腾云酒店客房管理系统利用说明书佳驰软件.docx

1、腾云酒店客房管理系统利用说明书佳驰软件一. 操作说明约定本操作说明对一些格式、规范和动作作了约定，操作者应该熟悉以下约定，方便对本操作说明内容的理解。1.1.格式约定项 目表述方式实 例项 目 名【】散客工作窗口中有很多需要输入内容的项目如【姓名】、【证件号码】等菜 单菜单名预定表示预定是菜单按 键确 定表示按钮，如 确 定 表示确定按键系统信息“ ”用“”表示系统自动生成体、显示或提示的信息。二级菜单执行菜单名1菜单名2执行登记散客登记，表述的意思为：单击主菜单登记下的子菜单散客登记。注 释 框注释框中的内容是对箭头所指信息的解释注意信息对于需要引起注意或补充的内容加以说明。1.2.常常利用

2、图标和操作（1）单选框表示几个中只能选择一个，表示已被选中。（2）多选框表示几个中同时能选择多个，表示已被选中。（3） 表示表中有多条信息，为当前选中信息。（4）表示有多个选项，单击可以选择其中一个。（5） 表示数字选项，可以通过上下箭头进行时间和数字的调整。 1.3.相关概念散 客：是一般零星客人的总称。协议单位：指跟宾馆签定价钱和服务协议的单位，协议单位宾客入住宾馆依照协议价钱进行结算。一般不交押金，由财务收款。联 房：联房主要用于散客，一般把散客中账务需要一路结算的房间进行联房设置。拼 房：即按床卖房，同一个房间中住多个单独结算的客人时需进行拼房操作。可以概念拼房房价。 钟 点 房：酒店

3、在白天临时提供给客人休息,不留宿的情况。可以概念钟点房房价。午 夜 房：宾客凌晨入住宾馆,相对天房房费较为廉价。可以概念凌晨房房价和生效时间段。 宾客续住：即补交押金，押金不足和延长客人预离酒店的时间等情况都适合这种操作。红 冲：处置或检查账务处置的进程中，发现处置过的业务中由于某一笔会计分录处置不适当，需要进行更正，为维持调账的完整性，将此笔会计分录用红字原封不动的进行更正冲回，再从头进行正确的账务处置。电话接口：连接电话计费系统和宾馆管理系统的文件，通过电话接口可以实此刻宾馆系统中直接读取电话计费系统中的数据。避免重复录入客人数据，且可以避免操作员给客人开卡但不记录信息擅自吞钱的情况门锁接

4、口：连接门锁计费系统和宾馆管理系统的文件，通过门锁接口可以实此刻宾馆系统中直接读取门锁系统中的数据。户籍接口：连接公安户籍系统和宾馆管理系统的文件，通过户籍接口可以实此刻宾馆系统中直接将宾馆系统入住信息发送至公安部门。1.4.软件界面说明本系统采用灵活易懂的房态图设计方式（房态图设置详见本书），它能使此后的操作加倍方便快捷，建议操作者应优先选用在房态图上操作的方式。房态图分为四个区:分类查询栏、房态显示区、右键功能区,和房态显示区。系统在实时房态图上可对客人进行查询操作。房态显示区:（1）该区中每一方格代表一个房间，不同的颜色代表不同的房间状态。如:房间图表示房间号为220的奢华单人世,默许绿

5、色表示当前状态为空屋间。这些方格的大小和颜色和显示方式等都可以通过系统设置房态设置进行调整。（2） 房态标识（即方格中的符号）：代表钟点房；代表集体房；代表协议房；自用房；保密；预定；今日预离；明日预离。该区方格中的注释与方格的颜色及形态相对应，方格后边的数字表示当前该房态的房间数量。 例如：表示此颜色为预留房，当前预留房有2间。（3）分类查询栏:提供用户可按房态,楼层,类别来分类显示房态图，并可利用房号定位功能快速定位某个房间。（4）右键功能区:在任意房间图上右键单击即出现该菜单，咱们可以通过该菜单进行接待记录。 图A 空屋间 图B 入住房1.5.操作规则请用户在利用前熟读本利用说明书，如在

