婚礼项目管理方案说明书.docx

1、婚礼项目管理方案说明书婚礼进行曲一、 项目范围管理1. 首先是明确项目目标成果：在2009年9月29日举办一个快乐的中西结合式婚礼工期：2009年6月1日10月8日成本：项目总投资为6万元人民币。两个关键：1）不仅是婚礼的利害关系人快乐，婚礼来宾也要感觉快乐。2）由于婚礼是在男方的家乡举行，所以必须照顾到云南当地的风俗习惯。2. 界定需要做哪些工作，形成WBS这个通常比较复杂，由于我们是提前3个月做的项目筹备，所以可事先分为三个阶段来进行规划：1 婚礼准备阶段：2009年6月1日2009年9月22日（婚礼前一周）2 婚礼执行阶段：2009年9月23日2009年9月29日（婚礼当天）3 婚礼收尾

2、阶段：2009年9月30日2009年10月7日（假期结束）婚礼筹备组人员介绍：（确定项目组相关人员是项目计划的第一步）勇新郎璠新娘父新娘的父亲，言出必行母新郎的母亲，传统、细腻、有见地梅男方的妹妹，昆明当地吃喝玩乐很熟悉鹏男方的妹夫，管理协调能力较强，人缘不错爷男方的爷爷，家族中最有威信的慈祥长者萧、东伴郎 琴、色伴娘项目计划表编号工作内容执行人计划完成时间验收质量婚礼准备阶段1. 确定婚礼筹备组成员名单勇、璠6月6日前2. 草拟邀请客人名单（男方的家人和出席亲朋）母6月12日前草拟邀请客人名单（女方的家人和出席贵宾）父草拟邀请客人名单（新郎新娘的朋友及同学）勇、璠5. 整体统计人数、预订当日

3、合适的婚礼场馆、确定酒席数量与宴席餐单、价格母、梅6月30日前6. 确认婚宴现场的音响效果梅7. 与酒店协调婚宴布置、婚礼路线等细节（妹妹找的酒店还包括赠送婚礼新房、婚宴主持和跟车摄影、新娘服饰、化妆等服务）梅8. 预订蜜月旅行路线及京滇之间的来回机票璠7月31日前9. 确定伴郎、伴娘人选（最好各有1-2个备选，方便对方因某不确定因素突然出现缺席的问题）梅、璠8月31日前10. 确定主婚人、证婚人、婚车数量及相关司机母、梅、鹏8月31日前11. 新娘开始皮肤保养及塑身计划璠6月至婚礼12. 挑选婚纱影楼、预约时间、拍婚纱照勇、璠7月31日前13. 选片、决定是否加印照片、喷绘婚纱照签名卷和迎宾

4、X展架璠8月31日前14. 结婚物品采购：新家布置用品（彩球、彩条、喜字、拉花）家电、家具、床上用品、喜贴、红包、喜烟、喜酒、饮料、糖、花生、瓜子、茶叶、水果、其他物品、预订新娘手捧花球母、梅、鹏9月22日前15. 设计婚礼抽奖活动细节、并购置抽奖活动奖品6-10份（答谢回礼）璠8月31日前16. 新郎新娘结婚礼服（新郎西服一套、新娘敬酒服一套、婚纱及伴娘礼服酒店提供或租赁）、结婚戒指、新娘化妆品勇、璠8月31日前17. 发喜贴给亲友、长辈、邻里母8月31日前18. 再次确认主、证婚人、对于重要亲友9月22日前19. 电话通知昆明当地亲友、朋友、同学勇、璠8月31日前20. 再次确认并及时反馈

5、亲友受邀信息及人数9月22日前婚礼执行阶段21. 新郎新娘抵达昆明勇、璠9月26日22. 召开婚礼筹备组第一次见面会议，由家中最高威望的长辈主持，明确各方亲友的期望值和当天主要事件，两位新人做好记录爷、勇、璠及男方家族主要成员9月27日上午23. 分配具体人员及家中车辆，准备婚礼前后的女方父母接待及同游人员，并沟通确定游玩路线爷及男方家族主要成员9月27日下午24. 请清洁公司彻底打扫新房母9月28日25. 布置新房（贴喜字、拉彩条、拉花、放彩球等）、准备喜糖、瓜子、花生等招待客人的点心母、梅9月28日26. 去酒店确定婚礼主持人并沟通当天活动细节、新娘试穿并挑选婚纱礼服梅、勇、璠9月28日2

