襄阳市建设工程文件归档整理指南概述.docx

1、襄阳市建设工程文件归档整理指南概述建设工程文件收集范围 排列顺序题名拟定 目录编制归档整理指南（房屋建筑工程部分）襄 樊 市 城 建 档 案 馆收集范围、排列顺序题名拟定、目录编制建设工程文件 归档整理指南编 制 与 使 用 总 说 明 一、为规范我市建设工程文件立卷归档管理，逐步统一工程文件收集范围、排列顺序、题名拟定、目录编制四个环节的工作，特编制本建设工程文件归档整理指南（简称“四合一”指南，下称指南）； 二、本指南编制依据：建设工程文件归档整理规范（GB/T-50328-2001）、建设工程施工质量验收统一标准（GB50300-2001）以及本市建设工程文件立卷归档的实际需要；三、本指

2、南由如下单元构成，分别为：附录A、附录B-1、附录B-2、附录C（详第六条、第七条）；四、根据建设工程文件的形成特点、有机联系以及档案保管和利用的要求，本指南对各种工程文件进行了规律性与主附件关系的定位；又针对成套工程档案竣工文件材料的种类、数量情况，依据“准确揭示案卷内容”的要求，制订了、级案卷题名，城建档案馆应掌握如下要领： 1、当单位工程规模较小，竣工文件材料不太多时，采用级题名(一)、(二)、(三)的方式立卷并确定卷序； 2、当单位工程规模一般，竣工文件材料比较多时，采用级题名(一)、(二)、(三)的方式立卷并确定卷序； 3、当单位工程规模较大，竣工文件材料非常多时，采用级题名(一)、

3、(二)、(三)的方式立卷并确定卷序； 4、当级题名中的单份工程文件须单独立卷时，该文件材料题名即为案卷题名，且仍可分为工程文件(一)、(二)、(三)的方式确定卷序； 五、建设、施工等单位立卷归档或移交报送时，应先按级题名所列的工程文件依次排序，再按级或级题名所列的工程文件依次装盒归档或打捆报送(注：移交报送的档案请勿装订)；整理操作使用说明 六、 附录A（建筑工程准备与监理文件） 附录C（建筑工程验收与备案文件） 1、竖向与横向（黑体字）题名涵盖的工程文件，既是收集范围（指某工程产生且应归档的文件材料），也是排列顺序（阿拉伯数字01、02、03为单份工程文件在案卷内的顺序；希腊数字、为单位工程

4、成套档案的案卷顺序），还是“题名拟定”和“目录编制”的参考内容（案卷题名的拟定参见本指南第四条；编制卷内目录时文件材料的题名可参考本指南拟定，亦可据实简编，但一定要把握“准确揭示内容”的要求）； 2、“立卷责任单位提示”栏中“”的含义是：各参建单位应负责各自工程文件的日常收集，并进行一期整理（排序、打号、编目等），于专业工作完成后向建设单位移交，再由建设单位汇总整理后向城建档案馆（室）报送；七、附录B-1（桩基工程文件）、B-2（其他分部工程文件）整理操作使用说明1、本款“诠释内容”同第六条第1款；2、附录B-1“按工程专业立卷提示”栏中所简示的工程专业名称，其内容完整表达是：桩基础工程和地基

5、处理工程； 3、附录B-2“按工程专业立卷提示”栏中前二个简示的工程专业名称，其内容完整表达是： 普通基础（条型、整板）和各类结构型式主体的土建工程； 给排水、消防、采暖、燃气、通风与空调设备安装工程；4、上述“提示”栏中所示六种符号（、），代表六种类型的专业，从左到右为卷序，其他专业卷序接此后顺延,如“幕墙工程”等；5、施工文件的立卷排序，应掌握如下要领。1 能按专业分开立卷的，一律按“专业”立卷排序； 不能按专业立卷的，按如下情况立卷排序： a、由同一施工单位单独完成所有专业工程的，除“桩基文件”单独立卷外，其它专业工程文件按照“技术管理、质量保证、质量验收”的模式立卷排序；b、由多个施工

