物业行政部管理制度.docx

1、物业行政部管理制度编号：版本：行政制度编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 文件受控章声明：行政手册未经许可，不得翻印 责任部门：综合管理部 编制部门：综合管理部一、公文管理规定1.目的1.1 为规范公司公文管理，提高办公效率，促进公文制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、规范化，确保公司方针、政策及工作指示等及时上传下达和跟进落实，特制定本办法。2. 适用范围2.1 适用于淄博中海亲颐物业服务有限公司日常处理的文件写作。3. 职责3.1 物业公司综合管理部负责文件格式的制定、修改。3.2 物业公司及下属各部门按照或参照此规程执行。4.收文4.1 收文办理程序包括签收、登记、分

2、发、批办、承办、传递、催办、查办、立卷、归档、销毁。4.2 收到淄博各级政府、上级和兄弟单位及有关外来单位的公文后，应由综合管理部按照密级、挂号文件、重要程度、文件内容、内部资料等进行分类登记编号，并填妥收文处理单，由综合管理部报部物业公司领导批阅后交相关部门处理。4.3 根据阅批范围，由综合管理部及时送阅处理，并负责催办。4.4 为提高传阅速度和保证文件安全，文件送到后，公司领导及相关部门要及时阅看，阅签后退回综合管理部。4.5 各部门对公司领导批示的公文要及时处理，并将处理结果注于公文阅办单上，处理完毕后退交综合管理部。5.发文5.1.凡以公司名义制作的公文，文件的起草由相关部门具体承办，

3、先由综合管理部确定发文编号，并填妥拟稿纸，由具体承办部门经理核签（如与其他部门业务有关的文件，应请有关部门会签），物业公司领导审批。5.2.发文应遵照公文格式及字体规则：5.2.1 发文从左至右横写、横排，标题为仿宋小二加粗，文号、正文及成文日期均为仿宋小三。5.2.2 视正文内容多少，行间距为“22磅”，若文件过少，行间距可为“25磅”，适当增大标题，尽量避免“此页无正文”或段落最后一个字另起一行，以保证页面充实、完整、美观。5.2.3正文中的结构层次序数为，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。5.2.4除会议纪要外，应加盖公章。印章加盖应骑年压月。5.2

4、.5除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。5.2.6附件：正文之后，成文时间之前，注明顺序和名称。5.2.7公文用纸统一采用国际标准A4型(长297mm、宽210mm)，左侧装订。6.发文编号6.1.以公司名义对外印发的文件统一编号为：淄博中海亲物字（年份）第（）号6.2.公司对内印发的文件编号统一为：淄博中海亲物（部门代号）字（年份）第（）号，具体如下：综合管理部：淄博中海亲物综字（年份）第（）号财务部：淄博中海亲物财字（年份）第（）号品质部：淄博中海亲物品字（年份）第（）号售楼处项目部：淄博中海亲物售

5、字（年份）第（）号6.3.发文注意事项：6.4.1 公司的上行文，均归口物业公司相应主管业务部门，并由其具体负责公文的运作。6.4.2 严格区分请示、报告：向上级机关报告工作，反映情况，用“报告”。向上级机关请求指示和批准，用“请示”。请示要求一文一事，专门报请, 主送一个部门，切勿多头主送。6.4.3 拟发传真主要用于对外工作联系，工作联系函主要用于公司内部工作协调，须用淄博中海亲颐物业服务有限公司传真纸和工作联系函书写，按格式填写有关栏目。6.4.4 打印公司内部传阅文件，使用打印过的单面纸或进行双面打印，养成节约习惯。6.4.公文保存各部门必须对本部门保管、发出或签收的公文指定专人进行分

