文件下发管理制度.docx

1、文件下发管理制度文件下发管理制度 文件下发管理制度 1.1为加强公司文件档案、声像档案资料的管理工作，保证文件档案、声像档案的及时归档和妥善保管。 1.2统一规范文件的发放权限，增加公司文件保密程度，特制定本规定。 2范围 本制度包括公司所有文件。 职责 3.1本公司文控中心负责本制度的拟定、审核及执行解释及档案资料的归档督促和日常管理工作;董事长/总经理负责本制度的批准执行。 .2本公司各总监、部门经理及主管,为本制度的落实执行人，负责本制度的执行与监督。4 规定内容 4. 公司文件大致分: 制度类、合同类、报告类、报表类、凭证类及技术类六个类别。 1.1制度类文件分为： 规定、制度、办法、

2、决定及方案等。 4 2合同类文件分： 合同、合约、契约、协议及约定等。 . .3报告类文件分: 请示、报告、申请、工作总结及工作计划等。 4. 1.4报表类文件分: 业绩统计报表、销售额统计报表、产能统计报表、品质统计报表及财务报表等相关统计报表。 4. 1.凭证类文件分: 借条、请款单、费用报销单、差旅费报销单、送货单等。4. 1.6技术类文件分:作业指导书、操作规程、检验细则、工艺卡片及产品图纸等。 4.2制度类文件4.2.1审批流程 42. 1.1制定: 制度类文件由各部门负责人安排相关人员根据工作需要进行制度的编制。 .2. 1.审核: 制度类文件编写完成后,由制度编制人交本部门最高负

3、责人审核，审核完毕后，应在相关部门进行传阅，征询意见，会签文件制度资料征询意见登记表，直至无异议。 (注:文件制度资料征询意见登记表，直至无异议。 (注)4. 1批准:部门最高负责人将审核后的制度类文件提交本公司总经理办公室,由总经理办公室将相关文件按类型分类整理后转交董事长总经理确认;如涉及重大管理变革及其它原因需要由董事长/总经理召集相关人员召开小组会议讨论会签通过。 4.2.发放流程 42.2.1发放：以公司名义下发的制度类文件,由文控中心负责下发及失效文件的收回，签发 原件由文控中心负责整理立卷;以部门名义下发的制度类文件签发原件由其部门整理立卷，并复制一份交由文控中心备案后执行下发及

4、收回失效文件的工作。 4.22.2执行: 以公司名义下发的制度类文件，由人力资源部负责相关宣导、培训并跟进执行情况；以部门名义下发的制度类文件，由各部门负责人负责相关宣导、培训并跟进执行情况。 4.3合同类文件 43.1审批流程 3. 1.1制定: 合同类文件根据公司需要与客户或供方达成相关合作意向,由经办人与相关方进行相关合约初稿的协商拟定。 4. 12审核： 合同类文件初稿拟定后，由经办人提交部门负责人审核（合同协议类文件项目内容必须经法律事务负责人确定其合法有效性)。 .3. 1.批准: 经办人将经部门负责人审核后的合同类文件提交总经理办公室,由总经理办公室将相关文件按类型分类整理后转交

5、董事长/总经理批准确认;与员工管理或利益有关的制度须经职代会通过;如涉及特殊或重大合约及其它原因需要由董事长总经理召集相关人员进行合同评审通过。 4.3.2发放流程 4.32.1经批准后的合同类文件原件由财务部备份跟进应收、应付事宜,同时总经理办公室必须留底备份。 4.3.2.2由经办人根据合同类文件要求完成跟进事项。 4.4报告类文件 4.4.报告类文件由各部门负责人进行审批并交由本部门专人负责存档，如需发放的报告则提交总经理办公室审批后，由文控中心负责发放。 4.5报表类文件 45.1审批流程 4.5. 1.制定: 报表类文件由部门统计或财务人员根据原数据统计进行报表编制和统计分析。 .5

6、. 1.2审核: 报表类文件编制完成后,由制度编制人提交部门负责人审核。 45. 1.3批准: 部门负责人将审核后的报表类文件提交总经理办公室,由总经理办公室将相关文件按类型分类整理后转交董事长/总经理批准确认。 4.发放流程 4.5.1总经理办公室将总经理签署后的报表类文件发回呈送人。 4.2.2呈送人根据总裁批准确认后的报表类文件视情况需要分发相关部门。 4.2.3部门负责人根据报表反映情况分析原因进行相应跟进措施。 4.凭证类文件按照财务部门要求的流程执行 4.7技术类文件4.1审批流程4.7. 1.1制定: 技术类文件由工程技术部门负责人安排相关人员根据工作需要进行相关文件的编制。 .