6、利用进程中有任何疑问，请拨打咱们的服务热线进行咨询。1 禁止不熟悉本软件系统或操作的人利用，不然可能带来系统破坏，使系统数据混乱。2 软件安装以后，不要随意改动操作系统的设置，例如：系统时间、计算机名和SqlServer数据库等，不然易造成系统数据犯错。3 不按操作规则利用的客户造成系统数据错误，责任自大。二. 大体操作 进入宾馆管理系统网络版用户首先需要肯定服务器端的电脑已经在运行。宾馆管理系统提供时间为 30 天的试用期。在这30天内，您可以避免费利用这款软件，而且在您正式使历时，试用期内的数据可以完整保留。第一次利用软件，请将您购买的加密狗插入计算机的usb口。会有提示框提示：这是您第一

7、次利用软件，请依照提示激活软件或双击打开加密狗服务若是您机械可以连接互联网，将信息填写完整后，点击激活若是您的机械不能连接互联网，请您拨打电话1xe打开软件。进入登录界面，用户名为system，密码为888888。第一次进入系统前，用户需校正电脑操作系统的时间，网络版用户需确保客户端与服务器的时间一致；正常利用后严禁更改操作系统的时间，因为软件会自动过账，以防出现混乱的过账数据。 若出现如下问题：请检查SQLserver是不是已开启服务，并打开安装目录下的【数据库配置.exe】检查服务端计算机名（或IP地址）、sa的密码是不是正确，测试连接。 退出宾馆管理系统宾馆管理系统支持多种不同的退出方式

8、，常常利用的有以下两种：（1）执行安全退出 安全退出，系统提示“您肯定要退出系统吗？”，单击肯定即可退出。或单击系统右上角的。（2）也可以执行安全退出暂时离开 暂时中止系统操作。退出系统后会提示“您是不是此刻备份数据库”，推荐选择 是 ，并将文件备份到一个固定的文件夹中，（默以为安装目录下的backup文件夹中）每隔一段时间按期做一次备份。三. 系统设置 用户单位设置用户单位是指宾馆的名称等信息，此名称会在各入住单、账单、收款单等的题目显示。执行 系统设置 用户单位设置 弹出设置的对话框，输入相应的信息，单击 确 定 即可保留设置，用户单位信息可以按照咱们的需要在打印表单时提示出来。 单位名称

9、不可修改，若是需要修改，请将您的加密狗号和新单位名称提供给经销商以取得授权码进行修改。 系统设置执行 系统设置 系统设置，弹出系统设置的对话框，在系统设置中可对以下内容进行设置：(1)大体设置：1.本机不参与房租过账：此项服务端不需选此项，其它收银端选择此项，只使一台电脑进行房租过账即可以避免多台收银机重复过账的问题。2.利用拼房功能：拼房是指多个人一路承担房租的方式一路租住一间客房并一路利用公用设施。选中此项后，右键点击房态图的一间房会出现拼房的选项。3.利用月租房功能：计费方案上拥有按月计的功能，如下：4.禁止修改系统时间：设置此项后，直接修改系统时间会使软件自动关闭，这样可以保护营业数据

10、，重开软件时会自动过账。5.启用操作员授权功能：选中此项后，若操作员利用某种功能时没有权限，会自动弹出一个授权登录框，可利用有此权限的操作员名和密码进行授权，且当班操作员不会因此改变。6.禁止修改系统时间：选择此项，直接修改系统时间后软件会自动退出，这样可以保护营业数据的正确性，重开软件时会自动进行过账。7.启用自动备份数据库功能：此功能应该在服务器上进行设置，备份路径应该选择服务端电脑中存在的路径8.启用房间打扫记录：设置此项后，由打扫房改变房态到干净房时，弹出打扫人选择框。9.信用卡预授权：设置此项后，支付方式中将会添加信用卡预授权方式。10.手工费用天天入账：设置此项后，费用入账界面将出

