家庭档案是家庭及家庭成员在家庭生活中形成和在社会活动中.docx

1、家庭档案是家庭及家庭成员在家庭生活中形成和在社会活动中 家庭档案是家庭及家庭成员在家庭生活中形成和在社会活动中 家庭档案管理艺术 昭通市档案局业务培训教材 - 16 -要防止病毒侵害或恶意攻击。 3、 选择可靠性高的存储设备， 重视数据备份和存储载体本身的保管。 4、 选择使用 通用 性好的软件， 确定好档案数字化格式， 注意保存数字化档案的运行软件， 确保工作环境一致， 便于查阅调用。 5、 做好实体档案的收集、 整理和保管。 六 家庭档案管理中应注意的问题 家庭档案是维护家庭及家庭成员 合法权益、 经济利益， 反映家庭历史真实面貌的重要依据， 应集中存放、统一管理。 1、 确定一名 家庭成

2、员 专门负 责家庭档案的收集、整理、 保管和利用。 2、 学习 档案法律知识和档案管理知识， 借鉴成功的经验和做法， 制定好科学稳定的建档方案。 3、 全面收集， 及时整理归档， 保持家庭档案的连续性、 完整性。 4、 家庭档案管理人员 应定期整理家庭档案， 并向家庭成员 通报家庭档案整理情况。 前 言 家庭是社会的细胞， 是一个家庭、 单位和社会的缩影。 其档案是社会档案的重要内容， 是国家档案资源的重要组成部份， 是社会发展历程的重要历史见证， 也是家庭、 家庭发展变化和家庭成员 人生经历、 社会活动、工作实践、 生活成长的真实记录， 影响到每一个家庭及其成员 。 家庭建档还是确保国家档案

3、资源的完整与 安全， 充分为家庭生活、 家庭建设和家庭教育、 精神文明建设服务的有效方法。 辽宁省开展五好文明家庭 创建活动和云南省楚雄州 楚雄市子午镇法邑村委会全国美德在农家 活动示范点工作中都明确要求建立家庭档案。 每个家庭、 每个人都有利用家庭档案的经历， 或许还有遗失家庭档案的缺憾。 随着改革开放的不断深化，社会主义市场经济体制的逐步确立和现代科学技术的快速发展， 人们家庭生活水平的提高和社会生活中节奏加快， 运用家庭档案信息来管理家政事务和从事社会活动， 就显得愈来愈重要。 对建立家庭档案的意识愈来愈强， 把在家庭生活和社会活动中形成的具有保存价值的档案材料， 分门别类妥善整理保存，

4、 用其来管理家政事 家庭档案管理艺术 昭通市档案局业务培训教材 - 2 -务、 从事科学研究、 组织家庭生产经营和提高家庭文化品位等， 对增加家庭经济收入、 提高家庭生活质量有着十分重要的作用。 社会、 经济、 科技的快速发展和家庭文化生活水平的普遍提高， 家庭建档引 起了 全社会和档案部门 的重视， 许多家庭将其纳入日 常管理， 建立起了 家庭档案。 一 家庭档案的概念 家庭档案， 就是家庭及家庭成员 在家庭生活和社会活动中形成的可归属个人保存备查的文字、 图表、 声像、电子、 实物及其他各种形式的历史记录。 如出生证明、病历、 日 记、 书信、 手稿、 作品、 照片、 录音(像) 带、磁(

5、光) 盘、 证件、 凭据、 证书、 实物等资料。 家庭档案管理， 就是把一个家庭或家庭内的各个成员 ， 在从事家庭事务和某些社会活动的过程中记录并保存起来以备日 后查考使用的日 记、 书信、 手稿、 照片、录音(像) 带、 磁(光) 盘、 证件、 凭据、 证书、 实物及各种资料进行归档管理， 涉及整理、 数字化和管理利用等内容。 二 家庭档案的内容 VCD 或 DVD 等格式的， 还可以在电视机上进行播放， 供家人或亲友共享， 快捷、 方便、 赏心悦目 ， 也省去了 翻箱倒柜查找的烦恼。 家庭档案数字化管理流程如图所示： 信息时代数字技术的发展变化， 使计算机成为家庭档案的主要存储、 管理工具

