行政人事管理制度汇编拿来即用.docx

1、行政人事管理制度汇编拿来即用始兴县美景物业服务有限公司管理制度汇编2012年3月 编制：广东省始兴县美景物业服务有限公司 办公室审核：批准：实施日期：2012年3月21日目录第一部分 行政办公管理制度第一章办公区域管理规定1目的：规范办公室的工作秩序，营造良好的办公环境，以提高办公质量与效率。2职责/权限：办公室：负责办公室的整体日常监管与处理突发事件；办公室人员及财产安全的监管。 其他部门负责人：所属办公室日常事务的管理，协助处理各种异常情况。3工作要求：办公室职员工作纪律：1.办公室人员须保持仪容仪表整洁，一律按规定穿工衣（周六、周日除外）。2.文明礼貌待人，严禁大声喧哗。3.室温25以上

2、方可以开启空调，温度调节不得低于18（含）以下。4.保持个人办公台面整洁。5.做好日常清洁维护，不可随地吐痰，垃圾、纸屑丢入纸篓内。6.原则上办公室内严禁吸烟，需要吸烟请到吸烟区。7.非客户接洽、会议召开、集体讨论，任何人不得私自占用会议室与洽谈室。8.在使用公共场所（会议室、洽淡室、阅览室、培训室等）完毕后，使用人员应当恢复原状并做好清洁整理工作。9.除工作需要外，办公室人员不准利用公司电脑上网。10.接打电话应言简意赅、长话短说，严禁在电话中刻意闲聊，更不允许在办公室接打私人电话。11.上班时间严禁聚众闲聊或影响、妨碍他人工作，有必要进行集体讨论时，在洽谈室或会议室内进行。12.公司内部集

3、会与会议，除特殊情况（需提前向会议主持人请假）外，皆须准时参加。13.前台（前台文员/前台保安员）要负责整个前台区、入门大厅的管理。前台禁止无关人员闲坐。14.下午17：3018：00，部门须将当晚加班名单提交办公室，办公室核准后交前台保安。15.下班前，办公室人员须各自整理好工作台面。最后下班人员要关闭水、灯、空调、电脑、传真机、复印机、门窗等。16.上班时间，公司内部通用性语言为普通话，除业务上来往之外，一律不讲其他方言。办公室职员着装要求：1.为树立和保持公司良好的社会形象，实现规范化管理，本公司职员应按要求着装（周一至五着工装）。2.办公室职员上班时间要保持仪容仪表整洁、大方、得体。3

4、.头发梳理须整齐。男职员头发不过耳，不得留长胡须，保持面部清洁；女职员上班提倡化淡妆。4.各部门负责人应认真配合，督促属下职员共同遵照执行。4具体日常工作管理：复印管理1.有复印机部门安排专人负责复印机的维护与保养，任何人必须听从安排，不得有故意损坏机器的行为。2.复印机发生故障应立即关机，行政人事部须做好标识注明，并第一时间通知维修公司前来维修，待复印机完全修好后方可作业。3.行政人事部人员应担保复印纸张供应及碳粉补充以使复印工作得以顺利进行。4.节约用纸，复印完后，注意保持复印区域整洁。5.各部门复印用纸由行政人事部统一申购，复印时行政人事部要监督复印人员节约。6.非公司人员严禁私自使用本

5、公司复印机，禁止帮非公司人员复印文件资料。7.行政人事部人员上下班时应检查复印机的开关情况。电话管理1.公司电话是公司与外界、内部部门之间交流信息、联络工作的重要工具。原则上不得打私人电话，特殊情况需用电话要经部门负责人同意后方可使用。2.正常工作联络应长话短说，提高效率。通话时间应控制在3分钟以内，特殊情况不超过5分钟。3.公司对长途电话进行严格控管，一般分机电话只可拔打市话。4.电话铃响3声内就要接听电话，且使用文明礼貌语言。5.接听电话须认真仔细听取对方讲述的内容，必要时可礼貌要求对方重复，重要事项要做出书面记录，并及时知会相关人员。管理人员手机使用管理1.对于公司已给予电话费补助的管理

