文件归档作业要求.docx

1、文件归档作业要求1 目的为规范对各类文件的归档管理方法，使各类文件的归档管理作业得到有效控制，确保各类文件在归档后能够得到统一标识并易于识别和查找，特制定本作业要求。2 适用范围本公司各管理服务中心各类文件的归档管理工作均适用于本作业要求。3 职责3.1 办公室1) 主任：负责按本作业要求对所属员工进行培训，并按本作业要求对其使用和管理文件的工作情况进行检查和考评。2) 文员：负责按本作业指导书的要求开展各类文件的归档管理工作。3.2 相关部门：负责办公室开展各类文件的归档管理工作。4 引用文件4.1 文件记录控制程序5 作业内容5.1 文件档案管理基本原则5.1.1 对有效文件与作废文件分别

2、归档5.1.2 对文件正本与副本分别归档5.1.3 对不同类别文件分别归档5.2 文件档案管理对象5.2.1 纸张类文件：各部门工作过程中使用的文件、通知、合同、记录、检查表等纸介质文件。5.2.2 电子文档类文件：在电脑中制作文件、通知、合同、记录等所产生的电子媒体文件及数码照片、数码影像资料等。5.2.3 声像制品类文件：工作过程中使用的光盘、磁盘、录音带、录像带、照片等。5.2.4 实物资料类文件：在各类比赛、评比、审核过程中所获得的锦旗、奖状、奖品、证书以及与之相应的必要的文字说明资料。5.3 归档管理步骤5.3.1 文件分类一般情况下，应按以下文件类别对所使用的文件进行分类管理：（1

3、) 标准化管理的体系文件：按相关国际标准如ISO9001、ISO14001、OHSAS18001的要求制订的方针、目标公告、手册、程序文件、作业指导书（作业标准、规范、制度、办法等）、记录（受控记录及非受控记录）等。（2) 行政管理体系文件：公司制订的薪资管理制度、财务管理制度、业绩考评制度、后勤管理制度、福利制度、劳动纪律及奖罚制度、任命处罚决定、临时性通知或工作指令等。（3) 外来文件：非本公司制订的但在本公司的管理服务过程中需使用的国际标准、国家标准、国家法律法规、相关合同、招标书、协议以及政府机构、认证机构、街道组织和客户下发的文件、客户所在场地的建筑设施资料、本公司为客户提供后勤服务

4、过程中所管理的相关机电设施设备资料、本公司购置的办公设备及服务设备所附带的安装使用手册等资料。5.3.2 文件内页标识为有效识别标准化体系文件的有效性，并确保文件在管理过程中易于查找，应对文件内页按以下要求进行标识：（1) 对文件版本及生效日期进行标识；（2) 对文件的受控状态进行标识，如相关为文件正本、文件副本、作废文件或外来文件等；（3) 对文件的放置顺序进行标识，如：在放置文件的文件夹的最前面应建立文件索引目录，文件索引目录的文件序号应与文件首页所标示的数字序号保持一致。5.3.3 质量记录标识为确保记录使用方便，并对其记录格式进行有效管理，应对记录按以下要求进行相应的标识：（4) 相同

5、记录应保持统一的记录名称和表格格式，其中表格中所含有的栏目内容应保持一致，表格格式的尺寸大小应保持一致。（5) 相同名称的记录应保持唯一的控制编号，记录的控制编号应按文件记录控制程序的要求编制，并注意避免重号。（6) 对不同时期产生的同一名称的记录应按自然序号的方式（俗称流水号）对其进行标识，标识序号应保持清晰、连续、易于识别。（7) 对各类记录，应视其使用频率及使用量的大小定期归档，并在归档过程中建立相应的归档封面。归档封面应包括“深圳市明喆物业管理有限公司归档记录”、“部门名称”、“记录名称”、“使用岗位名称”、“归档单位”、“归档日期”、“归档编号”、“归档人”及“保存期限”等栏目，表格

6、格式见附件一（1）、附件一（2）。（8) 对标准化管理体系使用的各类记录，应按质量记录保存规范所规定的保存期限进行保存；对行政管理过程中使用的相关记录应按行政管理制度汇编中规定的相关记录的保存期限的要求进行保存。记录的保存期限表示的是该记录最短的保存时间，并非表示到了保存期限后，一定要销毁相关记录。录需要销毁到了保存期的相关记录时，应按照文件记录控制程序所规定的流程开展销毁作业。5.3.4 文件夹标识为确保放置文件的文件夹方便查找，应对使用中的所有文件夹按以下要求进行标识：（1) 对所有文件夹的外侧进行标识，其标识的字体、字号、颜色、间距及标示物的长短尺寸应保持统一。（2) 文件夹外部标识的具

