会员管理系统使用说明书.docx

1、会员管理系统使用说明书会员管理系统使用说明书会员管理系统介绍会员管理系统是一套功能强大的会员管理软件（会员卡管理系统，客户管理系统），软件将会员消费，会员基本信息，以及各种查询、统计等紧密结合起来，操作简单方便，界面美观大方，能满足如销售、汽修、餐饮、美容、服务等行业进行会员制管理、会员卡管理、会员积分管理、会员消费管理的需求，科学的管理方法会给您带来无限的效益，会员管理软件(会员卡管理软件)是您明智的选择。第一次使用本软件首先要对数据库进行初始化，其具体操作将在系统操作中讲解。一、系统简介（一）功能特点会员消费: 对会员消费情况进行记录，包括会员的消费和商品的消费；自动完成累计积分,升级,消

2、费打折。并可实现对会员基本信息的导出、条件查询等,也可以根据积分实现会员兑换商品的功能。会员管理：管理会员的基本信息如：会员卡的发放,储值卡续费，换卡,挂失,解挂,退卡,关联,储值卡转帐等功能。并可根据会员卡上的基本信息实现过滤查询,及对所查询出来的结果进行报表打印;事件提醒：提供多种提醒功能，如每周提醒，每月提醒、一次性提醒、每年提醒等,并且提供提醒内容的过滤查询,及其删除修改;统计报表：强大的统计查询功能，包括会员基本情况统计,会员消费情况统计,会员卡充值统计,会员消费商品统计,会员兑换商品统计,商品库存信息统计,会员卡消费跟踪,商品消费统计等.并支持对所查询的信息导出到EXCEL中或预览

3、及打印等功能。会员卡设置：支持会员折扣卡和储值卡，包括会员等级的设置,会员优惠方式的设置.可以根据自己的需要设置不同的优惠方式，灵活简单。商品管理：一个通用的商品设置模块，可以用于不同行业的用户。包括商品信息的添加,删除,修改;商品类别的添加,删除,修改,能兑换商品的添加,删除,修改等;系统设置：系统的核心模块.包括:系统数据的初始化,备份/恢复设置(备份路径,添加备份,恢复备份等);通讯方式的设置,使用单位设置(记录使用单位的基本信息)等操作。管理员设置:对管理员进行添加,删除,或修改其权限;（二） 硬件要求:1.计算机硬件在586等级以上. 2.软件要求操作系统为中文WIN2000,WIN

4、XP3.装有microsoft数据库驱动程序 4.屏幕分辨率800X600以上.（三）硬件支持:1. 打印机支持POS58，POS76等热敏小票打印机器，支持各型号针打和票据打印机2. 钱箱 支持通过RJ45口连接小票打印机的钱箱3. 刷卡设备支持无须驱动支持所有磁卡、ID卡、IC卡的刷卡设备。二、软件功能说明:（一）软件登录登录系统时,要求输入用户名和密码,(初始用户名:admin,初始密码:admin),建议用户在登录系统后先进行修改密码操作.登录界面如下:（如图1.0所示）图1.0（登陆界面）（二）系统主界面：用户成功登录后,进入系统主界面. 如图2.0所示:图2.0(主界面)2.1系统

5、操作:系统操作包括切换用户、数据备份/恢复、初始化数据库、清理数据、卡号导入/导出、日志管理六大功能。2.1.1初始化数据库单击“系统操作”下的“数据初始化”,打开清理数据对话框;该框包括数据库初始化及清理数据两大功能。1. 初始化数据库页面，界面如图2.1.1所示图2.1.1(初始化数据)2. 数据清理页面，界面如下图2.1.2所示图2.1.2（数据清理）选择中想要清理的数据表,单击“清理数据”,则系统将清理用户所选的数据表.2.1.2数据备份/恢复单击系统操作下的数据备份/恢复功能或者单击工具栏上的系统设置都可出现数据备份/恢复对话框。界面如图2.1.3所示：图2.1.3（备份设置）1.备