6、人员（包括特殊职位人员），其手机必须24小时开机。2.管理人员休假时，其手机也必须正常开机；跨区域无网络的，须公布备用号码。3.管理人员不应频繁更换手机号码，如因特殊原因需更换号码的，须将新号码及时通知行政人事部更新后公布。4.管理人员手机必须保持有话费，不足时应及时缴费或充值。5.行政人事部须不定时抽查开机情况，严禁出现停机或关机情况。6.一个月出现三次停机或关机现象，对工作造成影响的，酌情取消相关管理人员该月话费补助。7.参加会议或培训时，手机一律关机或调为振动，中途需要接打电话须向会议主持或培训讲师举手请假，同意后方可外出接打电话。8.手机补助话费按公司规定的职级标准发放，根据职级、工作

7、性质的变动而调整。办公室职员接待访客技能与礼仪1.前台负责回答访客的询问，了解来访目的，协助作好访客登记，通知相关部门人员到前台接待。2.部门会议及访客接待由部门文员跟进，公司例会接待由行政人事部负责跟进。3.访客接待基本技能：既要机敏，又要有礼貌。要殷勤恳切，只要访客一走进办公室或办公桌前，就该面带笑容地打招呼。要替事先不曾约定的访客着想，仔细倾听这种没预约的访客解释他的来意与理由。如果不能安排当时会见，就表示遗撼，并为他安排以后会见。按顺序请访客进去，可按事先安排次序或以到达先后为次序。要做好访客登记，记上时间、名字、职务、来访目的和业务关系，以及通讯地址等。4.访客接待基本礼仪：4.1客

8、人来访时，应立刻从椅子上站起来，并礼貌性招呼一声“您好”，当对方递过名片来时，应用双手接过来，并念出对方的姓名和公司名称。4.2引导访客到上司办公室或会客室时，在离位前应先把桌上的文件资料合起并放好，避免让人看到或遗失。4.3在走廊、楼梯陪同访客行走时，要配合访客步调，在访客右侧前一公尺处引导。在转弯或上楼梯前应先有所指示动作，让访客明白所往去处。4.4在到达目的地前，要指明“就在这里”，在打开门之前要先敲门。如果门向外开，应用手按住门，让访客先行进入并指引落座；如果门向内开，应先进入，按住门后再请访客入内。4.5进入室内后，应请客人坐上位（离入口较远处），并说“请坐，稍候”。退出会客室时，应

9、以正面倒走方式退出，并关上门，挂上“访客中”字样的牌。4.6面谈时，应当在适当的时候端饮料（茶、咖啡、奶茶），饮料应放在盘中端出并放在访客正面的桌面上，并做出请用的手式。面谈时间过长，应当在适当时间入内添加茶水；面谈结束后，应将访客的物品交给对方，若发现访客离开后有遗忘之物，应马上上报处理。4.7办公室人员在访客走后，要对会客室进行整理，处理善后事务。为了避免新访客到来久等，整理工作要利落、敏捷。如距下一位访客来临有一段时间，应先开窗通风。烟缸里如有前一位访客的烟蒂，应马上清除。总之，无论在何时，或处于何种状态，办公室人员都应以最快捷的速度迎接访客。前台管理1.前台为公司形象，由前台文员与前台

10、保安员共同组成，负责访客接待、办公室人员/大件物品进出监管。2.为树立公司形象，前台保安应一律在大门旁站岗，遇公司部门经理以上人员及客人来访时要行礼。3.前台总机接听电话时应使用甜美标准的普通话讲：“您好！公司” 或“公司，您好！”，或将公司简称。4.前台人员未经允许严禁离岗。有资料/物品转递，须与前台保安打好招呼并尽快返回。5.前台对公司员工或外访客要礼貌大方、热情周到。对找高层管理的客人，问清事先有无预约并立即电话通知文员或秘书安排接待。必要时可以引领至部门。6.各部门来访客人需进办公室洽谈的，由各部门文员第一时间迎接。7.部门访客必须至前台登记，严禁未经登记私闯办公室现象。8.应聘人员由

