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1、专业图表制作1.1 专业图表的特点分析第1章 一套突破常规的作图方法在今天的职场，用数据说话、用图表说话，已经蔚然成风，可以说是商务人士的标准做法。一位台湾商业领袖曾说过：“给我10页纸的报告，必须有9页是数据和图表分析，还有1页是封面。”这话或许有些过头，但却说明了数据图表的重要性。数据图表以其直观形象的优点，能一目了然地反映数据的特点和内在规律，在较小的空间里承载较多的信息，因此有“一图抵千言”的说法。特别是在读图时代的今天，显得更加重要和受欢迎。所谓“文不如表，表不如图”，也是指能用表格反映的就不要用文字，能用图反映的就不要用表格。一份制作精美、外观专业的图表，在我看来至少可以起到以下3

2、 方面的作用：有效传递信息，促进沟通。这是我们运用图表的首要目的，揭示数据内在规律，帮助理解商业数据，利于决策分析；塑造可信度。一份粗糙的图表会让人怀疑其背后的数据是否准确，而严谨专业的图表则会给人以信任感，提高数据和报告的可信度，从而为您的商务报告大大增色；传递专业、敬业、值得信赖的职业形象。专业的图表会让您的文档或演示引人注目，不同凡响，极大提升职场核心竞争力，为个人发展加分，为成功创造机会。可是，在我们平时的工作中，见到的却大多是平庸的、粗糙的，甚至是拙劣的Excel 图表和报告。图表制作者们不知道或者是懒得去修改那些默认的设置，任其粗糙不已，这样的图表又如何能让人相信其背后的数据是准确

3、的呢？那些精美专业的图表似乎只能在商业杂志或咨询报告中看到，于普通职场人士似乎可望不可及。1.1 专业图表的特点分析商业图表的标杆一般来源于两个领域：一是如商业周刊、华尔街日报、纽约时报这样的世界顶级的商业杂志，二是罗兰贝格、麦肯锡等世界顶尖的咨询公司。这些顶级商业杂志或是咨询公司，一般都有专门的图表部门或图表顾问团队，负责设计和制作图表，或是制定统一的图表规范，这就是他们的图表与众不同的原因。以专业杂志领域为例，商业周刊一直是商业图表的业界领导者，其图表为各界商业精英所喜爱，也为众多竞争对手所仿效，让我们看看他们的图表究竟专业在哪里。图 1-1 中的例图显示了商业周刊在不同时期的图表风格，总

4、体的趋势是向简洁演变。B2 的图表是较为早期的风格，用色深沉却极具商务感，一般绘图区的填色较图表区要浅，网格线仅使用水平的横线，左下角的三角形符号是其个性化较强的处理手法。C2 的图表是2003 年左右的风格，用色大胆鲜艳，以黑底白字的标题为突出特色，绘图区按网格线隔行填色也是其重要特征之一。D2、E2 的图表是2006 年左右的风格，逐渐减少背景色，非数据元素多使用淡色。F2 的图表是2008 年后的全新风格，以简洁为最大特色，基本没有装饰性的东西。用色轻快时尚，黑色的网格线处于图表最前面是其特点之一。从这些例图，以及本书后面所引用的大量成功图表案例中，我们可以看到专业的图表至少具有以下特点

5、：1. 专业的外观他们的图表都制作精良，显得专业协调。我们或许不知道它专业在哪里，但有一点可以确定，那就是在他们的图表中很少能看到Office 软件中默认的颜色、字体和布局。而这些都正是构成专业外观的重要方面。2. 简洁的类型他们的图表都只使用一些最基本的图表类型，绝不复杂。不需要多余的解释，任何人都能看懂图表的意思，真正起到了图表的沟通作用。3. 明确的观点他们在图表的标题中明白无误地直陈观点，不需要读者再去猜测制图者的意思，确保信息传递的高效率，不会出现偏差。4. 完美的细节请注意他们对每一个图表元素的处理，几乎达到完美的程度。一丝不苟之中透露出百分百的严谨，好像这不是一份图表，而是一件艺