7、体内容，按自上而下的顺序包括以下四项，其标识格式见附件二：a) 公司标志b) 文件类别名称或文件记录名称c) 使用记录的岗位名称或相同文件记录的文件夹自然序列号d) 文件所属部门名称5.3.5 文件管理场地规划及标识要使已装入文件夹的文件记录在工作中方便使用和方便查找，应对放置文件夹的区域按以下要求进行规划：（1) 对使用频率高的文件或经常查阅的记录，应将其放置在工作或作业场地附近的文件柜中存放。（2) 对需要长期保存的记录，应将其放置在具有安全防护设施的文件柜中，并注意其保存的场地应满足干燥、无直接光照、无鼠虫害等要求，以确保所保存的文件记录不变质受损。5.3.6 文件存放位置的规划（1)

8、将使用或查阅频率最多的文件记录放置在文件柜中最方便取用的位置，如：在不弯腰或不使用登高器具就可直接取用的位置。（2) 将使用或查阅频率一般的文件记录放置在文件柜中的较低层。（3) 将使用或查阅频率很少的文件记录放置在需借助登高器具才可取用的位置。5.3.7 文件存放位置的标识（1) 对文件柜进行标识，如文件柜-1，文件柜-2等，标识位置位于文件柜的左上侧。（2) 对文件柜的高、中、低层进行标识，标识位置位于文件柜门的右上侧、右中侧或右下侧，其标识格式见附件三。（3) 对文件柜柜门内侧进行标识，其标识内容主要包括文件名称及相应的放置顺序号，其标识格式见附件四。5.4 文件归档注意事项5.4.1

9、及时收集、统一归档（1) 对于公司下发的通知、文件应及时归档。（2) 对于需按季度归档的资料，应保管好当前的资料，届归档期到时及时归档。（3) 对于各类记录、日常事务通知、检查表、维修单等应及时按月归档。5.4.2 统一装订、统一文件夹（1) 在装订记录时，装订时使用的订书钉大小及装订位置应保持统一。装订过程中如发现记录缺损、少页等现象，应及时与记录使用部门沟通查明相关原因。（2) 同一区域放置的文件夹其颜色应尽量保持统一，尽可能避免不同颜色文件夹放置在同一存放处的现象。5.4.3 文件取用要求（1) 为方便查找放置在不同区域及不同文件柜的文件，管理服务中心或区域经理办公室应建立文件记录存放位

10、置一览表。（2) 相关文件记录用毕后，应按照文件柜门内侧所标示的文件记录放置顺序进行放置，以方便下次取用。 5.5 电子文档管理5.5.1 电子文件制作基本要求（1) 在制作纯文字或附带没有运算功能的表格时，应使用WORD软件制作，注意不要混用EXCEL软件，否则，不仅在编辑文件格式方面存在诸多问题外，其文件制作速度也会减低。（2) 在制作财务分析报表、统计报表等带有统计运算功能的文件时，应使用EXCEL软件，以此可以确保文件中运算的数据准确、快捷。此类文件如果采用WORD软件制作，不仅会使统计的效率低下，同时在手工运算过程中还容易产生错误。（3) 在制作宣传、演示、教学类文件时，应使用POW

11、ERPOINT 软件（俗称POPO软件），尽可能避免使用WORD或EXCEL软件制作此类文件。（4) 在制作相关文件时，应按公司行政管理制度汇编规定的要求对不同类别的文件使用不同格式的文件表头。（5) 当需要通过互联网传递工作计划、工作安排、工作注意事项等信息时，注意不要直接在发送邮件的对话框中说明相关事宜及要求，而应将制作好的相关文档以邮件附件的形式发送相关部门。注意：制作此类文档时，应使用公司行政管理制度汇编中规定的“内部发文”表头。5.5.2 电子文件归档步骤（1) 为了使建立的电子文档方便日后查找，应注意设立相应的类别文件夹。一般情况下，各区域及管理服务中心可按属地规划的原则设立“外部

