费用支出管理办法1.docx

1、费用支出管理办法1费用支出管理办法一、总则1 为进一步降低非生产性成本，明确公司各项管理费用的支出标准及监控管理，保证公司的费用开支能严格控制在预算范围内，提高公司整体竞争能力，特制定本办法。2 本办法适用于公司各职能部门，各经营单位可依据实际情况制定相应的费用标准及管理细则，报公司财务中心备案，经营单位费用标准原则上不得高于本办法所规定的标准。3 公司各种费用报销均坚持“一支笔”审批原则。二、业务招待费1 业务招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的费用，主要指餐费、礼品费、礼金等。2 公司对各部门的业务招待费实行总额控制，由各部门在预算范围集中管理，自行控制，但原则上不允许分解指

2、标。3 业务招待费应事先申请并得到批准，原则上不允许先斩后奏。因特殊原因无法事先办理的，事后须及时报告有关领导。4 在公司指定签单招待单位消费的，经有签单权的负责人同意后，事先报餐，就餐完毕由授权负责人签字确认。财务人员对转来的无签单权限的人员签署的就餐结算单据不予承认。5 凡是因工作需要对外赠送礼品、礼金的由相关部门提出申请，由总经理或董事长审批后，方可执行。6 各部门人员因公出差确需应酬的，事前电话请示主管领导同意，限额接待。三、办公用品用具1 办公用品用具是指公司内各单位办公文具、办公家具、办公通讯器材、电器及电脑配件、易耗材料等的购置费用。2 办公用品用具的购买方式：采用集中采购。3

3、办公用品领用审批程序：1) 一般用品：领用人填写“办公用品领用申请表” 部门负责人批准 行政办公室审核 文具仓库领用。2) 电脑消耗材料： 领用人填写“电脑消耗材料领用及配件维修申请表” 部门负责人批准 主管领导批准 行政办公室审核 文具仓库领用。4 行政办公室负责办公用品领发的人员，每月须填报办公用品、印刷用品的领、发、存报表，按部门分类归档，报送财务部门和各有关部门。5 严禁公司内部各单位自行采购有关办公用品。否则，由此发生的费用，将不予报销。四、通信费、汽车费用1 通讯费指因公使用通讯工具而发生的费用（包括移动电话费用）。2. 公司内固定电话、各单位所属固定电话、传真机电话费用由集团人力

4、行政中心统一监督管理。3.汽车费用是指各单位业务用车而发生的各种直接费用。4.汽车费用由财务部门统一负责结算，未经公司总经理及以上领导签批的加油发票，财务不予受理。5.报销标准参照集团公司人力行政中心所制定的标准。五、差旅费1 差旅费是指公司员工受公司主管负责人派遣在公司办公所在城市以外的地区履行公务而发生的各种交通费、住宿费、伙食费补助等。因公出差按出差地点分为：市内，市外（省内），省外。2 公司员工出差应严格履行报批手续，未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的差旅费均由其本人自行承担，公司不予报销。3 公司各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合理出差日期，逾期出

5、差应向上一级主管负责人报告。对因公出差人员，按相应标准报销出差费用。4 员工国内临时出差所发生差旅费按国内差旅费开支标准。1) 出差人员超标准乘坐交通工具须经主管副总或总经理签字同意方可报销，并需事先请示。2) 员工出差原则上不允许乘坐软卧、客轮豪华舱、飞机，动车，高铁，夜间行走超过8个小时方可乘坐硬卧。3) 外出出差由于业务需要招待客户用餐或被客户招待和安排住宿时，住宿费、误餐费不予补助。4) 公司委派的各种会议的费用开支，凭会议通知上注明的相关费用报销；已包食宿的，相关住宿费、伙食补贴不予以报销。5) 公司派出接受培训人员的费用和补贴标准依据举办单位通知和培训合约确定。6) 公司因外延发展

6、需要派驻外地长期工作的人员的差旅费及补贴标准由公司另行规定，不适用本办法。5 国内临时出差实行事先申报制度。1) 经理（含）以下人员当日未往返地区出差实行事先申请制度，依据差旅费标准和预计出差时间填报“出差申请表”，原则上省内出差审批人为出差人的直接上级，省外出差审批人为主管副总，国外出差审批人为总经理。2) 因特殊原因未能事前申请的，应于回公司后五天内补办申请审批手续。没有经过批准的“出差申请表”，财务部门不予借款和报销。6 国内长期出差实行过程控制，各单位可在公司规定差旅费开支标准范围内申报长期出差人员的费用开支标准和管理办法。报批后报集团公司财务中心备案。7 出差借款及报销程序1) 出差