6、术品。在很大程度上，正是这些无微不至的细节处，才体现出图表的专业性。而这往往是我们普通图表不会注意到的地方。1.2 你也能制作出专业的图表1.2 你也能制作出专业的图表每次看着那些制作精良、令人赏心悦目而又极具专业精神的图表，我就在心里琢磨，这些专业的图表都是如何制作出来的呢？我有没有办法做到呢？相信很多人都有过这样的疑问。在一次网络搜索中，我看到国内领先的商业杂志财经招聘图表编辑的启事，其中一条要求是：精通Illustrator、Freehand、Coreldraw、Photoshop、3D max 等图形、图像处理软件，能制作专业水平的商业图表。由此可见，专业杂志上的图表制作主要会使用到这

7、些专业级的大型图形、图像软件。然而，作为普通的职场商务人士，我们显然不可能也没有必要，为了制作一份图表而去学习这么多偶尔才需要用到的专业软件，因为这里面的代价太大：获取成本。要获得这些软件，需要不菲的代价，现在版权意识逐渐普及，我们也不可能总是使用盗版；学习成本。这些专业软件每一款都要远比Office 复杂，不要说精通，就是简单掌握都不是件容易的事情。如果只学一点皮毛的话，又有杀鸡用牛刀的感觉，实在辜负了这些软件的强大功能；协同成本。你用专业软件制作的图表，别人无法编辑修改，这将带来很多不必要的麻烦。那么，我们普通的职场人士，怎样才能制作出专业效果的图表呢？经过长期的琢磨和研究，我摸索出一套方

8、法，只用普通的Excel 也能制作媲美专业效果的商业图表。这套方法有如下特点：定位高端。以世界最顶尖商业杂志的经典图表为标杆，研究商业图表的最佳实践，学习最专业的做法，让你的图表一看就是出自专业人士的手笔；落地可行。不需要借助复杂的专业软件，只需要人人皆会的Excel。Excel 不一定是最好的作图软件，但肯定是最普及的作图软件，几乎所有的职场人士都会用到它。这套作图方法也并不复杂，我们只需要做到以下3 点：突破常规的思路。只有突破常规，才能与众不同，才能臻于专业。如果只用一句话来描述这种方法的要点，那就是“永远不要使用Excel 图表的默认设置”；一点点配套技术。并不需要多么复杂高深的技术，

9、因为重点在思路。我们只需要一点点配套技术而已，人人皆可掌握，我们在第2 章会进行介绍；专业主义的态度。你要有把图表做到专业的意愿和态度，愿意为了追求专业而做出努力，尤其是那些常人易于忽视的细节之处。本章后面的内容，就为大家详细介绍这一方法，让我们开始吧。1.3 突破Excel的默认颜色（1）1.3 突破Excel的默认颜色（1）在我看来，普通图表与专业图表的差别，很大程度就体现在颜色运用上。大家可能会有这样的经历，你看到某个很专业的商业图表，它的样式你用Excel 都可以做得差不多，就是它的颜色无法调出来。我们普通用户作图表，会受Excel 默认颜色的限制，而无法使用其他颜色。这么多年来大家都

10、用这套颜色作图，看得多了就太熟悉了，别人一看就知道是用Excel 做的，还会感觉你挺懒的，连默认设置都懒得修改。而专业人士做图表，他们用的颜色就透露出专业精神。他们不管用什么软件作图，都极少会使用软件默认的颜色，而是使用他们自己选定的颜色，形成自己的风格。因此，制作专业图表的第一步，就是要突破Excel 的默认颜色。Excel的颜色机制首先让我们了解一下Excel 的颜色机制。在Excel 2003 中，当我们为单元格或图表设置颜色时，Excel 提供了一个7 行、8 列共56个格子的填充颜色工具栏。前5 行称之为标准颜色，后两行是Excel 图表默认使用的颜色。其中第6 行的颜色用于图表填充