6、， 数字化管理必将成为家庭管理的主要方法、 手段。 在家庭档案数字化管理中要注意以下几个问题： 1、 在家庭中相对固定一人负责档案数字化、 编辑、加工处理、 更改、 家庭成员 权限设置等事项， 确保档案管理的经常性、 连续性和安全性。 2、 确保计算机安全保密， 特别是连接互联网的， 家庭档案管理艺术 昭通市档案局业务培训教材 - 14 -斑点、 条纹、 边框等， 弥补缺陷、 美化图文。 其次是做深层次的加工。 如制作照片 VCD 光盘； 对已有的电子文件， 如数码照片、 音视频文件、 Word 文档、 电子表格文档等， 可以直接调用， 进行编辑处理。 对于已经数字化的资料(如用 WORD 等

7、字处理软件形成的电子文本、 由各种数码设备产生的照片、 录像、 录音等可以直接复制或采集； 由 DV 数码摄像机产生的资料， 一般要用专门的软件(如随机软件、 会声会影 等) 通过采集、 剪辑、编辑后保存， 也可刻录成光盘保存。 第五， 制作目 录。 利用档案管理软件进行管理， 或者利用电子表格制作家庭档案目 录， 还可以在目 录中建立链接， 便于管理、 检查、 查阅、 调用。 第六， 保存和备份。 对家庭档案目 录和数字化档案进行保存和备份， 可以存储在计算机硬盘专用分区或专用文件夹里， 也可以存储在光盘(数据量较大时可采用一次性刻录光盘， 否则可采用可擦写光盘， 便于数据更改和追加) 上，

8、 还可以存储在移动硬盘或 U 盘上， 方便携带。 备份好后， 要标注内容、 时间、 运行环境等项目 ，并放置在适宜的地方保管。 第七， 查阅欣赏。 当需要调用时， 将选定的档案材料进行复制或通过打印机打印纸质材料即可； 制作成 根据我国家庭档案的特点， 从目 前一般家庭来看，其家庭档案的内容主要可分为十个方面： (一) 成长活动经历材料课本、 作业本、 成绩单、家(族) 谱、 家史、 传记、 回忆录、 生卒日 期、 遗嘱、 遗照及保留底稿的干部、 职工登记表等； (二) 证件与 凭据材料学历证(毕业证) 、 资格证、 工作证、 结(离) 婚证、 出生证、 独生子女证、 党(团)员 证、 任命书

9、、 荣誉证书、 聘书、 奖状及各种契约、 合同等； (三) 书信往来材料各种往来信件、 信函等； (四) 声像、 电子材料照片、 录音带、 录像带、VCD、 DVD、 DV 带、 磁盘、 电子文件等； (五) 学习参考材料日 记、 读书笔记、 业务学习笔记、 摘抄或剪辑的各种资料等； (六) 创作、 革新与科研材料业余创作革新的各种文稿、 图样以及科学研究过程中形成的原始记录、 论文、 著作等； (七) 家庭经济收支材料各种收支记录、 购物凭证、 存折、 股票、 债券和保险单等； (八) 卫生保健材料体检记录、 化验单、 X 光片、病情记录、 就诊记录、 诊断结果、 疗养记录、 防疫记录、 家

10、庭档案管理艺术 昭通市档案局业务培训教材 - 4 -用药记录、 家用药方、 烹调技术、 营养知识等； (九) 家产材料房产证、 土地证、 物业管理证、重要家用电器设备记录及产品合格证、 使用说明书、 保修单、 维修记录等； (十) 旅游纪念品、 实物等其他有关材料。 三 家庭档案的收集 家庭档案的收集是把散存在家庭成员 手中 及其他有关方面的具有保存价值的档案材料相对集中 并统一管理的过程。 家庭档案的收集应遵循家庭档案的自 然形成规律，保证家庭档案的真实、 齐全、 完整、 准确。 各家庭可根据实际， 确定本家庭档案的收集范围。 收集中要特别注意， 个人在公务活动中拟写但未正式公开发表的材料，

