《采购制度》14EAS50总体规范样板工程采购订货原型系统软件需求规约.docx

1、采购制度14EAS50总体规范样板工程采购订货原型系统软件需求规约EAS软件需求规约 修改记录Ver. No发版日期作者审核人改动的章节号1.0朱涛初始版本EAS 样板工程 采购订货原型系统 1. 概述2. 采购订货原型系统是从EAS采购系统中抽取出来的一个功能子集。采购系统是EAS系统的核心功能之一，其主要功能是维护供应商的主数据（包括基础信息、财务信息等）、采购计划的制定与修改、采购订单的处理、采购申请的汇总、采购询价、采购收货、采购结算（包括采购发票与采购订单的对应等）和采购报表等。EAS采购系统与销售、计划、生产、仓库、财务等系统有着密切的关系。在业务管理上，只有采购人员按计划把原材料

2、采购入库，生产部门按计划安排领料生产，然后完工入库，才能满足销售的需求。本文描述的采购订货原型系统是EAS采购系统的一个精简的子集，其中所涉及的业务需求、应用场景和逻辑约束已经从样板工程的角度做了极大的简化，并不能代表真实采购系统的完整的业务需求，只能称为是一个原型系统。但是从样板工程的角度来说，已经足够通过这个案例熟悉整个EAS产品的设计开发流程。本案例描述的业务需求主要在四个方面进行了简化：一、业务流程的简化：本案例只包括采购申请、采购订单两个个主要业务用例；而且这两个个业务用例也对其中包含的业务逻辑进行了极大的简化；只描述最基本的业务逻辑；二、协同应用的简化：本案例除了EAS基础系统以外

3、，不考虑跟其他业务系统的接口，例如不考虑跟预算系统、资金系统、总账系统、应收应付系统、生产管理系统的相关协同和接口，只是一个封闭的、单纯的业务系统原型；三、统计查询的简化：采购报表也做了极大简化，只有一个采购订货汇总表。本文描述的案例是在参照EAS已有系统的基础上进行设计的。作为样板工程，本原型系统的设计开发必须参照EAS目前的模型体系、基础数据、框架结构进行，对于本原型系统所涉及到的这些相关内容，本案例将不再赘述，请参考EAS相关需求和设计文档。2.1 读者2.2 EAS设计人员EAS开发人员3. 总体说明4. 4.1 业务流程4.2 采购订货原型系统的业务流程主要包括：提出采购申请下达采购

4、订单采购订货统计，具体见下图：采购订货原型系统的主要目标是根据各个部门、各个组织单元提出的采购申请制定采购订单进行订货（为了简化培训案例，这里省去了对供应商选择、比价、询价、还盘、采购提前期等业务要素的考虑），然后根据采购订单的下达情况统计采购申请的已订货数量和未订货数量，出统计报表。5. 详细需求6. 采购申请（purchase requisition）业务说明6.1.1 采购申请是财务组织为了有效控制采购活动而采取的手段之一，任何部门或人员要求外购物品（包括原材料、办公用品、机器设备、维修配件等），都要提出申请，由相应的主管领导审核批准，之后交由采购部门进行采购。采购申请单可以由申请部门或

5、人填写，申请部门或人可以实时跟踪查询申请单的执行状态，了解申请物品的采购情况以及相应的库存明细。业务逻辑6.1.2 单据生效采购申请单必须审核后才能正式生效，没有审核的采购申请单被认为是临时单据，可以随时删除、修改，不参与后续任何业务流程，报表统计不考虑未审核的采购申请单。未审核的采购申请单也不能关联生成采购订单（不能订货）。至于审核条件（例如金额大于1000元必须由高级主管审核）、审核人选、需要几级审核等等由用户在工作流系统中自行配置。已审核的申请单不允许删除、修改。如果采购申请已经被采购订单关联（已经下推生成过采购订单）,那么采购申请单不允许反审核，单据状态采购申请单有如下几种状态：制单、

6、下达、关闭。 采购申请单录入保存以后的状态为“制单”；通过审核以后的状态为“下达”；当采购申请单上所有分录行上的物料的申请数量已经全部订货完毕（即已全部关联采购订单并且已经关联的采购订单已经下达）时，采购申请单的状态为“关闭”就是说当采购申请单关联的采购订单已全部下达时，必须反写采购申请单状态，自动置为“关闭”状态；关闭时系统自动填写关闭人、关闭日期、置单据头状态为“关闭”状态。 采购申请单的单据状态不仅在单据头有，在分录行上也有。单据头的“关闭”状态必须参照分录行上的“关闭”状态；当所有分录的状态都是“关闭”的时候，系统必须自动设置单据头的状态为“关闭”； 当“采购申请单.分录行.申请数量”