6、份设置:用户可单击备份路径框后的“省略号”按钮时，选择要备份的路径.并单击“开始备份”。即可进行备份操作；备份成功后系统出现提示信息“备份成功”。也可直接单击“开始备份”按钮.此时备份路径为:安装系统目录下的backup目录下.默认文件名是:系统的当前日期:(*年*月*日 *时*分*秒);若用户单击“自动备份”复选框,并选择备份的间隔后,系统会定时的备份系统到安装目录下的backup目录里,文件名的格式:(*年*月*日 *时*分*秒);2.恢复设置:用户选择要恢复的文件,扩展名为.bak，单击“开始恢复”按钮,则系统开始恢复数据库,成功后出现提示信息:“恢复成功”,(注:此操作将删除自备份数据

7、库以后的所有数据,应慎重使用)2.1.3: 卡号导入/导出1.单击“系统维护”下的“卡号导入/导出”，打开卡号导入/导出对话框(其界面分别如图2.1.4、图2.1.5所示)图2.1.4（卡号导入）2.选择供应商提供的会员卡号文件(.txt格式)，单击“确定”即可实现卡号导出操作;图2.1.5（卡号导出） 选择将要导出的文件路径(.txt格式)，单击“确定”即可实现卡号导出操作; 2.2工具设置2.2.1管理员设置：可通过单击“工具设置”-“管理员设置”打开管理员设置对话框.如图2.2.1所示。在此界面中可以添加用户，删除用户，修改用户密码。系统管理员可也以对其他权限的用户设置不同的权限，使一些

8、用户只能对软件的一部份功能进行操作。图2.2.1（管理员设置）1.添加用户单击“添加”按钮可以增加一个新的用户。选择此用户的权限、用户名称、用户密码和确认密码。若两次输入密码不一致,则不能提交确认.，输入完毕后可通过单击“提交”按钮提交。其界面如图2.2.2所示：图2.2.2（添加用户）2.修改用户密码选择要修改密码的用户，单击“修改”按钮，将出现修改用户密码界面对话框，录入新的用户密码和确认密码。确认后单击“提交”按钮。3.删除用户选中要删除的用户，单击“删除”按钮，即可将该用户删除。注:用户名:admin为系统默认用户,不能删除。2.2.2系统设置 在系统设置中可分为备份设置、会员卡设置、

9、商品设置、通讯设置和其他设置五大部分。1.会员卡设置可通过单击“系统设置”“会员卡设置”打开会员卡设置对话框，界面如图2.2.3所示:图2.2.3（会员卡设置）(1)会员等级设置此设置可根据需要自行设置其等级及不同积分区间的折扣率。见图2.2.4所示。设置时不同会员的积分区间的设置切记要连续但不能重复，以免在以后使用操作中造成会员卡等级的混乱。当操作员在添加会员时，选择“此卡根据积分自动升级”复选框时，那么会员持卡消费时，系统会根据会员的消费金额自动为该会员积分，达到一定的积分会自动升级会员级别，不同级别的会员卡所对应的折扣也不同。图2.2.4（卡等级添加）图2.2.5（卡等级修改）卡等级删除

10、：若在系统中没有数据使用该等级的话，单击“删除”按钮则可删除.(2)优惠方式设置1单击图2.2.3中优惠方式设置区域里的“添加”打开优惠方式添加对话框.如图2.2.6所示: 注:此功能只针对储值卡使用。卡的优惠方式可以分为存款优惠和消费金额转现金两种优惠方式。图2.2.6（优惠方式设置）存款优惠:实际存款等于所付的金额乘以优惠率。例如：卡号为00000001的会员是储值卡，优惠方式是存款优惠，优惠率是1.2，该会员充值时交了100元，那么该卡内的实际存入金额为100 1.2=120元。费金额转现金：可以根据自己的实际情况设置一次性消费多少元，转换多少金额给会员。会员在消费时系统会根据会员的消费