11、现：,选择按天天产生，则费用将会在设置的时间点自动过账。(2)房态设置 客户可随自己的喜好对系统主界面房态图的显示方式进行设置。1.颜色设置及自概念房态标识：此设置后，入住房的方太图颜色是橘黄色，且最底下显示。2.房态表显示方式：【全方位图】以矩形的方式排列，按房号排序；【按楼层】按楼层顺序排列.3.房态图方格大小：系统支持 1215*885；1500*1095；1800*1305；2370*1710等大小格式。4.预定房转预留房：可以设置“预定房提前几个小时转为预留房”。客人预订的房间在空屋状态下时，会预订入住前26小时显示为预留房的颜色，提示操作员此房间有人预留。5.预定房预定单取消：可以

12、设置“预定房超过预按时间几个小时后自动将该定单取消”。注：定金大于0的预定单不会自动取消，需要在账务中心撤单中的撤销预定手动删除，而且退定金。（3）账务设置：包括三类关于账务的设置：结账时金额取整方式；营业日设置的时间点；撤单的限制规则；入住消费结账设置，如下图：1.宾客接待与收银分开：在入住记录时将没有押金的输入项。此时若要收押金，在财务管理收银中收取（未选择此设置时没有收银功能）。2.记录时允许修改入住时间：在入住时的来期输入框变成可以修改。建议不选择此项以保证营业数据正确。3.转头客人入住时自动显示最后一次入住同房型房间时的折后价：若A上一次住过奢华套间折后价为200元，本次入住奢华套间

13、时自动显示折后价为200元。4.客人延时退房采用手动加收房费：若系统自动以成天时间计算房租，所有的半天价（数量为）都需手动加收。若A客房12点后退房加收半天，18点后退房加收一天房费，那么12点18点之间退房的半天价系统不会记账，需要操作员手动输入，利用“费用入账”的方式加收，详见本书 费用入账。（4）其他设置：房态图上的显示信息的设置；提示设置；账务设置：1.关于交交班模式设置，自动生成上缴金额的方式设置；2.房价自动转换时利用冲减模式设置；3.系统利用ID卡作为操作员登岸账号，利用ID卡时是不是需要输入密码；4挂账结账允许输入负数红冲；5.挂账结算/预授权/交交班不自动上缴；6.在账单中”

14、房租”前加上计费方案；1.【在房态图上显示今日预离】、【在房态图上显示明日预离】【在房态图上显示预订】【提示框中显示备注信息】选择以后从头打开房态图效果如图：明日预离 今日预离 预订标记 表示张三已预定，预抵日期为本月16日。2.【交交班管理利用简单模式】 注意：若是酒店采用押金和营业额合计的方式进行员工交交班则选中此功能，若是酒店采用押金押前台与营业额分开清算则请去掉此功能选项。如下图所示： 图1 系统默许简单模式 图2 押金与营业额分开模式注意：软件在正式用于营业后，若是需要更改模式，必需在没有任何交交班数据时进行更改，不然会致使交交班数据不正确。建议利用系统默许模式，不要更改，以押金和营

15、业额合计的方式进行员工交交班。3.挂账结算，非本班操作交交班不统计：勾选此项，则 001用户挂账结算的金额 只会显示在用001账户的交交班里，002用户登录则看不到此金额。完善挂账结算上缴金额功能。 (5)接口设置:主要设置会员接口、门锁发卡、钱箱接口。若是您的电脑系统连接了会员卡读卡器，可以在这里设置对应的【会员卡读写器型号】、【端口】、【读写器密码】等。若是您的电脑系统连接了钱箱，请选择正确的钱箱端口，设置结账后自动开钱箱，快捷键打开钱箱，若没有钱箱请不要设置钱箱，不然会造成程序无响应。注：门锁接口必需同购买商联系，由专门的技术员开发配套的门锁接口，按照用户利用的门锁软件的不同，门锁接口也

