大学全宗档案整理分类编号方案简表模板.docx

1、大学全宗档案整理分类编号方案简表模板XX大学全宗档案整理分类编号方案简表（一）序号一级类目名称及代码二级类目名称 及代码三级类目名称 及代码归档部门备 注1党群DQ党 务 综 合DQ11党委办公室、保密办、各学院、中层党组织上级、本校有关党务工作的综合性文件材料及其他无法归属的文件材料纪 检 监 察DQ12纪委、监察处组 织DQ13组织部宣 传DQ14宣传部（新闻中心）新媒体DQ14.11新媒体统 战DQ15统战部工 会DQ16工会团 委DQ17团委含研究生会材料2行政XZ行政 综合XZ11校长办公室、各学院人 事XZ12综合XZ12.11人事处办公室上级、本校有关人事工作的综合性文件及其他无

2、法归属的材料人事XZ12.12人事处人事科劳资XZ12.13人事处劳资科职管XZ12.14人事处职管科师资XZ12.15人事处师资科社保XZ12.16人事处社保中心审 计XZ13审计处保 卫XZ14保卫处后 勤XZ15XZ15.11后勤管理处XZ15.12后勤集团XX大学全宗档案整理分类编号方案简表（二）序号一级类目名称及代码二级类目名称 及代码三级类目名称及代码归档部门备注3行政XZ档案、图书XZ16档案馆、图书馆校史、博物XZ17校史馆、博物馆网络信息XZ18通讯网络中心离 退 休XZ19离退休处发展规划XZ20发展规划处2007.11.20两处成立；2013.8.26两处合并，成立发展规

3、划处（XZ20）重点建设XZ21重点建设处4财会CK综 合CK11财务处上级、本校有关财会工作的综合性文件及其他无法归属的文件材料报 表CK12账 簿CK13凭 证CK14工资册CK155外事WS综 合WS11国际合作与交流处、国际文化交流学院上级、本校有关外事工作的综合性文件材料及其他无法归属的文件材料出国出境WS12来 校WS13国际合作与会议WS14外国留学生事务WS15XX大学全宗档案整理分类编号方案简表（三）序号一级类目名称及代码二级类目名称及代码三级类目名称及代码归档部门备 注*6基建JJ综 合JJ11基建处上级、本校有关基建工作的综合性文件材料及其他无法归属的文件材料基 建 工

4、程7资产ZC综 合ZC11上级、本校有关资产、设备等管理文件材料（2004年后无此项，2013.11国资与设备合并，2014年始此项内容产生）设 备ZC12资产与实验室管理处实验室、采购管理国 资ZC13土地公房、资产管理8出版CB综 合CB11上级、本校有关出版的综合性文件材料及其他无法归属的文件材料报 纸CB12宣传部（新闻中心）刊 物CB13学报编辑部等商 业 出 版CB14出版社XX大学全宗档案整理分类编号方案简表（四）序号一级类目名称及代码二级类目名称及代码三级类目名称及代码归档部门备 注9教学JX研究生教育JX11综 合JX11.11研究生办公室上级、本校有关研究生工作的综合性文件

5、材料及其他无法归属的文件材料教学评估、学科与实验室建设JX11.12研究生学科点办公室贷款、评估、学位授权点、导师及博士后管理材料等入此招 生JX11.13研究生招生办公室招生计划、录取名册等入此成 绩JX11.14研究生教学管理办公室硕博士成绩、研究生进修班成绩等入此教学安排与考试JX11.15研究生教学管理办公室学位评定材料JX11.16各学院毕业生JX11.17研究生就业办、有关研究生毕业的文件、毕业证发放名册、就业等材料入此 学位文件JX11.18研究生院学位办公室有关研究生学位工作的文件、学位证发放名册等入此学 籍JX11.20研究生教育管理办公室学籍、奖惩材料入此XX大学全宗档案整