11、，第7 行用于图表线条，根据数据系列的多少，依次往后顺序使用。Excel 图表饱受病诟的绘图区灰色填充，就是来源于第4 行第8 列的颜色。如图 1-2 所示。对绝大部分用户来说，这就是在Excel 中可以用到的所有颜色，除此之外再无其他的选择。所以做出的图表也跳不出这56 个颜色的范围，甚至只是最后16 个颜色的范围。从设计角度看，这个默认的颜色模板是很业余的，特别是最后两行用于图表的颜色非常难看，导致做出的图表在颜色上就令人忍无可忍。但事实上这只是Excel 的默认颜色，我们可以进行修改，只是大多数人没有想到而已。这56 个格子里的每一个，都可以修改为任意想要的颜色。所以，我们在Excel

12、中使用颜色其实是没有限制的，前提是需要我们做一点点改变。定义自己的颜色选择菜单“工具选项颜色”，我们可以看到Excel 的颜色模板及其修改入口，如图 1-3所示。在左边的颜色格子中，选择任意一个，点击修改按钮，出现“颜色”对话框。在“标准”选项卡中，我们可以选择很多预设的颜色。在“自定义”选项卡中，我们可以通过输入特定的RGB 值来精确指定颜色，这里就是我们用来突破默认颜色的地方。（说明：计算机一般通过一组代表红、绿、蓝三原色比重的RGB 颜色代码来确定一个唯一的颜色，如0,0,0 代表黑色。）这里虽然有无穷种颜色可供选择，但问题也随之而来。我们并不是专业的美工人员，如何确保选择到协调、专业的

13、颜色呢？要知道我们很多人为早上出门时衣服、领带的颜色搭配都会头痛不已。往往是越多的选择，越让我们无所适从。一般人士也不大可能去深入研究色彩理论，即使我们使用色彩轮傻瓜软件选择到一组“好看的”颜色，我们也没有把握它就一定适合商务场合。因此，我的建议就是从成功的商业杂志图表案例中借鉴颜色。1.3 突破Excel的默认颜色（2）1.3 突破Excel的默认颜色（2）拾取杂志图表的配色从优秀商业杂志上的成功图表案例借鉴其配色方案和思路，是一种非常保险和方便的办法。因为他们的颜色是经过专业人士精心设计的，其风格确保了适合于商务场合。我们可以在网络上找到很多顶尖商业杂志的电子版，在里面找到满意的图表案例，

14、然后借鉴它的配色方案。这里需要用到屏幕取色软件，推荐使用一款叫作ColorPix 的绿色小软件，可在以下地址下载：ColorPix 的使用非常简单。运行程序后，将鼠标定位在图表的某个颜色上，软件就会返回那个颜色的RGB 值。按下空格键锁定颜色，用鼠标点击RGB 后面的数值，就可以将颜色代码复制到剪贴板。如图1-4 所示。范例按照图中以上步骤，一一取出杂志图表所用到的颜色，然后运用上一节介绍的方法，在Excel 中进行自定义配置，作图的时候就可以方便地使用这些颜色了。自动设置颜色模板如果需要自定义比较多的颜色，一一手动设置无疑是比较繁琐和低效的，我们需要找到一种高效率的方法。经过反复测试，我整理

15、出Excel 颜色面板中56 个格子的颜色引用代码，如图1-5 所示。第一行第一个格子为color(1)，第二个格子为color(53)，依次类推。这个数字排列实在是够乱的，除了最后两排外没有任何规律。知道引用代码后，我们只要通过VBA 改变color(n) 的属性，那么对应格子的颜色就会改变。例如在图1-4 中我们已经拾取了4 种颜色的RGB 值，现在要把它们设置到颜色面板的第一行的前4 个格子，只需运行如下的宏代码：1. SubSetMyColor() 2. ActiveWorkbook.Colors(1)=RGB(0,56,115) 3. ActiveWorkbook.Colors(53

16、)=RGB(247,0,0) 4. ActiveWorkbook.Colors(52)=RGB(206,219,231) 5. ActiveWorkbook.Colors(51)=RGB(231,239,247) 6. EndSub宏一运行完，颜色就已配置好，前4个格子就是我们想用的颜色。范例有了这个技巧，即使配置56 个格子的颜色也只是分分钟的事情，配置自己的颜色模板变得轻松快捷。您可以尽管从杂志上获取满意的图表配色方案，然后把RGB 值交给这个简单的宏代码，就可以轻松制作自己的颜色模板了。保存和复制颜色模板采用前述方法自定义的颜色模板，保存在普通的.xls 文件中。如果你做了颜色修改，希望