7、1.2审核: 技术类文件编写完成后，由文件编制人提交部门负责人审核。 4.7.13批准:部门负责人将审核后的制度类文件提交技术总监批准确认；如涉及重大管理变革及其它原因需要由技术总监召集相关人员召开小组会议讨论会签通过。 .2发放流程.7.1 发放: 以公司名义下发的技术类文件，技术部门先将文件交文控中心备案,由文控中心负责执行下发及失效文件的收回工作，签发原件由文控中心负责整理立卷;以部门名义下发的技术类文件,文件原件由其部门整理立卷。复制一份至文控中心备案并由文控中心人员执行下发及失效文件的收回工作。 .2.2用于打样的图纸，由技术部门加盖“受控文件”章，旁边注明“仅用打样”直接发放采购部

8、打样，无需文控中心备案及发放。 4.7.2.3执行: 以公司名义下发的技术类文件，由技术部负责人负责执行相关宣导、培训并跟进执行情况;以部门名义下发的技术类文件,由各部门负责人负责相关宣导、培训并跟进执行情况。 4公司所有急件处理流程 4.8. 当事人于急件提交时需用档案封存并用即时贴于档案正面左上角注明标明急件字样和签阅完成时间。 4.8.如上层部门领导不在情况则需及时打电话请示处理。 5文件的借阅与清退 5.1各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需填写借用/申请单,经签字后有效。对有保密的文件须有总经理以上高级主管同意后方可借阅。 5.2 文控人员对于借阅文件应严格填写借阅登记表，按

9、时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。 5.3文控中心对承办的文件应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作。（一般为月底一小清,季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者,并如实向上级报告。 5.4 各部门应指定一位责任心强的员工负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。 文件的收、发及存档管理制度6外来文件要随收、随登、随送，个人代接文件必须交本部门负责人统一办理。 6.2领导或承办人对传阅件停留时间不得超过两天，阅后签字送文控中心存档。 6文控管理人员应确保档案的机密与安全，对档案材料要认真鉴

10、别、分类,做到编排有序，目录清楚,装订整齐。 .4为确保档案的机密性和完整性,非工作人员不得进入档案室，不得在档案室做与档案管理无关的工作。不得存放与档案材料无关的其它杂物。 .5必须确保档案的原有面貌,任何人不得改动档案的内容。 66严格执行档案传递制度,做到转入档案及时登记编号,转出档案须经领导批准,密封加盖公章后通过机要部门寄出。 6.7应及时收集装订与档案有关的材料，做到不漏装,不错装，按规定分类装订成册。 68来访查档人员，须持有关单位证明，经领导批准后方能查档,档案管理人员必须严格遵守保密制度,不得向无关人员泄露或向外人公布档案内容。6.9档案管理人员要认真学习档案管理知识,熟悉档

11、案管理业务,不断加强改进和完善档案管理制度和方法，使管理更加科学化。 注:借用/申请单，经签字后有效。对有保密的文件须有总经理以上高级主管同意后方可借阅。 .2 文控人员对于借阅文件应严格填写借阅登记表，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。 .3 文控中心对承办的文件应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的本公司文件和行收缴清退工作。(一般为月底一小清,季末一中上级要求限期清退的文件,进清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者,并如实向上级报告。 5.4 各部门应指定一位责任心强的员工负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。 6 文件的收、发及存档

12、管理制度 1外来文件要随收、随登、随送,个人代接文件必须交本部门负责人统一办理。 6.2领导或承办人对传阅件停留时间不得超过两天，阅后签字送文控中心存档。 6.文控管理人员应确保档案的机密与安全,对档案材料要认真鉴别、分类，做到编排有序，目录清楚，装订整齐。 6.为确保档案的机密性和完整性，非工作人员不得进入档案室,不得在档案室做与档案管理无关的工作。不得存放与档案材料无关的其它杂物。 6.5必须确保档案的原有面貌，任何人不得改动档案的内容。 66严格执行档案传递制度，做到转入档案及时登记编号,转出档案须经领导批准,密封加盖公章后通过机要部门寄出。 67应及时收集装订与档案有关的材料,做到不漏