7、人员借款需持批准后的“出差申请单”，填写“借款单”，列明用款计划，参照审批权限报经核准后方可借款。2) 出差人员应在回公司5个工作日内报账。3) 出差人员报销差旅费时，应整理好相关票据，据实填写“差旅费报销单”，并按相关程序审核批准后方可报销。8 凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经分管领导签署意见后方可报销。9 差旅期间发生的共同费用报销，报销单须有同行人员签名确认。10 长途交通票据如果遗失，须写出书面报告，且有1人以上同行人员或相关人员签字 证明，经主管领导签署意见，报财务经理审批后，按票价的5

8、0%报销。11 公司员工随同主管及以上级人员一同出差，其住宿标准可按主管及以上级人员相应标准执行。12 公司员工出差途中，经批准可绕道回家探亲，其绕道车船费扣除直线单程车船费后全部自负，在家期间不享受伙食补贴、住宿补贴和交通补贴。13 严禁人为将同批次差旅开支项目拆零分次报销，绕避监管，一经发现，财务有权不予受理未报销拆零部分，并在报销单上标识核销。14.汽车费用涉及路桥费、停车费等直接费用，由用车单位经办人签字确认后，并同原始票据列入该单位汽车费支出。六、市内交通费1 市内交通费是指公司员工在公司所在地办理公务发生的交通费（包括公共汽车费和出租车费），公司员工上下班或因私所发生的交通费不在此

9、列。2 所有因公报销出租车费用的员工，必须在出租车票背面注明往返地点及用车事由。3 报销的市内公共交通费严格限定为办理公务所发生的交通费，不得将个人上下班交通费混同报销，如经发现将追缴当次报销的所有市内公共交通费，第二次发现将予以通报批评，第三次发现将移交人力资源部门处理。七、费用报销、项目经济合同付款审批程序1费用报销流程为：报销人 部门负责人 会计审核 主管复核 财务负责人审批 公司负责人审批 出纳报销2. 项目经济合同付款审批流程： 申请人 工程部负责人 工程监理 造价咨询负责人 总工程师 财务负责人 总经理 出纳付款（流程根据公司实际情况进行调整）八、费用报销责任界定1 报销人的责任1

10、) 报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性，单据的合法性、完整性负责。2) 各项报销凭证、资料必须齐全并按要求粘贴，否则财务部门有权拒绝报销。单据的规范要求见附件。2 部门负责人的责任1) 负责审查费用项目是否经过申请并得到批准，报销金额是否控制在标准之内。2) 对报销的内容真实性、完整性，各附件是否合法性、完整性负责。3) 部门负责人的报销由集团主管领导审核，主管领导承担上述1)、2)款责任。3 财务审核人员的责任1) 负责审查单据的合法性、真实性，报销内容是否符合集团公司有关标准。2) 审查报销项目手续的完整性。4 主管领导对报销项目的真实性、必要性负责。九、处罚规定1 报销人营私舞弊

11、、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额5%20%的罚款。2 部门负责人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签字准予报销的，对部门负责人予以违规报销金额3%15%的罚款。3 财务审核人员审核不严使公司造成损失的，或者未执行本办法规定处罚责任，擅用职权受理违规费用报销者，对财务审核人员并处违规报销金额3%15%的罚款。4 如果违反上述开支标准或手续不齐全，报账时列入其他项目而隐瞒实际金额或超预算报销，财务有权拒绝受理。5 借款逾期满三十天，当事人未能及时提供经主管副总以上领导核准的有效书面情况说明，并办理延期手续者，财务有权在

12、当事人借款逾期当月工资中扣回欠款。6 主管副总对报销人和部门负责人因违规造成的损失承担连带责任。7 因审核过失造成费用借款人未有效报账冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，由经办责任人（含各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏账当期应发工资中扣还。8 报销审批程序中各相关审核、复核人员必须严格按照规定的标准和程序执行，在未进入财务审核程序之前，由相关部门最后审核人员承担责任。 十、核算及考核管理1财务部门应对各部门的费用开支情况做好登记，按季度编制部门费用汇总表，并通报各部门。2跨不同费用考核单位发生的共同费用报销，费用责任双方需