6、7. 新娘父母抵达昆明，接机并安排住宿酒店；同时预订新娘住宿酒店及房间（婚礼迎亲地点）勇、璠9月28日28. 双方父母欢聚晚宴母、勇9月28日29. 晚宴后新娘做好美甲、新郎和伴郎伴娘电话沟通好第二天的抵达时间及再次确认注意事项勇、璠9月28日30. 新郎新娘分别注意休息养好精神，期待婚礼勇、璠9月28日婚礼当天9月29日31. 起床6：3032. 新娘早餐后乘车往酒店婚礼部化妆梅、璠7：3033. 开始扎婚礼花车、集结并装饰婚礼车队、请大家吃早餐并给司机派红包、接新郎及伴郎鹏、梅7：3010：0034. 伴娘到达化妆室开始化妆琴、色9：0035. 服装及化妆造型完毕后返回新娘的酒店房间梅、璠

7、10：0036. 新娘藏好新鞋，迎接父母过来房间璠10：2037. 姐妹团点好餐送至酒店房间大家一起吃午饭琴、色11：2238. 新郎、伴郎发型做好后和兄弟团一起到达酒店附近准备迎亲、也是一起先吃好午饭勇、鹏、萧、东等10：0011：2239. 伴郎准备好鲜花、红包萧、东11：3040. 伴娘给新娘随时补妆及准备好问题和设置障碍琴、色11：3041. 敲喜门、回答姐妹团各种问题、唱云南当地民歌打动新娘、往门缝里塞红包、姐妹团开门、新郎带领兄弟们开始抢人、新郎找新鞋(摄影开始拍摄)勇、鹏、萧、东等11：5242. 新郎向女方家长作出承诺、新郎新娘向父母敬茶勇、璠12：0043. 新郎背新娘出门，

8、喷彩带，踩气球勇、璠12：0244. 新郎背新娘下电梯，兄弟团设置障碍，到达婚车、伴郎开车门、伴娘提好新娘裙拖、车队出发鹏（总调度）12：1245. 车队到达新房所在小区，一直开至楼下12：4846. 新郎背新娘出婚车、鞭炮响、伴郎提前按好电梯、新人进门，喷彩带，踩气球，众人欢迎12：5247. 小孩子滚床、新娘坐在喜床上等待会客璠12：5848. 伴娘准备好茶及跪垫（要行跪拜礼）琴、色12：5849. 新郎新娘给男方父母及族中长辈逐一敬茶、长辈给红包并送祝福勇、璠13：0213：1450. 新郎、新娘、伴郎、伴娘及婚车队重新出发，开始随车队巡游整个城市、途径某公园进行婚礼当天的主题摄像及摄影

9、（所有随行人员可入镜）鹏（总调度）13：2016：5251. 酒店筹备人员单独出发提前至酒店安排下午宴席梅及亲友15：30前52. 最后检查酒席安排、音响、新娘换装房间等细节梅及亲友16：00前53. 喜糖及小点的酒席桌面摆设和婚礼墙贴画沟通梅及亲友16：30前54. 婚礼车队抵达酒店16：5255. 安排好几个素淡小菜给新人及伴郎伴娘进行迎宾前备餐，以防体力不支。签到处人员门口就位。梅16：5217：1256. 伴郎准备好新郎新娘迎宾香烟、打火机、喜糖碟、打开并放置好迎宾婚纱展架（位置要醒目）萧、东17：1257. 在酒店提供的房间内伴娘给新娘补好妆、更换新鲜头花、其中一人准备提包（替新人保