13、装，不错装,按规定分类装订成册。 6.来访查档人员，须持有关单位证明,经领导批准后方能查档，档案管理人员必须严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露或向外人公布档案内容。 档案管理人员要认真学习档案管理知识，熟悉档案管理业务,不断加强改进和完善档案管理制度和方法，使管理更加科学化。 注单,注明更改前及更改后的内容，若新增或更改的文件/表单影响到相关部门,并要求相关部门主管会签及意见后方可新增更改。 7.所有受控文件、表单的权限核准均按照“权限核准制度”执行,相关制表/审核/核准人员需仔细确认。 8 文件遗失、擅自更改惩罚规定 8.1文件遗失应及时报告文控中心,并填写文件补发登记表，由总经理签字后再

14、补发。由于保管不利，造成文控人员的重复工作，由丢失部门承担。 8.2对于遗失直接责任人给予扣当月绩效考核分5分,一年度累计次数超过次直接责任人及部门主管公告处罚。 83对于公司已经发放的制度或表格,各部门要严格遵守,不得擅自更改或者自制,一经发现即扣当月的绩效考核分。对文件擅自更改并造成严重品质事故,按“品质事故处罚规定”实施。 8(如需试运行的文件相关部门主管传阅后将意见填与“文件传阅记录表”中，便于制作部门修改,传阅时间不得多于2个工作日。 文件下发管理制度 (二）：文件补发登记表，由总经理签字后再补发。由于保管不利,造成文控人员的重复工作,由丢失部门承担。 .2对于遗失直接责任人给予扣当

15、月绩效考核分5分，一年度累计次数超过0次直接责任人及部门主管公告处罚。 .3对于公司已经发放的制度或表格,各部门要严格遵守，不得擅自更改或者自制,一经发现即扣当月的绩效考核分。对文件擅自更改并造成严重品质事故，按“品质事故处罚规定”实施。 8(如需试运行的文件相关部门主管传阅后将意见填与“文件传阅记录表”中,便于制作部门修改,传阅时间不得多于2个工作日。文件下发管理制度 （二），组织讨论，董事长审批。 12 公司职能部门编制本系统的管理手册，企业管理部组织讨论，总经理审批。 .3 公司职能部门编制的红头文件、管理办法、实施细则、作业指导书等管理性文件,由部门领导审核，经相关部门会签，公司分管领

16、导审批。 . 1.4分公司编制的管理规定、制度等文件,由主管经理审核,分公司经理审批。4.5 项目部编制的施工组织设计、专项方案、交底等技术性文件按照有关法规和施工组织设计及专项施工方案管理办法中的审批要求进行管理。 4.1.6 对内审报告、管理评审报告、会议纪要等记录性文 件按照各系统管理手册中要求进行审批。 4. 1.7电子文件起草完成后,分管领导在纸张文件原稿上审批,文件管理部门留存原稿。 .2文件的接收和发放 4.2.1公司各部门、分公司、项目部均应配置至少一台电脑,并与互联网连接,设置一个固定的邮箱地址或qq号码，向公司企业管理部、公司及分公司办公室传递信息。 4.2企业管理部定期发

17、布各部门、分公司的邮箱地址或q号码,文件发放均以该邮箱地址为收件人,分公司主管文件人员建立各项目的邮箱地址，并以此邮箱地址为收件人进行文件发放。4.2.3公司各部门、分公司、项目部均明确一名文件管理员,每天必须查看邮箱,在5日内完成文件的传递工作。 4.2.各职能部门规章制度方面的文件按照企业管理部确定的邮箱地址进行发放,并向公司相关领导发放一份纸质文件。 .25日常通知类文件可在山西四建网页上公布,对需要在网上发布的文件，经分管领导审批后,由编制部门通过企业管理部在公司网页上发布,网管员以飞信平台的形式通知各单位办公室及各部门，防止没有接到通知延误工作。 2.6各职能部门及各单位收到电子文件

18、后，要及时给发文部门回复确认文件收悉情况。 42.企业管理手册、规章制度文件或需企业管理保密的电子文件,以邮件形式发放,或在山西四建网页上设置公司内部文件平台，设置密码，只有公司内部人员方可登陆。 后,文件管理员填写文件传阅处理4.2.8公司各部门和分公司办公室接到文件单交主管领导审阅,如需传阅或转发,批注传阅或发放范围，传阅人员签注姓名和时间,转发的文件 填写文件发放记录。 4.2分公司主管领导在文件传阅处理单上标注电子文件的发放范围,文件管理员以发放组群形式发放,做好文件发放记录，收到电子邮件后,接收方要进行回复确认，发放方在文件发放记录中打钩确认。 .2.10分公司接到电子文件后,及时向