11、前台通知行政人事部招聘人员专职接待。9.晚七点开始，所有进出办公室人员（经理级以下），必须在前台详细登记进出办公室的时间及事由。办公设施设备管理1.办公室设施/设备（单价在300元以上的物品）的日常管理由行政人事部负责。 2.行政人事部与财务部对公司所有办公设施/设备建立清册，每半年做一次盘点。3.公司所有设施/设备上都须有小档案标贴。4.所有办公设施设备的购置、调配、更新、报损必须有行政人事部审核后方可执行。5.办公设施/设备一旦建立清册，部门负责人负监管责任，未经批准严禁擅自调动。6.办公室布置一经确定，未经行政人事部负责人以上职位人员批准，严禁私自调动。办公室卫生管理1.公司公共区域及独

12、立办公室的卫生统一由行政人事部负责，员工个人办公桌及座位周边的卫生由员工个人负责。2.凡新入职职员，必须了解清洁卫生的重要性与必要的卫生知识。3.各工作场所内均须保持整洁，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。4.各工作场所内走道及阶梯，至少每日清扫两次。5.各工作场所内，严禁随地吐痰。6.饮水机及周围必须保持清洁。7.整容镜、洗手池、洗手间及其它卫生设施，必须保持清洁。8.下水道口应经常清除污秽，保持清洁畅通。9.凡可能产生寄生传染菌的区域，每月至少应三次消毒。10.各工作场所须充分保持空气流通。11.垃圾、废弃物、污物的清除应符合卫生的要求，放置于指定的范围内。12.公司设置常用的药品并存放于小箱或木

13、橱内，以便于取用。公共区域清洁管理1.公司公共区域卫生是指独立办公室、走廊（通道）、楼梯、洗手间、会议室等的清洁卫生。2.办公室卫生包括：每日地面卫生的清洁、垃圾的清运、下班前办公区域的整理、定期对抽风口/光管/空调清洁。3.走廊（通道）卫生包括：走廊（通道）地毯/地面/墙壁的清洁、走廊（通道）两侧的防火器材/报警器/植物的清洁。4.楼梯卫生包括：楼梯地面/扶手/两侧墙壁的清洁。5.洗手间卫生包括：洗手间地面、墙壁、窗户、便槽、便池、垃圾篓、隔板等的清洁卫生。6.会议室卫生包括：会议室的日常清洁、会议前/会议后的彻底清洁（包括地面、墙壁、窗户、培训椅、黑板、讲台、立架、空调、排气扇、壁扇、光管

14、、饮水机、垃圾篓等）。保安管理 1.为了保障公司和员工的财产安全，公司在宿舍、停车场和办公楼24小时设置保安服务。2.保安每班需上8个小时，每天分三班，白班8：00-16：00，中班16：00-24：00晚班24：00- 8：00； 3.宿舍保安工作职责3.1负责宿舍公司及员工的财产安全。3.2负责外来人员进出登记。3.3负责公共区域的用水、用电的检查，防止“长明灯、长流水”出现，发现水电问题要及时报告处理。3.4负责查房，主要检查：员工有无私自换房；员工有无私拿其它房间配置用品；员工有无私自留宿外来人员；房间有无私装大功率电器等等。3.5负责宿舍防火、防盗等安全工作；4.办公楼、停车场保安职

15、责4.1负责车辆进出登记，登记内容为进出时间、开车人、车牌号。4.2巡视办公室保障办公室财产安全，巡视要求：白班为每半小时一次；晚班及节假日为每20分钟巡视一次。4.3负责公司总部办公楼的防火、防盗工作。5.保安工作期间要穿保安服，着装要整洁，服务态度要好。6.为了保证安全，员工上下班不要横穿马路，要走人行隧道；防止意外发生。7.若公司发生重大财产失窃，当值保安将立即予以开除；对没有按照以上要求履行职责的保安，行政人事部将给予记过处罚。8.保安队长负责定期对保安进行业务技能、公司概况、基本礼仪等培训。第二章工衣管理规定1目的： 为树立公司形象，形成良好社会效应，促使公司管理及经营效益进一步提高