6、类管理，妥为保存，年终归档，严防公文的散失。综合管理部将定期对各部门保管和处理的文件进行检查指导，维护公司公文的严肃性。7.工具表格7.1 收文处理单7.2 拟稿纸7.3 请示7.4 传真纸7.5 工作联系函二、公文格式规范标准1、 目的1.1.规范、统一公文的格式，使其整齐美观，便于公文处理程序的操作，从而提高工作的效率。2、 适用范围2.1 适用于淄博中海亲颐物业服务有限公司日常处理的文件写作。3、 公文格式3.1 公文的格式又叫撰写格式或公文体式，是公文的外在形式。它包括用纸格式、印装格式、书面格式三部分。3.2 用纸格式。公文纸一般用国际标准的A4型（297*210）。一些公开张贴的布

7、告、通告等类公文的大小，适情况而定。3.3 印装格式。文字的书写或印刷一律从左至右横写或横排，文字要疏密恰当。文件的装订在文件左侧装订。装订时注意不要订压文字。3.4 书面格式。公文的书面格式是公文写作必须遵循的特定格式。它包括三个部分：文头部分、行文部分、文尾部分。这是指正式文件，有的公文，如公函、布告、白头文件（白头文件一般用于份数较少一般内容的打印文件或内部文件。）等不要求一应俱全。3.5文头部分。文头部分由文件名称、文件编号、发文字号、间隔横线、密级、缓急程度、签发人组成。发文应遵照公文格式及字体规则：3.5.1文件名称。文件名称由发文机关的全称或通用简称后加“文件”两字构成，位于文头

8、正中。文件名称应庄重醒目、美观大方.3.5.2发文字号。发文字号由发文机关代字、发文年号及该年度的发文序号组成，位于文件名称的正下方物业公司文号：淄博中海亲字（年份） 第 号文件序号发文年份公司代号如：淄博中海亲字（2013）第4号，是指淄博中海亲颐物业服务有限公司2013年所发的公司第4个文件；3.5.2.1 文号统一使用仿宋小三号字体，放在文件标题下一行的偏右位置。3.5.2.2 公司文号由综合管理部统一管理。3.5.3文件编号。文件编号是一份文件在总印数中的次序号，标示于文件名称的左上侧。公司机关大批下发的正规文件或机密、绝密文件常用编号，目的是利于登记、分发和收回。3.5.4间隔横线。

9、间隔横线位于发文字号之下，把文头部分和行文部分分开，这样做显得眉目清楚。3.5.5密级。密级是指文件的秘密等级，分为绝密、机密、秘密，一般标于文头的右上角（一般可不标）。密级程度由发文机关根据文件内容的秘密程度划定。3.5.6缓急程度。文件的缓急程度分为急、特急两类，一般标于文头的右上角。有的文件的缓急程度体现在公文的标题内，如“紧急通知”等。3.5.7签发人。有的公文需要在间隔横线的右上侧注明签发人的姓名（一般可不标）。3.5.8行文部分。行文部分由公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关、印章、成文时间组成。3.5.8.1 标题。标题是文件的眉目，一般位于正文的上端居中位置，使用仿宋小二号

10、加粗。标题是文件内容的概括，完整的写法应包括发文机关名称、事由、文种名称三部分。有文头的公文，因为在文头上已印有制发单位的名称，所以在公文标题中可不再标发文单位名称。也有些公文由于习惯，只标事由和文种或只标发文机关和文种。某些内容简单，字数较少的公文可以只标文种名称，如通知、公告、布告等。事由是公文内容的概括，反映了公文的主旨，因此要格外注意。事由开头通常用介词“关于”二字。拟定时一要准确，二要简明。标题不宜过长。3.5.8.2 主送机关。主送机关又称上款或台头，是指主要收文办理具体事物的机关，位于标题和正文之间，靠左顶格书写，后面用冒号。上行公文主送机关一般是一个，（特别是请示，只能是一个）