6、单位共同完成同一单位工程（或分部工程）的，均应按照 “先考虑施工单位、后考虑专业性质”的模式立卷排序； c、当某文件内容涉及多个专业问题，且只有一份时，无论施工单位同否，该文件随“主述专业”立卷排序；6、六种符号的含义1 自上而下表示该专业应归档工程文件的范围； 由该符号向左所示的内容为工程文件立卷的排序；单独立卷的案卷题名、编制卷内目录的文件材料题名参考； 7、有关文件材料题名后面的括号、方框里的内容，是对立卷排序时的要点提示； 八、对工程文件排序时“合卷”的界定：一般优先考虑在级题名下合卷；特殊情况下（产生的工程文件本身就不多）可在级题名下合卷，但前提是整套档案的案卷题名基本协调，便于今后

7、查找利用。 九、有关文件材料题名的表达形式与实际排序的关系 本指南依据GB/T 50328-2001的有关规定，本着“批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后”的排序要求，对各种工程文件进行了多种排序类型表述，如下列举几种典型表达形式与实际排序的关系。 1、各表中01、02、03为自然序列； 2、各表横行内先后表述的文件具体内容为自然序列； 如“勘察招标、投标、议标、中标文件”，“招、投、议、中标文件”即为自然序列，其它类似表述与此雷同。 3、“文件材料及报审表(报验表、审批表)”的表述类型，实际排序时应为报审(报验、审批)在前、文件材料在后； 如“钢材出厂证明、试验报告及报

8、审表等”，实际排序应为“钢材核查要录(或汇总表)、报审表、出厂合格证、见证取(送)样单、试验报告”，其它类似表述与此雷同。十、本指南将来可能根据实际需要进行相应修订，请各单位在使用该指南过程中注意总结经验、积累资料，随时将有关意见和建议反馈给城建档案馆，以利提高本指南质量。十一、本指南自2006年1月1日起实施。 襄 樊 市 城 建 档 案 馆 二00五年十二月二十七日 附录A 建筑工程准备与监理文件由参建单位负责整理立卷案卷题名收集归档内容文件材料题名卷内目录参考立卷责任单位提示备注建设单位勘察单位设计单位施工单位监理单位级级级（单独立卷的案卷题名）有 关立 卷说 明01 原有报送工程文件归

9、档说明、工程名称变更说明02 建设、施工、监理等参建单位名称变更说明(备用格)(备用格)工程准备阶段文件建设工程立项文件 项目总体管理文件01 项目建议审批意见及前期工作通知书02 项目建议书03 可行性研究审批意见、报告及附件04 方案论证审批意见、报告及附件05 项目调查材料、项目评估研究材料06 关于立项的会议纪要、领导讲话、专家建议07 工程任务书及审批文件08 利用外资项目建议批件及申请09 外商投资批准书及外企资信材料10 关于联合开发建设项目的合同、协议(备用格)(备用格)建设用地文件材料 建设用地管理文件01 工程项目选址规划意见书、选址申请书02 征用土地呈报表、土地划拨文件

10、03 建设用地批准书及用地申请报告04 建设用地规划许可证及用地红线图、定位册、用地协议05 建设用地定位红线图及测绘文件06 国有土地使用权出让、租赁合同及地籍图07 土地拍卖成交确认书及附件08 国有土地使用证（含宗地图）(备用格)(备用格) 建设拆迁管理文件01 拆迁批准文件（含拆迁红线图）及申请书02 房屋拆迁许可证03 房屋安全鉴定书、危房鉴定申请书04 拆迁安置意见、协议、方案05 拆迁还建协议书、补偿协议06 关于拆迁问题的会议纪要(备用格) 1 续附录A表案卷题名收集归档内容文件材料题名卷内目录参考立卷责任单位提示备注建设单位勘察单位设计单位施工单位监理单位级级级（单独立卷的案

