WORD邮件合并图文教程要点.docx

1、WORD邮件合并图文教程要点邮件合并图文教程在日常的办公过程中，我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据，难道我们只能一个一个地复制粘贴吗？能保证过程中不出错吗？其实，借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能“邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。这里我们特别组织了这个的专题，详细讲解“邮件合并”以及具体用法，同时以实例剖析的方式帮助大家快速上手。一、什么是“邮件合并”什么是“邮件合并”呢？为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢？其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档

2、（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”，这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。本课程通过三个实际任务的解决步骤，详细介绍“邮件合并”功能的使用方法，学习完成后大家就可以按部就班地运用到自己的实际工作当中。二、什么时候使用“邮件合并”我们可以通过分析一些用“

3、邮件合并”完成的任务，从而得到答案。比如最我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文档，它们通常都具备两个规律：一是我们需要制作的数量比较大；二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。什么是含有标题行的数据记录表呢？通常是指这样的数据表：它由字段列和记录行构成，字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图1就是这样的表，其中包含的字段为“客户姓名”、“服务帐号”等。接下来的每条记录，存储着每个客户的相应

4、信息。三、邮件合并的三个基本过程上面讨论了邮件合并的使用情况，现在我们了解一下邮件合并的基本过程。理解了这三个基本过程，就抓住了邮件合并的“纲”，以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。(一) 建立主文档“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。(二) 准备好数据源数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Exc

5、el、Access或Outlook中的联系人记录表。在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量客户信封，多数情况下，客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。(三) 把数据源合并到主文档中前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了

6、，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。四、实例详细剖析明白了原理和使用过程之后，我们进入实际操作。这里我们提出三个实际任务：如何根据已有的Excel客户资料表快速批量书写信函？如何根据已有的Excel客户资料表快速批量制作信封？如何根据已有的Access工资数据表快速批量制作工资条？第一和第二个任务中我们提供的数据源是Excel表格，第三个任务提供Access表格，操作完成之后你会发现过程都是大同小异，使用非常简单。(一) 制作大量信函由于现在我们已经预先制作好了“信函(主文档)”和“信函和信封(数据源)”案例文件，所以接下来

7、的操作，实际上就是邮件合并的第三个过程“把数据源合并到主文档中”。在实际处理自己的工作时，主文档和数据源当然都会改变，到时参照提供的案例文件制作即可。1. 启动Word2003（其他版本一样），打开主文档“信函(主文档)”案例文件，接下来的任务就把数据源中的“客户姓名”和“服务帐号”两个字段合并到主文档中。2. 如果任务窗格没有显示，选择菜单“视图任务窗格”命令显示它，然后单击它顶部右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“邮件合并”命令，切换到“邮件合并“任务窗格(图1)。图 13. 接下来，可以在邮件合并任务窗格中看到“邮件合并向导”的第一步：选择文档类型，这里我们采用默认的选择：“信函”(图2

8、)。图 24. 单击任务窗格下方的下一步：正在启动文档链接，进入“邮件合并向导”第二步：选择开始文档。由于我们当前的文档就是主文档，故采用默认选择：“使用当前文档”。5. 单击任务窗格下方的下一步：选取收件人，进入“邮件合并向导”第三步：选择收件人。从这里可以看到，如果你还没创建数据源，则可以选择“键入新列表”单选框，然后单击“键入新列表”下方的“创建”链接，在弹出的“新建地址列表”对话框中进行创建。但是前面已经说过，为了提高效率，还是在之前就把数据源创建好。由于我们已经准备好了Excel格式的数据源，“信函和信封(数据源)”案例文件，于是我们单击“使用现有列表”区的“浏览”链接(图3)，打开

9、“选取数据源”对话框。图 36. 通过该对话框定位到“信函和信封(数据源)”案例文件的存放位置，选中它后单击“打开”。由于该数据源是一个Excel格式的文件，接着弹出“选择表格”对话框，数据存放在Sheet1工作表中，于是在Sheet1被选中的情况下单击“确定”按钮(图4)。图 47. 接着弹出“邮件合并收件人”对话框，可以在这里选择哪些记录要合并到主文档，默认状态是全选。这里保持默认状态，单击“确定”按钮(图5)，返回Word编辑窗口。图 58. 单击下一步：撰写信函链接，进入“邮件合并向导”的第四步：撰写信函。这个步骤是邮件合并的核心，因为在这里我们将完成把数据源中的恰当字段插入到主文档中