16、。根据公司的经营性质，结合各部门、各岗位的特点，特制定本规定以规范员工的工衣操作。2职责/权限： 办公室为工装联系制作及监督部门，办公室负责人为第一责任人。3规定：3.1公司所有员工，上班时间必须严格着工装（试用期员工及特殊岗位员工除外）3.2如因工作时间长，工装损坏或不合身者，在节约的基础上，经过部门经理以上领导及行政人事负责人批准可加做工装，加做标准为：试用期后满一年可加做一长恤两短恤，满叁年加做冬装一套，以此类推。第三章公文管理1公文的种类1.1决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排。1.2通告：适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。1.3通知：适用于发布规章、传达要求、员工的

17、职务任免聘用、会议。1.4通报：适用于表彰先进、批评错误、员工违纪处罚。1.5报告：适用于向上级部门汇报工作、反映情况，不需要上级回复及批示。1.6请示：适用于向上级部门请求指示、批准，需要上级批示。1.7会议纪要：适用于记载和传达会议情况和决定事项。1.8函：适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。2发文2.1凡以公司名义制发的文件，一般文件由主管总监签发，重要文件需请示副总裁同意后，由有关部门负责拟稿，由副总裁签发。2.2副总裁签发的文件底稿，由秘书进行登记，统一编号后打印、校对，盖章后发出。2.3以部门名义发文，由文件起草部门打印、校对，盖章后发出。2.4复印公司内部传阅文

18、件，使用已复印过的单面纸或进行双面复印，以节省开支。2.5发文要有记录，文件接收人需要在发文登记表签名。3公文格式3.1公文一般由发文字号、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章（签名）、成文时间、抄报及抄送单位等部分组成。3.2发文字号格式：部门简称+ （年号）+文件编号（*号），例如行政人事部发文：行政人事（2008）012号，表示行政人事部2008年发的第12次公文。3.3紧急文件分别标明“特急”、“急件”。3.4公文标题应准确简要地概括文件的主要内容，并准确标明公文种类，标题举例：“关于*请示”（报告、通知、决定、通报）。3.5公文除会议纪要外，应加盖印章，印章加盖应骑年压月。3.

19、6公文统一简体字，题目用黑体字，正文用仿宋体。4行文规则4.1“请示”应当一文一事，只写一个主送上级，如需同时送其它上级，应当以抄送形式，有相关联的事可以一文多事。4.2“报告”中不得带请示事项。4.3行文统一使用签报单并付上公文，给各级领导批示。5公文立卷、归档及销毁5.1公文收、发完毕后，各部门应及时将公文整理立卷，以便日后查阅。5.2没有归档和存查价值的公文，经过主管领导批准，可以定期销毁。第四章请示报告制度目的：为建立良好的工作秩序，进一步规范集团的办事程序，提高工作和办事效率，特制定本制度。1请示或报告工作应坚持逐级请示报告的原则，非特殊情况，不得越级请示或报告工作。2请示工作可采取

20、发送签报单及口头请示两种形式进行，重大、重要工作的请示，必须报送签报单。3签报单的报送，需经本部门及有关职能部门审核后，再报主管总监、副总裁审批。审批时间一般不超过3个工作日，紧急工作事宜，需及时签署审核、审批意见。4请示的工作事项办毕后，承办部门负责人（承办人）应及时向有关领导汇报办理情况，便于领导统筹安排下一步工作。5涉及费用支出的事项，未经请示不得擅自决定，否则，其费用由有关责任人自理。6本规定也适用使用电子办公系统的请示与报告。第五章资料管理1目的明确公司资料管理原则，建立完善准确的资料系列，积累和储存宝贵的工作资料，为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。2定义资料是指公司在经