11、不能作为个人家庭档案收集归档。 家庭档案主要有前面提到过的十大内容。 四 家庭档案的整理 家庭档案是反映一个家庭生活、 学习、 工作、 娱乐的各种材料经过整理后的产物， 分门 别 类建立家庭档案， 需要查找时方便快捷， 闲暇翻阅时趣味盎然， 对家 家庭用 品等) 等材料， 通过扫描、 数码拍摄等转化为数字文件， 通过必要的加工、 整理后存储在计算机硬盘或刻录在光盘等载体上， 可以随时查阅、 欣赏、 更新、 修改等； 二是对家庭和个人电子档案进行计算机管理。 家庭档案数字化管理的主要方法步骤： 第一， 收集档案。 收集和确定要进行数字化处理的电子档案和实物档案材料， 并按家庭建档方案进行分类、

12、排列， 如证书、 照片、 录音、 实物类、 电子文件等，做到收得齐、 分得清、 用得上。 第二， 准备存储器。 在计算机硬盘(或其它存储器)上创建家庭档案管理数据专用分区或专用文件夹， 以便分门别类(如证书、 照片、 实物等) 保存档案数据。 第三， 数字化。 应用扫描仪、 数码相机、 数码摄像机等设备对档案材料进行扫描、 拍摄、 录制等， 将实体转化为数字信号并保存。 一些手稿、 借条等自 己不能长期保存的重要珍贵材料， 可将其扫描、 拍摄为数字档案永久保存。 如大学录取通知书， 即使学校收回了 ， 在自己的家庭档案中也还有珍藏。 第四， 编辑处理。 对数字化档案进行必要的加工，必须保持原始

13、面貌， 确保档案的真实性和完整性。 编辑处理首先是对图片进行修饰， 去除数字化过程中产生的 家庭档案管理艺术 昭通市档案局业务培训教材 - 12 -部分。 当前， 家庭档案数字化管理逐渐成为一种新的文化消费时尚， 将把家庭文化建设推向新的境界， 提高家庭生活质量和主人的文化审美品位， 丰富了 家庭文化生活， 融洽了 家庭和谐气氛， 使家庭管理更加有科学性。 对家庭档案进行数字化管理有很多好处。 第一， 有利于对资料的查找与利用。 家庭与个人建立电子档案后, 就可以充分发挥个人计算机以及数据库管理系统的优势， 从多角度， 按组合条件对资料进行快速查询。 另 外, 还可以利用部分电子档案制作成 V

14、CD 或DVD 等， 供自 己、 家人和朋友共同欣赏。 第二， 有利于简化对资料实体的管理。 用传统方法管理家庭或个人档案， 要对一批照片进行分类， 只能依照其中的某一个属性进行， 这样就不便于从不同的角度对照片进行利用。 而有了 电子档案， 我们就可以在个人计算机上对资料按其中 的一个或多 个属性进行重新组合, 根据原件位置， 要想找实体也方便。 这样, 我们就可以放心地简化对资料实体的管理。 第三， 有利于对档案实体的保护， 避免过多的翻阅查找而损坏和遗失档案原件。 家庭数字化档案管理包括两方面内容。 一是指将家庭档案中的文本、 声像、 实物(包括纪念性物品、 房屋、 庭、 个人和社会是很

15、有益处的。 家庭档案的整理就是将处于零散状态的家庭档案材料， 进行分类、 排列、 编号、 编目 、 装盒以及数字化管理等， 使之有序化的过程。 (一) 分类 家庭档案分类就是将家庭及其成员 所形成的全部档案， 按其来源、 时间、 内容和形式的不同， 分成一定的层次和类别， 使家庭档案构成一套有机的体系。 各家庭可根据家庭实际和档案的特点， 选择比较合适的方法进行分类。 分类方法一旦选定， 应保持稳定一致， 不要随意改变。 1、 家庭档案基本分类方法 按家庭档案所反映的内容可把家庭档案分为财产类(包括家庭收支账目 、 存单、 证券、 保险单、 借据、 契约、 合同、 贵重物品清单、 发票、 房产

16、证和各种家电的说明书、 保修卡、 维修记录、 电路图等) 、 声像类(包括家庭成员 的照片、 图片、 录音带、 录相带、 VCD、DVD、 DV 带等) 、 健康类(包括病历、 诊断书、 化验单、体检表、 血型报告、 住院记录、 医院处方、 诊断结果、X 光片、 交费单、 饮食禁忌等) 、 书信往来类(包括通讯录、 网址簿、 电话号码本、 同学录、 来往信件、 贺卡等) 、 家庭档案管理艺术 昭通市档案局业务培训教材 - 6 -成长经历类(包括出 生证、 学生证、 学历证、 学位证、工作证、 结婚证、 身份证、 户 口 薄、 护照、 会员 证、 借书证、 资格证、 聘书、 独生子女证、 技术等

