文件管理体系文件.docx

1、文件管理体系文件人与商业控股有限公司经营管理事业部文件管理体系执行程序一、建立文件管理体系得目得 2二、文件管理体系定义 2三、文件发布类型 2四、文件发布形式 2五、文件管理原则 2六、文件类别 3七、文件收发流程 4八、文件保管、借阅管理 4九、文件管理体系表单模板与行文标准格式 4一、建立文件管理体系得目得 1、加强事业部文件管理，规范事业部行文程序； 2、强化文件体系为决策服务得作用；3、凡事做到有据可查，成为内控管理中复查、稽核得重要而有效得手段。二、文件管理体系定义 1、本体系范围仅指所有经事业部行政办与相关职能部门负责得收发文； 2、所有文件得收发、分类、归档、借阅均归由事业部行

2、政办统一管理。三、文件发布类型 1、上行文：经营管理事业部向公司或政府相关职能部门得一种行文 2、平行文：经营管理事业部与其她事业部之间得一种行文3、下行文：经营管理事业部对所属各职能部门及各团队得一种行文四、文件发布形式 1、对内发布：纸质、OA办公系统 2、对外发布：纸质、公司网站、信箱五、文件管理原则 1、保密原则：凡就是牵涉公司重大商业机密得文件须有严格得保密措施予以保障，相关责任人须签署保密协议； 2、归口管理，专人负责原则：文件得收发、分类、归档及借阅必须由归口 部门指定专人负责； 3、实效性原则：文件得处理与执行要讲求效率，以追求文件得实际效用为 目标； 4、标准化、规范化原则：

3、所有文件得格式、流程及档案管理均须遵循所制 定得规范标准，以使文件管理系统得运转高效、有序。六、文件类别经营管理事业部文件体系分为外部来文与内部文件。1. 外部来文外部来文为政府相关职能部门、行业协会、社会团体与企事业单位得外来文件。按来源可分为：1 政府相关职能部门2 行业协会、社会团体、民间组织3 公司或其她事业部4 其她企事业单位等2、内部文件内部文件为经营管理事业部内部得各种通知、决定、报告、请示、计划、总结与相关资料等文件。内部文件按类别可分为：行政管理类文件a、经营管理事业部领导机构构成及变更，职能部门构成及变更b、经营管理事业部重大活动c、行政事务d、企业文化e、法律事务f、劳动

4、合同管理，社会保险、薪酬福利、职务任免，绩效等g、员工教育与培训h、消防保卫i、外事工作经营管理类文件a、事业部经营战略、计划总结、各种统计报表b、资产管理、产权变动c、公司宣传d、商务合同e、物资采购、保管与使用f、招投标管理设备物品类文件材料a、购置设备物品得审批，购置合同等b、设备得验收与安装调试c、设备物品得使用、维护与更新七、文件收发流程 1、收文管理流程行政办签收来文、登记行政办主任审阅处理主管副总/总经理批示 行政办下发批示处理文件相关部门经理接收处理行政办归档管理 2、发文管理流程发文部门起草公文发文部门经理审阅主管副总审核总经理审批行政办校稿、打印、盖章、发出行政办接收反馈并

5、存档八、文件保管、借阅管理 1、文件由归口部门负责收集并及时移交到行政办，行政办指定专人统一管 理。 2、因工作需要借阅文件时，须填写文件借阅审批单（见【附件二】），并经相应审批人批准后借阅，归还时文件管理员应及时归档。 3、借阅人必须保持资料得完整性，不得破损。 4、如文件已过保存期限，须填写文件销毁申请单（见【附件四】）并经相应审批人批准后销毁。九、文件管理体系表单与行文标准格式【附件一】文件归档登记表模板文件归档登记表序号归档日期文件名称文件编号归档人经办人备注12345678910备注：标有密级得文件应在备注中写明。【附件二】文件借阅审批单模板文件借阅审批单 编号：借阅申请部门申请人文

6、件名称借阅日期归还日期借阅目得：部门经理审批主管副总经理审批总经理审批【附件三】文件借阅登记表模板文件借阅登记表文件名称编号借阅类型借阅时间返还时间借阅人签字保管人签字借阅 复制借阅 复制借阅 复制借阅 复制借阅 复制借阅 复制借阅 复制借阅 复制借阅 复制借阅 复制借阅 复制借阅 复制借阅 复制借阅 复制借阅 复制借阅 复制借阅 复制借阅 复制借阅 复制借阅 复制借阅 复制【附件四】文件销毁申请表模板文件销毁申请表文件名称文件类别归属部门正/副份数保存期限销毁原因经手人部门负责人审核行政办经手人行政办负责人复核总经理审批备注【附件五】发文申请表模板发文申请表文件名称文件类别文件份数紧急程度密

7、级起草部门负责人发文说明：审批意见：终审意见： 批准发布、实施，发布日期 年 月 日 请修改、补充、核实 暂缓发布 不予批准签字： 年 月 日填报说明：1、 文件类别包括：规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函与会议纪要等。2、 文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。3、 紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。4、 各级别文件相应由总经理、主管副总经理或部门经理进行审批，并签署终审意见（文件级别遵循事业部文件管理制度中得规定）。5、 发文申请表后需附拟发文件得正文。【附件六】文件发放登记表模板文件发放登记表序号发文日期文件名称文件类别文件编号发文部门收文部门备注部门经办人部门经

8、办人12345678910填报说明：属于密级得文件与紧急程度为特急或急得文件应在备注中标明。【附件七】收文登记表模板收文登记表序号收文日期文件名称文件类别文件编号收文部门转呈部门发文部门备注部门经办人部门经办人部门经办人12345678910填报说明：属于密级得文件与紧急程度为特急或急得文件应在备注中标明。【附件八】上行文格式模板 部文件编号： 签发人： 关于 得请示/报告 年 月 日（印章）主题词:主送：抄送:【附件九】平行文格式模板关于 得函特此函询/复函/函告 发文单位 年 月 日【附件十】下行文格式模板经营管理事业部文件 编号：关于 得通知/批复/决定/指示 ： 年 月 日 （印章） 主题词:主送：抄送:经营管理事业部印发