7、等于 “采购申请单.分录行.已订货数量”时，分录行状态自动置为关闭。不允许超量采购，也就是说不允许采购订单的订货数量超过关联的采购申请单的申请数量。 制单、下达、关闭三种状态是依次顺序转换的，只有审核后的申请单才能下推生成采购订单（执行订货）。当订货完毕后（申请单上所有物料的未订货数量为零），才能置为关闭状态。 单据关联 采购申请单审核以后就可以进行订货了，也就是说可以关联下推生成采购订单了，关联生成采购订单的时候，必须把相应的单据信息带过去，减少用户的录入工作量。可以携带的信息有：供应商、采购组织、币种（如果申请单上有就携带）、物料编码、物料名称、规格型号、计量单位，这些字段采购申请单和采购

8、订单是完全相同的，可以复制过来；采购订单分录上的订货数量必须经过计算携带，计算方式如下：采购订单.分录行.订货数量采购申请单.分录行.申请数量采购申请单.分录行.已订货数量（即默认携带申请单上尚未订货的数量）。采购申请单分录行上的需求日期默认携带到采购订单分录行上的交货日期。关联后，采购订单和采购申请单必须彼此能关联查询到对方（通过BOTP进行关联转换并记录关联关系），关联生成采购订单后必须累加反写采购申请单分录行上的“已订货数量”字段；反写逻辑如下：采购申请单.分录行.已订货数量采购申请单.分录行.已订货数量本次关联数量采购申请单关联生成采购订单，可能是部分关联，就是说允许一张采购申请单的部

9、分分录行关联生成采购订单；所以采购申请单和采购订单是一对多的关系。如果采购申请单上的分录行上的状态已经为“关闭”（即申请数量小于等于已订货数量）则不允许被关联，关联生成采购订单的时候，只能选择处于“下达”状态的分录行。关联生成的采购订单的分录行上的订货数量（采购订单.订货数量）就是采购申请单本次被关联的数量，如果用户在订单生成以后修改了订单上的订货数量，那么必须同时改写反写采购申请单的已订货数量，重新累加。单据操作采购申请单的相关操作有：新增（包括录入和保存）、修改、查看、删除、审核/反审核、关联、查询关联单据（查询关联的采购订单）；根据单据状态不同可以进行的操作不同，如下： 制单状态的采购申

10、请单可以修改、查看、删除、审核； 下达状态的采购申请单可以查看、反审核、关联、查询关联单据； 关闭状态的采购申请单可以查看、查询关联单据； 业务对象6.1.3 采购申请单属性及相关说明：位置属性名称类型说明及约束可录入必录项1单据头申请单号字符申请单号是采购申请单的唯一性表示，不能重复，如果已经定义了采购申请单相应的编码规则，则在新增时根据编码规则自动填写单据编号是是2采购组织字符指定本次采购申请交由哪个采购组织采购。不可为空，用户可以选择或手工输入采购组织编码。用户只能录入或者选择采购组织类型；是是3供应商字符有些采购申请单需要指定供应商。如果需要指定则录入，如果不需要则不用录入供应商。用户

11、可以从已经供应商列表中选择或者手工录入供应商编码是否4币种字符如果需要在分录行上填写建议采购单价，在必须在单据头填写币种。用户可以从币别表选择或者手工录入币种编码是否5申请部门字符申请采购的部门或组织。用户可以从行政组织架构中选择或手工输入行政组织编码是是6申请人字符用户可以从人员表中选择或输入人员编码，但必须是系统已经定义的人员。申请人所属的行政组织必须跟申请部门一致；是是7申请时间日期申请采购的时间。由系统自动根据当前时间录入。是是8用途文本描述本次申请采购物料的用途，可以为空是否9状态字符用户不可维护，系统自动填写，有关说明参照3.1.2 业务逻辑中的采购申请单的单据状态部分；否是1单据