13、书面注明各自相应承担金额。否则，财务一并列入报销经办人及其部门费用预算项目。3各主管副总以上管理干部个人发生的费用支出情况，由财务部门另行登记汇总，按季度报总经理/董事长备案。4各部门费用开支应严格按照公司预算及目标管理方案的要求进行控制和考核。十一、报销单据规范指引1报销单据的填写要求费用报销单必须用黑水笔书写，各项要素必须填写齐全，严格按照报销流程进行审批。2报销单据的粘贴要求报销单据必须用胶水粘贴附件，不得使用订书针、大头针、回形针串别。不符合规定的，财务部门有权予以退回。各种单据粘贴应当整齐、牢固，单据的粘贴应保证财务人员方便复核报销金额和核实票据的真伪。3各种车船票据的要求各类长途飞

14、机、车、船票均须有日期、起始地址、发票专用章，票面金额清楚，界线正确（以划界最明显的大写金额为核报金额）。背面应有经办人签名。明显超过本区域或月度计划项目以外的飞机、车、船票背面必须有主管领导以上人员签名核准。4其他票据的要求1) 所有的报销票据需是正式发票(收据)，发票应当清晰记明单位名称、开票日期、货物名称、型号、单价、大小写合计金额、开票人签名、开票单位发票专用章和当地税务机关的发票专用章，经办人在票据背面签字并注明时间，所有的报销票据不得涂改、挖补，否则视为无效。2) 住宿费发票正面必须有出票日期、入住和退房日期、住宿费用项目、单价、总金额、出票人签名及出票单位公章、发票专用章等，背面

15、必须有入住人签名。明显超越业务区域的住宿发票背面必须有主管领导以上人员签名核准。3) 公司规定允许不需办理入仓管理的特殊采购项目，报销发票（发票或提货单必须有货物名称、型号、单价项目）背面必须有经办人、验收人、部门负责人签名。4) 电话费必须凭电信部门的有效发票为报销凭证。5) 发票遗失等无发票报销须写明原因并经财务经理/总经理/董事长签批方可报销。5、各类报销单据凡不符合本标准的，财务部门有权拒绝报销。事 项：1. 严格执行“前账不清，后账不借”制度，当月费用需当月报销清账。2 需借备用金和报销费用时，原则上按照2000元以下现金结算，2000元以上转账支付。特殊情况需提前告知财务备现金。对

16、外结算原则上公对公结算。3. 备用金应在业务发生后5个工作日内办理报销手续，无正当理由超过规定期限未销账的，财务部门在其当月工资结算中给予扣除。4. 所有费用均应于发生之日起5个工作日内报销（出差人员返回公司之日起计算）。驻外人员费用固定每月报账一次，上个月的费用必须在下个月底之前报销。超出期限不予受理。5. 项目经济合同工程款支付需按合同约定要求付款，财务负责人根据经济合同对付款合理性进行审核，对不符合付款流程（或不属于预算内款项）财务有权拒付。对必须支付的超预算开支、预算外开支、专项费用必须重新逐级申报。6. 各项费用支出实行“资金分级审批，报销严格控制”的原则。附件一业务招待费标准申报表

17、 单位：元/人陪同级别招待标准备 注普通员工部门主管副 经 理经 理集团副总经理集团总经理/董事长实 报 实 销注：1、本标准为业务接待支出的最高限额，若为一般性的接待应从俭。2、职能部门按年度预算总额控制。附件二业务招待费用申请表单位： 申请日期： 年 月 日申请人部门职务被接待主要人员情况说明我公司陪同人员姓名职务备注总人数接待事由说明费用项目小计金额（元）审批人部门经理主管副总总经理审批意见差旅费用限额标准职 务限 额 标 准 （元/每天）乘交通工具等级标准住 宿 费伙食补助飞机火车其他一线城市（北上广）一般地市县区省会城市一般地市特区县区公 司 高 管经济 舱硬卧或二等座250200160公司员工双人300250200说明1、住宿费包括旅馆加收的各项附加费用。出差一天，补100元。超过8小时的硬座，多加1天补助。在非紧急情况下，若个人选择超标准交通工具，则报销上限为出发地到目的地高铁二等座票价，超出部分由个人承担。出差审批单出差部门出差人申请时间出差事由出差时间交通工具单位配车（ ）飞机（ ）火车（ ）长途汽车（ ）轮船（ ）出差路线部门负责人单位负责人