11、金额的多少来自动转换相对应的现金.如:卡00000001的会员是储值卡,优惠方式是消费金额转现金,优惠额是:消费金额50元转换现金5元.则当该会员一次性消费够50元时,则系统自动存现金5元到会员的储值卡里.2优惠方式删除:若所选择的优惠方式在系统中还被使用,则不能则不可删除,“不优惠”为默认优惠。2.商品设置此设置包括商品类别的设置、商品设置及兑换商品设置三个功能。用以添加新的商品。如图2.2.7所示：图2.2.7（商品设置）(1)商品类别设置：根据商品的属性分为不同的类别。单击商品类别设置框中的“添加”按钮可以添加所需类别，单击“修改”按钮修改相应类别。(2)商品设置：商品添加:主要添加商品

12、所属的类别、商品编号、商品名称、进货单价、售价、商品数量、打折比率等.单击“修改商品”按钮可以对已添加的商品的内容进行修改。如果要删除某个商品，将其选中，单击“删除商品”按钮即可删除。添加商品时应注意以下几点：进货单价不能大于售价； 打折比率不能大于1，如果大于1，系统将自动默认为打折比率为1。(3)兑换商品设置：操作员可以通过此项来设置哪些商品可以供会员进行兑换,或不兑换,及兑换此商品所需的积分。设置成功后，会员可以利用自己卡中的积分来兑换相应的商品。此时系统将自动在会员卡积分中减去兑换商品所需的积分。3.通信设置用于设置此软件所用的哪种卡，分磁卡、ID卡和IC卡及试用版的纯软件操作。如图2

13、.2.8所示。如果设置为IC卡，则在使用会员卡进行操作时，需将卡放在读卡器上，单击“读卡”以获得该卡的卡号。如果设置为ID键盘口，在使用时需将光标定位在会员卡号右边的空白文本框中，将卡放在刷卡器上刷卡以获得该卡的卡号。如果设置为磁卡，在使用时将光标定位在会员卡号右边的空白文本框中，在磁卡器上刷卡以获得该卡的卡号。纯软件操作时无须用卡。但须在会员卡号右边的文本框中正确录入会员的卡号。以便进行操作。正确设置之后须重新启动本系统才能生效。图2.2.8（通信设置）4.其他设置主要设置使用单位的单位名称、单位地址、联系电话、邮编。及消费时是否显示找零窗口、如何兑换积分、是否必须持卡消费、系统运行时是否显

14、示提醒窗口一些基本信息的设置。其界面如2.2.9所示图2.2.9（其他设置）2.3软件操作该菜单的内容包括会员消费、会员管理、事件提醒及统计报表四项。2.3.1会员消费单击“软件操作”主菜单下的“会员消费”或点击工具栏里的“会员消费”,都可打开会员消费界面.它包括两大功能：会员查询及会员消费。其界面如图2.3.1所示，图2.3.1(会员消费)1.会员消费界面在该的界面中，录入会员的卡号或者刷卡获得会员的卡号，然后单击“查询”按钮，可以查询出该会员卡上的所有基本信息，以及该会员卡某一天某次的消费记录。如果消费的是商品，则在会员消费商品详细列表中出现相应的商品消费记录。（1）增加消费单击图2.3.

15、1中的“增加消费”按钮可以增加某个会员的消费记录。其界面如图2.3.2所示， 添加会员消费步骤:A刷卡获得会员卡号，并显示出该会员的一些基本信息。B消费金额框中输入会员的消费金额.根据消费金额和折扣在实付金额框里自动计算出该会员此次消费所需的金额.(注:该折扣为此会员等级所对应的折扣);C有需要,也可自行输入折扣和实付金额;D点“确定”按钮或按“回车”键实现消费保存;图2.3.2（增加会员消费）2会员商品消费：单击图2.3.2 中的“会员消费商品”可出现如图2.3.3所示的界面，此界面可以实现会员对某种商品进行购买消费。会员基本信息区域里列出当前会员的一些基本信息；商品基本信息区域里列出当前数

