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1、销发系统制度第3次修订稿安徽海螺水泥股份有限公司销售发运信息系统管理办法（第3次修订稿）第一章 总 则第一条 为加强公司销售发运信息系统（以下简称“销发系统”）的管理，规范销发系统的使用、运行、维护，明确销售、财务、装运、办公室等各部门职责，充分体现“三权分立、相互制衡”的销售发货管理思想，规范发货流程，特制订本办法。第二条 子公司主要负责人为销发系统规范、安全运行第一责任人。各相关职能部门负责人为本部门销发系统规范操作的责任人，负责组织本部门根据本办法以及水泥、熟料销售发运管理系统指导书，认真组织做好系统的运行、维护，监督销发系统各操作岗位的职责履行，规范发货管理，防范经营风险。第二章 岗位

2、管理要求第三条 销发系统涉及销售、财务、装运、门卫等岗位。各子公司按照职业道德良好、业务素质高、坚持原则、制度执行能力强的标准选聘相关岗位人员，经销售部、财务部、集团自动化所组织或委托子公司培训考试合格后上岗。对于在岗操作人员实行年审制度，由子公司成立销发系统审核评价小组，每年二季度对在岗的人员进行资格审定，通过后方可继续上岗，对于未通过的在一个月内进行二次培训，经复核通过后方可上岗。对门卫、司磅员、现场发货员等岗位人员要不定期进行轮班换岗。第四条 系统管理员上岗要求：熟练掌握计算机知识，能够解决销发系统运行过程中出现的各类问题，熟悉销发系统应用管理软件，掌握系统各模块功能，了解公司有关销售和

3、财务管理制度,熟悉工厂发运环节和程序等。系统管理员选聘由子公司推荐，经集团自动化所考核合格后方可上岗。系统管理员原则上不能为销售或财务人员。 第五条 销售开票人员上岗要求：熟悉公司有关销售、财务管理制度，掌握公司销发系统管理相关要求，能熟练运用计算机进行客户计划单开具、合并、关闭，销售发票开具、录入以及相关销售数据查询等操作。第六条 财务销售会计上岗要求：了解公司有关销售管理制度，熟知公司财务管理制度和财务专业知识，掌握公司销发系统管理相关要求，熟练运用计算机进行客户资金录入与核对、销售计划单、发票和出门证审核等。第七条 装运人员上岗要求：了解公司有关销售管理制度，掌握公司销发系统管理相关要求

4、，熟悉公司发运环节和程序，熟练运用计算机进行发货单开具、审核，以及散罐车皮重、空车出厂、装载量验证，并熟知皮重波动大、空车出厂、装载量不正常的处理程序、措施。第八条 门卫上岗要求：了解公司有关销售发运管理制度，掌握销发系统管理相关要求，熟练运用计算机进行出门证核查，并熟知车辆超时出厂、散罐车皮重波动大、空车出厂、装载量不正常的处理程序、措施。 各岗位具体操作流程和注意事项详见销发系统“帮助”功能模块。第三章 资金录入及审核第九条 资金录入财务销售会计必须逐笔、准确地录入资金，子公司财务部门须明确资金审核人员，加强对资金录入情况的审核，以防范资金风险。（1）客户以现金方式支付货款，在存入子公司指

5、定帐户后，财务人员对资金到帐情况进行核查，确认货款已入子公司指定帐户，财务销售会计方可在销发系统中录入资金，销售人员严禁直接收取现金。（2）客户以银行汇票、银行承兑汇票、银行本票方式支付货款，财务销售会计应在收到原件并审核票据要素填写齐全、规范、清晰后方可录入资金。特殊情况下销售人员不能及时送回公司的，销售部门须出具书面情况说明货款的金额、票号、支付方式、支付日期及收取人后，经子公司销售部门负责人、子公司分管领导签字后方可进行资金录入。销售会计做好相应记录（格式见附表一），留存核查。如销售人员提出对银行承兑汇票进行核查的要求，财务部门应通过银行进行查询，并取得银行回复后方可给予发货。票据原件原