19、项目部发放。对没有连接网络或无电脑的项目部可将文件进行拷贝或打印成纸张文件进行发放。发放部门(科室)填写文件发放记录，接收人签字。 4.21各有关部门、单位可将所需文件从网页或邮件中下载,复制到本地电脑专项文件夹中，建立文件接收记录方便查找。文件管理员对文件修订过程进行跟踪，确保使用文件处获得有效版本。 42.12企业管理手册分为受控和非受控，提供给认证中心和公司内部使用要对其修订状态进行管理，提供给建设单位或社会有关部门的文件为非受控版本。 4.13凡对体系运行具有关键作用的岗位，都应得到或学习适用文件。 4.2.14接收到文件的部门、分公司、项目部利用每周会议学习文件有关内容,并做好会议纪

20、要。 4.3文件的评审 .3.1在管理评审输入资料中，各职能部门对主管的文件提出评审意见。 4.2企业管理部每年对管理性文件组织评审,需修订或更新的在企业管理手册中进行修改。 4文件的修订、更新、作废 .4文件起草部门对电子文件进行修订时，重新起草文件,并用红颜色字体标明修改部位，经审批后,标明原文件作废或修订状态，进行发放。 4.2对文本文件修改时,填写文件更改通知单，经审批后按照原文件发放范围发放。 .当文件修订或更新时,及时进行发放管理,通知原文件管理员更换原有文件。 4.4 文件作废时，在纸张文件上注明“作废”,作废的电子文件及时从有效文件夹中撤出，在文件接收记录中标识作废。 4.5文

21、件的存档 5.文件起草部门、公司办公室各存留一份盖有红章的正式文件,人事任免文件打印5份纸质文件,分别由人力资源部留一份,个人档案装一份,用人单位存一份,办公室留存两份。4.5.2分公司办公室对接到的电子文件输出一份纸张文件,进行传阅、学习并存档。 4.6网页的维护 4.6.企业管理部负责对公司网站进行维护，确保网络畅通。 4.6.2企业管理部积极宣传公司网站,在各种杂志、文件中体现公司网址。 4.文件的编号和排版4.71 公司文件分为企业管理手册、红头文件、便函文件、党委文件、工会文件等类型。.7.公司红头文件按照传统文件编码由经理办公室统一编号。(如晋四建字 号)4.7.公司便函文件编码由

22、经理办公室统一编号。(如晋四建函号) 47.4党委文件、工会文件红头采用本系统的编号方法。 文件下发管理制度 (三):施工组织设计及专项施工方案管理办法中的审批要求进行管理。 4.6 对内审报告、管理评审报告、会议纪要等记录性文 件按照各系统管理手册中要求进行审批。 4. .电子文件起草完成后,分管领导在纸张文件原稿上审批,文件管理部门留存原稿。 文件的接收和发放 4.1公司各部门、分公司、项目部均应配置至少一台电脑，并与互联网连接，设置一个固定的邮箱地址或qq号码,向公司企业管理部、公司及分公司办公室传递信息。 42.2企业管理部定期发布各部门、分公司的邮箱地址或qq号码，文件发放均以该邮箱

23、地址为收件人,分公司主管文件人员建立各项目的邮箱地址,并以此邮箱地址为收件人进行文件发放。 .2.3公司各部门、分公司、项目部均明确一名文件管理员，每天必须查看邮箱,在5日内完成文件的传递工作。 4.2.各职能部门规章制度方面的文件按照企业管理部确定的邮箱地址进行发放，并向公司相关领导发放一份纸质文件。 4.5日常通知类文件可在山西四建网页上公布，对需要在网上发布的文件,经分管领导审批后,由编制部门通过企业管理部在公司网页上发布,网管员以飞信平台的形式通知各单位办公室及各部门,防止没有接到通知延误工作。 4.2.各职能部门及各单位收到电子文件后,要及时给发文部门回复确认文件收悉情况。 4.2.