11、，下行文件主送机关较多，宜用泛称。但批复等下行文主送机关只能是一个。3.5.8.3 正文。正文是文件的主体，是文件的最重要部分，使用仿宋小三号字体。应从主送机关名称的下一行空两格书写。正文通常是由开头、主体、结尾三部分组成。关于公文开头，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要文句说明全文的目的或结论。视正文内容多少，行间距为“22磅”，若文件过少，行间距可为“25磅”，适当增大标题，尽量避免“此页无正文”或段落最后一个字另起一行，以保证页面充实、完整、美观。3.5.8.4 附件。附件是附文发送的附属文件或报表材料等，它是公文正文的补充和参考材料。通常是图表、数字、规章、条例、转发的

12、文件等文字材料。凡有附件者，要在公文之后，发文单位名称之前的左侧空两格书写附件二字，然后注明附件的名称和顺序，具体的附件一般列于行文部分之后，文尾之前。3.5.8.5 发文机关。书写发文机关的名称又叫落款。特殊情况下需要机关领导人签名落款的叫签署。发文机关应写全称或规范化简称，以示郑重。发文机关落款位置一般在正文结尾的右下方，有附件说明的，在附件说明的右下方。发文机关名称最后一字不要与正文右边最后一个字对齐，以求美观和谐。3.5.8.6 成文时间。成文时间一般写于发文机关名称的右下方。一般公文以签发日期为准，会议通过的文件以通过日期为准，会议通过日期常写于正文标题之下，外加括号标之。成文时间，

13、是文件生效考查的根据之一，必须完备、准确，年、月、日缺一不可.3.5.8.7 印章。盖印是发文机关对文件生效负责的凭证。一般除会议纪要外，应加盖公章，印章加盖应骑年压月。3.5.8.8 文尾部分。文尾部分由文件发放范围、主题词、抄送机关、文件印制机关、印制时间、印数组成，除主题词外均用仿宋小三号字体。3.5.8.9 发放范围。发放范围是指根据文件的内容所确定的阅读及执行机关的范围。位置在行文部分的左下侧，并用括号标出，如“（此件发至级）”。一般的非机密文件不需标注发放范围。批转、转发类公文，发放范围常在正文中加以说明，文尾不再另行标注.3.5.8.10主题词。主题词是指标印在公文上概括地反映公

14、文主旨或中心内容的一组规范化名词或名词性词组，用仿宋小三号字体。主题词的选用，应依据公文所涉及的工作、内容，概括地说明公文性质的类属特征，其词或词组量为1至7个，一般不能超过7个。标引次序应根据主题词的涵义由小到大，从内容到形式，前后存在包容隶属关系。主题词的位置在发放范围之下，抄送机关之上。顶格书写主题词三个字之后，加冒号，其后书写主题词内容。主题词各词之间空一格，不加标点.3.5.8.11抄送、抄报机关。抄送机关是指需要了解文件内容的平级或下级单位。抄报机关是指了解的情况的有关上级机关。位置列于主题词下方，抄报在上，抄送在下。抄报、抄送机关要按公司机关级别排列。抄送机关总的原则是要防止滥抄

15、乱送，但也要防止漏抄漏送，以免造成工作脱节，不能协调一致。3.5.9印制机关；3.5.9.1 印制时间。印制时间一般指起印时间；3.5.9.2 印制份数。印制机关、印制时间、印制份数三项排列顺序为：印数在文尾右下方最后一排，印制机关、印制时间在印数的上一排按顺序前后排列。三、印章管理规定1. 目的1.1 为加强公司印章管理，规范公司印章的刻制、用印、发放、保管，以及停用和作废，特制定本制度。2. 适用范围 适用于淄博中海亲颐物业服务有限公司各类印章的管理。3. 职责3.1 物业公司领导负责公司用印的审批并承担审批责任。3.2 综合管理部负责公司及各部门印章的刻制、发布、废止、监督管理，保管公司