17、级证、 自 传、简历、 日 记， 奖状、 奖牌， 底稿、 手稿、 论文、 著作，课本、 作业本、 试卷、 成绩单、 入学通知复制件等) 、旅游类(包括门票、 导游图、 线路图、 酒店宾馆简介、景点介绍、 车船机票、 游览日 记、 纪念品等) 、 电子类(包括计算机数据、 电脑光盘、 磁盘等) 、 家庭藏品类和其他类。 按家庭档案的形式可以分成证书、 书信、 票据、手稿、 字画、 病历、 照片、 录音、 录像、 电脑存储介质、综合等类别。 按家庭档案所记录的家庭成员 ， 可以分成祖父(外祖父) 、 祖母(外祖母) 、 父亲、 母亲、 哥哥、 弟弟、姐姐、 妹妹、 子(女)等类别。 也就是说， 家

18、庭中有多少位成员 就设多少个类， 每位成员 为一个单独的类， 再加一个综合类。 此种分类方法在实际生活中较为可行， 既方便收集、 分类、 整理， 也方便管理利用。 特别有利于把各家庭成员 的档案分别转交给相应成员 。 也可以分成宝宝康乐、 学生时代、 恋爱婚姻、 工作成果、 当家理财、 医疗保健、 家庭历史、 综合等类； 还 原处， 防止丢失； 涉及个人隐私的家庭档案要经本人同意方可利用， 保密、 珍贵的家庭档案应严格限制利用。 家庭档案所有者可以自 愿向国家档案馆捐赠家庭档案，捐赠后， 家庭档案所有者对其家庭档案享有优先利用权， 并可对其家庭档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。 家

19、庭档案的所有者有权公布自 己家的家庭档案， 但必须遵守国家有关规定， 不得损害国家安全和利益， 不得侵犯他人的合法权益。 家庭所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的家庭档案， 向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的， 应当经市、区(县、 市) 人民政府档案行政管理部门批准， 严禁倒卖牟利， 严禁卖给或者赠送给外国人。 五 家庭档案数字化管理 计算机、 扫描仪、 数码相机、 数码摄像机等设备和数字技术、 光盘存储技术的发展和在城市家庭中的广泛普及应用， 为家庭档案管理提供了 新的方法手段， 拓宽了 管理空间， 促进家庭档案数字化、 信息化、 科学化、规范化管理的实现。 数字化家庭档案记

20、录着参与 者人生经历和丰富多彩的生活， 是民间文史资料宝库， 是人类文明史的组成 家庭档案管理艺术 昭通市档案局业务培训教材 - 10 -粘贴在档案盒脊背上。 家庭档案数量少的可不盒号。 (五) 装盒 家庭档案装盒是指依照 家庭档案的不同 类别 及其排列方法， 按件号的先后顺序将档案材料装入档案盒。 要选择合适的装具存放。 照片、 录像带、 光盘装入相册或纸袋内， 加注文字说明(拍摄或制作时间、 地点、 人物名 称、 主要内容等) ； 证件放置纸盒内， 编写顺序号；其它以纸张为载体的材料， 可装入文件夹； 零碎的票据可粘贴在空白纸上， 并编号装入文件夹内。 (五) 保管 家庭档案整理完毕， 应

21、选择一个地方集中摆放。 分散摆放时， 应注明确切的位置。 每次使用后归还原位，避免随手放置， 今后管理查找特别困难， 甚至成为死档。 保管的具体要求： 一是将家庭档案放入家庭档案柜或其他家具中存放。 保密、 隐私、 贵重的家庭档案可单独存放； 二是家庭应妥善保管家庭档案， 注意防火、 防潮、防虫、 防光、 防尘； 三是家庭认为保管条件不具备的可将其珍贵的家庭档案及其他档案密封送当 地档案馆寄存。 (七) 利用 家庭成员 可根据实际需要利用家庭档案， 用后归放 可以分为成长经历、 证件与凭据、 书信往来、 声像与电子、 学习参考、 创作革新与科研、 经济收支、 卫生保健、家产、 纪念品与实物等几