12、体（分录）行号数值由系统自动填入，用户不可输入或修改。否是2物料编码字符用户可以从物料表中选择或手工输入物料编码是是3物料名称字符根据物料编码自动携带否是4规格型号字符根据物料编码自动携带否否5计量单位字符根据物料编码自动携带物料的基本计量单位，用户可更改。用户可以从计量单位列表中选择或手工输入计量单位编码是是6申请数量数值当前分录行上的物料需要申请采购的数量。不可为空，必须大于零是是已订货数量数值已行采购的数量。这个数量用户不可手工编辑，每次采购申请单关联生成采购订单的时候，系统根据本次关联的数量累加反写过来。已订货数量可以大于申请数量。否是7建议采购单价数值供实际采购部门参考的单价，可以不

13、填写；必须大于等于零，单价精度参照物料上定义的精度；如果单据头录入了币种，则此栏可以录入；是否8金额数值如果填写了建议采购单价，那么就根据数量单价计算金额，金额的精度参照币种表中设置的精度；如果单据头录入了币种，则此栏可以录入；是否9需求日期日期生产或销售需要用到此物料的日期。不能小于申请日期；是是10状态字符枚举型：下达/未下达。在执行下达动作以前，系统自动设置行状态为“未下达”，执行下达动作以后，系统自动置为“下达”状态； 有关说明参照3.1.2 业务逻辑的单据状态部分否是1单据尾制单人字符新增单据时系统根据当前登录用户帐号对应的用户实名自动填写否是2制单日期日期新增单据时系统根据系统当前

14、日期自动填写否是3修改人字符修改单据时系统根据当前登录用户帐号对应的用户实名自动填写，如果单据被多次修改，则每次记录最后一个修改人否是4修改日期日期修改单据时系统根据系统当前日期自动填写否是5审核人字符审核单据时系统根据工作流中配置的审核执行人对应的用户实名自动填写，如果存在多级审批，则记录最后审核人否是6审核日期日期审核单据时系统根据审核的当前日期自动填写否是7关闭人字符如果是系统自动关闭，关闭人则为空；如果是用户手工关闭，则根据当前执行关闭动作的用户帐号对应的用户实名自动填写否是8关闭日期日期系统根据关闭时的系统当前日期自动填写否是界面原型6.1.4 采购申请单涉及到的界面原型主要有两个：

15、采购申请单序时簿（ListUI）和编辑窗口（EditUI）。一、采购申请单ListUI如下图（序时簿界面）：序时簿用途： 采购申请单序时簿用于对所有采购申请单据进行集中管理。不可在序时簿界面上对单据直接进行修改，序时簿界面本身是个只读界面，相关操作必须通过功能菜单和按钮在相应的界面中进行（此处描述同样适用于采购订单序时簿，后面不再赘述）。序时簿字段： 序时簿上显示采购申请单单据头、单据尾和分录行上的全部字段；因为每张单对应的单据头、单据尾只有一条记录，而分录行可能有多条记录，所以需要在界面对单据头、单据尾内容进行单元格融合。（此处描述同样适用于采购订单序时簿，后面不再赘述）。序时簿操作： 新增

16、、查看、修改、删除、条件查询、刷新、关联生成、审核、下查、打印预览、打印、退出。操作约定： 所有操作都是针对序时簿当前光标所在处的单据。如果单据集中有不能进行当前操作的单据，则忽略处理。 序时簿上的所有操作都必须通过权限检查，如果没有权限，则应该禁止用户进行相应的操作。（此处描述同样适用于采购订单序时簿，后面不再赘述）操作说明： 新增：显示采购申请单EditUI窗口，清空UI上所有字段内容（日期字段缺省为当前系统日期，如果有单据编码规则，则自动根据编码填写申请单号），等待用户录入新的采购申请单据； 查看：在EditUI窗口中装载序时簿当前光标所在的单据，显示单据让用户查看。查看单据时，Edit

17、UI上的保存按钮置灰，即查看时不允许修改单据； 修改：在EditUI窗口中装载序时簿当前光标所在的单据，显示单据让用户修改。已审核（包括正在审核中的单据）、已关闭的单据不允许修改；修改后系统自动填写修改人和修改日期； 删除：删除当前序时簿光标所在的单据。未审核、未关闭的单据允许删除；删除前必须提示用户是否确认删除； 条件查询：调用EAS通用查询窗口对序时簿结果进行过滤； 刷新：按照当前过滤条件对序时簿内容进行刷新； 关联生成：调用EAS通用BOTP关联生成窗口下推生成采购订单；只有“下达”状态的（审核过的）采购申请单才允许关联生成采购订单；关联生成采购订单以后需累加改写采购申请单的“已订货数量