16、不一样。(6)电话接口：若是宾馆安装了电话并有计费系统，可以在这里设置连接，将电话计费统一计算到退房结账的界面。请选择计费软件的品牌和话单的寄存位置，如下图所示：注意:以上接口一般需要定制,您需要向咱们公司技术咨询,并将电话计费、电子门锁软件接口发送给咱们并由技术员制作好接口以后发送给您。(7)打印设置：包括设置入住完成后自动提示打印入住单，结账完成后自动提示打印结账单，打印结账单提示是不是打印结账明细单。系统提供了多种账单样式，客户需按照自己用的打印纸大小进行设定，样式的选择比实际纸张大小的略微小一些没关系，但不能过大。上边距为账单上面的空白高度；左侧距为账单左侧空白的宽度，客户可按实际情况

17、设定。自概念账单：分为默许样式和自概念样式两种。建议利用默许样式，若是宾馆有特殊字段要求，可以选择自概念样式来设定宾馆特色的账单，建议此操作请联系购买商，以避免出现字段错误。提示：【入住单自概念信息】只在“入住单”中显示；【账单自概念信息1】和【账单自概念信息2】则会在“入住单”、“消费单”、“结账单”及“押金单”上均有显示。例：若是设置如上图，则在入住单中打印显示如下： 数据初始化数据初始化将清空系统数据库中的相应数据（包括记录信息和管理员信息），利用该功能前请注意备份原有的数据，以避免对您的利用造成没必要要的麻烦。数据初始化之前系统自动备份数据到宾馆系统安装文件夹下。操作方式：执行 系统设

18、置 数据初始化，选择初始化的方式，再单击开始初始化进行数据清空。1.选择“清空所有数据”会将软件中所有的基础数据（包括房间信息、房价信息、操作员信息等）和营业数据（包括入住信息、结账信息、财务报表等）都清空；2.选择“仅清空营业数据”会将软件中所有的营业数据清空，房间信息，房价方案，会员信息等基础数据则会保留下来。3.选择“清空yyyy-mm-dd之前的营业数据”，会将选择日期之前的所有营业数据清空，可是会保留会员、协议单位入住的营业数据，储值卡和挂账支付的营业数据。 备份数据库此功能可将软件之前的营业数据做个备份保留下来,可以避免营业数据因为意外情况丢失。执行 系统设置 备份数据库 ，弹出备

19、份数据库对话框，选择默许的或想要份到的文件夹，既可进行数据库备份例：若是想要将数据库备份到E盘，“code”文件夹下, 执行 系统设置 备份数据库，弹出备份数据库对话框，单击按钮，出现如上图对话框，选择E盘，code文件夹，单击 确 定 选中文件夹，再单击“开始备份”即可备份数据库。稍后系统提示“备份成功”即表示备份完成。若是备份日期为2013年12月12日，则备份文件名默以为：131212*.bak。（*表示不定变量） 还原数据库执行 系统设置 还原数据库 ，弹出备份数据库对话框，找到想要还原的数据文件（*.bak文件，即本文中“备份数据库”取得的文件），然后单击 开始还原 按钮，即可进行数

20、据库还原。 修改密码此功能只能修改当前操作员的登录密码。 改换操作员换用另外一个操作员账户操作，执行 系统设置 改换操作员，弹出登岸系统的对话框，输入要登岸的用户名和密码，即可改换操作员。 权限管理执行 系统设置 权限管理，（注：本身的账号要有“修改权限”的权限，才可以对其他用户权限进行修改）。先为权限组设置权限，然后设置权限组对应操作员。例：若是要设置图中管理员组的权限，单击“管理员”，在操作员权限列表当选中相应的权限（可通过全选中和全不选进行快捷操作），选择好相应权限后，然后点击设置权限对应的操作员，就可把system加入管理员组中，单击 修 改 即可保留修改。那么system用户就拥有管

21、理员组的权限。 自动修复数据完成此功能后会将系统错误数据进行修复。比如：结账后，房态还处于占用状态，修复下数据，房态就会变成空屋间。请在利用本功能前预先备份数据库。 打印机设置执行 系统设置 打印机设置，出现如下图对话框：若是在您的电脑中安装有多台打印机，可以选中需要的打印机即可，您也可以在打印机列表中，单击右键，设置默许的打印机。四. 基础数据 基础数据的组成宾馆管理软件的基础数据主要如下：客房基础信息（包括客房管理、房价方案的设置、客房特价管理）、商品基础信息、费用信息、其他基础资料、操作员信息、黑名单和员工留言本与客人留言。 客房信息管理客房的设置步骤：客房楼层客房类别客房信息房价方案客