10、管红包）琴、色17：1258. 新郎新娘伴郎伴娘及男方父母门口迎宾、接席带位人员（3-5名）就位并开始工作17：2018：0059. 主持人与新人的最后确认并沟通细节17：5260. 主持人准备、音响师准备、戒指及结婚证书准备17：5261. 婚礼仪式正式开始：奏乐，新人入场，喷彩带18：0062. 主持人自我介绍、主婚人致词、证婚人宣读结婚证书、新人父母上台、新郎新娘交换戒指后三鞠躬、双方父母代表讲话、主持人向新人问话、父母退场、新人喝交杯酒、新娘召集姐妹团到台前、转身向后抛花球18：0018：3263. 婚宴正式开始18：3264. 新郎新娘退场、新娘换礼服、补妆、换头花勇、璠18：52前

11、65. 新郎新娘逐桌敬酒、伴郎挡酒、伴娘斟酒、新娘派发给席间小朋友的红包18：5219：2266. 抽奖环节开始（提前备好的抽奖盒及签到时贴到每位来宾手上的有金色编号的喜字）、主持人邀请新人上台抽奖、获奖者领取礼物并与新人合影勇、璠19：3019：5267. 宴席结束，新人及双方父母欢送宾客离开；摄影一天的全程跟拍结束，派红包。勇、璠20：0068. 送完所有宾客，酒店结账，派车辆送父母回家并安排好女方父母的旅游行程、核定下次碰面时间勇、璠20：3069. 新人乘专车回新房休息勇、璠21：00婚礼收尾阶段70. 两人做好项目总结与预测利害关系人的满意度；协助人在筹备过程中产生的相关费用给予报账

12、；并逐一感谢所有婚礼筹备组成员的倾心付出勇、璠9月30日71. 给女方父母定好回程机票、陪同送往各家族亲友勇、璠9月30日72. 男方家族欢迎新成员聚餐10月1日73. 两方家长及儿女共渡中秋节10月2日74. 送女方父母回程勇、璠10月3日75. 准备开始短期蜜月旅行（昆明大理丽江）勇、璠10月3日7日76. 由丽江返京，给双方父母致电问候及报平安勇、璠10月7日二、 项目时间管理1.在项目范围明确后，根据项目目标分解得出的时间节点，行成进度表也就是项目时间基准。以进度表衡量实施过程中的进度绩效，确保各项目活动按时完成。阶段时间节点完成情况（1-10分衡量）婚礼准备阶段2009年6月1日20

13、09年9月22日95分婚礼执行阶段2009年9月23日2009年9月29日9分婚礼收尾阶段2009年9月30日2009年10月7日95分总体评价分2.里程碑计划针对项目的目标要求，初步拟定该项目的重大里程碑计划，制作该项目实施的反映重大里程碑事件关系的里程碑计划图。 说明：里程碑事件如下： 任务A：整体统计参加婚礼人数、预订婚礼场馆、确定酒席数量与宴席餐单、价格 任务B：挑选婚纱影楼、预约时间、拍婚纱照 任务C：结婚物品采购 任务D：婚礼当天整体仪式及婚宴 任务E：蜜月旅行三、 项目费用管理 通过估算、整合，行程项目的费用基准，对项目费用变更加以控制，目的是确保项目按照规定的预算完成。 由于新

14、郎的妹妹是已婚人士，整个婚礼过程也是在昆明市举行的，所以其中大部分活动可采用类比估算法估算；也综合了一些活动的市场价格表（如机票、婚纱照等费用）。该项目分三个主要阶段，所以预算也是拆分开来的。1 婚礼准备阶段：2009年6月1日2009年9月22日主要任务预算金额实际支出确定项目筹备人员的电话沟通成本及酒席订金万元万元采购结婚用品及新郎新娘服装、戒指2万元万元婚纱摄影及加印喷绘等万元万元新郎新娘来回机票预订万元万元合 计3万元万元2 婚礼执行阶段：2009年9月23日2009年9月29日主要任务预算金额实际支出接待亲友及预支给统筹人员采购及调度费用万元万元喜宴及红包支出万元1万元合 计万元万元