10、的恰当位置。9. 先选中主文档中的“收信人姓名”，接着单击任务窗格中的“其它项目”链接，打开“插入合并域”对话框，“数据库域”单选框被默认选中，“域(F)：”下方的列表中出现了数据源表格中的字段。接下来我们选中“客户姓名”，单击“插入”按钮后，数据源中该字段就合并到了主文档中(图6)。图 610. 先关闭“插入合并域”对话框，然后选中“服务帐号”，用同样的方法把数据源中的“服务帐号”字段合并到主文档中，合并完成后效果如下面(图7)。图 711. 可以看到从数据源中插入的字段都被用“”符号扩起来，以便和文档中的普通内容相区别。12. 检查确认之后，就可以单击下一步：预览信函链接，进入“邮件合并向

11、导”第五步：预览信函。首先可以看到刚才主文档中的带有“”符号的字段，变成数据源表中的第一条记录中信息的具体内容，单击任务窗格中的“”按钮可以浏览批量生成的其它信函(图8)。图 813. 浏览合并生成的信函通常是件很愉快的事，因为用传统方法做起来很麻烦的任务，已经被聪明的Word完成了。确认正确无误之后，单击下一步“完成合并”，就进入了“邮件合并向导”的最后一步“完成合并”。在这里单击“合并”区的“打印”链接就可以批量打印合并得到的10份信函了，为什么有10份信函呢？还记得这是因为数据源表格中的记录数只有10个的原因嘛？在弹出“合并到打印机”对话框中还可以指定打印的范围，这里我们采用默认选择“全

12、部”(图9)。图 914. 如果你的电脑上装了打印机和打印纸，单击“确定”按钮，弹出“打印”对话框，再单击一次“确定”。一会儿之后，10份专业的信函就出现在你面前了。现在使用邮件合并制作大量信函的任务就初步完成了，可能有的朋友会问，如果我不想把信函打印出来，而是想直接发Email给这些客户，该怎么操作啊？是的，随着网络的普及Email早已被大多数企业所接受，所以有这个想法非产不错，实现起来也很简单。请返回本操作过程的Step3，也就是“邮件合并向导”的第一步，如图3所示。在“选择文档类型”区选中“电子邮件”单选框就可以了，后面的操作完全一致。不过有两点要注意：一是数据源表格中必须包含“电子信箱

13、”字段，二是“邮件合并向导”的第六步完成合并中，“合并”区出现的是“电子邮件”链接，单击它后，打开“合并到电子邮件”对话框，单击“收件人”框的下拉箭头，在弹出的列表中显示了数据源表格中的所有字段，我们选择“电子信箱”字段，这就让Word知道把信往那里发。然后在“主题行”框内输入电子邮件的主题，如“时代公司服务信函”，同前面一样在这里也可以指定电子邮件的范围。最后，单击“确定”按钮(图10)，Word就启动Outlook进行发送邮件的操作了，同时要注意你的Outlook要能正常工作才能最终完成任务哦。图 10(二) 制作大量信封完成信函的制作之后我们开始批量制作信封。之所以介绍制作信封，而不做贴

14、在信封上的那种信签条，是因为一方面精心制作好信封能给客户更专业和深刻的印象，另一方面信签条的制作方法和最后介绍的制作大量的工资条类似，完全可以仿照操作。显然，信封的制作也要经历“邮件合并向导”的六个步骤，有了前面的基础，下面的学习将更加轻松。不过也不应该掉以轻心，这个任务只提供了数据源，并没有提供主文档，我们将把重点放在主文档的制作与修饰上。1. 启动Word2003，进入主界面后新建一个空白文档，并打开“邮件合并”任务窗格。在“邮件合并向导”的第一步：选择文档类型中，选中“信封”单选框。2. 进入第二步：选择开始文档。这里我们要设定信封的类型和尺寸。单击“更改文档版式”区的“信封选项”链接，