17、以后每次新建Excel 文件时都自动采用这种颜色模板，需要把这个文件另存为后缀名为.xlt 的模板文件，如：C:Program FilesMicrosoft OfficeOFFICE11XLSTARTbook.xlt。如果我们从其他地方获得了一个包含满意配色的.xls 文件，可以将其颜色模板快速复制到自己的.xls 文件来使用。操作方法是：1. 同时打开源文件和目标文件；2. 在目标文件中打开“工具选项颜色”，在“复制颜色来自”的下拉框中选择源文件名（参见P 8 图1-3的左下角），确定后即将源文件中的颜色模板全盘复制到目标文件中。1.3 突破Excel的默认颜色（3）1.3 突破Excel的

18、默认颜色（3）商业图表的经典用色下面列举一些顶级商业杂志上的经典图表用色，供读者欣赏和参考。图1-6 是来自经济学人的图表案例。这个杂志的图表基本只用这一个颜色系，或作一些深浅明暗的变化，加上左上角的小红块，成为其专业图表的招牌样式。欧洲最大的战略咨询公司罗兰贝格也非常爱用这个颜色，有时配合橙色使用。事实上，但凡标榜自己为专业服务公司的，多会使用这一色系，而根据色彩理论这个颜色正是专职、专业的代表色。图1-7 是来自商业周刊的图表案例。前几年的商周图表，几乎都使用这种蓝红颜色组合，也是其图表的招牌风格。这个配色应该来源于商周杂志当时的视觉识别系统，我记得当时其封面上就是使用蓝色和红色的组合。图

19、1-8 也是来自商业周刊的图表案例。2008 年之后，商周启用了全新的图表风格，用色颇有当前流行的Web2.0 视觉风格，图表简洁、清爽、时尚，是当今商业图表的标杆。一些台湾杂志图表甚至完全模仿这个风格，我们当然也完全可以全盘学习。图1-9 是来自华尔街日报的图表案例。因为是一份报纸，所以图表多是黑白的，但就是这种简单的黑白灰组合，做出的图表仍然可以非常专业，着色也非常容易。黑白灰配色本身是时尚色彩中的永恒经典，你可以看到很多大牌女星都对其钟爱有加，经常这样搭配穿衣。图1-10 也是来自商业周刊的图表案例。最为强烈的黑白对比，绝对吸引眼球。黑底的图表其特点非常鲜明，合适的时候可以试一试。但注意

20、不要做得像麦肯锡那一套，有些刺眼，也被他们用滥了。（点击查看大图）图1.10 黑底图表 例图来源：商业周刊网站。1.3 突破Excel的默认颜色（4）1.3 突破Excel的默认颜色（4）图1-11 是来自Focus的图表案例。如果对配色没有把握，又想使用彩色，则可以在一个图表内使用同一颜色的不同深浅明暗。这种方法让我们既可以使用丰富的色彩，又能确保协调自然，是一种很保险的方法，不会出大的问题。一般可将最深或最亮的颜色用于最需要突出的系列或数据点。图1-12 也是来自Focus的图表案例。尽管我们不建议对只有一个数据系列的柱形图使用变化的颜色，但不可否认，Focus的这组颜色是非常精彩的，让图

21、表非常吸引眼球。此例中的颜色均为相应组织的代表色，故可以在柱形图中使用颜色变化。图1-13 是来自商业周刊的图表案例。商周图表的颜色总是令人印象深刻，这种黄绿色和黑色、灰色的搭配，显得非常独特、专业。事实上，商业周刊经常将黑色、灰色与其他颜色（如红色、蓝色等）搭配使用，总有不俗的表现。大家平时可以做个有心人，遇到自己喜欢的图表案例时注意保存下来，将其用色拾取下来定义到.xls 文件，形成自己的颜色模板库，需要的时候就可以随时取用了。1.4 突破Excel的图表布局（1）1.4 突破Excel的图表布局（1）在解决了图表的用色之后，我们还需要在图表的布局上向商业图表学习。不同领域的图表有不同的外