15、3 婚礼收尾阶段：2009年9月30日2009年10月7日主要任务预算金额实际支出接送女方父母及为亲友采购礼物支出万元万元蜜月旅行开支万元万元合 计万元万元总结整个项目过程三个阶段合计最后结果： BCWS（计划工作预算成本）即PV=6万元人民币 ACWP（完成工作实际成本）即AC=万人民币 因为完成计划的日期与计划的日期完全一致，所以EV=PVBCWP（完成工作预算成本）即EV=6万元人民币CV（成本偏差）=EV-AV=万元人民币0 为有利CPI（成本执行指数）=EV/AV=1 为有利四、 项目质量管理 质量管理的目的是为求达到项目既定的质量要求。如果把项目整体管理看成对项目进行战略层面的指导

16、，那么质量管理则是项目具体工作在战术层次的细化，是从技术层面指导个人实施项目工作的依据。 由于本项目的终极目的是希望每个参与者都能快乐和积极的享受整个过程。而分配任务时基本也都是根据每个人自己擅长的领域，所以只要沟通积极得当，没有设置很死板的质量标准要求，更谈不上对参与者的指导。我相信：亲情友情和爱情维系起来的纽带，以及明确的分工和目标，会比对各关系人的硬性指标要求更有积极的促进达成效果。五、 项目人力资源管理 项目人力资源管理包括项目团队组建和管理的各过程，最终使项目人力资源管理达到“人适其事、事得其人、人尽其才、事竞其功”，从而顺利实现项目目标。 通过事后的各项成绩分析来看，我们这个集体项

17、目的人力资源分配十分合理，确实达到了各展所长、人尽其才的效果。但请各位不要问我“项目经理是谁”这个问题_ 可以告诉大家的是面对这种家庭成员共同参与组织的项目，解决项目冲突的主要方法一定是面对问题，妥协或调和；决不会是强制。（为确保目标达成起见，也不建议用撤退）六、 项目沟通管理 沟通是信息交流的过程，对于项目管理来说，沟通就是在利害相关者之间进行信息的交流。主要分以下几个步骤进行：1）规划过程组a.沟通规划：分析及并确定项目利害关系者的信息和沟通需求，编制沟通规划。本项目的沟通频率为每周1次，如遇项目冲突或难题时为2-5次每周。b.沟通方向新娘 女方家长：沟通需求新郎 男方家长：沟通需求新郎

18、新娘：讨论综合需求和各方满意度指标2)执行过程组信息发布：向项目利害关系者及时传递所需要的信息。当遇到京滇两地相关联的活动及确认环节时，秉承规划里的沟通方向及时进行。3)监控过程组a.绩效报告：搜集并传播项目的绩效信息，包括项目状态报告、项目进展报告和项目未来预测。（略） b.利害相关者管理：满足项目利害相关者的信息需求，并与项目利害相关者一起解决沟通中的问题，从而满足项目沟通的需求。由于本项目利害相关者从一开始就确定了是家人，所以频繁的沟通和共同参与感的激励，反而通过各自辛苦的付出增进了彼此的了解和亲密感情。 这也是对一个家庭的新成员来讲，双方最好的收获和体验。七、 项目风险管理 项目风险包

19、括项目风险管理规划、风险识别、分析（定性/定量）、风险应对和风险监控的过程。 项目风险管理的目标是增加积极事件的概率和影响，降低消极事件的概率和影响。1. 风险管理规划在风险规划阶段，我们主要件评估了以下项目风险范围：风险类别已知风险和已知-未知风险内部风险技术风险1.品味：喜宴环境、餐单口味和新房布置与新人的欣赏角度不同2.绩效与可靠性：对活动目标的理解与实际需求不符3.在配合实施过程中改变费用标准项目管理风险4.估算：估算错误5.计划：项目计划质量不高6.沟通：项目沟通未能达成理想效果外部风险组织风险7.资源：项目之间资源冲突8.资金：项目资金不足9.优先级：组织内各项目的优先级不清晰10