6、则上由客户自行送到公司财务部门，特殊情况下由销售人员传递的，要求销售人员每旬内送回公司财务部门。财务部门若在规定的时间内未收到票据原件，或收到票据原件后经与销售部门的书面说明情况认真核对后发现有不一致的，应立即报子公司主要负责人进行处理。（3）客户以支票方式支付货款，销售部门应对客户进行分类管理，对于首次发运或者出现不良信用记录的客户，要在确认货款到帐后方可在销发系统中录入资金，防止收取空头支票；对于长期操作且信誉较好的重要客户，经销售部门负责人、子公司分管领导签字后方可在销发系统中录入资金。子公司设有驻外市场部的，驻外市场部须将所收取银行支票在一日内送交子公司财务部门，财务部门必须在收到支票

7、的一个工作日内将支票送交银行进帐。（4）客户以电汇方式支付货款，原则上财务部门确认收到电汇货款后方可录入资金。特殊情况下，对连续采购、资信较好的老客户，须要求客户将电汇单传真到销售处，经销售部门负责人、子公司分管领导签字确认后方可录入资金，销售会计应及时向银行查询货款进帐情况，并做好相应记录（格式见附表二）。（5）有统销客户发货的子公司，货款支付到股份公司帐户的，在收到经股份公司销售部、财务部会签的商品发运通知单后，根据商品发运通知单发货；货款支付到子公司帐户的，在收到经股份公司销售部、财务部会签的商品发运通知单后，子公司确认资金到帐后进行资金录入。（6）对客户以银行承兑汇票支付货款的业务，原

8、则上承兑期限超过三个月以上的，客户需承担贴息费用，贴息费用通过加价方式体现；承兑期限超过三个月的，每增加一个月，价格增加1元/吨，不足一整月按一个月处理；经公司批准的除外。对依据银行承兑汇票承兑期限采用加价方式开具的计划单，当销售价格调整时，需将原计划单关闭，仍以原加价幅度开具新计划单；不足整数吨位的货款余额，可视为现金处理。以上资金经财务部门销售会计审核确认，应立即在销发系统中录入，财务人员在收到银行进帐回单（加盖“转讫章”或“办讫章”）后的一个工作日内进行用友帐务处理，以确保资金吻合。第十条 资金审核（1）销售人员对银行电汇客户的资金到帐情况进行跟踪，并向子公司财务部门进行查询，财务部门应

9、根据销售部门要求，对银行支票、银行汇票、银行电汇货款超过4个工作日仍未到帐的，以书面形式通知销售部门，由销售部门联系客户查询货款支付情况，以防止出现资金风险。财务部门须安排人员每日对昨日当班销售会计录入资金（包括以传真件发货的资金录入）进行逐笔审核，重点审核资金金额、客户名称、票据类型、付款日期，审核工作日清日结。如票据原件到达财务的日期较发运日期滞后，则财务部门应做好相关记录，凭相关证明材料将客户支付资金情况在发运当日录入销发系统，在银行承兑汇票原件到达后或银行汇票进帐后不晚于一个工作日内录入财务帐务系统，确保月度两帐入帐资金一致，有关记录及证明材料必须妥善保管，作为入帐凭证附后，否则将追究

10、相关人员责任。（2）财务部门负责人每周不少于一次对销发系统与财务账务系统有关资金情况的一致性、准确性以及销发系统资金审核情况进行核查，形成书面核查记录。如核查中发现资金风险问题，应立即向子公司主要负责人汇报，如涉及违规操作，按违纪论处。第四章 销售计划单开具及审核第十一条 销售计划单的开具（1）公司的销售方式分为地销和统销，地销指各基地和粉磨站地销处的水泥、熟料销售；统销指各市场部、上海销售公司、上海国贸公司、出口、粉磨站代销和发往粉磨站熟料等，应录为“统销”方式的，不得录为“地销”。（2）销售部门应对照编码表将各子公司地销统一录为“销售处”，统销部门对照录为“市场部”、“海螺代销”、“上海销