18、”字段； 审核：只有状态为“制单”的采购申请单才允许审核；审核后，把单据的状态置为“下达”状态（包括分录行），并填写审核人、审核日期；已审核（已下达）的单据可以反审核，反审核后必须清除审核人、审核日期，改写单据状态为“制单”状态； “审核”按钮本身的状态如下控制：当前单据为“制单”状态时，审核按钮处于可用状态，点击审核按钮则对当前单据执行审核操作；当前单据为“下达”状态时，审核按钮处于可用状态，点击审核按钮则对当前单据执行反审核操作；当前单据为“关闭”状态时，审核按钮置灰，不可用； 成功审核后给予用户提示：“审核成功！”；如果对已审核单据进行反审核操作，必须首先让用户确认：“是否对当前单据进行

19、反审核操作？”； 关闭：。 下查：查询采购申请单关联的所有采购订单，以列表显示关联的所有采购订单，允许进一步查看每张采购订单的明细。如果没有任何关联的采购订单，则提示用户：“无关联的采购订单！”。 打印预览、打印：调用EAS通用打印功能； 退出：退出当前采购申请单序时簿界面。二、采购申请单EditUI如下图：采购申请单EditUI用于对单张采购申请单进行编辑。包括新增、修改、查看、审核等。相关业务逻辑参照前面部分。界面逻辑：1、按照上图所示的界面排布，设置字段Tab顺序，原则是逐次从左到右，从上到下，如果有字段为不可编辑状态，则跳过到下一个字段；必须支持回车键离开当前焦点；窗口装载初始化完毕以

20、后，申请单号字段获得焦点；字段名称后面带星号的为必录字段；2、分录行中物料名称、规格型号、已订货数量、状态四个字段为不可编辑字段，由系统填写；其中物料名称和规格型号由物料编码从相应的属性中取得；单据尾的8个字段全部不可编辑，由系统在执行相应操作时自动填写；3、分录行的行数不限制，系统应该自动增行，保证用户不受限制的填写；物料编码字段在获得焦点后，显示EAS风格的F7选择按钮，让用户可以选择物料编码。如果用户已知物料编码，也可以手工录入。离开物料编码字段后，系统则自动携带物料名称和规格型号。计量单位字段获得焦点也必须显示F7选择按钮，允许用户选择计量单位，如果用户已知尽量单位也可以手工录入计量单

21、位编码；申请数量必须大于零（上限为一万亿）；状态字段在新增单据时不显示任何内容，用户不可维护，由系统根据相应操作自行维护，修改单据时才能看到相应的状态内容；注意：凡是可以F7选择内容的字段必须在获得焦点时显示编码、离开焦点时显示名称。4、连续新增模式：如果窗口处在是新增状态，那么一张单据录入完成保存以后，系统必须清空所有字段（日期型字段取当前系统日期，申请单号字段如果有编码规则则必须填写自动编码），等待用户录入下一张单据；5、在EditUI窗口中审核或是关闭当前单据后，则不允许用户再对当前单据进行编辑，把保存按钮置灰。6、点击上一、下一等按钮后，必须根据序时簿显示顺序加载单据，然后等待用户进行

22、相关操作；7、用户关闭EditUI窗口，返回ListUI（序时簿界面）后，必须按照当前查询条件对序时簿内容进行刷新；8、其他逻辑参照3.1.2 业务逻辑、3.1.3 业务对象两节；采购订单（purchase order）业务说明6.1.5 采购订单是财务组织与供应商之间建立合作关系的最重要凭证，可以视为具有法律效率的合约。采购订单主要是采购人员根据采购申请制定和汇总，对合适的采购合作伙伴下达的采购文件。业务逻辑6.1.6 单据生效： 订单制单以后即生效。 单据状态： 采购订单有两种：制单和下达。采购订单审核以前的状态为“制单“，审核以后为“下达”状态。订单的状态是整单相关的，即只有单据头有状态

23、，分录行不记录状态。 已审核的订单可以反审核。反审核之前必须让用户确认：“是否确认执行反审核操作？”，审核后系统设置订单状态为“下达”，填写审核人和审核日期，如果工作流中配置了多级审核，则填写最后审核人和最后审核日期；反审核后系统设置订单状态为“制单”，清除审核人和审核日期； 单据操作：采购订单的相关操作有：修改、查看、删除、审核/反审核、查询关联单据（查询关联的采购申请单）；根据单据状态不同可以进行的操作不同，如下： 制单状态的采购订单可以修改、查看、删除、审核； 下达状态的采购订单可以查看、反审核、查询关联单据； 采购订单不能手工录入，必须由采购申请单关联下推生成。（因为从简化培训案例的角