22、大类； 还可以分成金色童年(012 岁)、 花样年华(1318 岁)、 浪漫季度（ 18-22 岁）、辛勤耕耘（ 2340 岁）、 硕果累累（ 45 岁退休）、 夕阳无限好（ 退休后） 等。 2、 家庭档案复合分类方法。 家庭档案数量较多的可采用复合分类方法。 形式 成员 分类法。 首先把家庭档案材料按形式分开， 然后在形式下面再按家庭成员 分类。 内容 成员 分类法。 首先把家庭档案材料按内容分开， 然后在内容下面再按家庭成员 分类。 形式 内容分类法。 首先把家庭档案按形式分开，然后在形式下面再按内容分类。 成员 形式分类法。 首先把家庭档案材料按成员 分开， 然后在成员 下面再按形式分类

23、。 成员 内容分类法。 首先把家庭档案材料按家庭成员 分开， 然后在家庭成员 下面再按内容分类。 内容 形式分类法。 首先把家庭档案按内容分开，然后在内容下面再按形式分类。 (二) 排列 家庭档案管理艺术 昭通市档案局业务培训教材 - 8 -家庭档案的排列 包括档案盒内材料的排列和档案盒的排列。 家庭档案盒内档案材料可以按时间或重要程度排列顺序。 通常情况下， 按照家庭档案材料形成的时间顺序进行排列较好， 操作简单易行， 查找使用方便。 各家庭可根据家庭生活实际确定档案盒的排列 顺序， 但务必将同类档案排列在一起。 (三) 编号 家庭档案的编号是指对不同类别已排列好的档案，给每件档案材料编一个

24、号码， 以固定家庭档案材料的位置， 便于查找、 管理和利用。 家庭档案编号应按每个大类内档案材料的排列顺序， 从 开始编写流水号。 对成套的房产、 电器等材料， 为方便保管利用， 可装入专用 家庭档案袋内 视为 一件编号； 对照 片 档案(含底片) ， 应将其按时间顺序排列， 装入照片档案和底片簿，配上文字说明； 录音(像) 带、 磁(光) 盘整理后标上文字说明， 装入档案盒归档保存。 家庭档案数量较多的还应该给家庭档案编写盒号。 家庭档案的盒号， 按大类从1 开始编流水号； 家庭档案数量少的可以不编盒号。 (四) 编目 家庭档案的编目 主要包括编制家庭档案目 录、 填写家庭档案盒脊背标签。

25、目 录的项目 内容包括类别、 拼音 代码、 盒号、 件号、 责任者、 编号、 题名 、 日 期、 页(张)数、 备注等， 也可以按类用首位字母组合给出汉语拼音代码。 如健康类 (JK) 、 证件类 (ZJ) 。 再逐件排序， 给出顺序编号， 如荣誉证 在证件类中处于第一件就标示为 ZJ1。 家庭档案目 录按大类内档案材料排列顺序逐件编制， 单独存放。 填写制作目 录时， 每个栏目 都要认真完整地填写，责任者要填写全称或规范的简称， 时间要填写 8 位。 编号和题名 要完整。 最后制作纸质目 录表格， 加上封面装订成册， 以便查找检索。 目 录式样如下： 类别: ZJ 盒号: 有条件的可以直接录入计算机， 制作电子目 录。 家庭档案盒脊背标签填写。 内容包括家庭档案类别、 盒号。 家庭档案盒脊背内容可填写在不干胶标签上，件号责任者编号题 名 时间 页数备注 1 *局03012荣誉证 200310031 ZJ-1 5、 强化安全保密意识， 妥善保管， 调用 档案后要及时归回原位。 最后， 愿各位在工作之余， 在生活中享受到家庭的温暖和家庭档案给你带来的幸福与快乐。 家庭档案管理艺术 昭通市档案局业务培训教材 - 18 -编写成员 ： 易正春 陈光德 杨应焦 朱兰 审 定： 易正春 执 笔： 杨应焦 朱兰 统 稿： 杨应焦 封面设计： 杨应焦 编写时间： 2005 年 3 月