21、营活动中形成的，具有价值并按有关制度规定归档保存的文件、书信、会议记录、单据、契约、合同等。3原则3.1部门重要资料在项目完成前应由部门自已管理，项目完成后所有资料原件应移交给行政人事部统一保管。3.2各部门上交资料，需填写移交表。3.3行政人事部按规定格式填写案卷目录。 3.4公司对外签订的所有合同统一由财务部管理。3.5公司所有资料实行统一管理、分级查阅（即根据行政级别的不同对查阅资料的内容加以限制）、网络化管理。4需要保管的档案资料及其分类4.1文书类：营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法人代码证件；工作计划、总结、会议记要、重要文件；公司领导的重要讲话、批示；人事档案、考勤表等由行

22、政人事部负责保管。4.2财务类：各种会计凭证（单证、记账、汇总）、会计帐簿（明细帐、总帐、固定资产帐等）、会计报表等由财务部负责保管。4.3物业类：施工记录、维修记录、质量记录、质量安全事故报告、重要的工程图表、结算文件资料、竣工项目总结报告等在项目完工前由物业部保管，项目完工后移交给行政人事部。4.4策划类：市场调研报告、可行性研究报告、发展策划报告、营销策划报告等在项目完成前由策划部负责保管，项目完成后统一移交给行政人事部。4.5销售类：客户档案、认购书、卖房契约、销售资料等在项目完成前由销售部保管，项目完成后统一移交给行政人事部资料室。4.6图书资料：公司各部门所购买的图书资料统一交由行

23、政人事部，存放于阅览室，员工需要用时需办理借阅手续。5有关注意事项5.1各部门须指定专人进行文件资料管理，并做好整理、分类、立卷、归档工作。5.2各部门必须健全完善档案的存入、借出和移交的签收、登记制度。对借出资料必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等；更不能随便乱放，以免遗失。6档案目录制定所有档案的前二级目录（公司名+部门名）由行政人事部统一制定，第三级及第四级子目录由部门拟定上报行政人事部。7处理条例有下列行为之一，据情节轻重，给予50500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：1)毁损、丢失或擅自销毁公司资料；2)擅自向外界提供、抄摘公司资料；3)涂改、伪造资料；4)未

24、及时归还；5)未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（资料管理者同罚）第六章会议管理办法1职责/权限： 行政人事部：公司会议室的日常管理，会议室的统一安排。会议的接待工作。会议室的日常清洁。行政人事文员：公司例会的接待与会后的台面整理工作。部门文员：部门会议的接待与会后的台面整理工作。2会议的组织：2.1公司例会由行政人事部负责组织，行政人事文员负责茶水接待与会后的台面整理工作。2.2部门会议由各部门自行组织，部门文员负责茶水接待与会后的台面整理工作。2.3会议准备：会议都必须有目的、有计划和有组织地进行，对会议应做出事先安排与准备，是实现会议目的的首要条件。2.4拟定会议内容：决定会议目的，归纳

25、会议事项与要点。2.5确定参会者。2.6决定会议方式。2.7选择开会时间、地点。2.8拟定议事日程。2.9会场布置：会议空间安排、会议座位安排、会议用品及设备调配工作。2.10会议通知：通知内容包括：会议地点、时间、出席人员、主持、会议内容、议程、注意事项等等。2.11会前审核：会议的一切准备工作就绪后，必须做好最后审核，以免出现重大的疏漏。2.12会场准备：扩音设备、投影、桌椅、资料、照明、温度、空气及噪音等问题、茶水。2.13会中事务：签到、会场服务、分发会议文件的资料、内外联系、传递信息、会场秩序。2.14会议记录。2.15会后工作：撰写会议记录或纪要、议定事项的检查催办。3会议室使用：

26、会议室使用须向行政人事部统一提出申请，由行政人事部统一安排。4会议纪律：4.1实行会议签到制，不得无故缺席，有事不能出席者必须事先向召集人请假。4.2按时到会，不准迟到和早退。4.3会议期间不得接听电话和接待客人，关掉或消音所有个人通讯工具。4.4会议室内严禁大声喧哗与来回走动。5会议要领：要严格遵守会议的开始时间。要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。 6注意事项：6.1发言内容不得偏离议题。6.2发言内容不能出于个人的利害或进行人身攻击。6.3个人发言时不可长篇大论，滔滔不绝或过于冗长。6.4不可取用不正确的资料。6.5不要尽谈些期待性的预