16、印章并承担相应的责任。3.3 部门经理负责本部用印的审核并承担审批责任。3.4 财务部经理负责公司财务专用章、合同章的管理并承担管理责任。4. 程序4.1 印章刻制4.1.1 部门经理提出印章刻制申请，并提供印章图案及要求。4.1.2 综合管理部审核印章图案是否美观及合法，要求是否符合规格，综合管理部经理加注审核意见。4.1.3 物业公司领导审核印章是否需要并审批。4.1.4 综合管理部依据以上审批意见拟出刻制公章证明文件。4.1.5 综合管理部发文公布公章印模。4.1.6 综合管理部将印章登记在印章领用登记表内，并将印章交给相关部门保管使用。 4.2 印章的规格4.2.1 公司级别印章规格：

17、形状为圆形，直径40mm。4.2.2 部门印章规格：部门印章为圆形，直径32mm。4.3 用印4.3.1 用印审批权限4.3.1.1财务专用章、合同专用章由物业公司领导批准；4.3.1.2有关业务管理工作用印，由物业公司领导批准；4.3.1.3人事异动或任免、租赁合同（协议）、财务收支及以公司名义对外发文、信函等的用印，由物业公司领导批准；4.3.1.4介绍信、一般性证明等文件用印，由综合管理部经理批准；4.3.1.5以各部门名义上报或下发的文件，签订的合同书、意向书、协议书，上报的报表等均需部门经理签署意见后方可加盖本部门公章。4.3.2用印程序（公司公章）4.3.2.1填写印章使用申请表，

18、并附盖章文件原件。4.3.2.2部门经理审核。4.3.2.3按审批权限报批。4.3.2.4综合管理部用印，并核对公章、文件份数。4.3.2.5履行登记手续，由印章使用人员登记用印时间、事由、用印件数、批准人、经办人等项目，并留存原件一份。4.3.2.6综合管理部通知部门取回文件。4.3.2.7经物业公司领导签署的文件、合同、报表等，综合管理部直接用印。4.4 借用（公司公章）。特殊情况需携带公章或空白信笺、合同书外出，履行借用手续。4.4.1 提出书面借用申请。4.4.2 部门经理审核借用原因是否属实及其可靠性，原则上公章不携带出公司。4.4.3 综合管理部经理审核，物业公司领导批准。4.4.

19、4 综合管理部收到经审批同意的申请后方可借出公章并登记。4.4.5 公章必须在归还日期前完好地交还，并办理核销手续。如超时归还，须附书面说明并由部门经理确认后报综合管理部备案。4.4.6 财务部携带财务专用章出公司时，由财务部按公司相关财务规定执行。4.4.7 各部门人员携带本单位公章出公司，由部门经理批准。4.5 损坏、丢失处理4.5.1 印章丢失后，必须立即书面写出报告，部门经理审核确认后，报综合管理部登记。4.5.2 综合管理部及时将报告上报物业公司领导，物业公司领导给出审批意见，由综合管理部予以备案，须予以登报声明的由综合管理部办理。4.5.3 使用部门提出重新刻制申请，并经审批、刻制

20、。4.5.4 使用部门交还旧印章至综合管理部并领取新印章（丢失的直接领取）。4.5.5 综合管理部核对，收回旧章并登记。4.6 印章的废止。4.6.1 部门合并或撤消，在相应工作停止后，所有曾用公章如数上交综合管理部。4.6.2 相关部门提出废止印章意见书物业公司领导审批。4.6.4 综合管理部发出收回废止印章通知。4.6.5 综合管理部核对废止章，记录归档。4.7 印章的保管。4.7.1 公司公章由综合管理部指定专人保管； 4.7.2 财务专用章、合同专用章由财务部指定专人分开保管。4.7.3 各部门印章由各单位指定专人保管；4.7.4 印章未经物业公司领导批准，不得随意转交与他人保管。4.