22、房特价管理。第一步：添加客房信息（楼层、类别、客房）。执行 基础数据 客房管理，可以添加与编辑客房信息，客房信息包括客房楼层和客房类别。首先必需成立客房楼层和客房类别，然后后成立客房信息。1.楼栋的添加必需首先在系统设置中启用楼栋的功能才能利用。2.客房楼层：单击客房楼层，出现楼层列表，单击添加可进行楼层添加。输入楼层信息后单击保留即可完成添加操作。另外，可对楼层进行删除、修改等操作。注：楼层号请用阿拉伯数字。如第一楼写为“1楼”。3.客房类别：类别信息包括全部房标准价（单价）、钟点房起钟价（钟点起价）、钟点房加钟加（钟点补价），入住时系统自动取得房间类别的价钱作为标价。客房类别的添加、修改、

23、删除操作方式同上。4.客房信息：完成了楼层和类别的设置后方可进行客房信息添加。批量添加客房：例：要添加一楼标准单人世房号自A101-A150的房间号，不要房号尾数为4的房号，每一个房间的电话依次为2908。可作为钟点房。则具体应当操作如下：以后单击批量添加即可完成添加，若是取消操作，单击关闭即可。第二步：设计房价方案 房价方案即入住记录界面里的。房价方案的设置直接关系到结账金额，房间的折后价钱、半天价和计费方式都在此房价方案中设置，因此必需谨慎设置。执行 基础数据 房价方案，可对房价方案进行查看、添加、修改、删除。单击添加，然后依次添入方案名称，计费方式，时间段设置，再单击保留完成设置。也可以

24、对房价方案进行删除或编辑。计费方式包括天房按天计算、按小时计算、按24小时计算、按月计算。按天计算【在该时间内入住按本方案计费】若是没有选择此项则会随时可利用此房价方案。【在该时间段内开房默以为本房价方案】选中此项后，该时间段内入住记录时会默许该开房方式。【退房超时加收方式】即设置半天价的收款金额。按半天价加收为按开房时折后价的一半收取费用，查账时一天半就是天；按小时加收即会提示；也可在上图中自概念半天价，选此项出现。【入住时间超过一天后自动转为其他房价方案】多用于钟点房转为天房，午夜房转天房。转成其他房价方案后，按所转方案的折后价收取房租。【入住时允许修改折扣】最低折扣：房价方案的最低折扣以

25、这个为基准，操作员的特殊折扣也不能低于这个折扣。还可以设置入住时间少于多少分钟不收房费。如上图，选择记录时允许修改折后价，并设置最低折扣。那么记录入住时，天房的折后价最低为标价的10%，不允许输入更低值。下图为按小时计算的收费方式设置：按小时计算上图的设置讲解：方案名称为终点房，按小时计算，当天的0点到第二天的0点内都可以开终点房。05分钟不收费；530分钟按半小时收费；30分钟1小时之间按一小时计算。起钟为3小时，即1小时3小时是按起钟价。设置了每种客房类别的加钟价都为10元/小时。入住超过6小时自动转为天房。下图为按24小时计算的收费方式设置。【按24小时计】：以24小时为一个计费周期，客

26、人8：31入住，那么到第二天8：31退房计一天上图的方案讲解：方案名称为全天房，按24小时计算，当天的所有时间都可以开此种类型的房间。超过24小时依照标价的一半加收。退房加收方式可选择“按半天加收”“按小时加收”“按全天”“自概念半天价”，设置方式同天房。下图是按月计算的收费方式，操作方式和天房、钟点房一样。（此功能需选择系统设置-大体设置-启用月租房功能后才能生效按月计算第三步：设置特价客房 特价房的设定是按照房间类别和房价方案类别进行设置，可以灵活的按照礼拜或时间段设定特价日期。注意：1.非特价日入住的房，到了特价日就会转为特价，特价日一过，就自动转为原价2.特价日入住的房：一直是特价不改