11、售公司”、“上海国贸公司”、“发粉磨站熟料”、“出口水泥”、“出口熟料”等。（3）销售开票员须确认客户在销发系统中有足够的资金余额后，方可开具销售计划单，开具时要认真、仔细地输入客户申请提货的数量、价格、品种信息，录入完成后必须进行复核，检查计划单的准确性。对做到位价、离岸价等（含中转业务的），开具计划单须将出厂价和中间费用分开录入系统，确保公司价格水平真实反映（地销要求计划单价格与实际结算价格一致，统销要求计划单价格与销售部下发的统销发运/结算通知单价格一致）；对出口业务，销售开票员须根据子公司财务部门提供的离岸价或出厂价,开具销售计划单。第十二条 销售计划单的审核销售处负责人对销售开票员录

12、入的计划单必须在次日进行检查，重点检查品种、数量、价格等信息，确保计划单准确。 财务销售会计在审核销售计划单时，必须对照公司的价格执行通知及合同，认真审核品种、价格、数量、资金，不使错误的计划单得到确认通过。 经财务审核的销售计划单，须及时交于客户，在传递至客户时，须让客户（或指定的经办人）签收。第五章 发运管理第十三条 装运开票人员根据客户销售计划单余额和客户提货要求开具发货单。原则上提货时必须出具客户计划单，特殊情况下提货人无计划单时须出具经客户和提货人双方签字（盖章）确认的运输委托函（格式见附表三），运输委托函须注明客户名称、计划单号、提货车辆、品种、有效期等内容，经销售部门经办人员及负

13、责人签字，装运人员根据委托函开具发货单。装运部门对于客户出具的委托函须按自然顺序编号、登记台帐，每天整理，每月对到期的运输委托函交办公室存档，并将相关信息及时向销售部门反馈，以便联系客户及时办理好运输委托函的补充手续。_须_装运开票人员开具发货单时，须认真、仔细核对销售计划单/运输委托函，确认客户提货信息（品种、车号、数量等），原则上不得作废发货单，特殊情况下作废发货单时，须建立发货单作废台帐（格式见附表四），注明作废原因，经装运部门当班班长或当班调度确认后方可作废，作废的发货单必须及时收回。装运负责人每周不少于一次对空车出厂、皮重波动大、散装水泥车装载量低于标准载重量90、发货单作废、装车通

14、知单作废的情况进行抽查，并做好抽查记录，出现风险情况及时报子公司主要负责人进行处理。第十四条 散装水泥装车散装水泥车辆进厂后，须按照规定路线依序到磅房进行空车过磅，空车过磅后须打印散装水泥装车通知单（一式两联），散装车辆凭磅房开具的装车通知单到发散处装运水泥。散装水泥发货员装车前，必须认真核验散装水泥装车通知单（车号是否对应、品种是否正确、是否有涂改等情况），确认无误后方可装车。装车完毕后，当班发货员在装车通知单签字确认，并留存装车联，将存根联交由驾驶员带回磅房。发货员要按照装车先后依序整理装车联，并填制日散装水泥装车情况核对表（格式见附表五），于次日上午9:00前经部门负责人签字确认后，连同

15、散装水泥装车通知单装车联交财务部门，作为日发运数据核对依据。散装车装车完毕后，必须到磅房进行重车称重，称重时磅房人员须将装车通知单存根联收回，方可实施重车称重、打印磅单，称重后磅房人员须将装车通知单按照编号依序妥善保管，如发现有异常情况（部分编号靠前的装车通知单未收回、装车通知单有涂改等），应及时向当班的发货班长汇报，查明实际情况，方可继续发货。散装车辆一次称重并打印出散装水泥装车通知单后，如客户提货人员要求作废散装水泥装车通知单，需经当班发货员和发货班长（或当班调度）共同确认未装水泥并会签齐全后方可作废。磅房人员将已打印的散装水泥装车通知单及时收回。磅房人员在散装水泥装车通知单作废台帐（格式

16、见附表六）上登记。如磅房人员在未履行会签手续的情况下私自作废散装水泥装车通知单，则视为违纪行为处理。如该车要求继续装货，重新按照散装水泥发运流程执行；如该车要求出厂，按照空车出厂流程执行。第十五条 装运部门原则上应按照车辆进厂顺序安排装车，保证公司正常的发运秩序。第十六条 发货单自开具起24小时内有效，超过24小时作废。当销售价格调整时，对同时满足发运车辆已进厂、发货单已打印两个条件的，由装运部门填写执行原价格申请表（格式见附表七），经财务、销售部门会签后按原价格予以发货，会签后的执行原价格申请表交销售部门留存。第十七条 加强对散装水泥或熟料过磅过程中的监控，防止损害公司利益行为发生。对所有散