12、发出文件”、“内部发出文件”、“外部接收文件”、“内部接收文件”四大类文件夹。其中：a) 在“外部发出文件”夹中，可分别设立“客户文件”、对“区域办或公司总部文件”、“相关管理服务中心文件”。b) 在“内部发出文件”夹中，可分别设立“办公室文件”、“保洁部文件”、“工程部文件”、“保安部文件”、“生活服务部文件”、“餐饮部文件”、“宿管部文件”、“车管部文件”等文件夹。c) 在“外部接收文件”夹中，可分别设立“客户文件”、“政府机构文件”“网上资料”等文件夹。d) 在“内部接收文件”夹中，可分别设立“总部文件”、“区域文件”、“其它管理服务中心文件”等文件夹。（2) 在上述各个属地文件夹里，可

13、根据文件的类别再分设“标准化管理文件”、“行政管理文件”、“财务管理文件”等文件夹，以更清晰地管理文件，方便查找。（3) 管理服务中心内部所属各部门的相关文件制作完毕后，应将其电子文档送办公室统一归档管理。（4) 办公室在收到各部门的电子文档后，应按上述文件的分类及时归入相应的文件夹中。电子文件夹的分类指示图如附件五所示。5.5.3 电子文件的传送及保存（1) 邮箱的建立a) 在可能的情况下，各管理服务中心均应创造条件申请进入互联网，以方便各部门的信息沟通。b) 进入互联网后，均应申请免费的邮箱。就目前众多不同类型的邮箱所具有的使用功能和性能而言，网易的126免费邮箱可成为各区域所属管理服务中

14、心的首选邮箱。c) 各管理服务中心的邮箱建立之后，应将其设置的邮箱地址及密码统一报区域经理办公室存档备查。若需要对邮箱原地址或密码进行修改时，应将修改后的邮箱地址或密码及时报区域办公室存档。区域经理办公室应适时查验所属管理服务中心邮箱地址及密码的设置情况，以确保邮箱地址及密码的正确性。d) 一般情况下，管理服务中心的密码只允许由项目负责人及办公室主管文员掌握。若因工作需要，需扩大密码的使用范围，须由项目负责人征得区域经理的同意后，方可将邮箱密码告之其他人员。（2) 文件传送要求a) 需由公司各部门执行的文件，由文件制订部门将其发送到公司总部的邮箱，由公司总部的邮箱统一发往各部门及各区域办公室邮

15、箱。b) 需由区域各管理服务中心执行的文件，由区域经理办公室邮箱发往所属各管理服务中心。（3) 文件保存要求a) 公司总部、各区域经理办公室及各管理服务中心通过邮箱发送或接收各类文件时，应将所发送或接收的文件在电脑里分类存档，并将文件的发送情况记录在电子邮件收发记录表（格式见附件六）中，以确保所有通过邮箱这个窗口发送和接收的文件均能得到有效保存，并方便日后查阅。b) 为了提高邮箱的使用效率，各部门应定期对邮箱中的邮件进行清理。清理邮件之前，应按照电子邮件收发记录表的相关内容对拟删除的邮件进行核对，在确保所有发送和接收的邮件均已得到有效保存的前提下方可删除邮箱中的相关邮件。c) 各部门在制作或接

16、收相关文件时，应视需要为制作或接收的电子文档设置保护密码，以确保相关文件满足适当的保密需求。当设有密码的文件通过邮箱发送时，发送人应将文件保护密码通过电话或短信的方式告之文件接收人，以方便文件接收人查阅。附件一（1）：横向纸张归档封面格式示例深圳市明喆物业管理有限公司归档记录工程部交接班记录（配电机房）归档单位： 归档日期： 归档编号： 归 档 人： 保存期限： 附件一（2）：纵向纸张归档封面示例深圳市明喆物业管理有限公司归档记录工程部交接班记录（配电机房）归档单位： 归档日期： 归档编号： 归 档 人： 保存期限： 附件二：文件夹外部标示示例： 附件三：文件柜外部标示示例：进出登记（空调机房）工程部附件四：文件柜文件排列一览表示例：文件类别序号文件名称备注文件位置综合类1通知二号文件柜 一层2质量目标3统计分析资料检查表4服务日检表5服务周检表6服务月检表7内审检查表8业绩考评表9民主测评表往来文件10总公司来文二号文件柜二层11区域办公室来文12项目间来文19外发文件附件五：文件夹类别分布图附件六：电子邮件收发记录表收发日期发文记录收文记录收发人发文名称发文部门收文名称发文部门QR-办-001