6、理分类编号方案简表（五）序号一级类目名称及代码二级类目名称及代码三级类目名称及代码归档部门备注10教学JX全日制本专科教 育JX12综 合JX12.11教务处、学生处、各学院上级、本校有关本科教育的综合性文件材料及其他无法归属的文件材料教学评估、学科与实验室建设JX12.12招 生JX12.13成绩JX12.14教学安排与考 试JX12.15学 位JX12.16毕 业生JX12.17学位文件JX12.18教 材JX12.19学 籍JX12.20网络与继续教育JX13参照JX12网络与继续教育学院2013年网络教育学院（JX14）与继续教育学院（JX13）合并职业技术教育JX15参照JX12高职

7、院2008年后停办XX大学全宗档案整理分类编号方案简表（六）序号一级类目名称及代码二级类目名称及代码三级类目名称及代码归档部门备注11科 研KY自然 科学KY11综合KY11.11科技处各学院项目KY11.12社会 科学KY12综合KY12.11社科处各学院项目KY12.1212产 业CY产业 综合CY11资产经营有限公司产业 实体CY12XX大学科技开发有限公司、XX大学国家大学科技园等产业实体、劳动服务公司*13实 物SW按照档案对应工作性质赋予相应类目代码校内各单位证书入此印章、奖牌、奖杯等入此14声 像SX校 内 综 合SX11校内各单位包括照（胶）片、录像（音）带等毕业生合 影SX1

8、2录像带SX13*15专 题专题类ZT学校老教授、老领导、知名校友，及社会各级知名人士。包括文字材料、照片录像（录音）等*16电 子EA电 子 档 案校内各单位编制说明：本表所指类目是指同一年度内不同问题所形成的档案材料，除特别用“*”标注项外，其他档案均采取全宗号年度类目代码件号的档号编制方案;XX大学全宗号为4；鉴于基建档案的特殊性，编号方案与其他类目档案不同。基建综合文件编号方案为：全宗号年度JJ11件号（1n）,基建工程档案编号以项目为单位,一个项目占一个号,编号方案为：全宗号JJ项目号竣工（维修）年度件号（1n）；鉴于专题档案的特殊性，编号方案与其他类目档案不同。其编号方案按人物（事

9、件）编号，方案为：全宗号人物（事件）名称首字母件号（1n）。鉴于其载体的特殊性，电子档案特别用“EA”加以标识，编号方案为：全宗号EA年度类目代码件号（1n）；鉴于其载体的特殊性，实物档案特别用“SW”加以标识，编号方案为全宗号SW11(SW12) 年度类目代码件号（1n）；本表在借鉴高等学校档案整理实体分类方案的基础上有所调整和创新,具有良好的扩容性,在分类方案不作总体变更的前提下,可根据学校档案发展变化的情况进行扩充和调整。XX大学部门档案类目设置、归档范围及保管期限表类 目：DQ11（党务综合）归档部门：党委办公室序号归档范围保管期限1上级党组织针对本校党建思政等工作的文件材料永久2上级

10、党组织要求贯彻执行的文件材料303本校党代会文件材料：（1）请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导讲话稿、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件、大会代表提案及办理情况、会议简报。永久（2）重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料。30（3）讨论未通过的文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样104本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长联席会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及及会议讨论通过的文件。永久5党委年度工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）永久6党委发布的决定、办

11、法、指示、批转、通报和通知永久7以党委名义召开的工作会议材料308上级党委调研、检查、视察学校工作形成的重要文件材料永久9校领导在校内重大活动的讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久10本校编写的信息、简报永久11党群系统启用印章的文件和印模永久12党群系统重要统计材料永久13党委关于保密、秘书工作的有关文件3014有领导重要批示和处理结果的来信来访材料永久15党委与校外有关机关联系、协商工作的来往文件1016各学院党委、党总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表、党建材料3017党委书记、副书记离任移交的有关学校工作文件材料3018党委年度文件简报汇编（光盘）

12、永久19党委重要会议录音（磁带或光盘）永久20受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案永久21受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案30类 目：DQ12（纪检、监察）归档部门：纪委、监察处序号归档范围保管期限1上级纪委、监察部门下发的要求贯彻的执行的文件302上级纪委、监察部门针对本校纪检、监察的文件永久3负责起草的学校性纪委、监察工作规章制度永久4校党风廉政建设责任制考核等情况的统计表永久5纪委、监察处工作计划、总结、报告、调查材料及重要统计会议记录永久校党风廉政建设、党纪、政纪教育方面的文件材料306立案查处案件有结果