20、.新郎新娘的感情突然分裂导致组织解散外部风险11.变更：来宾人数增加或减少；伴郎伴娘的临时缺席；酒店音响效果的突发故障或酒店因食品安全问题造成的不良影响12.不可抗力：恶劣天气或突发环境（地震、洪水等）2. 风险应对规划经过我们的讨论和定性、定量风险分析，制定了面对以上风险的应对策略：风险清单应对策略具体做法喜宴环境、餐单口味和新房布置与新人的欣赏角度不同回避风险放松要求，只要男方父母觉得开心和喜欢就好对活动目标的理解与实际需求不符回避风险/接受风险(积极接受)在项目初期澄清需求，获取信息及时、加强沟通/对已出现的不能纠正的偏差乐观接受，对已出现的可纠正偏差采取权变措施在配合实施过程中改变费用

21、标准接受风险(消极接受)不采取任何行动估算错误接受风险(积极接受)纠正措施项目计划质量不高回避风险修改项目管理计划项目沟通未能达成理想效果减轻风险分析触发沟通障碍的条件，设法将风险概率和不利后果降低到可接受的限度内项目之间资源冲突接受风险(积极接受)建立应急筹备资源同时做好后备计划项目资金不足接受风险(积极接受)建立婚礼专用账户，提前存好估算成本及20%备用金组织内各项目的优先级不清晰回避风险将项目活动分解表格(WBS)发到每个项目组成员手中新郎新娘的感情突然分裂导致组织解散接受风险该怎么办就怎么办A来宾人数增加或减少；B伴郎伴娘的临时缺席；C酒店音响效果的突发故障或酒店因食品安全问题造成的不

22、良影响接受风险(积极接受)A按(预计最多人数+预计最少人数)/2来预订酒席；B邀请后备人员；C与酒店签订的合同书中规定发生此类情况时应当承担的修复和赔偿责任恶劣天气或突发环境（地震、洪水等）接受风险启动恶劣天气应急计划八、项目采购管理涉及如何利用组织外的资源满足项目需求，对于这一过程首先要进行判断：同样一件工作，在北京完成与云南完成购买哪一种方式更方便快捷新娘自己购买与委托男方亲友购买哪一种更经济实惠哪些购买行为会决定利害关系者的满意度关键指标由于整个项目的支出都来自新郎新娘共同支出的婚礼账户。故先假设新郎新娘的自行采购活动为自制，其他为外包。所有外包的采购活动，虽然有一定的计划范围和预算，但

23、由于考虑都是家人的关系，如遇到对方超支要求及不具备采购发票和收据的报账情况，一律不予追究和过问。该过程中的合同管理只涉及到我方代表人与酒店签订的买卖合同，此合同为固定总价合同。合同收尾也基本愉快，虽然因为有加桌情况增加了一桌的餐饮费用，但双方均未发生任何违约责任，皆大欢喜。九、项目总结报告1项目里程碑检查报告：质量合格，进度正常2项目沟通状态报告：完全符合预期每周一次的预期，未出现紧急情况沟通任务3任务完成质量报告：项目过程的每个月底会进行任务活动总结，均验收合格4重大突发性事件的报告：风险清单中的情况只有来宾人数一项出现增加9人左右，采取预先制定的风险应对措施通知酒店加桌实现。5项目变更报告：费用变更在全过程中均有出现，但总体都在预算范围内。6项目进度报告：全部按计划时间点完成。7项目费用报告：成本偏差和CPI值均呈现有利结果。8项目管理报告：无为胜有为。9利害关系者满意度报告：从双方父母到姥姥、爷爷奶奶、舅舅、姨妈等均交口称赞，其他项目组成员也一并受到了大家的表扬和鼓励。所有婚礼来宾抽到幸运礼物的兴高采烈，未获得礼物的亦感染到了欢快的现场气氛，席间欢声笑语不断。特别感谢：非常非常感谢爷爷对新娘爸妈的饮食照应和观光安排，临走时还赠送了许多珍贵的当地特产，对促进两个家庭更好的融合和增进情谊起到了不可磨灭的作用。项目撰文：小勇、乙璠