11、卷题名）工程准备阶段文件建设规划文件材料 建设规划管理文件01 建设工程规划报建批复及申请、登记（含附件）02 建设工程规划许可证（临时、正式）、红线图（虚、实）03 规划设计条件通知书及申报意见书（或申请）04 规划设计文本；小区规划总平面图指建筑物所在的住宅小区05 建设工程规划通知书（含放线通知、验线登记）06 建设工程会签单、临街建筑呈报表07 建设工程定位红线图及测绘记录(备用格)(备用格)(备用格)勘测设计文件材料 工程勘察、测绘文件地质报告可单独立卷01 工程地质勘察报告 据实拟写卷内目录02 水文地质勘察报告 据实拟写卷内目录03 天文、气象、地震等自然条件调查材料 据实拟写卷

12、内目录04 地形测量和拨地测量成果报告 据实拟写卷内目录05 建设用地钉桩通知(备用格)(备用格)(备用格) 工程设计与方案审定意见01 初步设计说明与图纸、扩初设计材料、工程投资估算材料02 技术设计说明与图纸03 总设计方案、设计总说明04 审定设计方案通知书及审查意见(备用格)(备用格)(备用格) (专业)施工图（或平、立、剖面图，系统图）01 施工图总目录、总说明、总平面布置图等02 建筑工程设计说明及施工图03 结构工程设计说明及施工图04 给排水（消防）工程设计说明及施工图05 采暖、燃气工程设计说明及施工图06 通风与空调工程设计说明及施工图07 电气（建筑智能）工程设计说明及施

13、工图(备用格)(备用格)(备用格) 2 续附录A表案卷题名收集归档内容文件材料题名卷内目录参考立卷责任单位提示备注建设单位勘察单位设计单位施工单位监理单位级级级（单独立卷的案卷题名）工程准备阶段文件工程建设报批文件 建设计划、资金报批文件01 计划批文（预安排、正式、新增、批量等计划）及申请02 投资许可证、投资申报材料03 外企投资批件、投资证明04 自筹建设资金审查表（银行证明材料）05 建设资金审计证明材料（审计证明、审计申报）06 建设工程开工审查（审计）意见书、申报表(备用格)(备用格) 建设审批文件、部门协议表中标记，表示各文件之间为平行关系 ，各报批文件分行业按时间先后排序，目录

14、据实简编即可。 施工图设计文件审查批准书 消防：资格证、设计审核意见、施工许可证 建设工程防雷设计审批文件（含防雷装置检测报告） 建设工程抗震设计审批文件 人防手续办结通知单、结建合同 绿地建设许可证、绿化建设费交纳证明、园林部门批件 堤防部门的批件、堤防建设费交纳证明 文物勘探告知书、报告与虚红线图、竣工证明书 白蚁防治合同书及施工工序通知书 市政道路、排水破口手续办结通知与申请 建设工程占道审批通知与申请 环保审批登记表、评价委托书、评价报告编制合同书 建设工程环境影响报告书 交通、通讯、河湖管理批件（协议）与申请 教育、卫生、保密管理批件（协议）与申请 散装水泥、墙体改革管理批件（协议）

15、与申请 供水、供电、供气合同（协议）与申请 建设工程质量监督通知书、申请(注册)登记表、工作方案 建设工程质量保证体系审查表、责任书 建设工程建筑材料检测协议书、建筑节能方案与审批意见 建设工程竣工档案报送责任书、服务合同书 单位工程质量安全监督备案表、申请（注册）登记表 单位工程施工安全监督责任书、安全施工许可证 深基坑基础（或其它分部）施工许可证 单位工程施工许可证 分包工程施工备案证、资格证、联系单(备用格)(备用格)(备用格) 3 续附录A表案卷题名收集归档内容文件材料题名卷内目录参考立卷责任单位提示备注建设单位勘察单位设计单位施工单位监理单位级级级（单独立卷的案卷题名）工程准备阶段文