24、7企业管理手册、规章制度文件或需企业管理保密的电子文件,以邮件形式发放，或在山西四建网页上设置公司内部文件平台，设置密码,只有公司内部人员方可登陆。 4.2.8公司各部门和分公司办公室接到文件后，文件管理员填写文件传阅处理单交主管领导审阅,如需传阅或转发,批注传阅或发放范围,传阅人员签注姓名和时间,转发的文件 填写文件发放记录。 4.29分公司主管领导在文件传阅处理单上标注电子文件的发放范围,文件管理员以发放组群形式发放，做好文件发放记录，收到电子邮件后,接收方要进行回复确认,发放方在文件发放记录中打钩确认。 4.2.10分公司接到电子文件后,及时向项目部发放。对没有连接网络或无电脑的项目部可

25、将文件进行拷贝或打印成纸张文件进行发放。发放部门(科室)填写文件发放记录，接收人签字。 4.11各有关部门、单位可将所需文件从网页或邮件中下载,复制到本地电脑专项文件夹中,建立文件接收记录方便查找。文件管理员对文件修订过程进行跟踪，确保使用文件处获得有效版本。 2.1企业管理手册分为受控和非受控，提供给认证中心和公司内部使用要对其修订状态进行管理，提供给建设单位或社会有关部门的文件为非受控版本。 .2.13凡对体系运行具有关键作用的岗位，都应得到或学习适用文件。 42.14 接收到文件的部门、分公司、项目部利用每周会议学习文件有关内容，并做好会议纪要。 .3文件的评审 43在管理评审输入资料中

26、,各职能部门对主管的文件提出评审意见。 3.2 企业管理部每年对管理性文件组织评审,需修订或更新的在企业管理手册中进行修改。 44文件的修订、更新、作废 4.4.文件起草部门对电子文件进行修订时，重新起草文件,并用红颜色字体标明修改部位,经审批后，标明原文件作废或修订状态，进行发放。 .2 对文本文件修改时,填写文件更改通知单，经审批后按照原文件发放范围发放。 .4.当文件修订或更新时,及时进行发放管理，通知原文件管理员更换原有文件。 4.4文件作废时，在纸张文件上注明“作废”,作废的电子文件及时从有效文件夹中撤出,在文件接收记录中标识作废。 4.5 文件的存档 4.5.1文件起草部门、公司办

27、公室各存留一份盖有红章的正式文件,人事任免文件打印5份纸质文件，分别由人力资源部留一份，个人档案装一份，用人单位存一份,办公室留存两份。 4.5.2分公司办公室对接到的电子文件输出一份纸张文件，进行传阅、学习并存档。 46网页的维护4.1企业管理部负责对公司网站进行维护,确保网络畅通。 46.2企业管理部积极宣传公司网站,在各种杂志、文件中体现公司网址。 7文件的编号和排版 47.1 公司文件分为企业管理手册、红头文件、便函文件、党委文件、工会文件等类型。 4.7.2公司红头文件按照传统文件编码由经理办公室统一编号。(如晋四建字号）473 公司便函文件编码由经理办公室统一编号。(如晋四建函号）

28、 4.4党委文件、工会文件红头采用本系统的编号方法。 文件下发管理制度 (三)，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。 3、 行政办公室发出的学习文书,需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注。 4、 按时间、内容等降序排列,整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合,对照编号列出整理清单。 、 根据文书的时效性和保存的价值性,对文书进行整理销毁;须上级审批同意,方可销毁。 、 办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告,若未查明原因，则由办公室负责承担。 、 违反以上规定者按照相关规定予以惩处。 第三条 流程设计 起草文书？填写发文簿(需要时)?张

29、贴?存档?更新目录(纸质档与电子档)?借阅?清退？审批?销毁（三) 档案管理制度第一条 管理要点 、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业,及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。 2、 档案管理范围：发文簿(需要时)?张贴?存档?更新目录(纸质档与电子档)?借阅?清退？审批?销毁 （三)档案管理制度 第一条 管理要点 1、 为了维护档案的真实性和可查阅性,使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。 2、档案管理范围 审批采购入库登记 发放 编制需求计划统计申购情况月末清算汇总 出库登记办公室员工规章制度 文件下

30、发管理制度 (四）: 017文件管理制度第篇: 文件管理制度标准版 1、目的为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度,适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。 、职责 、1总经理负责公司所有对外发文审批。 2、管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。 2、3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批,并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。 、行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核,用印管理、归档管理工作。 3、文件种类 、1上行文: 请示，报告,计划，总结； 3、2下行文： 批复，决定，通知,通告,通报,制度，规定;