17、装水泥或熟料车辆，空车、重车都必须过磅，不得采用空车数据作为某一阶段的空车磅重标准。当发现某一散装水泥车辆皮重出现较大波动时（超过其正常皮重该车前三个月在我公司提货的十次最轻皮重的平均值0.5吨），司磅员/发货员不得录入皮重或装货，须查明原因，若车内有剩余物料则须要求其将车内物料打空后方可给予装货；特殊情况下由装运部门填写散装水泥装车申请单（格式见附表八），要求客户承诺“如水泥出现质量问题与我公司无关”，经销售、品质部门会签，并报子公司分管领导批准后方可给予装货。对于因车辆改造，造成车辆皮重发生变化，经子公司销售、装运部门现场核实，子公司分管领导审批后，该车辆在三个月时间内可不办理散装水泥装车

18、申请单。装运部门在批准日之后的三个月内，每周对该车辆不少于一次空车皮重抽查，以检验实际空车皮重与批准当日的空车皮重波动差异情况，并做好书面记录，附打印的空车磅单。如发现有明显异常情况，应立即报告子公司领导，并进行相关处理。第十八条 对散装罐车承载吨位净重低于装车标准装载量（该车前三个月内在我公司提货时装货十次最重装载量的平均值）90%的车辆，必须由散装水泥发货员、发货班长（或当班发运调度、门卫）在地磅现场核对确认装车重量及原因，并在出门联上签字。一旦出现装车低于标准重量90，且没有相应记录的，追究相关经办人员责任。第十九条 对未装水泥的散装罐车出厂（因车损坏、户头水泥不足等原因），车辆驾驶员须

19、到磅房领取并填写空车出厂申请单（格式见附表九），并进行空车复磅；磅房人员须打印复磅单，核查空车重量；当班发货员、发货班长（或当班调度）须现场监督复磅过程，确认未装水泥后进行会签，并由发货班长（或当班调度）全程监督该车辆出厂。第六章 进出厂管理第二十条 门卫应加强对进出厂车辆管理，对于来公司提货的车辆，按照到达的先后顺序，到门卫处登记并领取序号牌（凭驾驶证领取，一证对应一个序号牌）排队等候，车辆按照门卫指令、依照规定路线依序进厂装货。第二十一条 门卫应加强对出门证的审核，坚持按收单、核单、验货、点击、放车的流程执行。门卫按照发货单编号在销发系统内的袋、散分类记录中查找相应的记录，对出厂的每车水泥

20、，认真核对客户名称、货物品种及数量、运输车号、打印时间等信息，确认无误后在出门证上加盖“作废章”，标好顺序，准予放行。第二十二条 门卫在对出厂产品进行验货时，对散装水泥罐车必须打铅封（若为装运部门打铅封的，则门卫检查铅封的完好状况），坚决杜绝未打铅封的重载散装车辆出厂；对袋装水泥汽车必须登台或上车点包，确认发货品种、吨位无误后，方可予以出门放行。对超时出厂的散装水泥罐车，须要求重新过磅，经磅房人员确认（附打印的复磅单），门卫人员做好相关记录（格式见附表十），在确认无异常情况后方可准予出厂。（注：各子公司根据实际情况自行设定重车过磅至出厂的时间限制。）对于实际装载量低于验证量90的散装车辆，必须

21、检查其出门证会签情况，在确认会签手续完备、无异常情况后方可准予放行；对于会签手续不全的，须通知当班生产调度，在查明相关原因后，确认无异常情况后方可准予出厂，对于相关岗位人员未履行职责的纳入当月考核。空载散装水泥车辆出厂，门卫要认真核查其空车出厂申请单办理会签的情况，在确认会签完备、无异常情况后方可出厂，并做好相关记录（格式见附表十一）；空袋装水泥车（含装运熟料的空车）出厂必须上车或登台确认车辆未装货物，同时做好相关记录（格式见附表十一），并及时通知磅房作废系统内的相关记录。第二十三条 门卫在每日上午9:00之前将昨日发运出厂水泥、熟料的出门证按照出门先后顺序整理后，按要求填制日出厂数据汇总表（