16、据库中的所有商品记录；已选商品信息区域里列出此次用户想消费的所有商品信息.及应付总金额,和实付总金额。A在“商品基本信息”区域内.双击想消费的商品记录,或单击后选择数量单击“增加”按钮,可实现将商品信息暂存到“已选商品信息”区域内.B单击“确定”按钮.即可保存,并返回到“增加会员消费”窗体;注:对已经增加到“已选商品信息区域”里的商品可通过二种方法删除:右单击该商品,在弹出的菜单中选择-“删除”即可.左单击该商品,然后单击“删除”按钮,即可。图2.3.3(会员消费商品添加)（2）删除修改消费记录如果发现某项消费记录出错，可以右击图2.3.2中所示的该条消费记录，进行修改或删除操作。修改操作对话

17、框如图2.3.4所示：图2.3.4（修改会员消费信息）（3）兑换商品单击“兑换商品”按钮，可以用某个会员的积分兑换相应所需的商品。其界面如图2.3.5所示。根据积分选择要兑换的商品，选择完毕后单击“保存”按钮，此时所有商品所需兑换积分的总数将从该会员的兑换积分自动减去。历史兑换记录中显示该会员以前某天的兑换信息。可对兑换过的商品进行删除操作，删除后该商品所需的兑换积分将自动增加到该会员的积分中。如果积分不够将无法兑换商品。图2.3.5（兑换商品）（4）添加会员：此操作的功能将在后面所列的发行新卡一项中叙述。（5）修改消费积分单击“修改消费积分”按钮可以修改会员消费兑换积分情况。如图2.3.6所

18、示图2.3.6(消费积分)1.会员查询界面:单击会员消费窗口中左边的“会员查询”按钮。将出现会员查询界面对话框，如图2.3.7所示: 图2.3.7（会员查询）(1)基本查询:在“会员卡号”文本框里，输入会员的卡号，选择会员的类型，可以实现查询：若会员持有会员卡，可以刷卡查询：(2)过滤查询：单击“过滤”按钮，将打下如下对话框:图2.3.8（过滤查询）操作员选择相应的条件，包括:卡号，姓名,性别,卡类型,卡等级,卡状态,入会时间：按“确定”即可实现过滤查询。默认为:全部会员。单击“导出”按钮，可以把数据表中的数据导出到指定的文件夹下.单击“打印预览”按钮，则可以把通过动态查询得到的数据打印到已联

19、接好的打印机上。注:若“打印时列宽缩放适应页面输出宽度”复选框已选中,则在打印是将自动缩放各列，以保证每一列的数据都打印出来.若“打印时列宽缩放适应页面输出宽度”复选框未选中,则在打印时自动截取超出该页面的部分，并打印出来在本页面内的数据。在此界面中可查询某个卡的消费记录。包括消费日期、消费金额及消费积分和该会员的基本信息。如果某次消费的是商品，则会在会员消费商品详细列表中显示该次所购买的商品记录。2.3.2会员管理单击“软件操作”主菜单下的“会员管理”或单击工具栏里的“会员管理”,则可打开会员管理界面.如图2.3.9所示，会员管理可以发行新卡，修改、删除、查询及打印会员的信息，以及对所办的卡

20、进行挂失、解挂、换卡、退卡、卡关联及储值卡的转帐、充值等一些操作。对卡进行挂失、换卡等一些操作时必须在查询获得卡卡信息后才能进行操作。图2.3.9(会员管理)1.发行新卡单击图2.3.9中的“发行新卡”按钮，或单击主菜单中的卡片操作会员发卡，可打开添加会员卡信息对话框，发行新卡。其界面如图2.3.10所示图2.3.10 （添加会员卡信息）（1）刷卡得到会员卡号;若为IC卡，则单击“读卡”获得会员卡号。（2）会员卡分为折扣卡和储值卡两种，折扣卡不必录入密码，储值卡则要录入相应的密码，以保护卡内金额的安全。姓名、证件类型、证件号码为必选项。（4）关闭:放弃保存并退出;（5）清屏:将操作员添入的但还