24、度出发，为了避免事后手工通过EAS对账中心建立采购订单和采购申请单的关联关系，而又必须跟踪物料的申请数量和已订货数量，所以只能让采购申请单关联生成采购订单），下推生成的采购订单允许用户手工修改。 单据关联： 参见采购申请单的单据关联部分。业务对象6.1.7 采购订单属性及相关说明：位置属性名称类型说明及约束可录入必录项1单据头采购订单号字符订单号不可重复，如果有编码规则，则自动产生编码是是2采购组织字符指定进行本次采购的组织。用户可以从采购组织列表中选择或手工输入采购组织编码，必须是已定义的采购组织是是3供应商字符用户可以从供应商列表中选择或手工录入供应商编码，必须是已经定义的供应商是是4订单

25、日期日期制定订单的日期，默认为系统当前日期是是5采购员字符执行采购的人员。用户可以从人员列表中选择或手工输入人员编码是否6付款方式枚举系统预设“现购”和“赊购”。默认为“赊购”。否否7币种字符本次采购的币种。用户可以从币别列表中选择或手工输入币别代码是是8汇率数值用户填写了币种以后，自动根据当前汇率表携带出最新汇率，用户还可以手工更改是是9交货地址字符输入采购方要求供应商送达货物的地址是否1单据体行号数值系统自动编号否是2物料编码字符用户可以从物料表中选择或手工输入物料编码是是3物料名称字符根据物料编码自动携带否是4规格型号字符根据物料编码自动携带否否5计量单位字符根据物料编码自动携带物料的基

26、本计量单位，用户可更改。用户可以从计量单位列表中选择或手工输入计量单位编码是是6订货数量数值物料的本次采购订货数量，必须大于零是是7单价数值协议的采购单价，必须大于零是是8税率数值增值税的税率。可以为零是否9金额数值即采购金额，根据单价和订货数量自动计算：金额单价订货数量是是10税额数值即增值税金额，根据金额、税率自动计算，税额金额税率是否11含税金额数值含税金额金额税额。必须大于零是是12交货日期日期要求供应商交货的日期，默认从采购申请单分录行的需求日期携带过来。 是否1单据尾状态字符分为“制单”、“下达”两种状态，由系统自动填写，单据新增保存以后即为“制单”状态，审核以后即为下达状态否是2

27、制单人字符处理方式同采购申请单，参见采购申请单属性及相关说明。否是3制单日期日期是否4修改人字符否是5修改日期日期否是6审核人字符否是7审核日期日期否是界面原型6.1.8 采购订单涉及到的界面原型主要有两个：采购订单序时簿（ListUI）和编辑窗口（EditUI）。 一、采购订单序时簿（ListUI）：序时簿操作： 查看、修改、删除、条件查询、刷新、审核、上查、打印预览、打印、退出。操作说明： 上查：查询采购订单关联的所有采购申请单，以列表显示关联的所有采购申请单，允许进一步查看每张采购申请单的明细。如果没有任何关联的采购申请单，则提示用户：“无关联的采购申请单！”。 其他操作参照采购申请单序

28、时簿操作说明。 二、采购订单EditUI：采购申请单EditUI用于对单张采购申请单进行编辑。包括修改、查看、审核、上查等。相关业务逻辑参照前面部分。界面逻辑：参照采购申请单EditUI界面逻辑有关部分。统计报表 订货汇总表（Goods ordered sheet）6.1.9 根据采购申请单和采购订单统计物料的申请数量、已订货数量、未订货数量，便于用户掌握订货情况，进行后续的采购订货。业务逻辑6.1.10 汇总：根据指定的汇总条件汇总所有已经下达的采购申请单，缺省按照物料编码和需求日期汇总，即在所有已下达的采购申请单中把物料编码和需求日期相同的物料的申请数量和已订货数量汇总，同时根据这两个汇总数计算出未订货数量。未订货数量申请数量已订货数量。注意：同种物料在不同采购申请单上、不同采购订单上可能使用的计量单位不同，汇总前必须申请单上申请数量和已订货数量按照物料主数据中定义的基本计量单位进行换算，然后再汇总。汇总表也按物料中定义的基本计量单位显示。条件：用户可以指定汇总从某年某月某日到某年某月某日的采购申请单。排序：采购订货汇总表按照物料编码排序需求日期排序。