21、8 未经领导批准，部门或个人不得私自刻章、用印、携带公章外出或盖出空白信笺。4.9 对不符合用章规定的，印章保管人员有权拒绝盖章并提出意见、建议。5. 对违反用印规定、弄虚作假用印以及采取不正当手段获得印章者，一经查知，公司予以相应惩处，给公司造成不良影响或重大损失者,公司有权追究其法律责任。5.1 工具表格5.1.1 印章使用申请表 5.1.2 用印登记表 5.1.3 刻章申请单 5.1.4 启用公章登记表 5.1.5 废止公章登记表 5.1.7 公章借用申请表 四、保密制度管理规定1.目的1.1 为保障公司整体利益和长远利益，使公司长期稳定高速地发展，适应激烈的市场竞争，确保公司秘密的安全

22、性，保护公司的合法权益，特制定本办法。2.适用范围2.2 本制度适用于淄博中海亲颐物业服务有限公司所有员工。3.总则3.1.公司秘密是指一切关系公司安全和利益，在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。3.2.公司保密工作，坚持积极防范、突出重点，既确保公司秘密又便利各项工作的方针。4.保密范围和密级确定4.1.公司秘密包括下列秘密事项： 4.1.1.公司重大决策中的秘密事项；4.1.2.公司尚未对外发布的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；4.1.3.公司内部掌握的重大投资策略、合同、协议、意见书及可行性研究报告、重要会议记录等；4.1.4.公司财务预决算报告及各类财务报表、

23、统计报表；4.1.5.公司内部管理制度、人力资源政策、公司人员结构及统计分析报告，公司员工的人事档案，未公布的人事任免，公司工资政策和分配体系，工资性、劳务性收入、奖金分配方案及相关资料等；4.1.6.项目成本信息及相关信息，物资采购信息及集中采购合同内容，合作伙伴、商家资源与相关客户信息，相关专题报告等；4.1.7.查处重大违规违纪等案件所涉及的秘密事项；4.1.8.公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；4.1.9.其他经公司确定应当保密的事项。一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等公开文件不属于保密范围。4.2.公司秘密的密级主要分为绝密、机密、内部资料三级。绝密是最重要的公

24、司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害，仅限于相关公司领导、相关工作人员知悉；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害，仅限于公司领导、相关工作人员知悉；内部资料是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害，仅限于公司领导、相关部门员工知悉。4.3.公司秘级的确定，由公司各部门根据业务特点，结合关于密级的相关定义分别填报，并以附件形式纳入本制度，每年根据具体情况适时予以修订和补充。4.4.属于公司秘密的文件、资料、信息等，需进行必要的备份，并在指定位置或以指定方式予以明确标明，具体为： 4.4.1.采用电子文档存储的保密信息，须在文档右上角使用指定下符号标

25、记密级，并对文档进行加密储存；4.4.2.采用电子音频、视频记录的保密事项，须在相关电子文件文件夹名称中标记密级，并进行适当的加密处理；4.4.3.采用纸质文档存储的保密事项，须在文档右上角使用指定符号或指定印章标记密级；4.4.4.对于会议等无法用指定符号或印章进行标记的保密事项，须在该事项事先就传播范围或密级进行声明；4.4.5.其他明示方式。4.5.属于公司秘密的事项，应当标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密，如无明确保密期限，解密日期与该材料公开发布日期同步。5.保密措施5.1.属于公司秘密的文件、资料、公司印章、法人印章、财务专用章、合同专用章和其它物品的制作、收发、传递

26、、保存和销毁，由物业公司领导委托专人执行。5.1.1.非经物业公司领导以上管理人员批准，绝密、机密文件不得复制和摘抄；5.1.2.外出携带应由指定人员担任，并采取必要的安全措施；绝密、机密文件外出携带除满足以上规定外，还须履行相关登记手续；5.1.3.在设备完善的保险装置中保存。5.1.4.公司印章、法人印章、财务专用章、合同专用章必须由公司指定的专人保管，并确保公司印章、法人印章、财务专用章、合同专用章的使用符合公司有关规定或有关流程。5.2.在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经部门领导批准。5.3.具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：5.3.1