15、打开“信封选项”对话框，单击“信封尺寸”框的下拉箭头，在弹出的列表中选择一种信封类型。这里我们以使用较普遍的标准小信封(规格为110mm220mm)的尺寸为例。于是选择普通5选项(图11)。单击“确定”后返回Word编辑窗口，可以看到页面已经根据信封的规格改变(在“页面视图”下查看)。说明：如果“信封尺寸”框的下拉列表中没有符合你要求的信封规格，则选择最后一项自定义信封的尺寸。图 113. 下面我们将输入信封中的固定内容，即发信人的信息。将插入点定位于信封下方的文本框中，输入发信人的信息，如下图(图12)。图 124. 然后拖动文本框到信封右下角恰当位置，以便符合信封的布局规定。为了让这些信息

16、看起来更加美观，可以对它们进行修饰。选中公司名称“上海时代日用品公司”，设置字体为“楷体”，对其方式为“居中对齐”，选中地址和邮编，设置对齐方式为“分散对齐”，稍加修饰后可以得到比较专业的外观(图13)。到这里为此，我们算是完成了主文档的制作。图 135. 接下来的工作，就进入把数据源中的字段合并到主文档中的过程了。本任务使用的数据源和任务1相同，如果你够仔细的话，应该已经发现，任务1的数据源中就含有制作信封所需要的“收信人姓名”、“地址和邮编”这些字段的信息。6. 进入第三步：选取收件人。单击“使用现有列表”区的“浏览”链接，用和任务一相同的方法打开Excel格式的数据源“信函和信封(数据源

17、)”文件。7. 进入第四步：选取信封。在这里我们将完成把数据源中的字段合并到主文档中的操作。把插入点定位于信封左上角安置邮编的位置，单击“其它项目”链接，打开“插入合并域”对话框，在“域(F)”下方的框中选择“邮编”，再单击“插入”按钮，于是“邮编”字段被合并到主文档中。用同样的方法把“地址”字段插入到“邮编”的下方(图14)，“客户姓名”插入到位于信封正中的文本框中。图 148. 插入操作完成后关闭“插入合并域”对话框，返回Word编辑窗口，调整存放“客户姓名”字段的文本框的大小和位置，设置“客户姓名”字段的对齐方式为“居中对齐”(图15)。图 159. 进入第五步：预览信封。在这里可以先浏

18、览一下信封的效果。也许此时信封的外观并不能让你满意，因为收信人的邮编和地址都凑在一起，客户姓名字体不够醒目等等。为了让信封的外观更加悦目，下面再来进行一番修饰。10. 先选中邮政编码所在的段落，选择菜单“格式字体段落”，在打开的“字体”对话框中，设置为“宋体、三号、加粗”，选择“字符间距”选项卡，设置“间距为加宽，磅值为18磅”，设置完成后单击“确定”(图16)。图 1611. 然后选中地址所在段落，用同样的方法打开“字体”对话框，设置为“黑体、三号、间距：加宽，18磅”，设置完成后单击“确定”。12. 在“客户姓名”后输入一个空格和“收”字，然后选中它们，设置对齐方式为“居中对齐”，打开“字

19、体”对话框，设置为“华文行楷、小一、间距：加宽，5磅”，设置完成后单击“确定”，现在再来看看信封的外观，是不是更加美观呢？(图17)图 1713. 浏览满意之后，就进入第六步：完成合并。单击“合并”区的“打印”链接，打开“合并到打印机”对话框，在这里可以设定打印的范围，我们保持默认选择“全部”(图18)，单击“确定”按钮后弹出“打印”对话框，再单击“确定”按钮可以开始打印。图 1814. 如果这些信封以后还会用到，则可以把合并结果保存一个新的文档，以便重复使用。15. 在第六步：合并完成的任务窗格中，单击“编辑个人信封”链接，打开“合并到新文档”对话框，保持默认选择“全部”，单击“确定”后，得