13、并受到警告（不含）以上处分的材料永久7立案查处案件有结果并受到警告处分的材料308受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案永久9受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案30类 目：DQ13（组织）归档部门：组织部序号归档范围保管期限1上级下发的要求贯彻执行的文件302上级下发的针对本校组织工作的文件永久3本校组织工作年度计划、总结、报告永久4本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久5落实政策的有关材料306副处级以上干部任免（包括试任、考核、公示、调动）的决定、通知永久7党委系统副处级以上干部名册永久8各学院党委

14、、党总支、支部改选报告、审批材料、委员名册永久9关于吸收新党员、预备党员转正、退党的文件材料及党员名册永久10党员组织关系介绍信与介绍信存根永久11受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案永久12受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案30类 目：DQ14（宣传）归档部门：党委宣传部序号归档范围保管期限1上级下发的要求贯彻执行的宣传工作文件材料302上级下发的针对本校宣传工作的文件永久3本校宣传工作年度计划、总结、决定、报告永久4教职工思想政治建设，党员学习、教育、管理和监督工作动态及调查材料305宣传部主办刊物合订本永久

15、6学校重大活动照片（图片）、文字说明、摄像资料永久7省部级（含）以上领导来校监察、视察照片永久8国内外著名专家来校访问活动照片永久9著名校友返校活动照片永久10受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案永久11受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案30类 目：DQ15（统战）归档部门：统战部序号归档范围保管期限1上级下发的要求贯彻执行的统战工作文件材料 302本校统战工作年度工作计划、总结、报告 永久3各民主党派名单、登记表、活动材料 永久4知名人士有关情况 永久5参加本级人代会、政协会议人员名单、材料 永久6有关少数民族

16、、侨务工作、对台工作的材料 107民主党派、民主人士思想情况材料及来信来访处理 108受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案永久9受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案30类 目：DQ16（工会）归档部门：工会序号归档范围保管期限1上级针对本校工会工作的文件永久2校工会常委会会议记录永久3校工会工作年度计划、总结、规章制度、换届选举结果等文件材料永久4教代会等重要专项活动的文件材料（通知、名单、议程、报告、决议、提案、选举结果、纪要、领导讲话、大会发言等文件材料）永久5重大活动照片、录像及其文字说明材料永久6工会会员名

17、册，批准加入工会组织的文件材料永久7受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案永久8受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案30类 目：DQ17（团委）归档部门：团委序号归档范围保管期限1上级、本校关于共青团的工作规定、报告、通知302团代会等重要专项活动的文件材料（通知、名单、议程、报告、决议、提案、选举结果、纪要、领导讲话、大会发言等文件材料）永久3团委工作年度总结、报告及换届选举、增补委员的文件材料永久4团员花名册、入团、离团、处分等文件材料306团委常委会、团总支书记会议记录永久7研究生会机构设立、职务任命、人员奖惩

18、、规章制度永久8研究生会工作材料309受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案永久10受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案30类 目：XZ11（行政综合）归档部门：校长办公室序号归档范围保管期限1上级来文要求贯彻执行的文件材料302上级机关针对本校的批复、批示、决定、通知永久3全校性的规章制度永久4学校年度工作计划、报告、总结永久5印信启用和作废的文件材料永久6校长办公会纪要、记录永久7校领导接待日记录108报送的重要的政务事务性文件109本校编写的大事记、组织沿革、年鉴永久10与有关单位签订的合同、协议、议定书等文件

19、材料永久11本校年度统计报表永久12年度上网文件汇集光盘永久13各学院发文、工作计划、总结、会议记录等管理性文件材料，学院重大活动、重大事件、重要会议所形成的文字、图表、声像（录像、照片等）等材料永久14受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案永久15受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案30类 目：XZ12（人事）归档部门：人事处序号归档范围保管期限1上级机关针对本校人事工作的文件永久2本校人事工作年度计划、总结、规章制度永久3本校机构、编制、干部任免、各类人事年报等文件材料永久4毕业生选留、教师队伍建设、人才引进计划