22、格式见附表十二），经部门负责人签字确认后，连同出门证一并交财务部门，作为日发运数据核对依据。第二十四条 每日上午9:30前，子公司财务部门组织办公室、生产、装运、销售等部门，依据日散装水泥装车情况核对表、日出厂数据汇总表，结合销发系统数据，对昨日生产、发运、出门等数据进行核对，对于不一致的情况，应在当日内组织子公司相关部门查明原因，并填制日发运数据核对表（格式见附表十三），经各部门会签后，由财务部门存档，销售部、财务部不定期进行抽查。第七章 发票开具与审核第二十五条 销售发票由销售部门开具，经财务部门审核盖章后生效。原则上当月所发水泥、熟料必须在当月将发票开具完毕。对当日提货即时结清的零星散户

23、，可在开具计划单时开具销售发票；对连续批量采购客户，销售开票人员必须在门卫确认出厂后开具销售发票。 （1）对以量定价结算的业务，必须在明确结算价格并在销发系统内进行结算调整后方可开具发票。（2）统销业务发票开具按照海股政200718号文件和销售部下发的其他结算通知规定执行。（3）发票开具要规范填写各项内容，禁止出现客户名不填或仅填写地名、发票存根联与发票联内容不一致、发票单价与计划单价格不一致等现象（不含统销业务）。第二十六条 销售部门在销售发票开具后即时将发票相关信息录入销发系统，在录入时必须认真、仔细，杜绝出错。第二十七条 财务部门在接到销售发票后，即时对销售部门录入系统的发票情况进行审核

24、，重点审核客户、品种、数量、价格、发票票号等情况，确保发票信息准确，审核无误后，在发票上加盖发票专用章。经财务审核盖章的销售发票，销售部门在传递至客户时，须让客户签收，并做好相关记录，记录每月由销售处统一存档备查。第二十八条 每月3日前，财务部门与销售部门共同就销发系统和用友帐务系统资金情况逐户进行全面核对（格式见附表十四），核对结果经销售、财务部门负责人会签，报子公司主要负责人审核签字后，由子公司销售部门存档，销售部、财务部不定期进行抽查。财务部门按照销售部门提供的客户名单每月出具对帐函（格式见附表十五），销售人员做好客户对帐工作，杜绝出现资金风险。对帐函交于业务人员、客户时，要办理交接记录

25、（格式见附表十六），并及时督促客户做好对帐工作，提醒客户一旦超过对帐函回收期限，等同客户默认。如客户以书面形式对我公司出具的对帐函数据提出异议时，销售、财务部门应在接到客户书面函件两个工作日内对客户资金状况进行重新核对，查明原因，财务部门重新出具对帐函与客户进行对帐，防范资金风险。每月3日前，销售部门编制上月分客户“已发运未开发票”（格式见附表十七）和“已开发票未提货”（格式见附表十八）清单，清单须注明客户名称、品种、价格、数量，交财务部门审核签字确认后由销售部门存档备查。第八章 销发系统数据录入、调整与发送第二十九条 为进一步规范销发系统的录入，在系统数据录入时中要注意以下几个方面：（1）延

26、期付款合同，必须在延期付款合同计划模块中进行操作。（2）对以量定价合同在发货时，在实际结算价格未确定的情况下，要将合同销售价格及时录入销发系统，在月末当客户达到了合同约定要求，由销售部门出具结算调整申请表（格式见附表十九），经销售、财务部门负责人会签，经公司分管领导审批后，由财务部门对照销发系统中发货结算模块进行结算单价调整，调整后方可开具发票。第三十条 销售发货数量的调整应在销发系统调整模块中进行，为进一步规范销发系统数据的调整，在系统数据调整时要注意以下几个方面： 统销调整：（1）对于结算量以客户实际收货量为准的统销操作业务，按照实际结算量每个结算周期在系统调整模块中进行调整，由子公司销售