20、到一个名称为“信封1”的新文档，设置显示的比例为50，可以在编辑窗口内看到合并生成的所有信封。16. 接下来为“信封1”新文档取一个恰当的名称，如“客户信封”，保存在恰当的位置即可，以后需要重新制作这些信封时，打印这个文档即可。(三) 制作大量的工资条已经运用邮件合并完成了两个任务，大家应该对这个强大的功能比较了解了。那么是否还有必要继续操练任务三呢？回答是肯定的，一是因为任务三的完成过程代表了一系列任务，比如制作大量的成绩条、信签条等的完整方法；二是在任务三中我们将学习使用“邮件合并”工具栏，熟练使用“邮件合并”工具栏可以提高操作的效率。本任务提供了主文档和数据源案例文件，进入具体操练之前，

21、请先去下载好。主文档是一个工资条表格，数据源是一个Access格式的记录表。大家将会在操练中体会到Excel格式数据源和Access的在使用方法上几乎没什么区别，操作都很简单。1. 打开主文档“工资条(主文档)”案例文件，可以看到，这是一个制作好的工资条表格，和前两个任务一样，在后面的过程中，我们要通过“邮件合并”向导把数据源中的的字段信息合并进来。2. 打开“邮件合并”任务窗格，进入“邮件合并向导”第一步：选择文档类型，我们采用默认选择“信函”。3. 进入第二步：选择开始文档。由于当前文档就是主文档，故采用默认选择“使用当前文档”。4. 进入第三步：选取收件人。在这里我们要告诉Word数据源

22、在哪里。单击“使用现有列表”区的“浏览”按钮，用同前面任务相同的方法，通过“选择数据源”对话框，定位至Access格式数据源的存放位置，选中并打开它。5. 接着弹出“邮件合并收件人”对话框，这和前面两个任务的情形是类似的，在这里可以指定参与邮件合并的记录，我们保持默认选择“全部”，并单击“确定”按钮返回Word编辑窗口。6. 进入第四步：撰写信函。在这里我们通过“邮件合并”工具栏操作。如果你的“邮件合并”工具栏没有显示，请选择菜单“视图工具栏邮件合并”命令，以显示它。7. 将插入点定位于表格的第二行第一格内，单击“邮件合并”工具栏上“插入Word域”左边的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话

23、框，选中“域(F)”下方列表框中的“序号”字段，并单击“插入”按钮，即可把“序号”字段合并到主文档中(图19)。图 198. 用同样的方法把其余字段插入到主文档表格中对应的位置，完成后效果如下图(图20)。图 209. 进入第五步：预览信函。在这里我们可以浏览一下工资条的大致效果，还可以调整“姓名”表格的宽度，让姓名在一行内显示。然后选中“姓名”后的表格区域，单击鼠标右键在弹出的菜单中选择“平均分布各列”(图21)，让这些列具有相同的宽度，这会使制作完成的工资条更加美观。图 2110. 如果我们就这样进入“邮件合并向导”的第六步，开始执行打印操作的话，那么将出现一页纸只能打印一个工资条的情况，

24、这样好像太浪费了。下面我们进行一些操作，使得一张纸上可以打印几个工资条，以便充分利用资源。11. 选中整个工资条表格，并执行复制命令，然后在原表格下方空一行后执行粘贴命令。这样就得到了两个工资条了。根据页面的大小重复上面的操作。笔者的操练过程中一页纸上容纳了七个。12. 接着你会发现这七个工资条记录数据全都是一样的，该怎么处理呢？非常简单，只要利用“邮件合并”工具栏上的一个命令就可以了。我们先把插入点定位于主文档中第一和第二个表格之间的空行处，单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”按钮，在弹出的菜单中选择“下一记录”命令(图22)，你会发现第二个表格中的数据变成了数据源中第二条记录的数据。接着把插入点定位于第二和第三个表格之间的空行执行上述的操作，后面的表格以此类推处理。图 2213. 全部完成后效果与下图类似(图23)。图 2314. 浏览满意之后就可以进入第六步：完成合并。然后把工资条打印出来，制作完成。五、总结本课程在对“邮件合并”使用原理和基本过程分析的基础上，通过三个典型任务的解决，全面介绍了“邮件合并”功能在实际工作中的应用方法。