27、测。6.6发言不可不懂装懂，胡言乱语。6.7尽量不要谈到抽象论或观念论。6.8发言的内容应该朝着结论推进。6.9主持人应当引导在预定时间内做出结论。6.10讨论会议发言者不可过于集中于某些人。6.11小组讨论会议不可从头到尾沉默到底。6.12全体会议人员都应专心聆听发言。6.13不可打断他人的发言。6.14不可对发言者吹毛求疵。6.15在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。6.16应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。6.17应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。7其他：主持会议须知：注意开会时间。了解会议目的。善于引导参与讨论、避免混乱与偏离主题、自由地表述意见、注

28、意整理归纳、应付和表决、应获得结论。参加会议须知：研究会议的目的、宗旨、议题及有关资料、准时出席、发言力求简要明确、要有利于企业整体利益、避免无关的话题、反驳应注意态度和语气、不能争吵不休喋喋不休、应服从多数人的决定。会议中提问方法：间接提问、直接提问、反问、用正确的语言、语气要亲切、提问的顺序、促人思考、重点说明、应说明所提问题的重点。8附公司会议名录：略。第七章办公用品管理办法1目的：提高办公人员的工作效率，减少办公室的经费开支，增加经济效益。2职责/权限：物业部：负责办公用品的统一申购、汇总、保管、分发、报损、盘点等管理。行政人事部：权限内办公用品申购的批准。部门负责人：部门办公用品的申

29、请的审核，指导部门员工避免浪费，节约资源。3规定内容：3.1为了统一所有办公用品的上下限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由物业部统一负责。3.2申购手续：3.6.1公司统一于每月25日由各部门统一汇总申购下个月部门/个人需使用办公用品。3.6.2如平时耗量过大，每周一可补申购一次，其余时间一概不予办理。3.6.3各部门须根据各办公用品库存情况以及消耗水平，结合日常需求量，确定最终申购量。3.6.4各部门根据最终申购量填写物品申购表，须清楚写明品名、规格、单价、数量、金额、用途及需用日期等。3.6.5报经相关权限人审批。获批后的物品申购表交行政人事部办公用品管理人员分类

30、汇总采购。3.3采购：3.6.1行政人事部严格追踪到货时间。3.6.2行政人事部对到货用品必须认真核对品名、规格、数量与质量，确保无误。3.6.3行政人事部在对方送货单上签名后交财务部核签，并登记到货日期、数量等。3.6.4行政人事部协助供应商持签收的送货单，凭发票到公司财务部结算货款。如手续不符，财务部应不予结款。3.4用品分发：3.6.1办公用品不得重复领取，物业部统一建立办公用品部门领用登记表和办公用品个人领用登记表。3.6.2部门/个人领用物品均须登录领用登记表。部门用品需由部门负责人签收，个人用品由本人签收。3.6.3重复领用物品（包括有残余部分的一次性损耗品如双面胶）必须以旧换新。

31、3.6.4负责办公用品发放的部门负责人员应每次认真填写办公用品申购受理与发放登记表详细记录，作为发放与盘点依据。3.5库存用品保管：3.6.1所有入库的办公用品，都必须一一填写台账，做好进出控管记录，建立基本库存标准。3.6.2办公用品管理人员必须清楚掌握办公用品库存情况，单品小于基本库存时须进行申购。3.6.3库存品切实履行先进先出原则。3.6.4经常整理与清扫用品仓库，必要时要实行防虫防鼠等保全措施。3.6办公用品盘存：3.6.1办公用品每月25日盘点库存。盘点工作由行政人事部负责。3.6.2盘点工作务必做到账物一致，如果不一致必须查出原因，然后调整账目，使两者一致。物品遗失由负责办公用品管理人员照价赔偿。37 价值在