个人不得据为己有，拒绝归档。不得擅自提供、复制档案，确保档案的机密与安全。2、归档的文件材料，都应做到用钢笔或毛笔书写清楚，字迹工整，不得用圆珠笔和纯兰墨水，存档文件材料应一式两份，（要求用16K白纸或复印纸）与底稿一并移交综合档案室。档案签字手续完备。3、凡要求归档的文件材料应收集齐全、完整，排列科学，折叠整齐，编排页码，分类，准确，按

4、期归档立卷。4、科研课题、基建工程和其他工作任务在完成或告一段落后，其任务承担部门应在两个月内，将所形成的有关文件材料按本规定附表要求整理齐全，图纸按规定折叠后，立卷归档。周期过长的可按形成阶段分期归档。以上项目（任务），需通过工作签定，验收时，应提前通过档案室对应归档文件的检查验收。5、凡是几个单位分工协作完成的项目或工程，如公司主办，应保存一套完整档案。如公司协作，应保存自己所承担部分的档案正本，同时将副本或复制本送交主办单位。6、财务档案每月形成后及时装订整齐，加以注明，编写目录，于第三上半年归档。7、实物档案（如奖状、奖杯、证书、锦旗等应在颁发后加以说明，及时归档。8、声像档案应于形成

5、后作必要说明（照片附底片）及时归档，不得私自保存。9、工程档案在工程竣工后，及时整理齐全，加以说明，编写目录，于第二年上半年归档。第八条 档案保管制度1、对应归档的文件材料，各部门兼职档案员要按期向档案室移交，使各种档案实行综合管理，任何人不得据为己有。2、档案室应有防火、防盗、防光、防潮、防虫、防腐蚀、防高温等安全措施，经常通风，保持室内整齐、清洁卫生。3、做好档案的保护工作，维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案的寿命，要定期检查档案保管状况。对破损或变质的档案，要及时修复。对失去保存价值的档案，要按有关规定和程度进行销毁。4、档案室内橱柜放置合理、整齐，档案排列科学、标准。查找方便，调

6、卷迅速、准确。5、档案出入室有据，帐物相符，定期进行统计工作，准确反映库存数量和提供利用情况。6、综合档案室是保管档案的重地，未经同意，无关人员不得入内，确保档案安全。7、单位机构有变动，档案要经主管机关或单位领导人批准后进行有关的移交。工作人员调动工作时，属于归档范围的文件材料，必须全部上交，不得擅自带走。第九条 档案利用1、本单位工作人员借阅档案，一般应在档案室查阅，确因工作需要借出使用时，须经领导批准办理借阅登记手续，借出时间一般不超过三天，用完后及时归还。2、外单位或下属单位查阅本单位档案，须持单位介绍信，重大问题须请示分管领导批准后方可查阅，但一律不准借出使用。3、借阅档案人员必须爱

7、护档案，确保档案安全，不得私自摘抄，复制、禁止折卷、涂改和污损，防止丢失、泄露。否则追究有关人员责任。4、档案室应编制必要的检索工具搞好档案信息资源的加工，积极、主动开展档案的开发利用工作，借阅档案的人员要及时提供、利用效果，做好利用信息反馈工作。第十条 档案保密制度1、集团公司工作人员要认真学习、贯彻执行档案法，严格遵守保密细则和各项保密制度，做好保密工作。2、档案人员要严格执行保密工作规章制度，切实加强档案管理，做到不丢失、不泄密。3、查阅档案，必须查阅与查阅要求有关的档案材料，无关的档案不得查阅。4、严格控制查阅重要的或机密以上的档案，确需查阅时，须经本单位分管领导批准，未经批准，不得擅自摘抄、复制和传播。5、借阅档案者，对所借用的档案应妥善保管、严守机密，不丢失，不失密，不损坏，违犯本规定者，依照档案法规定，追究其责任。第十一条 档案的鉴定与销毁制度1、集团公司档案部门要建立鉴定销毁小组，鉴定销毁工作在鉴定小组的组织下进行工作。2、根据单位档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确地制定档案的存毁。3、经鉴定需要销毁的档案材料应登记造册，经领导和职能部门审定批准后方可销毁，销毁时要由两人在指定地点监销，并在销毁清册上签字，在目录上注销。销毁清A册存档保存。