16、件工程招投标、合同文件 勘察招投标、合同文件此范围各明细文件排序，参照施工招投标、合同文件。01 勘察招标、投标、评标、中标文件02 勘察议标批准文件及议标申请书（含资信材料）03 勘察合同（协议）及审查、备案文件(备用格)(备用格)(备用格) 设计招投标、合同文件01 设计招标、投标、评标、中标文件02 设计议标批准文件及议标申请书（含资信材料）03 设计合同（协议）及审查、备案文件(备用格)(备用格)(备用格) 监理招投标、合同文件01 监理招标、投标、评标、中标文件02 监理议标批准文件及议标申请书（含资信材料）03 监理合同（协议）及审查、备案文件04 项目监理机构名称、负责人名单(备

17、用格)(备用格) 施工招投标、合同文件01 施工招标文件 招标审批意见书、申请书；报建登记表 招标办附件一 工程招标代理委托合同、代理机构资信材料 代理机构招标建议书、拟投标企业情况考察材料 招标条件备案书 招标办附件二 拟投标人资信材料 (资质证、执照、投标资格证、近期业绩、人员资质等) 外地企业准进本省(市)施工证明材料 招标文件 招标办附件三 工程标底 工程标底审定意见及核算材料 招标公告 招标办附件四 施工招标投标邀请书 招标办附件五 施工招标投标申请书 招标文件的修改、澄清、答疑材料 (含图纸答疑)(备用格)(备用格)(备用格) 4 续附录A表案卷题名收集归档内容文件材料题名卷内目录

18、参考立卷责任单位提示备注建设单位勘察单位设计单位施工单位监理单位级级级（单独立卷的案卷题名）工程准备阶段文件工程招投标、合同文件02 施工投标文件 投标资格预审文件(含预审申请、合格通知) 招标办附件六 投标书 (含施工组织设计评分表等) 投标文件的补充、修改、澄清材料(备用格)(备用格)(备用格)(备用格)03 施工评标文件 评标准备文件：投标文件送达签到、密封检验登记、开标通知、 开标会签到表、开标会议议程、评标委员会成员授权书 招标评标报告 招标办附件七 各评委(技术标、商务标、综合标)评分表 评标完成通知(备用格)(备用格)(备用格)(备用格)04 施工中标文件 中标通知书(含备案表)

19、 招标办附件八 中标实际执行情况表 招标办附件九(备用格)(备用格)(备用格)05 施工议标文件 施工议标批准文件、备案材料 施工议标申请书(备用格)(备用格)(备用格)06 建设工程施工合同（补充协议）07 施工合同审查、备案文件（含代建）08 项目建设机构名称、负责人名单09 项目施工机构名称、负责人名单10 建筑物配套使用设备的购货合同、安装合同等(备用格)(备用格)(备用格)(备用格) 5 续附录A表案卷题名收集归档内容文件材料题名卷内目录参考立卷责任单位提示备注建设单位勘察单位设计单位施工单位监理单位级级级（单独立卷的案卷题名）工程建设监理文件建设监理管理文件 建设监理总控文件01 监理大纲、规划、实施细则、总控计划02 安全施工监理计划03 旁站监理方案及记录04 工程合同争议（违约、变更）报告及处理意见05 工程分包单位资质材料06 建材供货单位资质材料07 建材试验单位资质材料(备用格)施工过程监理文件 建设监理会议文件01 监理会议纪要、例会记录02（监理协调）生产调度会记录、监理备忘录(备用格) 工程进度控制文件 01 工程开工/复工审批表与附件02 工程开工/复工暂停令与附件03 工程延期报告及审批表(备用格) 工程质量控制文件01 不合格项目通知与反馈或处理意见02 工程质量事故报告及