27、部门、财务部门根据销售部计调室的流向调整函，在销发系统内进行调整。（2）统销发运流向的调整：当销售发运流向发生调整时，由子公司销售部门、财务部门根据销售部计调室的流向调整函，在销发系统内进行调整。地销调整：（1）对于结算量以客户实际收货量为准的操作业务，按照实际结算量每个结算周期在系统调整模块中进行调整，由子公司销售部门填写销售发运信息系统数据调整申请表（格式见附表二十），经财务部门审核会签，报子公司主要负责人审核批准后，销售部门、财务部门在销发系统内进行调整。（2）地销发运流向的调整：当销售发运流向发生调整时，由子公司销售部门出具销售流向调整申请表（格式附表二十一），财务部门审核会签，报子公

28、司主要负责人审核批准后，销售部门、财务部门在销发系统内进行调整。第三十一条：销售部门须安排人员每日上午9:00前将销发系统数据（发送日前推31天期间的所有数据）发送至销售部指定信箱。第九章 系统运行情况稽查第三十二条 子公司由办公室牵头，财务、销售、装运部门及系统管理员组成检查小组，每月上半月和下半月对销发系统运行情况各检查一次，公司领导每月至少参加一次。重点检查价格信息的准确性、客户资金录入的真实有效性、销发系统资金与财务账务系统资金的一致性、发票开具的规范性、未结算量的准确性以及皮重波动异常、空车出厂、装载量验证、超时出厂、发货单作废、系统数据更改等情况处理的规范性、门卫审核的及时性与准确

29、性，并认真填写发货流程检查记录表（发货流程检查记录表见附表二十二）。通过检查，认真查找销发系统运行管理中存在的不足，并依据销售发运信息系统考核细则（见附件），对存在的问题提出考核和管理意见，形成检查报告，与检查记录表一并在检查结束后一日内报子公司主要负责人审核，并在子公司内部进行通报。检查通报应涵盖上次检查问题的整改情况、本次检查发现的新问题、针对此次检查情况的考核意见、后期的工作要求四个方面的内容。检查结果（检查表、检查通报）由子公司办公室存档，销售部、财务部不定期进行抽查。第三十三条 销发系统的检查是子公司日常基础管理检查的重要内容之一，股份公司销售部、财务部、自动化所将不定期对销发系统的

30、运行情况进行检查，检查结果纳入子公司的月度和年终基础管理考评之中。第十章 系统管理第三十四条 子公司指定专人为销发系统的系统管理员，负责各操作岗位的权限设置、密码管理、系统维护、数据备份，定期对系统的运行进行检查，整理有关系统软件运行中存在的问题，并报自动化所，不断优化、完善销发系统。第三十五条 系统管理员根据销售发运信息系统岗位标准权限设置表设置各岗位权限。相关岗位人员上岗、岗位调整或增加本部门权限范围内的其他权限，必须由所在部门提出权限申请（岗位权限调整申请表见附表二十三），经子公司主要负责人批准后，系统管理员方可设置权限。销发系统相关岗位人员若调离原岗位或离职，所在部门必须在办理相关交接

31、手续的同时，书面通知系统管理员及时取消权限。系统管理员在取消权限的同时取消密码，避免造成公司利益损失。如因所在部门未及时通知而造成公司损失的，由部门负责人承担全部责任。第三十六条 如事后发现数据录入错误，应由相关岗位填写书面更正数据申请表（格式见附表二十四），经所在部门负责人签字、相关岗位部门负责人会签，并报子公司主要负责人批准，系统管理员方可对数据进行更正。子公司将数据录入出错行为纳入责任部门和责任人的月度考核。第三十七条 各相关岗位人员在获得销发系统使用授权后，应及时更改初始密码，并妥善保管密码，如因密码被他人盗取，造成公司损失，由系统记录的操作人员承担。第三十八条 为防范销发系统、地中衡及其他附属设施故障，影响销售发运正常进行，各子公司须根据工厂实际情况，制定销发系统应急预案，如遇系统故障启动应急预案，保障公司销售发运顺利进行。第三十九条 子公司每日对数据库进行异机备份，每年将数据库刻录成光盘存档，由办公室存档备查，确保数据安全。 第四十条 子公司要加强对销发系统专用计算机的管理、维护，明确计算机管理责任人，不得在计算机上随意安装与应用无关的软件，加强管理的针对性、维护的及时性。销发