21、没有保存的会员信息全部清除恢复到默认值,以备操作员重新添写或取消;2.修改会员查询选中要修改的会员，单击图3.1.9中的“修改会员”按钮；或双击要修改的会员，都将出现图2.3.10所示的类似对话框，修改完毕后单击“修改”按钮进行保存，或者单击“取消”按钮取消此次修改。（1）折扣卡会员卡号和卡的类型是不能够修改的。（2）如果该卡是储值卡，还将提示输入卡的密码。如果密码不正确，将不能够修改卡的信息。（3）储值卡中的会员卡号、卡的类型及卡内余额是不能够修改的。（4）如果该用户修改“优惠方式”和“卡的类别”，刚将清空该卡在库内的所有消费记录。3.会员卡转帐会员卡转帐针对于储值卡进行操作。刷卡或录入卡号

22、查询并选中要转帐的会员卡，单击图2.3.9中的“会员卡转帐”按钮，或单击主菜单中的卡片操作卡号转帐，将会提示用户正确录入储值卡的密码的提示框，如果录入不正确将不能进行转帐。只有正确录入卡的密码后单击“确定”按钮后才可打开会员卡转帐对话框。出现如图2.3.11所示的界面。图2.3.11（会员卡转帐）在输入会员卡号框中，可以刷卡或输入会员的卡号后单击“查询”按钮或直接单击“查询”按钮，在出现的下拉列表框中双击要转入的会员卡号。调出要转入卡的基本信息。单击“确定”按钮。4.会员卡充值:会员卡充值只能对储值卡进行操作。刷卡或录入要充值的会员卡号，单击查询按钮。选中该会员卡，单击图2.3.9中的“会员卡

23、充值”按钮，或单击主菜单中的卡片操作卡片充值，打开会员卡充值对话框。如图2.3.12所示；在充值金额文本框中输入所充金额，实际续费根据优惠方式自动进行计算。录入正确后单击“确定”按钮进行保存。图2.3.12（会员卡充值）5.会员换卡: （1）储值卡换卡：查询选择要换的旧卡，然后单击图2.3.9 “会员换卡”按钮，或单击主菜单中的卡片操作会员换卡，出现会员换卡对话框，界面如图2.3.13所示。刷新卡自动获得新的会员卡号（此卡号的号码是库中最后的一个卡号自动增加而得），旧卡密码及新卡密码，完全录入正确后单击“确定”按钮进行保存。如果旧卡密码不正确将不能进行换卡操作。换卡后卡内的余额将自动转入新的卡

24、中。图2.3.13（储值卡会员换卡）（2）折扣卡换卡刷卡查询并选中要换的折扣卡，单击图2.3.9 “会员换卡”按钮，或单击主菜单中的卡片操作会员换卡，出现折扣卡换卡对话框，如图2.3.14所示。刷卡获得新的卡号，单击“确定”按钮。图2.3.14（折扣卡会员换卡）6.会员退卡刷卡后查询并选中要退的卡号，单击图2.3.9 “会员退卡”按钮，或单击主菜单中的卡片操作会员退卡，出现退卡对话框，如图2.3.15所示，单击“确定”即可实现退卡操作。会员退卡后一定要将该卡收回。图2.3.15（退卡）7.会员卡关联:单击图2.3.9中的“查询”按钮，查询并选中未关联的卡号，然后单击“会员卡关联”按钮或单击主菜

25、单下的卡片操作-会员卡关联即可打开“会员卡关联”对话框,如下图所示:IC卡会员卡关联将卡放在读卡器上，点“读卡”读出关联卡号。单击“确定”按钮注:会员卡关联操作请严格按照操作步骤进行操作.2.3.3事件提醒单击“软件操作”主菜单下的“事件提醒”或单击工具栏里的“事件提醒”,均可打开事件提醒管理界面.如下图2.3.16所示:图2.3.16（事件提醒）1.添加提醒：在图2.3.16中单击“添加提醒内容”按钮打开添加提醒内容窗口，如图2.3.17所示。在“请输入会员卡号”后的文本框中输入会员的卡号，单击“查询”按钮，出现该卡的信息。在“提醒内容”后输入相应的提醒内容。提醒方式中可分为：一次性、每周、