22、观布局风格，如社会统计、工程技术、公司商务等领域。制作专业图表的第二步，就是要突破Excel 图表的默认布局。默认布局的不足在Excel 中作图，无论选择何种图表类型，无论数据点多少，生成图表的默认布局都如图1-14 的样式，整个图表中主要包括标题区、绘图区、图例区3 个部分。在绝大部分情况下，人们似乎都认为图表的结构应该如此，很少有人想到去改变它。但在这种布局里，存在很多问题，如：标题不够突出，信息量不足绘图区占据了过大的面积绘图区的四周浪费了很多地方，空间利用率不高图例在绘图区右侧，阅读视线往返跳跃，需要长距离检索、翻译商业图表的布局特点如果我们注意观察商业图表的布局，会很少发现有这种大路

23、货的样式。图1-15 是对一个典型商业图表案例的构图分析，从上到下可以抽象出5个部分：主标题区副标题区图例区绘图区脚注区如果我们带着这个框架，再回头看第1.3 节中所列举的图表案例，你会发现几乎所有的专业图表都符合这一构图原则，这就是隐藏在专业图表背后的布局指南。由此看来，商业图表的布局至少有3 个突出的特点：1. 完整的图表要素在这种布局中，图表所包含的要素更加丰富：主标题、副标题、图例、绘图、脚注，分别对应于图1-15 中的5 个区域。除图例外，其他元素都是必不可少的。商业图表会充分利用这些要素，发挥其作用。如在主标题中表达明确的信息和观点，在副标题中进行详细的论述，甚至在图例中给出对每个

24、系列的分析。利用详尽的图表注释，为图表提供更完整的信息。1.4 突破Excel的图表布局（2）1.4 突破Excel的图表布局（2）2. 突出的标题区标题区非常突出，往往占到整个图表面积的1/3 甚至1/2。特别是主标题往往使用大号字体和强烈对比效果，自然让读者首先捕捉到图表要表达的信息。副标题区往往会提供较为详细的信息。真正的图表也就是绘图区往往只占到50左右的面积，因为这样已经足够我们看清图表的趋势和印象，硕大无比的图形反而显得很粗糙。3. 竖向的构图方式商业图表更多采用竖向构图方式，通常整个图表外围的高宽比例在2：1 到1：1 之间。图例区一般放在绘图区的上部或融入绘图区里面，而不是Ex

25、cel 默认的放在绘图区的右侧，空间利用更加紧凑。竖向构图还有一个好处是阅读者目光从上至下顺序移动而不必左右跳跃，避免了视线长距离检索的问题，阅读自然而舒适。当然也不是说不能用横向构图，在需要横向构图的情况下，应该顺其自然，甚至使用类似宽屏的构图。由于图表的长宽比例会影响图表的视觉印象，如放大或缩小差异、趋势等，因此要注意所有图表应尽量保持一致的长宽比例。另外，Excel 有一种在X 轴下方添加数据表的布局结构，因为数据表所占据的面积过大，且格式设置的限制较大，建议不要使用。如果需要数据表，可单独绘制表格，灵活性更大。商业图表的字体选择谈到了布局，因为与排版有关，所以不得不谈谈字体。英文字体分

26、为有衬线（serif）和无衬线（sans serif）两大类，就像酒分为红酒和白酒两大类。衬线是指笔画起始和结束处的装饰，其作用是强化笔画的特征，从而使得阅读和识别更为容易。在我们常见的英文字体中，Times New Roman 和Arial 分别是有衬线字体和无衬线字体的代表。在中文字体中，宋体和黑体分别是有衬线字体和无衬线字体的代表。如图 1-16 所示。商业图表非常重视字体的选择，因为字体会直接影响到图表的专业水准和个性风格。根据我观察，商业图表的字体多选用无衬线类字体。如商业周刊的新图表，其中的阿拉伯数字使用的是专门订制的Akzidenz Grotesk condensed bold