27、，可是操作员可以调整价钱，调价方式是在入住记录界面中账务管理 房价调整。 如上图所示：每周一至周五，标准单人世开天房，特价为100元。 商品信息管理此商品信息是指供顾客在宾馆消费的商品，客人购买商品的费用可以纳入客房，也可额外收取，宾馆可拥有独立的销售场所商品既能对内销售又能对外销售。商品的设置步骤：商品类别商品信息。商品类别包括类别名称和仓库。若选择仓库，会有是不是参与库存管理的设置。关于具体库存的管理，请参考本书仓库资料。商品信息包括商品编号（唯一）、名称、单位、单价（元）。执行 基础数据 商品信息，首先必需添加商品类别，然后对各商品类别下进行具体商品信息的添加，如下图所示：【参与库存管理

28、】：选择此项后，消费商品会减库存的相应商品数量.【最低预警】：当库存数量小于设置的项时，会有预警提示。【时价】：针对时间不同，价钱转变的商品。选择此项，商品价钱将需要手动输入。在商品信息中还可以对已经添加的商品类别和商品信息进行编辑、删除等操作商品的销售操作，请参考本书消费入账。 费用信息管理费用信息是围绕房客需收取的某些费用，此费用直接纳入客房入住人的账单，例如补偿金、补交押金/房租、电话费、房吧费等。执行 基础数据 费用类型，添加费用类型，单击添加后依次输入类型名，说明，再单击保留即可。并可对费用类型进行删除或修改。执行 基础数据 费用项目，对宾馆中的费用项目进行添加编辑等操作。单击添加，

29、然后依次填入项目名称，单价，说明，再单击保留即可。单价可以为空，并在费用入账时可以修改，详情请参考本书 费用入账。 其他基础资料其他基础资料是指客人来源、支付方式、商品单位、租借物品、其它说明五大类的具体信息的管理。使得宾客入住和账务结算加倍灵活，适应不同的需求。执行 基础数据 其他基础资料，可以进行此类信息的新增、修改、删除。这部份包括：客人来源、支付方式、商品单位、租借物品、民族、换房原由和其他说明。 操作员管理此功能用于添加、修改、删除操作员。执行 基础数据 操作员管理。操作添加后没有任何权限，请立刻在系统设置 权限管理添加操作员的权限。详情请查看本书权限设置。若要限制操作员办理入住时房

30、价的最低折扣，请在基础数据 操作员折扣设置中，可是，若“房价方案-明细”中设置了记录时允许修改折扣价，那么操作员的最低折扣率必需在 房价方案 中的最低折扣之上，不然设置无效，系统以房价方案中的折扣为主。如下图房间方案中截图所示，那么设置操作员的最低折扣应高于10%，不然设置无效，操作员的最低折扣仍是10%。 黑名单该功能主如果添加不肯接纳的客人信息，当黑名单中的客人入住时，系统将自动识别客人姓名且证件号码是不是同时与黑名单中匹配，若是则弹出提示：“对不起，该客已在黑名单中，不能入住。”。执行 基础数据 黑名单，单击添加，依次输入要加入的信息，单击保留即设置成功姓名和证件号必需填写，不然无效！ 员工留言此功能用于操作员发送信息给所有操作员或指定发送给某个操作员。执行 基础数据 员工留言本，可以查看到操作员发出去的和其他操作员发给自己的留言，系统不会自动提示。操作方式：1.通过选择【发信人】、【时间】、【收信人】等可以查询到符合条件的留言。2.【在发信内容框中可以选择留言收信人】，在文本框中输入留言内容，单击发 送进行留言发送。3.在【收到的信息内容】框中可以查看留给本班操作员的留言。可以删除信息。 客人留言当正在入住的客人在某个时间有特殊需求时，操作员可利用此功能为客人添加留言，并添加