26、每月、每年。然后选择所要提醒的时间。单击“保存”。图2.3.17（添加提醒）2.修改提醒:在图2.3.16单击“修改提醒内容”按钮打开修改提醒窗口(图2.3.18)。在修改提醒窗口中提醒状态分为已提醒和未提醒，提醒内容是在“添加提醒内容”中输入的提醒内容，如果提醒状态是已提醒，就在联系结果后选择与会员联系的结果。图2.3.183.删除提醒:在图2.3.16单击“删除提醒内容”可以删除不再需要提醒的内容2.3.4、统计报表单击主菜单中的软件操作统计报表，或单击工具栏中的统计报表，打开统计报表框。1.会员情况统计图2.3.19(会员情况统计)（1）进入会员情况统计中系统默认的是所有会员情况，可以通

27、过会员卡类型、会员卡等级等查询不同会员卡的情况。如果将所的的项清空则表示查询会员卡库中所有记录。（2）单击“全部”按钮将显示出所有会员情况。 （3）单击“导出”按钮并选择文件路径，可以把数据表中的数据导出到EXCEL。 （4）单击“打印预览”按钮可以将数据表中的数据打印打已联接正常的打印机上。2.会员消费报表图2.3.20（会员消费报表）（1）可以通过选择所要查询的条件来查询满足条件的会员消费记录。清除所有后单击“查询”按钮为查询所有的会员消费记录。（2）单击“全部”按钮会显示出所有会员的消费信息。 （3）单击“导出”按钮并选择文件路径，可以把数据表中的数据导出到EXCEL。 （4）单击“打印

28、预览”按钮可以把数据表中的数据打印到已联接好的打印机上。3.会员充值统计图2.3.21(会员充值统计)（1）通过选择相应的条件后，单击“查询”按钮来查询出符合条件的记录。清空则表示查询所有的会员充值记录。 （2）单击“全部”按钮将是列出所有会员充值情况。 （3）单击“导出”按钮并选择文件路径，可以把数据表中的数据导出到EXCEL（4）单击“打印预览”按钮可以把数据表中的数据打印到已联接好的打印机上。4.会员商品统计图2.3.22(会员商品统计)(1)可以根据会员卡号和商品名称及统计日期来查询会员消费商品的基本信息. (2)单击“全部”按钮将是列出所有会员消费商品的情况。 (3)单击“导出” 按

29、钮,选择路径，可以把数据表中的数据导出到EXCEL。 (4)单击“打印预览”按钮可以把数据表中的数据打印到已联接好的打印机上。5.兑换商品统计图2.3.22(兑换商品统计)（1）单击“查询”按钮将是列出满足条件的兑换商品统计记录,清空时默认为全部。 （2）单击“全部”按钮将是列出所有兑换商品统计情况。 （3）单击“导出”按钮并选择文件路径，可以把数据表中的数据导出到EXCEL。 （4）单击“打印预览”按钮可以把数据表中的数据打印到已联接好的打印机上。6.商品库存统计图2.3.23(商品库存统计)(1)在文本框里选择相对应的查询条件,单击“查询”查询符合条件商品库存统计记录。 （2）单击“全部”

30、按钮将是列出所有商品库存统计记录。 （3）单击“导出” 按钮并选择文件格式，可以把数据表中的数据生成相应的格式文件。 （4）单击“打印预览”按钮可以把数据表中的数据打印到已联接好的打印机上。7.会员消费跟踪图2.3.24(会员消费跟踪)（1）系统可实现根据消费总金额,会员卡号,会员卡类型,卡名称,会员等级,消费次数等关键信息实现会员消费信息的动态查询。（2）单击“全部”按钮会显示出所有会员的消费信息。 （3）单击“导出”按钮并选择文件路径，可以把数据表中的数据导出到EXCEL。 （4）单击“打印预览”按钮可以把数据表中的数据打印到已联接好的打印机上8.商品消费统计图2.3.25(商品消费统计)（1）系统可实现根据消费日期、商品名称、所属类别等关键信息实现会员消费信息的动态查询。（2）单击“全部”按钮会显示出所有会员的消费信息。 （3）单击“导出”按钮并选择文件路径，可以把数据表中的数据导出到EXCEL。 （4）单击“打印预览”按钮可以把数据表中的数据打印到已联接好的打印机上