20、及实施办法永久5教职工的录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、因私出国、离退休、死亡、抚恤、福利、保险等文件材料永久6教职工调动行政、工资关系介绍信及存根永久7教职工考核、职称评审工作文件材料永久8教职工校内调动材料309教职工援外和支援边远地区材料3010受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案永久11受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案3012教职工受到警告（不含）以上处分的材料永久13教职工受到警告处分的材料3014教职工花名册永久15师资培养、管理工作年度计划、总结等文件材料永久16教师进修计划、总结3

21、017国家公派出国留学人员选拔、申报、批复、管理等文件材料3018本校教授基本情况汇总材料及其数据库（含姓名、简介、主要学术成果等）永久19使用临时工有关材料1020有领导重要批示和处理结果的来信来访材料永久类 目：XZ13（审计）归档部门：审计处序号归档范围保管期限1上级针对本校审计工作的文件永久2本校审计工作年度计划、总结、规章制度永久3本校审计工作统计年报及重要报表永久4审计项目文件材料（包括立项性文件材料、证明性文件材料、结论性文件材料和其他备查文件材料）305具有重大影响案件的审计材料永久6有关审计工作的请示、报告及批复永久7受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、

22、奖证以及印章等实物档案永久8受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案30类 目：XZ14（保卫）归档部门：保卫处序号归档范围保管期限1上级有关本校公安保卫工作的文件永久2本校公安保卫工作方面的规章制度永久3本校公安保卫工作、消防工作计划、总结、统计报表永久4本校公安保卫工作文件（含案件调查、处理、结论等文件材料）305新生户口迁入审批名册、毕业生户口迁出名册永久6受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案永久7受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案30类 目：XZ15（后勤、后勤集团）归档部

23、门1：后勤管理处序号归档范围保管期限1上级有关本校后勤管理工作的规定、指示、通知、办法等文件材料302本校关于后勤管理工作的总结、计划、规章制度、会议纪要、记录等文件材料303本校后勤管理处与后勤集团之间形成的各类管理服务协议、合同304本校教职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续永久5本校教职工住房分配、出售、产权界定的规定、方案，教职工住房补贴、情况统计、住房申请等文件材料永久6全校范围内水、电、暖系统改造，及水电暖价格调整的文件材料永久7受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案永久8受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、

24、印章等实物档案30归档部门2：后勤集团序号归档范围保管期限1后勤集团管理工作年度计划、总结、各项规章制度、会议纪要、记录等材料永久2后勤集团岗位设置、管理人员聘任、及人员名单等材料永久3后勤集团各类经济、房屋租赁合同、及用工劳动合同、社保资料等材料永久5后勤集团下设各部门（中心）管理工作材料。106反映本校重大后勤服务活动的各级报刊文章、照片、录音、录像、简报。307有本校领导人批示和处理结果的信访材料。308受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案永久9受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案30类 目：XZ16（档案、

25、图书）归档部门1：档案馆序号归档范围保管期限1上级有关本校档案工作的文件永久2档案馆年度工作计划、总结永久3档案馆规章制度、管理办法、岗位职责304档案馆指南、全宗介绍、统计年报永久5档案馆重大活动照片、录像档案及文字说明材料永久6受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案永久7受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案30归档部门2：图书馆序号归档范围保管期限1上级有关本校图书工作的文件永久2图书馆年度工作计划、总结、会议记录、大事记永久3与其他单位签订的合同、协议书永久4图书馆规章制度、管理办法、岗位职责、人员聘任305图书馆指南、发展规划、藏品目录、统计及统计年报永久6重大活动照片、录像档案及文字说明材料永久7受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案永久8受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案30类 目：XZ17（校史、博物）归档部门：校史博物馆馆序号归档范围保管期限1上级针对本校校史博物馆的文件材料永久2校史博物馆规划、年度工作计划、总结永久3校史博物馆管理工作规章制度304校史