27、字体，风格非常鲜明，见图1-17。一般而言，常规安装Excel 后，新建的文档会默认使用宋体、12 磅字体，普通人士也很少会想到去改变它。由于阿拉伯数字的原因，在这种设置下做出的表格、图表很难呈现出专业的效果。为简单起见，我们建议对图表和表格中的数字使用Arial 字体、810 磅大小，效果就比较好，在其他电脑上显示也不会变形。Arial 字体是微软仿照著名的Helvetica 字体制作的，一般人不仔细研究是无法看出它们之间的区别的。1.5 突破Excel的作图元素（1）1.5 突破Excel的作图元素（1）平时我们做Excel 图表，一般是通过图表按钮或者菜单来插入图表，然后就对生成的图表对

28、象，通过调整各种选项、参数，进行相应的格式化设置。但这样做的时候，我们会发现很多商业图表的专业效果，仅用图表选项设置并无法做到。因此，制作专业图表的第三步，就是要突破Excel 的作图元素。跳出图表的框框要实现一些“不可能”的图表效果，我们要转换一下思路，跳出图表对象这个框框。我们不必只是用“图表”来做图表，而是要运用“图表所有Excel 元素”来做图表。诸如单元格、文本框、自选图形等非图表元素，只要方便我们完成任务，都可以拿来运用，而完全不必受图表功能的束缚。一旦我们突破这个框框的限制，思路就会豁然开朗啊，原来还可以这样做，很简单嘛，我也会！商业图表的做法分析下面我们通过一些具体的例子来说明

29、这种做法。我在案例图表的周围加上了模拟的Excel行列号和网格线，以反映出在Excel 中可能的做法。图1-18 是商周二代图表的典型风格。请注意黑底白字的标题非常突出，自然吸引阅读者的目光。如果仅用标题元素是无法设置出这种样式的。其实它并没有使用图表的标题元素，而是将标题放在单元格B2 中，并设置为黑底白字的格式。副标题在B3、B4 中，真正的图表放在B5 中，数据来源放在B6 中，B3:B7 填充浅蓝色。图表是无框透明的，或使用与单元格底色相同的填充颜色。整个B2:B7 区域融合成为一个完整的图表。范例此图中绘图区的交替填色效果做法请参见第3.1 节的内容。图1-19 是商周新风格的图表，

30、非常简洁。主标题在B2，副标题在B3，图表在B4，图表中放置了2 个文本框，数据来源在B5。B2:B5 填充白色，黑色边框线，成为一个整体的图表。虽然仅用图表元素也可以做出例图中的效果，但是如果借用单元格来做，操作将更加方便快捷。范例图1-20 是来自华尔街日报的图表案例，与上面的做法完全相同。主副标题分别在B2、B3，图表在B4，图例放在绘图区的上面，脚注在B5、B6。B2:B7 区域填充浅灰色，整体成为一个图表。范例图1-21 是来自英国经济学人的图表案例，这个杂志的图表一贯维持这种风格，几乎从不变化。左上角标志性的小红块，可以是B2单元格的填充色，也可以是一个矩形框，右边的序号方块则是一

31、个文本框。主副标题分别在C2、C3，图表在C4，数据来源在C5。B2:C5区域加上边框线，整体成为一个图表。范例图1-22 中，请注意图表的边框线很特别，变成了3 条横线，显然并非图表的边框线元素，它其实是第4 行和第6 行的单元格边框线而已。左上角的个性化横条是B2:E2 的填充色，主副标题分别在C3 和C4，真正的图表在C5:H5，注释在C6、C7 中。B2:I7 整体成为一个图表。范例这个图表中还有一个技巧，它把坐标轴的分类标签放置在条形图中间的空白位置，节省了整个图表的空间，请参见第3.2 节的内容。1.5 突破Excel的作图元素（2）1.5 突破Excel的作图元素（2）图1-23 中的图例显得很特别，曲线图的图例为什么是个方块呢？其实它并没有使用图例元素，而是一个放置在图表上面的文本框而已，两个方块是特殊符号，被设置为与曲线相同的颜色。范例为什么要利用文本框来做图例呢？还是为了灵活性。这个图例中的