27、.选择具备保密条件的会议场所；5.3.2.根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；5.3.3.参加会议人员，除指定人员外，不得使用具有录音、录像功能的设备；5.3.4.依照保密规定使用会议设备，会议文件应编号发放，非经会议允许，会后会议文件应按照编号收回；5.3.5.会议内容需由专人记录，并形成相关会议纪要和进行密级划分，其他与会人员非经会议允许，不得记录相关会议内容；5.3.6.确定会议内容是否传达及传达范围及方式。5.4.不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。5.5.综合管理部应建立公司保密工作的定

28、期检查制度，公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告综合管理部。综合管理部接到报告后，应立即做出处理。6.保密环节6.1.保密文件印发6.1.1.由文件原稿提供部门经理签字，签字人员对文件内容负责任，不得出现对公司不利或不该宣传的内容，同时由综合管理部确定文件编号、保密级别、发放范围；6.1.2.文件打印完毕，所有保密文件废稿应全部销毁，电脑存盘应加密保存。6.2.保密文件发送6.2.1.保密文件发文部门下发文件应认真做好发文记录；6.2.2.保密文件应交由收文部门经理或其指定人员签收，不得交给其他人员，保密文件应列入移交范围；6.2.3.对于剩余文件应明

29、确指定人员妥善保管，不得遗失；6.2.4.发送保密文件应由部门经理负责，严禁让他人代为发送保密文件。6.3.保密文件复印6.3.1.原则上保密文件不得自行复印,特殊情况由物业公司领导批准后执行；6.3.2.复印废件应即时销毁。6.4.保密文件传阅保密文件传阅过程中需由传阅人或其他指定人员负责保密文件的传递和接收，传阅人需在文件指定地点签名确认。6.5.保密文件借阅借阅保密文件必须经借阅方部门经理，提供方部门经理，综合管理部经理批准，提供方加以专项登记后方可借阅，借阅人员不得在未授权情况下摘抄、复印，向无关人员透露，确需摘抄、复印时，要经提供方授权。6.6.保密文件的传真6.6.1.保密文件的传

30、真收件人只能为部门经理，不得为其他人。6.6.2.保密文件在传真发出前，应事先确定并通知对方接受人，待接收人确认收件保密性的情况下，再予以发送。6.7.保密录音、录像6.7.1.公司主要领导的重要讲话、录像等一切与公司利益安全关系重大的影音材料，且在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的均为保密材料；6.7.2.录音、录像应由指定部门整理并确定保密级别。6.8.保密资料的日常管理6.8.1.绝密资料由部门经理及其以上职务的相关管理人员进行日常管理；6.8.2.机密和内部资料由部门经理或指定专人管理；6.8.3.涉及保密资料的岗位员工需将保密资料放在带锁抽屉或保险装置中保存。6.9.保密资料的档案

31、管理6.9.1.保密资料需在次年度进入档案管理，绝密及机密资料除确有需要外，原日常管理部门及相关人员不得再与留存；6.9.2.公司保密档案存放室/柜为材料保管重地，无关人员一律不准进入；6.9.3.绝密及机密资料保管应与其他资料相区别，按等级、期限、类别进行专门保管；6.9.4.保密档案材料不得借给无关人员查阅。6.10.客人活动范围6.10.1.公司员工应加强保密意识，机要部门应避免无关人员随意出入；6.10.2.客人到公司办事，各相关部门应在指定区域接洽；6.10.3.客人到公司参观，应避免其接触文件及材料等保密件。7.责任与处罚7.1.出现下列情况之一者，给予当事人警告，并根据情节处给予一定的罚款：7.1.1.泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；7.1.2.违反公司保密规定，尚未造成严重后果或经济损失的；7.1.3.已泄露公司秘密但采